Ganzheitliche Lizenzverwaltung reduziert Kosten

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ICT & Technik
Software Management
Ganzheitliche Lizenzverwaltung
reduziert Kosten
Bei steigenden wirtschaftlichen Anforderungen ist der effiziente Einsatz von IT-Ressourcen
für Unternehmen unerlässlich. Die dafür notwendigen Technologien gestalten sich jedoch
immer komplexer. Dementsprechend wird der versierte Umgang mit Softwarelizenzen vor
allem für KMU zunehmend schwieriger und stellt einen erheblichen Kostenfaktor dar.
››Kurt Bylang
Softwarelizenzen bilden einen erheblichen Kostenblock. Wie effizient IT-Ressourcen eingesetzt werden, kann über den
wirtschaftlichen Gesamterfolg und mögliche Wettbewerbsvorteile entscheiden. Aktuell gibt der starke Franken Anlass, um
Softwarekäufe und Wartungsverträge zu
hinterfragen. Einerseits sollten die Transparenz und die herstellerübergreifende
Konsolidierung von Softwareanwendungen geprüft werden. Andererseits bietet
sich die Gelegenheit, die Beschaffung in
Fremdwährungen wie Euro oder US-Dollar zu prüfen, was zu markanten Einsparungen führen kann. An dieser Stelle ist
fundiertes Know-how im Software Asset
Management (SAM) gefragt, um die globalen Möglichkeiten optimal auszuschöpfen und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen.
Transparenz schaffen
Nahm die IT früher lediglich eine SupportFunktion in Unternehmen ein, ist sie heute
elementarer Bestandteil aller Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse. Bis
zu 30 Prozent des IT-Budgets entfallen
mittlerweile auf Software und ihre Wartung. Dabei ist es gerade für kleine und
KMU-Magazin Nr. 5, Mai 2015
mittlere Unternehmen sehr schwierig, den
Überblick zu behalten, welche Software
sie im lizenzrechtlichen Sinne einsetzen
7 Tipps zur Optimierung
1.Vom starken Franken profitieren: Software kann oft in verschiedenen Währungen gekauft werden.
2.Schaffen Sie mit einer einfachen Analyse und professioneller Beratung hohe
Transparenz in Ihrem Lizenzwesen.
3.Nutzen Sie das Erneuern oder Verlängern von Wartungsverträgen, um die
eigene Lizenzsituation zu optimieren.
4.Schützen Sie Ihre Investitionen, und
stellen Sie sicher, dass Ihre Nutzungsrechte auch technologischen Veränderungen genügen.
5.Planen Sie die Lizenzbeschaffung projekt- und herstellerübergreifend.
6.Konsolidieren Sie die Verwaltung der
Nutzungsrechte und erhalten Sie proaktiv Vorschläge für Vertragsverlängerungen.
7.Vereinfachen Sie die Softwarebeschaffung durch Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Lizenzberater.
und auch tatsächlich nutzen. Transparenz
im Software-Lizenzmanagement ist jedoch massgeblich, um versteckte Kostenfallen zu vermeiden. Aufgrund mangelnder Transparenz kann es zu Unter-, aber
auch Überlizenzierung kommen – beides
kann teuer werden. Auch rechtliche Risiken sind zu bedenken, unwissentlich falsch
genutzte Software resultiert oftmals in Urheberrechtsverletzungen. Fehler, die hier
passieren, ziehen meist schwerwiegende
Konsequenzen nach sich und führen zu erheblichen finanziellen Belastungen.
Ganzheitliches Management
Um Lizenzmanagement nachhaltig und intelligent aufzubauen, ist es wichtig, den gesamten Software-Lifecycle in Betracht zu
ziehen. Dies erfordert nicht nur sehr spezielles Fachwissen, sondern bedeutet in der
Regel auch einen grossen personellen und
zeitlichen Aufwand für Unternehmen. Die
externe Beratung oder allenfalls sogar die
gesamtheitliche Auslagerung der Softwarelizenzverwaltung im Sinne eines professionellen Software Asset Management
bringt für Unternehmen zentrale Vorteile.
Die IT bleibt dabei zur Gänze im Unternehmen, die Experten kümmern sich lediglich
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ICT & Technik
um die entsprechende Wartung, Beschaffung und compliancegerechte Nutzung der
Software.
Im Zuge einer professionell begleiteten
Softwarelizenzbeschaffung sowie eines
effizienten Lizenzmanagements verschaffen sich Experten einen Einblick in die
technische und kaufmännische Situation
im Unternehmen. Durch die Standortbestimmung erhalten die Spezialisten zunächst die notwendige Transparenz über
die effektiv installierte Software. Ausserdem wird überprüft, welche kostenpflichtigen Applikationen im Unternehmen vorhanden sind und möglicherweise auf
einfache Art und Weise konsolidiert werden können. In einem zweiten Schritt erfolgt eine Analyse der installierten Applikationen aus kaufmännischer Sicht
hinsichtlich der erworbenen Lizenzen
und der Sicherstellung der Wartung sowie der damit verbundenen Release-Fähigkeit. Ausserdem werden die Möglichkeiten zur Vertragskonsolidierung oder
zur Volumenlizenzierung ermittelt.
Im letzten Schritt der Standortbestimmung wird erhoben, ob etwaige Über- oder
Unterlizenzierungen bestehen und inwieweit das Unternehmen auf seine Bedürfnisse abgestimmte Lizenzen im Einsatz
hat. Mithilfe der Experten lässt sich in weiterer Folge sicherstellen, dass stets aktuelle
und nützliche Softwareversionen und -lizenzen verwendet werden. Eruiert wird,
unter welcher Vertragskonstellation effektiv benötigte Lizenzrechte am günstigsten
eingekauft werden können. Auch der Softwarekauf in anderen Währungen sollte in
Betracht gezogen werden, um so mögliche
Produktpreisdifferenzen zum eigenen Vorteil zu nutzen.
Externe Managementberatung
Damit Unternehmen den Überblick nicht
verlieren, gilt es, das Budget für anstehende Vertragsverlängerungen einzuplanen. Entwicklungsmöglichkeiten des aktuellen Softwareinventars sind zu berücksichtigen und gleichzeitig ist sicherzustellen, dass keine Wartungsverlänge-
rung verpasst wird und dadurch allfällige
Vorteile bei den Upgrades verloren gehen.
Auch mögliche Probleme in der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner und die richtige Lizenzierung beim
Outsourcing müssen bedacht werden.
Mit einem optimal angepassten und auf
das jeweilige Unternehmen zugeschnittenen Lizenzmanagement können Organisationen dafür sorgen, dass auf wirtschaftlicher Ebene alle vorhandenen Potenziale
genutzt und gleichzeitig die gesetzlichen
Vorschriften eingehalten werden. Dabei ist
die Zusammenarbeit mit Lizenzprofis, die
Kunden mit umfassender Expertise über
den gesamten Software-Lifecycle hinweg
beraten, zu prüfen. Gerade für kleine und
mittlere Unternehmen bedeutet dies oftmals einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Versiertes Lizenzmanagement und
eine flexible IT-Infrastruktur sparen Kosten, entlasten Fachkräfte und minimieren
Risiken. «
Porträt
Kurt Bylang
Geschäftsführer
Kurt Bylang ist Geschäftsführer der Comparex Solutions
(Schweiz) AG, die Teil der weltweit agierenden Comparex
Group ist. Das IT-Unternehmen ist auf Lizenzmanagement, Softwarebeschaffung, technische Produktberatung sowie Cloud-basierte Services spezialisiert. Mit seiner mehr als 30-jährigen Erfahrung adressiert Comparex öffentliche Verwaltung
und Mittelstand ebenso wie Industrieunternehmen und international agierende
Konzerne. Weltweit beschäftigt die Comparex Gruppe mehr als 2000 Mitarbeiter an rund 80 Standorten in 31 Ländern in Europa, Asien, Afrika und Amerika.
Kontakt
[email protected], www.comparex.ch, www.comparex-group.com
KMU-Magazin Nr. 5, Mai 2015

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