80/20-reglen 80/20 Rule Die 80-zu-20-Regel

80/20-reglen
80/20 Rule
Die 80-zu-20-Regel
80/20-reglen
80/20-reglen, også kaldet Paretos lov, kan bruges både som et personligt
værktøj og som værktøj i virksomheder.
80/20-reglen hævder, at den mindste del af alle årsager, alle input og
indsatser fører til den største del af alle resultater.
Med andre ord vil det sige, at 80 % af dine arbejdsresultater stammer fra
20 % af den tid, du arbejder*.
Paretos lov:
Det var den italienske
økonom Vilfredo Pareto
(1848-1923), der i 1897
definerede 80/20-reglen.
80/20-reglen kan også med fordel bruges til at beskrive, hvordan typiske
dokumentationsprojekter hænger sammen. Som tommelfingerregel bruges
80 % af tiden i dokumentationsprojekter på planlægning. Kun ca. 20 % bruges på fremstilling af selve
dokumentationen.
Planlægning er fundamentet for hele projektet. Det er yderst vigtigt, men det er desværre ikke så
synligt og målbart som skrivearbejdet.
Informationssøgning
∙∙ Vælg dine informationskilder med omhu. Spørg kunder,
eksperter, udviklere m.m.
∙∙ Lav en tjekliste over de informationer, du har brug for.
∙∙ Sørg for at få fat i informationerne i tide.
Målgruppe
∙∙ Vurder, hvem der er modtager af dokumentationen.
Din dokumentation skal være i øjenhøjde med
målgruppen.
∙∙ Lav evt. en beskrivelse af firmaets retningslinjer
(ofte kaldet “Style Guide” , som er en samling af
standarder vedrørende tekstforfatning og design af
virksomhedens dokumenter).
Layout
∙∙ Gør din dokumentation nem at bruge; bl.a. med et
overskueligt sidelayout og en god indholdsfortegnelse.
∙∙ Sørg for, at dit dokument har samme kvalitet som firmaets
øvrige dokumentation.
∙∙ Brug evt. illustrationer til at tydeliggøre instruktionerne.
Sprogbrug
∙∙ Husk, at det er instruktioner, du skriver – ikke breve
eller historier.
∙∙ Undgå slang og indforstået sprog.
∙∙ Brug samme betegnelse for de samme ting i hele
dokumentet.
Hvad koster dårlig dokumentation?
Mange har sikkert oplevet, hvor svært det kan være at forstå den instruktion, der følger med et
produkt. Glæden ved at få noget nyt og spændende overskygges fuldstændigt af problemerne med
at få det til at virke.
Nogle giver op. Andre prøver sig frem. De ihærdige kontakter den butik eller virksomhed, hvor de har
købt produktet.
Uanset hvad har denne type problemer en negativ indflydelse på et produkts omdømme. Dårlige
produkter bliver ikke anbefalet til venner og bekendte. Dårlig omtale smitter af på producenten. I en
global verden, hvor mange virksomheder har betydelig eksport, kan følgerne være katastrofale. I
yderste konsekvens kan det betyde liv eller død for virksomheden.
DET BETALER SIG AT INVESTERE I GOD DOKUMENTATION
*Kilde: Apropos Kommunikation, http://www.apro-kom.dk/
Du kan finde de andre gode vaner på vores hjemmeside.
80/20 Rule
The 80/20 rule, also known as the Pareto principle, is a tool that both
companies and individuals can use.
The 80/20 rule states that for many events 80% of the effects come from 20%
of the causes.
In other words when it comes to work, 80% of your results are due to
20% of the time you spent working*.
The Pareto principle:
Italian economist Vilfredo
Pareto (1848-1923)
defined the 80/20 rule in
1897.
The 80/20 rule is also a good way to describe how typical documentation
projects interrelate. The general rule of thumb is that 80% of the time spent on
documentation projects is spent on planning. Only about 20% of the time is
spent on producing the actual documentation.
Planning is the foundation of the entire project. It is vitally important, but unfortunately it is not as
visible or measurable as the actual writing.
Information searching
∙∙ Choose your sources of information with care. Consult with
customers, experts, developers, etc.
∙∙ Make a checklist of all of the information you require.
∙∙ Ensure that you get the information in time.
Target group
∙∙ Assess who the documentation is for. Your
documentation should be written to suit the target
group.
∙∙ If required, make a Style Guide, which is a set
of standards for the writing and design of your
company's documents.
Layout
∙∙ Ensure that your documentation is easy to use, including a
manageable page layout and a good table of contents.
∙∙ Ensure that your document has the same quality as the
company's other documentation.
∙∙ If necessary, use illustrations to clarify the instructions.
Language and tone
∙∙ Remember these are instructions you are writing –
not a letter or a story.
∙∙ Avoid slang and esoteric language. Don’t know what
esoteric means? That’s exactly what we mean!
∙∙ Use the same term for the same thing throughout the
entire document.
Companies pay a high price for poor documentation
Most people know how difficult it can be to follow the instructions that come with a product. The joy
of getting something new and exciting is completely ruined by problems getting it to work properly.
Some people give up. Some people use trial and error. Those of us who are more persevering,
contact the store or company from where the product was purchased.
Regardless of the cause, this kind of problem has a negative impact on the product’s reputation.
No one ever recommended a bad product to a friend or associate. Poor publicity is toxic for a
manufacturer. In a global world, where many companies rely heavily on exports, the consequences
can be catastrophic. Ultimately for some companies, it can mean the difference between life and
death.
IT PAYS TO INVEST IN GOOD DOCUMENTATION
*Source: Apropos Kommunikation, http://www.apro-kom.dk/
You can see the other good habits on our website.
Die 80-zu-20-Regel
Die 80-zu-20-Regel, auch Pareto-Prinzip genannt, kann als persönliches
Werkzeug, aber auch als Werkzeug in Unternehmen genutzt werden.
Die 80-zu-20-Regel besagt, dass der kleinste Teil aller Ursachen,
Maßnahmen und Aktivitäten zum größten Teil aller Ergebnisse führt.
Mit anderen Worten stammen 80 % Ihrer Arbeitsergebnisse aus 20 %
Ihrer Arbeitszeit*.
Das Pareto-Prinzip:
Die 80-zu-20-Regel wurde
1897 vom italienischen
Wirtschaftswissenschaftler
Vilfredo Pareto (1848-1923)
definiert.
Mit der 80-zu-20-Regel lässt sich auch sehr einfach beschreiben, wie
typische Dokumentationsprojekte ablaufen. Über den Daumen gepeilt
werden in Dokumentationsprojekten 80 % der Zeit für die Planung benötigt.
Nur in etwa 20 % der Zeit wird die eigentliche Dokumentation erstellt.
Die Planung ist das Fundament für das gesamte Projekt. Dies ist äußerst wichtig, aber leider nicht so
sichtbar und messbar wie die Arbeit des Erstellens.
Informationssuche
∙∙ Wählen Sie Ihre Informationsquellen sorgfältig aus. Fragen Sie
Kunden, Experten, Entwickler etc.
∙∙ Erstellen Sie eine Checkliste über die Informationen, die Sie
benötigen.
∙∙ Sorgen Sie dafür, die Informationen rechtzeitig zu erhalten.
Zielgruppe
∙∙ Überprüfen Sie, wer die Dokumentation erhalten
soll. Ihre Dokumentation soll die Zielgruppe auf
Augenhöhe ansprechen.
∙∙ Erstellen Sie evtl. einen “Style Guide” - eine
Sammlung von Richtilinien für das Verfassen und das
Design der Unternehmensdokumentation.
Layout
∙∙ Machen Sie die Anwendung Ihrer Dokumentation einfach,
u. a. mit einem übersichtlichen Seitenlayout und einem guten
Inhaltsverzeichnis.
∙∙ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Dokument dieselbe Qualität wie
die sonstige Dokumentation des Unternehmens aufweist.
∙∙ Verwenden Sie ggf. Illustrationen zur Verdeutlichung der
Anweisungen.
Sprache
∙∙ Denken Sie daran, dass Sie eine Anleitung schreiben
– und keine Briefe oder Erzählungen.
∙∙ Vermeiden Sie Umgangssprache und InsiderAusdrücke.
∙∙ Verwenden Sie für dieselben Dinge im gesamten
Dokument immer dieselbe Bezeichnung.
Was kostet schlechte Dokumentation?
Die meisten von uns wissen, wie schwer es sein kann, die Anleitung eines Produkts zu verstehen.
Die Freude über ein neues und interessantes Produkt wird vollkommen von den Problemen
überschattet, die man dabei hat, es zum Laufen zu bringen.
Einige geben auf. Andere probieren es einfach aus. Die Beharrlichen wenden sich an das Geschäft
oder das Unternehmen, wo sie das Produkt gekauft haben.
Doch auf jeden Fall haben derartige Probleme einen negativen Einfluss auf den Ruf des Produkts.
Schlechte Produkte empfiehlt man Freunden und Bekannten nicht. Ein schlechter Ruf färbt auf den
Hersteller ab. In einer globalen Welt, in der viele Unternehmen in erheblichem Umfang exportieren,
können die Folgen katastrophal sein. In letzter Konsequenz kann dies zum Tod des Unternehmens
führen.
ES ZAHLT SICH AUS, IN GUTE DOKUMENTATION ZU INVESTIEREN
*Quelle: Apropos Kommunikation, http://www.apro-kom.dk/
Sie finden die anderen guten Gewohnheiten auf unserer Webseite.

Download Report