Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung Kaufmännische Verwaltung ZeitAnlass Thema punkt Abwicklung beendeter lfd. Jahr MieterMietverhältnisse wechsel Neuvermietung Mietanpassungen Durchführung von Mieterhöhung im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Möglichkeiten Durchführung von temporären Mietminderungen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten Aufgaben der Kirchenvorstände bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung Technische Betreuung/ Haustechnik Anlass Thema Aufgabe Wohnungsübergabe mit Protokollierung Erzbistum Köln Aufgabe Mieterwechsel Entscheidung über Rückgabe der Mietsicherheit ggf. Geltendmachung Vermieterpfandrechte Rückzahlung der Mietsicherheit Zwischen-/ Endabrechnung der Betriebskosten nach Auszug eines Mieters Prüfung/ Festlegung der notwendigen Reparaturen; Einleitung Reparaturmaßnahmen – unter Beachtung Kostenlimits Ausschreibung + online oder Papier Durchführung von Wohnungsbesichtigungen mit Mietinteressenten Mieterselbstauskünfte einholen ggf. Bonitätsprüfung von Mietinteressenten einholen ggf. Mietvorschlagsliste erstellen Vorstellung des Mietinteressenten bei KV Mieterauswahl Beratung, anschl. KV-Beschluss Vertragsausfertigung Vertragsunterzeichnung Wohnungsübergabe mit Protokollierung Prüfung der Einzahlung der Mietsicherheit Prüfung der Sachlage (z.B. letzte Erhöhung) und Festlegung des Erhöhungsbetrages unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften Technische Durchführung Reparaturen/ Instandhaltung/ Wartung Terminvereinbarung Durchführung Kontrolle/ Abnahme Mietanpassungen Beratung und Beschlussfassung Durchführung von Mieterhöhung im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Möglichkeiten Einholung der Zustimmungen, Nachfassen bei Fristüberschreitung Beratung und Beschlussfassung Durchführung von temporären Mietminderung im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar 2016 1/5 Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung Kaufmännische Verwaltung ZeitAnlass Thema punkt Abwicklung sämtlicher lfd. Jahr MieterBetreuung Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis Beschwerdemanagement Hausordnung Objektbetreuung Abschluss, Änderung, Kündigung für die Bewirtschaftung notwendiger Verträge Beauftragung von Dienstleistern für Reparaturen/ Instandhaltung/ Wartung Aufgaben der Kirchenvorstände bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung Technische Betreuung/ Haustechnik Anlass Thema Aufgabe Informationen, z.B. Baustellen vor dem Haus MieterBetreuung Anschreiben bei besonderen Angelegenheiten Korrespondenz Überwachung der Einhaltung Einleitung nötiger Maßnahmen bei Missachtung Abschluss, Änderung, Kündigung für die Bewirtschaftung notwendiger Verträge Ansprechpartner für haustechnische Angelegenheiten Abwicklung von Versicherungsschäden Aufgabe Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen oder Nummern entsprechender Handwerksbetriebe (Elektro/ SAT/ TV, Sanitär/ Heizung, Dach, Schlüssel) Reaktion auf technische Angelegenheiten Korrespondenz Handwerker beauftragen/ beaufsichtigen etc. Objektbetreuung Wartungsverträge Versorgungsverträge Beratung und Beschlussfassung Beauftragung Technische Durchführung Reparaturen/ Instandhaltung/ Wartung Beaufsichtigung Leistungsabnahme laufende Überwachung baulicher Zustand laufende Überwachung des allgemeinen Zustandes des Objektes Umsetzung und jährliche Aktualisierung der Instandhaltungs-/ Instandsetzungspläne Erzbistum Köln, HA-SB Erzbistum Köln Stand: Januar 2016 Terminvereinbarung Durchführung Kontrolle/ Abnahme laufende Überwachung jährliche Begehung mit Erstellung eines Bauzustandsprotokolls Zustand der Außenanlage Zustand des Gebäudes bedarfs-/ anlassbezogen: bei Mieterwechsel bedarfs-/ anlassbezogen: bei Beschwerden Umsetzung und jährliche Aktualisierung der Instandhaltungs-/ Instandsetzungspläne 2/5 Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung Kaufmännische Verwaltung ZeitAnlass Thema punkt lfd. Jahr Objektbetreuung Aufgaben der Kirchenvorstände bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung Technische Betreuung/ Haustechnik Anlass Thema Aufgabe Objektbetreuung Vergabe, Überwachung u. Abnahme kleiner Reparaturen - bis x EUR Bereitstellung von Hausmeisterdiensten Schneeräumen Aufzugswartung u. notdienst Pflege Grünanlage des Objekts Treppenhausreinigung Fensterreinigung Objektbuch Durchführung des für das Mietverhältnis relevanten haltung Zahlungsverkehrs Eingangsrechnungsbearbeitung Erzbistum Köln, HA-SB Erzbistum Köln Aufgabe Beratung und Beschluss Reparaturen bis x EUR Kostenlimit 15 T€ beachten Drohende Gefahr/ Gefahr im Verzug mit Abwicklung des Versicherungsvorgangs Einleitung Baumaßnahme Sicherstellung im Rahmen von Vermieterpflichten z.B. Austausch von Glühlampen, Schaltern, Schlössern, Schlüsseln etc. Sicherstellung im Rahmen von Vermieterpflichten Sicherstellung im Rahmen von Vermieterpflichten Sicherstellung im Rahmen von Vermieterpflichten Sicherstellung im Rahmen von Vermieterpflichten Führung der Mieterkonten und des Mahnwesens (Buchhaltung einschließlich Verwaltung der offenen Posten) Abwicklung des Zahlungsverkehrs über ein Treuhandkonto Buchung der Einzahlungen * monatlich * differenziert nach Mietern * differenziert nach Gebäude-Kostenstelle Prüfung, Kontierung und Freigabe von Eingangsrechnungen, z.B. Energie, Grünpflege, Grundbesitzabgaben, Wasser etc. Buchung der Auszahlungen * differenziert nach Gebäude-Kostenstelle * differenziert nach Kostenart (umlegbare, nicht umlegbare Kosten) Stand: Januar 2016 3/5 Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung Kaufmännische Verwaltung ZeitAnlass Thema punkt lfd. Jahr Objektbuch- Durchführung Mietinkasso haltung Objektverwaltung Aufgaben der Kirchenvorstände bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung Technische Betreuung/ Haustechnik Anlass Thema Aufgabe Aufgabe außergerichtliches Mahnverfahren mit Mahnungen gerichtliches Mahnverfahren + ohne Widerspruch + mit Widerspruch --> Klageverfahren Beauftragung Rechtsanwalt zur Prozessdurchführung unter Beachtung der entsprechenden Regelungen des EBK Einleitung der Zwangsvollstreckung des Zahlungstitels Durchführung der Räumungsklage einschl. Vollstreckung Beratung und Beschlussfassung Wahrnehmung von Rechten Abschluss, Änderung, Kündigung von und Pflichten ggü. Behörden, Versorgungsverträgen Versorgungs-unternehmen, Handwerkern u. Lieferanten Abstimmung/ Prüfung/ Ergänzung der Versicherungslisten mit Ecclesia Abwicklung von Versicherungsschäden inkl. Korrespondenz Erzbistum Köln Objektverwaltung Abgabe und Annahme von Erklärungen ggü. Behörden, Führung der Korrespondenz Abwicklung des Zahlungsverkehrs zum jeweiligen Vorgang Abstimmung/ Prüfung/ Ergänzung der Versicherungslisten mit Ecclesia Abwicklung von Versicherungssachen inkl. Korrespondenz Technische Durchführung Terminvereinbarung, Durchführung, Kontrolle/ Reparaturen/ Abnahme Instandhaltung/ Wartung Drohende Gefahr/ Gefahr im Bereitstellung der unverzüglichen Abhilfe Verzug mit Abwicklung des Versicherungsvorgangs Durchsetzung von Beratung und Beschlussfassung Ansprüchen aus Mietverhältnissen oder wegen des Vertragsobjektes Beauftragung Rechtsanwalt zur Prozessdurchführung unter Beachtung der entsprechenden Regelungen des EBK Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar 2016 4/5 Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung Kaufmännische Verwaltung ZeitAnlass Thema punkt Verwaltung von lfd. Jahr Objektverwaltung Dienstwohnungen Jahresende Aufgaben der Kirchenvorstände bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung Technische Betreuung/ Haustechnik Anlass Thema Aufgabe Aufgabe wie Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten Ausnahme: Mietinkasso f. Nutzungsentschädigung bei pastoralen Diensten abhängig von genauer Lage der DW in Gebäuden erfolgt ggf. Auslagerung: * DW in Mietobjekt wird ausgelagert * DW in pfarrlich genutzten Einheiten KÖNNEN ausgelagert werden, sofern Verwalter dazu bereit Wahrnehmung von Rechten Beratung und Beschlussfassung und Pflichten ggü. Hypotheken-/ Darlehensgläubigern hinsichtlich Vertragsdurchführung, Zins-/ Tilgungsleistung, Konditionen-vereinbarung etc. laufende Abwicklung nach Bedarf z.B. Bedienung interner und externer Darlehen der KiGem (sofern Zahlung über Mietkonto erfolgt) Ermittlung und Abrechnung Terminvereinbarung und Ablesung der Betriebsder Betriebskosten nach Verbrauchsmessstellen (= Zählerablesung) bzw. kostenBeauftragung Dienstleister, z.B. ISTA abrechnung mietrechtlichen und vertraglichen Bestimmungen Zusammenfassung der (Teil-)Rechnungen, ggf. Anforderung fehlender Rechnungen, Abgrenzung auf Abrechnungszeitraum Ermittlung der Betriebskosten unter Berücksichtigung der Verbrauchsmessstellen sowie unter Anwendung von konformen Verteilungsschlüsseln Ermittlung der Über-/ Unterdeckung der Vorauszahlungen und 1. Anforderung Nachzahlung bei Mietern 2. Überweisung Guthaben an Mieter 3. Festlegung der zukünftigen Höhe der Vorauszahlungen 4. Mitteilungen an Mieter Jahresabschlussbuchungen, Saldenbestätigungen Jahreserstellen und an Rendantur senden, Übersicht zu abschluss Forderungen (Mieten, Betriebskosten) Wirtschaftsplanung für die jeweiligen Objekte Wirtschafts- Wirtschaftsplanung Folgejahr erstellen und an Rendantur senden planung Erzbistum Köln, HA-SB Erzbistum Köln Betriebskostenabrechnung Jahresabschluss Wirtschaftsplanung Stand: Januar 2016 ggf. Einholung Kostenschätzungen für Instandsetzungsmaßnahmen 5/5
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