OU.013, Version 1.1 – 27.07.2015 Kurzanleitung Outlook 2010 Archivierung mit dem Online Archiv Damit Ihr Postfach von älteren Elementen entlastet wird, Sie aber trotzdem bequem von Outlook aus auf diese zugreifen können, wurde in der kantonalen Verwaltung das sogenannte Online Archiv eingeführt. Das Online Archiv enthält alle E-Mail-Nachrichten Ihres Postfachs, welche älter als 365 Tage sind. Diese werden mittels einer ArchivierungsRichtlinie automatisch von Ihrem Postfach ins Online Archiv verschoben. Nicht archiviert werden Kalender, Aufgaben und Kontakte. Im Online Archiv stehen jedem Benutzer und jeder Benutzerin 10 GB Speicherplatz zur Verfügung. Sobald das Online Archiv eingerichtet ist, erscheint es im Navigationsbereich unter dem Namen "Archiv - Postfach-Name". Das Online Archiv ist auch in Outlook Web Access (OWA) unter dem Namen "Personal Archive - Postfach-Name" verfügbar. Die Struktur des Online Archivs entspricht der Struktur Ihres Postfachs. Die Elemente im Online Archiv sind also in den gleichen Ordnern zu finden wie im Postfach. Sie können wie alle anderen Elemente eingesehen, kopiert, verschoben oder gelöscht werden. Es ist auch möglich, Elemente aus Ihren Outlook-Ordnern manuell ins Online Archiv zu verschieben. Nach der Einrichtung des Online Archivs funktioniert die bisherige Archivierung von Outlook-Elementen nicht mehr. Zwar bleiben die eingerichteten Archive erhalten, es werden jedoch keine weiteren Elemente mehr hinzugefügt. Bestehende Archive lassen sich jederzeit ins Online Archiv überführen (siehe Seite 3). © Informatik Aargau – www.ag.ch/personalentwicklung Outlook 2010, Archivierung mit dem Online Archiv – 2 Archivierungs- und Lösch-Richtlinien Standardmässig werden Elemente Ihres Postfachs, die älter als 365 Tage sind, mit einer Archivierungs-Richtlinie in das Online Archiv verschoben. Dies gilt nicht für den Ordner Junk E-Mail. Der Inhalt dieses Ordners wird jeweils nach 14 Tagen gelöscht und nicht in das Online Archiv verschoben. Die Ordner Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen werden nicht archiviert. Sie können die standardmässige Aufbewahrungszeit auf Wunsch verkürzen. Sie lässt sich für jeden Ordner individuell einrichten. Es stehen Ihnen die Zeiträume 1 Woche, 30 Tage und 6 Monate zur Verfügung. > Klicken Sie im Navigationsbereich auf den gewünschten Ordner und anschliessend auf das Symbol Richtlinie zuweisen in der Gruppe Kategorien des Registers Start. > Wählen Sie unter Archivrichtlinie den gewünschten Zeitpunkt für die automatische Archivierung aus. Elemente lassen sich nicht nur automatisch archivieren, sondern auch automatisch löschen. Wählen Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie den gewünschten Zeitpunkt für die automatische Löschung aus. > Werden keine Zeiträume angezeigt, wählen Sie den Befehl Ordnerrichtlinie festlegen und wechseln im Fenster Ordner: Eigenschaften ins Register Richtlinie. © Informatik Aargau – www.ag.ch/personalentwicklung Outlook 2010, Archivierung mit dem Online Archiv – 3 · Bestimmen Sie im Feld Ordnerrichtlinie die Zeit, nach welcher die Elemente des entsprechenden Ordners definitiv und unwiederbringlich gelöscht werden sollen. So lassen sich Ordner automatisch und regelmässig aufräumen. · Wählen Sie im Bereich Onlinearchiv im Feld Elemente ins Archiv verschieben, wenn sie älter sind als einen Zeitraum, nach welcher die Elemente des betreffenden Ordners in das Online Archiv verschoben werden. In beiden Fällen stehen Ihnen auch hier die Zeiträume 1 Woche, 1 Monat und 6 Monate zur Verfügung. Richtlinien lassen sich auch auf der Ebene des Postfachs definieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und wählen Sie hier den Befehl Datendateieigenschaften. Die Einstellungen vererben sich auf alle darunter befindlichen Ordner, das heisst, sie gelten für sämtliche Unterordner des betreffenden Ordners. Bestehende Archive und PST-Dateien ins Online Archiv übertragen Sollten Sie in Outlook Archive oder andere PST-Dateien angelegt haben, können Sie diese auf einfache Weise in das Online Archiv übernehmen. Dabei stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: a) Elemente aus Archiv- oder PST-Datei verschieben > Ziehen Sie die gewünschten Ordner und Elemente aus der Archiv- oder PST-Datei mit der Maus ins Online Archiv. > Nachdem Sie die Elemente verschoben haben, schliessen Sie die leere Archivoder PST-Datei mit der rechten Maustaste und dem Befehl "Name" – schließen. > Beenden Sie Outlook und starten Sie es neu. > Löschen Sie die Archiv- oder PST-Datei im Windows-Explorer mit den Tasten SHIFT + DELETE. Den Speicherort von Archiv- und PST-Dateien finden Sie in Outlook über Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen im Register Dateiendateien mit dem Befehl Dateispeicherort öffnen. © Informatik Aargau – www.ag.ch/personalentwicklung Outlook 2010, Archivierung mit dem Online Archiv – 4 b) Elemente aus Archiv- oder PST-Datei importieren Beim Importieren ins Online Archiv werden die betreffenden Elemente kopiert. > Schliessen Sie die betreffende Archiv- oder PST-Datei in Outlook mit der rechten Maustaste und dem Befehl "Name" – schließen. > Beenden Sie danach Outlook und starten Sie es neu. Stellen Sie sicher, dass die Archiv-oder PST-Datei nicht mehr sichtbar ist. > Wechseln Sie ins Online Archiv. > Starten Sie den Import/Export-Assistenten über Datei > Öffnen > Importieren. > Im ersten Schritt des Import/Export-Assistenten wählen Sie den Punkt Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und im zweiten Schritt die OutlookDatendatei (.pst). > Geben Sie im dritten Schritt den Namen und den Speicherort der Archiv-oder PSTDatei an und achten Sie darauf, dass als Import-Ziel das Online Archiv gewählt ist. Andernfalls landen die Elemente in Ihrem Postfach und überfüllen dieses. > Mit Fertig stellen werden die Elemente der Archiv-oder PST-Datei in das Online Archiv kopiert. Die Archiv- oder PST-Datei wird beim Import nicht verändert, alle Daten bleiben unverändert erhalten. > Nachdem die Import-Funktion erfolgreich abgeschlossen ist, löschen Sie die betreffende Archiv- oder PST-Datei oder lagern sie auf eine CD, DVD oder einen externen Datenträger aus, sonst sind die Daten doppelt vorhanden. Online Archiv mit Gruppenpostfächern Ein Online Archiv kann auch für ein Gruppenpostfach erstellt werden. Der Vorteil gegenüber einer PST-Datei liegt darin, dass ein solches Online Archiv durch mehrere Benutzer gleichzeitig genutzt und gepflegt werden kann. Ein gemeinsamer Zugriff auf eine PSTDatei ist dagegen nicht möglich. Ein Online Archiv für ein Gruppenpostfach können Sie bei Ihrem IT-Dienst anfordern. © Informatik Aargau – www.ag.ch/personalentwicklung
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