Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente des St. Marien

Ausgabe 23
ARCHIV
AKTIV23
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Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente des
St. Marien-Krankenhauses Siegen ausgezeichnet
VKD beurkundet DMI als nachhaltigen Partner für
Informations- und Medizintechnik
Editorial
Nur wer die kritische Prüfung laut einem umfassenden Kriterienkatalog besteht, erhält diese
begehrte Urkunde des Verbandes der Krankenhausdirektoren Deutschlands e.V. (VKD): Ein
Gremium der Brancheninitiative Entscheiderfabrik analysiert im Auftrag des VKD Produkt
entwicklung, Service und Vertrieb des Dienstleisters für IT bzw. Medizintechnik, begutachtet
die Handhabung im Alltag und entscheidet nach
intensiven Gesprächen mit Vertretern der
Management-Ebene im Krankenhaus, ob die
Lösung den Erwartungen und Anforderungen
entspricht. Erfolgreich hat DMI – mit dem
Projektpartner CompuGroup Medical (CGM),
dem Anbieter des eingesetzten Krankenhausinformationssystems (KIS) – diese Prüfung beim
Kunden St. Marien-Krankenhaus Siegen abgeschlossen.
Nach der Sitzung der Prüfungskommission:
Gabriele Kirchner, Geschäftsführerin des Verbandes der Krankenhausdirektoren Deutschlands
e.V. (VKD), und Dr. Pierre-Michael Meier (rechts),
ENTSCHEIDERFABRIK, bestätigen mit Überreichung der Urkunde in Gold an Geschäftsführer
Christoph Schmelter DMI als „nachhaltiger
Krankenhauspartner hinsichtlich Informations-/
Medizintechnik (IMT)“. Die offizielle Verleihung
der Urkunde an DMI findet auf der Medica statt:
LiveView-Stand der Entscheiderfabrik,
Halle 15, 17.11., „Meet IT“ ab 17.30 Uhr
Grundlage für die Beurkundung als „nachhaltig
partnerschaftlich handelndes IMT-Unternehmen“ ist die Lösung der externen revisionssicheren
Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente
aus dem KIS CGM CLINICA sowie die Anzeige im Viewer des Archiv-Verwaltungsprogramms
(AVP) vor Ort. Die Zusammenführung originär
elektronischer mit ursprünglich papierbasierten,
digitalisierten Dokumenten durch DMI ermöglicht vollständige Akten ohne Medienbrüche. Sie
bilden die Voraussetzung für die Optimierung klinischer und administrativer informationsbasierter
Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für
das Erlösmanagement. Überzeugt hat die Lösung
durch ihren hohen Grad an Praxistauglichkeit und
an Nutzen für das Krankenhaus sowie durch die
gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen dem
KIS-Anbieter und DMI. Dies, so urteilten die
Prüfer, bietet eine gesunde Basis für eine dynamische und nachhaltige Zusammenarbeit zwischen
Anbietern und Kunden.
„AVP ist bei uns seit 2004 in Betrieb, seit 2015
nutzen wir die neue Lösung eDPaaS zur Archivierung elektronischer Dokumente“, beschrieb
Wolfgang Ax, Projektverantwortlicher im St.
Marien-Krankenhaus, die Lösung. „Die relevanten
Komponenten des Systems bestehen aus der HL7-/
MDM-basierten Übertragung elektronischer Dokumente – auf Basis von ca. 300 Dokumenttypen –
aus dem KIS an den Konnektor, die Archivierung in
eDPaaS und die Rückübermittlung des Status der
langzeitarchivierten Daten an das AVP. So lassen
sich die Daten dann im Krankenhaus wieder anzeigen. Der Zugriff auf die Daten aus dem AVP
über das KIS CLINICA erfolgt problemlos durch
einen Kontextaufruf. Unsere Arbeitsgruppe hat
das Register optimiert und die Dokumenttypen
festgelegt; es gibt ein fallbezogenes Register sowie
einen Barcode auch für jedes originär elektronische Dokument. – Rund 800 administrative und
klinische Anwender arbeiten jetzt mit diesem System. Die elektronischen Dokumente werden nach
Archivstellung im KIS gelöscht.“
Der Kriterienkatalog entspricht den Erwartungen
des Projektverantwortlichen. „Lohnt es sich, dieses Projekt durchzuführen? Die Ergebnisse sprechen klar dafür. – Nachhaltigkeit bedeutet in Siegen beispielsweise Einsparungen an Speicher und
Ressourcen, insbesondere Datenbanken, durch
das Eliminieren redundanter Datenhaltung. Die
Performanz des KIS ist gestiegen. Wir ersparen
uns das Betreuen der gesetzlichen Vorgaben der
revisionssicheren Archivierung – das ist ein großer
Benefit. Beurkundungen mit Prozessbeschreibung
geben uns als Kunden Sicherheit.“
„Unsere Rolle als DMI Partner im Kontext dieser Beurkundung ist unterstützend. Das Projekt
belegt, dass wir als KIS-Anbieter elektronische
Dokumente an ein Subsystem übergeben können;
die Verlinkung mit dem Archivsystem ermöglicht
den Aufruf originär elektronischer und digitalisierter Dokumente; die Entfernung der Originaldokumente entlastet die Systeme des Kunden“, so
Dirk Albers, CGM. „Die Nähe zu Standards ist
uns sehr wichtig; wir nutzen insbesondere HL7
beim Transferieren und Empfangen von Daten“.
„Die enge technische Abstimmung mit dem KISAnbieter CGM war für uns neu; eDPaaS wiederum ist eine bewährte Lösung mit mehreren
produktiven Projekten. Eine Herausforderung in
Siegen war für uns der Empfang von OpenOfficeDokumenten mit Konvertierung nach pdf/a über
eine Zusatzsoftware im Konnektor“, erläuterte
Hannes Zehrer, Projektleiter DMI. „Diese Beurkundung ist weniger technisch als unsere Zertifizierungen – sie legt den Schwerpunkt auf die
Beziehung zwischen Anbietern und Kunden. Anbieter erhalten eine externe Bewertung der eigenen Ansätze, auch aus Sicht des Projektleiters auf
Kundenseite. Eine intensive Beziehung zu Kunden
kann auch Einfluss auf unsere Produktentwicklung nehmen.“
„Der Katalog an Prüfkriterien für dieses Zertifikat umfasst 13 Hauptkriterien mit weitergehenden Fragen zu Erschwinglichkeit, Funktionsumfang, Zuverlässigkeit und Interoperabilität“, sagte
Dr. Carl Dujat vom Beratungsunternehmen
promedtheus. „Nicht die Detailtiefe zählt, sondern der Gesamtblick: Ist die Erwartungshaltung
technisch/prozessual erfüllt? Diese Frage ist von
zentraler Bedeutung. Die Antwort ergibt sich
aus dem persönlichen Dialog von Berater, Prüfer,
Krankenhaus und Anbieter. Diese Klammer gibt
Vergleichbarkeit innerhalb der Entscheiderfabrik. „Wir haben auch das System live begutachtet:
Die technischen Anforderungen hinsichtlich der
Kommunikation von KIS und Archiv vor dem
Hintergrund klinischer Anforderungen sind erfüllt.“ Dr. Dujat weiter zur Beurkundung: „Diese
vom VKD institutionalisierte Empfehlung eines
Auftraggebers hat einen wichtigen ReferenzMarketing-Effekt. Sie kommt insbesondere für
erprobte, dennoch innovative Lösungen infrage.
Die Patienten haben indirekte Vorteile: Sie erhalten Sicherheit im Kontext von Datenschutz, ITSicherheit und Revisionssicherheit; auch die Zurverfügungstellung in der Behandlungskette und
für Patienten spielt eine wichtige Rolle.“
„Diese Beurkundung belegt auch Interoperabilität
und Anbieterneutralität. Kunden-Krankenhäuser
sichern sich Datenhoheit bei eventuellem KISWechsel sowie Prozessvorteile für Verwaltung und
Abrechnung“, so Jörg Redmann, Sanovis. „DMI
hat sich hier als fairer Anbieter mit Unabhängigkeit
etabliert.
Fortsetzung auf Seite 4
Bewährt und innovativ – wer als ITDienstleister im anspruchsvollen Gesundheitsmarkt bestehen will, muss
zum einen Vertrauen durch Kontinuität schaffen und zum anderen die
Technologietrends erkennen und
umsetzen, die tatsächlichen Nutzen
für Kunden bringen. Seit fast 50 Jahren beschreibt dies das Bestreben von
DMI.
Dabei nimmt die Geschwindigkeit der
Veränderungen zu: In den letzten Jahren hat sich die Durchsetzung digitaler
Technologien im Bereich der Krankenhäuser stark beschleunigt. Leistungserbringer erkennen zunehmend
die Vorteile digitaler Ansätze zur
Optimierung ihrer Prozesse. Auch auf
dem Gebiet der Patientenakten ist dieser Trend inzwischen deutlich; hierzu
hat nicht zuletzt die Fristverkürzung
bei MDK-Prüffällen beigetragen, die
Krankenhäuser mit konventionell erstellten und archivierten Unterlagen
kaum meistern können.
Wie schafft man in dieser schnelllebigen digitalen Welt Vertrauen? Durch
eine partnerschaftliche Beziehung,
durch zukunftssichere zertifizierte
Ansätze sowie durch Prozessverständnis und Beratungskompetenz bei den
Mitarbeitern.
Ich lade Sie ein, uns auf diesem Weg
in dieser Ausgabe von ArchivAktiv zu
folgen: Kunden, Partner und Fachleute von DMI nehmen Stellung zu Zertifizierungen unserer Technik und Methoden – etwa laut TR-RESISCAN
– sowie unserer nachhaltigen partnerschaftlichen Kundenbeziehung – laut
VKD und Entscheiderfabrik. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf aktuellen
praxisnahen Projekten unserer anwendungsnahen Forschung, insbesondere
mit dem Ziel vollzähliger und vollständiger Akten ohne Medienbrüche.
Wir übernehmen Verantwortung für
Ihre Archivierung.
Ihr Christoph Schmelter
02 | ArchivAktiv 23
Perspektivisch papierarm
Das Robert-Bosch-Krankenhaus (RBK) in
Stuttgart geht auf eine private Initiative Robert
Bosch d. Ä. zurück. Seit Januar 2006 gehören die Gerlinger Klinik Schillerhöhe und die
Stuttgarter Frauenklinik Charlottenhaus zum
Stiftungskrankenhaus. An drei Standorten mit
1.028 Betten nimmt das RBK zentrale medizinische Versorgungaufgaben auf hohem Niveau
wahr: Jährlich werden hier über 42.000 Patienten aus Stuttgart und der Region stationär behandelt. Eine neue Archivierungslösung unterstützt die Prozesse.
„Im Jahr 2004 hatten wir unsere Akten auf Digitalisierung und digitale Archivierung umgestellt“,
erinnert sich Günter Kupke, Mitarbeiter Sonderbereich der Geschäftsführung. „Im Kontext der
MDK-Prüfanfragen stieg jedoch stetig der Optimierungsdruck: Kürzere Aktenlaufzeiten, höhere
Qualität und rasche Verfügbarkeit der Digitalisate wurden notwendig.“ Mit dem Ziel, diesen steigenden Anforderungen gerecht zu werden, suchte
man 2013 nach einer geeigneten Softwarelösung
für das Archiv sowie nach einem anderen Digitalisierungsdienstleister. „Auch die verbesserte Einbindung in die Applikationslandschaft war uns
wichtig“, betont IT-Leiter Walid Sbaih. Führende
Systeme im RBK sind ISH und GAP IT.
Das Krankenhaus analysierte den Markt und verhandelte im März 2013 eine neue Konstellation
mit Siemens (heute Cerner) und DMI. Als Referenzhaus besuchte man das Klinikum Hanau.
„Mit Siemens hatten wir bereits lange in der Medizintechnik zusammengearbeitet; auch durch
das sehr gute Angebot fiel die Entscheidung für
Soarian Health Archive [SHA] und Digitalisierungs- und Beratungsleistungen des SiemensPartners DMI“, so Kupke. Das Archivierungsprojekt lag in der Federführung der IT-Abteilung,
die eine strategische Rolle bei Optimierungen der
Kernprozesse innehat.
ELEKTRONISCHE
PROZESSE
Eine Lösung war für elektronische Dokumentationsabläufe nötig: Wie kommuniziert ein Subsystem etwa in der Pathologie, dass ein Befund
freigegeben ist und archiviert werden kann? „Die
Freigabeprozesse auf Papier und die Wanderung
analoger Dokumente wollten wir durch elektronische Prozesse ersetzen“, erläutert der IT-Leiter.
„Die Campuslizenz für die Anbindung verschiedenster Subsysteme an das SHA ermöglichte es
uns, diesen Prozess der Bereitstellung freigegebener Befunde für alle Nutzer mit Zugriffsberechtigung einzurichten, gesteuert über das KIS – unter
anderem aus den Systemen für Dialyse, Radiologie
und Labor.“ Die Kette der Freigaben lässt sich für
jedes dieser Dokumente nachvollziehen. Aus den
Worklists für die Stationen wird ein Dokument
erst eliminiert, wenn sein Status auf „gelesen“ gesetzt ist; dann wird es ins Archiv verschoben.
PAPIERAKTEN MANAGEN
„Inzwischen sind bei uns rund 95 Prozent der Dokumentation im Kernprozess digital – darunter
die Kommunikation mit den Funktionsstellen,
die Anforderung der Medikation sowie die Entlassbriefe“, erläutert der IT-Leiter. Diese Unterlagen werden im SHA archiviert. Eine Ausnahme
sind etwa die EKG-Werte, die noch nicht elek
tronisch übernommen werden können und daher
ausgedruckt werden.
„Die meisten Papierdokumente kommen aber
von draußen: Arztbriefe, Befunde, Medikation.
Früher wanderten solche Unterlagen in der konventionellen Akte durch die beteiligten Stationen
Von links: Anastasia
Baron (IT-Abteilung),
Dr. Martin Hämmerle
(Leiter Medizincon
trolling), Walid Sbaih
(Leiter IT), Annette
Severyns (Medizincontrolling), Bettina
Müller (Leiterin
Archiv); RBK
Stuttgart
und kamen nach Rechnungsstellung zur Digitalisierung.“ Unterlagen, die eine Unterschrift erfordern – wie etwa Behandlungsverträge –, sind für
den weiteren Behandlungsverlauf nicht erforderlich und gingen daher nach der Aufnahme ins Archiv; sobald die Akte dort eintraf, musste sie mit
dem Vertrag zusammengefügt werden. – Diese
Zuordnung war auch für Nachläufer-Dokumente
zu leisten.
Die klaren Nachteile unterstreicht Sbaih: Die
Unterlagen waren nicht zeit- bzw. ortsunabhängig
zugreifbar, und der Logistikaufwand war enorm.
Heute bzw. künftig werden externe Dokumente
auf Station gescannt. Der Behandlungsvertrag
wird ausgedruckt und vom Patienten unterschrieben; Mitarbeiter scannen bei der Aufnahme auch
diese Verträge ein. Die gescannten Dokumente
werden dem SHA hinzugefügt und dem Eintrag
im KIS zugeordnet; das unterschriebene Vertragsoriginal erhält der Patient. Dies vermeidet
manuellen Aufwand für Sortierung und Logistik. „Papiereinsparung, Druckkostenreduktion,
Logistik und Umweltfreundlichkeit – alle diese
Aspekte sind abgedeckt“, sagt Sbaih.
GELUNGENE UMSETZUNG
Das Ausrollen geschah in zwei Teilprojekten:
Die neue Software wurde innerhalb von sechs
Wochen nach Tests und Implementierung freigegeben und ging Ende November 2013 „in die
Breite“; Change Management war kaum nötig.
Im Hintergrund geschah die Migration des Altarchivs mit rund 2,5 Millionen Dokumenten.
„Die Prozessoptimierung, das zweite Teilprojekt, beschäftigt uns seit 2014 weiter“, so Sbaih.
„Dazu zählt beispielsweise, dass bislang unstrukturierte Befunde eine Struktur erhalten, damit
sich Prozesseffekte erzielen lassen. Und die Unterschriftskette muss im Subsystem oder im KIS
implementiert werden. Die Optimierung der Dokumenttypen und des Registers mit DMI ist noch
im Gange.“ „Im Jahr 2014 haben wir einen Teil der
Prozesse fixiert und mit der Software umgesetzt.
Das Projektteam aus 14 Mitarbeitern der Bereiche Archiv, IT, Medizin und Pflege arbeitete eng
mit den Projektpartnern zusammen. Heute läuft
das System für über 42.000 stationäre Fälle an
drei vernetzten Standorten“, erläutert Projektleiterin Anastasia Baron aus der IT-Abteilung. „Die
Einführung geschah mit Fingerspitzengefühl; die
Lösung findet heute bei den Mitarbeitern Akzeptanz.“ Der Schulungsaufwand war eher gering.
Alle Stationen erhalten Scanner, und Organisationsassistenten bzw. Pflegekräfte digitalisieren
dezentral. – Auch Ambulanzakten werden heute
mit der Lösung archiviert, so Baron.
DMI übernahm die Begleitung der Optimierung
des Aktenlaufs und der informationsbasierten
Prozesse – etwa hinsichtlich der Definition der
Registerkategorien, der Vermeidung von Duplikaten sowie bei der Digitalisierung der verbleibenden Papierdokumente. Diese Belege werden
im Archiv-Verwaltungsprogramm AVP registriert
und im DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig
digitalisiert. Die revisionssichere Langzeitarchivierung, aktuell noch auf Mikrofilm, wird künftig digital realisiert, sagt Sbaih. Die Papierakten
werden vernichtet – mit Ausnahme der Studien
akten, die bei DMI in Leisnig aufbewahrt werden.
Der Aufruf der Akten in SHA geschieht aus dem
KIS. „Mobil sind die KIS-Daten und die auf Station gescannten Dokumente per Visitenwagen
verfügbar“, freut sich der IT-Leiter. Die Trennung
des PACS mit seinen speicherintensiven Dateien
und speziellen Anforderungen bleibt mittelfristig
bestehen. Niedergelassene Behandler greifen über
ein Zuweiserportal auf festgelegte Patienteninformationen zu, und den Studienmonitoren werden
die für sie relevanten Unterlagen an einem PC zur
Verfügung gestellt – in einem Postkorb, der Mandantensicherheit schafft.
UNTERSTÜTZUNG FÜR DAS
MEDIZINCONTROLLING
„Durch die Digitalisierung auf Station stehen
heute die Akten zeit- und ortsunabhängig zugriffsberechtigten Mitarbeitern für die Kodierung und Rechnungsstellung zur Verfügung – das
ist essenziell für die effektive Arbeit im Erlösmanagement“, so Dr. Martin Hämmerle, Leiter
Medizincontrolling. Die Abläufe im Kontext
der MDK-Frist wurden von einer Arbeitsgruppe
mit dem Ärztlichen Direktor, dem Kaufmännischen Direktor, der Patientenkoordination und
Dr. Hämmerle erarbeitet.
Das Medizincontrolling steht durch die 2015
eingeführte Vier-Wochen-Frist verstärkt unter
Druck. Das AVP dient auch dazu, im Medizincontrolling zu überwachen, dass die Akten zwölf
Tage nach Entlassung im Medizincontrolling eintreffen. Der Zugriff auf die Patientenunterlagen
erfolgt rasch und bequem über SHA. Im Zuge
der Kodierung wird die Dokumentation auf Vollständigkeit hin überprüft und mit Handzeichen
ergänzt. Right Coding gilt beim RBK als Grundsatz; ein Plausibilisierungstool im KIS findet
Verwendung. „Fälle mit hohem Medikationsaufwand lassen sich elektronisch hinsichtlich der Kodierung prüfen“, erläutert Annette Severyns vom
Medizincontrolling.
„Die wachsenden Analyseanforderungen ans
Medizincontrolling sind nur durch IT-Unterstützung darstellbar“, streicht Kupke heraus. „Im
Hinblick auf die Fristen und Bearbeitungszeiten
waren wir sehr erfreut darüber, dass Vorschläge
aktiv von DMI kamen.“ Die Akten gehen von
den Stationen ans Medizincontrolling, dann zum
Archiv und in den Versand an das DMI Servicezentrum in Leisnig. „Der häufige Versand auch
kleinerer Mengen hilft sicherzustellen, dass die
Prozessschritte nicht weit auseinanderliegen“, so
Dr. Hämmerle. „Ein Kurierdienst holt bei uns
täglich bis zu vier Boxen ab – Logistik mit Einzellastwagen wäre nicht sinnvoll“, so Bettina Müller,
> Information Breakfast:
moderne Digitalisierung und
Archivierung in der Praxis
Vor über 30 Gästen und Gastgebern
eröffnete IT-Leiter Walid Sbaih die
Veranstaltung mit einer Darstellung der Gründe für den Wechsel
zur Lösung mit Cerner und DMI. Die
Einbuchung der Akte in das AVP
zeigte Archivleiterin Bettina Müller;
durch die Verwendung der Akten
im SHA führten Annette Severyns,
Medizincontrolling, und Projektleiterin Anastasia Baron, IT. Für
Cerner präsentierten Karl Strauß
und Kai-Christian Frenking, für DMI
Guido Bovekamp und Stefan MüllerMielitz. Thomas Dingler moderierte.
Die Teilnehmer gaben ein durchweg
positives Urteil ab. Außer auf der
Vermeidung von Raumengpässen
lag das Interesse zumeist auf
verbesserter Kommunikation und
beschleunigter Verfügbarkeit, auf
der Rechtssicherheit der digitalen
Langzeitarchivierung und verbesserter Auskunftsfähigkeit bei MDKPrüfungen.
Leiterin Archiv. Prozentanteile für beschleunigte
Lieferung digitalisierter Akten sind Teil des Auftrags an DMI.
„Nur mit einem enormen Personalaufwand ließe
sich die MDK-Frist ohne eine Digitalisierung bewältigen“, so Dr. Hämmerle; „und die digitale Ablieferung, Teil der neuen Prüfverfahrensvereinbarung, kann man nur mit Digitalisierung umsetzen.“
VORTEILE FÜR MEDIZINER
Dr. Martin Kaufmann, Oberarzt und Facharzt
für Innere Medizin, ist in der Projektgruppe aktiv
und hatte auf die neue Lösung großen Einfluss;
er lobt die gute Zusammenarbeit zwischen Ärzten und IT-Abteilung. „Die OCR-Funktionen
in SHA ermöglichen bequem die Übernahme
inhaltlicher Elemente aus den Digitalisaten in
das KIS“, so der Mediziner. Durch die Digitalisierung der Papierarchive der Ambulanz, eingeführt in einem kurzen Zeitraum, sind diese Unterlagen strukturiert und leicht wiederzufinden.
Alle digitalisierten Objekte werden indexiert;
zur Fokussierung der Suchanfrage werden in der
nächsten SHA-Version vom Anwender konfigurierbare Suchfilter integriert. „Dies ist wichtig
bei sehr häufig genutzten Termini“, so Dr. Kaufmann. Das Filtern wird über Dateinamen, Dokumenttypen und Register geschehen. Der Oberarzt lobt die zuverlässige Anbindung an das KIS,
die perfekt lesbare Darstellung und die gute Performanz. „Mit Einrichtung des Suchfilters wird
SHA mit den digitalisierten Akten zu einem sehr
alltagstauglichen Werkzeug, das unsere Prozesse
deutlich unterstützt.“
IMMER WENIGER PAPIER
Die Projektgruppe im RBK engagiert sich für die
fortlaufende Optimierung des Aktenlaufs und
der informationsbasierten Workflows unter Einbindung von Cerner und DMI. Ziel ist das papierarme Krankenhaus mit der weitestgehenden
Verschlankung der Abläufe.
03 | ArchivAktiv 23
Schnelligkeit und Sicherheit für informationsbasierte Prozesse
KLINIKUM MAGDEBURG NUTZT DIENSTLEISTUNGEN VON DMI
Das Klinikum Magdeburg ist eine gemeinnützige GmbH mit 735 Betten in 21 Kliniken. Die
Einrichtung bietet nahezu das komplette Spektrum medizinischer Versorgung für die Region.
Einsparungen bei Raum und Logistik, insbesondere jedoch die Verbesserung von Prozessen
sieht man bei dem Maximalversorger als große
Vorteile der Digitalisierung.
Bei Auslaufen des Vertrags mit einem anderen
Archivierungsdienstleister führte das Klinikum
Magdeburg mit Unterstützung des Beratungsunternehmens promedtheus eine Ausschreibung
durch, in der als unabdingbares Kriterium die
Anbindung der Digitalisierungsdienste an das
führende System medico und an die Archivsoftware Soarian Health Archive (SHA) formuliert
war. „Die Entscheidung fiel für das Angebot von
DMI, und nach Qualitäts-Checks und Festlegungen für Farb-Scans läuft seit August 2013 die
sehr gute Zusammenarbeit mit dem Anbieter“,
erklärt Cornelia von Steuben, verantwortliche
IT-Mitarbeiterin für den Bereich Medizinische
Systeme.
DIESEN WEG
NEHMEN DIE AKTEN
versandt, dort digitalisiert und automatisch dem
entsprechenden Fall zugeordnet.“
Bereits bei Aufnahme eines Patienten wird im
DMI Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP) ein
Eintrag zur Akte angelegt. Nach Entlassung bereitet das Pflegepersonal die Akte auf. Sie geht
zur Prüfung an den zuständigen Arzt und dann
weiter zu den Medizinischen Dokumentationsassistenten für die Abrechnung auf Basis von
Diagnosen und Prozeduren. Von dort werden
sie ins jeweilige Kliniksekretariat und weiter ins
Archiv transportiert. Dort werden die Akten in
einem klinikeigenen System erfasst, das die Prüfung der Frist ab Entlassung bis zum Eintreffen
VERARBEITUNG IN
LEISNIG
Nahtlose, sichere
informationsbasierte
Abläufe am Klinikum
Magdeburg durch die
Dienstleistungen von
DMI (v. l.): Archivmitarbeiterinnen
Veronika Wendt und
Gudrun Januszewski
sowie IT-Mitarbeiterin Cornelia von
Steuben freuen sich
über die erfolgreiche
Zusammenarbeit.
DIE GROSSE
MEHRZAHL AN AKTEN
WIRD DIGITALISIERT
„Jährlich verarbeitet DMI für unser Haus die
Akten zu rund 35.000 stationären Patienten.
Hinzu kommen seit Januar 2014 etwa 18.000
Akten aus der Notfallambulanz sowie seit Sommer 2014 insgesamt bis zu 25.000 Akten aus der
Fachambulanz und psychiatrischen Instituts
ambulanz“, erläutert von Steuben. „Nur die Akten zu Ermächtigungssprechstunden und zu berufsgenossenschaftlichen Fällen gehen nicht zur
Digitalisierung.“ Neben den gängigen Formaten
umfasst die Dienstleistung unter anderem auch
Sonderformate aus der Intensivmedizin, CTGStreifen und Ultraschallbilder auf Thermopapier.
Im Labor und in der Pathologie setzt man bereits
auf originär elektronische Dokumentation.
TICKER
GOING DIGITAL
Digital: effektiv und sicher
Der Trend ist eindeutig: Immer mehr
Krankenhäuser nutzen die herausragenden Prozessvorteile, die durch die
Digitalisierung von Papierakten und die
konsolidierte Langzeitarchivierung mit
elektronischen Dokumenten entstehen.
Wir stellen Ihnen eine Auswahl aktueller Dienstleistungsaufträge des letzten
halben Jahres und innovative Leistungen von DMI vor:
+++ Klinikum Osnabrück klassifiziert digitale Dokumente +++ DMI gewinnt Ausschreibung des Universitätsklinikums Essen mit
Fortführung der Digitalisierung und digitaler
Langzeitarchivierung sowie jetzt auch zur Sicherheitsarchivierung von Originalakten +++
Klinikum St. Marien in Amberg beauftragt Sicherheitsarchivierung +++ Kliniken Dr. Erler
in Nürnberg digitalisieren in DMI Servicestelle
mit automatisierter Belegindexierung, digitaler
Langzeitarchivierung und beauftragen Upgrade
Im Durchschnitt verschickt das Klinikum Magdeburg täglich etwa zwei Boxen per DHL nach
Leisnig. Nach der Digitalisierung und dem Qualitäts-Check im DMI Servicezentrum werden die
Unterlagen per SFTP an das Klinikum übermittelt und in SHA eingespielt. Etwa vier Wochen
nach Übermittlung gehen die Papierakten in die
Vernichtung; die Digitalisate werden im DMI
Rechenzentrum in Leisnig revisionssicher lang-
im Archiv ermöglicht. Danach versehen die Mitarbeiterinnen die Akten mit einem Barcode, der
sie einem Fall im AVP zuweist, und optimieren sie
für die Digitalisierung – etwa durch das Eliminieren von Duplikaten und Durchschriften.
„Die Versandbereitschaft der Akten ordnen
wir im AVP den Fällen und Versandboxen zu,
konfektionierte Boxen erhalten einen Transfer
begleitschein; DMI Leisnig wird informiert
und leitet die Abholung in die Wege“, fasst
Archivmitarbeiterin Gudrun Januszewski die
Abläufe zusammen. „Nachläufer wie Arztbriefe und Laborbefunde sowie Befunde aus
Fremdeinrichtungen versehen wir ebenfalls
mit einem Barcode“, ergänzt ihre Kollegin
Veronika Wendt. „Auch sie werden nach Leisnig
für das Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP)
mit Viewer-Neuinstallation +++ Klinikverbund
Kempten-Oberallgäu in Kempten weitet Aktenverwaltung und Digitalisierung auf AmbulanzAkten aus +++ Klinikum Esslingen beauftragt
für MVZ Neurologie Digitalisierung, digitale
Langzeitarchivierung und Sicherheitsarchivierung +++ Zentralklinik Bad Berka erweitert AVP
um MDK-Aktenmanagement mit Schnittstelle zu
SAP+++ Evangelische Kliniken Gelsenkirchen
nutzen automatisierte Belegindexierung +++
Caritas-Krankenhaus St. Josef in Regensburg
beauftragt DMI Servicestelle, automatisierte
Belegindexierung und digitale Langzeitarchivierung sowie AVP-Upgrade +++ Evangelisches
Krankenhaus Bielefeld digitalisiert mit DMI +++
Diakonie-Klinikum Schwäbisch Hall digitalisiert
mit automatisierter Belegindexierung in DMI
Servicestelle vor Ort und beauftragt digitale
Langzeitarchivierung, AVP-Upgrade mit MDKModul und eDPaaS +++ St. Marien-Hospital
Hamm ordert Digitalisierung inklusive automatisierter Belegindexierung, Langzeitarchivierung
sowie AVP-Upgrade inklusive Mandant für Ambulanz +++ Klinikum Chemnitz bestellt Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung für
MDK-Akten +++ Medizinisches Zentrum Lahnhöhe am Mittelrhein beauftragt Sicherheitsarchivierung +++ Kreiskrankenhaus Frankenberg
ordert AVP-Upgrade +++ Kliniken Albstadt beauftragen AVP-Upgrade mit Daten-Migration für
die Standorte Albstadt und Balingen +++ Agnes
Karll Krankenhaus in Bad Schwartau erteilt Auftrag für AVP-Upgrade +++ Siloah St. Trudpert
zeitarchiviert. „Die Prozesse der Dienstleistung
von DMI und die Ansprechbarkeit des Anbieters
sind gut“, lobt von Steuben.
BEQUEME NUTZUNG
DURCH MEDIZIN
CONTROLLER UND ÄRZTE
Vorrangig verwenden die Medizincontroller die
Digitalisate per Zugriff über medico für die Bearbeitung von MDK-Prüfanfragen. Diese Informationen unterstützen die Arbeit mit dem ins führende System integrierten MDK-Arbeitsplatz.
„Wir übermitteln bestimmte Dokumenttypen,
etwa Arztbriefe, in digitaler Form an den MDK
Klinikum in Pforzheim vergibt Sicherheitsarchivierung +++ Evangelisches Krankenhaus
Hamm beauftragt Digitalisierung und digitale
Langzeitarchivierung sowie Akten-Sicherheitsarchivierung +++ Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz ordert Unterstützung bei der Tumordokumentation durch
DMI Fachbereich Medizinische Dokumentation
(FMD) +++ St. Josefs-Hospital Wiesbaden entscheidet sich für Digitalisierung und digitale
Langzeitarchivierung sowie AVP-Mandanten
für Ambulanzakten der ZNA +++ Krankenhaus
Rummelsberg beauftragt DMI mit Digitalisierung
in der DMI Servicestelle +++ KMG Kliniken plc /
Häuser Boizenburg, Güstrow, Havelberg, Kyritz,
und Pritzwalk sowie Klinikum Wittstock erteilen
Auftrag für Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung +++ Universitätsspital Zürich
beauftragt Unterstützung bei Tumordokumentation +++ Klinikum Darmstadt vergibt Digitalisierung, AVP und digitale Langzeitarchivierung
+++ Klinikum Niederberg in Velbert beauftragt
Digitalisierung inklusive automatisierter Belegindexierung sowie digitale Langzeitarchivierung
inklusive eDPaaS +++ Johanniter-Krankenhaus
Geesthacht beauftragt Digitalisierung, AVP und
Langzeitarchivierung +++ Hessenklinik Stadtkrankenhaus Korbach digitalisiert Akten stationärer und ambulanter Patienten +++ Stiftung
Hospital zum Heiligen Geist in Frankfurt/Main
ordert Digitalisierung und AVP +++ Sportklinik
Hellersen in Lüdenscheid setzt Digitalisierung,
digitale Langzeitarchivierung und AVP ein +++
Johanniter Krankenhaus Bonn digitalisiert und
Sachsen-Anhalt“, fügt von Steuben hinzu. Der
MDK führt auch Begehungen durch; für diese
Fälle richtet das Klinikum ein „MDK-Login“
über medico auf die jeweilige digitale Akte ein. –
„Dank der Verfügbarkeit der Patientenunterlagen
in digitaler Form entfällt das aufwändige manuelle Suchen und Konfektionieren für den MDK“,
freut sich die IT-Mitarbeiterin. Auch Mediziner
nutzen das Archiv SHA mit den Digitalisaten
von DMI, insbesondere für Wiederkehrer. Die
Akzeptanz für die Qualität und für die Verfügbarkeit ist sehr hoch. Die Vorteile im Vergleich zur
früheren Lösung bestehen unter anderem darin,
dass Suchabläufe auch fallübergreifend möglich
sind, etwa bei Patienten mit unterschiedlichen
Fallnummern. Die Zuordnung erfolgt über „Patientennummern“ im KIS, die auch im AVP nutzbar sind.
PERSPEKTIVE:
WENIGER PAPIER
Das Ziel des Klinikums Magdeburg ist natürlich
die originär elektronische Patientenakte. Der
Wegfall von Medienbrüchen wird hierbei eine
weitere Beschleunigung der Abläufe bringen.
Auch erwarten das Klinikum durch den Wegfall
schwer lesbarer handschriftlicher Dokumente
Sicherheitsvorteile. So ist im Jahr 2015 unter anderem die Elektronisierung der Dokumentation
auf der Intensivstation geplant – damit soll ein
Großteil der überformatigen Dokumente wegfallen. Auch in der Fachambulanz ist mittelfristig die nativ elektronische Akte in Planung, und
generell soll das Ausdrucken und Einscannen
originär elektronischer Dokumente vollständig
beendet werden. „Der Weg zur ePA birgt allerdings Herausforderungen und erfordert hohe Investitionen – und wird daher mehrere Jahre brauchen“, sieht die verantwortliche IT-Mitarbeiterin
voraus. „Insbesondere für die revisionssichere digitale Langzeitarchivierung ist es sinnvoll, mit einem qualifizierten und zertifizierten Dienstleister zusammenzuarbeiten“, so von Steuben weiter.
„Wir ersparen uns die Investitionen in Personalressourcen, Kompetenzaufbau, Hardware und
technologische Migration.“
ordert AVP für zwei Standorte +++ Johanniter
Klinik am Rombergpark in Dortmund digitalisiert
und ordert AVP +++ Marienhauskliniken St. Elisabeth in Wadern digitalisiert +++ Städtisches
Krankenhaus Maria-Hilf Brilon beauftragt Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung
+++ Vitos GmbH in Kassel mit angeschlossenen
Kliniken beauftragt Digitalisierung der Personalakten +++ Die Salus gGmbH mit den Standorten Fachklinikum Bernburg und Fachklinikum
Uchtspringe beauftragt Digitalisierung +++
DMI Innovations-Ticker
+++ In den letzten sechs Monaten haben 17 Kliniken DMI Analytics mit Analysen und Beratung
zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse
– insbesondere abrechnungsrelevanter Prozesse im Bereich Medizincontrolling – beauftragt
+++ DMI führt Entscheider-Event Schlüsselprojekt „Prüfverfahren für die Vollständigkeit
von Patientenakten“ zusammen mit Klinikbewerbern und Institutionen durch (unter anderem
Klinikum Frankfurt, Universitätsklinikum Münster, RBK Stuttgart, Klinikum der Stadt Soest,
CCeSigG und Fachhochschule Mannheim) +++
DMI Fachbereich Medizinische Dokumentation
unterstützt Krankenhäuser bei der Optimierung
von Dokumentations- und Archivierungsprozessen durch Akten- und Dokumentationsstrukturanalysen +++ DMI erweitert Compliance und
erwirbt Zertifikat durch das BSI (TR-RESISCAN)
sowie Beurkundung durch den VKD (Nachhaltiger Partner für IMT ) +++
04 | ArchivAktiv 23
Fortsetzung: Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente ausgezeichnet
Beurkundete Nachhaltigkeit: Die Zusammenführung ursprünglich papierbasierter, digitalisierter Dokumente mit originär elektronischen aus dem KIS CGM CLINICA durch DMI ermöglicht vollständige Akten
ohne Medienbrüche. Sie bilden die Voraussetzung für die Optimierung klinischer und administrativer
informationsbasierter Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für das Erlösmanagement. Überzeugt hat die Lösung durch ihren hohen Grad an Praxistauglichkeit und an Nutzen für das Krankenhaus
sowie durch die gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen DMI und dem Projektpartner CompuGroup
Medical (CGM) (v. l.): Hannes Zehrer (DMI), Jörg Redmann (Sanovis GmbH), Christoph Rzisnik und
Wolfgang Ax (St. Marien-Krankenhaus Siegen), Dr. Carl Dujat (promedtheus AG), Dirk Albers (CGM)
Die Lösung ist für große und kleine Häuser geeignet, auch das Landeskrankenhausgesetz etwa
in Bayern ist durch Servicestellen und durch verschlüsselte Übermittlung zum Langzeitarchiv im
Rechenzentrum Leisnig abdeckbar.“
„Das St. Marien-Krankenhaus, so lautet unsere
Strategie 2015/2020, soll in fünf Jahren zu den 25
Prozent der besten Krankenhäusern in Deutschland zählen (sh. KU 9/2015, S. 42-44). Die IT soll
dabei die medizinisch-klinischen Prozesse optimal
abbilden. Die Ziele sind zum einen höchstmögliche Qualität – auch im Kontext des politischen
Fokus – und zum anderen der wirtschaftliche Einsatz von Ressourcen“, erklärte Christoph Rzisnik,
Geschäftsführer St. Marien-Krankenhaus. „Den
Mehrwert der IT messen wir am Beitrag ergono-
mischer Lösungen zur Produktivitätssteigerung
und zur Verringerung der Arbeitsbelastung beim
Personal – mit der Frage, wie wäre der Aufwand
ohne diese Lösung. Dieser Beurkundungsprozess
hilft uns, im Arbeitsalltag die Nachhaltigkeit bei
der Verwendung von Lösungen zu gewährleisten.
Wir erwarten uns von der Zusammenführung
papierbasierter mit nativ elektronischen Dokumenten in einem einzigen digitalen Archiv die
Sicherheit, die Vollzähligkeit bieten kann, und
die Reduktion bzw. Beschleunigung von Suchabläufen – auch für die Tätigkeit der Ärzte im Patientenkontakt. Akzeptanz bei den ärztlichen und
pflegerischen Mitarbeitern ist bei uns deutlich
erkennbar. – Den Beurkundungs-Fragenkatalog
empfinde ich hinsichtlich Wirtschaftlichkeit,
Prozessqualität und Technik als zielorientiert. Beurkundungen für bestimmte Applikationen und
Funktionalitäten finde ich eine gute Plattform zur
Diskussion von Produktansätzen.“
„Herzliche Glückwünsche gebühren DMI zu dieser Auszeichnung durch den VKD mit Prüfung
durch die Entscheiderfabrik“, betonte Prof. Paul
Schmücker, Hochschule Mannheim und Mitglied
im Auditierungsgremium. „Diese gibt den Einrichtungen des Gesundheitswesens, insbesondere
Krankenhäusern, die Garantie, dass das Produkt
‚eDPaaS mit AVP-Viewer‘ von DMI durch neutrale Experten und anhand objektiver Prüfkriterien
auf Funktionalität und erforderliche rechtliche,
technische und organisatorische Anforderungen
überprüft und als empfehlenswert bewertet wurde. Voraussetzung war die Teilnahme an einem der
letztjährigen Entscheiderfabrik-Wettbewerbe um
die fünf IT-Schlüsselthemen für die Gesundheitswirtschaft. Im Rahmen einer Referenzinstallation
konnte DMI die Leistungsfähigkeit seines Produktes nachweisen.“
„Für den VKD relevante Entscheidungsgründe
sind positive Ansätze mit dem Fokus auf Mehrwert für die Patientenversorgung und/oder spürbare Prozessunterstützung. Gleichzeitig fördern
wir in erster Linie innovative Ansätze, die nicht
nur konzeptionell gut aufbereitet sind, sondern
durch Praxisnähe, Funktionalität und Nachhaltigkeit herausragen“, so Dipl.-Kfm. Peter Asché,
Kaufm. Direktor Uniklinik RWTH Aachen und
Vizepräsident VKD. „Wir freuen uns daher, mit
DMI einen würdigen ,Krankenhauspartner IMT‘
auszeichnen zu dürfen und im Rahmen des Deutschen Krankenhaustages im November die Urkunde überreichen zu können.“
„DMI hat mit 37 von 39 möglichen Punkten
ein Top-Ergebnis erzielt“, resümiert Dr. PierreMichael Meier, Gründer der Entscheiderfabrik.
„Das Unternehmen ist somit ein würdiger Inha-
ber der Urkunde des VKD und unserer Initiative.
Der VKD – eines der Gründungsmitglieder der
Entscheiderfabrik – hat schon immer ein starkes
Interesse daran, die Nachhaltigkeit der Schlüsselthemen zu beurteilen. Gemeinsam mit der Entscheiderfabrik ist der Verband daher eine treibende Kraft dabei, anhand transparenter Prüfkriterien
für IMT-Unternehmen des IT-SchlüsselthemenWettbewerbs diese Eigenschaften nachzuweisen.
Durch ihre Teilnahme haben diese Unternehmen
daran mitgewirkt, dass ein Ziel des VKD und der
Entscheiderfabrik – die Vermeidung von Fehl
investitionen der Kliniken durch das Testen von
Ansätzen – Wirklichkeit wird.“
„Diese Beurkundung durch zwei herausragende
Branchenorganisationen bestätigt uns in unserem
Streben, Krankenhäuser bei der Optimierung ihrer Prozesse durch sichere, wirtschaftliche und
nachhaltige Lösungen zu unterstützen“, betonte Christoph Schmelter, Geschäftsführer, DMI
GmbH & Co. KG. „Ich danke allen Beteiligten
für ihr Engagement, das diesen Meilenstein bei
der gemeinsamen Entwicklung von Mehrwerten
ermöglicht hat.“
DMI vor Ort 2016
10. – 11. FEBRUAR
Entscheider-Event, Düsseldorf
17. – 18. MÄRZ
DRG Forum, Berlin
06. – 07. APRIL
KH-IT-Leiter-Tagung, Leipzig
11. – 15. APRIL
„Am Ende bleibt eine Umarmung“
IHE Connectathon, Bochum
FIGHTING SPIRITS BEGEISTERN IN NRW 1.300 ZUSCHAUER
conhIT, Berlin
Drei Konzerte in wenigen Monaten – auf der
Komm-Mit-Tour zeigte das Musikprojekt
Fighting Spirits, welches enorme Potenzial in
diesen schwerkranken Jugendlichen steckt:
Das Programm – auch mit selbst komponierten Songs und mit Lesungen – bewirkte an jedem Ort bei unterschiedlicher Ausstattung und
Intention eine andere Stimmung. Trotz – oder
wegen – der Verluste geliebter Menschen ist der
Zusammenhalt im Team stärker geworden. Der
Gruppe ist es gelungen, Menschen zu begeistern und sie zu verbinden. Auch Institutionen
zeigt das Projekt, was es bewirken kann; es gibt
Impulse – „zur Nachahmung empfohlen“.
Im Düsseldorfer „Theater der Träume“ blieb in
romantischer Atmosphäre kein Stuhl unbesetzt,
bis ins letzte Detail bot das Team um die Fighting
Spirits perfekte Organisation in Eigenregie. Diese Herausforderung wurde belohnt durch eine
überwältigende Resonanz der Zuschauer – unter
ihnen auch der Oberbürgermeister. Die Lieder,
Lesungen, Videos und Tanzeinspielungen hatten
ein offenes Ende – bedingt durch den Verlust eines Teammitglieds.
In der coolen „Cloud“ des Factory Hotels Münster fand das gemeinsame Konzert mit der neu gegründeten Gruppe der dortigen Uniklinik statt.
Die „Spirits in klein“, fünf Kinder – unterstützt
durch die westfälische Musikschule – traten zum
ersten Mal autark mit eigenem Programmteil auf.
Kinder, die erst wenige Wochen im Chor gesun-
Details zu diesen Events
und zum DMI Information
Breakfast unter:
www.dmi.de/
Aktuelles/
Veranstaltungen
19. – 21. APRIL
„Zur Nachahmung empfohlen“: Düsseldorfer Tour-Kickoff des Musikprojekts Fighting Spirits, das mit
dem enormen Potenzial schwerkranker Jugendlicher die Menschen begeistert.
gen hatten, begeisterten ebenso wie Jugendliche
mit eigenen Lesungen. Der Funke sprang über;
die Bürgermeisterin sicherte, sichtlich bewegt,
dem Projekt ihre Unterstützung zu.
Schauplatz des letzten, „privaten“ Konzerts war
Nordhorn, die Heimat des Bandleaders und
Ideengebers Frank Gottschalk. Die Kämpfenden Geister erlebten drei Tage Ruhe und Gemeinschaft. Die familiäre Atmosphäre und das
Ambiente des Klosters halfen, die Trauer über
eine gerade Verstorbene zu verarbeiten. Mut und
Kampfgeist prägten den Abend; alle fühlten sich
verbunden mit der anwesenden Familie, ein Foto
schuf stille Präsenz. Gastauftritte mit bewegenden Texten sowie das selbst komponierte „Hin
zum Glück“ verursachten Gänsehaut und zeigten: „Was bleibt, ist Liebe“.
Bandleader Frank: „Unsere Gruppe zeigt beispielhaft, dass es lohnt, sich niemals aufzugeben
– selbst wenn es nur für den Tag und die Zeit ist,
die einem bleibt.“
BLICK IN DIE ZUKUNFT
Die Spirits haben Menschen mit ihrer Freude angesteckt. Nach Münster entsteht eine neue Gruppe in Hamburg. Im nächsten Schritt proben die
Spirits neue Stücke und nehmen diese professionell im Studio auf. Michaela Steffen, Vereinsvorstand, Pressesprecherin und Mutter: „Das Gold
des Projektes wirkt; mit Gemeinschaft, Mut und
Herz werden Menschen ‚mitgenommen‘. Wir
haben für zwei Stunden Menschen aus verschiedenen Bereichen und Lebenssituationen zusammengeführt und gezeigt, dass es letzten Endes
nur um eine Umarmung geht: Mehr kann man
nicht erreichen!“.
Mirjam Bauer
Impressum
Herausgeber:
DMI GmbH & Co. KG
Otto-Hahn-Straße 11–13
48161 Münster
Tel.: 02534 8005-0
Fax: 02534 8005-20
[email protected]
www.dmi.de
Auflage:
10.000 Stück
Redaktion:
Michael Reiter M.A.
(verantwortlich, sämtliche Beiträge außer
namentlich genannten)
Koordination:
Rufina Wieners
Natascha Loskant
Ticker: Petra Brebaum,
Daniela Honvehlmann
Redaktionsschluss:
30.9.2015
Fotos:
S. 1 l., S. 2, S. 3, S. 4 oben:
Michael Reiter;
S. 4 unten: Fighting
Spirits; S. 1 r.: DMI
Gestaltung/Satz:
TRYXZ Design
www.tryxz.de
Druck:
Wentker Druck
www.wentker-druck.de
ArchivAktiv 23 | IM FOKUS
Erlöse und Qualität sichern
durch vollzählige Patientenakten
DMI engagiert sich mit Partnern in Entscheiderfabrik-Projekt
Vollzählige und vollständige konsolidierte Patientenakten als Voraussetzung für sichere
informationsbasierte Prozesse – an dem großen Entscheiderfabrik-Projekt beteiligen sich fünf
Krankenhäuser und weitere Partner aus Wissenschaft, Beratung und Industrie (v. l.):
Martin Overath (Universitätsklinikum Frankfurt), Jana Weger (Universitätsklinikum Frankfurt), Axel
Riemer (DMI), Ursula Brahimi (Universitätsklinikum Frankfurt); Christian Kirsch, Marvin Ray Donkor
Informationsbasierte
Prozesse
müssen
schlanker und sicherer werden – wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen
zwingen Krankenhäuser zu Veränderungen.
Die aktuelle Prüfverfahrensvereinbarung mit
den Kassen ist ein Beispiel. Bei ihrer Strategie erhalten Krankenhäuser Unterstützung
durch kompetente Dienstleistungen und intelligente IT. So bringt ein Schlüsselprojekt
der Brancheninitiative Entscheiderfabrik den
Archivierungsspezialisten DMI, fünf Kundenkrankenhäuser, Experten aus der Wissenschaft und Berater an einen Tisch. Die
Herausforderung lautet, die Vollzähligkeit
und Vollständigkeit von Patientenakten zu
gewährleisten.
Auf den ersten Blick erschließt sich die Komplexität dieses Themas nicht: Wo liegt die
Schwierigkeit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit bei Patientenakten zu erreichen? Der Dokumentationsstil in Krankenhäusern ist äußerst
heterogen. Eine Studie unter DMI Kundenhäusern ergab rund 18.000 unterschiedliche Dokumentenbezeichnungen oder durchschnittlich
385 Dokumenttypen pro Haus sowie mehr als
2.300 Register- und Unterregister-Bezeichnungen. Verstärkt dokumentiert man heute, parallel zur Papierakte, elektronisch im Krankenhausinformationssystem (KIS). Dadurch wird
es immer schwieriger, festzustellen, ob am Ende
eines Behandlungsfalls eine vollzählige – alle
Dokumente beinhaltende – bzw. vollständige
Akte mit allen notwendigen Informationen
etwa laut OPS-Codes vorliegt. Das birgt Risiken bei allen Prozessen, die einen vollständigen
Behandlungsnachweis erfordern, wie bei der
Klärung haftungsrechtlicher Fragestellungen,
aber insbesondere bei der Abrechnung und
dem MDK-Prüffall.
Ziel des Schlüsselprojekts ist der Machbarkeitsnachweis für eine Prüfung von Akten auf Vollzähligkeit und Vollständigkeit nach einer Zusammenführung papierbasierter und originär
elektronischer Dokumente. Automatisiert generierte Reports sollen dabei helfen, qualitätssichernde Prozesse im Krankenhaus und insbesondere die Bearbeitung von MDK-Prüffällen
besser vorzubereiten.
Am Projekt beteiligen sich das Universitätsklinikum Frankfurt, das Klinikum Braunschweig,
das Robert-Bosch-Krankenhaus Stuttgart, das
Universitätsklinikum Münster, das Klinikum
Stadt Soest sowie die Hochschule Mannheim /
Lehrstuhl für Medizinische Informatik, das
Competence Center für die Elektronische
Signatur im Gesundheitswesen e.V. CCESigG
und der Dokumentenmanagement-System(DMS-)Anbieter Optimal Systems.
ANSATZ UND
UMSETZUNG
Papierakten werden nach der Digitalisierung
mit originär elektronisch erzeugten Dokumenten im DMS zusammengeführt. Die Konsolidierung der Akte erfordert eine Qualifizierung,
und Burckhard Romanowski (Optimal Systems); Klaus Gieshoidt (Universitätsklinikum Münster),
Dr. Gregor Hülsken (Universitätsklinikum Münster), Dr. Christoph Seidel (Klinikum Braunschweig),
Jürgen Bosk (CCESig, Braunschweig), Dr. Andreas Beß (promedtheus, Erkelenz), Guido Bovekamp
(DMI), Anastasia Baron (RBK Stuttgart), Claudia Simsek-Graf (IT-Beratung), Annett Müller und
Stefan Müller-Mielitz (DMI)
für die die Vielzahl an Belegbezeichnungen auf
einen Minimalkonsens reduziert wird. Dazu
entwickelte DMI das Konzept der „Konsolidierten Dokumenten Liste“ (KDL). Ihren
Dokumentennamen werden die Belegbezeichnungen des jeweiligen Hauses zugeordnet – als
Voraussetzung für das Eliminieren von Dubletten sowie für die Vollzähligkeits- und Vollständigkeitsprüfung einer Akte.
Das Ergebnis ist eine qualifizierte Akte, die
über die von DMI generierten Reports die
Prozesse im Haus verbessert und insbesondere
beim MDK-Management wertvolle Unterstützung leistet. Im Projekt wurden die erarbeiteten
Merkmale gemeinsam mit der KDL in eine
„Qualifizierungsmatrix“ (QaM) überführt, die
als Regelwerk die Qualifizierung automatisch
durchführt und Reports generiert, die dem
Anwender im Krankenhaus, beispielsweise im
Medizincontrolling, übermittelt werden.
„Wir führen bereits viele elektronische Dokumente, haben aber noch Papieranteile. Diese
Mischform bringt Brüche in vielen Abläufen,
die Vollständigkeit erfordern. Hier voranzukommen – das ist Ziel dieses Projekts. Dabei
wollen wir die Erfahrungen von DMI mit unserer Expertise kombinieren – mit weiteren Partnern, um eine einheitliche Systematik und ein
einheitliches Tool für bestmögliche Ergebnisse
für die Anwender zu entwickeln“, so Martin
Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum
Frankfurt. „Den Schwerpunkt legen wir auf
Abläufe der Erlössicherung. Barrieren sind die
unterschiedlichen Abläufe und Anforderungen
sowie organisatorische Aspekte. Eine Herausforderung ist es, in der relativ großen Gruppe
zu Ergebnissen zu kommen. – Als Zwischenergebnis haben die Systematik und der Testlauf
mit 50 Fällen über die Konsolidierte Dokumenten Liste gut funktioniert.“
„Ich erwarte von dem Projekt, dass die Vorteile
der Konsolidierung elektronisch erfasster und
digitalisierter Dokumente im Alltag nutzbar
werden. Konkret geht es um eine Übersicht
und um Warnhinweise bei fehlenden Kern
dokumenten in der digitalen Akte, um Plausibilitäten für die Prüfung des Vorliegens von Dokumenten in der komplexen Dokumentation“,
sagte Dr. Michael v. Wagner, Leiter Stabsstelle
Patientenmanagement, Universitätsklinikum
Frankfurt. „Beispielsweise soll ein Oberarzt auf
Stationsebene sehr schnell Überblick gewinnen
können, ob alle zu erwartenden Dokumente in
einer Akte auch tatsächlich enthalten sind. Auf
Prozessebene ist zu klären, ob Prozesse adäquat
ablaufen oder ob sich gehäuft bestimmte Dokumente nicht in den Akten finden lassen; in
solchen Fällen ist der Behandlungs- oder Dokumentationsprozess auf systematische Fehler zu
durchleuchten. Die Qualität der Dokumentation werden wir eher im Nachgang zum Projekt
sicherstellen und Rückschlüsse auf etwaige notwendige Prozessänderungen ziehen.“ Für das
Projekt wurden viele am Archivierungsprozess
Fortsetzung auf der Rückseite
02 | ArchivAktiv 23 | Im Fokus
Fortsetzung: Erlöse und Qualität sichern durch vollzählige Patientenakten
Beteiligte an einen Tisch geholt, erklärte
Dr. v. Wagner: „klinische Nutzer, Medizincontroller, Dokumentare und Kodierer sowie bewährte Anbieter wie DMI. Dies schafft für einen
Austausch auf breiter Basis einen sinnvollen Nenner“.
„Jeder Zentralisierung mit Standards steht die
Individualität einer Klinik und ihrer Abteilung
entgegen. Höhere Arbeitsdichte führt aber dazu,
dass Prozesse so effektiv wie möglich gestaltet
werden müssen. Der breit gefasste Ansatz bedeutet Überzeugungsarbeit für eine gemeinsame standardisierte Herangehensweise.“ Zu den
Ergebnissen sagte Dr. v. Wagner: „Wir sind weit
gekommen, die Dokumentenliste ist definiert,
erste Prüfprotokolle sind getestet. Die nächsten Schritte auch zu einem ersten komplexeren
Prüfansatz sind gangbar.“
„Wir haben ein Unternehmensprojekt initiiert,
um die veränderten MDK-Fristen abbilden zu
können: Top-Priorität ist, dass zum Zeitpunkt
der Abrechnung die Akte vorliegen soll“, erläuterte Dr. Christoph Seidel, CIO Klinikum
Braunschweig: „Anderenfalls besteht das Risiko
finanzieller Verluste durch Rechnungsabstriche.
Daher wird die Akte bei der Entlassung eingefordert; sie geht kurzfristig zum Scannen, um
Folgeprozesse nicht zu verzögern. Darauffolgende Dokumente entstehen originär elektronisch.
Im zweiten Schritt wollen wir die Vollzähligkeit
der konsolidierten Akte absichern, um Verluste
auch durch fehlende Dokumente zu vermeiden.“
Daher engagiert sich das Klinikum bei diesem
attraktiven Projekt. „Die Herangehensweise
empfinde ich als pragmatisch und zielorientiert.
Es herrscht auch in unserem Haus eine babylonische Sprachverwirrung bei Dokumenttypen; ein
Lenkungsausschuss entscheidet über neue Do-
kumenttypen im Klinikum und regional. Hilfe
verspricht hier die Konsolidierte Dokumenten
Liste aus der angewandten Wissenschaft, die die
Praxisanforderungen abdeckt und das Mappen
ermöglicht.“ Auf die Frage nach Barrieren antwortet Dr. Seidel: „Hindernisse existieren in den
Köpfen, Technisches ist gelöst. Wir sollten jetzt
‚tun‘ und dabei Standards verwenden. Die vorläufigen Ergebnisse lassen praktikablen Nutzen
erwarten.“
„Durch die Einführung digitaler Archive entsteht ein Hybridzustand: Ein Teil der Dokumente stammt generisch aus dem KIS; ein anderer
Anteil ist ursprünglich auf Papier, wird digitalisiert und dann dem Archiv zugeführt. Erst mit
der Zusammenführung beider Wege in das digitale Archiv vervollständigt sich die Akte. Wie
zuverlässig laufen diese Wege zusammen, ist die
Akte vollständig? Das ist für uns das Projektthema. Wir wollen die Qualität einer archivierten
Patientenakte beurteilbar machen, um nötigenfalls Veränderungen im Dokumentationsprozess
herbeizuführen“, beschrieb Dr. Gregor Hülsken,
Abteilungsleiter Klinische Systeme, die Situation
am Universitätsklinikum Münster. „Wir versprechen uns von dem Ansatz auch Marker für Archivierungsvorgänge, die uns künftig rechtzeitig
erkennen lassen, ob Anpassungen der Prozesse
nötig sind. Das Projektvorgehen – mit verschiedenen Kliniken und unterschiedlichen Bedingungen zum Finden eines gemeinsamen Wegs –
finde ich gut“, so Dr. Hülsken weiter. „Barrieren
bestehen in Schnittstellen und den verfügbaren
Parametern: Es müssen verlässliche Parameter gefunden werden, um einen Grad an Vollständigkeit messen zu können; spezielle Schnittstellen,
Import- und Exportmöglichkeiten sind notwendig.“
„Optimal Systems beteiligt sich seit 2010 an
der Entscheiderfabrik“, erinnert sich Burckhard
Romanowski, Optimal Systems. „Das Universitätsklinikum Frankfurt setzt unser digitales
Patientenaktenarchiv ein; OS als ganzheitlicher
ECM-Anbieter möchte als Berater und technischer Umsetzer zur Optimierung der Prozesse bei
diesem komplexen Projekt beitragen. Die Mitarbeiter im Alltag entlasten – durch gut verfügbare
Informationen, so lautet das Hauptziel.“
BESSERE PROZESSE FÜR
HÄUSER ALLER GRÖSSEN
„Die Ziele des Projekts bestehen vor allem in
einer besseren Unterstützung und Aufbereitung
der relevanten Daten – ursprünglich von Papier
oder elektronisch – für den klinischen Prozess“,
fügte Andreas Beß hinzu: „Bedarf haben große
Krankenhäuser mit sehr komplexen Abläufen,
aber auch kleinere Häuser. Die Praxistauglichkeit
des Projekts, dies ist bereits deutlich geworden,
ist gegeben.“
„Im Rahmen dieses Projekts wollen wir einen Ansatz finden, der zur Schaffung eines intelligenten
Archivs entsprechende Module kombiniert, die
unabhängig sind von den krankenhausindividuell vorgeschalteten Technologien, Techniken und
Subsystemen“, betonte Jürgen Bosk, Geschäftsführer, Competence Center für die Elektronische
Signatur im Gesundheitswesen e. V. CCESigG.
„Die entstehende leistungsfähige Archivüberwachung von Dokumenten soll unabhängig von der
Prozessorganisation und eingesetzten Technologie und universell für alle Häuser sein. Vorteile
bestehen darin, dass sich spezifisch Prozesse modellieren und an Technologien anpassen lassen.
Identische Standards sollen in der Dienstleistung
abrufbar sein. Krankenhäuser sollen in den Stand
versetzt werden, aus sich heraus Erlössicherheit
zu garantieren – indem sie eine Meldung erhalten, welche Dokumente für die Abrechnung
noch fehlen. Die vollständige Akte soll auch die
Qualitätssicherung hinsichtlich Rechtssicherheit
bzw. Patientenrechtegesetz ermöglichen.“ Als Voraussetzung, so Bosk weiter, müssen die Häuser
erst einmal wissen, welche Dokumente sie einsetzen. Diese Dokumente, gematcht mit der KDL,
lassen sich Funktionalitäten zuordnen – etwa
Behandlungsziffern. „Hier entsteht eine Basisfunktionalität, auf die man individuelle Prozesse
aufsetzen kann. „Die vorläufigen Ergebnisse zeigen: Machbarkeit ist gegeben – an Abrechnungsziffern lassen sich Dokumente erkennen. Die
Test-Engine funktioniert für Abfragen.“
Woher kommt die Motivation seitens DMI,
die Vollständigkeit von Akten zu überprüfen?
„Erstens, weil dies eine klassische Aufgabe des
Archivars ist; und zweitens, weil uns die digitale Technik verbunden mit unserem inhaltlichen
Know-how sowie den intensiven Kundenbeziehungen diese Weiterentwicklung ermöglicht“,
sagte Stefan Müller-Mielitz, zuständig für angewandte Forschung bei DMI: „Dieses Projekt
dient dazu, exemplarisch Kriterien zu identifizieren, an denen sich die Vollständigkeit beurteilen
lässt. Als Regelwerke zur Klärung von Vollzähligkeit bzw. Vollständigkeit ziehen wir unter anderem OPS-Codes und hausindividuell generierte
Listen heran. Dazu klären wir, wie das Reporting
auszugestalten ist. Müller-Mielitz zu den ersten
Ergebnissen: „Die prototypische Überprüfung
auf Vollzähligkeit/Vollständigkeit ist durchführbar, die Regeln sind anwendbar, und Reports
können wir standardisiert in XML bereitstellen“.
DIENSTLEISTUNG FÜR DAS MEDIZINISCHE INFORMATIONSWESEN
Datenlogistik/Monitoring
Papierbasierte Patientenakte
Aufnahme
Diagnose
Behandlung
Entlassung
Krankenhausinformationssystem
ADM (Archivdatenmanagement)
Digitalisierung
(Capture)
Qualiﬁzierung
(Store)
Archivierung
(Preserve)
Präsentation
(Deliver)
Konsolidierte Akte
Kodierung und Abrechnung
Verantwortung für
Archivierung
Archivierung
Kompetenzzentren
IT Compliance
und
Revisionsdienste
Technisches
Consulting
Systemadministration
Analysen und Beratung
V. i. S. d. P.: Beilage zu ArchivAktiv 23, DMI GmbH & Co. KG, www.dmi.de, Texte und Foto Vorderseite: Michael Reiter; Grafik: DMI
Medizinische
Dokumentation

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