Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU

Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU, BILANZ
und ANLAG
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1162
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Vorgehensweise
2
2.1.
Jahresübernahme mit Assistent
3
2.2.
Jahresübernahme ohne Assistent
13
2.3.
Jahresübernahme wiederholen
14
2.4.
Automatische OP-Übergabe in das Folgejahr
16
Autor: NAK / 22.02.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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Info für Anwender Nr. 1162
1.
Ziel
Dieses Info beschreibt, wie Sie mit den Anwendungen Agenda FIBU, BILANZ, ANLAG und ZAHLUNG
eine Jahresübernahme durchführen, um das folgende Buchungsjahr bearbeiten zu können.
Dabei gilt:
§ Die Jahresübernahme erfolgt immer für den aktuell geöffneten Mandanten in das Folgejahr.
§ Verwenden Sie die Funktion
nachträglich anzulegen.
»Bestand | Mandanten-Auswahl | Datei | Neu«, um ein Vorjahr
§ Die Jahresübernahme ohne OP-Buchhaltung kann beliebig oft wiederholt werden. Bereits
übertragene EB-Werte werden zuerst zurückgesetzt und dann neu angelegt.
§ Bei der Jahresübernahme mit OP-Buchhaltung beachten Sie die Hinweise zur Übernahme der
offenen Posten.
§ Wird ein Mandant in Agenda FIBU und ANLAG/BILANZ bearbeitet, führen Sie die
Jahresübernahme unbedingt in FIBU durch.
Achtung
Erfassen, ändern und löschen Sie keine EB-Buchungen in der Abrechnungsnummer 0. Diese
Abrechnungsnummer ist für die systemgesteuerte Jahresübernahme vorgesehen.
2.
Vorgehensweise
Überblick
1. Jahresübernahme mit Assistent
2. Jahresübernahme ohne Assistent
3. Jahresübernahme wiederholen
4. Automatische OP-Übergabe in das Folgejahr
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Info für Anwender Nr. 1162
2.1.
Seite 3
Jahresübernahme mit Assistent
Überblick
1. Assistent starten
2. Wirtschaftsjahr festlegen
3. Stammdaten ändern
4. Geldkonten übernehmen
5. Bestandskonten übernehmen
6. Offene Posten übernehmen
7. Zahlungsläufe übernehmen
8. Jahresabschluss
9. Kostenstellenwerte übernehmen
10. Automatischer Jahreswechsel
11. Primanota drucken
12. Jahresübernahme starten
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1. Assistent starten
»FIBU | Bestand | Jahresübernahme«.
Feld
Beschreibung
Schaltfläche
<Assistent ausblenden>
Erfahrene Anwender haben die Möglichkeit, die
Jahresübernahme ohne Assistent durchzuführen.
2. Wirtschaftsjahr festlegen
Feld
Beschreibung
Gesamtes Jahr
(Vorbelegung)
Vorbelegung für das Kalenderwirtschaftsjahr:
01.01.2016 bis 31.12.2016.
Bei abweichenden Wirtschaftsjahr wird das Folgejahr mit dem
entsprechenden Zeitraum angelegt (z. B. 01.07.2016 bis
30.06.2017).
Rumpfwirtschaftsjahr
Diese Option legt das Folgejahr mit einem abweichenden
Enddatum an.
Das Enddatum kann nachträglich geändert werden. Siehe:
Nr. 1151 Umstellung komplettes Wirtschaftsjahr auf
Rumpfwirtschaftsjahr
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3. Stammdaten ändern
Wenn die Stammdaten für das neue Wirtschaftsjahr geändert werden sollen, wählen Sie im
Assistenten die gewünschte Änderung und folgen Sie den weiteren Schritten.
Feld
Beschreibung
Anzahl Buchungsperioden
Versteuerungsart
Für den Mandanten werden nur die Stammdaten im Folgejahr
angelegt. Es werden keine EB-Werte o. Ä. übertragen.
Anschließend können Sie unter »Stammdaten | MandantenProgrammdaten« die Buchungsperiode bzw. Versteuerungsart
umstellen und aus dem Vorjahr erneut die Jahresübernahme
wiederholen.
Informationen zur Umstellung von Stammdaten:
Nr. 1109 Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum ändern
Nr. 1120 Versteuerungsart ändern: Soll <> Ist
Nr. 1141 Feldlängen ändern (Sach- und Personenkonten,
Kostenstellen und Belegfelder)
Kontenrahmen
Im nächsten Schritt können Sie den Kontenrahmen des Folgejahres
wählen.
Weitere Informationen zur Umstellung des Kontenrahmens:
Nr. 1121 Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU – automatisch
Nr. 1124 Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU – manuell
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4. Geldkonten übernehmen
Feld
Beschreibung
Kontenbereich
Der Kontenbereich der Geldkonten wird automatisch vorbelegt.
Die Vorbelegung kann über
gilt pro Mandant).
Standardwerte setzen
Über
angepasst werden (die Änderung
wird der Standardkontenbereich wiederhergestellt.
Achtung
Dabei gehen individuelle Anpassungen bei dem aktuellen
Mandant verloren.
Ja (Vorbelegung)
Die EB-Werte der Geldkonten werden übertragen.
Eventuell vorhandene EB-Werte werden überschrieben.
Nein
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Die EB-Werte der Geldkonten werden nicht übertragen. Eine
Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich.
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5. Bestandskonten übernehmen
Feld
Beschreibung
Kontenbereich
Der Kontenbereich der Bestandskonten wird automatisch
vorbelegt. Die Vorbelegung kann über
angepasst werden (die
Änderung gilt pro Mandant).
Standardwerte setzen
Über
wird der Standardkontenbereich wiederhergestellt.
Achtung: Dabei gehen individuelle Anpassungen bei dem
aktuellen Mandant verloren.
Ja (Vorbelegung)
Die EB-Werte der Bestandskonten werden übertragen.
Eventuell vorhandene EB-Werte werden überschrieben.
Nein
Die EB-Werte der Bestandskonten werden nicht übertragen. Eine
Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich.
Automatische Umbuchung von EB-Werten
EB-Werte können bei der Jahresübernahme automatisch umgebucht werden.
Wenn in den Sachkonten ein Konto für die Umbuchung hinterlegt wurde, dann erfolgt die Umbuchung
im Rahmen der Jahresübernahme.
Exkurs
Eigene Umbuchung in den Sachkonten anlegen:
Sachkonten-Erfassung | Register: Umbuchung«
»Stammdaten | Buchungserfassung |
Achtung
Bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG ist diese automatische Umbuchung nicht sinnvoll.
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Info für Anwender Nr. 1162
Folgende Konten sind durch Agenda FIBU bereits vorbelegt.
SKR
Konto
Umbuchung EB-Wert auf das Konto
03
1789 USt laufendes Jahr
1790 USt Vorjahr
1790 USt Vorjahr
1791 USt frühere Jahre
3840 USt laufendes Jahr
3841 USt Vorjahr
3841 USt Vorjahr
3845 USt frühere Jahre
3660 USt laufendes Jahr
3661 USt Vorjahr
3661 USt Vorjahr
3665 USt frühere Jahre
49
1920 USt laufendes Jahr
1913 Sammelkonto USt Vorjahre
70
3840 USt laufendes Jahr
3841 USt Vorjahr
3841 USt Vorjahr
3845 USt frühere Jahre
04
45
Für die SKR 80 und 81 wurden keine Umbuchungen vorbelegt.
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6. Offene Posten übernehmen
Nur bei Offenen-Posten-Modul sichtbar.
Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden die Änderungen an OP-Buchungen im Vorjahr komfortabel mit
der Funktion »automatische Übergabe von OP-Buchungen« in das Folgejahr übergeben.
Hinweis
Die Jahresübernahme der OP-Buchungen kann für jede Abrechnungsnummer nur einmal
durchgeführt werden. Sofern noch die OP-Buchungen für die früheren Jahre (bis 2013) erfolgen,
erfassen Sie diese nach wie vor in einer neuen Abrechnungsnummer. Diese Abrechnungsnummer
darf zum Zeitpunkt der letzten Jahresübernahme noch nicht angelegt sein. Bei erneuter
Jahresübernahme werden nur die OP-Buchungen der neuen Abrechnungsnummer in das Folgejahr
übertragen. Wurden die Nachträge versehentlich in einer bereits vorhandenen Abrechnungsnummer
erfasst, wiederholen Sie die gesamte Jahresübernahme der offenen Posten zum Übertrag ins
Folgejahr. Wenn mit OPOS gebucht wird, muss eine Übernahme der Offenen-PostenEinzelpositionen erfolgen, damit die ursprünglichen Rechnungsinformationen (Rechnungsdatum, nummer, -betrag usw.) im Folgejahr verfügbar bleiben.
Feld
Beschreibung
Ja
Der Assistent überträgt die Offenen-Posten-Einzelpositionen nach
Abschluss in das Folgejahr.
Nein (Vorbelegung)
Die Offenen-Posten-Einzelpositionen werden nicht übertragen.
Eine Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich.
Offene Posten Einzelpositionen – Automatischer Auszifferungslauf durchführen
Empfehlung
Führen Sie vor der Jahresübernahme einen automatischen Auszifferungslauf durch.
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7. Zahlungsläufe übernehmen
Wählen Sie, ob die Zahlungsläufe übernommen werden sollen.
Feld
Beschreibung
Nicht übernehmen (Vorbelegung) Die Verbuchung mittels der Funktion »Z« in der
Buchungserfassung ist im Folgejahr nicht möglich.
Übernehmen, damit der Import in Die bereitstehenden Zahlungsläufe werden übertragen.
die Buchungserfassung im
Folgejahr erfolgen kann
8. Jahresabschluss
Feld
Beschreibung
Nein (Vorbelegung)
Oben genannte Funktionen werden nicht ins Folgejahr kopiert.
Ja
Oben genannte Funktionen werden ins Folgejahr kopiert.
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9. Kostenstellenwerte übernehmen
Bestimmen Sie, welche Kostenstellenwerte übernommen werden sollen.
Sollen im Folgejahr Kostenstellen-Auswertungen mit kumulierten Vorjahreszahlen erstellt werden,
müssen die Jahreswerte KOST für die Kostenrechnung 1 (Kost 1) und/oder Kostenrechnung 2 (Kost 2)
vorgetragen werden. Diese Werte werden nicht als eigene Werte in den Kostenstellen-Auswertungen
ausgewiesen, sondern sind in den gewählten Periodenwerten bzw. kumulierten Werten enthalten.
Feld
Beschreibung
Kost 1 und/oder Kost 2
Es können <Keine>, <Alle> oder <Selektierte> Werte zur
Übernahme ausgewählt werden. Die Auswahl der selektierten
Kostenstellen erfolgt über die Schaltfläche <Selektion>.
10. Automatischer Jahreswechsel
Legen Sie fest, ob automatisch in das Folgejahr gewechselt werden soll.
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11. Primanota drucken
Wählen Sie ob die Primanota für automatisch erzeugte EB-Buchungen gedruckt werden soll.
Feld
Beschreibung
Ja
Nach der Jahresübernahme wird für die übernommenen EBWerte eine Primanota ausgegeben.
Nein (Vorbelegung)
Die Primanota kann bei Bedarf nachträglich im Folgejahr gedruckt
werden:
»Auswertungen | Buchungserfassung | Primanota |
Abrechnungsnummer 0«
12. Jahresübernahme starten
Starten Sie die Jahresübernahme. Nach dem Abschluss der Jahresübernahme wird Ihnen ein
Protokoll angezeigt.
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2.2.
Jahresübernahme ohne Assistent
Bei dieser Vorgehensweise finden Sie alle zur Verfügung stehenden Optionen in einem Fenster
zusammengefasst.
Jahresübernahme ohne Assistent
»FIBU | Bestand | Jahresübernahme«
Schließen Sie den Jahresübernahme-Assistent durch Klick auf die Schaltfläche
<Assistent ausblenden>.
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2.3.
Jahresübernahme wiederholen
Überblick
1. Jahresübernahme mit Assistent wiederholen
2. Jahresübernahme ohne Assistent wiederholen
3. Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen
1. Jahresübernahme mit Assistent wiederholen
Die Jahresübernahme mit Assistent kann jederzeit wiederholt werden.
Die Vorgehensweise erfolgt wie im Bereich »Jahresübernahme mit Assistent « jedoch mit folgenden
Besonderheiten:
Damit die Jahresübernahme in das Folgejahr wiederholt werden kann, muss in Agenda FIBU das Jahr
geöffnet sein aus dem die Daten übernommen werden sollen.
Wurden nach der Jahresübernahme Kontenbeschriftungen geändert, können diese ebenfalls in das
Folgejahr übernommen werden. Hierbei werden nur die Kontenbeschriftungen und keine
Kontenfunktionen übergeben.
Folgende vorhandene Werte werden bei einer Jahresübernahme zurückgesetzt und neu angelegt:
§ EB-Werte Geldkonten
§ EB-Werte Bestandskonten
§ Zahlungsläufe
§ Jahreswerte KOST
Achtung
Lesen Sie die Zahlungsläufe 2016 ein, bevor Sie die Zahlungsläufe aus 2015 übergeben, da die
Zahlungsläufe 2016 bei der wiederholten Jahresübernahme gelöscht werden.
Sofern der Jahresabschluss des Vorjahres erstellt wurde, kann gewählt werden, ob die Daten
»Bilanzberichte/Erläuterungstexte/Freie Seiten/Bilanzoptionen« übertragen werden sollen. Bereits
vorhandene Daten werden hierbei überschrieben.
2. Jahresübernahme ohne Assistent wiederholen
Aktivieren Sie die zur wiederholten Übernahme möglichen Parameter.
Es sind dieselben Besonderheiten wie bei der Jahresübernahme mit Assistent zu beachten.
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3. Jahresübernahme der offenen Posten komplett wiederholen
Grundsätzliches
Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden Änderungen an OP-Buchungen komfortabel und automatisch in
das Folgejahr übergeben. Möchten Sie trotzdem die Jahresübernahme der offenen Posten komplett
wiederholen, beachten Sie die nachfolgende Vorgehensweise.
Hinweis
Folgende Informationen (falls vorhanden) gehen somit verloren.
§ Mahnkennzeichen (welche Mahnung wurde zuletzt gedruckt)
§ Mahndatum (wann wurde die Mahnung gedruckt)
§ Zahlungskennzeichen (wurde für eine Rechnung bereits eine Zahlung erzeugt)
§ Auszifferungen
Vorgehensweise
1. Erstellen Sie eine Datensicherung:
»Tools | Aktuellen Mandanten sichern«
2. Öffnen Sie das Wirtschaftsjahr aus dem die Jahresübernahme gestartet werden soll.
3.
»Bestand | Jahresübernahme«
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Assistent ausblenden>.
5. Option <Offene Posten Einzelpositionen> freischalten:
Tastenkombination <Umsch+F7>
6. Option <Offene Posten Einzelpositionen> auswählen.
7. Klicken auf <Starten>.
Autor: NAK / 22.02.2016
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Info für Anwender Nr. 1162
2.4.
Automatische OP-Übergabe in das Folgejahr
Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden Änderungen an OP-Buchungen automatisch in das Folgejahr
übernommen.
1. Änderung im Vorjahr vornehmen
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Vorjahr vor.
2. Änderung in das Folgejahr übernehmen
Die Änderungen können in das neue Jahr übernommen werden beim:
§ Schließen der Buchungserfassung im alten Jahr.
§ Öffnen der Buchungserfassung im neuen Jahr.
Es öffnet sich folgende Abfrage:
Hinweise
§ Die Abfrage wird beim Schließen bzw. Öffnen der Buchungserfassung solange angezeigt, bis die
geänderten bzw. neu erfassten OP-Buchungen in das Folgejahr übergeben wurden.
§ Werden Änderungen an OP-Buchungen vor 2014 vorgenommen, müssen diese durch eine
wiederholte Jahresübernahme in das Folgejahr übergeben werden.
Autor: NAK / 22.02.2016
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