Projektsteuerung Inhalt: Methoden und Instrument der Projektsteuerung, Analysetechniken Durchführung: Lehrgespräch, Gruppendiskussion Ergebniserwartung: Vertiefung der bisher erworbenen Kenntnisse, Training der Auswahl geeigneter Analysetechniken WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 1 Leitsätze der Projektsteuerung „Vertraue, aber prüfe nach.“ „Die Stärke des Managements liegt im intelligenten Reagieren auf Veränderungen.“ (Robert McNamara) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 2 Planung der Projektsteuerung Planung ohne Überwachung ist sinnlos, Überwachung ohne Planung aber unmöglich! Planung / Steuerung Projektsteuerung muß geplant werden ! Berichtswesen Risikoanalyse • • • • • • Vergleich / Analyse ? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 3 Projektsteuerung: Begriffe Projekt-Controlling Project-Control Projektkontrolle Projektüberwachung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 4 Projektsteuerung: Aufgabe und Ziel Mit dem Abschluß des Planungsprozesses und dem Start der Realisierungsphase beginnt die Notwendigkeit, den Projektverlauf zu steuern, d.h. die geplanten Aktivitäten müssen kontrolliert und realisiert werden. Aufgabe und Ziel der Projektsteuerung ist, die Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf und der Projektplanung auszugleichen bzw. frühzeitig derart gegenzusteuern, daß es gar nicht erst zu den prognostizierten Abweichungen kommt. Es ist wichtig, drohende Abweichungen möglichst frühzeitig zu erkennen, um agieren zu können und nicht reagieren zu müssen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 5 Wesen der Projektsteuerung Die Projektsteuerung umfaßt die Kontrolle/ Überwachung. Projektsteuerung Kontrolle / Überwachung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 6 Wesen der Projektsteuerung Überwachung Steuerung Leistung Integrierte Projektsteuerung Überwachung Steuerung Überwachung Steuerung Kosten Termine WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 7 Integrierte Projektsteuerung Die Integrierte Projektsteuerung vereinigt die Planungs-, Entscheidungs- und Kontrollfunktionen für die technisch-terminlichen Vorgänge im Projekt und die für die Projektrealisierung anfallenden Kosten. Sie verlangt, daß Termine, Kosten, Leistung und Qualität nicht isoliert, sondern in ihrem Wirkungszusammenhang betrachtet werden. Integrierte Projektsteuerung wird synonym mit dem englischen Begriff „Project Control“ verwendet. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 8 Wichtige Aspekte einer erfolgreiche Projektsteuerung Realitätsbezogene, aktuelle, vollständige und überprüfbare Planvorgaben Die aktuellen Ist-Daten müssen mit den Plan-Daten korrespondieren, d.h. sie müssen vergleichbar sein Kurze Zeitdauer der Überwachung und kurze Reaktionszeiten Kontinuität im Überwachungsprozeß Bereitschaft und Verpflichtung zum Projektmanagement (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 9 Projektsteuerung: Aufgabenspektrum Unterstützung des Projektmanagers bei der Formulierung von Projektzielen und Erfolgskriterien. Entwicklung von Kennzahlen und Meßsystemen, um Abweichungen erkennen und den Projekterfolg erfassen zu können. Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen. Vergleich der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Qualität, Termine, Kosten mit laufenden Ergebnissen (Soll- / Ist-Vergleich). Interpretation der Resultate und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen Erstellung von Projektberichten und Sicherstellung Projektdokumentation. Verfolgung der Projektumfeldentwicklung. Sicherstellung, daß die im Projekt gemachten Erfahrungen optimal aufbereitet werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung einer adäquaten 10 Darstellung der Daten Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen Darstellung vorzuziehen. Netzplan Balkenplan Meilenstein-Trendchart Meilensteinplan 1 Kosten-Trendanalyse Kosten / Zeit Kurve WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement 2 3 4 Formblätter / Tabellen Projektsteuerung / Berichtswesen Meilensteintermine Berichtszeitpunkte Business-Graphiken 11 Projektmanagement-Regelkreis Berichten Vorgaben Planen Abweichungen analysieren Soll-Ist- Entscheiden Vergleich Ist-Ermitteln Einwirken Vorbereitende Tätigkeiten Ausführende Tätigkeiten Kontrollierende Tätigkeiten (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 12 Projektmanagement-Regelkreis Vorgaben: Die Vorgaben eines Projektes resultieren aus dem Projektauftrag, in dem die Spezifikationen, Ecktermine und Projektkosten verankert sind. Planen: Planen bedeutet geistiges Probehandeln, indem z.B. die alternativen Maßnahmen inklusive Konsequenzen durchgespielt werden (Wenn-DannAnalysen) Entscheiden: Aus verschiedenen Handlungsalternativen wird eine ausgewählt. Hierzu gehört auch die Auswahl von Korrekturmaßnahmen, die aufgrund von Soll-/ Ist-Abweichungen vorgeschlagen werden. (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 13 Projektmanagement-Regelkreis Einwirken: Das Einwirken geschieht durch Interaktionen in und zwischen Gruppen mit dem Zweck, gemeinsam bestimmte Ziele zu erreichen. Nachdem entschieden wurde, ein bestimmtes Arbeitspaket zu beginnen, müssen die Beteiligten entsprechend eingewiesen werden, technische Details eventuell geklärt werden. Die eigene Aufgabenerfüllung, d.h. die eigentliche Leistungserbringung für den Projektgegenstand fällt ebenfalls unter diesen Punkt. Sie gehört jedoch nicht zu den Aufgaben der Projektsteuerung. Trotzdem ist es in kleineren Projekten durchaus üblich, daß der Projektleiter die Aufgaben der Projektsteuerung wahrnimmt und außerdem zur Leistungserbringung beiträgt. Ist-Ermitteln: Ist-Daten zur Ermittlung des Projektstatus werden in quantitativer und qualitativer Hinsicht ermittelt. (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 14 Projektmanagement-Regelkreis Soll-Ist-Vergleich: Die Ist-Daten werden mit den Soll-Daten, die aus dem Projektauftrag abzuleiten sind, verglichen. Abweichungen analysieren: Die Auswirkungen der identifizierten Abweichungen werden ermittelt. Die Ursachen der Abweichungen werden erforscht. Berichten: Der Projektstatus hinsichtlich Kosten, Termine und Qualität wird an verschiedene Empfängergruppen weitergegeben. Hierbei handelt es sich in der Regel um Entscheidungsträger, wie z.B. den Projektleiter, die Geschäftsleitung und den Auftraggeber. (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 15 Aufgaben der Projektsteuerung Rückkopplungseffekt im Projektmanagement-Regelkreis Vorgaben aus dem Projektauftrag Korrekturmaßnahmen planen Planen Korrekturmaßnahmen planen Auftragsfreigabe Korrekturmaßnahmen auswählen Einwirken Mitarbeiter unterweisen Mitarbeiter unterweisen Ist-Ermitteln Status ermitteln erneut Status ermitteln Soll-Ist Vergleich Ist-Daten mit SollDaten vergleichen Ist-Daten mit SollDaten vergleichen Abweichung untersuchen Ursachen + Konsequenzen ermitteln Entscheiden Ursachen + Konsequenzen ermitteln Berichten WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung Berichten 16 Zentrales Element der Projektsteuerung Information erfassen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement analysieren aufbereiten Projektsteuerung weiterleiten 17 Funktionsträger der Projektsteuerung Der Projektleiter nimmt bei kleinen und mittleren Projekten i.d.R. die Projektsteuerung ganzheitlich wahr. Dies gilt auch für die Entscheidungsbefugnis. Dem Teilprojektleiter kann die Entscheidungsbefugnis in großen Projekten für sein Teilprojekt erteilt werden. Die Bedingungen und der Rahmen müssen jedoch genau abgestimmt sein. In großen Projekten obliegt die Entscheidungsbefugnis einem Entscheidungsgremium, z.B. der Geschäftsleitung. Entscheidungsgremium Projektleiter Projekcontroller Ein Projektcontroller wird i.d.R. bei größeren Projekten eingesetzt. Er teilt sich die Arbeit mit dem Projektleiter oder anderen Funktionsträgern. Die Entscheidungsbefugnisse sind genau zu definieren. Teilprojektleiter Projektteam Das Projektteam wird nur bei großen Projekten als Funktionsträger der Projektsteuerung eingesetzt. Der Vorteil des Projektteams liegt in der Gruppendynamik. Die Entscheidungskompetenzen der einzelnen Funktionsträger sind genau zu definieren, damit der Regelkreis der Projektsteuerung an keiner Stelle unterbrochen werden kann. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 18 Projektstatusermittlung Bei der Ermittlung des Projektstatus bzw. des Projektfortschritts sind vier Größen zu betrachten: der Terminfortschritt, die anfallenden Kosten, der Fertigstellungsgrad und der Fertigstellungswert. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 19 Projektstatusermittlung Terminfortschrittsermittlung netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung Meilenstein-Trendanalyse Kostenüberwachung Ist-Kosten-Ermittlung Soll-Ist-Vergleiche Abweichungsanalyse Kosten-Trendanalyse Fertigstellungswertanalyse Meilenstein-Technik Mengen-Proportionalität 50-50-Technik 0-100-Technik Sekundärleistungs-Proportionalität Fertigstellungsgrad Zeitproportionalität WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Fertigstellungsgrad Projektsteuerung 20 Trendanalysen für die Projektsteuerung Meilenstein-Trend-Analyse Kosten-Trend-Analyse Projektkosten Berichtszeitpunkte Meilensteintermine Berichtszeitpunkte Ressourcen-Trend-Analyse PGK Berichtsperioden WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 21 Terminfortschrittsermittlung Terminpläne Netzpläne Balkenpläne Meilensteinpläne netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 22 Netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung FAZ FEZ Projektsteuerung Zu ermittelnde Ist-Daten tatsächliche Anfangs- und Endzeitpunkte geänderte Fixtermine verbleibende Restdauern Nr. AP D SAZ P SEZ Vorgangsebene WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 23 Vorteile der Netzplantechnik hohe Systematik sicheres Terminieren Zeitreserven werden deutlich gutes Informationsmedium große Transparenz gutes Instrument für die Steuerung und Überwachung Planabweichungen werden deutlich angezeigt Systematik erlaubt Datenverarbeitung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 24 Balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung FAZ Früheste Lage Balkenplan Dauer des Vorgangs Dauer V FEZ SAZ Späteste Lage SEZ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 2 3 Zu ermittelnde Ist-Daten tatsächliche Anfangs- und Endzeitpunkte geänderte Fixtermine verbleibende Restdauern 4 5 6 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 25 Unterscheidung von Balkenplänen Balkenplan Balkenpläne, die im Hintergrund durch einen formalen Netzplan unterstützt werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Balkenplan Vernetzter Balkenplan Projektsteuerung Balkenplan Balkenpläne, die im Hintergrund keinen formalen Netzplan besitzen. 26 Soll- / Ist-Vergleich (Balkenplan) Stichtag Vorgang Vorgangsbeschreibung Dauer (Wo) 3 Konstruktion 8 7 Beschaffung 6 9 Fertigung 7 15 Abnahme 5 1 2 3 4 5 6 8 7 9 10 11 -6 -2 +6 +10 = Realisierungsverzug = Realisierungsvorsprung (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 27 Vorteile von Balkenplänen sehr einfache Handhabung anschaulich und leicht verständlich hohe Akzeptanz, etabliertes Instrument breite Einsatzmöglichkeiten einfaches Update möglich WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 28 Terminfortschrittsermittlung anhand von Meilensteinplänen Aktuelle ermittelte Ist-Daten der Vorgänge Netzplan 1 2 4 3 Aktueller Stand bzw. erwartetes Eintreffen der Meilensteine Meilensteine 1 2 3 4 Meilensteinplan WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 29 Terminfortschrittsermittlung anhand von Meilensteinplänen Meilensteine sind hervorragende Ereignisse im Projektablauf, die das besondere Interesse des Projektleiters oder seiner vorgesetzten Stellen verdienen. Eine meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung kann sowohl ohne als auch mit Netzplan im Hintergrund durchgeführt werden. Meilensteine können innerhalb eines Netzplanes definiert werden. In einem Vorgangsknotennetz bieten sich hierfür der Anfang oder das Ende bestimmter Vorgänge an. Die regelmäßig auf Vorgangsebene erhobenen Ist-Daten werden in den Netzplan eingebracht. Das darauf folgende Durchrechnen des Netzplans zeigt den aktuellen Stand und das erwartete Eintreffen der im Netzplan definierten Meilensteine. Die erwarteten und eingetretenen Termine der einzelnen Meilensteine können aus dem zum Berichtszeitpunkt aktuellen Netzplan entnommen und in ein MeilensteinTrendchart übertragen werden. (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 30 Unterscheidung von Meilensteinplänen 1 2 3 4 Die meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung kann im Hintergrund durch einen formalen Netzplan unterstützt werden WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Die meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung kann auch ohne formalen Netzplan durchgeführt werden. Projektsteuerung 31 Analyse einer Terminverschiebung Terminabweichung Änderung der Randbedingungen Termin falsch geplant Managementtermin ungeprüfte Termine ‘Salami-Taktik’ Aufwand größer als geplant keine Aufwandschätzung Risiko-Eintritt Funktion vergessen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Kapazität reicht nicht aus Know-how nicht bedacht Kapazitätsausfall Leistungsänderung Know-howAusfall Kapazitätsausfall Auftraggeber Schulung nicht durchgeführt Personen Systemeinbettung Sachmittel Kündigung Kapazität temporär überlastet Projektsteuerung 32 Meilenstein-Trendanalyse Die Meilenstein-Trendanalyse arbeitet mit Schätzwerten auf der Ebene der Meilensteine selbst. Sie ist eine Methode zur Terminverfolgung von Projekten, die es gestattet, Schätzwerte über voraussichtliche Zwischentermine und den Endtermin des Projektes zu gewinnen. Die Methode geht davon aus, daß für das zu überwachende Projekt Meilensteine definiert sind. Die definierten Meilensteine werden in einem Meilensteinplan zusammengefaßt. (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 33 Meilenstein-Trendanalyse: Vorgehensweise Definieren von Meilensteinen und den zugehörigen Terminen. Periodische Überprüfung (z.B. monatlich) der geplanten Meilensteintermine. Abschätzen der geänderten Meilensteintermine. Fortlaufende Trendchart. Kommentierung der Abweichungen. Angabe der Auswirkungen und möglichen Korrekturmaßnahmen, wenn der neue Schätzwert vom vorherigen abweicht. Eintragung der Terminschätzwerte in das Meilenstein- (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 34 Meilenstein-Trendanalyse Vorteile Nachteile einfach Schätzungen sind subjektiv übersichtlich Trendkurve reicht für sich Terminabweichungen sind auf allein nicht aus einen Blick erkennbar hervorragendes Kommunikationsmittel innerhalb und außerhalb des Projektes schärft das Terminbewußtsein (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 35 Darstellung des Terminfortschritts im Meilenstein-Trendchart Das Meilenstein-Trendchart ist ein rechtwinkliges Dreieck, dessen Katheden als Zeitachsen dienen. Wichtig ist, daß die Zeiteinteilung beider Katheden identisch ist. Der Zeitabstand selbst ist frei wählbar. Auf der horizontalen Achse werden die geplanten Berichtszeitpunkte abgetragen, auf der vertikalen Achse die geplanten Meilenstein-Termine. Zu jedem Berichtstermin wird der jeweils erwartete Meilensteintermin in das Trend-Diagramm eingetragen und mit dem Eintrag des letzten Berichtstermins durch eine Kurve verbunden. Erreicht der Kurvenzug eines Meilensteins die Hypothenuse, so ist der Meilenstein erfüllt. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement 1.1. 1.2. 1.8. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. Waagerechte Linien bedeuten, die Terminsituation entspricht dem Plan. Abfallende Linien bedeuten, daß der Meilenstein früher als erwartet eintrifft. Aufsteigende Linien bedeuten Terminverzug. 1.4. Meilenstein-Termine Berichtszeitpunkte 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Projektsteuerung Legende Meilenstein 3 Meilenstein 2 Meilenstein 1 36 Abweichungsmöglichkeiten Abweichung bei: Abweichung hinsichtlich: Ergebnissen Produktivität Aufwand / Kosten Kapazitäten Terminen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Vollständigkeit der Ergebnisse Qualität der Ergebnisse Menge Qualität erbrachter Aufwand je Arbeitspaket Kostenverteilung Restaufwand (Cost-to-Completion) Menge Qualifikation Endtermin Arbeitspaket Restdauer (Time-to-Completion) Projektsteuerung 37 Gründe für Planabweichungen Planungsfehler Störungen im Projektablauf Falsche Schätzungen bezüglich des Zeitablaufs Änderungen der Zielsetzung Nicht sachgerechte Arbeit WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 38 Typische Aussagen bei ungenauen Planungsunterlagen Typische Aussagen Wahrheitsgemäße Übersetzungen Es ist geplant, die Arbeit zu beginnen. Die Arbeit begann am... Die Lieferung des letzten Teils ist geplant für ... Es ist unmöglich fertig vor dem ... Die Lieferung steht kurz bevor. Es ist immer noch nicht soweit. Die Arbeit war fertig. Die Ergebnisse machen aber weitere Untersuchungen in dieser Sache notwendig. Es hat nicht funktioniert. Es ist zu früh, um sagen zu können, wann die Arbeit begonnen werden kann. Einige Mitarbeiter stehen noch nicht zur Verfügung . (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 39 Fertigstellungswertanalyse Der Fertigstellungsgrad bezeichnet das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung eines Vorgangs oder eines Projektes. DIN 69903 Der Fertigstellungswert bezeichnet die dem Fertigstellungsgrad entsprechenden Kosten eines Vorgangs oder eines Projektes. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 40 Synonym verwendete Begriffe Fertigstellungswert: Arbeitswert Sollkosten Earned Value (verdientes Geld) Fertigstellungsgrad: Projektfortschritt Arbeitsfortschritt WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 41 Fertigstellungswertanalyse: Aufgaben Ermittlung des Fertigstellungsgrades zu einem bestimmten Stichtag Bewertung des Fertigstellungsgrades mit den Plan-Kosten Vergleich der Plan-Kosten-Summe mit der Soll- bzw. Ist-Kosten-Summe WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 42 Fertigstellungswertanalyse: Ziel Die Fertigstellungswertanalyse hat die Bestimmung des Wertes der geleisteten Arbeit zum Ziel, damit der Terminfortschritt und die angefallenen Kosten integriert beurteilt werden können. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 43 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungswertes objektiv Methoden, die eine Nachprüfbarkeit von Ereignissen erlauben. 50-50-Technik 3. 0-100-Technik 4. Sekundärleistungs-Proportionalität 5. Fertigstellungsgrad 6. Methoden, die auf Vergleichen beruhen. weniger objektiv Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement 2. Mengen-Proportionalität Methode, die auf einer subjektiven Abschätzung basiert. WIP- CONSULTING 1. Meilenstein-Technik Projektsteuerung 7. Zeitproportionalität 44 Das 90 %- Syndrom 400.000 DM 100 % 360.000 DM 90 % 360.000 DM - 350.000 DM + 10.000 DM 360.000 DM - 380.000 DM - 20.000 DM FW = PGK x FG 100 Das Projekt ist zu diesem Zeitpunkt im Kostenrahmen. 0% 0 DM 0 1 350.000 DM WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement 16 17 + 15.000 DM Das Kostenziel des Projektes ist stark gefährdet. 18 + 15.000 DM Projektsteuerung 19 Monate Ist-Kosten 45 Abweichungsanalyse - Kostenüberwachung Vergleich der pro Periode angefallenen Kosten je Kostenart mit den Plankosten pro Periode. Vergleich der kumulierten Kosten je Kostenart mit den kumulierten Plan-Kosten. Vergleich des geplanten Obligo mit dem Ist-Obligo. Die Abweichungen sind unbedingt mit entsprechenden Erläuterungen zu versehen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 46 Plan-, Ist-, Soll-Kosten: Definition Plan-Kosten: Geplante Kosten für (dem Terminplan entsprechende) Planleistung. Ist-Kosten: Tatsächliche Kosten für (tatsächlich erbrachte) Ist-Leistung. Soll-Kosten: Geplante Kosten für (tatsächlich erbrachte) Ist-Leistung. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 47 „Bottom up“- Kostenverdichtung 000 Projekt + Interfacekosten 100 + Interfacekosten Teilaufgabe 110 + InterfaceArbeitspaket kosten + Interface200 kosten Arbeitspaket 120 + InterfaceArbeitspaket kosten Summe der Vorgangskosten Summe der Vorgangskosten Summe der Vorgangskosten Netzplan WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 48 Kostenüberwachung Ziel der Kostenüberwachung ist es, zu ermitteln, wie sich die angefallenen Kosten gegenüber den geplanten Kosten verhalten. Dazu sind folgende Aufgaben durchzuführen: Ermittlung der angefallenen Kosten (Ist-Kosten) Vergleich der geplanten Kosten mit den angefallenen Kosten (Plan-Ist-Vergleich) Abweichungsanalyse (ist immer im Zusammenhang mit dem Projektfortschritt zu betrachten, siehe Fertigstellungswertanalyse) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 49 Kostenüberwachung Folgende Analysen der Kosten des Arbeitspaketes sollten durchgeführt werden: Vergleich der pro Periode angefallenen Kosten je Kostenart mit den Plankosten pro Periode. Vergleich der kumulierten Kosten je Kostenart mit den kumulierten Plankosten. Vergleich des geplanten Obligo mit dem Ist-Obligo. Erläuterung der entsprechenden Abweichungen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 50 Kostenbeeinflußbarkeit Schematisch dargestellte Kostenbeeinflußbarkeit im Projektablauf KostenBeeinflussbarkeit Zeit (Phasen) Definition WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Planung Realisierung Projektsteuerung 51 Kostenüberwachung: Detaillierte Abweichungsanalyse Soll- / Ist-Vergleich Abweichungsanalyse geplant Ist Beurteilung Personal 70 72 -2 geringer Überzug ( 3%) Material 12 10 +2 17 % Einsparung Zukaufteile 8 18 -10 125 % Überzug Fremdleistungen 2 1 +1 50 % Einsparung Mieten 3 3 - - Reisen 5 6 -1 20 % Überzug usw. - - - - (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 52 Kostenüberwachung Gründe, die zu Kostenüberschreitungen führen können: Kapazitäten wurden erhöht, um Termine einhalten zu können. Bestellungen werden vorgezogen. Änderung der Vorgaben. Änderung äußerer Rahmenbedingungen. (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 53 Kostenüberwachung Gründe, die zu Kostenunterschreitungen führen können: Es wurden nicht alle angefallenen Kosten abgebucht. Aus Termingründen wurden geplante Aktivitäten verschoben. Der geplante Fertigstellungsgrad ist nicht erreicht (Scheinunterschreitung!). (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 54 Kosten-Trend-Analyse Die Kosten-Trend-Analyse (KTA) ist eine Methode zur Kostenüberwachung von Projekten, die es gestattet, während des Projektablaufes regelmäßig Schätzwerte über die Gesamtkosten des Projektes zum voraussichtlichen End- termin zu gewinnen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 55 Kosten-Trend-Analyse: Voraussetzungen Die geplanten Gesamtkosten (PGK) liegen vor. Voraussetzungen für die Durchführung einer Kosten-Trend-Analyse. Die aktuellen Ist-Kosten (AIK) sind bekannt. Der aktuelle Fertigstellungswert (FW) ist ermittelt. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 56 Kosten-Trend-Analyse: Schätzwert der Gesamtkosten geplante Gesamtkosten aktuelle Ist-Kosten SGK = PGK x AIK AFW Schätzwert der Gesamtkosten aktueller Fertigstellungswert Das Verhältnis der aktuellen Ist-Kosten (AIK) zu dem aktuellen Fertigstellungswert (AFW) stellt einen Kostensteigerungsfaktor dar, der für die Schätzung angewandt wird. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 57 Kosten-Trend-Kurve Projektkosten 260 250 270 276 276 260 250 248 238 231 SGK 200 PGK Berichtsperioden 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (aus RKW, PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 58 Kosten-Trend-Kurve Mögliche Kurvenzüge: Steigende Kurvenzüge deuten auf überwiegend kostentreibende deuten auf überwiegend kostensenkende Einflußfaktoren hin. Abfallende Kurvenzüge Einflußfaktoren hin. Horizontale Kurvenzüge weisen auf eine Beruhigung hin, wobei sich kostentreibende und kostensenkende Einflußfaktoren aufheben. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 59 Kosten-Trend-Analyse Vorteile einfach übersichtlich Kostenabweichungen sind auf Nachteile ermittlung sind der Methode immanent einen Blick erkennbar die Probleme der Fertigstellungswert- die Kosten-Trend-Kurve reicht für sich alleine nicht aus, Kommentare sind deutliche Frühwarnung, da die aktuelle Situation extrapoliert und dadurch unbedingt erforderlich zukünftige zu erwartende Kosten- eine Kostensteigerungstendenz steigerungen und / oder Kosten- überspitzt dargestellt wird senkungen werden nicht berücksichtigt (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 60 Kosten- und Termin-Abweichungen Folgende Abweichungen sind definiert: Kostenabweichung der Leistung: K [ATS] = Soll-Kosten - Ist-Kosten K [%] = (Soll-Kosten - Ist-Kosten) / Soll-Kosten Ein negatives K entspricht einer Kostenüberschreitung. Terminabweichung der Leistung: T [ATS] = Soll-Kosten - Plan-Kosten T [%] = (Soll-Kosten - Ist-Kosten) / Plan-Kosten Ein negatives T entspricht einer Terminüberschreitung. Die Terminabweichung wird hier somit als eine Veränderung des geplanten Leistungsfortschritts über die Größe „Kosten“ erfaßt. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 61 Konsequenzanalyse Die im Soll-/ Ist-Vergleich sichtbar gewordenen Abweichungen sind auf ihre Konsequenzen zu analysieren. Dieser Schritt ist eine wesentliche Voraussetzung für die entsprechende Auswahl von Steuerungsmaßnahmen. In vielen Fällen zeigt sich, daß, obwohl bei einem Arbeitspaket eine Terminverzögerung erkannt wurde, dieses keine Konsequenzen auf das Projektende hat. In diesem Fall wären teure Beschleunigungsmaßnahmen fehl am Platz. Mit Hilfe eines EDV-gestützten Projekt-Controlling werden die Konsequenzen im Sinne von „Was-wäre-wenn“-Analysen automatisch darstellbar. Damit entsteht eine professionelle Entscheidungsgrundlage. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 62 Ermittlung von Steuerungsmaßnahmen Im Prinzip bestehen folgende Möglichkeiten für Steuerungsmaßnahmen: Heranführen des Ist an das Soll (Plan): Korrektive Maßnahmen Anpassung des Soll (Plan) an das Ist: Planänderungen Die zu wählenden Steuerungsmaßnahmen werden in Abhängigkeit vom Auswirkungsgrad auf die Projektziele gewählt. Weiter ist zwischen den Parametern Leistung, Zeit und Kosten zu differenzieren. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 63 Steuerungsmaßnahmen bei zu geringer Leistung Höherer Ressourceneinsatz, wie z.B. - Überstunden, weitere Arbeitsschichten, Samstag-Sonntag-Arbeit - Kapazitätsaufstockung durch zusätzliche gleiche Einsatzmittel - Auswärtsvergabe (Out-Sourcing), Zukauf von Leistung - Leistungsfähigere Einsatzmittel durch Technologie- und Methodenwechel Leistungsanreizsysteme, Prämien, Motivationen Wechsel der Durchführenden Verbesserung der Kontrolle WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 64 Steuerungsmaßnahmen bei Zeitüberschreitungen Kürzung der Dauer am kritischen Weg, wie z.B. - Zeitabstände verkürzen, Überlappungen vorsehen bzw. vergrößern - Leistungsfähigere Einsatzmittel - Abhängigkeiten eliminieren durch Einsatz von Hilfsmitteln, Vorrichtungen etc. - Splitten von Vorgängen, Umordnen - Ausnutzen von Belegungslücken bei den Kapazitäten - Rationalisierungspotentiale ausnutzen - Austausch der Mitarbeiter, des Projektteams - Änderung der Projektorganisation Höherer Ressourceneinsatz Zukauf weiterer Ressourcen Veränderung von Abhängigkeiten / Parallelarbeiten nicht absolut notwendige Funktionen / Objekte im Aufwand minimieren WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 65 Steuerungsmaßnahmen bei Kostenüberschreitungen Kosten überwälzen Vergabe von Teilleistungen an Subunternehmer Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken Nutzung von günstigeren Varianten (Technologie, Zeit), wobei zu beachten ist, daß diese Maßnahmen kurzfristig eher zu einer Verlängerung führen, da Rüstzeiten, Umgewöhnung, etc. notwendig sind. Mittelfristig führen sie allerdings zu einer Verbesserung. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung 66
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