Projektabschlussphase

Projektabschlussphase

Inhalt:
- Festlegung und Durchführung des Projektabschlusses
- Abschließende Umfeldanalyse
- Projektauswertung
- Projektabschluß-Sitzung

Durchführung:
- Lehrgespräch
- Diskussion

Ergebniserwartungen:
- Bedeutung der Projektabschlussphase erkennen
- Schritte und Instrumente der Projektabschluß-Phase kennenlernen
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Projektabschlussphase
Ein systematischer Projektabschluß mit Analyse findet in der Praxis sehr selten
statt. Die Mitarbeiter, die für das Vorhaben abgestellt waren, haben neue
Aufgaben übernommen, bei weniger erfolgreichen Projekten vergißt jeder gerne
die negativen Aspekte und Konflikte, die während des Projektes auftraten.
Dabei ist ein systematischer Ablauf und eine gründliche Analyse eines
abgeschlossenen
Projektes
nicht
nur
für
das
Projekt
selbst,
sondern
insbesondere für zukünftige Projekte von großer Bedeutung.
Die Überprüfung des Vorhabens sollte sich dabei sowohl auf das Sachergebnis
als auch auf die Art und Weise der Zusammenarbeit konzentrieren. Denn gerade
aus Projekten, die nicht so erfolgreich waren, kann gelernt werden.
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Der Projektabschlusszeitpunkt
Die beiden möglichen Meilensteine der Projektende-Phase Projektübergabe und
Projektevaluierung werden in internationalen Anlageprojekten auch PAC
(Provisional Acceptance Certificate) und FAC (Final Acceptance Certificate)
genannt.
Die Frage, zu welchem Zeitpunkt das Projekt tatsächlich beendet werden sollte,
wird nicht einheitlich beantwortet, da mit beiden Varianten Vor- und Nachteile
verbunden sind.
Für den Zeitpunkt der Projektübergabe spricht, daß in der nachfolgenden Phase
kaum noch Arbeiten des Projektteams notwendig sind. Ein Projektabschluß zu
diesem Zeitpunkt tritt auch dem Eindruck eines schleifenden Projektes entgegen.
Für den Zeitpunkt der Projektevaluierung spricht, daß die Zielerfüllung zu diesem
Zeitpunkt erst endgültig überprüft werden kann. Auch die Enddokumentation,
Mängelbehebungen, Garantieüberwachung, Restzahlungen etc. sind erledigt und
damit kann das gesamte Projekt gleichzeitig abgeschlossen werden.
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Der Projektabschlusszeitpunkt
Da keine eindeutige Präferenz dargelegt werden kann, ist folgender Vorschlag denkbar:
Zum Zeitpunkt der Projektübergabe wird ein sogenannter vorläufiger, aber doch formaler
Projektabschluß durchgeführt, der

die Abhaltung der Projektabschlusssitzung mit dem Kunden / Auftraggeber,

die Formulierung eines vorläufigen Projektabschlußberichtes,

den Abschluß der wesentlichen Umfeldbeziehungen (Lieferanten, Behörden, etc.) und

die Auflösung des Projektteams, verbunden mit Feedback über ihre Projektarbeit,
umfaßt.
Im Rahmen dieser vorläufigen Projektabschlusssitzung werden der Projektleiter und das
Projektteam entlastet.
(nach Patzak)
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Der Projektabschlusszeitpunkt
Gleichzeitig wird der Projektleiter oder ein speziell dafür nominiertes Projektteammitglied
mit der Veranlassung und Durchführung der Restaufgaben sowie mit der Überprüfung der
Zielerfüllung bei der Projektevaluierung beauftragt.
Im Rahmen der Projektevaluierung wird das Projekt endgültig beendet, womit

der endgültige Projektabschlußbericht,

die Projektnachkalkulation,

die dokumentierten Projekterfahrungen und

die Entlastung des Projektleiters
verbunden sind.
(nach Patzak)
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Der Projektverlauf
Auftraggeber,
Kunde
Auftragnehmer,
Projektleiter
Idee, Anfrage
Angebot
Auftrag
Projektdurchführung
Übergabeprotokoll
Prüfung
Übernahmeprotokoll
Projektabschluß
(nach Patzak)
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Die Nachkalkulation des Projektes
Beschreibung der Projektleistungen:
Arbeitspaket
Kostenplan Mehr(Budget) leistung
Minderleistung
Revidiertes
Budget
IstKosten
Abweichung
Begründung
Summe:
Erkenntnisse:
Projektleiter:
Auftraggeber:
(nach Patzak)
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Der Projektabschlußbericht
Der
Projektabschlußbericht
beschreibt
das
Ergebnis
des
Gesamtprojektes aus organisatorischer und fachlicher Sicht und die
daraus gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte. Sein Inhalt
bezieht sich einerseits auf die Projektrealisierung und andererseits auf
den Projektinhalt.
Er wird vom Projektleiter erstellt und in der Projektabschlusssitzung
präsentiert.
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Der Projektabschlußbericht:
Anforderungen und Inhalte
Adressat:


interner Auftraggeber
ausgewählte Personen der Projektorganisation
Zeitpunkt:

am Projektende
Inhalt:



Umfang:

Gesamtbeurteilung des realisierten Projektes
Darstellung des Projektverlaufs: Ausgangslage, Vorgehensweise
Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine,
verbrauchte Kosten und Personaleinsatz, Abweichungsanalysen
 Besondere Ereignisse, Problemstellungen und Lösungen im
Projektverlauf
 für zukünftige Nutzung verwertbare Erfahrungen, StärkenSchwächen-Analyse
 Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise nach Projektabschluß
je nach Projekt 2- 10 Seiten, Anlagen zur Dokumentation
(nach Patzak)
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Projektabschlussbericht
Projekt:
Projekt-Nr.:
Projektleiter:
Interner Auftraggeber:
vorläufig:
endgültig:
Datum:
Ziele:
Ursprüngliche Ziele:
Zieländerungen:
Termine:
Ist-Ende
Plan-Ende
Abweichung
Kosten:
Ist-Kosten
Plan-Kosten
Abweichung
Aufwände:
Ist-Aufwand
Plan-Aufwand
Abweichung
Ergebnis:
Abweichungsbegründung / Konsequenzen / offene Angaben:
Projektleiter:
Anlagen:
Auftraggeber:
Terminplan
Kostenplan
Begründung
Konsequenzen
Aufwandsplan
Maßnahmen
Sonstige
(nach Patzak)
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Die Projektabschluss-Sitzung
Die Projektabschluß-Sitzung ist ein langfristig einzuplanendes, organisatorisches
Instrument des Projektabschlusses, zu dem alle Teammitglieder und der
Projektauftraggeber einzuladen sind.
Zweck der Projektabschluß-Sitzung ist eine gemeinsame formale Beendigung des
Projektes mit folgenden Teilaufgaben:
1. Ergebnisanalyse und Erfolgsbewertung
2. Prozeßanalyse und Bewertung
3. Analyse der Konsequenzen auf die Nachprojekt-Phase
4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen
5. Verteilung der noch offenen Aufgaben
6. Emotionaler Projektabschluß
(nach Patzak)
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1. Ergebnisanalyse und Erfolgsbewertung
Basis für die Bewertung des Projekterfolges hinsichtlich der Projektergebnisse sind die
ursprünglich erstellte Projektdefinition, die Projektplanungen und die im Zuge des Projektes
vorgenommenen Änderungen. Es geht also um die Ergebnis-Qualität.
Zur Erfassung der Produkt- und Ergebnis-Qualität ist folgender Fragenkatalog zu
diskutieren:

Sind
die
inhaltlichen
Projektziele
erreicht
worden
(vgl.
Projektdefinition,
Ergebnisspezifikation) ?

Sind alle im PSP erscheinenden Aufgaben erledigt ? Noch offene Fragen werden
festgestellt, die Restkosten abgeschätzt.

Wurden die Projekttermine eingehalten ?

Wurde das Projektbudget eingehalten ?

Wurde mit dem Projektergebnis Akzeptanz beim externen Auftraggeber und den übrigen
Umfeldgruppen erzielt ?

Was haben wir zusätzlich erreicht ?

Welches fachliche Know-how haben wir erworben ?
(nach Patzak)
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2. Prozeßanalyse und Bewertung
Basis für die Bewertung des Projekterfolges hinsichtlich des Prozesses (es geht hier um die
Prozeß-Qualität) sind Umfeldanalysen nach außen und innen, d.h.

Analyse der Kundenzufriedenheit mit dem Prozeß (z.B. mittels Fragebogen). Kunden
sind der externe Auftraggeber, aber auch alle weiteren Umfeldgruppen, z.B. der interne
Auftraggeber oder einflußreiche Behörden.

Analyse der Mitarbeiterzufriedenheit im Projektteam durch eine Reflexionsrunde über
Stärken und Schwächen der Kommunikation und Kooperation.
Folgender Fragenkatalog kann dabei herangezogen werden:

Wie hat die Kommunikation zu den Umfeldgruppen, insbesondere zum internen und
externen Auftraggeber, funktioniert ?
 Wie sieht die Akzeptanz des Projektablaufs (Prozeß) aus Kundensicht aus ?
 Wie hat die Teamarbeit funktioniert ?
 Was haben wir im Projekt gelernt (integrierte Stärken-Schwächen-Analyse) ?
(nach Patzak)
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3. Analyse der Konsequenzen
auf die Nachprojekt-Phase
Nach jedem Projekt geht das Leben weiter. Daher sind abschließende auf früheren
Planungen basierende Überlegungen anzustellen, was sich durch den Abschluß des
Projektes für die Umfeldgruppen geändert hat, und zwar

hinsichtlich der Projektaufgabe:
- Wie gestaltet sich das After-Sales-Management ? Hierzu gehören Kundenbetreuung,
Garantieleistungen, Nacharbeiten, die bei Übergabe zugesichert wurden.
- Gibt es Chancen für ein Folgeprojekt ?
- Wie kann das Know-how zur Akquisition neuer, ähnlicher Projekte genutzt werden ?

hinsichtlich des Projektteams (Personen):
- Welche Probleme sind durch die Teamauflösung (letzte Phase des Team-Lebenszyklus)
und die Wiedereingliederung in die Stammorganisation zu erwarten ?

hinsichtlich der Wissensbestände (Information):
- Welche Projektdaten sind für wen von Wichtigkeit ?
- Wie sind die Projektdaten weiterzugeben ?
(nach Patzak)
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4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen
Die Sicherstellung der Im Projekt gemachten Erfahrungen ist zwar nicht für das
gegenständliche
Projekt,
aber
für
die
Weiterentwicklung
des
projektdurchführenden Unternehmens von Bedeutung.
Das
im
abzuschließenden
Projekt
erworbene
Wissen,
sowohl
fachliche
Erkenntnisse als auch Prozeß-Erfahrungen, stellt einen meist unterbewerteten Teil
des gesamten Projektgewinnes dar. Andererseits werden oft Projekte allein mit
dem Hauptziel der Wissensakkumulation durchgeführt, wie z.B. die Errichtung von
Referenzanlagen,
Fußfassen
in
einem
neuen
Marktsegment,
Entwicklungsprojekte und ähnliches. Diesen wesentlichen Teil des Gewinnes gilt
es sicherzustellen.
(nach Patzak)
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4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen
Die zentrale Frage lautet daher: Wie können wir unsere Projekterfahrungen und
Projektergebnisse für die Zukunft am besten nutzbar machen ?
Im einzelnen ist folgender Fragenkatalog durchzuarbeiten:

Was hat jeder Teilnehmer für sich aus dem Projekt gelernt ?

Welche Ergebnisse sind für die Gesamtorganisation wichtig ?

Welche positiven Erfahrungen können bei anderen Projekten
angewendet werden ?

Was soll bei künftigen Projekten anders gemacht werden ?
(nach Patzak)
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4. Sicherstellung der erworbenen Erfahrungen
Beispiele für die Nutzung von Projekterfahrungen sind:

Ergebnisse der Projektarbeit werden in die Stammorganisation übernommen:
Instrumente, die sich bei der Projektarbeit bewährt haben, werden auch im Routinebetrieb
verwendet,
z.B.
eine
genaue
Rollenklärung
in
der
Stammorganisation,
Aufgabenstrukturpläne für die Routineaufgaben, Verhaltensweisen bei Teamarbeit,
Moderation und Visualisierung, Verhandlungsstrategien mit Sponsoren etc..

Projektergebnisse bilden die Basis für Folgeprojekte: Das im Projekt erstellte Konzept für
die Reorganisation ist die Basis für das Projekt „Durchführung der Reorganisation“ etc..

Projekterfahrungen werden in neuen Projekten genutzt: Standard-Projektpläne für
ähnliche Vorhaben können erstellt werden.

Erfolgreiche Projektmitarbeiter werden mit Projektleiterfunktion in neuen Projekten betraut.

Projektmitarbeiter werden in der Stammorganisation mit Aufgaben betraut, bei denen das
Know-how aus der Projektarbeit genutzt werden kann.
(nach Patzak)
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5. Verteilung der noch offenen Aufgaben
Selbst bei einem systematischen Projektabschluß bleiben zumeist noch
einzelne Aufgaben als Restaufgaben offen. Um eine Erledigung auch dieser
Aufgaben zu gewährleisten, sollten diese benannt, abgeschätzt und auf die
Personen, von denen sie zu erledigen sind, verteilt werden.
Derartige Aufgaben könnten sein:





ein Bericht muß noch fertiggestellt werden
das Protokoll der Abschlußsitzung muß noch erstellt und versendet werden
Maßnahmen aus der Umfeldanalyse müssen noch erledigt werden
für einige Zeit muß noch ein Ansprechpartner für den Kunden / Nutzer
vorhanden sein
Komplettierungsarbeiten, Nachbesserungen, Mängelbehebungen sind noch
durchzuführen
(nach Patzak)
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Liste offener Punkte
Liste offener Punkte zum Projekt::
Nr.:
Aufgabe:
Status:
zu erledigen bis:
Verantwortliche:
(nach Patzak)
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6. Emotionaler Projektabschluß
Der Projektabschluß ist manchmal mit attraktiven Perspektiven, zumeist jedoch auch mit
gewissen Unsicherheiten behaftet.
Je nach Erfolg und Attraktivität des abgelaufenen Projektes sind unterschiedliche
Verhaltensweisen bei den Teammitgliedern zu beobachten:

Erfolgreiche Projekte mit gut kooperierenden Teams:
Das Team ist beachtlich erfinderisch beim Definieren neuer, noch zu erledigender
Aufgaben, Verbesserungen etc.. Es herrscht Perfektionsdrang. Diese Tendenz muß
gebremst werden.

Nicht erfolgreiche Projekte mit Kooperationsschwierigkeiten:
Dazu gehören abgebrochene, mißlungene oder auch emotional unbefriedigend
abgelaufene Projekte.
Solche Projekte werden zumeist so schnell wie möglich geistig im Keller begraben, wobei
ihr Geist jedoch noch lange nachwirkt und rumort. Die Mitarbeiter suchen möglichst vor
Projektende das Weite, denn bei Projekten gilt ganz allgemein: „Den letzten beißen die
Hunde!“
In jedem Fall sollte ein Abschluß auf sozialer / emotionaler Ebene gefunden werden: durch ein
kleines Abschlußfest, ein gemeinsames Essen, eine kurze Dankesansprache an alle
Beteiligten o.ä..
(nach Patzak)
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