Ausgabe 23 ARCHIV AKTIV23 Download ArchivAktiv 23 Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente des St. Marien-Krankenhauses Siegen ausgezeichnet VKD beurkundet DMI als nachhaltigen Partner für Informations- und Medizintechnik Editorial Nur wer die kritische Prüfung laut einem umfassenden Kriterienkatalog besteht, erhält diese begehrte Urkunde des Verbandes der Krankenhausdirektoren Deutschlands e.V. (VKD): Ein Gremium der Brancheninitiative Entscheiderfabrik analysiert im Auftrag des VKD Produkt entwicklung, Service und Vertrieb des Dienstleisters für IT bzw. Medizintechnik, begutachtet die Handhabung im Alltag und entscheidet nach intensiven Gesprächen mit Vertretern der Management-Ebene im Krankenhaus, ob die Lösung den Erwartungen und Anforderungen entspricht. Erfolgreich hat DMI – mit dem Projektpartner CompuGroup Medical (CGM), dem Anbieter des eingesetzten Krankenhausinformationssystems (KIS) – diese Prüfung beim Kunden St. Marien-Krankenhaus Siegen abgeschlossen. Nach der Sitzung der Prüfungskommission: Gabriele Kirchner, Geschäftsführerin des Verbandes der Krankenhausdirektoren Deutschlands e.V. (VKD), und Dr. Pierre-Michael Meier (rechts), ENTSCHEIDERFABRIK, bestätigen mit Überreichung der Urkunde in Gold an Geschäftsführer Christoph Schmelter DMI als „nachhaltiger Krankenhauspartner hinsichtlich Informations-/ Medizintechnik (IMT)“. Die offizielle Verleihung der Urkunde an DMI findet auf der Medica statt: LiveView-Stand der Entscheiderfabrik, Halle 15, 17.11., „Meet IT“ ab 17.30 Uhr Grundlage für die Beurkundung als „nachhaltig partnerschaftlich handelndes IMT-Unternehmen“ ist die Lösung der externen revisionssicheren Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente aus dem KIS CGM CLINICA sowie die Anzeige im Viewer des Archiv-Verwaltungsprogramms (AVP) vor Ort. Die Zusammenführung originär elektronischer mit ursprünglich papierbasierten, digitalisierten Dokumenten durch DMI ermöglicht vollständige Akten ohne Medienbrüche. Sie bilden die Voraussetzung für die Optimierung klinischer und administrativer informationsbasierter Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für das Erlösmanagement. Überzeugt hat die Lösung durch ihren hohen Grad an Praxistauglichkeit und an Nutzen für das Krankenhaus sowie durch die gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen dem KIS-Anbieter und DMI. Dies, so urteilten die Prüfer, bietet eine gesunde Basis für eine dynamische und nachhaltige Zusammenarbeit zwischen Anbietern und Kunden. „AVP ist bei uns seit 2004 in Betrieb, seit 2015 nutzen wir die neue Lösung eDPaaS zur Archivierung elektronischer Dokumente“, beschrieb Wolfgang Ax, Projektverantwortlicher im St. Marien-Krankenhaus, die Lösung. „Die relevanten Komponenten des Systems bestehen aus der HL7-/ MDM-basierten Übertragung elektronischer Dokumente – auf Basis von ca. 300 Dokumenttypen – aus dem KIS an den Konnektor, die Archivierung in eDPaaS und die Rückübermittlung des Status der langzeitarchivierten Daten an das AVP. So lassen sich die Daten dann im Krankenhaus wieder anzeigen. Der Zugriff auf die Daten aus dem AVP über das KIS CLINICA erfolgt problemlos durch einen Kontextaufruf. Unsere Arbeitsgruppe hat das Register optimiert und die Dokumenttypen festgelegt; es gibt ein fallbezogenes Register sowie einen Barcode auch für jedes originär elektronische Dokument. – Rund 800 administrative und klinische Anwender arbeiten jetzt mit diesem System. Die elektronischen Dokumente werden nach Archivstellung im KIS gelöscht.“ Der Kriterienkatalog entspricht den Erwartungen des Projektverantwortlichen. „Lohnt es sich, dieses Projekt durchzuführen? Die Ergebnisse sprechen klar dafür. – Nachhaltigkeit bedeutet in Siegen beispielsweise Einsparungen an Speicher und Ressourcen, insbesondere Datenbanken, durch das Eliminieren redundanter Datenhaltung. Die Performanz des KIS ist gestiegen. Wir ersparen uns das Betreuen der gesetzlichen Vorgaben der revisionssicheren Archivierung – das ist ein großer Benefit. Beurkundungen mit Prozessbeschreibung geben uns als Kunden Sicherheit.“ „Unsere Rolle als DMI Partner im Kontext dieser Beurkundung ist unterstützend. Das Projekt belegt, dass wir als KIS-Anbieter elektronische Dokumente an ein Subsystem übergeben können; die Verlinkung mit dem Archivsystem ermöglicht den Aufruf originär elektronischer und digitalisierter Dokumente; die Entfernung der Originaldokumente entlastet die Systeme des Kunden“, so Dirk Albers, CGM. „Die Nähe zu Standards ist uns sehr wichtig; wir nutzen insbesondere HL7 beim Transferieren und Empfangen von Daten“. „Die enge technische Abstimmung mit dem KISAnbieter CGM war für uns neu; eDPaaS wiederum ist eine bewährte Lösung mit mehreren produktiven Projekten. Eine Herausforderung in Siegen war für uns der Empfang von OpenOfficeDokumenten mit Konvertierung nach pdf/a über eine Zusatzsoftware im Konnektor“, erläuterte Hannes Zehrer, Projektleiter DMI. „Diese Beurkundung ist weniger technisch als unsere Zertifizierungen – sie legt den Schwerpunkt auf die Beziehung zwischen Anbietern und Kunden. Anbieter erhalten eine externe Bewertung der eigenen Ansätze, auch aus Sicht des Projektleiters auf Kundenseite. Eine intensive Beziehung zu Kunden kann auch Einfluss auf unsere Produktentwicklung nehmen.“ „Der Katalog an Prüfkriterien für dieses Zertifikat umfasst 13 Hauptkriterien mit weitergehenden Fragen zu Erschwinglichkeit, Funktionsumfang, Zuverlässigkeit und Interoperabilität“, sagte Dr. Carl Dujat vom Beratungsunternehmen promedtheus. „Nicht die Detailtiefe zählt, sondern der Gesamtblick: Ist die Erwartungshaltung technisch/prozessual erfüllt? Diese Frage ist von zentraler Bedeutung. Die Antwort ergibt sich aus dem persönlichen Dialog von Berater, Prüfer, Krankenhaus und Anbieter. Diese Klammer gibt Vergleichbarkeit innerhalb der Entscheiderfabrik. „Wir haben auch das System live begutachtet: Die technischen Anforderungen hinsichtlich der Kommunikation von KIS und Archiv vor dem Hintergrund klinischer Anforderungen sind erfüllt.“ Dr. Dujat weiter zur Beurkundung: „Diese vom VKD institutionalisierte Empfehlung eines Auftraggebers hat einen wichtigen ReferenzMarketing-Effekt. Sie kommt insbesondere für erprobte, dennoch innovative Lösungen infrage. Die Patienten haben indirekte Vorteile: Sie erhalten Sicherheit im Kontext von Datenschutz, ITSicherheit und Revisionssicherheit; auch die Zurverfügungstellung in der Behandlungskette und für Patienten spielt eine wichtige Rolle.“ „Diese Beurkundung belegt auch Interoperabilität und Anbieterneutralität. Kunden-Krankenhäuser sichern sich Datenhoheit bei eventuellem KISWechsel sowie Prozessvorteile für Verwaltung und Abrechnung“, so Jörg Redmann, Sanovis. „DMI hat sich hier als fairer Anbieter mit Unabhängigkeit etabliert. Fortsetzung auf Seite 4 Bewährt und innovativ – wer als ITDienstleister im anspruchsvollen Gesundheitsmarkt bestehen will, muss zum einen Vertrauen durch Kontinuität schaffen und zum anderen die Technologietrends erkennen und umsetzen, die tatsächlichen Nutzen für Kunden bringen. Seit fast 50 Jahren beschreibt dies das Bestreben von DMI. Dabei nimmt die Geschwindigkeit der Veränderungen zu: In den letzten Jahren hat sich die Durchsetzung digitaler Technologien im Bereich der Krankenhäuser stark beschleunigt. Leistungserbringer erkennen zunehmend die Vorteile digitaler Ansätze zur Optimierung ihrer Prozesse. Auch auf dem Gebiet der Patientenakten ist dieser Trend inzwischen deutlich; hierzu hat nicht zuletzt die Fristverkürzung bei MDK-Prüffällen beigetragen, die Krankenhäuser mit konventionell erstellten und archivierten Unterlagen kaum meistern können. Wie schafft man in dieser schnelllebigen digitalen Welt Vertrauen? Durch eine partnerschaftliche Beziehung, durch zukunftssichere zertifizierte Ansätze sowie durch Prozessverständnis und Beratungskompetenz bei den Mitarbeitern. Ich lade Sie ein, uns auf diesem Weg in dieser Ausgabe von ArchivAktiv zu folgen: Kunden, Partner und Fachleute von DMI nehmen Stellung zu Zertifizierungen unserer Technik und Methoden – etwa laut TR-RESISCAN – sowie unserer nachhaltigen partnerschaftlichen Kundenbeziehung – laut VKD und Entscheiderfabrik. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf aktuellen praxisnahen Projekten unserer anwendungsnahen Forschung, insbesondere mit dem Ziel vollzähliger und vollständiger Akten ohne Medienbrüche. Wir übernehmen Verantwortung für Ihre Archivierung. Ihr Christoph Schmelter 02 | ArchivAktiv 23 Perspektivisch papierarm Das Robert-Bosch-Krankenhaus (RBK) in Stuttgart geht auf eine private Initiative Robert Bosch d. Ä. zurück. Seit Januar 2006 gehören die Gerlinger Klinik Schillerhöhe und die Stuttgarter Frauenklinik Charlottenhaus zum Stiftungskrankenhaus. An drei Standorten mit 1.028 Betten nimmt das RBK zentrale medizinische Versorgungaufgaben auf hohem Niveau wahr: Jährlich werden hier über 42.000 Patienten aus Stuttgart und der Region stationär behandelt. Eine neue Archivierungslösung unterstützt die Prozesse. „Im Jahr 2004 hatten wir unsere Akten auf Digitalisierung und digitale Archivierung umgestellt“, erinnert sich Günter Kupke, Mitarbeiter Sonderbereich der Geschäftsführung. „Im Kontext der MDK-Prüfanfragen stieg jedoch stetig der Optimierungsdruck: Kürzere Aktenlaufzeiten, höhere Qualität und rasche Verfügbarkeit der Digitalisate wurden notwendig.“ Mit dem Ziel, diesen steigenden Anforderungen gerecht zu werden, suchte man 2013 nach einer geeigneten Softwarelösung für das Archiv sowie nach einem anderen Digitalisierungsdienstleister. „Auch die verbesserte Einbindung in die Applikationslandschaft war uns wichtig“, betont IT-Leiter Walid Sbaih. Führende Systeme im RBK sind ISH und GAP IT. Das Krankenhaus analysierte den Markt und verhandelte im März 2013 eine neue Konstellation mit Siemens (heute Cerner) und DMI. Als Referenzhaus besuchte man das Klinikum Hanau. „Mit Siemens hatten wir bereits lange in der Medizintechnik zusammengearbeitet; auch durch das sehr gute Angebot fiel die Entscheidung für Soarian Health Archive [SHA] und Digitalisierungs- und Beratungsleistungen des SiemensPartners DMI“, so Kupke. Das Archivierungsprojekt lag in der Federführung der IT-Abteilung, die eine strategische Rolle bei Optimierungen der Kernprozesse innehat. ELEKTRONISCHE PROZESSE Eine Lösung war für elektronische Dokumentationsabläufe nötig: Wie kommuniziert ein Subsystem etwa in der Pathologie, dass ein Befund freigegeben ist und archiviert werden kann? „Die Freigabeprozesse auf Papier und die Wanderung analoger Dokumente wollten wir durch elektronische Prozesse ersetzen“, erläutert der IT-Leiter. „Die Campuslizenz für die Anbindung verschiedenster Subsysteme an das SHA ermöglichte es uns, diesen Prozess der Bereitstellung freigegebener Befunde für alle Nutzer mit Zugriffsberechtigung einzurichten, gesteuert über das KIS – unter anderem aus den Systemen für Dialyse, Radiologie und Labor.“ Die Kette der Freigaben lässt sich für jedes dieser Dokumente nachvollziehen. Aus den Worklists für die Stationen wird ein Dokument erst eliminiert, wenn sein Status auf „gelesen“ gesetzt ist; dann wird es ins Archiv verschoben. PAPIERAKTEN MANAGEN „Inzwischen sind bei uns rund 95 Prozent der Dokumentation im Kernprozess digital – darunter die Kommunikation mit den Funktionsstellen, die Anforderung der Medikation sowie die Entlassbriefe“, erläutert der IT-Leiter. Diese Unterlagen werden im SHA archiviert. Eine Ausnahme sind etwa die EKG-Werte, die noch nicht elek tronisch übernommen werden können und daher ausgedruckt werden. „Die meisten Papierdokumente kommen aber von draußen: Arztbriefe, Befunde, Medikation. Früher wanderten solche Unterlagen in der konventionellen Akte durch die beteiligten Stationen Von links: Anastasia Baron (IT-Abteilung), Dr. Martin Hämmerle (Leiter Medizincon trolling), Walid Sbaih (Leiter IT), Annette Severyns (Medizincontrolling), Bettina Müller (Leiterin Archiv); RBK Stuttgart und kamen nach Rechnungsstellung zur Digitalisierung.“ Unterlagen, die eine Unterschrift erfordern – wie etwa Behandlungsverträge –, sind für den weiteren Behandlungsverlauf nicht erforderlich und gingen daher nach der Aufnahme ins Archiv; sobald die Akte dort eintraf, musste sie mit dem Vertrag zusammengefügt werden. – Diese Zuordnung war auch für Nachläufer-Dokumente zu leisten. Die klaren Nachteile unterstreicht Sbaih: Die Unterlagen waren nicht zeit- bzw. ortsunabhängig zugreifbar, und der Logistikaufwand war enorm. Heute bzw. künftig werden externe Dokumente auf Station gescannt. Der Behandlungsvertrag wird ausgedruckt und vom Patienten unterschrieben; Mitarbeiter scannen bei der Aufnahme auch diese Verträge ein. Die gescannten Dokumente werden dem SHA hinzugefügt und dem Eintrag im KIS zugeordnet; das unterschriebene Vertragsoriginal erhält der Patient. Dies vermeidet manuellen Aufwand für Sortierung und Logistik. „Papiereinsparung, Druckkostenreduktion, Logistik und Umweltfreundlichkeit – alle diese Aspekte sind abgedeckt“, sagt Sbaih. GELUNGENE UMSETZUNG Das Ausrollen geschah in zwei Teilprojekten: Die neue Software wurde innerhalb von sechs Wochen nach Tests und Implementierung freigegeben und ging Ende November 2013 „in die Breite“; Change Management war kaum nötig. Im Hintergrund geschah die Migration des Altarchivs mit rund 2,5 Millionen Dokumenten. „Die Prozessoptimierung, das zweite Teilprojekt, beschäftigt uns seit 2014 weiter“, so Sbaih. „Dazu zählt beispielsweise, dass bislang unstrukturierte Befunde eine Struktur erhalten, damit sich Prozesseffekte erzielen lassen. Und die Unterschriftskette muss im Subsystem oder im KIS implementiert werden. Die Optimierung der Dokumenttypen und des Registers mit DMI ist noch im Gange.“ „Im Jahr 2014 haben wir einen Teil der Prozesse fixiert und mit der Software umgesetzt. Das Projektteam aus 14 Mitarbeitern der Bereiche Archiv, IT, Medizin und Pflege arbeitete eng mit den Projektpartnern zusammen. Heute läuft das System für über 42.000 stationäre Fälle an drei vernetzten Standorten“, erläutert Projektleiterin Anastasia Baron aus der IT-Abteilung. „Die Einführung geschah mit Fingerspitzengefühl; die Lösung findet heute bei den Mitarbeitern Akzeptanz.“ Der Schulungsaufwand war eher gering. Alle Stationen erhalten Scanner, und Organisationsassistenten bzw. Pflegekräfte digitalisieren dezentral. – Auch Ambulanzakten werden heute mit der Lösung archiviert, so Baron. DMI übernahm die Begleitung der Optimierung des Aktenlaufs und der informationsbasierten Prozesse – etwa hinsichtlich der Definition der Registerkategorien, der Vermeidung von Duplikaten sowie bei der Digitalisierung der verbleibenden Papierdokumente. Diese Belege werden im Archiv-Verwaltungsprogramm AVP registriert und im DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig digitalisiert. Die revisionssichere Langzeitarchivierung, aktuell noch auf Mikrofilm, wird künftig digital realisiert, sagt Sbaih. Die Papierakten werden vernichtet – mit Ausnahme der Studien akten, die bei DMI in Leisnig aufbewahrt werden. Der Aufruf der Akten in SHA geschieht aus dem KIS. „Mobil sind die KIS-Daten und die auf Station gescannten Dokumente per Visitenwagen verfügbar“, freut sich der IT-Leiter. Die Trennung des PACS mit seinen speicherintensiven Dateien und speziellen Anforderungen bleibt mittelfristig bestehen. Niedergelassene Behandler greifen über ein Zuweiserportal auf festgelegte Patienteninformationen zu, und den Studienmonitoren werden die für sie relevanten Unterlagen an einem PC zur Verfügung gestellt – in einem Postkorb, der Mandantensicherheit schafft. UNTERSTÜTZUNG FÜR DAS MEDIZINCONTROLLING „Durch die Digitalisierung auf Station stehen heute die Akten zeit- und ortsunabhängig zugriffsberechtigten Mitarbeitern für die Kodierung und Rechnungsstellung zur Verfügung – das ist essenziell für die effektive Arbeit im Erlösmanagement“, so Dr. Martin Hämmerle, Leiter Medizincontrolling. Die Abläufe im Kontext der MDK-Frist wurden von einer Arbeitsgruppe mit dem Ärztlichen Direktor, dem Kaufmännischen Direktor, der Patientenkoordination und Dr. Hämmerle erarbeitet. Das Medizincontrolling steht durch die 2015 eingeführte Vier-Wochen-Frist verstärkt unter Druck. Das AVP dient auch dazu, im Medizincontrolling zu überwachen, dass die Akten zwölf Tage nach Entlassung im Medizincontrolling eintreffen. Der Zugriff auf die Patientenunterlagen erfolgt rasch und bequem über SHA. Im Zuge der Kodierung wird die Dokumentation auf Vollständigkeit hin überprüft und mit Handzeichen ergänzt. Right Coding gilt beim RBK als Grundsatz; ein Plausibilisierungstool im KIS findet Verwendung. „Fälle mit hohem Medikationsaufwand lassen sich elektronisch hinsichtlich der Kodierung prüfen“, erläutert Annette Severyns vom Medizincontrolling. „Die wachsenden Analyseanforderungen ans Medizincontrolling sind nur durch IT-Unterstützung darstellbar“, streicht Kupke heraus. „Im Hinblick auf die Fristen und Bearbeitungszeiten waren wir sehr erfreut darüber, dass Vorschläge aktiv von DMI kamen.“ Die Akten gehen von den Stationen ans Medizincontrolling, dann zum Archiv und in den Versand an das DMI Servicezentrum in Leisnig. „Der häufige Versand auch kleinerer Mengen hilft sicherzustellen, dass die Prozessschritte nicht weit auseinanderliegen“, so Dr. Hämmerle. „Ein Kurierdienst holt bei uns täglich bis zu vier Boxen ab – Logistik mit Einzellastwagen wäre nicht sinnvoll“, so Bettina Müller, > Information Breakfast: moderne Digitalisierung und Archivierung in der Praxis Vor über 30 Gästen und Gastgebern eröffnete IT-Leiter Walid Sbaih die Veranstaltung mit einer Darstellung der Gründe für den Wechsel zur Lösung mit Cerner und DMI. Die Einbuchung der Akte in das AVP zeigte Archivleiterin Bettina Müller; durch die Verwendung der Akten im SHA führten Annette Severyns, Medizincontrolling, und Projektleiterin Anastasia Baron, IT. Für Cerner präsentierten Karl Strauß und Kai-Christian Frenking, für DMI Guido Bovekamp und Stefan MüllerMielitz. Thomas Dingler moderierte. Die Teilnehmer gaben ein durchweg positives Urteil ab. Außer auf der Vermeidung von Raumengpässen lag das Interesse zumeist auf verbesserter Kommunikation und beschleunigter Verfügbarkeit, auf der Rechtssicherheit der digitalen Langzeitarchivierung und verbesserter Auskunftsfähigkeit bei MDKPrüfungen. Leiterin Archiv. Prozentanteile für beschleunigte Lieferung digitalisierter Akten sind Teil des Auftrags an DMI. „Nur mit einem enormen Personalaufwand ließe sich die MDK-Frist ohne eine Digitalisierung bewältigen“, so Dr. Hämmerle; „und die digitale Ablieferung, Teil der neuen Prüfverfahrensvereinbarung, kann man nur mit Digitalisierung umsetzen.“ VORTEILE FÜR MEDIZINER Dr. Martin Kaufmann, Oberarzt und Facharzt für Innere Medizin, ist in der Projektgruppe aktiv und hatte auf die neue Lösung großen Einfluss; er lobt die gute Zusammenarbeit zwischen Ärzten und IT-Abteilung. „Die OCR-Funktionen in SHA ermöglichen bequem die Übernahme inhaltlicher Elemente aus den Digitalisaten in das KIS“, so der Mediziner. Durch die Digitalisierung der Papierarchive der Ambulanz, eingeführt in einem kurzen Zeitraum, sind diese Unterlagen strukturiert und leicht wiederzufinden. Alle digitalisierten Objekte werden indexiert; zur Fokussierung der Suchanfrage werden in der nächsten SHA-Version vom Anwender konfigurierbare Suchfilter integriert. „Dies ist wichtig bei sehr häufig genutzten Termini“, so Dr. Kaufmann. Das Filtern wird über Dateinamen, Dokumenttypen und Register geschehen. Der Oberarzt lobt die zuverlässige Anbindung an das KIS, die perfekt lesbare Darstellung und die gute Performanz. „Mit Einrichtung des Suchfilters wird SHA mit den digitalisierten Akten zu einem sehr alltagstauglichen Werkzeug, das unsere Prozesse deutlich unterstützt.“ IMMER WENIGER PAPIER Die Projektgruppe im RBK engagiert sich für die fortlaufende Optimierung des Aktenlaufs und der informationsbasierten Workflows unter Einbindung von Cerner und DMI. Ziel ist das papierarme Krankenhaus mit der weitestgehenden Verschlankung der Abläufe. 03 | ArchivAktiv 23 Schnelligkeit und Sicherheit für informationsbasierte Prozesse KLINIKUM MAGDEBURG NUTZT DIENSTLEISTUNGEN VON DMI Das Klinikum Magdeburg ist eine gemeinnützige GmbH mit 735 Betten in 21 Kliniken. Die Einrichtung bietet nahezu das komplette Spektrum medizinischer Versorgung für die Region. Einsparungen bei Raum und Logistik, insbesondere jedoch die Verbesserung von Prozessen sieht man bei dem Maximalversorger als große Vorteile der Digitalisierung. Bei Auslaufen des Vertrags mit einem anderen Archivierungsdienstleister führte das Klinikum Magdeburg mit Unterstützung des Beratungsunternehmens promedtheus eine Ausschreibung durch, in der als unabdingbares Kriterium die Anbindung der Digitalisierungsdienste an das führende System medico und an die Archivsoftware Soarian Health Archive (SHA) formuliert war. „Die Entscheidung fiel für das Angebot von DMI, und nach Qualitäts-Checks und Festlegungen für Farb-Scans läuft seit August 2013 die sehr gute Zusammenarbeit mit dem Anbieter“, erklärt Cornelia von Steuben, verantwortliche IT-Mitarbeiterin für den Bereich Medizinische Systeme. DIESEN WEG NEHMEN DIE AKTEN versandt, dort digitalisiert und automatisch dem entsprechenden Fall zugeordnet.“ Bereits bei Aufnahme eines Patienten wird im DMI Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP) ein Eintrag zur Akte angelegt. Nach Entlassung bereitet das Pflegepersonal die Akte auf. Sie geht zur Prüfung an den zuständigen Arzt und dann weiter zu den Medizinischen Dokumentationsassistenten für die Abrechnung auf Basis von Diagnosen und Prozeduren. Von dort werden sie ins jeweilige Kliniksekretariat und weiter ins Archiv transportiert. Dort werden die Akten in einem klinikeigenen System erfasst, das die Prüfung der Frist ab Entlassung bis zum Eintreffen VERARBEITUNG IN LEISNIG Nahtlose, sichere informationsbasierte Abläufe am Klinikum Magdeburg durch die Dienstleistungen von DMI (v. l.): Archivmitarbeiterinnen Veronika Wendt und Gudrun Januszewski sowie IT-Mitarbeiterin Cornelia von Steuben freuen sich über die erfolgreiche Zusammenarbeit. DIE GROSSE MEHRZAHL AN AKTEN WIRD DIGITALISIERT „Jährlich verarbeitet DMI für unser Haus die Akten zu rund 35.000 stationären Patienten. Hinzu kommen seit Januar 2014 etwa 18.000 Akten aus der Notfallambulanz sowie seit Sommer 2014 insgesamt bis zu 25.000 Akten aus der Fachambulanz und psychiatrischen Instituts ambulanz“, erläutert von Steuben. „Nur die Akten zu Ermächtigungssprechstunden und zu berufsgenossenschaftlichen Fällen gehen nicht zur Digitalisierung.“ Neben den gängigen Formaten umfasst die Dienstleistung unter anderem auch Sonderformate aus der Intensivmedizin, CTGStreifen und Ultraschallbilder auf Thermopapier. Im Labor und in der Pathologie setzt man bereits auf originär elektronische Dokumentation. TICKER GOING DIGITAL Digital: effektiv und sicher Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Krankenhäuser nutzen die herausragenden Prozessvorteile, die durch die Digitalisierung von Papierakten und die konsolidierte Langzeitarchivierung mit elektronischen Dokumenten entstehen. Wir stellen Ihnen eine Auswahl aktueller Dienstleistungsaufträge des letzten halben Jahres und innovative Leistungen von DMI vor: +++ Klinikum Osnabrück klassifiziert digitale Dokumente +++ DMI gewinnt Ausschreibung des Universitätsklinikums Essen mit Fortführung der Digitalisierung und digitaler Langzeitarchivierung sowie jetzt auch zur Sicherheitsarchivierung von Originalakten +++ Klinikum St. Marien in Amberg beauftragt Sicherheitsarchivierung +++ Kliniken Dr. Erler in Nürnberg digitalisieren in DMI Servicestelle mit automatisierter Belegindexierung, digitaler Langzeitarchivierung und beauftragen Upgrade Im Durchschnitt verschickt das Klinikum Magdeburg täglich etwa zwei Boxen per DHL nach Leisnig. Nach der Digitalisierung und dem Qualitäts-Check im DMI Servicezentrum werden die Unterlagen per SFTP an das Klinikum übermittelt und in SHA eingespielt. Etwa vier Wochen nach Übermittlung gehen die Papierakten in die Vernichtung; die Digitalisate werden im DMI Rechenzentrum in Leisnig revisionssicher lang- im Archiv ermöglicht. Danach versehen die Mitarbeiterinnen die Akten mit einem Barcode, der sie einem Fall im AVP zuweist, und optimieren sie für die Digitalisierung – etwa durch das Eliminieren von Duplikaten und Durchschriften. „Die Versandbereitschaft der Akten ordnen wir im AVP den Fällen und Versandboxen zu, konfektionierte Boxen erhalten einen Transfer begleitschein; DMI Leisnig wird informiert und leitet die Abholung in die Wege“, fasst Archivmitarbeiterin Gudrun Januszewski die Abläufe zusammen. „Nachläufer wie Arztbriefe und Laborbefunde sowie Befunde aus Fremdeinrichtungen versehen wir ebenfalls mit einem Barcode“, ergänzt ihre Kollegin Veronika Wendt. „Auch sie werden nach Leisnig für das Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP) mit Viewer-Neuinstallation +++ Klinikverbund Kempten-Oberallgäu in Kempten weitet Aktenverwaltung und Digitalisierung auf AmbulanzAkten aus +++ Klinikum Esslingen beauftragt für MVZ Neurologie Digitalisierung, digitale Langzeitarchivierung und Sicherheitsarchivierung +++ Zentralklinik Bad Berka erweitert AVP um MDK-Aktenmanagement mit Schnittstelle zu SAP+++ Evangelische Kliniken Gelsenkirchen nutzen automatisierte Belegindexierung +++ Caritas-Krankenhaus St. Josef in Regensburg beauftragt DMI Servicestelle, automatisierte Belegindexierung und digitale Langzeitarchivierung sowie AVP-Upgrade +++ Evangelisches Krankenhaus Bielefeld digitalisiert mit DMI +++ Diakonie-Klinikum Schwäbisch Hall digitalisiert mit automatisierter Belegindexierung in DMI Servicestelle vor Ort und beauftragt digitale Langzeitarchivierung, AVP-Upgrade mit MDKModul und eDPaaS +++ St. Marien-Hospital Hamm ordert Digitalisierung inklusive automatisierter Belegindexierung, Langzeitarchivierung sowie AVP-Upgrade inklusive Mandant für Ambulanz +++ Klinikum Chemnitz bestellt Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung für MDK-Akten +++ Medizinisches Zentrum Lahnhöhe am Mittelrhein beauftragt Sicherheitsarchivierung +++ Kreiskrankenhaus Frankenberg ordert AVP-Upgrade +++ Kliniken Albstadt beauftragen AVP-Upgrade mit Daten-Migration für die Standorte Albstadt und Balingen +++ Agnes Karll Krankenhaus in Bad Schwartau erteilt Auftrag für AVP-Upgrade +++ Siloah St. Trudpert zeitarchiviert. „Die Prozesse der Dienstleistung von DMI und die Ansprechbarkeit des Anbieters sind gut“, lobt von Steuben. BEQUEME NUTZUNG DURCH MEDIZIN CONTROLLER UND ÄRZTE Vorrangig verwenden die Medizincontroller die Digitalisate per Zugriff über medico für die Bearbeitung von MDK-Prüfanfragen. Diese Informationen unterstützen die Arbeit mit dem ins führende System integrierten MDK-Arbeitsplatz. „Wir übermitteln bestimmte Dokumenttypen, etwa Arztbriefe, in digitaler Form an den MDK Klinikum in Pforzheim vergibt Sicherheitsarchivierung +++ Evangelisches Krankenhaus Hamm beauftragt Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung sowie Akten-Sicherheitsarchivierung +++ Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz ordert Unterstützung bei der Tumordokumentation durch DMI Fachbereich Medizinische Dokumentation (FMD) +++ St. Josefs-Hospital Wiesbaden entscheidet sich für Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung sowie AVP-Mandanten für Ambulanzakten der ZNA +++ Krankenhaus Rummelsberg beauftragt DMI mit Digitalisierung in der DMI Servicestelle +++ KMG Kliniken plc / Häuser Boizenburg, Güstrow, Havelberg, Kyritz, und Pritzwalk sowie Klinikum Wittstock erteilen Auftrag für Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung +++ Universitätsspital Zürich beauftragt Unterstützung bei Tumordokumentation +++ Klinikum Darmstadt vergibt Digitalisierung, AVP und digitale Langzeitarchivierung +++ Klinikum Niederberg in Velbert beauftragt Digitalisierung inklusive automatisierter Belegindexierung sowie digitale Langzeitarchivierung inklusive eDPaaS +++ Johanniter-Krankenhaus Geesthacht beauftragt Digitalisierung, AVP und Langzeitarchivierung +++ Hessenklinik Stadtkrankenhaus Korbach digitalisiert Akten stationärer und ambulanter Patienten +++ Stiftung Hospital zum Heiligen Geist in Frankfurt/Main ordert Digitalisierung und AVP +++ Sportklinik Hellersen in Lüdenscheid setzt Digitalisierung, digitale Langzeitarchivierung und AVP ein +++ Johanniter Krankenhaus Bonn digitalisiert und Sachsen-Anhalt“, fügt von Steuben hinzu. Der MDK führt auch Begehungen durch; für diese Fälle richtet das Klinikum ein „MDK-Login“ über medico auf die jeweilige digitale Akte ein. – „Dank der Verfügbarkeit der Patientenunterlagen in digitaler Form entfällt das aufwändige manuelle Suchen und Konfektionieren für den MDK“, freut sich die IT-Mitarbeiterin. Auch Mediziner nutzen das Archiv SHA mit den Digitalisaten von DMI, insbesondere für Wiederkehrer. Die Akzeptanz für die Qualität und für die Verfügbarkeit ist sehr hoch. Die Vorteile im Vergleich zur früheren Lösung bestehen unter anderem darin, dass Suchabläufe auch fallübergreifend möglich sind, etwa bei Patienten mit unterschiedlichen Fallnummern. Die Zuordnung erfolgt über „Patientennummern“ im KIS, die auch im AVP nutzbar sind. PERSPEKTIVE: WENIGER PAPIER Das Ziel des Klinikums Magdeburg ist natürlich die originär elektronische Patientenakte. Der Wegfall von Medienbrüchen wird hierbei eine weitere Beschleunigung der Abläufe bringen. Auch erwarten das Klinikum durch den Wegfall schwer lesbarer handschriftlicher Dokumente Sicherheitsvorteile. So ist im Jahr 2015 unter anderem die Elektronisierung der Dokumentation auf der Intensivstation geplant – damit soll ein Großteil der überformatigen Dokumente wegfallen. Auch in der Fachambulanz ist mittelfristig die nativ elektronische Akte in Planung, und generell soll das Ausdrucken und Einscannen originär elektronischer Dokumente vollständig beendet werden. „Der Weg zur ePA birgt allerdings Herausforderungen und erfordert hohe Investitionen – und wird daher mehrere Jahre brauchen“, sieht die verantwortliche IT-Mitarbeiterin voraus. „Insbesondere für die revisionssichere digitale Langzeitarchivierung ist es sinnvoll, mit einem qualifizierten und zertifizierten Dienstleister zusammenzuarbeiten“, so von Steuben weiter. „Wir ersparen uns die Investitionen in Personalressourcen, Kompetenzaufbau, Hardware und technologische Migration.“ ordert AVP für zwei Standorte +++ Johanniter Klinik am Rombergpark in Dortmund digitalisiert und ordert AVP +++ Marienhauskliniken St. Elisabeth in Wadern digitalisiert +++ Städtisches Krankenhaus Maria-Hilf Brilon beauftragt Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung +++ Vitos GmbH in Kassel mit angeschlossenen Kliniken beauftragt Digitalisierung der Personalakten +++ Die Salus gGmbH mit den Standorten Fachklinikum Bernburg und Fachklinikum Uchtspringe beauftragt Digitalisierung +++ DMI Innovations-Ticker +++ In den letzten sechs Monaten haben 17 Kliniken DMI Analytics mit Analysen und Beratung zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse – insbesondere abrechnungsrelevanter Prozesse im Bereich Medizincontrolling – beauftragt +++ DMI führt Entscheider-Event Schlüsselprojekt „Prüfverfahren für die Vollständigkeit von Patientenakten“ zusammen mit Klinikbewerbern und Institutionen durch (unter anderem Klinikum Frankfurt, Universitätsklinikum Münster, RBK Stuttgart, Klinikum der Stadt Soest, CCeSigG und Fachhochschule Mannheim) +++ DMI Fachbereich Medizinische Dokumentation unterstützt Krankenhäuser bei der Optimierung von Dokumentations- und Archivierungsprozessen durch Akten- und Dokumentationsstrukturanalysen +++ DMI erweitert Compliance und erwirbt Zertifikat durch das BSI (TR-RESISCAN) sowie Beurkundung durch den VKD (Nachhaltiger Partner für IMT ) +++ 04 | ArchivAktiv 23 Fortsetzung: Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente ausgezeichnet Beurkundete Nachhaltigkeit: Die Zusammenführung ursprünglich papierbasierter, digitalisierter Dokumente mit originär elektronischen aus dem KIS CGM CLINICA durch DMI ermöglicht vollständige Akten ohne Medienbrüche. Sie bilden die Voraussetzung für die Optimierung klinischer und administrativer informationsbasierter Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für das Erlösmanagement. Überzeugt hat die Lösung durch ihren hohen Grad an Praxistauglichkeit und an Nutzen für das Krankenhaus sowie durch die gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen DMI und dem Projektpartner CompuGroup Medical (CGM) (v. l.): Hannes Zehrer (DMI), Jörg Redmann (Sanovis GmbH), Christoph Rzisnik und Wolfgang Ax (St. Marien-Krankenhaus Siegen), Dr. Carl Dujat (promedtheus AG), Dirk Albers (CGM) Die Lösung ist für große und kleine Häuser geeignet, auch das Landeskrankenhausgesetz etwa in Bayern ist durch Servicestellen und durch verschlüsselte Übermittlung zum Langzeitarchiv im Rechenzentrum Leisnig abdeckbar.“ „Das St. Marien-Krankenhaus, so lautet unsere Strategie 2015/2020, soll in fünf Jahren zu den 25 Prozent der besten Krankenhäusern in Deutschland zählen (sh. KU 9/2015, S. 42-44). Die IT soll dabei die medizinisch-klinischen Prozesse optimal abbilden. Die Ziele sind zum einen höchstmögliche Qualität – auch im Kontext des politischen Fokus – und zum anderen der wirtschaftliche Einsatz von Ressourcen“, erklärte Christoph Rzisnik, Geschäftsführer St. Marien-Krankenhaus. „Den Mehrwert der IT messen wir am Beitrag ergono- mischer Lösungen zur Produktivitätssteigerung und zur Verringerung der Arbeitsbelastung beim Personal – mit der Frage, wie wäre der Aufwand ohne diese Lösung. Dieser Beurkundungsprozess hilft uns, im Arbeitsalltag die Nachhaltigkeit bei der Verwendung von Lösungen zu gewährleisten. Wir erwarten uns von der Zusammenführung papierbasierter mit nativ elektronischen Dokumenten in einem einzigen digitalen Archiv die Sicherheit, die Vollzähligkeit bieten kann, und die Reduktion bzw. Beschleunigung von Suchabläufen – auch für die Tätigkeit der Ärzte im Patientenkontakt. Akzeptanz bei den ärztlichen und pflegerischen Mitarbeitern ist bei uns deutlich erkennbar. – Den Beurkundungs-Fragenkatalog empfinde ich hinsichtlich Wirtschaftlichkeit, Prozessqualität und Technik als zielorientiert. Beurkundungen für bestimmte Applikationen und Funktionalitäten finde ich eine gute Plattform zur Diskussion von Produktansätzen.“ „Herzliche Glückwünsche gebühren DMI zu dieser Auszeichnung durch den VKD mit Prüfung durch die Entscheiderfabrik“, betonte Prof. Paul Schmücker, Hochschule Mannheim und Mitglied im Auditierungsgremium. „Diese gibt den Einrichtungen des Gesundheitswesens, insbesondere Krankenhäusern, die Garantie, dass das Produkt ‚eDPaaS mit AVP-Viewer‘ von DMI durch neutrale Experten und anhand objektiver Prüfkriterien auf Funktionalität und erforderliche rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen überprüft und als empfehlenswert bewertet wurde. Voraussetzung war die Teilnahme an einem der letztjährigen Entscheiderfabrik-Wettbewerbe um die fünf IT-Schlüsselthemen für die Gesundheitswirtschaft. Im Rahmen einer Referenzinstallation konnte DMI die Leistungsfähigkeit seines Produktes nachweisen.“ „Für den VKD relevante Entscheidungsgründe sind positive Ansätze mit dem Fokus auf Mehrwert für die Patientenversorgung und/oder spürbare Prozessunterstützung. Gleichzeitig fördern wir in erster Linie innovative Ansätze, die nicht nur konzeptionell gut aufbereitet sind, sondern durch Praxisnähe, Funktionalität und Nachhaltigkeit herausragen“, so Dipl.-Kfm. Peter Asché, Kaufm. Direktor Uniklinik RWTH Aachen und Vizepräsident VKD. „Wir freuen uns daher, mit DMI einen würdigen ,Krankenhauspartner IMT‘ auszeichnen zu dürfen und im Rahmen des Deutschen Krankenhaustages im November die Urkunde überreichen zu können.“ „DMI hat mit 37 von 39 möglichen Punkten ein Top-Ergebnis erzielt“, resümiert Dr. PierreMichael Meier, Gründer der Entscheiderfabrik. „Das Unternehmen ist somit ein würdiger Inha- ber der Urkunde des VKD und unserer Initiative. Der VKD – eines der Gründungsmitglieder der Entscheiderfabrik – hat schon immer ein starkes Interesse daran, die Nachhaltigkeit der Schlüsselthemen zu beurteilen. Gemeinsam mit der Entscheiderfabrik ist der Verband daher eine treibende Kraft dabei, anhand transparenter Prüfkriterien für IMT-Unternehmen des IT-SchlüsselthemenWettbewerbs diese Eigenschaften nachzuweisen. Durch ihre Teilnahme haben diese Unternehmen daran mitgewirkt, dass ein Ziel des VKD und der Entscheiderfabrik – die Vermeidung von Fehl investitionen der Kliniken durch das Testen von Ansätzen – Wirklichkeit wird.“ „Diese Beurkundung durch zwei herausragende Branchenorganisationen bestätigt uns in unserem Streben, Krankenhäuser bei der Optimierung ihrer Prozesse durch sichere, wirtschaftliche und nachhaltige Lösungen zu unterstützen“, betonte Christoph Schmelter, Geschäftsführer, DMI GmbH & Co. KG. „Ich danke allen Beteiligten für ihr Engagement, das diesen Meilenstein bei der gemeinsamen Entwicklung von Mehrwerten ermöglicht hat.“ DMI vor Ort 2016 10. – 11. FEBRUAR Entscheider-Event, Düsseldorf 17. – 18. MÄRZ DRG Forum, Berlin 06. – 07. APRIL KH-IT-Leiter-Tagung, Leipzig 11. – 15. APRIL „Am Ende bleibt eine Umarmung“ IHE Connectathon, Bochum FIGHTING SPIRITS BEGEISTERN IN NRW 1.300 ZUSCHAUER conhIT, Berlin Drei Konzerte in wenigen Monaten – auf der Komm-Mit-Tour zeigte das Musikprojekt Fighting Spirits, welches enorme Potenzial in diesen schwerkranken Jugendlichen steckt: Das Programm – auch mit selbst komponierten Songs und mit Lesungen – bewirkte an jedem Ort bei unterschiedlicher Ausstattung und Intention eine andere Stimmung. Trotz – oder wegen – der Verluste geliebter Menschen ist der Zusammenhalt im Team stärker geworden. Der Gruppe ist es gelungen, Menschen zu begeistern und sie zu verbinden. Auch Institutionen zeigt das Projekt, was es bewirken kann; es gibt Impulse – „zur Nachahmung empfohlen“. Im Düsseldorfer „Theater der Träume“ blieb in romantischer Atmosphäre kein Stuhl unbesetzt, bis ins letzte Detail bot das Team um die Fighting Spirits perfekte Organisation in Eigenregie. Diese Herausforderung wurde belohnt durch eine überwältigende Resonanz der Zuschauer – unter ihnen auch der Oberbürgermeister. Die Lieder, Lesungen, Videos und Tanzeinspielungen hatten ein offenes Ende – bedingt durch den Verlust eines Teammitglieds. In der coolen „Cloud“ des Factory Hotels Münster fand das gemeinsame Konzert mit der neu gegründeten Gruppe der dortigen Uniklinik statt. Die „Spirits in klein“, fünf Kinder – unterstützt durch die westfälische Musikschule – traten zum ersten Mal autark mit eigenem Programmteil auf. Kinder, die erst wenige Wochen im Chor gesun- Details zu diesen Events und zum DMI Information Breakfast unter: www.dmi.de/ Aktuelles/ Veranstaltungen 19. – 21. APRIL „Zur Nachahmung empfohlen“: Düsseldorfer Tour-Kickoff des Musikprojekts Fighting Spirits, das mit dem enormen Potenzial schwerkranker Jugendlicher die Menschen begeistert. gen hatten, begeisterten ebenso wie Jugendliche mit eigenen Lesungen. Der Funke sprang über; die Bürgermeisterin sicherte, sichtlich bewegt, dem Projekt ihre Unterstützung zu. Schauplatz des letzten, „privaten“ Konzerts war Nordhorn, die Heimat des Bandleaders und Ideengebers Frank Gottschalk. Die Kämpfenden Geister erlebten drei Tage Ruhe und Gemeinschaft. Die familiäre Atmosphäre und das Ambiente des Klosters halfen, die Trauer über eine gerade Verstorbene zu verarbeiten. Mut und Kampfgeist prägten den Abend; alle fühlten sich verbunden mit der anwesenden Familie, ein Foto schuf stille Präsenz. Gastauftritte mit bewegenden Texten sowie das selbst komponierte „Hin zum Glück“ verursachten Gänsehaut und zeigten: „Was bleibt, ist Liebe“. Bandleader Frank: „Unsere Gruppe zeigt beispielhaft, dass es lohnt, sich niemals aufzugeben – selbst wenn es nur für den Tag und die Zeit ist, die einem bleibt.“ BLICK IN DIE ZUKUNFT Die Spirits haben Menschen mit ihrer Freude angesteckt. Nach Münster entsteht eine neue Gruppe in Hamburg. Im nächsten Schritt proben die Spirits neue Stücke und nehmen diese professionell im Studio auf. Michaela Steffen, Vereinsvorstand, Pressesprecherin und Mutter: „Das Gold des Projektes wirkt; mit Gemeinschaft, Mut und Herz werden Menschen ‚mitgenommen‘. Wir haben für zwei Stunden Menschen aus verschiedenen Bereichen und Lebenssituationen zusammengeführt und gezeigt, dass es letzten Endes nur um eine Umarmung geht: Mehr kann man nicht erreichen!“. Mirjam Bauer Impressum Herausgeber: DMI GmbH & Co. KG Otto-Hahn-Straße 11–13 48161 Münster Tel.: 02534 8005-0 Fax: 02534 8005-20 [email protected] www.dmi.de Auflage: 10.000 Stück Redaktion: Michael Reiter M.A. (verantwortlich, sämtliche Beiträge außer namentlich genannten) Koordination: Rufina Wieners Natascha Loskant Ticker: Petra Brebaum, Daniela Honvehlmann Redaktionsschluss: 30.9.2015 Fotos: S. 1 l., S. 2, S. 3, S. 4 oben: Michael Reiter; S. 4 unten: Fighting Spirits; S. 1 r.: DMI Gestaltung/Satz: TRYXZ Design www.tryxz.de Druck: Wentker Druck www.wentker-druck.de ArchivAktiv 23 | IM FOKUS Erlöse und Qualität sichern durch vollzählige Patientenakten DMI engagiert sich mit Partnern in Entscheiderfabrik-Projekt Vollzählige und vollständige konsolidierte Patientenakten als Voraussetzung für sichere informationsbasierte Prozesse – an dem großen Entscheiderfabrik-Projekt beteiligen sich fünf Krankenhäuser und weitere Partner aus Wissenschaft, Beratung und Industrie (v. l.): Martin Overath (Universitätsklinikum Frankfurt), Jana Weger (Universitätsklinikum Frankfurt), Axel Riemer (DMI), Ursula Brahimi (Universitätsklinikum Frankfurt); Christian Kirsch, Marvin Ray Donkor Informationsbasierte Prozesse müssen schlanker und sicherer werden – wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen zwingen Krankenhäuser zu Veränderungen. Die aktuelle Prüfverfahrensvereinbarung mit den Kassen ist ein Beispiel. Bei ihrer Strategie erhalten Krankenhäuser Unterstützung durch kompetente Dienstleistungen und intelligente IT. So bringt ein Schlüsselprojekt der Brancheninitiative Entscheiderfabrik den Archivierungsspezialisten DMI, fünf Kundenkrankenhäuser, Experten aus der Wissenschaft und Berater an einen Tisch. Die Herausforderung lautet, die Vollzähligkeit und Vollständigkeit von Patientenakten zu gewährleisten. Auf den ersten Blick erschließt sich die Komplexität dieses Themas nicht: Wo liegt die Schwierigkeit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit bei Patientenakten zu erreichen? Der Dokumentationsstil in Krankenhäusern ist äußerst heterogen. Eine Studie unter DMI Kundenhäusern ergab rund 18.000 unterschiedliche Dokumentenbezeichnungen oder durchschnittlich 385 Dokumenttypen pro Haus sowie mehr als 2.300 Register- und Unterregister-Bezeichnungen. Verstärkt dokumentiert man heute, parallel zur Papierakte, elektronisch im Krankenhausinformationssystem (KIS). Dadurch wird es immer schwieriger, festzustellen, ob am Ende eines Behandlungsfalls eine vollzählige – alle Dokumente beinhaltende – bzw. vollständige Akte mit allen notwendigen Informationen etwa laut OPS-Codes vorliegt. Das birgt Risiken bei allen Prozessen, die einen vollständigen Behandlungsnachweis erfordern, wie bei der Klärung haftungsrechtlicher Fragestellungen, aber insbesondere bei der Abrechnung und dem MDK-Prüffall. Ziel des Schlüsselprojekts ist der Machbarkeitsnachweis für eine Prüfung von Akten auf Vollzähligkeit und Vollständigkeit nach einer Zusammenführung papierbasierter und originär elektronischer Dokumente. Automatisiert generierte Reports sollen dabei helfen, qualitätssichernde Prozesse im Krankenhaus und insbesondere die Bearbeitung von MDK-Prüffällen besser vorzubereiten. Am Projekt beteiligen sich das Universitätsklinikum Frankfurt, das Klinikum Braunschweig, das Robert-Bosch-Krankenhaus Stuttgart, das Universitätsklinikum Münster, das Klinikum Stadt Soest sowie die Hochschule Mannheim / Lehrstuhl für Medizinische Informatik, das Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. CCESigG und der Dokumentenmanagement-System(DMS-)Anbieter Optimal Systems. ANSATZ UND UMSETZUNG Papierakten werden nach der Digitalisierung mit originär elektronisch erzeugten Dokumenten im DMS zusammengeführt. Die Konsolidierung der Akte erfordert eine Qualifizierung, und Burckhard Romanowski (Optimal Systems); Klaus Gieshoidt (Universitätsklinikum Münster), Dr. Gregor Hülsken (Universitätsklinikum Münster), Dr. Christoph Seidel (Klinikum Braunschweig), Jürgen Bosk (CCESig, Braunschweig), Dr. Andreas Beß (promedtheus, Erkelenz), Guido Bovekamp (DMI), Anastasia Baron (RBK Stuttgart), Claudia Simsek-Graf (IT-Beratung), Annett Müller und Stefan Müller-Mielitz (DMI) für die die Vielzahl an Belegbezeichnungen auf einen Minimalkonsens reduziert wird. Dazu entwickelte DMI das Konzept der „Konsolidierten Dokumenten Liste“ (KDL). Ihren Dokumentennamen werden die Belegbezeichnungen des jeweiligen Hauses zugeordnet – als Voraussetzung für das Eliminieren von Dubletten sowie für die Vollzähligkeits- und Vollständigkeitsprüfung einer Akte. Das Ergebnis ist eine qualifizierte Akte, die über die von DMI generierten Reports die Prozesse im Haus verbessert und insbesondere beim MDK-Management wertvolle Unterstützung leistet. Im Projekt wurden die erarbeiteten Merkmale gemeinsam mit der KDL in eine „Qualifizierungsmatrix“ (QaM) überführt, die als Regelwerk die Qualifizierung automatisch durchführt und Reports generiert, die dem Anwender im Krankenhaus, beispielsweise im Medizincontrolling, übermittelt werden. „Wir führen bereits viele elektronische Dokumente, haben aber noch Papieranteile. Diese Mischform bringt Brüche in vielen Abläufen, die Vollständigkeit erfordern. Hier voranzukommen – das ist Ziel dieses Projekts. Dabei wollen wir die Erfahrungen von DMI mit unserer Expertise kombinieren – mit weiteren Partnern, um eine einheitliche Systematik und ein einheitliches Tool für bestmögliche Ergebnisse für die Anwender zu entwickeln“, so Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt. „Den Schwerpunkt legen wir auf Abläufe der Erlössicherung. Barrieren sind die unterschiedlichen Abläufe und Anforderungen sowie organisatorische Aspekte. Eine Herausforderung ist es, in der relativ großen Gruppe zu Ergebnissen zu kommen. – Als Zwischenergebnis haben die Systematik und der Testlauf mit 50 Fällen über die Konsolidierte Dokumenten Liste gut funktioniert.“ „Ich erwarte von dem Projekt, dass die Vorteile der Konsolidierung elektronisch erfasster und digitalisierter Dokumente im Alltag nutzbar werden. Konkret geht es um eine Übersicht und um Warnhinweise bei fehlenden Kern dokumenten in der digitalen Akte, um Plausibilitäten für die Prüfung des Vorliegens von Dokumenten in der komplexen Dokumentation“, sagte Dr. Michael v. Wagner, Leiter Stabsstelle Patientenmanagement, Universitätsklinikum Frankfurt. „Beispielsweise soll ein Oberarzt auf Stationsebene sehr schnell Überblick gewinnen können, ob alle zu erwartenden Dokumente in einer Akte auch tatsächlich enthalten sind. Auf Prozessebene ist zu klären, ob Prozesse adäquat ablaufen oder ob sich gehäuft bestimmte Dokumente nicht in den Akten finden lassen; in solchen Fällen ist der Behandlungs- oder Dokumentationsprozess auf systematische Fehler zu durchleuchten. Die Qualität der Dokumentation werden wir eher im Nachgang zum Projekt sicherstellen und Rückschlüsse auf etwaige notwendige Prozessänderungen ziehen.“ Für das Projekt wurden viele am Archivierungsprozess Fortsetzung auf der Rückseite 02 | ArchivAktiv 23 | Im Fokus Fortsetzung: Erlöse und Qualität sichern durch vollzählige Patientenakten Beteiligte an einen Tisch geholt, erklärte Dr. v. Wagner: „klinische Nutzer, Medizincontroller, Dokumentare und Kodierer sowie bewährte Anbieter wie DMI. Dies schafft für einen Austausch auf breiter Basis einen sinnvollen Nenner“. „Jeder Zentralisierung mit Standards steht die Individualität einer Klinik und ihrer Abteilung entgegen. Höhere Arbeitsdichte führt aber dazu, dass Prozesse so effektiv wie möglich gestaltet werden müssen. Der breit gefasste Ansatz bedeutet Überzeugungsarbeit für eine gemeinsame standardisierte Herangehensweise.“ Zu den Ergebnissen sagte Dr. v. Wagner: „Wir sind weit gekommen, die Dokumentenliste ist definiert, erste Prüfprotokolle sind getestet. Die nächsten Schritte auch zu einem ersten komplexeren Prüfansatz sind gangbar.“ „Wir haben ein Unternehmensprojekt initiiert, um die veränderten MDK-Fristen abbilden zu können: Top-Priorität ist, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung die Akte vorliegen soll“, erläuterte Dr. Christoph Seidel, CIO Klinikum Braunschweig: „Anderenfalls besteht das Risiko finanzieller Verluste durch Rechnungsabstriche. Daher wird die Akte bei der Entlassung eingefordert; sie geht kurzfristig zum Scannen, um Folgeprozesse nicht zu verzögern. Darauffolgende Dokumente entstehen originär elektronisch. Im zweiten Schritt wollen wir die Vollzähligkeit der konsolidierten Akte absichern, um Verluste auch durch fehlende Dokumente zu vermeiden.“ Daher engagiert sich das Klinikum bei diesem attraktiven Projekt. „Die Herangehensweise empfinde ich als pragmatisch und zielorientiert. Es herrscht auch in unserem Haus eine babylonische Sprachverwirrung bei Dokumenttypen; ein Lenkungsausschuss entscheidet über neue Do- kumenttypen im Klinikum und regional. Hilfe verspricht hier die Konsolidierte Dokumenten Liste aus der angewandten Wissenschaft, die die Praxisanforderungen abdeckt und das Mappen ermöglicht.“ Auf die Frage nach Barrieren antwortet Dr. Seidel: „Hindernisse existieren in den Köpfen, Technisches ist gelöst. Wir sollten jetzt ‚tun‘ und dabei Standards verwenden. Die vorläufigen Ergebnisse lassen praktikablen Nutzen erwarten.“ „Durch die Einführung digitaler Archive entsteht ein Hybridzustand: Ein Teil der Dokumente stammt generisch aus dem KIS; ein anderer Anteil ist ursprünglich auf Papier, wird digitalisiert und dann dem Archiv zugeführt. Erst mit der Zusammenführung beider Wege in das digitale Archiv vervollständigt sich die Akte. Wie zuverlässig laufen diese Wege zusammen, ist die Akte vollständig? Das ist für uns das Projektthema. Wir wollen die Qualität einer archivierten Patientenakte beurteilbar machen, um nötigenfalls Veränderungen im Dokumentationsprozess herbeizuführen“, beschrieb Dr. Gregor Hülsken, Abteilungsleiter Klinische Systeme, die Situation am Universitätsklinikum Münster. „Wir versprechen uns von dem Ansatz auch Marker für Archivierungsvorgänge, die uns künftig rechtzeitig erkennen lassen, ob Anpassungen der Prozesse nötig sind. Das Projektvorgehen – mit verschiedenen Kliniken und unterschiedlichen Bedingungen zum Finden eines gemeinsamen Wegs – finde ich gut“, so Dr. Hülsken weiter. „Barrieren bestehen in Schnittstellen und den verfügbaren Parametern: Es müssen verlässliche Parameter gefunden werden, um einen Grad an Vollständigkeit messen zu können; spezielle Schnittstellen, Import- und Exportmöglichkeiten sind notwendig.“ „Optimal Systems beteiligt sich seit 2010 an der Entscheiderfabrik“, erinnert sich Burckhard Romanowski, Optimal Systems. „Das Universitätsklinikum Frankfurt setzt unser digitales Patientenaktenarchiv ein; OS als ganzheitlicher ECM-Anbieter möchte als Berater und technischer Umsetzer zur Optimierung der Prozesse bei diesem komplexen Projekt beitragen. Die Mitarbeiter im Alltag entlasten – durch gut verfügbare Informationen, so lautet das Hauptziel.“ BESSERE PROZESSE FÜR HÄUSER ALLER GRÖSSEN „Die Ziele des Projekts bestehen vor allem in einer besseren Unterstützung und Aufbereitung der relevanten Daten – ursprünglich von Papier oder elektronisch – für den klinischen Prozess“, fügte Andreas Beß hinzu: „Bedarf haben große Krankenhäuser mit sehr komplexen Abläufen, aber auch kleinere Häuser. Die Praxistauglichkeit des Projekts, dies ist bereits deutlich geworden, ist gegeben.“ „Im Rahmen dieses Projekts wollen wir einen Ansatz finden, der zur Schaffung eines intelligenten Archivs entsprechende Module kombiniert, die unabhängig sind von den krankenhausindividuell vorgeschalteten Technologien, Techniken und Subsystemen“, betonte Jürgen Bosk, Geschäftsführer, Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e. V. CCESigG. „Die entstehende leistungsfähige Archivüberwachung von Dokumenten soll unabhängig von der Prozessorganisation und eingesetzten Technologie und universell für alle Häuser sein. Vorteile bestehen darin, dass sich spezifisch Prozesse modellieren und an Technologien anpassen lassen. Identische Standards sollen in der Dienstleistung abrufbar sein. Krankenhäuser sollen in den Stand versetzt werden, aus sich heraus Erlössicherheit zu garantieren – indem sie eine Meldung erhalten, welche Dokumente für die Abrechnung noch fehlen. Die vollständige Akte soll auch die Qualitätssicherung hinsichtlich Rechtssicherheit bzw. Patientenrechtegesetz ermöglichen.“ Als Voraussetzung, so Bosk weiter, müssen die Häuser erst einmal wissen, welche Dokumente sie einsetzen. Diese Dokumente, gematcht mit der KDL, lassen sich Funktionalitäten zuordnen – etwa Behandlungsziffern. „Hier entsteht eine Basisfunktionalität, auf die man individuelle Prozesse aufsetzen kann. „Die vorläufigen Ergebnisse zeigen: Machbarkeit ist gegeben – an Abrechnungsziffern lassen sich Dokumente erkennen. Die Test-Engine funktioniert für Abfragen.“ Woher kommt die Motivation seitens DMI, die Vollständigkeit von Akten zu überprüfen? „Erstens, weil dies eine klassische Aufgabe des Archivars ist; und zweitens, weil uns die digitale Technik verbunden mit unserem inhaltlichen Know-how sowie den intensiven Kundenbeziehungen diese Weiterentwicklung ermöglicht“, sagte Stefan Müller-Mielitz, zuständig für angewandte Forschung bei DMI: „Dieses Projekt dient dazu, exemplarisch Kriterien zu identifizieren, an denen sich die Vollständigkeit beurteilen lässt. Als Regelwerke zur Klärung von Vollzähligkeit bzw. Vollständigkeit ziehen wir unter anderem OPS-Codes und hausindividuell generierte Listen heran. Dazu klären wir, wie das Reporting auszugestalten ist. Müller-Mielitz zu den ersten Ergebnissen: „Die prototypische Überprüfung auf Vollzähligkeit/Vollständigkeit ist durchführbar, die Regeln sind anwendbar, und Reports können wir standardisiert in XML bereitstellen“. DIENSTLEISTUNG FÜR DAS MEDIZINISCHE INFORMATIONSWESEN Datenlogistik/Monitoring Papierbasierte Patientenakte Aufnahme Diagnose Behandlung Entlassung Krankenhausinformationssystem ADM (Archivdatenmanagement) Digitalisierung (Capture) Qualifizierung (Store) Archivierung (Preserve) Präsentation (Deliver) Konsolidierte Akte Kodierung und Abrechnung Verantwortung für Archivierung Archivierung Kompetenzzentren IT Compliance und Revisionsdienste Technisches Consulting Systemadministration Analysen und Beratung V. i. S. d. P.: Beilage zu ArchivAktiv 23, DMI GmbH & Co. KG, www.dmi.de, Texte und Foto Vorderseite: Michael Reiter; Grafik: DMI Medizinische Dokumentation
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