abacus e-rechnungen

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dezember 2015
www.bdo.ch
recht interessant
informatik
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abacus e-rechnungen
(3. Teil)
einfach papierlos werden
Die E-Rechnung liegt klar im Trend und mit ABACUS E-Business steht Ihnen eine moderne Software zur Verfügung, welche die
E-Rechnung im Standard für Rechnungssteller und -empfänger anbietet. Die Vorteile der E-Rechnung sind bestechend.
Über 700 Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bieten die E-Rechnung an und mehr als eine Million E-Banking-Kunden haben
sich für die E-Rechnung entschieden. Zudem verlangt die Bundesverwaltung von ihren Lieferanten ab 1.1.2016 und ab einem Betrag
von CHF 5'000 eine E-Rechnung. Damit soll die Bundesverwaltung effizienter werden.
In den meisten KMU in der Schweiz wird die Informatik flächendeckend eingesetzt, doch die technischen Möglichkeiten werden nur
teilweise ausgeschöpft. Häufig werden Rechnungen ausgedruckt und mit dem Einzahlungsschein per Post versandt. Der Empfänger
öffnet das Couvert und gibt die Rechnung zur Visierung in Zirkulation. Erst danach wird die Rechnung verbucht, bezahlt und im entsprechenden Ordner nach Alphabet abgelegt. Die 10-jährige Aufbewahrung im Archiv ist der letzte Akt im Zyklus einer Papierrechnung.
Es leuchtet ein, dass die manuelle Verarbeitung von Papier und dessen Archivierung arbeitsintensiv ist und entsprechende Kosten
verursacht. Erster Schritt in eine digitale Zukunft ist oft das Scanning, welches einige Unternehmungen bereits heute anwenden.
Letztlich ist dies jedoch nur ein Zwischenschritt zur E-Rechnung.
Die E-Rechnung
Bei einer vollständigen, elektronischen Abwicklung wird die Rechnung elektronisch über eine E-Business-Plattform vom Lieferanten
an den Kunden als strukturiertes Datenpaket und PDF versandt. Der Kunde empfängt die Belegdaten automatisch in seinem System.
Die Rechnung ist zudem als PDF sicher im Datenarchiv verwaltet.
▶▶ Der Lieferant generiert die Rechnung und versendet diese elektronisch über ein Business-Portal an den Kunden.
▶▶ Der Empfang erfolgt unmittelbar nach dem Versand (ohne Verzögerung, kein Postweg, keine Portokosten, kein Couvert).
▶▶ Die E-Rechnung ist im System des Empfängers direkt erfasst und als PDF sichtbar und kann jederzeit gedruckt werden. Die
elektronische Archivierung benötigt keinen Raum und sie ist damit wesentlich kostengünstiger.
▶▶ Lieferant, Kontonummern, Beträge, Referenznummern usw. werden automatisch erfasst. Dadurch wird der Prozess effizienter
und die Fehlerrate minimiert.
▶▶ Der Visumsprozess erfolgt digital und kann von der Buchhaltung überwacht werden. Beim Jahres- oder Periodenabschluss können die Fakturen, die im Umlauf sind, miteinbezogen werden.
▶▶ Die Zahlung wird freigegeben und kann bequem über E-Banking ausgelöst werden.
ABACUS bietet die Möglichkeit, Rechnungen und weitere Belege im Rahmen der Auftragsbearbeitung effizient elektronisch auszutauschen. Mit der integrierten E-Business Plattform AbaNet kann dabei nicht nur mit anderen ABACUS Anwendern, sondern auch
mit anderen ERP-Lösungen, ja sogar mit Privatkunden kommuniziert und somit die Abläufe massgeblich optimiert werden.
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Rechnungssteller: Das Programm stellt die Rechnungen aus der Auftragsbearbeitungssoftware den Kunden als E-Rechnung zu.
Das E-Business von ABACUS steht im Zentrum für den Versand und Empfang von E-Rechnungen und stellt die Kommunikation sicher. Dabei können verschiedene Teilnehmer auf verschiedene Arten kontaktiert werden.
▶ B2B ABACUS - ABACUS des Kunden
▶ B2B ABACUS - ERP-Lösung des Kunden
▶ B2C ABACUS - Online-Banking des Endkunden
▶ B2B oder B2C ABACUS - E-Mail/E-Business-Portal
Versand von e-rechnungen an geschäftskunden (b2b)
Mit ABACUS E-Business können Sie aus der ABACUS Auftragsbearbeitung auf einfache Art E-Rechnungen erstellen. Ist ein Kunde als
E-Rechnungsteilnehmer gekennzeichnet und seine Empfänger-Identifikation eingetragen, kann diesem die Rechnung in elektronischer Form zugestellt werden. Die Empfänger-Identifikation lässt sich auf der Webseite www.edirectory.ch abfragen. Darauf sind
alle Unternehmen der Schweiz und sämtliche Bundesämter verzeichnet, welche E-Rechnungen versenden oder empfangen können.
Kunden, welche ebenfalls die ABACUS Business Software einsetzen, können direkt E-Rechnungen über das ABACUS eigene Netzwerk «AbaNet» zugestellt werden.
Firmenkunden, die über eine andere ERP-Lösung verfügen, können die Daten über ein Netzwerk, wie PayNet, PostFinance, Swisscom und weitere, die von ABACUS im Standard unterstützt werden, übermittelt werden. So gelangen die Rechnungen ohne Datenerfassung in die jeweilige ERP-Lösung, sofern diese dafür vorbereitet ist.
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Versand von E-Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Die E-Rechnung ist auch für Privatkunden bequem. Das Abtippen der langen Referenznummer im E-Banking entfällt. Stattdessen
prüfen und bezahlen Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Mausklicks direkt in ihrem E-Banking. Dank der E-Rechnung sparen Sie nicht
nur Zeit, sondern erhalten auch weniger Post.
ABACUS E-Business erlaubt Ihnen auch E-Rechnungen an Privat- oder Firmenkunden zu versenden, die keine E-rechnungsfähige
Software einsetzen. In diesem Fall wird dem Empfänger der E-Rechnung via Mail ein Link zugestellt. Dieser Link leitet Ihren Kunden
automatisch auf das Online-Portal «AbaNetWebAccess», auf dem alle seine E-Rechnungen als PDF-Datei inklusive digitaler Signatur abgelegt sind.
Empfang von E-Rechnungen von Geschäftskunden (B2B)
Ebenso einfach wie der Versand lässt sich auch der Empfang von E-Rechnungen im ABACUS E-Business einrichten. Die von Lieferanten erhaltenen E-Rechnungen werden automatisch in der Kreditorenbuchhaltung verbucht. Dazu gehört die gesetzeskonforme Ablage des digital signierten PDF des Originalbelegs des Rechnungsstellers im Belegdossier. Muss eine Rechnung zu einem späteren
Zeitpunkt nochmals aufgerufen werden, kann sie über die Volltextsuche innert Kürze im Belegdossier gefunden und aufbereitet
werden.
Die E-Rechnung in der ABACUS Business Software – ein Schritt in die Zukunft!
Mit ABACUS können wir eine umfassende Lösung für E-Rechnungen anbieten, welche viele Vorteile bringt:
▶▶ Bequem: kein mühsames Abtippen von Daten und somit weniger Fehlerkosten
▶▶ Effizient: integrierte Prozesse, Informationen sind jederzeit online verfügbar
▶▶ Papierlos: kein Papierarchiv, sondern elektronische Ablage im ABACUS Dossier
▶▶ Kontrollierbar: hohe Transparenz und absolute Aktualität
▶▶ Sicher: Verschlüsselte Kommunikation und sichere Aufbewahrung nach dem Prüfungsstandard PS 870 (GebüV)
▶▶ Kostengünstig: kein Drucken, Falten, Einpacken und mit der Post versenden
Einziger Nachteil sind die organisatorischen Anpassungen, die Mitarbeiterschulung und die Umstellungskosten auf eine zukunftsgerichtete digitale Lösung. Diese Anpassungen sind nicht zu unterschätzen und bedingen eine Umstellung der entsprechenden Arbeitsprozesse. Dies ist auch der Grund, warum die Verbreitung der E-Rechnung bei KMU nicht unmittelbar und schlagartig erfolgt
und die Papierrechnung erst langsam verdrängt wird.
Mit der E-Rechnung lassen sich die Rechnungsstellung und der -empfang massgeblich optimieren. Erkundigen Sie sich bei Ihrem
BDO ABACUS Partner über die Möglichkeiten der E-Rechnung, für den Versand an Ihre Kunden und auch für den Empfang von Lieferantenrechnungen. Wir beraten Sie gerne.
Unsere Zukunft ist papierlos, Ihre auch?
Hier finden Sie diverse weiterführende Unterlagen zum Thema «E-Rechnung» und zum Angebot von ABACUS
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Autor
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Reto Kälin, Leiter Verkauf ABACUS, BDO AG Zürich, Tel: 044 444 34 53, E-Mail: [email protected]
Haben Sie Fragen?
Für Fragen oder bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenpartner oder eine unserer 33 Niederlassungen in Ihrer Nähe.
http://www.bdo.ch/de/meta/standorte/
oder Tel. 0800 825 000
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Ansprechperson: Heidi Fundinger
Tel: 044 444 35 09
E-Mail: [email protected]

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