Einstieg in Exact Online Geschäftsjahr einrichten In Exact Online müssen Sie bevor Sie Buchungen eingeben können zuerst das Wirtschaftsjahr mit den dazugehörigen Perioden definieren. Wenn Sie Exact Online zum ersten Mal starten und über ein Vorlage einrichten, können Sie die Parameter für das erste Wirtschaftsjahr festlegen. Für die Folgejahre müssen Sie die Geschäftsjahre manuell neueinrichten. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit bestehend Geschäftsjahre aber auch einzelne Perioden zu sperren, so dass keine weiteren Buchungen mehr innerhalb des Jahres oder der Periode vorgenommen werden können. Sie finden die Verwaltung der Geschäftsjahre in den Stammdaten. 1 Hier ist es der Punkt „Periode-Datum-Tabelle" Es wird Ihnen die folgende Übersicht angezeigt: In diesem Schirm müssen Sie jedes Jahr ein neues Geschäftsjahr einrichten oder wenn Sie mit einem komplett leeren Mandanten starteten das erste Geschäftsjahr einrichten. Um ein neues Geschäftsjahr einzurichten klicken Sie auf „Neu“: Hier haben Sie zunächst nur die Möglichkeit folgende Anzahl von Perioden auszuwählen: 4, 12, oder 1. 2 Klicken Sie auf generieren um das Geschäftsjahr zu erstellen. Sie erhalten nun eine Übersicht dieses Geschäftsjahres. Wenn Sie weitere Perioden einfügen möchten, klicken Sie bitte auf bearbeiten. 3 Sie können nun unten mit Klick auf das Plus eine weitere Periode einfügen. Bitte beachten Sie, dass eine Periode immer einem realen Datum innerhalb des Geschäftsjahres zugeordnet sein muss. Wenn Sie die neue Periode erfolgreich eingerichtet haben finden Sie diese in der Übersicht der Geschäftsjahre. 4 Um im Geschäftsjahr eine einzelne Periode zu schließen wählen Sie diese mittels eine Häckchens aus und klicken auf „Periode schließen“. Ein Klick auf das grüne Häckchen in der Spalte „Status“ ermöglicht es Ihnen innerhalb einer einzelnen Periode eine Buchungsart zu schließen. 5 Exkurs: Die Buchungsart ist eine einfache Vorlage, um die Buchungsinformation für Sachkonten zu erstellen. Sie erleichtert es einerseits ein passendes Sachkonto zu wählen, und andererseits die zweite Hälfte der doppelten Buchung direkt und automatisch auf ein Standardgegenkonto zu buchen. Dies bedeutet, dass Sie zum Beispiel bei Verkaufsbuchungen das Konto „1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ fest im Verkaufsjournal eingerichtet ist, und Sie nur die entsprechenden Gegenkonten eingeben müssen. Wie auch bei den Perioden, können Sie auch die Buchungsarten mittels Häkchen auswählen und diese einzeln schließen umso sicher zu stellen, dass hier keine Buchungen vorgenommen werden können. Falls in einem Geschäftsjahr oder in einer Periode ein Bestandteil einzeln geschlossen wurde, wird ihnen dieses mit diesem Zeichen dargestellt: (Teilweise geschlossen). Somit können Sperrungen auf verschiedenen Ebenen eingestellt werden, für das gesamte Geschäftsjahr, für eine Periode oder innerhalb einer Periode für eine Buchungsart. 6
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