P02_2016-02_Leitfaden Verwalterauswahl

Auslagerung der Haus-/ Mietverwaltung
Erzbistum Köln
Anlage Leitfaden zur Auswahl eines Verwalters
I.
ÜBERBLICK ÜBER DAS GESAMTE VERFAHREN
Für die Ausschreibung wird folgende Vorgehensweise empfohlen:
1
Identifikation auszulagernder Objekte
Vorauswahl der Immobilien/ Objekte, die in Zukunft von einem externen Dienstleister verwaltet werden sollen.
2
Leistungsumfang
Möglichst detaillierte Festlegung des gewünschten Leistungsumfangs in Anlehnung an
die vorgeschlagenen Leistungspakete gemäß Anlage Leistungsverzeichnis. Nach Möglich-keit sollte das ausgewählte Leistungspaket vollständig in Anspruch genommen werden.
Ausnahmen, z.B. Eigenleistungen des KV oder Ergänzungen aus einem anderen Leistungspaket sind möglich, sollten jedoch auf ein Minimum reduziert werden.
3
Zeitpunkt des Leistungsübergangs auf den Verwalter
Bestimmung des angestrebten Zeitpunktes, an dem die Verwaltung an den Dienstleister
übergeben werden soll.
4
Objektsteckbriefe
In Zusammenarbeit mit der Rendantur: Zusammenstellung der Daten je Objekt, welches
ausgelagert werden soll, siehe Anlage Objektsteckbrief.
5
Vorauswahl Anbieter für Anfrage
Nach Möglichkeit Auswahl von drei oder mehr Haus- und Mietverwaltern.
Sie können sowohl bereits bekannte Verwalter ansprechen, Empfehlungen von anderen
Kirchenvorständen einholen oder darüber hinaus nach Verwaltern suchen. Gegebenenfalls
empfiehlt sich die Bündelung der Objekte mit Nachbargemeinden.
6
Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen
Erstellung eines Anschreibens sowie Hinzufügen der Anlagen
•
Objektsteckbrief(e)
•
Leistungsverzeichnis (= festgelegtes Leistungspaket, s. Pkt. 2)
•
Preisblatt
•
Bewerbungsbedingungen
Erzbistum Köln, HA-SB
Stand: Februar 2016
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Schematische Darstellung des Auswahlverfahrens
12 Einreichung der Vertragsunterlagen zur Genehmigung durch das Erzbischöfliche Generalvikariat
II.
VERGABEREGELN
Die eingegangenen Angebote können Sie nach einer Reihe von Kriterien beurteilen. Wir
schlagen vor, die folgenden Kriterien für die Angebotsprüfung anzuwenden:
1
Eignungskriterien
Im ersten Schritt prüfen Sie die grundsätzliche Eignung des Anbieters für die ausge-schriebenen Leistungen. Dazu wurden Eignungskriterien festgelegt, die vollständig mit JA zu beantworten sind.
JA
NEIN
ALLGEMEINES
Hat der Verwalter die Objekte vor Angebotsabgabe besichtigt?
Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
KURZPROFIL
Wurde das Kurzprofil bearbeitet vorgelegt?
KURZPROFIL
Wurden alle geforderten Eigenerklärungen beantwortet und vorgelegt?

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
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Nur wenn alle Fragen mit „JA“ beantwortet werden können, ist der Anbieter grundsätz-lich
als Verwalter für die Objekte geeignet.
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Stand: Februar 2016
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Zuschlagskriterien
Bei den Zuschlagskriterien entscheidet der Kirchenvorstand, welche Aspekte ihm selbst
(besonders) wichtig sind und welche nicht so stark ins Gewicht fallen. Die Bewertung erfolgt
damit nach dem individuellen Bedarf.
Wir schlagen vor, die Zuschlagskriterien zu bewerten, indem die einzelnen Kriterien je nach
Erfüllung mit unterschiedlich hoher Punktzahl bewertet werden. Ein Beispiel: Erfüllt ein Anbieter das Kriterium, erhält er dafür einen Punkt, anderenfalls erhält er null Punkte.
JA
NEIN
ALLGEMEINES
Pkte.
Pkte.
Hat der Verwalter ein Qualitätsmanagementsystem/ eine Zertifizierung?
Wurden mind. 3 Referenzen (andere verwaltete Objekte, insbesondere mit
der Führung von Mieterkonten) genannt?
Hat der Verwalter Rahmenverträge zur Senkung der Nebenkosten?
Werden (Verwaltungs-)Leistungen durch eigenes Personal erbracht?
Werden regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen vorgenommen (Nachweise)?
Ist der Verwalter Mitglied in einem berufsständischen Interessensverband?
Lässt die räumliche Entfernung des Verwalters zu den Objekten eine ordnungsgemäße Verwaltung zu?
Ist die Erreichbarkeit der Verwaltung gewährleistet? (feste Bürozeiten, Notfallnummer)
Ist die Vertretungsvollmacht beim Verwalter geregelt?
Werden Service- und Notfallnummern für wichtige Belange (z.B. Sanitär/
Heizung, Elektro/ SAT/ TV, Schlüssel)?
TECHNISCHE VERWALTUNG
Werden Checklisten z.B. für Begehungen/ Wartungen geführt?
Werden Objektbegehungsprotokolle geführt?
Verfügt der Verwalter über eigenes technisches Personal oder ein ausreichendes Netzwerk, um technische Beratung sicherzustellen?
VERTRAGSGESTALTUNG
Wird der Mustervertrag des EGV verwendet?
Wenn nein:
Sind die Vertragsparteien klar geregelt, ist die Firmierung korrekt?
Sind die Aufgaben des Verwalters klar und übersichtlich geregelt?
Sind die Befugnisse des Verwalters klar geregelt?
Ist die Haftung klar geregelt?
Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart?
SUMME ZUSCHLAGSKRITERIEN
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Preise
Im dritten und letzten Schritt werden die Preisangaben der Anbieter auf dem Preisblatt
(siehe Anlage Preisblatt) auf ihre Vollständigkeit hin geprüft und ebenfalls mit Punkten bewertet. Vom Anbieter zu nennen sind die Bruttopreise einschließlich Mehrwertsteuer für:
•
•
Grundleistungen pro Einheit pro Monat und Gesamt pro Monat
o
Mietwohneinheiten
o
Dienstwohnungen
o
Gewerbeeinheiten
o
pfarrlich genutzte Einheiten
o
Garagen/ Stellplätze
Besondere Leistungen pro Stunde:
o
Geschäftsführung/ Prokurist
o
Sachbearbeitung
o
Azubi/ Praktikant
o
Hausmeister
o
Pflege der Grünanlagen
o
Winterdienst
Der Anbieter mit dem günstigsten Angebot erhält die höchste Punktzahl z.B. 100 Punkte =
100%). Alle davon abweichenden Angebote erhalten so viel weniger Punkte (in %), wie ihre
jewei-lige prozentuale Abweichung zum günstigsten Angebot ausfällt. Beispiel:
•
Anbieter A:
o
•
•
400 €/ Monat
günstigster Anbieter =
Anbieter B:
560 €/ Monat
o
Abweichung zum günstigsten Anbieter:
o
160 €
Anbieter C:
100 Punkte
= 40% = 100 – 40 Pkte. =
60 Punkte
500 €/ Monat
o
Abweichung zum günstigsten Anbieter:
o
100 € = 20% = 100 – 20 Pkte. =
80 Punkte
Daraus ergibt sich in dem Beispiel aus dem Kriterium „Preis“ folgende Bieter-Reihenfolge:
1. Anbieter A, 2. Anbieter C, 3. Anbieter B
4
Ergebnis
Der Anbieter, der aus den Bewertungen der Abschnitte 2. Zuschlagskriterien und 3. Preise
insgesamt die höchste Punktzahl auf sich vereint, erfüllt die Erwartungen des Kirchenvorstands am ehesten und ist als Verhandlungspartner in die engere Auswahl aufzunehmen.
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