NTCS-J FIBU

NTCS-JAHRESÜBERNAHME
FIBU
11/04/16
© BMD Systemhaus GmbH, Steyr
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NTCS-JAHRESÜBERNAHME FIBU
INHALT
1. ALLGEMEINES ..................................................................................................................... 4 1.1. Grundsätzliches zur Stammdatenübernahme ............................................................ 5 1.2. Grundsätzliches zur EB-Übernahme ........................................................................... 5 2. START DER JAHRESÜBERNAHME ......................................................................................... 6 2.1. Reiter Konten/EB ........................................................................................................... 7 2.2. Reiter Stammdaten/CTR ................................................................................................ 8 3. VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE EINSTELLUNGEN AM SACHKONTO ....................... 9 4. VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE EINSTELLUNGEN AM PERSONENKONTO ............ 10 5. UMSTELLUNG DER KONTONUMMERN ................................................................................. 10 3/10
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1.
ALLGEMEINES
Die Jahresübernahme der Finanzbuchhaltung kann im Paket FIBU  Stammdaten  Firmen- und FIBUStammdaten durchgeführt werden.
Markieren Sie die Buchhaltung und wählen Sie den Button „Jahresübernahme“ oder im Menü unter FIBUStammdatenJahresübernahme.
Sie haben dabei die Möglichkeit, Stammdaten, offene Posten und EB-Salden zu übernehmen.
Hinweis
Lassen Sie ein folgendes FIBU-Jahr mittels Jahresübernahme automatisch anlegen und führen Sie keine Neuanlage durch!
Übernommen werden können:
-
FIBU-Stammdaten
FIBU-spezifische Parameter
FIBU-spezifische Buchungssymbole
FIBU-Filialen
Buchungsarten
Buchungsvarianten
Sachkonten und Salden bzw. offene Posten
Kundenkonten und offene Posten
Kuli-Konten und offene Posten
Lieferantenkonten und offene Posten
Konten (Sach- und Personenkonten)
Gliederungszahlen
FIBU-spezifische Gliederungstexte
FIBU-spezifische Steuercodes
Prozentsätze
Zessionstexte
Fixkonten
Steuerkonten
Vorerfass-Bücher
Budgetdaten
Mahnstammdaten
Drucklisten
Berichte
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1.1.
Grundsätzliches zur Stammdatenübernahme
Um nur die Stammdaten zu übernehmen, wählen Sie in der Jahresübernahme \ Bereich Finanzbuchhaltung
\ Reiter Konten / EB „EB-Übernahme durchführen“ Nein.
Zu den Stammdaten zählen die FIBU-Stammdaten, Stammdaten von Sach- und/oder Personenkonten sowie
die letzten 4 Bilanzsalden.
Bei der erstmaligen Jahresübernahme ist es Pflicht, die Stammdaten übernehmen zu lassen. Sie können
aber wählen, ob Sie die Stammdaten der Sach-, der Kunden- oder der Lieferantenkonten übernehmen
möchten.
Konten, die im Vorjahr im Feld EB-Sperre keine Stammdatenübernahme hinterlegt haben, werden nicht
übernommen.
Automatisch übernommen werden folgende Stammdaten:









Neuanlagen von Zessionstexten
FIBU-FIBU-Zuordnungen
FIBU-ANBU-Zuordnungen
Neuanlagen von FIBU-Filialen
Neuanlagen von Prozentsätzen
Neuanlagen von Buchungssymbolen
Neuanlagen von SkontoVerbuchungsKz
Neuanlagen von Vorerfass-Büchern
Neuanlagen von FIBU-spezifischen Steuercodes
Werden die Sachkonten ausgewählt, werden auch die Buchungsarten, die Buchungsvarianten und die Anlagegut/Sachkonto-Zuordnungen übernommen.
Damit die Kuli-Konten übernommen werden, müssen die Kunden und/oder die Lieferanten ausgewählt werden. Ist keines der beiden ausgewählt, werden auch keine Kulis übernommen.
1.2.
Grundsätzliches zur EB-Übernahme
Die EB-Übernahme kann nur ausgewählt werden, wenn im Vorjahr Buchungen vorhanden sind.
Als Übernahme-Datum wird der Beginn des neuen Wirtschaftsjahres vorgeschlagen.
Wir empfehlen Ihnen dringend bei Personenkonten eine OP-Übernahme durchzuführen.
Weiters kann ein Belegsymbol für die Übernahme angegeben werden, welches für die Saldenübernahme
und verschiedene Sammelbuchungen benötigt wird.
Das EB-Konto wird normalerweise aus der Hinterlegung in den Fixkonten herangezogen. Dieses Konto wird
zum Sammelbuchen der EB-Salden verwendet.
Bei einer neuerlichen Übernahme werden die Konten vom Vorjahr wieder neu übernommen, auch wenn sich
z.B. nur eine Abstattung aber nicht der Saldo verändert hat.
EB-Buchungen besitzen keine eigene Journalnummer damit keine Unstimmigkeiten bei erneuten Übernahmen entstehen.
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2.
START DER JAHRESÜBERNAHME
Nach dem Start der Jahresübernahme (über die Schaltfläche oder über das Menü) erscheint folgende Maske:
Unter Allgemeine Einstellungen können Sie eingeben von welcher Firma bzw. FIBU auf welche Firma
bzw. FIBU die Stammdaten übernommen werden sollen.
Übernehmen von:
Firma
Eingabe aktuelle Firmennummer (wird automatisch vorgeschlagen)
FIBU
Eingabe Vorjahres-FIBU (wird automatisch vorgeschlagen)
Die Vorjahresbuchhaltung muss kleiner oder gleich sein wie die
Buchhaltung des laufenden Jahres – ansonsten erscheint eine Fehlermeldung.
Übernehmen auf:
Firma
Eingabe aktuelle Firmennummer (wird automatisch vorgeschlagen)
FIBU-Jahr
Eingabe aktuelles Jahr (wird automatisch vorgeschlagen)
FIBU-Unternummer
Es wird dieselbe Unternummer wie im Vorjahr vorgeschlagen.
FIBU-Verzeichnis BMD 5.5
Bitte lassen Sie dieses Feld leer.
Stammdaten überschreiben
-
-
-
keine Übernahme wenn vorhanden: Bei einer nochmaligen
Übernahme werden keine Stammdaten mehr übernommen falls
diese beim ersten Mal bereits übernommen wurden.
Neuanlage: Es werden nur Stammdaten übernommen, die im
neuen Jahr noch nicht existieren (es werden keine Stammdaten
überschrieben).
Neuanlage/Überschreiben: Es werden die gesamten Stammdaten nochmals übernommen.
Achtung! Die FIBU-Stammdaten werden nur bei der erstmaligen
Übernahme übernommen.
Im Punkt Finanzbuchhaltung gibt es 2 Reiter:
 Konten/EB
 Stammdaten/CTR
Wir empfehlen Ihnen, die vorgeschlagenen Einstellungen zu übernehmen.
Je nachdem welche Einstellung im Punkt Allgemein bei Stammdaten überschreiben gewählt wurde, ändern
sich auch die Einstellungsmöglichkeiten in den Reitern Konten/EB und Stammdaten/CTR.
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2.1.
Reiter Konten/EB
Hier kann zunächst ausgewählt werden, welche Konten übernommen werden sollen (Sach-, Kunden-, Lieferantenkonten, Gliederungszahlen und –texte) und es können Einstellungen für die EB-Übernahme vorgenommen werden.
EB-Übernahme
führen
durch-
Sollen vorerst nur Stammdaten ins neue Jahr übernommen werden
oder auch die Eröffnungsbuchungen?
Übernahmedatum
Das Übernahmedatum ist normalerweise der erste Tag des neuen
Wirtschaftsjahres.
(OP-führende) Sachkonten
Falls Sie Sachkonten mit offenen Posten führen (FIBU  Stammdaten
 Konten  Feld OP-Kennzeichen auf „JA“), empfehlen wir hier die
Einstellung „OP-Übernahme“. Dies kommt z.B. bei Finanzamtverrechnungskonten in Frage.
Kundenkonten
Bitte immer „OP-Übernahme“ eingestellt lassen.
Lieferantenkonten
Bitte immer „OP-Übernahme“ eingestellt lassen.
EB-Symbol
Grundsätzlich wird als Buchungssymbol für die Eröffnungsbuchungen
im neuen Jahr „EB“ verwendet.
EB-Konto
Normalerweise wird das Eröffnungsbilanzkonto aus den Fixkonten (FIBU  Stammdaten  Fixkonten  Kontotyp Eröffnungsbilanzkonto) als Gegenkonto bei den Eröffnungsbuchungen im
neuen Jahr verwendet.
Buchungstext
Bei einer OP-Übernahme wird der ursprüngliche Buchungstext übernommen. Bei einer Saldenübernahme
und am EB-Konto wird kein Buchungstext verwendet. Bei einem automatischen Storno im Zuge von Rechnungsabgrenzungsbuchungen wird RB zum Buchungstext hinzugefügt.
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2.2.
Reiter Stammdaten/CTR
Hier kann eingestellt werden, ob die Fixkonten, Steuerkonten, FIBU-spezifischen Parameter, Mahnstammdaten, Budgetmodelle, das Budget, der Finanzplan, die Drucklisten und Berichte übernommen werden sollen.
Wenn alle Einstellungen richtig getroffen wurden, wählen Sie den Button „Übernehmen“.
Danach erscheint folgende Abfrage:
Drücken Sie die Schaltfläche „FIBU übernehmen“, so wird die neu angelegte FIBU als aktuelle FIBU in der
Firma gespeichert und alle anderen Pakete greifen auf dieses Jahr der FIBU zu.
Sollen andere Pakete noch auf das „alte“ Wirtschaftsjahr zugreifen, so gehen Sie auf „Abbrechen“.
Nach der Jahresübernahme wird ein Protokoll ausgedruckt.
Arbeiten Sie auch mit der NTCS Kostenrechnung, müssen Sie anschließend noch eine Jahresübernahme
der Kostenrechnung durchführen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Jahresübernahme Kostenrechnung.
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3.
VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE
EINSTELLUNGEN AM SACHKONTO
Im Feld FIBU  Stammdaten  Konten  Sachkonten  Feld EB-Kennzeichen können folgende Einstellungen pro Sachkonto getroffen werden:
Standardeinstellung
Die EB-Übernahme wird durchgeführt.
Keine EB-Übernahme
Die Stammdaten werden übernommen, aber es wird keine Eröffnungsbuchung durchgeführt.
Automatisches
Storno
nach Übernahme
Dieses Kennzeichen ist für die Konten der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung von Bedeutung. Die Buchungen auf den Rechnungsabgrenzungskonten (ARA, PRA) werden nach der Jahresübernahme automatisch storniert, wenn beim Feld EB-Sperre Automatisches Storno nach Übernahme eingestellt ist. Auf diesen Konten erfolgt dann keine Saldenübernahme, sondern es werden die einzelnen
Buchungen übernommen.
Markieren für Übernahme
aus Tabelle
Diese Einstellung hat derzeit keine Bedeutung.
Keine Stammdatenübernahme
Falls bei einem Konto keine Stammdatenübernahme hinterlegt ist,
gilt Folgendes:
Werden nur die Stammdaten der Konten übernommen, gibt es dieses
Konto im neuen Jahr nicht.
Werden auch die EB übernommen, kommt es darauf an, ob im neuen
Jahr Daten (z.B. Buchungen, offene Posten, Budgetdaten, Bilanzdaten,…) bestehen. Gibt es keine Daten, gibt es auch die Stammdaten im
neuen Jahr nicht, sind aber Daten im neuen Jahr vorhanden, werden
auch die Stammdaten angelegt.
Mit dem Feld FIBU  Stammdaten  Konten  EB-Buchkontonummer kann die EB auf ein abweichendes Konto verbucht werden. Es wird nur der Saldo auf dem EB-Buchkonto eröffnet, die Stammdaten bleiben
unverändert (z.B. das Konto Gewinn auf das Konto Gewinnvortrag übernehmen).
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4.
VOM STANDARD ABWEICHENDE MÖGLICHE
EINSTELLUNGEN AM PERSONENKONTO
Im Feld FIBU  Stammdaten  Konten  Kunden/Lieferanten/Kuli  FIBU-KontoReiter  EBKennzeichen können folgende Einstellungen pro Personenkonto getroffen werden:
Standardeinstellung
EB-Übernahme wird durchgeführt.
Keine OP-Übernahme
Die Stammdaten werden übernommen, aber es wird keine Eröffnungsbuchung durchgeführt.
Markieren für Übernahme
aus Tabelle
Diese Einstellung hat derzeit keine Bedeutung.
Keine Stammdatenübernahme
Falls bei einem Konto keine Stammdatenübernahme hinterlegt ist,
gilt Folgendes:
Werden nur die Stammdaten der Konten übernommen, gibt es dieses
Konto im neuen Jahr nicht.
Werden auch die EB übernommen, kommt es darauf an, ob im neuen
Jahr Daten (z.B. Buchungen, offene Posten, Budgetdaten, Bilanzdaten,…) bestehen. Gibt es keine Daten, gibt es auch die Stammdaten im
neuen Jahr nicht, sind aber Daten im neuen Jahr vorhanden, werden
auch die Stammdaten angelegt.
5.
UMSTELLUNG DER KONTONUMMERN
Um Sachkontonummern im Zuge der Jahresübernahme zu ändern, hinterlegen Sie bitte in der Vorjahresbuchhaltung auf den Konten im Feld RLG-Referenznummer die Kontonummern des neuen Jahres.
Bei der Jahresübernahme erscheint folgender Hinweis:
„In der zu übernehmenden Buchhaltung sind Referenzkonten vorhanden!
Soll die Kontoumstellung vorgenommen werden?“
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Konten umstellen zu lassen, nicht umzustellen oder abzubrechen.
Wird der Button Konten umstellen gewählt, wird auch am Protokoll vermerkt, dass die Jahresübernahme mit
Umstellung der Konten erfolgt ist.
Im neuen Jahr ist die alte Kontonummer mit negativem Vorzeichen im Feld RLG-Referenzkontonummer
sichtbar.
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