Archivieren mit dem Online Archiv

OU.013, Version 1.1 – 27.07.2015
Kurzanleitung
Outlook 2010
Archivierung mit dem Online Archiv
Damit Ihr Postfach von älteren Elementen entlastet wird, Sie aber trotzdem bequem von
Outlook aus auf diese zugreifen können, wurde in der kantonalen Verwaltung das sogenannte Online Archiv eingeführt. Das Online Archiv enthält alle E-Mail-Nachrichten Ihres
Postfachs, welche älter als 365 Tage sind. Diese werden mittels einer ArchivierungsRichtlinie automatisch von Ihrem Postfach ins Online Archiv verschoben. Nicht archiviert
werden Kalender, Aufgaben und Kontakte.
Im Online Archiv stehen jedem Benutzer und jeder Benutzerin 10 GB Speicherplatz zur
Verfügung.
Sobald das Online Archiv eingerichtet ist, erscheint es im Navigationsbereich unter dem
Namen "Archiv - Postfach-Name".
Das Online Archiv ist auch in Outlook Web Access (OWA) unter dem Namen "Personal
Archive - Postfach-Name" verfügbar.
Die Struktur des Online Archivs entspricht der Struktur Ihres Postfachs. Die Elemente im
Online Archiv sind also in den gleichen Ordnern zu finden wie im Postfach. Sie können
wie alle anderen Elemente eingesehen, kopiert, verschoben oder gelöscht werden. Es ist
auch möglich, Elemente aus Ihren Outlook-Ordnern manuell ins Online Archiv zu verschieben.
Nach der Einrichtung des Online Archivs funktioniert die bisherige Archivierung von Outlook-Elementen nicht mehr. Zwar bleiben die eingerichteten Archive erhalten, es werden
jedoch keine weiteren Elemente mehr hinzugefügt. Bestehende Archive lassen sich jederzeit ins Online Archiv überführen (siehe Seite 3).
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Outlook 2010, Archivierung mit dem Online Archiv – 2
Archivierungs- und Lösch-Richtlinien
Standardmässig werden Elemente Ihres Postfachs, die älter als 365 Tage sind, mit einer
Archivierungs-Richtlinie in das Online Archiv verschoben. Dies gilt nicht für den Ordner
Junk E-Mail. Der Inhalt dieses Ordners wird jeweils nach 14 Tagen gelöscht und nicht in
das Online Archiv verschoben. Die Ordner Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen
werden nicht archiviert.
Sie können die standardmässige Aufbewahrungszeit auf Wunsch verkürzen. Sie lässt sich
für jeden Ordner individuell einrichten. Es stehen Ihnen die Zeiträume 1 Woche, 30 Tage
und 6 Monate zur Verfügung.
> Klicken Sie im Navigationsbereich auf den gewünschten Ordner und anschliessend auf
das Symbol Richtlinie zuweisen in der Gruppe Kategorien des Registers Start.
> Wählen Sie unter Archivrichtlinie den gewünschten Zeitpunkt für die automatische
Archivierung aus.
Elemente lassen sich nicht nur automatisch archivieren, sondern auch automatisch
löschen. Wählen Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie den gewünschten Zeitpunkt für
die automatische Löschung aus.
> Werden keine Zeiträume angezeigt, wählen Sie den Befehl Ordnerrichtlinie festlegen
und wechseln im Fenster Ordner: Eigenschaften ins Register Richtlinie.
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Outlook 2010, Archivierung mit dem Online Archiv – 3
· Bestimmen Sie im Feld Ordnerrichtlinie die Zeit, nach welcher die Elemente des
entsprechenden Ordners definitiv und unwiederbringlich gelöscht werden sollen. So
lassen sich Ordner automatisch und regelmässig aufräumen.
· Wählen Sie im Bereich Onlinearchiv im Feld Elemente ins Archiv verschieben,
wenn sie älter sind als einen Zeitraum, nach welcher die Elemente des betreffenden Ordners in das Online Archiv verschoben werden.
In beiden Fällen stehen Ihnen auch hier die Zeiträume 1 Woche, 1 Monat und
6 Monate zur Verfügung.
Richtlinien lassen sich auch auf der Ebene des Postfachs definieren. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf Ihr Postfach und wählen Sie hier den Befehl Datendateieigenschaften.
Die Einstellungen vererben sich auf alle darunter befindlichen Ordner, das heisst, sie gelten für sämtliche Unterordner des betreffenden Ordners.
Bestehende Archive und PST-Dateien ins Online Archiv übertragen
Sollten Sie in Outlook Archive oder andere PST-Dateien angelegt haben, können Sie
diese auf einfache Weise in das Online Archiv übernehmen. Dabei stehen Ihnen zwei
Möglichkeiten zur Verfügung:
a) Elemente aus Archiv- oder PST-Datei verschieben
> Ziehen Sie die gewünschten Ordner und Elemente aus der Archiv- oder PST-Datei
mit der Maus ins Online Archiv.
> Nachdem Sie die Elemente verschoben haben, schliessen Sie die leere Archivoder PST-Datei mit der rechten Maustaste und dem Befehl "Name" – schließen.
> Beenden Sie Outlook und starten Sie es neu.
> Löschen Sie die Archiv- oder PST-Datei im Windows-Explorer mit den Tasten
SHIFT + DELETE.
Den Speicherort von Archiv- und PST-Dateien finden Sie in Outlook über Datei >
Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen im Register Dateiendateien mit dem
Befehl Dateispeicherort öffnen.
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b) Elemente aus Archiv- oder PST-Datei importieren
Beim Importieren ins Online Archiv werden die betreffenden Elemente kopiert.
> Schliessen Sie die betreffende Archiv- oder PST-Datei in Outlook mit der rechten
Maustaste und dem Befehl "Name" – schließen.
> Beenden Sie danach Outlook und starten Sie es neu. Stellen Sie sicher, dass die
Archiv-oder PST-Datei nicht mehr sichtbar ist.
> Wechseln Sie ins Online Archiv.
> Starten Sie den Import/Export-Assistenten über Datei > Öffnen > Importieren.
> Im ersten Schritt des Import/Export-Assistenten wählen Sie den Punkt Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und im zweiten Schritt die OutlookDatendatei (.pst).
> Geben Sie im dritten Schritt den Namen und den Speicherort der Archiv-oder PSTDatei an und achten Sie darauf, dass als Import-Ziel das Online Archiv gewählt ist.
Andernfalls landen die Elemente in Ihrem Postfach und überfüllen dieses.
> Mit Fertig stellen werden die Elemente der Archiv-oder PST-Datei in das Online
Archiv kopiert. Die Archiv- oder PST-Datei wird beim Import nicht verändert, alle
Daten bleiben unverändert erhalten.
> Nachdem die Import-Funktion erfolgreich abgeschlossen ist, löschen Sie die betreffende Archiv- oder PST-Datei oder lagern sie auf eine CD, DVD oder einen
externen Datenträger aus, sonst sind die Daten doppelt vorhanden.
Online Archiv mit Gruppenpostfächern
Ein Online Archiv kann auch für ein Gruppenpostfach erstellt werden. Der Vorteil gegenüber einer PST-Datei liegt darin, dass ein solches Online Archiv durch mehrere Benutzer
gleichzeitig genutzt und gepflegt werden kann. Ein gemeinsamer Zugriff auf eine PSTDatei ist dagegen nicht möglich.
Ein Online Archiv für ein Gruppenpostfach können Sie bei Ihrem IT-Dienst anfordern.
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