6 Schritte zu einem erfolgreichen Reisemanagement Vereinfachen Sie sich und Ihrem Unternehmen den Start in ein stressfreieres Travel Management. Die Voraussetzungen legen dabei den Grundstein für eine gute Organisation, produktive Mitarbeiter und bereiten Maßnahmen vor um Ihre Kosten zu senken. Zum Travel Management gehört nicht nur die eigentliche Buchung von Flügen, Bahnfahrten, Hotels und Mietwagen, es geht vielmehr darum optimale Voraussetzungen für erfolgreiche Reisen zu schaffen und den internen organisatorischen Aufwand zu reduzieren. Ohne einen „Blick von oben“ werden die erforderlichen administrativen Aufgaben, die intern zu bewältigen sind, leicht unterschätzt. Ähnlich wie in einem Planungs- oder Produktionsprozess lassen sich Abläufe im Reisemanagement so gestalten, dass die Mitarbeiter entlastet werden und somit die Produktivität gesteigert wird. Bei planvoller Umsetzung lassen sich Einsparpotenziale identifizieren, was zu dauerhaften Kostensenkungen führt. Schnell wird deutlich, dass das optimieren der Reiseorganisation eine Führungsaufgabe ist und bei dem Management mehr Berührungspunkte als die reine, eigene Reisetätigkeit notwendig sind. 1. GESCHÄFTSREISEAUSGABEN TRANSPARENT MACHEN Natürlich streben Unternehmen nach niedrigen Kosten und weniger Aufwand, damit mehr personelle Kapazitäten entstehen. Die Einstellung jedes einzelnen Mitarbeiters ist dabei eine Grundvoraussetzung – das Buchungsverhalten schlägt sich unmittelbar in den Kosten nieder, das reicht aber dauerhaft nicht aus. Jedes Unternehmen zeichnet sich durch eigene Denk- und Handlungsweisen aus. Lösen kann dies nur eine Bestandsaufnahme, damit Sie einen Überblick über das Buchungsverhalten und Ihre Kostenstruktur erhalten. Tipp: Sammeln Sie Daten! Je mehr Sie über die Reiseausgaben wissen, desto besser können Sie später optimieren und fundierte Entscheidungen treffen. Sinnvolles Datenmaterial können Kreditoren-, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen sein. Ohne diese können Sie weder konkrete Maßnahmen, noch Prioritäten für die spätere Umsetzung entwickeln. 6 Schritte zu einem erfolgreichen Reisemanagement 2. HERAUSFORDERUNGEN IN IHREM TRAVEL MANAGEMENT AUFSPÜREN Internetplattformen Mitarbeiterdemotivation Streik Tarifdschungel Reisegenehmigung Reisekostenvorschüsse Fehlbuchungen Rechnungschaos Webrecherche Umbuchungskosten Kostenintransparenz Reisekostenabrechnung orrecherche über ein oder mehrere Vergleichsportale, danach Buchung auf der Anbieterseite. V Und das einzeln – für den Flug, das Hotel und den Mietwagen. Dabei werden inoffizielle Regeln ausgehebelt und ein teures Hotel gebucht. Für Ihr Unternehmen weder produktiv noch kostengünstig. Belege müssen für die Reise einzeln aufbereitet werden, es entsteht eine Vielzahl an Rechnungen was Reisende und die Administration belastet. Suchen Sie nach diesen Störfaktoren und schaffen Sie eine wichtige Basis für eine erfolgreiche Behebung. Recherche Mitarbeiterüberlastung Abrechnungsschwierigkeiten Während in wachsenden Unternehmen eher eine personelle Entlastung und sofort verfügbares Know-how eines Dienstleisters den entscheidenden Vorteil bei der weiteren Expansion erzielt, benötigt ein Maschinenbauunternehmen aus dem Landwirtschaftsbereich, das hauptsächlich in Deutschland reisende Monteure und Techniker beschäftigt, eher eine günstige Onlinebuchungslösung für Hotels mit integrierter, zentraler Abrechnungslösung, damit Reisekostenvorschüsse und der Aufwand der Reisekostenabrechnung sich reduzieren. Tipp: Sprechen Sie mit den Reisenden, den buchenden Mitarbeitern und der Buchhaltung, diese Ansprechpartner kennen die Probleme des Alltags am besten. Dies hilft Ihnen gleichzeitig in den Dialog und schafft in der Umsetzungsphase mehr Akzeptanz für Neues. 6 Schritte zu einem erfolgreichen Reisemanagement 3. TREFFEN SIE EINE STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNG Nach der ersten Bestandsaufnahme sollte geklärt werden, ob aktiv Abhilfe geschaffen werden soll und ob das Management das Projekt mitgehen möchte. Nur bei signalisierter Unterstützung lohnt sich der Aufwand. Nichts ist demotivierender als eine wochenlange Zusatzaufgabe, die dann im Sande verläuft. Stellen Sie die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen dar, wenn der Nutzen erkannt wird kann das Projekt, mit Unterstützung des Managements, weitergehen. Tipp: Definieren Sie die Ziele, die erreicht werden sollen. Die möglichen Lösungen können Sie nur finden, wenn Sie konkrete Entscheidungsfaktoren haben ENTSCHEIDENDE FRAGEN: Welche drei Kennzahlen wollen Sie verbessern? Worin bestehen die wichtigsten drei Prozessoptimierungen? Soll sich die personelle Organisation ändern? 4.STARTEN SIE MIT DER LÖSUNGSSUCHE Jetzt gilt es den Weg zu finden, der die Unternehmensziele optimal unterstützt, die Prozessprobleme löst und mit erträglichem Aufwand einzuführen ist. Insbesondere im IT- Umfeld sind immer wieder Verzögerungen und gescheiterte Implementierung zu beobachten. Mit einem Einstieg in eine flexible Lösung erzielen Sie schnell gute Ergebnisse als mit einem sehr komplexen Allroundpaket. Ihr konkreter Bedarf muss im Vordergrund stehen – Funktionen und Sachverhalte, die sich gut anhören helfen Ihnen nur, wenn Sie auch tatsächlich genutzt werden. Sie haben die Auswahl zwischen einem Online-Buchungs-Tool, der Kooperation mit einem Geschäftsreisebüro, einer internen Abwicklung und Mischformen aus den Varianten. Ein touristisches Reisebüro kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Alternative sein. I.d.R. erhalten Sie dort aber keinen wettbewerbsfähigen Ansatz. 6 Schritte zu einem erfolgreichen Reisemanagement EIN KURZER VERGLEICH DER LÖSUNGSANSÄTZE: Möglichkeiten Prozessoptimierung Entlastung des Unternehmens Implementierungsaufwand Auswertung der Kosten Interne Organisation Potenzial kann nicht ausgeschöpft werden Aufwand verbleibt im Unternehmen Entfällt Wenn möglich, dann mit hohem Aufwand OnlineBuchungs-Tool Sehr hohe Prozessorientierung Buchungen und Eingaben mit eigener Personalkapazität Sehr hoch Mindestens Standartreports Geschäftsreisebüro Von hoher Prozessorientierung bis zur flexiblen Lösung Maximale Entlastung und Hilfestellung möglich Sehr gering Sehr ausführliche Auswertungsmöglichkeiten 5.SIE KOMMEN AUCH SCHRITTWEISE ZUM ZIEL Bevor Sie vor der Herausforderung stehen alle Abteilungen oder Mitarbeiter über einen neuen Ablauf zu informieren überlegen Sie, ob Sie schrittweise starten. Dies hat mehrere Vorteile: + Eine erste Einheit testet die neue Vorgehensweise + Notwendige Anpassungen können noch leicht vorgenommen werden + Die Kommunikation im Unterneh- men erfolgt über den „Buschfunk“, dadurch erreichen Sie inhaltlich bereits viele Mitarbeiter Tipp: Als Startpersonen eignen sich besonders Managementfunktionen, die sich ein Bild über die neue Abwicklung im Reisemanagement machen möchten und Vorreiter innerhalb des Unternehmens sind. Die Vorreiter testen gerne und sind in der Regel bereit sowohl Feedback zu geben, als auch in der Implementierungsphase zu unterstützen. 6 Schritte zu einem erfolgreichen Reisemanagement 6. DIE ZIELGERADE Nun haben Sie schon sehr gute Vorbereitungen zu einem wirklich guten Ablauf geschaffen. Binden Sie die Testeinheit mit ein um die neue Vorgehensweisen zu kommunizieren. So nutzen Sie die ersten Erfahrungen und können eine gute Informationsgrundlage schaffen. In dieser Phase sollten Sie einen, in Ihrem Unternehmen üblichen, Weg suchen um Neuigkeiten gut zu verbreiten. Suchen Sie zudem den direkten Dialog zu den Reiseplanern und Reisenden. In dieser frühen Phase treten sicherlich noch einige Fragen auf. Tipp: Richten Sie ein Forum ein um eine Kommunikationsmöglichkeit für diverse Anliegen zu schaffen. So sind Sie nah am Geschehen und können bis sich alles eingespielt hat Präsenz zeigen. Die Erfahrung zeigt, dass der Informationsbedarf anfangs sehr hoch ist und dann stetig abnimmt. ÜBER INTERTOURS REISEN & EVENTS: Intertours kümmert sich als Spezialist für Geschäftsreisen nicht nur um die effiziente Buchung von Tür zu Tür. Wählen Sie einen Partner, der auf Ihre Bedürfnisse eingeht, mit Ihnen zusammen die Veranstaltung einmalig macht und dabei die Prozesse einfach & schlank hält. + IHR GROSSER VORTEIL: INTERTOURS IST UNABHÄNGIG UND INHABERGEFÜHRT. +UNSERE GARANTIE: NEUTRALE BERATUNG, MAXIMALE FOKUSSIERUNG AUF IHRE BEDÜRFNISSE UND FLEXIBLE UMSETZUNG – SEIT ÜBER 30 JAHREN. GESCHÄFTSREISE - CONSULTING Intertours Reisen & Events GmbH Berliner Straße 223 63067 Offenbach GESCHÄFTSREISE - SERVICE Fon +49 69 20747 | Fax +49 69 283650 www.intertours.de [email protected] Geschäftsführer Katrin Will | Marc Will HRB: 48103 AG Offenbach Steuernummer: 035 23 63 18 63
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