BÄUERLE . Info-Punkte Steuerliches Wissen auf den Punkt gebracht Betriebsveranstaltungen I. Definition Betriebsveranstaltung Betriebsveranstaltungen können ein Sommerfest odereine Weihnachtsfeier, aber auch ein Betriebsausflug sein. Sie müssen grundsätzlich im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen und gesellschaftlichen Charakter haben. Die Teilnahme an der Veranstaltung muss allen Beschäftigten offen stehen. Es können auch unternehmensfremde Personen (Ehepartner, Geschäftspartner) an der Veranstaltung teilnehmen, allerdings darf die Zahl der betriebsfremden Teilnehmer die Zahl der anwesenden Arbeitnehmer nicht übersteigen. Eine Betriebsveranstaltung ist üblich, wenn nicht mehr als zwei gleichartige Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Das bedeutet, dass auch mehrtätige Betriebsveranstaltungen begünstigt sein können. Maßgeblich ist dabei die Zahl der Veranstaltungen, nicht jedoch die Zahl der Teilnahmen durch den einzelnen Arbeitnehmer. Bei der dritten Betriebsveranstaltung liegt demzufolge auch bei demjenigen Arbeitnehmer steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der an der ersten und/oder zweiten Betriebsveranstaltung nicht teilgenommen hat. Bei mehr als zwei gleichartigen Veranstaltungen im Kalenderjahr hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht hinsichtlich der beiden Veranstaltungen, die als übliche Betriebsveranstaltungen durchgeführt werden und deshalb nicht dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen sind. Diese Zuwendungen sind steuer- und beitragsfrei. II. Aufwendungen während der Betriebsfeier hinsichtlich der Freigrenze von 110 € Aufwendungen, die nicht unmittelbar mit der Betriebsveranstaltung in Zusammenhang stehen und durch die der Arbeitnehmer nicht bereichert wird, gehören nicht zum Arbeitslohn. Dies können zum Beispiel Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Fahrtkosten, Miete der Räumlichkeiten, Eventmanager) sein. Diese werden nicht in die 110,00 €-Grenze mit einbezogen. Es ist zwischen üblichen und unüblichen Zuwendungen zu unterscheiden. III. Übliche Zuwendungen Zunwendungen (auch übliche Zuwendungen genannt) können sein: - Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten - Übernahme von Übernachtungskosten - Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, - Geschenke ohne bleibenden Wert, wenn der Wert des Geschenks 40,00 € inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt und das Überreichen des Geschenks nicht der wesentliche Zweck der Veranstaltung ist - Musikdarbietungen, andere kulturelle und künstlerische Darbietungen In die Prüfung der Freigrenze von 110,00 € sind nur die üblichen Zuwendungen einzubeziehen. Unübliche Zuwendungen sind z.B. Geschenke, deren Gesamtwert 40,00 € übersteigt oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer, aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung. Die Sachzuwendungen sind nach § 8 Abs. 2 oder Abs. 3 EStG zu bewerten. IV. Verteilung der Kosten auf alle Teilnehmer Zur Prüfung der 110,00 €-Grenze werden alle konsumierbaren Aufwendungen durch die Anzahl der Teilnehmer (auch Ehepartner, Geschäftspartner usw.) geteilt. Der Anteil der Begleitpersonen (Ehepartner, Kinder) wird nicht mehr zum Anteil des Arbeitnehmers hinzugerechnet. Wird die 110,00 €-Grenze nicht überschritten, kommt es zu keinem steuerpflichtigen Arbeitslohn. Beispiel: Arbeitnehmer A nimmt mit seiner nicht im Betrieb tätigen Ehefrau an der Weihnachtsfeier teil. Die maßgeblichen Gesamtkosten der Weihnachtsfeier belaufen sich auf 8.100,00 €. Bei der Feier sind 90 Personen zugegen. Lösung: Die Aufwendungen betragen 90,00 € pro Person. Da A die auf seine Ehefrau entfallenden Kosten hinsichtlich der Freigrenze nicht zugerechnet werden, fällt keine Lohnsteuer an. V. Pauschalbesteuerung Sollte es zu einer Überschreitung der 110,00 €-Grenze kommen, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Zuwendungen an den Arbeitnehmer entweder als laufenden Arbeitslohn beim Arbeitnehmer zu versteuern und sozialversicherungsrechtlich zu verbeitragen oder die Pauschalversteuerung mit 25% anzuwenden. Vorteil der Pauschalbesteuerung ist, dass dadurch die Sozialversicherungspflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer entfällt. Zusätzlich zur Pauschalsteuer entstehen noch Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer, berechnet jeweils aus dem Pauschalsteuerbetrag. VI. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung Wird die 110,00 €-Grenze eingehalten, ist der Vorsteuerabzug für die Aufwendungen in voller Höhe möglich, weil die Eingangsleistungen für das Unternehmen ausgeführt werden. Wird die Grenze jedoch überschritten, so liegt keine ausschließlich unternehmerische Verwendung mehr vor (private Mitveranlassung durch den Arbeitnehmer), so dass der Vorsteuerabzug für alle Aufwendungen ausgeschlossen ist. VII. Tipps zum Schluss 1. Achten Sie darauf, dass bei Betriebsveranstaltungen alle Mitarbeiter des Unternehmens oder der Abteilung eingeladen werden. 2. Wählen Sie einen Anlass, der vom Finanzamt üblicherweise als Betriebsveranstaltung anerkannt wird. 3. Kalkulieren Sie die Ausgaben mit der Freigrenze pro Mitarbeiter von 110,00 € und nicht mehr als zwei übliche Betriebsveranstaltungen. 4. Beachten Sie zusätzlich die Freigrenze bei Firmengeschenken in Höhe bis zu 40,00 € brutto.