Merkblatt Merkblatt Matrixzertifizierung Matrixzertifizierung Voraussetzungen zur Anwendung einer Matrixzertifizierung Der Spielerschutz und das Sozialkonzept sind zentral geregelt und besitzen für alle Spielhallen Gültigkeit. Länderspezifische Besonderheiten sind ggf. zu berücksichtigen. Die Zentrale übernimmt die Überwachung, Planung, Durchführung und Steuerung aller Spielerschutz-relevanten Aufgaben. Die zu zertifizierenden Spielhallen müssen juristisch eindeutig der Organisation zuordenbar sein und von dort zentral gesteuert werden. Es muss eine rechtliche oder vertragliche Bindung zwischen der jeweiligen Spielhalle mit der Zentrale bestehen. Die Zentrale muss berechtigt sein, Korrekturmaßnahmen zu veranlassen und deren Durchführung zu überwachen. Die Bereitstellung des Sozialkonzepts, der Konzessionen, der Organigramme und Ansprechpartner vor Ort erfolgt durch den zentralen Ansprechpartner. Der Vertragspartner der ClarCert ist die Zentrale. Die Rechnungsstellung erfolgt jährlich im Voraus und wird als Gesamtrechnung an die Zentrale gestellt. Die Matrixzertifizierung ist erst ab sechs teilnehmenden Spielhallen möglich. Die Bedingung einer Zertifikatserteilung ist, dass die Anforderungen in jeder einzelnen Spielhalle (einschl. der Zentrale) erfüllt sein müssen. Sofern die Anforderungen in einer Spielhalle nicht erfüllt werden, muss das Zertifikat auch in allen anderen Spielhallen entfernt werden. Bei festgestellten Abweichungen besteht die Möglichkeit, diese innerhalb einer bestimmten Frist (max. 3 Monate) durch Einreichung entsprechender Nachweise, nachträglich zu beheben und somit die Anforderung zu erfüllen. Die Auditierung vor Ort erfolgt anhand der spezifisch für die Matrixzertifizierung erweiterten Auditcheckliste. Neben den Bausteinen I-X wurden die zu überprüfenden Anforderungen der Auditcheckliste um den Baustein XI (Strukturen bei Matrixzertifizierung) ergänzt. Merkblatt Merkblatt Matrixzertifizierung Steuerung und Ablauf einer Matrixzertifizierung Die Organisation hat gegenüber ClarCert einen Ansprechpartner inkl. Stellvertreter mit Kontaktdaten zu benennen. Die komplette Steuerung der Verfahren (Schriftverkehr, Organisatorisches, etc.) erfolgt über diesen Ansprechpartner bzw. dessen Vertretung. Die interne Weiterleitung - der von ClarCert übermittelten Informationen - an entsprechende Spielhallen/Stellen liegt in der Verantwortung der Organisation bzw. des Ansprechpartners. Die Auswahl der zu überprüfenden Spielhallen trifft ausschließlich die ClarCert. Die Information an die Organisation, welche Spielhallen begangen werden, erfolgt im Rahmen der Versendung des Auditplans an den zentralen Ansprechpartner. Für jede Spielhalle wird ein separater Auditplan mit Auditdatum erstellt, welcher mindestens zehn Arbeitstage im Voraus an den zentralen Ansprechpartner versendet wird. Es besteht die Möglichkeit dem Termin, innerhalb genannter Frist und unter Angabe eines wichtigen Grundes, zu widersprechen. Jährlich wird die Zentrale sowie ein festgelegter Anteil der Spielhallen auditiert, wobei nach einem dreijährigen Zyklus alle Spielhallen mindestens einmal begangen werden. Beispielhafter Ablauf einer Matrixzertifizierung Eine Matrix-Zertifizierung könnte bei einer Organisation mit 9 Spielhallen wie folgt aussehen: Im 1. Jahr würde zuerst die Zentrale und dann 3 Spielhallen auditiert. Im 2. Jahr wird wiederum die Zentrale und 3 weitere Spielhallen auditiert. Im 3. Jahr wird erneut die Zentrale mit den verbliebenen 3 Spielhallen auditiert (Ablauf bei keiner festgestellten Abweichung). Wird eine Abweichung in einer Spielhalle festgestellt, kann die Spielhalle im darauf folgenden Jahr erneut begangen werden, um die dauerhafte Behebung der Abweichung zu überprüfen. Vorteile einer Matrixzertifizierung gegenüber einer Einzelzertifizierung Kostenreduzierung gegenüber einer Einzelzertifizierung. Optimierung der Ressourcen. Die stichprobenhaften Audits der Matrixzertifizierung ermöglichen Ihnen Einsparungen in den Bereichen Personalplanung und -bereitstellung. Verringerung des administrativen und internen Aufwands. Nachteil einer Matrixzertifizierung gegenüber einer Einzelzertifizierung Wird eine Abweichung festgestellt, hat diese für alle anderen Spielhallen inkl. der Zentrale Gültigkeit. Folglich wird bei Nichtbehebung einer Abweichung innerhalb der genannten Frist (maximal drei Monate) das Zertifikat auch für alle anderen Spielhallen nicht erteilt bzw. entzogen. Merkblatt Merkblatt Matrixzertifizierung Matrixzertifizierung Hinweise zur Matrixzertifizierung Im Rahmen einer Matrixzertifizierung werden stichprobenhafte Audits durchgeführt. Neben der jährlichen Auditierung der Zentrale werden zudem jährlich 1/3 der Standorte des Geltungsbereichs begangen bzw. vor Ort einer Prüfung unterzogen. Gegenstand der Prüfung der von ClarCert ausgewählten Standorte (Spielhallen) ist die komplette Auditcheckliste (Baustein I – XI). Im Zuge einer Matrixzertifizierung stellt das Audit der Zentrale eine Besonderheit dar. Das jährliche Audit der zentralen Verwaltung legt den Fokus insbesondere auf die Durchgriffskraft der Zentrale, die innerbetrieblichen Strukturen und die interne Kommunikation. Da aufgrund der besonderen Gegebenheiten der Zentrale der Gesamtorganisation nicht alle Anforderungen abgeprüft werden müssen bzw. können, wurden die Anforderungen in drei Segmente unterteilt. Der Fokus der zentralen Begehung liegt auf dem Segment „Verpflichtende Prüfung festgelegter Anforderungen“, welche abgeprüft werden müssen. Verpflichtende Prüfung festgelegter Anforderungen Baustein I, Nr. 1 a); Nr. 1b); Nr. 2 a); Nr. 2 c); Nr. 3 a); Nr. 3 b); Nr. 4 a); Nr. 4 b) Baustein IV, Nr. 2 a); Nr. 3 c) Baustein V komplett Baustein VII komplett Baustein VIII komplett Baustein XI komplett Optionale Prüfung festgelegter Anforderungen Baustein I, Nr. 2 b); Nr. 2 d); Nr. 3 c) Baustein II, Nr. 1 a); Nr. 1 b); Nr. 2 a); Nr. 2 b) Baustein III, Nr. 1 a); Nr. 1 b) Baustein IV, Nr. 1 a); Nr. 1 c); Nr. 1 d); Nr. 1 e); Nr. 1 f); Nr. 1 h), Baustein VI, Nr. 1 b) Baustein IX, a); b) Mögliche Prüfung weiterer Anforderungen restliche Anforderungen Nach Abschluss aller Audits erhält die Organisation einen übergreifenden Abschlussbericht für die Gesamtorganisation. Im Zuge der einzelnen Audits an den jeweiligen Standorten bzw. der Zentrale werden zeitnah, nach deren Durchführung, Kurzberichte zur Verfügung gestellt.
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