CONSULTING CONSUL TING & INNOVA VATIO TION Projektbericht – Success Story UNITY AG „Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und effizient. Keiner sucht mehr Dokumente – weil sie dort sind, wo sie hingehören.“ Christoph Plass, Vorstandsmitglied Projektbericht – Success Story CONSULTING CONSUL & INNOVATIO VA N Zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung Ausgangssituation „Da SharePoint bereits für das Intranet und anderes bei der UNITY im Einsatz ist, war es wichtig, eine SharePoint basierte Lösung zu finden, die kaufmännische Dokumente im DMS und Archivierungssystem ablegen kann.“ Auswahlverfahren „Chefsache IT“: „Das von uns empfohlene und in etlichen Projekten selbst praktizierte Vorgehensmodell besteht aus vier logisch aufeinander folgenden Phasen: Phase 1: Potenzial- und Anforderungsanalyse Phase 2: System-Benchmarking und Auswahl Phase 3: System-Einführung Phase 4: Roll-out Aufgrund der technischen Anforderungen richtete sich der Fokus bereits bei einer ersten Vorauswahl auf die Lösungen von ecspand. Die Umsetzung anhand des von UNITY ausgearbeiteten Lastenheftes wurde effizient durchgeführt. Seit dem Jahr 2013 ist die SharePoint basierte ECM-Lösung „ecspand“ der d.velop bei der Firma UNITY AG im Einsatz. Die Berater, der zur UNITY AG gehörenden Standorte und Tochtergesellschaften, arbeiten seither mit den Lösungen rund um Dokumentenmanagement und revisionssicherer Archivierung. Projekte Aus der konstruktiven Zusammenarbeit heraus stellt Christoph Plass fest: „Das ecspand-Team zeigt sehr gute Projektmanagement-Qualitäten.“ Gemeinsam arbeiteten die Teams der UNITY AG und der d.velop eine exakte Ablage- und Aktenstruktur aus. Ziel war es, die Kundenprojekte der UNITY AG mit effizienteren Prozessen in der bestehenden Systemlandschaft abzubilden. Hierbei wurde besonderer Wert auf die nahtlose Integration mit Microsoft Dynamics CRM und NAV gelegt, um den Ablauf eines typischen Projektzyklus von der ersten Kundenanfrage, über die automatische Angebotserstellung bis hin zur finalen Verrechnung, inklusive Berücksichtigung der Reisekosten, durchgängig abzubilden. „Wir haben nun eine sehr schöne Integration von ecspand mit CRM und ERP“, so Christoph Plass. Projektbericht – Success Story CONSULTING CONSUL & INNOVATIO VA N ecspand im Einsatz bei der UNITY AG Seit der Umstellung von Saperion nutzen alle 200 Mitarbeiter der UNITY AG ecspand. Die Mitarbeiter profitieren dabei neben der zentralen Dokumentablage von weiteren ecspand-Lösungen, zum Beispiel zum Verwalten von Verträgen, QM-Dokumenten und Reisekosten sowie einer Individuallösung zur einfachen Bereitstellung von kundenspezifischen Angebotsvorlagen. Dabei kann nach der Anlage einer Verkaufschance bzw. eines Angebotes direkt aus dem CRM (Microsoft Dynamics CRM) das Angebotsdokument erstellt werden. Dieses wird auf Basis kundenspezifischer Formatvorlagen im SharePoint-Projektordner erzeugt, mit Daten wie Adresse, Ansprechpartner sowie den Angebotspositionen aus dem CRM befüllt und automatisch verknüpft. Nach Eingang der Bestellung wird der Auftrag im CRM angelegt und das eingescannte Dokument automatisch über einen Barcode mit der Kunden-/Projektakte verknüpft. Im Projekt anfallende Reisekostenbelege werden direkt mit dem Mobiltelefon gescannt. Bei der anschließenden Abrechnung im ERP (Microsoft Dynamics NAV) können die Belege einfach zugeordnet werden und stehen durch die automatische Verknüpfung über den Aktenplan der Finanzbuchhaltung direkt für die Rechnungsstellung zur Verfügung. ecspand stellt somit sicher, dass in jedem System alle vorgangsbezogenen Dokumente jederzeit einsehbar sind, die Daten nur einmal zentral gespeichert werden und der Benutzer durch den gesamten Prozess geleitet wird. Dies garantiert Transparenz und dank der maximalen Automatisierung deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Christoph Plass ist begeistert: „Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und effizient. Keiner sucht mehr Dokumente – weil sie dort sind, wo sie hingehören.“ Fazit „Die UNITY AG setzt ihren Wachstumskurs stetig fort – und das weltweit. Die ecspand Lösungen werden uns begleiten.“ so Christoph Plass. Your world. Your SharePoint. Mit den Microsoft® SharePoint basierten Lösungen von ecspand, haben Sie die Möglichkeit ihre internen wie externen Arbeitsabläufe transparent und organisiert zu verwalten. Durch Lösungen, wie Eingangsrechnungsverarbeitung oder Qualitäts- und Vertragsmanagement werden Ihre Verträge, Dokumente und Akten digitalisiert, internen Workflows übergeben, automatisch an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet und stehen dank der ecspand Integrationsmodule auch in Ihren ERP Systemen zur Verfügung. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und Geld, das sie anderweitig sinnvoll einsetzen können. Projektbericht – Success Story Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. d.velop AG Schildarpstraße 6–8 48712 Gescher, Deutschland Fon +49 2542 9307-0 d-velop.de [email protected] Version: Projektbericht – Success Story | UNIT Y AG | November 2015 | Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifi sch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. CONSULTING CONSUL & INNOVATIO VA N „Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und effizient. Keiner sucht mehr Dokumente – weil sie dort sind, wo sie hingehören.“ Christoph Plass, Vorstandsmitglied UNITY AG UNITY AG – Consulting & Innovation UNITY ist die Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung. Sie steigert die Innovationskraft und die operative Exzellenz ihrer Kunden. Seit 1995 haben die Berater von UNITY mehr als 1.000 Projekte zum Erfolg geführt. Zu ihren Kunden der Branchen Automotive, Luft- und Raumfahrt, Gesundheitswirtschaft und Medizintechnik, Energie sowie Pharma und Chemie gehören Global Player – darunter 18 der DAX-30-Unternehmen – sowie der renommierte Mittelstand. UNITY ist weltweit an zwölf Standorten vertreten und führt rund um den Globus Kundenprojekte durch.
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