Swen Tintelott im Interview: „Das PVS deckt alle Funktionalitäten ab“

Deutsche Zoll- und Finanzgewerkschaft
Swen Tintelott im Interview: „Das PVS deckt alle Funktionalitäten ab“
Mit dem laufenden Großprojekt „Einheitliches Personalverwaltungssystem in der Bundesfinanzverwaltung“ (PVS) wird erstmals ein einheitliches System für die Personalverwaltung
und -abrechnung entwickelt und eingeführt. Dieser Umstellungsprozess ist nicht frei von
Übergangsschwierigkeiten, die der BDZ in einem Interview für die im April 2016 erscheinende
Ausgabe des BDZ magazins mit Swen Tintelott thematisiert, dem neuen Leiter des Kompetenzzentrums für Personalverwaltung und Systemsteuerung (K-PVS) im Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV). Wir sprachen mit ihm über den aktuellen
Sachstand des ambitionierten Projekts, aber auch über die von den Beschäftigten beklagten
Probleme und Störungen sowie über sich abzeichnende Lösungsmöglichkeiten.
BDZ: Herr Tintelott, das Einführungsprojekt „Einheitliches Personalverwaltungssystem in der Bundesfinanzverwaltung“ (PVS) wird gerade abgeschlossen und übergibt die Betriebsführung an das K-PVS. Woran denken Sie dabei
zuerst?
Sven Tintelott, Leiter des K-PVS
und Christof Stechmann, Bundes-
Tintelott: Wir sind gut vorbereitet. Im Kompetenzzentrum sind wir für den
Betrieb und die Weiterentwicklung von PVS zuständig und wir betreuen die
Nutzerinnen und Nutzer. Dafür stehen Strukturen und Prozesse bereit. Ganz
wichtig ist auch der Ersatz der Kompetenzen des bisherigen Generalunterneh-
geschäftsführer v.l.
mers, der sämtliche Aktivitäten im System vorgenommen hat. Dafür haben wir gemeinsam mit unserem
Partner ITZBund Vorsorge getroffen und sowohl eigene als auch externe Kompetenzen aufgebaut. Wegen
der vertragsmäßig vorgegebenen strikten Arbeitsteilung mit dem Unternehmen konnten wir aber in einigen
Bereich noch wenig praktische Erfahrungen sammeln. Das K-PVS ist jetzt komplett im BADV angesiedelt und
erhält eine moderne Organisationsstruktur.
BDZ: Trauen Sie sich eine einfache Beschreibung von PVS zu?
Tintelott: Aber ja. PVS ist das „Einheitliche Personalverwaltungssystem in der Bundesfinanzverwaltung“. Es
deckt alle Funktionalitäten ab, die bei einem Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung notwendig werden
können. Das reicht von der Personalgewinnung über sämtliche Aspekte der Personalverwaltung (zum Beispiel
Versetzung, Beurteilung), die Aus- und Fortbildung, den Arbeits- und Gesundheitsschutz bis hin zur Abrechnung und Zahlbarmachung von Bezügen und Entgelten. Das Ganze funktioniert mit einem einzigen Stammdatensatz für einen Beschäftigten, der für alle Aufgaben verwendet wird. Es gibt zwei Arten von Systemnutzung.
Zum einen die Beschäftigten aus der Personalverwaltung und der Bezügefestsetzung, zum anderen Beschäftigte und Vorgesetzte über das PVS-Portal. Übrigens wird PVS nicht nur in der Bundesfinanzverwaltung eingesetzt: Mit dem Auswärtigen Amt betreuen wir einen kompletten Ressortbereich. In der Bezügeabrechnung
decken wir bereits den gesamten Bundesbereich ab, nur der Verteidigungsbereich läuft außerhalb.
BDZ: Das hört sich gut an. Warum gibt es überhaupt Kritik?
Tintelott: Dafür gibt es mehrere Gründe. PVS hat im Vergleich mit anderen Personalverwaltungssystemen
den mit Abstand höchsten Integrationsgrad, beinhaltet also die meisten Bereiche der Personalverwaltung.
Damit wird das Verfahren sehr komplex. Wir spüren das zum Beispiel bei den Abhängigkeiten zwischen den
Eingaben der Personalverwaltung sowie der Festsetzung und Abrechnung von Bezügen. Die Beschäftigten in
der Personalverwaltung müssen bei ihrer Arbeit immer auch für den Bezügebereich mitdenken. Das ist neu.
BDZ Deutsche Zoll- und Finanzgewerkschaft Friedrichstr. 169 10117 Berlin, v.i.S.d.P.: Dieter Dewes, Bundesvorsitzender
Es gibt aber auch andere Gründe. Wir stehen in der Betriebsführung noch am Anfang. Mit dem Jahreswechsel
2015/2016 ist erst die letzte große Komponente (Tarifentgelte) erfolgreich produktiv gegangen. Der Anschluss
der Dienststellen an die Zeitwirtschaft zieht sich noch weit ins Jahr hinein. Wir müssen uns jetzt aus der Projektphase lösen.
BDZ: Hätte man besser erst einmal kleiner starten sollen?
Tintelott: Unser PVS ist gerade intensiv auf seine Leistungsfähigkeit hin untersucht worden. Im Rahmen des
Projekts PVS-Bund wurden die großen Personalverwaltungssysteme des Bundes miteinander verglichen. Auf
das Ergebnis können wir stolz sein. Insbesondere wegen des breiten Leistungsspektrums und der modernsten Systemarchitektur auf SAP-Basis ist PVS Referenzsystem im Bund geworden. Das bestätigt den eingeschlagenen Weg.
BDZ: Was sagen Sie den PVS-Nutzern, die den Weg zur Meldung von Problemen und Störungen kritisieren?
Tintelott: Sie sprechen das Ticketsystem an. Beklagt werden verzögerte Bearbeitung, unzureichende Antworten und Lösungen, das Fehlen einer telefonischen Erreichbarkeit und anderes mehr. Uns ist klar, dass wir hier
besser werden müssen. Daran arbeiten wir auch intensiv. Der wichtigste Schlüssel zur Verbesserung sind die
im Support eingesetzten Ressourcen. In diesem Bereich stocken wir laufend auf. Gleichzeitig fallen nach und
nach die Personalbindungen aus der Projektphase weg. Wir beobachten auch, dass das Ticketaufkommen bei
der Einführung neuer Bereiche erst einmal stark ansteigt und dann wieder abfällt. Da wir mit der Einführung
durch sind, sollte es da eine Entlastung geben. Klar ist aber auch: Ohne das Ticketsystem geht es nicht. Wir
haben rund 48.000 Portalnutzerinnen und -nutzer sowie 4.000 Nutzerinnen und Nutzer in der Personalverwaltung und der Bezügefestsetzung. Monatlich gehen 1.500 bis 2.000 neue Tickets ein, die glücklicherweise nicht
immer komplexe Probleme enthalten und mitunter schnell gelöst werden. Für diese Masse brauchen wir eine
klare Struktur und eine eindeutige Zuordnung. Außerdem unterstützt das Ticketsystem die Erfassung wichtiger
Merkmale bei der Beschreibung des Fehlers und trägt so zu einer schnelleren Lösung bei.
BDZ: Wir finden den Wunsch nach einer Hotline nachvollziehbar.
Tintelott: Ich auch. Jeder hat da aus seinem Alltag Beispiele, die diesen Bedarf belegen. Wir arbeiten an
einer Lösung. Klar ist, dass die im Support eingesetzten Kräfte nicht auch noch eine Hotline bedienen können.
Das würde zu einer Verlängerung der Bearbeitungszeiten führen. Das möchte niemand. Eine breite Lösung ist
daher schlicht von zusätzlichen Ressourcen abhängig. In einem ersten Schritt soll unser Beschwerdemanagement telefonisch erreichbar sein. Wenn nichts dazwischen kommt, schaffen wir das im Sommer.
BDZ: PVS hat einen anspruchsvollen Passwortschutz. Das stört viele Anwenderinnen und Anwender.
Tintelott: Das stimmt. Bedenken Sie bitte, welche - teilweise sehr sensiblen - Daten über jeden einzelnen
Beschäftigten im System sind. Das geht bis hin zu Informationen über Disziplinarverfahren. Deshalb konnten
und wollten wir - auch im Interesse der Beschäftigten - bei den Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit keine Abstriche machen.
BDZ: Welche Herausforderungen sehen Sie in der nächsten Zeit?
Tintelott: Wir wollen jetzt ganz schnell in den Regelbetrieb kommen. Dazu haben wir im K-PVS eine sehr
leistungsstarke und kompetente Mannschaft zusammengestellt. Wichtig ist auch ein enger Austausch mit den
Kunden und Nutzern. Dazu werden wir regelmäßig „Key-User“-Treffen zu allen Anwendungsbereichen durchführen und dabei die positiven Erfahrungen der ersten Treffen nutzen. Ebenso wichtig wird der Kundenbeirat,
in dem wir notwendige Systemveränderungen erörtern. Auch werden wir mit neuen Kunden sprechen. Es gibt
interessante Optionen. Darüber freuen wir uns natürlich.
BDZ Deutsche Zoll- und Finanzgewerkschaft Friedrichstr. 169 10117 Berlin, v.i.S.d.P.: Dieter Dewes, Bundesvorsitzender

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