FAQ Prozessoptimierung

Prozessoptimierung
Es ist das Ziel, Standards für Prozesse entwickeln, die über alle Arbeitsstufen hinweg (Kirchengemeinde, Rendantur, Generalvikariat) verbindlich eingehalten werden sollen. Dadurch sollen Qualitäts- und Effizienzverbesserungen erreicht werden. Teil des Auftrags ist die anschließende Dokumentation der Verfahren in einem einheitlichen System. Einzelne
Prozesse sollen betrachtet werden, bei denen Optimierungsbedarf besteht, darunter fällt zum Beispiel die Eingangsrechnungsbearbeitung, die Bearbeitung von personellen Veränderungen (Einstellungen, Kündigungen etc.) und die Abwicklung von Baumaßnahmen. Erstmals werden dabei alle Stufen des Prozesses in den Blick genommen, beginnend in der
Kirchengemeinde. Es werden Formulare und konkrete Hilfsmittel wie Checklisten erstellt sowie verbindliche und damit
auch verlässliche Abläufe mit klaren Bearbeitungszeiten entwickelt.
Zu 1.
ben?
Welche Veränderungen soll es bei Personalprozessen ge-
In einer Arbeitsgruppe werden die Personalprozesse mit Blick auf die heutige Situation der Kirchengemeinden betrachtet,
dabei werden aber auch Anpassungen durch die zukünftige Einbindung der Verwaltungsleitungen in den Gemeinden berücksichtigt. Die jetzt vorliegenden Prozessbeschreibungen enthalten keine gravierenden inhaltlichen Neuerungen, beziehen aber die Kirchengemeinden ein und legen die Aufgaben und Rollen aller Beteiligten verbindlich fest.
Diese übergreifende Dokumentation von Verantwortlichkeiten und Aufgaben ist sehr hilfreich. Die transparente und einheitliche Abwicklung von Aufgaben führt zu Handlungssicherheit aller Beteiligten und fördert damit Qualität und Geschwindigkeit der Aufgabenerledigung und Genehmigungsverfahren.
Zu 2.
Welche Personalprozesse wurden schon beschrieben?
Es wurden die Prozesse zur Personaleinstellung, zum Austritt bei Kündigung durch Mitarbeitende, zu Disziplinarmaßnahmen sowie zu Mutterschutz und Elternzeit beschrieben. Bei diesen Prozessen sind sowohl die Rendantur, die Kirchengemeinde und das Generalvikariat beteiligt. Die Transparenz der Abläufe und die Klarheit von Entscheidungswegen sind für
alle Beteiligten eine große Hilfe. Ebenso wurden zahlreiche Arbeitshilfen, Instrumente und Formulare entwickelt, die verbindlich sein sollen. So wird es beispielsweise ein Standardformular bei der Einstellung oder Vertragsänderung geben.
Zu 3.
se?
Wie geht es weiter in der Einführung neuer Personalprozes-
Die Einführung der Personalprozesse wird in einzelnen Rendanturen erprobt. Dabei sollen mögliche Schwachstellen in den
erarbeiteten Dokumenten erkannt und die Aufgaben der Beteiligten in der Gemeinde, in der Rendantur und im Generalvikariat bei der Umsetzung der Prozesse überprüft und dann verbindlich festgelegt werden.
Zu 4.
Welchen Nutzen soll die technische Austauschplattform
bringen?
Derzeit werden die wichtigsten Prozesse beschrieben und eine Vielzahl an Arbeitshilfen entwickelt, die die tägliche Arbeit
in den Kirchengemeinden unterstützen sollen, sei es im Pfarrsekretariat, bei den Kita-Leitungen, Kirchenvorständen oder
den Verwaltungsleitungen. Damit die verschiedenen Akteure auch einen Zugang zu den Abläufen sowie Arbeitsmitteln
erhalten, soll ihnen zukünftig ein sogenanntes Kirchengemeindeportal zur Verfügung stehen.
Ein solches Portals wird derzeit durch das Generalvikariat in einem Projekt außerhalb des Projekts „Neue Wege“ entwickelt. Um den Kirchengemeinden auch kurzfristig den Zugang zu den Dokumenten der Verfahren zu gewährleisten, wird
an einer Zwischenlösung gearbeitet, die auf den heutigen technischen Systemen basiert.
Zu 5.
Wie wird sich der Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung ändern?
Eine Arbeitsgruppe widmet sich der Neukonzeption des Prozesses zur Eingangsrechnungsbearbeitung. Die Bearbeitung
der Eingangsrechnungen – angefangen bei der Prüfung der Eingangsrechnungen, Zahlungsfreigabe in den Kirchengemeinden über die Verarbeitung bis hin zur Zahlungsausführung durch die Rendantur – wird beschrieben, und es werden
Hilfsmittel zur schnellen und besseren Verarbeitung entwickelt. Ziel ist es unter anderem, die Durchlaufzeit der Rechnungen deutlich zu verkürzen, um sicherzustellen, dass grundsätzlich Skontofristen eingehalten werden und diese teilweise
nennenswerten Erträge den Kirchengemeinden auch voll zugutekommen. Mittelfristig soll die Nutzung weiterer technischer Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsbearbeitung vorbereitet werden.
Zuletzt aktualisiert: 1. September 2015
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