Einsatzmittelplanung

Einsatzmittelplanung
 Inhalt:
Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung
 Durchführung:
Lehrgespräch, Gruppenübungen,
Präsentationen der Teilnehmer
 Ergebniserwartung: Erwerb von grundlegenden Kenntnissen
der Einsatzmittelplanung, -berechnung und
-optimierung
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Einsatzmittelplanung
1
Einsatzmittelplanung:
Grundlagen, Ziel und Aufgaben

Die Einsatzmittelplanung im PM betrachtet die Frage nach dem „Wer“ und
dem „Womit“.

Der formal korrekte Begriff lautet Einsatzmittelplanung. In der Praxis wird
allerdings häufig auch der Begriff Kapazitätsplanung verwendet.

Ziel der Einsatzmittelplanung ist die termingerechte Disposition der für die
Projektdurchführung erforderlichen Einsatzmittel.

Der detaillierte Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketbeschreibungen
informiert darüber, welche Leistungen im Projektablauf zu erbringen sind.
In der Einsatzmittelplanung wird ergänzend mitgeteilt, wer die Arbeitspakete
mit welchen Mitteln tatsächlich realisieren kann.
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2
Einsatzmittelplanung: Begriffsbestimmungen

Einsatzmittel:
„Personal oder Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen,
Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden.“ (DIN 69901)

Einsatzmittelbedarf:
Die Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Einsatzmittelart, die zur
Erzielung eines Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder
innerhalb eines Zeitraumes erforderlich ist.

Einsatzmittelarten nach DIN 69901:

stoffliche Merkmale (Ziegel, Formulare, etc.)

technische Merkmale (Rechner, Betonmischer, etc.)

funktionale Merkmale (Eigenschaften)

berufliche Qualifikation (Personen oder Personengruppen)
Unterteilung von Personengruppen in Gruppen gleicher Qualifikation
und Gruppen unterschiedlicher Qualifikation
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3
Einsatzmittelplanung: Arbeitsschritte
1. Bedarfsermittlung
2. Gegenüberstellung von
Bedarf und Verfügbarkeit
3. Kapazitätsabgleich
PMF, S. 1053
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4
Einsatzmittelplanung:
Bedarfsermittlung und Bedarfsberechnung

Zunächst verhält man sich bei der ersten Ablauf- und Terminplanung so, als
stünden alle Einsatzmittel unendlich zur Verfügung, um die logischen Abläufe
und Termine bestimmen zu können.

Steht fest, welche Tätigkeiten in einem Projekt zu welchem Zeitpunkt zu
leisten sind, stellt sich die Frage: „Wer macht das und womit wird es gemacht ?“

Im nächsten Schritt wird die Betrachtung erweitert um die Frage: „Wieviel
Personal mit den jeweils ermittelten Qualifikationen wird mit wieviel von den
qualitativ beschriebenen Sachmitteln im Projekt benötigt ?“
PMF, S. 345
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5
Feststellung des Einsatzmittelbedarfs

Voraussetzungen:
Fertiggestellter Projektstrukturplan (PSP)

Beschriebene Arbeitspakete

Definierte Vorgänge einschließlich der Ergebniserwartungen
(Leistung/ Kosten)
Bedarfsschätzung:

Summenschätzung: Für jeden Vorgang bzw. jedes Arbeitspaket wird
der Bedarf verschiedener Ressourcen in Gesamtsummen, wie z.B.
Programmierstunden geschätzt.

Ratenschätzung: Einem Vorgang bzw. einem Arbeitspaket wird eine
Ressource für dessen Dauer ganz oder teilweise zugeordnet.
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6
Informationsträger für die Bedarfsermittlung

Arbeitsergebnis entsprechend der Vorgangsbeschreibung

Einsatzmittelart

Arbeitsmenge eines Vorganges in Personen- oder Maschinenstunden (AM)

Dauer des Vorganges in Planungseinheiten (D)

Anzahl der Arbeitsstunden pro Planungseinheit (h)
Einsatzmittelbedarf (EMB)
=
AM
D x h
PMF, S. 345
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Einsatzmittel: Checkliste
1. Welche Qualifikation muß die Person oder Personengruppe, die das
Arbeitsergebnis erreichen soll, haben ?
2. Handelt es sich um gleichartige Qualifikationen, falls eine Personengruppe
erforderlich ist, oder müssen die einzelnen Personen in dieser Gruppe
unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte haben ?
3. Falls unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte in dieser Arbeitsgruppe
erforderlich sind: Gibt es bereits diese Gruppe - z.B. als festes Team - oder
muß die Gruppe für das Arbeitspaket im Projekt zusammengestellt werden ?
4. Welche Maschinen, Materialien und Hilfsmittel sind für die Realisierung
erforderlich ?
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8
Einsatzmittel: Checkliste
5.
Gibt es in der Zusammenstellung der möglichen Sachmittel einzelne
Sachmittel,
die
nicht
verfügbar,
beschaffbar
oder
ausdrücklich
ausgeschlossen für das Erreichen des Arbeitsergebnisses sind, wenn ja,
welche ? (Existieren nicht-kompatible bzw. konfliktäre Einsatzmittel ?)
6.
Durch welche verfügbaren, beschaffbaren bzw. ausdrücklich zugelassenen
Sachmittel läßt sich eine Sachmittelzusammenstellung erreichen, die
vollständig ist und eingesetzt werden darf (Kombinationsmöglichkeiten) ?
7. Werden alle beschriebenen Sachmittel wirklich für das Arbeitsergebnis
benötigt oder läßt sich der Sachmitteleinsatz auf möglichst wenige
unterschiedliche Sachmittel begrenzen, wenn ja, auf welche ? (Wo ist der
„Flaschenhals“ bei den Ressourcen ?)
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Methoden zur Ermittlung
der Einsatzmittelmengen
Um eine Einsatzmittelplanung vorzunehmen reicht es nicht aus, die Einsatzmittel
pro Arbeitspaket zu beschreiben. Das Verhältnis der Einsatzmittel zueinander ist
in Grenzen veränderbar und daher auch der Zeitbedarf pro Arbeitspaket.
Das „Mischungsverhältnis“ der einzelnen Einsatzmittel zueinander kann
wiederum
in
den
seltensten
Fällen
kostenneutral
verändert
werden
(Isoquantentheorie, Substitutionsfunktionen).
Die Einsatzmittelplanung
ist
damit
Teil des
Optimierungsproblems
Gesamtprojektplanung aus Einsatzmitteln, Zeit und Kosten.
PMF S. 348
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der
Ermittlung von Einsatzmittelmengen
Grundlegende Ansätze zur Ermittlung von Einsatzmittelmengen:
Es wird gefragt nach:

Personenzeit
 Anzahl der Einsatzmittel
 Zeitdauer (z.B. in Tagen)
Lösungsansätze:

Personenzeit
z.B. 400 Personentage

=
4 Mitarbeiter
Anzahl d. Einsatzmittel = Personenzeit
z.B. 4 Mitarbeiter

= Anzahl der Einsatzmittel x Zeitdauer
Zeitdauer
z.B. 100 Tage
=
400 Personentage
= Personenzeit
=
400 Personentage
x
100 Tage
/ Zeitdauer
/
100 Tage
/ Anzahl d. Einsatzmittel
/
4 Mitarbeiter
PMF S. 348
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Verlauf der Einsatzmittelverteilung
Kapazitätsganglinie
Die aus den einzelnen Arbeitspaketen ermittelten Kapazitäten können pro
Einsatzmittel für den Projektablauf, z.B. nach frühester Lage, zusammengeführt
werden. Damit ist eine erste Orientierung über die Kapazitätsverteilung zwischen
den Einsatzmittel bezogen auf das Gesamtprojekt möglich. Die Graphik auf der
folgenden Folie stellt eine mögliche Einsatzmittelverteilung im Projektablauf dar. Die
Form der graphischen Darstellung wird auch als Kapazitätsganglinie bezeichnet.
Eine solche Summierung aller benötigten Kapazitäten einer Einsatzmittelart kann
dabei innerhalb festzulegender Zeiteinheiten erfolgen und damit auch erste
Hinweise für den möglichen (maximalen) Bedarf an einzelnen Einsatzmitteln zu
bestimmten Projektabschnitten liefern.
PMF S. 359
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12
Verlauf der Einsatzmittelverteilung
Kapazitätsganglinie
Arbeitskräfte
Beginn der
Bauausführung
Tage
PMF S. 358
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Kapazitätsabgleich
Einsatzmittelbestand:
Anzahl der zu einem Zeitpunkt vorhandenen Einsatzmittel einer oder mehrerer
Einsatzmittelarten.
Nachdem die erforderlichen Einsatzmittel im Projekt festgestellt worden sind und die
Einsatzmittelmengen pro Arbeitspaket bestimmt sind, ist der Kapazitätsabgleich
erforderlich.
Ziel des Kapazitätsabgleichs ist es, eine möglichst enge Übereinstimmung zwischen
Einsatzmittelbedarf und verfügbaren Einsatzmitteln herbeizuführen = angestrebte
Deckung von Bedarf und Bestand an Einsatzmitteln unter Beachtung von Zielen und
Randbedingungen.
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14
Kapazitätsabgleich
Im
ersten
Schritt
wird
die
Kapazitätsganglinie
eines
Einsatzmittels
im
Projektablauf bei frühest möglichen Anfangszeiten für alle Vorgänge (im Netzplan)
betrachtet.
Im zweiten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im
Projektablauf bei spätest zulässigen Endzeiten für die Vorgänge betrachtet.
Bedarfsglättung:
Durch das Verschieben von Vorgängen im Rahmen ihrer verfügbaren Pufferzeiten
erfolgt die Glättung von Kapazitätsspitzen.
Die Bedarfsglättung liefert einen termingetreuen Projektplan.
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15
Kapazitätsoptimierung

Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit verschoben.

Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit gestreckt.

Ein Vorgang wird gestaucht.
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Einsatzmittelplanung: Termingetreue Planung
Termingetreue Planung = Einsatzmitteplanung mit Hilfe des Netzplanes
 Termin hat Vorrang (keine Verschiebung des Endtermins !)
Maßnahmen zur Beseitigung von Engpässen:

Erhöhung der Kapazitäten (Überstunden etc.)

Externe Vergabe von Teilaufträgen (Outsourcing)

Reduktion des Lieferumfanges
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Einsatzmittelplanung: Kapazitätsgetreue Planung
Kapazitätsgetreue Planung

=
Keine Termintreue
Kapazitäten werden beibehalten,
Ausführungstermine werden untergeordnet.
Nachteile dieses Planungsverfahrens:


Vertraglich festgelegte Fixtermine lassen sich oft nicht halten.
Die Planungsarbeit bei gesetzten Terminen wird erschwert.
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Maßnahmen bei Personalüberschuß
Maßnahmen bei
Personalüberschuß
Kurzarbeit
Was ist zu beachten ?
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag
Zeitliche Verlagerung
von Aufgaben
Abwicklung eines
Resturlaubes
kurzfristig
kurzfristig
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, wenn zwischen Arbeitgeber und den
beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird (§ 87 BetrVG).
Beschaffung von
zusätzlichen Aufträgen
kurzfristig
kurz- und
mittelfristig
Umsetzung von Mitarbeitern
in andere Abteilungen
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§
99 BetrVG)
Aus- und Weiterbildung
der Mitarbeiter
Allgem. Beratungs- und Vorschlagsrecht des Betriebsrates, insbes. bei der
Errichtung und Ausstattung betrieblicher Einrichtungen zur Berufsbildung, bei
der Einführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen und bei der Teilnahme
an außerbetrieblichen Berufsbildungsmaßnahmen.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Durchführung betrieblicher
Bildungsmaßnahmen (§§ 96-98 BetrVG)
Einstellungsstop
Entlassungen
Fristigkeit der
Maßnahmen
kurz- und
mittelfristig
kurz- und
mittelfristig
mittelfristig
Anhörungsrecht des Betriebsrates vor jeder Kündigung, Widerspruchsrecht des
Betriebsrates, falls bestimmte Richtlinien verletzt werden (§ 102 BetrVG)
mittelfristig
(aus RKW, PMF)
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19
Maßnahmen bei Personalmangel
Maßnahmen bei
Personalüberschuß
Überstunden
Was ist zu beachten ?
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag
Fristigkeit der
Maßnahmen
kurzfristig
Mitarbeiter zu höherer
Leistung motivieren
kurzfristig
Zeitliche Verlagerung
von Arbeiten
kurzfristig
Einstellung von
befristeten Aushilfen
Für höher qualifizierte Arbeiten nicht geeignet, Mitbestimmungsrecht des
Betriebsrates, bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)
kurzfristig
Auf Aufträge verzichten
kurzfristig
Fremdvergabe von
Aufträgen
kurz- und
mittelfristig
Umsetzung von Mitarbeitern
aus anderen Abteilungen
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§
99 BetrVG)
kurz- und
mittelfristig
Gezielte Einplanung von
Ausfallzeiten (z.B. Urlaub)
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG)
mittelfristig
Neueinstellung
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§
99 BetrVG)
mittelfristig
(aus RKW, PMF)
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20
Zusammenführung mehrerer Projekte
AP 13
Start
AP 11
AP 23
AP 22
AP 12
Ende
+
Start
Ende
AP 24
AP 14
AP 21
=
AP 13
AP 12
AP 11
AP 14
Ende
Start
AP 23
AP 22
AP 24
AP 21
nach PMF Bild 20/5
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21
Einsatzmittelplanung
Projektstrukturplan „Bankfiliale“
Umbau Bankfiliale
P
PM
Planung
U
Umbau
Umbau
Abschnitt 1
Steuerung
Umbau
Abschnitt 2
Kontrolle
Umbau
Abschnitt 3
Dokumentation
Umbau
Abschnitt 4
M
Medienversorgung
Elektroversorgung
HLSInstallation
Betrieb
Auftragsbearbeitung
Kundenbetreuung
Bereitstellung
Infrastruktur
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B
Einsatzmittelplanung
K
Kundeninfo
Agenturbeauftragung
Anzeigenschaltung
Verteilung
Info-Blätter
22
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Arbeitspaketliste „Bankfiliale"
Nr.
Kurzbezeichnung
Vorgänger
Nachfolger
Pers. Kap. Je Tag / Woche (1/2 Pers. = 1 Einh.)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
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Vorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale"
D = Dauer
Nr.
FAZ = frühester Anfangszeitpunkt
FEZ = frühester Endzeitpunkt
SAZ = spätester Anfangszeitpunkt
SEZ = spätester Endzeitpunkt
GP = Gesamtpuffer
FP = Freier Puffer
Kurzbezeichnung
D
FEZ
SAZ
SEZ
GP
FP
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
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FAZ
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Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage
Woche
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
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25
Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage
Woche
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
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Ressourcenhistogramm: Früheste Lage
Tag / Woche
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Personalbedarf
(KE je Tag oder
Woche)
16
1 KE =
1/2 Arbeitskraft
14
15
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
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Ressourcenhistogramm: Späteste Lage
Tag /Woche
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Personalbedarf
(KE je Tag oder
Woche)
16
1 KE =
1/2 Arbeitskraft
14
15
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
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Einsatzmittelplanung
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Übung: Kapazitätsplanung Bankfiliale
Erstellen Sie eine Kapazitätsplanung für den Umbau der Bankfiliale
unter Einsatz der erforderlichen Instrumente. Schätzen Sie den
Einsatzmittelbedarf methodisch ab und bereiten Sie Ihr Ergebnis
präsentationsfähig auf.
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