unity ag - D.velop

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Projektbericht – Success Story
UNITY AG
„Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und eﬃzient.
Keiner sucht mehr Dokumente – weil sie dort sind, wo sie hingehören.“
Christoph Plass, Vorstandsmitglied
Projektbericht – Success Story
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Zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung
Ausgangssituation
„Da SharePoint bereits für das Intranet und anderes bei der UNITY im Einsatz ist, war
es wichtig, eine SharePoint basierte Lösung zu ﬁnden, die kaufmännische Dokumente
im DMS und Archivierungssystem ablegen kann.“
Auswahlverfahren
„Chefsache IT“: „Das von uns empfohlene und in etlichen Projekten selbst praktizierte
Vorgehensmodell besteht aus vier logisch aufeinander folgenden Phasen:
Phase 1: Potenzial- und Anforderungsanalyse
Phase 2: System-Benchmarking und Auswahl
Phase 3: System-Einführung
Phase 4: Roll-out
Aufgrund der technischen Anforderungen richtete sich
der Fokus bereits bei einer ersten Vorauswahl auf die
Lösungen von ecspand. Die Umsetzung anhand des von
UNITY ausgearbeiteten Lastenheftes wurde eﬃzient
durchgeführt.
Seit dem Jahr 2013 ist die SharePoint basierte ECM-Lösung „ecspand“ der d.velop bei
der Firma UNITY AG im Einsatz. Die Berater, der zur UNITY AG gehörenden Standorte
und Tochtergesellschaften, arbeiten seither mit den Lösungen rund um Dokumentenmanagement und revisionssicherer Archivierung.
Projekte
Aus der konstruktiven Zusammenarbeit heraus stellt Christoph Plass fest: „Das
ecspand-Team zeigt sehr gute Projektmanagement-Qualitäten.“ Gemeinsam arbeiteten
die Teams der UNITY AG und der d.velop eine exakte Ablage- und Aktenstruktur aus.
Ziel war es, die Kundenprojekte der UNITY AG mit eﬃzienteren Prozessen in der bestehenden Systemlandschaft abzubilden.
Hierbei wurde besonderer Wert auf die nahtlose Integration mit Microsoft Dynamics
CRM und NAV gelegt, um den Ablauf eines typischen Projektzyklus von der ersten
Kundenanfrage, über die automatische Angebotserstellung bis hin zur ﬁnalen Verrechnung, inklusive Berücksichtigung der Reisekosten, durchgängig abzubilden.
„Wir haben nun eine sehr schöne Integration von ecspand mit CRM und ERP“, so
Christoph Plass.
Projektbericht – Success Story
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ecspand im Einsatz bei der UNITY AG
Seit der Umstellung von Saperion nutzen alle 200 Mitarbeiter der UNITY AG ecspand.
Die Mitarbeiter proﬁtieren dabei neben der zentralen Dokumentablage von weiteren
ecspand-Lösungen, zum Beispiel zum Verwalten von Verträgen, QM-Dokumenten und
Reisekosten sowie einer Individuallösung zur einfachen Bereitstellung von kundenspeziﬁschen Angebotsvorlagen.
Dabei kann nach der Anlage einer Verkaufschance bzw. eines Angebotes direkt aus dem
CRM (Microsoft Dynamics CRM) das Angebotsdokument erstellt werden. Dieses wird
auf Basis kundenspeziﬁscher Formatvorlagen im SharePoint-Projektordner erzeugt,
mit Daten wie Adresse, Ansprechpartner sowie den Angebotspositionen aus dem CRM
befüllt und automatisch verknüpft. Nach Eingang der Bestellung wird der Auftrag im
CRM angelegt und das eingescannte Dokument automatisch über einen Barcode mit
der Kunden-/Projektakte verknüpft. Im Projekt anfallende Reisekostenbelege werden
direkt mit dem Mobiltelefon gescannt. Bei der anschließenden Abrechnung im ERP
(Microsoft Dynamics NAV) können die Belege einfach zugeordnet werden und stehen
durch die automatische Verknüpfung über den Aktenplan der Finanzbuchhaltung direkt
für die Rechnungsstellung zur Verfügung.
ecspand stellt somit sicher, dass in jedem System alle vorgangsbezogenen Dokumente
jederzeit einsehbar sind, die Daten nur einmal zentral gespeichert werden und der
Benutzer durch den gesamten Prozess geleitet wird. Dies garantiert Transparenz und
dank der maximalen Automatisierung deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Christoph
Plass ist begeistert:
„Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und eﬃzient.
Keiner sucht mehr Dokumente – weil sie dort sind, wo sie hingehören.“
Fazit
„Die UNITY AG setzt ihren Wachstumskurs stetig fort – und das weltweit. Die ecspand
Lösungen werden uns begleiten.“ so Christoph Plass.
Your world. Your SharePoint.
Mit den Microsoft® SharePoint basierten Lösungen von ecspand, haben Sie
die Möglichkeit ihre internen wie externen Arbeitsabläufe transparent und
organisiert zu verwalten.
Durch Lösungen, wie Eingangsrechnungsverarbeitung oder Qualitäts- und Vertragsmanagement werden Ihre Verträge, Dokumente und Akten digitalisiert,
internen Workﬂows übergeben, automatisch an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet und stehen dank der ecspand Integrationsmodule auch in
Ihren ERP Systemen zur Verfügung. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und Geld,
das sie anderweitig sinnvoll einsetzen können.
Projektbericht – Success Story
Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die
dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass
ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und
extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar
gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der
Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet
wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management
in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management
Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende
Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspeziﬁschen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ.
d.velop AG
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher, Deutschland
Fon +49 2542 9307-0
d-velop.de
[email protected]
Version: Projektbericht – Success Story | UNIT Y AG | November 2015 | Alle Rechte und Änderungen vorbehalten.
Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifi sch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.
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„Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr
schnell, immer aktuell und effizient. Keiner sucht
mehr Dokumente – weil sie dort sind, wo sie hingehören.“
Christoph Plass, Vorstandsmitglied
UNITY AG
UNITY AG – Consulting & Innovation
UNITY ist die Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung. Sie steigert die Innovationskraft und die operative Exzellenz ihrer Kunden.
Seit 1995 haben die Berater von UNITY mehr als 1.000 Projekte zum Erfolg geführt.
Zu ihren Kunden der Branchen Automotive, Luft- und Raumfahrt, Gesundheitswirtschaft und Medizintechnik, Energie sowie Pharma und Chemie gehören Global
Player – darunter 18 der DAX-30-Unternehmen – sowie der renommierte Mittelstand. UNITY ist weltweit an zwölf Standorten vertreten und führt rund um den
Globus Kundenprojekte durch.

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