Projektbericht – Success Story

Projektbericht – Success Story
Oberösterreichischer Marktführer baut auf d.3ecm
„Die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter von WimbergerHaus sind begeistert. Auf d.3ecm möchte niemand mehr verzichten.“
Das Unternehmen
WimbergerHaus setzt seit 2012 die ECM-Software d.3ecm inklusive Bauakt und der
EDIFACT-Anbindung ein. Die visionären Vorstellungen des seit mehr als 30 Jahren bestehenden Familienunternehmens konnten erfolgreich umgesetzt werden.
Der oberösterreichische Marktführer für individuelle Fertighäuser in massiver Ziegelbauweise und Kellerschalung hat in 30 Jahren über 4.000 Häuser und 4.000 AlufixKeller errichtet. Höchste Qualitätsstandards, modernes Design und technologische
Innovationen sorgen dafür, dass WimbergerHaus ein zuverlässiger Partner rund um den
Hausbau ist. Verständlich, dass auch die kaufmännischen Abläufe perfektioniert und
optimiert werden müssen.
Warum fiel die Entscheidung für d.3ecm?
„Sowohl die d.velop als auch d.3ecm hat uns überzeugt. Mit der COUNT IT Group haben
wir einen kompetenten Partner vor Ort gefunden. Dass es einen regionalen Ansprechund Realisierungspartner gibt, war für uns eines der wichtigsten Kriterien.“
Die Geschäftsleitung: Karl Larndorfer, Christian Wimberger, Norbert Königsecker, Josef Haider
Foto: WimbergerHaus
1
Projektbericht – Success Story
Ausgangssituation
Auswahl
Der Antrieb für den Einsatz eines DMS-/ECM-Systems, ergab sich aus dem Wunsch
nach einem elektronischen Bauakt. Mit diesem sollte es möglich sein, Dokumente immer und sofort im Zugriff haben zu können und natürlich die Prozesse entscheidend zu
verbessern. Norbert Königsecker, Geschäftsführer bei WimbergerHaus: „DMS war bei
uns immer ein Thema, durch den Kontakt zur COUNT IT Group wurde es dann spruchreif.“
Bedingt durch die 250 Mitarbeiter an 5 Standorten waren die Abläufe mit viel Zeitaufwand, umständlichen Arbeitsschritten und verlangsamten Reaktionszeiten zwischen
den Standorten verbunden.
Norbert Königsecker und sein Team suchten nach einer geeigneten Lösung. Wichtig bei
der Evaluierung des Marktes war, dass das Produkt sehr solide ist und aus dem Hause
eines sehr etablierten Herstellers stammt. Zusätzlich sollte es aber unbedingt einen
kompetenten Vertriebs- und Implementierungspartner geben, der vor Ort das Projekt
bei WimbergerHaus gut betreuen kann.
Die COUNT IT Group präsentierte d.3ecm in mehreren Terminen und Workshops in
allen Abteilungen im Unternehmen. Mithilfe einer Entscheidungsmatrix evaluierte
WimbergerHaus auch die anderen vorliegenden Angebote. Die Entscheidung fiel auf den
Hersteller d.velop, die Lösung d.3ecm und den Partner COUNT IT Group.
„Uns war die d.velop AG bereits bekannt. Der gute Ruf und die überzeugenden Referenzen waren mit ein Grund, warum wir uns für die Lösung d.3ecm entschieden haben.“
Projektverlauf
Firmengebäude WimbergerHaus
Foto: WimbergerHaus
Nach einer dreimonatigen Testphase erfolgte die Implementierung in allen Abteilungen
nahezu gleichzeitig. Als letzter Step stand der Bauakt auf dem Projektplan. Die COUNT
IT Group adaptierte d.3ecm auf die gewünschten Prozesse von WimbergerHaus. Durch
die gemeinsame Projektentwicklung gelang es unter anderem auch die saisonalen Arbeitseinsätze in den Prozessen zu berücksichtigen. Norbert Königsecker: „Die Implementierungsphase dauerte ein gutes Jahr. Die Mitarbeiter waren sehr gefordert. Daher
auch mein Tipp an andere Unternehmen: Wenn intern personelle Ressourcen verfügbar
sind, die diesen Prozess begleiten können, ist dies sehr von Vorteil.“ Die Mitarbeiter
2
Projektbericht – Success Story
wurden durch Präsentationen und Workshops auf die Einführung vorbereitet. Heute
sind alle von d.3ecm begeistert, denn die Lösung sorgt durchgängig für optimierte
Abläufe. Bereits innerhalb nur einer Woche wurden unzählige Lieferscheine, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Stundenzettel verarbeitet. Durch
Umstellung auf einen elektronischen Eingangsrechnungs-Workflow verlagert sich die
Eingangsrechnungsverarbeitung ins DMS und vereinfacht sich dadurch merklich. Rechnungsprüfungen, Zahlungsfreigaben und Rechnungsablage sind schnell und transparent
erledigt. Durch den zentralen, elektronischen Bauakt sind alle wichtigen Dokumente für
jedermann verfügbar, Arbeitsabläufe erfolgen dadurch reibungsloser und ohne Verzögerungen. Die Kommunikation zwischen den fünf Standorten ist nun merklich besser und
unmittelbarer. d.3ecm wird heute in allen Abteilungen eingesetzt, die 50 User setzen
folgende Module ein: d.3ecm basis, d.ecs flow, d.capture batch und d.capture dialog.
Effizienz
„Der Einsatz von d.3ecm hat sich längst amortisiert und zwar binnen eines Jahres“,
berichtet Norbert Königsecker. „Mit dem gleichen Mitarbeiterstamm können wir mehr
Arbeit erledigen und reduzieren dadurch die Personalkosten.“ 50 % der Rechnungen
werden ausschließlich mittels EDI-Anbindung abgewickelt – hier zeigte sich das zukunftsorientierte Denken. Denn WimbergerHaus war dahingehend Vorreiter in Österreich.
Electronic Data Interchange (EDI) beschreibt die Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards von einer Computeranwendung in eine andere.
Das EDI-System ermöglicht Daten aus dem eigenen hausinternen System zu ziehen
und innerhalb weniger Sekunden zu versenden und dem Inhouse-System eines Partners zu übergeben. WimbergerHaus ist mit allen Lieferanten vernetzt. Eine händische
Dateneingabe ist nicht mehr nötig. Nicht nur, dass im Zusammenhang mit EDI und dem
elektronischen Eingangsrechnungs-Workflow ca. 20 % Zeit eingespart wird, der größte
USP für WimbergerHaus ist die erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeiter durch den Wegfall
lästiger Arbeitsschritte. Auch die Privatkunden des fortschrittlichen Familienunternehmens profitieren von d.3ecm – die Bauleiter müssen keine aufwändigen, administrativen Aufgaben erledigen, sondern können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Ausblick
Für die Zukunft ist mit der Lieferantenbewertung der weitere Ausbau der Lösung d.3ecm
bei WimbergerHaus geplant.
Fazit
Herr Königsecker ist begeistert: „Alles ist optimiert, wir haben uns für ein tolles Produkt
und mit der COUNT IT Group für einen kompetenten Partner entschieden. Wir haben
nur die besten Erfahrungen gemacht und würden d.3ecm jederzeit wieder einsetzen.“
3
Projektbericht – Success Story
d.3ecm ist ein Produkt der d.velop-Gruppe
Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz im nordrheinwestfälischen Gescher entwickelt und
vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse
in Unternehmen/Organisationen optimiert.
Mit d.3ecm bietet die d.velop Gruppe eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung,
die sich seit über 20 Jahren erfolgreich im Markt etabliert hat.
Die Lösung
• d.3 basis
• d.ecs flow
• d.capture batch und d.capture dialog inkl. Bauakt & EDIFACT-Anbindung
Projektrealisierung und Integrationspartner
d.velop GmbH
Technologiestraße 5/Euro Plaza
1120 Wien
Fon +43 1 9080896
d-velop.com
[email protected]
Version: Projektbericht – Success Story | WimbergerHaus | Juli 2015 | Alle Rechte und Änderungen vorbehalten.
Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.
COUNT IT Group
Softwarepark 49
4232 Hagenberg
Fon +43 7236 20 077-0
countit.at
[email protected]
4

Download Report