1121

Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1121
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Vorgehensweisen
2
2.1.
Automatischer Wechsel bei der Jahresübernahme
3
2.2.
Manueller Wechsel des Kontenrahmens
7
2.2.1.
Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres
7
2.2.2.
Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme
13
2.2.3.
Anpassung der Stammdaten
16
2.2.4.
Buchungen sortieren
16
2.2.5.
Vorjahresvergleich
16
3.
Details
17
3.1.
Erläuterungen des Fensters »Kontenüberleitung«
17
3.2.
Auswirkung des automatischen Wechsel bei der Jahresübernahme
22
3.3.
Automatischer Wechsel des Kontenrahmen in Verbindung mit den Online-Services
22
4.
Wichtige Informationen
23
Autor: BR / 17.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1121
1.
Ziel
Das Info beschreibt den Wechsel auf einen anderen Kontenrahmen. Dabei bestehen folgende Möglichkeiten:
Automatischer Wechsel bei der Jahresübernahme 3
Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres 7
Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme 13
Empfehlung
Wir empfehlen, den automatischen Wechsel des Kontenrahmens bei der Jahresübernahme durchzuführen.
Wenn der Kontenrahmen in einem bereits bebuchten Wirtschaftsjahr oder manuell bei der Jahresübernahme gewechselt wird, müssen sämtliche Kontierungen und Stammdaten per Hand geändert werden.
Auch ein Vorjahresvergleich (z. B. BWA oder Jahresabschluss) ist in diesem Fall nicht möglich.
2.
Vorgehensweisen
Überblick
1. Automatischer Wechsel bei der Jahresübernahme
2. Manueller Wechsel des Kontenrahmens
3
7
3. Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres
4. Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme
5. Anpassung der Stammdaten
6. Buchungen sortieren
7. Vorjahresvergleich
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7
13
16
16
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2.1.
Automatischer Wechsel bei der Jahresübernahme
Ein Automatischer Kontenrahmenwechsel bei der Jahresübernahme ist möglich:
Von SKR
Nach SKR
03
04
04
03
70
Branchenpaket für Hotels und Gaststätten auf Basis SKR 03
70
Branchenpaket für Hotels und Gaststätten auf Basis SKR 04
Andere Kontenrahmenwechsel (z. B. von SKR 03 auf das Branchenpaket für Hotels und Gaststätten)
müssen manuell erfolgen. Sie sind auf Seite 13 beschrieben.
Beispiel
Unser Mandant wird mit dem SKR 03 gebucht. Im Rahmen der Jahresübernahme von 2014 nach 2015
wird dieser auf den SKR 04 umgestellt.
Lösung
1. Jahresübernahme starten
3
2. Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahres wählen
3. Stammdaten ändern
4
4
4. Jahresübernahme wie gewohnt durchführen
5. Kontenüberleitung vornehmen
5
5
1. Jahresübernahme starten
Mandant in Agenda FIBU öffnen.
»Bestand | Jahresübernahme«.
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2. Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahres wählen
Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahres wählen.
Im Beispiel wird ein komplettes Wirtschaftsjahr angelegt:
Option <Gesamtes Jahr> aktivieren.
3. Stammdaten ändern
Im Schritt »Stammdaten-Änderung« die Option <Kontenrahmen> wählen.
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Neuen Kontenrahmen SKR 04 »Standardkontenrahmen – Abschlussprinzip« wählen.
4. Jahresübernahme wie gewohnt durchführen
In den weiteren Schritten sind keine Besonderheiten zu beachten.
Führen Sie die Jahresübernahme wie gewohnt durch.
5. Kontenüberleitung vornehmen
Am Ende der Jahresübernahme öffnet sich das Fenster zur Kontenüberleitung. Hier müssen alle bebuchten Konten des alten SKR einem Konto im neuen SKR zugeordnet werden.
Im Standard werden im linken Bereich alle bebuchten und noch nicht zugeordneten Konten des alten
SKR angezeigt. Diese müssen einem Konto im neuen SKR (rechter Bereich) zugeordnet werden.
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Achtung: Kontenzuordnung fachlich prüfen
Die Kontenüberleitung sollte ausschließlich von versierten Anwendern durchgeführt werden!
Von Agenda FIBU erhalten Sie programmseitige Vorschläge für die Kontenzuordnung. Da nicht immer
eine eindeutige Zuordnung von Konten erfolgen kann (z. B. bei individuellen Sachkonten), müssen Sie
auf jeden Fall eine Prüfung der übergeleiteten Konten auf fachliche Korrektheit vornehmen.
Beispiel für programmseitige Vorschläge bzw. manuell vorzunehmende Zuordnungen:
Bei den Konten 320, 1200 und 1776 handelt es sich um Standardkonten im SKR 03. Diese werden
im Standard bereits einem Konto im SKR 04 zugeordnet.
Bei den Konten 321, 1001, 1201 und 1202 handelt es sich um Konten, die im SKR 03 manuell
angelegt wurden. Diese müssen manuell einem Konto im SKR 04 zugeordnet werden.
Wie die Zuordnung der Konten erfolgt, lesen Sie auf Seite
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2.2.
Manueller Wechsel des Kontenrahmens
2.2.1.
Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres
Hinweis
Wird der Kontenrahmen in einem bereits bebuchten Wirtschaftsjahr gewechselt, müssen sämtliche
Kontierungen per Hand geändert werden.
Tipp
Gleichartige Buchungen können durch eine Reorganisation in einem Schritt geändert werden.
Beispiel
Der Mandant »10000-L+L GmbH« wurde im aktuellen Wirtschaftsjahr 2014 mit dem SKR 04 angelegt
und bereits bebucht. Im Rahmen dieses Beispiels möchten wir nun den Sachkontenrahmen auf den
SKR 03 umstellen.
Überblick
1. Datensicherung erstellen
2. Buchungen auslesen
7
7
3. Abrechnungsnummern löschen
4. Kontenrahmen umstellen
5. Buchungen einlesen
9
9
10
6. Buchungen reorganisieren (Konten ändern)
11
1. Datensicherung erstellen
»Tools | Aktuellen Mandanten sichern«
2. Buchungen auslesen
1.
»Transfer | Daten auslesen | Auslesen Buchungen«
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Buchungen werden pro Abrechnungsnummer ausgelesen:
Abrechnungsnummer
wählen.
Achtung
Keinen Buchungskreis auswählen, damit alle Buchungen ausgelesen werden.
»Agenda-Format« auswählen.
Erfassen Sie einen sinnvollen Dateinamen (z.B. Januar, Februar usw.) und wählen über
Verzeichnis aus.
ein
Buchungen über <Starten> auslesen.
2. Vorgang für alle Abrechnungsnummern wiederholen.
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3. Abrechnungsnummern löschen
1.
»Bearbeitung | Abrechnungsnummern bearbeiten«
2. Alle Abrechnungsnummern über
löschen.
4. Kontenrahmen umstellen
1.
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten«
2. Register »Mandant« anklicken und den Kontenrahmen umstellen
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5. Buchungen einlesen
1.
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (freies Format)«.
Buchungen werden pro Abrechnungsnummer eingelesen.
Wählen Sie über
die Einzulesenden Buchungen aus.
Abrechnungsnummer über
wählen.
Keinen Buchungskreis hinterlegen.
Buchungen über <Starten> einlesen.
Hinweise
Beim Einlesen erhalten Sie ein Fehlerprotokoll, weil die Buchungen aus einem anderen Kontenrahmen stammen. Das Protokoll kann ignoriert und geschlossen werden.
Hinweismeldung mit <Ja> bestätigen.
Alle importierten Buchungen werden in den Buchungskreis »1 Freie Erfassung« der entsprechenden Abrechnungsnummer abgelegt.
Möchten Sie Ihre Buchungen nach dem Reorganisieren wieder in einen bestimmten Buchungskreis einsortieren, können diese ausgeschnitten und wieder eingefügt werden (siehe »Buchungen sortieren« 16).
2. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Abrechnungsnummern.
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6. Buchungen reorganisieren (Konten ändern)
Beispiel
Das Konto »4400 Erlöse 19% USt« soll nun nach Änderung des Kontorahmens auf »8400 Erlöse 19 %
USt« geändert werden.
Tipp
Um alle Buchungen mit dem Konto 4400 in einem Zug bearbeiten zu können, werden diese zuerst
gesucht und anschließend gesammelt geändert (reorganisiert).
Lösung:
1.
»Bearbeitung | Buchungserfassung«.
2. Buchungen suchen
Erfassen Sie im Feld »Konto/Gkto:« das Konto »4400«.
Klicken Sie auf <Suchen>.
3. Markieren Sie alle gefundenen Buchungen über die Tastenkombination
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+
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4.
»Bearbeiten | Buchungen reorganisieren«.
Aktivieren Sie die Felder »Gkto« und »Konto« und erfassen dort folgende Angaben:
Spalte:
alt:
neu:
Konto
4400
8400
Buchungen über <Starten> reorganisieren.
Hinweis
Buchungen die durch das Reorganisieren nicht geändert werden, müssen im Anschluss manuell geändert werden.
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2.2.2.
Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme
Hinweis
Die Umstellung bei der Jahresübernahme ist die empfohlene Vorgehensweise!
Das Folgejahr darf dabei noch nicht vorhanden sein.
Beispiel
Der Mandant »10000 - L+L GmbH« wurde im Wirtschaftsjahr 2013 mit dem Sachkontenrahmen »SKR
03« geführt. Mit dem Jahreswechsel wird nun auf den »SKR 04« umgestellt.
Überblick
1. Jahresübernahme starten
13
2. Stammdaten-Änderung »bejahen«
13
3. Kontenrahmen im Folgejahr umstellen
4. Offene Posten übernehmen
15
5. EB-Werte manuell erfassen
15
14
1. Jahresübernahme starten
1. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen
»10000 – L+L GmbH«/Wirtschaftsjahr 2013
2.
»Bestand | Jahresübernahme«
Hinweis
Das Folgejahr »2014« darf zu diesem Zeitpunkt nicht vorhanden sein.
2. Stammdaten-Änderung »bejahen«
1. Dem Jahresübernahme-Assistenten folgen.
2. Im Fenster »Stammdaten-Änderung« die Option »Ja« wählen
3. Führen Sie die Jahresübernahme bis zum Ende durch.
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3. Kontenrahmen im Folgejahr umstellen
1.
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten«
2. Register »Mandant« anklicken und Kontenrahmen umstellen.
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4. Offene Posten übernehmen
Achtung
Überspringen Sie diesen Schritt wenn Sie nicht mit offenen Posten buchen!
1. Wechseln Sie zurück ins Vorjahr.
2.
»Bestand | Jahresübernahme«.
3. Folgen Sie dem Jahresübernahme-Assistenten.
4. Im Fenster »Offene Posten Einzelpositionen« die Option <Ja> wählen.
5. Führen Sie die Jahresübernahme bis zum Ende durch.
5. EB-Werte erfassen
1. Im Wirtschaftsjahr 2014:
2.
»Bearbeitung | Buchungserfassung«.
3. Die EB-Werte müssen nun manuell und in der »Abrechnungsnummer 1« sowie dem »Buchungskreis 1« erfasst werden.
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2.2.3.
Anpassung der Stammdaten
Gegebenenfalls sind in verschiedenen Stammdaten noch Konten anzupassen:
Bereich
Erläuterung
Sachkonten
»Stammdaten | Buchungserfassung | Sachkonten«.
Buchungskreis
»Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise«.
Kontoauszugs-Manager
Vergleichstexte:
»Stammdaten | Kontoauszugs-Manager | Vergleichstexte«.
Fibu-Konto für Bank:
»Stammdaten | Mandanten-Adressdaten | Register: Bank«.
Wiederkehrende
Buchungen
2.2.4.
»Stammdaten | Buchungserfassung | Wiederkehrende Buchungen«.
Buchungen sortieren
Alle importierten Buchungen werden in den Buchungskreis »1 Freie Erfassung« abgelegt.
Möchte Sie Ihre Buchungen in einen bestimmten Buchungskreise einsortieren, können diese ausgeschnitten und wieder eingefügt werden.
Buchungen sortieren
1. Markieren die betreffenden Buchungen innerhalb der Buchungserfassung.
2.
»Bearbeiten | Buchungen ausschneiden«.
3. Wechseln Sie in den gewünschten Buchungskreis und markieren die Stelle an der die Buchungen
eingefügt werden sollen.
4.
2.2.5.
»Bearbeiten | Buchungen einfügen«.
Vorjahresvergleich
Hinweis
Wird ein Kontenrahmen umgestellt, sind keine Vorjahresvergleiche in FIBU (z.B. BWA oder Jahresabschluss) möglich.
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3.
Details
3.1.
Erläuterungen des Fensters »Kontenüberleitung«
Kontenumfang
Über das Auswahlfeld <Kontenumfang> kann die Ansicht im linken Bereich (SKR im alten Jahr) und
rechten Bereich (SKR im neuen Jahr) gefiltert werden.
Je nach gewählter Einstellung wird im jeweiligen Tabellenfenster Folgendes angezeigt:
alle Sachkonten
nur Konten ohne Zuordnung
nur bebuchte Konten
nur bebucht Konten ohne Zuordnung
nur Konten mit Zuordnung
Kontenzuordnung
Zuordnung eines Kontos aus dem Vorjahr zu einem Konto des Folgejahres:
1. Markieren Sie ein Konto auf der linken Seite.
2. Markieren Sie ein Konto auf der rechten Seite.
3. Die Zuordnung der beiden Konten erfolgt durch:
Klick auf die Schaltfläche <Konto zuordnen> oder
Doppelklick auf ein Konto im rechten Bereich oder
Ziehen mit gedrückter linker Maustaste eines Kontos aus dem rechten in den linken Bereich.
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Zuordnung trennen
1. Markieren Sie das entsprechende Konto auf der linken Seite2. Klicken Sie auf <Zuordnung trennen>.
Neues Konto anlegen
Wenn im Vorjahr ein Konto bebucht wurde, für das im neuen Jahr kein Standardkonto zur Verfügung
steht, muss ein neues Konto angelegt werden:
1. Markieren Sie das Konto im linken Bereich.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Neues Konto anlegen>.
3. Wählen Sie die gewünschte Option.
Wir empfehlen die erste Option <mit Vorbelegung aus Konto des Wirtschaftsjahres 2014 SKR 70>.
So werden alle Funktionen des Kontos aus dem alten SKR automatisch in das neue Konto
übernommen (z. B. Kontenbezeichnung, Faktor 2 oder Kostenrechnung).
Nachdem das neue Konto angelegt wurde, ist dies automatisch dem vorher markiertem Konto im linken Bereich zugeordnet.
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Konto bearbeiten
Ein Konto, das in der Kontenüberleitung angelegt wurde, kann nachträglich noch einmal bearbeitet
werden (z. B. wegen Tippfehler in der Bezeichnung):
1. Markieren Sie das Konto im rechten Bereich.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Konto bearbeiten>.
3. Das Konto kann jetzt bearbeitet werden.
Konto löschen
Ein Konto, das in der Kontenüberleitung angelegt wurde, kann wieder gelöscht werden (z. B. wegen
Tippfehler bei der Kontonummer):
1. Markieren Sie das Konto im rechten Bereich.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Konto bearbeiten>.
3. Das Konto kann jetzt bearbeitet werden.
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Informationen in der Statusleiste
Linker Bereich
Zur Information wird angezeigt:
wie viele bebuchte Konten im alten SKR vorhanden sind
wie viele davon bereits einem Konto im neuen Jahr zugeordnet sind.
Somit haben Sie den Status der Kontenüberleitung immer im Blick.
Die Jahresübernahme mit Kontenüberleitung kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Konten aus
dem Vorjahr einem Konto im neuen Jahr zugeordnet wurden.
Rechter Bereich
Wenn ein Konto im rechten Bereich markiert ist, wird hier die Zuordnung zum Konto im alten SKR angezeigt.
Somit haben Sie die Zuordnung der einzelnen Konten jederzeit im Blick.
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Speichern und schließen
Über die Schaltfläche <Speichern und schließen> wird die Kontenüberleitung gespeichert und geschlossen.
Die Jahresübernahme kann erst dann abgeschlossen werden, wenn alle bebuchten Konten aus dem
Vorjahr einem Konto im aktuellen Jahr zugeordnet wurden. Wurden noch nicht alle bebuchten Konten
aus dem Vorjahr einem Konto im aktuellen Jahr zugeordnet, erhalten Sie eine Meldung:
Überleitung fortsetzen
Die Kontenüberleitung wird nicht geschlossen und muss weiter bearbeitet werden.
Jahresübernahme abbrechen
Die Jahresübernahme wird abgebrochen.
Änderungen, die bis dahin in der Kontenüberleitung vorgenommen wurden werden gespeichert. Wird
die Jahresübernahme zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal mit der Kontenüberleitung durchgeführt, stehen die vorgenommen Änderungen wieder zur Verfügung.
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3.2.
Auswirkung des automatischen Wechsel bei der Jahresübernahme
Der automatische Wechsel hat folgende Auswirkungen:
Die EB-Werte werden auf die entsprechenden Konten im neuen Kontenrahmen gebucht.
Alle Sachkonten in den Stammdaten werden automatisch auf das Konto im neuen Kontenrahmen
geändert (z. B. Vergleichstexte, Buchungskreis, wiederkehrende Buchungen).
Vorjahresvergleiche sind durch die Kontenüberleitung möglich.
Daten, die nicht übernommen werden bzw. manuell angepasst werden müssen
Bestimmte Daten können bei der Jahresübernahme mit Kontenrahmenwechsel nicht automatisch übernommen bzw. auf die neuen Konten umgestellt werden. Prüfen Sie nach der Jahresübernahme unbedingt die folgenden Daten:
Individuelle Steuerschlüssel:
»Stammdaten | Buchungserfassung | Steuerschlüssel«
Individuelle BWA-Schemas:
»Stammdaten | FIBU-Auswertung/BWA | Schema BWA«
Individuelle Jahresabschluss-Schemas:
»Stammdaten | Jahresabschluss | Auswertungsschema Bilanz/EÜ«
Variable Kostenstellen-Verteilungen:
»Stammdaten | Kostenrechnung | Kostenstellenverteilung«
Kost-BWA Schemas (Kostenstellen-Chefübersicht):
»Stammdaten | Kostenrechnung | Schema Kost-BWA«
Fibu-Konto in der Hausbank:
»Stammdaten | Mandanten-Adressdaten | Register: Bank«
FIBU-Konto in Verbindung mit Kontoauszugs-Manager
Ändern Sie das Fibu-Konto in der Hausbank erst dann, wenn alle Kontoauszüge des Vorjahres in
FIBU importiert wurden (BANK ONLINE oder Import von MT940-Dateien).
Importieren Sie die Kontoauszüge für das neue Jahr erst dann, wenn das Fibu-Konto in der Hausbank geändert wurde.
3.3.
Automatischer Wechsel des Kontenrahmen in Verbindung mit den
Online-Services
Stammdaten, die in den Online-Services verwendet werden, können nicht automatisch umgestellt werden.
KASSENBUCH ONLINE
Die Kontonummer im Kassenbuch muss angepasst werden. Hierzu muss das Kassenbuch im ONLINESERVICES-MANAGER kopiert werden. Im kopierten Kassenbuch kann dann die Kontonummer geändert werden.
Die Vorgehensweise hierzu finden Sie im Info
ONLINE«.
NHr. Nr. 86212 »Schnelleinstieg KASSENBUCH
DIGITALES BELEGBUCHEN
Beim ersten Abruf der Belege mit dem neuen Kontenrahmen, werden noch Buchungsvorschläge mit
den alten Kontonummern erzeugt. Die Belege müssen einmal mit den neuen Kontonummern verbucht
werden. Beim nächsten Abruf werden für die Buchungsvorschläge dann die neuen Kontonummern verwendet.
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4.
Seite 23
Wichtige Informationen
Nr. 2107 »Kontenrahmen wechseln in Agenda ANLAG«
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