Zwischenbericht zum nationalen Projekt Swiss Library Service Platform (SLSP) Autorin/Autor: Wolfram Neubauer, Projektleiter SLSP Datum: 29.02.2016 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung .......................................................................................................... 3 2. Ziel des Projektes ..................................................................................................... 4 3. Die Arbeit der Teilprojekte ....................................................................................... 6 4. Arbeitsergebnisse .................................................................................................... 7 4.1. Stakeholder-Management und Kommunikation........................................................... 7 4.2. Definition von wesentlichen Rahmenbedingungen ...................................................... 8 4.3. Wer sind die Kundengruppen von SLSP? ..................................................................10 4.4. Organisation und Governance von SLSP...................................................................12 4.5. Grobkatalog relevanter Services von SLSP ...............................................................13 4.6. Kooperationen/Entwicklungspartnerschaften mit Nicht-SLSP-Kunden .......................15 4.7. Definition von IT-Anforderungen für SLSP .................................................................15 5. Zusammenfassung und Ausblick ...........................................................................18 2 1. Vorbemerkung Im Februar 2015 stellte die ETH-Bibliothek in enger Abstimmung mit einer Reihe weiterer Partner 1 bei swissuniversities (Projekt SUK P-2) den Antrag, im Rahmen einer umfassenden Studie die Möglichkeiten und notwendigen Randbedingungen für den Aufbau einer schweizweiten Dienstleistungsplattform für wissenschaftliche Bibliotheken zu entwickeln 2. Primär sollten im Kontext dieses Projektes die organisatorischen, rechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine solche Swiss Library Service Platform (SLSP) ermittelt und darüber hinaus auch die eigentliche Realisierungsphase im Detail geplant und strukturiert werden. Am 06. Mai 2015 fand an der ETH Zürich ein fachliches Hearing statt, in dem die im Antrag benannte Projektleitung 3 die Fragen eines von SUK P-2 eingesetzten Expertengremiums hinsichtlich der grundsätzlichen Notwendigkeit einer solchen Plattform, aber auch hinsichtlich einer Reihe von Detailaspekten, beantwortete. Mit Schreiben von swissuniversities vom 06. Juli 2015 wurde dann der Projektantrag in der vorliegenden Form genehmigt, wobei allerdings die im Antrag genannte Fördersumme deutlich gekürzt worden ist. Parallel zu den genannten Aktivitäten wurde eine Vielzahl von Persönlichkeiten aus der Schweizer Hochschul- bzw. Bibliothekslandschaft angesprochen, um die für den Projektbetrieb notwendigen Arbeitsgruppen sowie Entscheidungs- und Beratungsgremien mit den entsprechenden Fachpersonen besetzen zu können. Wie sich bereits im Antragsstadium herausstellte, konnte die Idee des Aufbaus einer nationalen Serviceplattform für wissenschaftliche Bibliotheken von Beginn an eine grosse Zahl von Stakeholdern überzeugen. Als Ergebnis sind mehr oder weniger alle Bereiche des wissenschaftlichen Bibliothekswesens der Schweiz im Projekt angemessen vertreten und arbeiten aktiv am Erfolg mit. Somit ist es in der Geschichte des schweizerischen Bibliothekswesens erstmals gelungen, mehr oder weniger alle potentiell beteiligten Einrichtungen in die Realisierung eines landesweiten bibliothekarischen Projektes einzubeziehen. Am 11. August 2015 fand die konstituierende Sitzung des Steuerungsgremiums 4 für das Projekt SLSP statt, in der M. Baddeley (Universität Genf) als Vorsitzende und S. Bliggenstorfer (Zentralbibliothek Zürich) als Stellvertretende Vorsitzende gewählt wurden. Der offizielle Start des Projektes SLSP erfolgte am 27. August 2015 mit einer grossen Eröffnungsveranstaltung in Bern, zu der alle am Projekt beteiligten Personen eingeladen waren. Mit Wirkung vom 01. September 2015 konnte auch das Projektbüro mit I. Capatt besetzt werden, wobei die einzelnen Teilprojekte bereits im August ihre Arbeit aufgenommen hatten. Am 21. Januar 2016 hat des Weiteren die erste Sitzung des sog. Sounding Board stattgefunden, um den letzten Stand der Projektentwicklung auch einer breiteren Gruppe von Stakeholdern vorzustellen. Das Sounding Board dient in erster Linie als eine „kritische Feedbackeinrichtung“, in der die jeweils erzielten Projektergebnisse nach Art eines Peer Review beurteilt werden können. 1 Die Partnerinstitutionen bei der Antragstellung waren: die Universitätsbibliotheken Basel, Bern, Zürich, Freiburg und Genf, die Zentralbibliothek Zürich, der Informationsverbund Deutschschweiz (IDS), das Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO) sowie die Haute Ecole de Gestion Genève (HES-SO) 2 Eine Publikumsversion des Antrages findet sich unter: http://blogs.ethz.ch/slsp/files/2015/10/SLSP_Projektantrag_Extrakt.pdf 3 W. Neubauer, c/o ETH-Bibliothek und A. Keller, Zentralbibliothek Zürich 4 Die Besetzung aller Gremien für das Projekt SLSP findet sich unter: http://blogs.ethz.ch/slsp//files/2015/ 09/SLSP_Organigramm_V1.9.pdf 3 2. Ziel des Projektes Das primäre Ziel des Projektes Swiss Library Service Platform ist es, bibliothekarische Workflows und bibliothekarische Dienstleistungen in ein Bibliothekssystem der neuen Generation zu überführen und die schrittweise Ablösung traditioneller Verbundsysteme und/oder lokaler Applikationen zu erreichen. Das Gesamtprojekt gliedert sich hierbei in zwei grundlegende Phasen: Dies ist einmal die von August 2015 bis einschliesslich Februar 2017 reichende Konzeptionsphase, in der die Grundlagen für eine spätere Realisierung gelegt werden sollen. In der sich anschliessenden und bis ins Jahr 2020 reichenden Realisierungsphase 5 wird der eigentliche Aufbau der technischen Plattform sowie die Bereitstellung relevanter Services im Mittelpunkt stehen. Die Arbeiten in diesem Projektabschnitt setzen natürlich voraus, dass im laufenden Projektstadium die organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen konzipiert, konkret entwickelt und realisiert worden sind. Für die Konzeptionsphase gelten im Einzelnen die folgenden Projektziele: • • • • • • • Entwicklung eines Konzeptes, wie die Organisation einer Service-Platform für die wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz aussehen könnte. Hierzu gehören Fragen der Governance einer solchen Einrichtung, Fragen nach einer sinnvollen Organisationsstruktur, Führungsaspekte etc. Kooperative Entwicklung eines Portfolios an Services, das durch eine solche Plattform sinnvoll angeboten werden kann. Dieses Dienstleistungsangebot muss an den Bedürfnissen und Interessen der Kunden und Kundengruppen, also der wissenschaftlichen Bibliotheken, orientiert sein. Erarbeitung einer technischen Machbarkeitsstudie sowie Entwicklung einer sinnvollen informationstechnischen Architektur für die künftige IT-Lösung. Hierzu gehört auch eine Bewertung von am Markt vorhandenen Systemlösungen, die Erstellung eines Pflichtenheftes sowie die Vorbereitung einer entsprechenden Ausschreibung. Definition eines Betriebskonzeptes für eine bibliothekarische Serviceeinrichtung sowie Erarbeitung eines Konzeptes zur Finanzierung in Abhängigkeit vom entwickelten Serviceportfolio (Konsolidierung in einem Businessplan). Hierzu gehört auch die modellhafte Entwicklung eines Szenarios zur schrittweisen Integration der unterschiedlichen Kundengruppen in SLSP. Klärung einer den Interessen der wissenschaftlichen Bibliotheken dienenden Rechtsform einer solchen Serviceplattform. Weitere rechtliche Abklärungen etwa hinsichtlich der Auswahl eines Systemanbieters und/oder möglicher Kooperationspartner. Entwicklung einer Detailplanung für die weiteren Phasen des Gesamtprojektes. Hierzu gehört etwa die Erstellung eines Förderantrages für die zweite Phase des Projektes. Neben den konkreten, engeren Zielen des Projektes Swiss Library Service Platform gibt es generelle bibliothekarische Ziele, die sich mit dem schweizerischen Bibliothekswesen als Ganzem befassen, allerdings zum gegenwärtigen Zeitpunkt der Projektentwicklung nicht im Zentrum der Aktivitäten stehen. Hierzu gehören beispielsweise Fragen bibliothekarischer Regelwerke und Normdateien, aber auch allgemeine Aspekte der Zusammenarbeit der Mitglieder der bibliothekarischen Community. Ein Kooperationsprojekt wie SLSP bietet die hervorragende Gelegenheit, neben den konkreten Services eine Diskussions- und Austauschplattform 5 Hierfür wird zu gegebener Zeit ein entsprechender Projektantrag bei swissuniversities (SUK P-2) eingereicht. 4 zu schaffen, die dem wissenschaftlichen Bibliothekswesen innerhalb der Science Community der Schweiz eine einheitliche Stimme geben kann. Ebenso wichtig könnte die Frage werden, ob eine zentrale Serviceplattform bzw. -einrichtung nicht auch normierende Wirkung für eine Vielzahl klassischer Bibliotheksdienstleistungen 6 haben könnte oder haben müsste. Obwohl auch diese Aspekte zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht im Fokus der Projektarbeit stehen, sollte man solche Fragen auch im Kontext SLSP nicht aus den Augen verlieren. Die Grundsatzdiskussion über Bedeutung, Aufgaben und Dienstleistungsportfolios wissenschaftlicher Bibliotheken steht gegenwärtig vielleicht nicht oben auf der Agenda der Ressourcendiskussion an Hochschulen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich dies nicht in einigen Jahren deutlich ändern könnte. 6 Ein Beispiel hierfür wäre etwa eine kooperative Formalkatalogisierung. 5 3. Die Arbeit der Teilprojekte Die eigentliche Projektarbeit bei SLSP geschieht in den drei Teilprojekten „Dienstleistungen und Geschäftsmodell“ (TP 1), „Organisation und Governance“ (TP 2) und „Prozesse und ITAnforderungen“ (TP 3). Das im Projekt insgesamt zu bearbeitende Pensum ist in sieben Arbeitspakete (AP) gegliedert, die wiederum in 46 detaillierte Lieferobjekte (LO) unterteilt wurden. Während die Arbeitspakete 1-3 von den entsprechenden Teilprojekten bearbeitet werden, obliegt die Erarbeitung der Arbeitspakete 4-6 der Projektleitung bzw. der Gesamtprojektleitung. Diese feinstrukturierte Arbeitsteilung dient primär dazu, im Gesamtprojekt nicht die Übersicht zu verlieren und gleichzeitig das Gesamtpensum einem stringenten Zeitplan folgend sequentiell abzuarbeiten. Abbildung 1: Übersicht Arbeitspakete Der konkrete Prozessverlauf folgt nun dem Muster, dass jeweils ein (gegebenenfalls auch mehrere) Lieferobjekt durch eine fachliche Arbeitsgruppe (Mitglieder der Teilprojekte) bearbeitet und anschliessend der sog. Gesamtprojektleitung (GPL) 7 zur Zustimmung vorgelegt wird. In einem nächsten Schritt werden die wichtigsten Ergebnisse dem Steuerungsgremium zur Zustimmung unterbreitet. Bis Ende des Monats Januar 2016 konnten vier Lieferobjekte verbindlich verabschiedet werden, weitere fünf sind inhaltlich erarbeitet, müssen jedoch noch formal beschlossen werden. Trotz einiger inhaltlicher Verschiebungen innerhalb des Projektablaufes und damit verbundener zeitlicher Verschiebungen befindet sich das Projekt im Zeitplan; wesentliche Verzögerungen haben sich nicht ergeben. Anzumerken ist an dieser Stelle, dass mehr oder weniger in allen Teilprojekten, aber auch in der Projektleitung, der notwendige Arbeitsaufwand höher als geplant ist. 7 Die GPL besteht aus den zwei Leitungspersonen jedes Teilprojektes sowie aus der Projektleitung als Verantwortliche für das Projekt SLSP. 6 4. Arbeitsergebnisse 4.1. Stakeholder-Management und Kommunikation Bereits zu einem frühen Zeitpunkt der Projektentwicklung wurde ein Konzept zum StakeholderManagement und zur internen und externen Kommunikation (LO 0.1) erarbeitet. Hier sind all diejenigen Institutionen erfasst, die für das Projekt SLSP bzw. dessen Erfolg in irgendeiner Form relevant sind. Hierzu gehören: • • • • • • • • • • Institutionen, die den SUK P-2 Antrag gestellt oder unterschrieben haben (= Partner-Institutionen) Institutionen, die mit Ressourcen am Gesamtprojekt SLSP beteiligt sind Institutionen, die im Steuerungsgremium beteiligt sind Wissenschaftliche Bibliotheken, die einer Universität direkt oder indirekt angegliedert sind (primär Betroffene) Wissenschaftliche Bibliotheken, die einer nicht-universitären Hochschule direkt oder indirekt angegliedert sind (primär Betroffene) sonstige Mitglieder in beteiligten Verbünden (IDS, RERO) Nationalbibliothek sonstige wissenschaftliche Bibliotheken, die nicht Mitglieder in beteiligten Verbünden sind andere, nicht-wissenschaftliche Schweizer Bibliotheken (nicht Betroffene) Institutionen aus dem Bibliotheks-/Hochschulumfeld, die nicht direkt von SLSP betroffen sind Im Kommunikationskonzept sind darüber hinaus die für die interne und externe Kommunikation relevanten Medien und Adressaten sowie die Häufigkeit der einzelnen Massnahmen systematisch erfasst. Die Differenzierung in einzelne Gruppen von Stakeholdern betrifft in erster Linie die Projektkommunikation und ist von der Definition der Kunden/Kundengruppen von SLSP zu unterscheiden. 7 4.2. Definition von wesentlichen Rahmenbedingungen Im Lieferobjekt 0.6: Schlüssel- (Grundsatz)fragen sollten folgende, für das Projekt elementare, Fragen abgeklärt werden: • • Wer sind die Gesellschafter („Besitzer“) von SLSP? Wie stark zentralisiert sollte SLSP sein? Durch die Erarbeitung einer sogenannten Soll-Skizze wurden diese beiden für das Projekt SLSP strategisch besonders relevanten Fragestellungen beantwortet. Abbildung 2 präsentiert in einem „Beteiligungsmodell“ die drei Beteiligungsgruppen, in die sich alle potentiellen Mitglieder von SLSP einordnen lassen. Noch nicht definiert ist hierbei, welche Einrichtungen sich in welcher Gruppe wiederfinden werden, wobei dies vor allem für die Gruppe der Partner gilt. Aufgrund bisheriger Erfahrungen kann man allerdings davon ausgehen, dass sich unter den „Partnern“ die grossen Universitätsbibliotheken versammeln werden, da diese Gruppe voraussichtlich zu einem wesentlichem Teil die finanziellen Lasten tragen wird. Ebenfalls anzumerken ist an dieser Stelle, dass selbstverständlich auch Partner bzw. Plattformmitglieder gleichzeitig als Servicenehmer auftreten können, die definierte Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Abbildung 2: Beteiligungsmodell 8 Das sog. Distributionsmodell geht der Frage nach, wie zentralisiert das vorgehaltene Serviceportfolio angeboten werden soll. Hier lassen sich grundsätzlich drei Varianten unterscheiden, die in Abbildung 3 vorgestellt werden: • • • Variante A: Zentraler Ansatz Der zentrale Ansatz geht davon aus, dass alle Services sowohl von SLSP erarbeitet als auch angeboten werden. Partner, Plattformteilnehmer und Servicenehmer beziehen alle Dienstleistungen direkt von SLSP. Variante B: Koordinierter Ansatz Bei dieser Variante ist es über obige Aussagen hinaus auch möglich, dass Services von einzelnen Bibliotheken oder sonstigen Einrichtungen entwickelt werden, die dann allerdings über die zentrale Plattform vertrieben bzw. verteilt werden. Die einzelnen Serviceentwickler haben keinen direkten Kontakt zu den Servicenehmern. Variante C: Dezentraler Ansatz In dieser Variante leistet SLSP keine exklusive Koordinationsarbeit, sondern tritt als einer von mehreren Serviceanbietern auf. Gegebenenfalls leistet SLSP noch untergeordnet Hilfestellung beim Inkasso o.ä. Bei einer Realisierung dieser Variante C würde sich allerdings die Frage stellen, warum man SLSP überhaupt verwirklichen will. Das Steuerungsgremium hat sich grundsätzlich für den zentralen Ansatz entschieden und favorisiert eindeutig diese Variante. Allerdings sollte es möglich sein, auch Elemente von Variante B einzubinden. Abbildung 3: Distributionsmodell 9 4.3. Wer sind die Kundengruppen von SLSP? Durch die Bearbeitung des Lieferobjektes 1.1: Kunden/Kundengruppen sollte die Frage beantwortet werden, in welche Kundengruppen sich Partner, Plattformteilnehmer und Servicenehmer von SLSP differenzieren lassen. Abbildung 4: Kundengruppen Der Linie folgend, dass der Aufbau von SLSP primär die Bereitstellung von Dienstleistungen für wissenschaftliche Bibliotheken des Hochschulbereichs im Auge hat, sind naturgemäss deren Bedürfnisse und Interessen massgeblich für die Definition eines Serviceportfolios für SLSP 8. Somit wurden drei Kundengruppen identifiziert: • Primäre Kundengruppe: Hierzu gehören Institutionen, die dem Hochschulbereich direkt oder mittelbar angehören. Eine mittelbare Zugehörigkeit kann sich durch organisatorische Angliederung an eine Hochschule oder durch das Bestehen von statutarischen Vereinbarungen und Leistungsaufträgen definieren. Ausgehend von der grundlegenden Zielrichtung von Projekten im Kontext SUK P-2 sollen diese Institutionen als erste vom Serviceportfolio von SLSP profitieren können. • Affiliierte Kundengruppe: Hierzu gehören wissenschaftliche Bibliotheken, die über eine Bibliothek der primären Kundengruppe Services von SLSP beziehen. Hier stehen insbesondere diejenigen wissenschaftlichen Bibliotheken im Fokus, die selbst nicht zum Hochschulbereich gehören, aber an RERO oder einem der IDS-Verbünde teilnehmen. Die zu dieser Kundengruppe gehörenden Bibliotheken sind an der Konzeption von SLSP nicht direkt beteiligt, können ihre Bedürfnisse aber durch eine Bibliothek aus der primären Kundengruppe bzw. durch Mitwirkung im Sounding Board einbringen. 8 Vergleichbares gilt auch für die Auswahl der besten technischen Lösung, für das Businessmodell und die Governancestruktur. 10 • Sekundäre Kundengruppe: Diese Gruppe umfasst wissenschaftliche Bibliotheken, die die Kriterien der primären Kundengruppe nicht erfüllen und keine Affiliation mit einer Bibliothek der primären Kundengruppe eingegangen sind. Darüber hinaus gehören zu dieser Gruppe wissenschaftliche Institutionen aus anderen Sparten des GLAM-Sektors („Galleries, Libraries, Archives, Museums“) 9. Diese Institutionen können erst nach Aufnahme des Routinebetriebs von SLSP berücksichtigt werden. Abgesehen von den im Sounding Board vertretenen Einrichtungen, hat diese Kundengruppe bei der Ausgestaltung von Services und Organisation kein Mitspracherecht. An dieser Stelle ist der Hinweis notwendig, dass nicht-wissenschaftliche Bibliotheken wie Schul- und Gemeindebibliotheken bis zur endgültigen Konsolidierung von SLSP keine Kundengruppe von SLSP sind. Dies schliesst nicht aus, dass diese Bibliotheksgruppe zu einem späteren Zeitpunkt definierte Services gegen Kostenübernahme beziehen kann. Noch nicht abschliessend geklärt ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt der genaue Ablauf des Affiliationsprozesses, also der Transformation vom Ist-Stand in die neue technische Umgebung. Die Bibliotheken der affiliierten Kundengruppe 10 sollten grundsätzlich die Möglichkeit haben, bereits in der Aufbauphase dabei zu sein und wie die primäre Kundengruppe von Beginn an Services zu beziehen. Hierbei ist die wichtige Frage, ob SLSP mit diesen Institutionen direkt kommuniziert, noch nicht abschliessend geklärt. Vermutlich wird ein Teil dieser (tendenziell kleineren) Einrichtungen ihre Interessen über eine Partnerbibliothek gegenüber SLSP vertreten lassen müssen. Die komplexe Situation bei der Migration derjenigen Einrichtungen, die heute Teil der IDS-Verbünde oder des RERO sind, wird somit aller Voraussicht nach dazu führen, dass sich die Einstellung der jeweiligen Verbundaktivitäten und die damit verbundene Auflösung der Verbundstrukturen an die Schnelligkeit des Migrationsprozesses anpassen müssen. 9 An dieser Stelle sprechen wir von den Institutionen selbst (einschliesslich ihrer Sammlungen und digitalen Objekte), nicht von ihren Bibliotheken. Diese können gegebenenfalls auch in der Gruppe der Affiliierten erscheinen. 10 Hierbei handelt es sich schwerpunktmässig um wissenschaftliche Bibliotheken, die heute einem der IDS-Verbünde oder RERO angehören. 11 4.4. Organisation und Governance von SLSP Die Beantwortung der Frage, welche Organisationsform für die Aktivitäten einer zukünftigen Swiss Library Service Platform die günstigste Variante darstellt, ist ein wesentliches Element bei der Entwicklung und zukünftigen Ausrichtung von SLSP. Hier geht es deshalb nicht nur um ausschliesslich organisatorische Fragestellungen, sondern gleichermassen wichtig sind juristische, bibliothekarische und politische Aspekte. Abbildung 5: Schrittweise Evaluation der Organisationsform Die Erarbeitung einer Entscheidungsgrundlage für eine den Interessen und Bedürfnissen der wissenschaftlichen Bibliotheken adäquate Organisationsform folgt einem schrittweisen Evaluationsprozess, der in Abbildung 5 im Überblick dargestellt ist. Im Augenblick geht es somit um die Phase A, in der abgeklärt wird, welche Rechtsform sich für SLSP besonders eignet. Nach längeren Diskussionen in den verschiedenen Gremien des Projektes sowie nach Gesprächen mit swissuniversities bzw. der Programmleitung der SUK-P2 wurde entschieden, sich auf zwei Szenarien zu konzentrieren und diese dem Schema in Abbildung 5 folgend zu bearbeiten. • Szenario 1: SLSP als juristisch eigenständige Einrichtung Hier geht es um die Errichtung von SLSP als eigenständige Institution, wobei die konkrete Rechtspersönlichkeit ebenfalls Teil des Evaluationsprozesses ist. Dieses Szenario schliesst selbstverständlich nicht aus, dass von SLSP Services von Dritten übernommen werden. • Szenario 2: Zusammenschluss mit SWITCH Hierbei sind grundsätzlich mehrere Varianten möglich. Das Steuerungsgremium von SLSP hat einer vertieften Abklärung der Kooperationsmöglichkeiten mit SWITCH zugestimmt. Eine paritätisch besetzte Arbeitsgruppe zur Auslotung der Möglichkeiten einer Kooperation ist definiert und hat ihre Arbeit bereits aufgenommen. Die aus Sicht des Projektes SLSP relevanten Rahmenbedingungen sind formuliert. Für beide Szenarien gilt, dass die Aktivitäten des Konsortiums Schweizer Hochschulbibliotheken, der Service von swissbib und gegebenenfalls weitere einschlägige Aktivitäten als integrale Teile von SLSP verstanden werden und in die Entwicklungsplanung einbezogen werden. Beide Varianten werden gegenwärtig intensiv bearbeitet, um bis zum Frühsommer 2016 eine entscheidungsreife Vorlage zu haben. 12 4.5. Grobkatalog relevanter Services von SLSP Den Ausgangspunkt zur Entwicklung eines Grobkataloges von Services einer zukünftigen Swiss Library Service Platform bildet die Visionsmatrix aus dem Projektantrag für SLSP 11, die erweitert und ergänzt wurde. Bei der Definition eines zukünftigen Serviceportfolios wurden folgende Randbedingungen berücksichtigt: • Welche Services sind in den Schweizer Bibliotheken bzw. Verbünden bereits in Anwendung? • Welche Services sind nach fachlichen/bibliothekarischen Kriterien notwendig/sinnvoll und für eine zukünftige Entwicklung relevant? • Welche Services sind in die am Markt vorhandenen Bibliothekssysteme der neuen Generation bereits integriert? Die (provisorische) Liste der für SLSP relevanten Services als mögliches Angebot der Plattform umfasst 44 einzelne Dienstleitungen, die in Matrixform in Abbildung 6 nach den Klassifikationskriterien „Basic/Optional“ und „Immediate/Future“ dargestellt sind. Hierdurch erfolgt eine Unterteilung in die Dimensionen „Modularisierung“ und „Zeit“. Aus dieser Strukturierung resultieren vier Servicepakete und ein Paket von Verwaltungsservices. • Basic/immediate-Services: Hierzu gehören Services, die zum Zeitpunkt der Betriebsaufnahme von SLSP implementiert sein müssen. Zu dieser Gruppe gehören all diejenigen Dienstleistungen, die für Bibliotheken der primären Zielgruppe (vgl. Abbildung 4) von Beginn an notwendig sind und somit das Basispaket bilden. Die Mehrzahl dieser Services ist mit dem zentralen Bibliotheksverwaltungssystem verbunden. • Optional/immediate-Services: In die Gruppe gehören modular angebotene Services, die zum Zeitpunkt der Betriebsaufnahme von SLSP implementiert sein müssen. Diese Dienstleistungen werden nicht von allen Kunden bezogen, sind jedoch für einige von Beginn an notwendig. • Basic/future-Services: Hier handelt es sich um in Zukunft wünschenswerte Services, die jedoch für die Aufbauphase von SLSP keine Priorität haben. Diese Dienstleistungen werden zu einem späteren Zeitpunkt ins Basispaket der SLSP aufgenommen. • Optional/future-Serivces: Bei diesen Dienstleistungen handelt es sich um in der Zukunft denkbare Services, die modular angeboten und nicht von allen Kunden bezogen werden. • Verwaltungsservices: Diese Gruppe von Services ist für die Administration und den Betrieb von SLSP notwendig und wird von allen Zielgruppen/Kunden automatisch bezogen. 11 Vgl. hierzu: http://blogs.ethz.ch/slsp/files/2015/10/SLSP_Projektantrag_Extrakt.pdf (S.6) 13 Abbildung 6: Servicematrix Grundsätzlich gilt, dass das Grundpaket, das die Basic-Services enthält, von allen Servicenehmern bezogen und über Grundbeiträge finanziert wird, während Zusatzdienstleistungen einzeln gebucht und separat in Rechnung gestellt werden. Allerdings muss man an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die hier wichtigen Einzelheiten noch nicht abschliessend geklärt sind, da sie im Lieferobjekt Finanzierungsmodell noch erarbeitet werden müssen. So ist beispielsweise die Frage offen, ob alle Servicenehmer das Grundpaket beziehen (und damit bezahlen) müssen oder ob der Beitrag für die Nutzung des Grundmodells über einen Aufschlag auf die individuell genutzten Services erfolgt. Darüber hinaus ist es denkbar, dass die Diskussion der Lieferobjekte Finanzierungsmodell und Investitionsmodell noch zu Anpassungen bei der Klassifizierung der einzelnen Services führen wird. Gleiches gilt für sich möglicherweise ändernde Bedürfnisse der primären Kundengruppe während der Aufbauphase. Im Rahmen des Teilprojektes Prozesse und IT-Anforderungen wurde eine Bedarfserhebung und Bestandsaufnahme bei künftigen SLSP-Partnern und Plattformteilnehmern durchgeführt. Neben Fragen nach IT-Anforderungen wurden die Adressaten auch nach ihren Anforderungen hinsichtlich eines zukünftigen Serviceportfolios von SLSP befragt. Obwohl eher nicht zu erwarten ist, dass die dort formulierten Bedürfnisse drastisch von den bereits als relevant definierten Dienstleistungen abweichen, wird eine Auswertung der Antworten in die Erarbeitung eines detaillierten Dienstleistungskatalogs einfliessen. 14 4.6. Kooperationen/Entwicklungspartnerschaften mit Nicht-SLSP-Kunden Im Kontext dieses Lieferobjektes geht es darum, diejenigen Institutionen und Projekte zu identifizieren, die mögliche Kooperations- bzw. Entwicklungspartner von SLSP sein könnten, ohne selbst Services von SLSP als Kunden zu beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Projekte im Kontext von SUK P-2, Projekte von SWITCH oder Kooperationsaktivitäten mit der Schweizerischen Nationalbibliothek, mit internationalen Bibliotheken oder mit einschlägigen Verbänden, Facharbeitsgruppen oder Ausbildungseinrichtungen. Die heute existierenden Verbünde treten an dieser Stelle als Kooperations-/Entwicklungspartner nicht in Erscheinung, da sie ja durch SLSP schrittweise abgelöst werden und SLSP nicht als Verbund der Verbünde konzipiert ist. Als wesentliches Ergebnis lässt sich festhalten, dass bibliotheksnahe SUK P-2-Projekte hinsichtlich einer Kooperations- bzw. Entwicklungspartnerschaft erste Priorität geniessen sollten. Abbildung 7: Kooperationen 4.7. Definition von IT-Anforderungen für SLSP Im Teilprojekt 3 von SLSP werden primär Fragen der technischen Prozesse und der damit verbundenen IT-Anforderungen diskutiert. Alle Arbeiten in der laufenden Projektphase von SLSP dienen in einem ersten Schritt dazu, die Voraussetzungen für die Auswahl, die Bewertung und die Implementierung eines integrierten Bibliothekssystems der neuesten Generation zu schaffen. Dieses technische System wiederum bildet die Basis für das Angebot eines an den Bedürfnissen der wissenschaftlichen Bibliotheken orientierten Serviceportfolios. Somit kommt den IT-technischen Aspekten von SLSP eine besondere Relevanz zu. An dieser Stelle sollen die bisher erreichten Ergebnisse des Teilprojektes 3 summarisch diskutiert werden, da sie eng miteinander verknüpft sind. Das Teilprojekt befasste sich zunächst mit der Ausarbeitung der bereits erwähnten Bedarfserhebung und Bestandsaufnahme, die ab dem 16. Oktober 2015 durchgeführt wurde. 15 Konkret wurden in der Erhebung folgende vier Teilaspekte abgefragt: • • • • Anforderungen der Adressaten an ein Dienstleistungsportfolio von SLSP Technische Anforderungen an ein zukünftiges Bibliothekssystem (Soll-Anforderungen) Erfassung der gegenwärtig an den befragten Institutionen eingesetzten Bibliothekssysteme, Schnittstellen und peripheren Software-Applikationen (Ist-Zustand) Erfassung der aktuellen Bibliotheksdaten der jeweiligen Einrichtung 12 Bei der Frage nach den „Anforderungen an ein (neues) Bibliothekssystem/Software“ konnten 129 Funktionen bewertet werden, so dass es an dieser Stelle unmöglich ist, alle Details zu referieren. Bei der Beschreibung der gegenwärtig im Einsatz befindlichen technischen Systeme fällt auf, dass eine grosse Zahl von sog. „Umsystemen“ 13 im Einsatz ist, deren möglicherweise gewünschte Integration in SLSP komplex werden kann. Realistisch dürfte sein, dass von SLSP je Service ein Umsystem betrieben oder unterstützt wird, soweit die jeweilige Funktionalität nicht bereits über das zentrale Bibliotheksverwaltungssystem abgedeckt ist. Ebenfalls zu erwähnen sind die als Ist-Stand angegebenen Datenmengen, mit denen ein zukünftiges nationales System zu rechnen hat. Hier kann man von 39 primären Kunden ausgehen, die gegenwärtig 520 Zweigstellen betreuen. Die Anzahl der bibliographischen Datensätze liegt bei 24.9, die Zahl an Exemplardaten bei 43 Millionen; die Anzahl der Benutzerdatensätze wurde mit etwa 1 Million angegeben. Bei der Auswertung der Ergebnisse zeigt sich (wenig überraschend), dass ein neues Bibliothekssystem die Funktionen Ausleihe, Erwerbung, ERM 14, Katalogisierung und Statistik möglichst wie im bisherigen Umfang anbieten muss. Die in diesem Kontext durchgeführte Marktübersicht macht deutlich, dass nur eine geringe Anzahl an Applikationen für einen Betrieb unter SLSP ernsthaft in Fragen kommen dürfte. In einer ersten Übersicht wurden acht Systeme einer ersten Einschätzung unterzogen. Bereits an dieser Stelle wurde deutlich, dass zumindest im Augenblick nicht alle die gewünschten Eigenschaften aufweisen. Ein weiterer Arbeitsschwerpunkt war die Entwicklung von Szenarien bzw. Varianten zum Aufbau, zur Parametrisierung, aber auch zu den technischen/systembedingten Beschränkungen von Bibliotheksverwaltungssystemen. Dies ist deshalb von erheblicher Bedeutung, weil sich Bibliothekssysteme der neuen Generation deutlich von den bisher eingesetzten unterscheiden. So ist beispielsweise der Client nicht mehr eine lokal zu installierende Software, sondern ist web-basiert. Im Gegensatz zu den Open Source-Systemen ist darüber hinaus bei den am Markt agierenden kommerziellen Systemen der Serverbetrieb und teilweise auch die Datenhaltung an einen externen Provider ausgelagert, was neben technischen Problemen auch die Frage nach der „Datenhoheit“ aufwirft. Im weiteren Fortgang des Projektes SLSP wird noch zu klären sein, wie gegebenenfalls ein Hosting der Daten ausserhalb der Schweiz zu bewerten ist. Abbildung 8 zeigt eine mögliche Variante einer Systemarchitektur für SLSP. Es wird deutlich, dass neben dem zentralen Verwaltungssystem ein ganzes Bündel weiterer Services angeboten werden soll/kann, wobei diese jedoch nicht integraler Teil des zentralen Systems sind. Hierzu gehören beispielsweise Discovery-Tools, Repositories, Administrationssysteme u.a. 12 Diese Daten wurden überwiegend durch die Verbundzentralen erhoben. 13 Plattformen oder Werkzeuge mit Schnittstellen ins Bibliothekssystem, z.B. EZB, E-Rara, E-Manuscripta, E-Codices, retro.seals.ch (E-Periodica), divibib Onleihe. 14 Electronic Resource Management, Verwaltungssystem für elektronische Ressourcen. 16 Abbildung 8: Mögliche Serviceangebote von SLSP Im Kontext der oben skizzierten Arbeiten wurde zunehmend deutlich, dass technische Lösungsansätze nicht ohne die Frage nach einheitlichen Normen und bibliothekarischen Regeln konkretisiert werden können. Ein zukünftiger gemeinsamer Katalog unter SLSP wird ohne eine landesweite Normierung kaum sinnvoll zu betreiben sein. So haben zwar die Deutschschweizer Verbünde mittlerweile das neue Regelwerk RDA eingeführt; ob dieser Schritt von Bibliotheken in der französichsprachigen Schweiz nachvollzogen wird, ist jedoch noch nicht sicher. Die Verwendung eines einheitlichen Datenformates 15 bedeutet noch nicht, dass überall die gleichen Katalogisierungsregeln eingesetzt werden. Selbst unter der Annahme, dass im Zuge der Realisierung von SLSP ein gemeinsames Regelwerk durchgesetzt werden kann, bleibt doch eine beträchtliche Menge an Altdaten, die nach den unterschiedlichsten Regeln erfasst worden sind. Somit ergibt sich auch an dieser Stelle Diskussions- bzw. Handlungsbedarf. Allerdings hat das Teilprojekt 3 von SLSP mit Recht darauf hingewiesen, dass die abschliessende Diskussion aller mit Normen und Regelwerken in Zusammenhang stehenden Fragen nicht die alleinige Aufgabe und Verantwortung von SLSP sein kann. Hier ist die Bibliothekscommunity der Schweiz gefordert. Da eine Klärung aller mit diesem Thema in Zusammenhang stehenden Fragen für den Fortgang und vor allem für die Realisierung von SLSP von zentraler Bedeutung ist, wird SLSP eine AG Normdateien gründen und ein zusätzliches Arbeitspaket formulieren, um hier einen Vorschlag für das weitere Vorgehen zu finden. 15 Mit gewissen Abstrichen kann man für die Schweiz davon ausgehen, dass mit MARC21 ein einheitliches Datenformat zur Anwendung kommt. 17 5. Zusammenfassung und Ausblick Die Realisierung der ersten Phase des Projektes Swiss Library Service Platform läuft mittlerweile seit etwa sechs Monaten und es zeigt sich, dass alle Beteiligten intensiv am Erreichen der im Projektantrag definierten Ziele arbeiten. Bereits nach einer für ein Projekt dieser Grössenordnung relativ kurzen Zeitspanne wurden wichtige Teilergebnisse erreicht. Gleichzeitig machen die Teilergebnisse und vor allem die damit verbundene Diskussion deutlich, dass die Schwierigkeiten und Herausforderungen bei SLSP in erster Linie nicht im Arbeitspensum für bzw. in der Komplexität von einzelnen Lieferobjekten liegen. Hier wird vorbildliche Arbeit geleistet. Die eigentlichen Herausforderungen für den Erfolg von SLSP liegt in der Integration und Abstimmung der Arbeitsergebnisse der drei Teilprojekte und in einem belastbaren Commitment der wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz mit den innerhalb von SLSP erreichten Ergebnissen. Die Arbeiten der letzten Monate haben nicht nur erste, wichtige Ergebnisse gebracht, sondern haben gleichzeitig gezeigt, dass bis zu einem erfolgreichen Start der Swiss Library Service Platform noch viel Arbeit bleibt. Besonderes Augenmerk richtet sich deshalb in den nächsten Wochen und Monaten auf die Klärung folgender Themen: • • • • Wie wird das Verfahren zur Integration der affiliierten Institutionen genau gestaltet? Was bedeutet dies für SLSP einerseits und für die existierenden Verbünde auf der anderen Seite? Wie können offene Regelwerks- und Normdateifragen innerhalb der Projektphase von SLSP gelöst werden und wer sollte hierbei federführend sein? Die Diskussion mit SWITCH hinsichtlich einer eventuellen Zusammenarbeit und die hierzu parallel laufende Klärung der Konsequenzen einer Stand-alone-Einrichtung SLSP haben weitreichende Auswirkungen für die zukünftige Arbeit von SLSP. Der bisher in einer Grobversion vorliegende Servicekatalog wird nach der Definition des Finanzierungsmodells in eine Detailversion überführt. Hierbei wird auch zu klären sein, wer welche Services zu welchen Bedingungen nutzen kann. Entgegen der ursprünglichen Projektplanung haben sich Projektleitung und Steuerungsgremium dafür entschieden, die Erarbeitung eines Budgetierungskonzeptes für die Realisierungsphase des Projektes SLSP vorzuziehen. Vor allem für die hochschulinternen Budgetdiskussionen für den notwendigen Eigenaufwand der SLSP-Partner (vgl. hierzu Abbildung 2) für die Jahre 2017-2020 ist es notwendig, möglichst frühzeitig einigermassen realistische Zahlenangaben zu haben. In jedem Falle wird die Höhe des Eigenaufwandes für das Jahr 2017 mindestens dem Aufwand für 2016 entsprechen. In diesem Kontext ist darüber hinaus die Frage zu klären, wie SLSP die sog. Zwischenphase 16 überbrücken kann. Dies ist vor allem auch deshalb wichtig, weil die Vorbereitungsarbeiten für die Realiserungsphase keinesfalls unterbrochen werden können, will man nicht einen erheblichen Zeitverlust für das Gesamtprojekt SLSP in Kauf nehmen. 16 Hierunter verstehen wir die Zeitspanne zwischen Ende der Projektphase 1 (Mitte Februar 2017) und dem erwarteten Start von Phase 2 (voraussichtlich August 2017). Die genauen Daten für die Antragsphase 2017-2020 hängen von der Organisation des Fortsetzungsprogramms für SUK P-2 ab. 18 Die Projektleitung möchte an dieser Stelle allen direkt am Projekt Beteiligten (siehe Organigramm in Abbildung 9), aber auch allen Stakeholdern für ihren Einsatz und ihr aussergewöhnliches Engagement danken. Obwohl naturgemäss noch eine Reihe von Fragen und Problemen zu klären ist, ist der Start des Projektes Swiss Library Service Platform geglückt und der erste Schritt zu einer zentralen Serviceeinrichtung für die wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz gemacht. Abbildung 9: Organigramm SLSP 19
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