Checkliste: So organisieren Sie Ihre

Checkliste:
So organisieren Sie Ihre Abwesenheit optimal
Autor: Barbara Seidl
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Checkliste
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So organisieren Sie Ihre Abwesenheit optimal
Aufgabenbereiche
Erledigt
Notizen
Laufender Geschäftsbetrieb
Arbeiten und Projekte mit den zuständigen
Mitarbeitern besprechen
Termine festlegen
Chef-Aufgaben neu terminieren, die nicht delegiert
werden können
Delegierbare Aufgaben: Mitarbeiter auswählen,
informieren und Termine festlegen.
Besprechungstermin für den letzten Arbeitstag
(Übergabe) festlegen
Besprechung vorbereiten
Vertretung
Klären wer bei welchen Angelegenheiten den Chef
vertritt (intern und extern)
Regelung über Posteingang und Postausgang
Kompetenzen und Vollmachten (incl.
Unterschriftsregelung)
Information über Abwesenheit/Dauer und
Vertretung
Mitarbeiter z.B. Rundbrief oder Aushang
Kunden
Geschäftspartner (Steuerberater, Lieferanten, Bank)
Abwesenheitsnotiz bei E-Mails bzw. automatische
Antwortfunktion aktivieren
Umleitung der Telefonverbindung ggf.
Anrufbeantworter einrichten/besprechen
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Personalangelegenheiten während der
Abwesenheit
Begrüßung neuer Mitarbeiter und Auszubildender
Einarbeitung neue Mitarbeiter und Auszubildender
Verabschiedung von Mitarbeitern (vorher vom Chef
persönlich oder durch die Vertretung)
Glückwünsche/Geschenke für Jubiläen und
Geburtstage beachten
Ggf. Mehrarbeit mit Mitarbeiter besprechen (jedoch
Arbeitsbelastung der Mitarbeiter beachten)
Termine und Fristen
Zahlungs- und Steuertermine beachten
(Kontodeckung sicherstellen)
Termine in der Abwesenheitszeit (Bestell- und
Abgabefristen, Kündigungsfristen)
Kontaktadresse
Urlaubsadresse für Notfälle
Festlegen, bei welchen Fällen, wann und wie Chef
kontaktiert wird
Letzter Arbeitstag
Datensicherung am Computer
Vertrauliche Unterlagen wegräumen
Schränke ggf. Büro verschließen
Für länger dauernden Ausfall (z.B. bei Unfall/Tod)
Verfügungen treffen (Zugangscode, Kennwörter,
Schlüssel, Unternehmertestament)
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Nach dem Urlaub
Besprechungstermin und Teilnehmer für ersten
Arbeitstag (Übergabe) festlegen
Festlegen welche Vorgänge/Schriftstücke Chef nach
dem Urlaub sehen und besprechen will
(Dokumentation während der Abwesenheit)
Reflektion und Manöverkritik: War die Vorbereitung
ausreichend? Gab es Probleme oder Fragen? Richtige
Urlaubsvertretung und passende Regelungen?
Ggf. Checkliste (als Vorbereitung für die nächste
Abwesenheit) überarbeiten
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