Bestimmungen Reisemanagement - FH

Gemeinsames Reisemanagement
an allen Standorten der FH Kärnten
1. Reisemanagement
Die Idee ist eine Zusammenlegung und damit eine Vereinfachung der Reisebuchungen und eine Entlastung der MitarbeiterInnen in den Studien- und Servicebereichen durch weniger Verwaltungsaufwand. Ein gemeinsames Reisemanagement gewährleistet fixe Ansprechpersonen sowohl für MitarbeiterInnen als auch für externe PartnerInnen, die sich gegenseitig vertreten können.
Es ist möglich einen Überblick über aktuelle Preise und Angebote zu erhalten
und günstigere Konditionen zu verhandeln. Häufig vorkommende Fehler wie
falsche Rechnungsadressen können bereits im Vorfeld vermieden werden.
2. Prozess
Der Prozess des Dienstreiseantrags laut BV Dienstreisen mit dem Freigabe
Workflow bleibt unverändert bestehen. Es wird eine Reiseantrag mit den geschätzten Kosten erstellt, zur Genehmigung weitergeleitet von den Vorgesetzten freigegeben.
Der/die Dienstnehmer/in erstellt einen Reiseantrag mit den geschätzten Spesen und leitet diesen zur Genehmigung weiter. Bei Bedarf setzt sicher der/die
Reisende bereits bei diesem Schritt mit dem Reisemanagement in Verbindung
um die erwarteten Kosten zu erfahren. Sonst sollen die geschätzten Kosten
eingetragen werden. Der Kontakt mit dem Reisemanagement erfolgt über
Telefon, über die Mailadresse: [email protected] oder das Formular im Anhang. Der/die Vorgesetzte erteilt die Freigabe und der Reiseantrag
ist nunmehr genehmigt. Wenn ein genehmigter Reiseantrag vorhanden ist,
der auch die Reisekosten enthält, können die Buchungen vorgenommen
FH Kärnten – gemeinnützige Privatstiftung
GF
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werden und der/die Dienstnehmer/in erhält die Reiseunterlagen. Die Mitarbeiterinnen des Reisemanagement vertreten sich gegenseitig bei Abwesenheit.
Dienstnehmer/in
stellt Reiseantrag mit
den geschätzten
Kosten *
Reisemanagement:
Reisebuchung nach
Prüfung des
Reiseantrags
Vorgesetzte/r:
prüft und genehmigt
Reiseantrag
Dienstnehmer/in
erhält Reiseunterlagen
*bei Bedarf kann das Reisemanagement gleich kontaktiert werden um Auskunft
über die anfallenden Kosten zu erlangen.
3. Aufteilung
Die Reisen werden von Frau Barbara Taferner und Ingrid Theussl gebucht, die
sich auch gegenseitig vertreten. Dazu kann das Formular (siehe Anlage) oder
ein Email an die Adresse: [email protected] geschickt werden.
Frau Taferner ist für die Studienbereiche Engineering &IT, Bauingenieurwesen
& Architektur, Wirtschaft & Management und die zentralen Servicebereiche
zuständig. Frau Theussl koordiniert den Studienbereich Gesundheit & Soziales.
Barbara Taferner: 05 90500-2005 [email protected]
Ingrid Theussl: 05 90500-4102 [email protected]
Mail: [email protected]
Die Bestimmungen zum gemeinsamen Reisekostenmanagement treten mit
01.12.2015 in Kraft.
Anhang:
Formulare Dienstreisebuchung
FH Kärnten – gemeinnützige Privatstiftung
GF
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Anforderungsformular für Dienstreisen
Name
Reisedatum (von-bis)
Ziel
Kostenstelle
Anmerkungen
Konferenzteilnahme/Gebühr
Anmeldung
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Rechnung erhalten
q
Wird vom Reisemanagement
ausgefüllt:
Überweisung
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Kreditkartenzahlung
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Anmerkungen
Anreise
Zugticket
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Flugbuchung
q
Mietauto
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Flughafentransfer
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Privat-PKW
q
Busticket
q
Anmerkungen
Nächtigung
Hotelbuchung
(Bitte Wunschhotel unter
Anmerkungen anführen)
q
Wird vom Reisemanagement
ausgefüllt:
Kontaktaufnahme mit Hotel
(Bezahlung mit Kreditkarte)
Rechnung erhalten
Sonstige Anmerkungen:
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