Projektbericht – Success Story Projektbericht – Success Story Tupperware Deutschland GmbH „Mit d.3ecm läuft der Prozess der Bearbeitung von Rechnungen etwa drei Mal schneller als zuvor.“ Gerhard Saedtler, Senior Associate Software Engineer Projektbericht – Success Story Rechnungserfassung und -freigabe im SAP Workflow Begonnen hat die Erfolgsgeschichte in Deutschland 1962 – inzwischen gehört Tupperware zu den bekanntesten Begriffen im Haushalt, und daran soll sich auch zukünftig nichts ändern. Deshalb spricht das Unternehmen auch verstärkt die jüngeren Zielgruppen an. Hausintern ist man ebenfalls voll im Trend und setzt auf eine digitale Dokumentenverwaltung, genauer gesagt auf d.3ecm von d.velop. Aufgeregtes Stimmengewirr unter Frauen, freudiges Lachen und zufriedene Gesichter am Schluss: Wenn Marketingmanager heute betonen, wie sehr erfolgreiches Verkaufen von einem mitreißenden Kundenerlebnis abhänge, so gilt dies für Tupperware in Deutschland schon seit über 50 Jahren. Denn es gehörte von Anfang an zur Besonderheit der Geschäftsidee, Hausfrauen in privater Atmosphäre zusammenzubringen und sie für bedarfsgerechte Produkte mit langer Haltbarkeit und zeitlosem Design zu begeistern. Flexibel durch mobile Nutzung Die Affinität zur Moderne findet sich aber nicht nur in der Marktansprache, sondern ebenso in der technischen Ausrichtung von Tupperware. So beispielsweise dadurch, dass in 2014 die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung von d.velop eingeführt wurde. Zu den positiven Nutzeneffekten der Lösung d.3ecm gehört vor allem, dass jederzeit eine rechtebasierte Transparenz über die Rechnungen besteht, manuelle Aufwände bei der Verarbeitung entfallen und die Durchlaufzeiten beschleunigt werden. Denn im Gegensatz zur papierbasierten Rechnung werden bei der digitalen Variante mit d.3ecm von d.velop papiergebundene Dokumente im ersten Schritt gescannt und liegen somit während des gesamten Prozesses in elektronischer Form vor. Die Digitalisierung der Dokumente und ihre zentrale Aufbewahrung in einem modernen ECM-System gewährleisten einen schnellen und permanenten Zugriff auf die Rechnungen für alle Prozessbeteiligten, ohne dass sich die logistischen Hindernisse eines Papierarchivs bzw. der Hauspost störend auswirken könnten. „Vor Einführung von d.3ecm hat der Prozess der Bearbeitung von Rechnungen etwa die dreifache Zeit gebraucht“, beschreibt Gerhard Saedtler, Senior Associate Software Engineer bei Tupperware, beispielhaft den Produktivitätsnutzen. Auch dass die jährlich etwa 15.000 Rechnungen nun pünktlicher bezahlt werden können und sich die Abläufe deutlich komfortabler als bisher gestalten, zählt er zu den erwartet positiven Erfahrungen. Inzwischen arbeiten rund 100 Mitarbeiter mit d.3ecm von d.velop, und das nicht Projektbericht – Success Story nur im Büro. Denn durch die zusätzliche Implementierung von d.3 mobile besteht auch die Möglichkeit, unterwegs Rechnungen zu prüfen und bei Bedarf freizugeben oder abzulehnen. Überzeugende Lösungsidee Im praktischen Einsatz ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bei Tupperware seit dem Sommer 2014, nachdem zuvor Mitarbeiter des Unternehmens auf dem d.forum 2013 erste Eindrücke von der d.velop-Lösung sowie dem Hersteller hinter dem Produkt gewonnen hatten und dann im Januar darauf die Entscheidung dafür getroffen worden war. „d.3ecm hat durch seine Idee und Struktur überzeugt“, begründet Saedtler und lobt auch gleichzeitig die fachliche Betreuung durch d.velop. „Wir haben während des Projekts eine sehr gute Unterstützung erhalten.“ Stefan Ubbenhorst, Projektleiter bei d.velop, meint: „Insbesondere die enge und direkte Zusammenarbeit im Projekt konnte zur schnellen Umsetzung der Anforderungen beitragen, was als sehr angenehm empfunden wurde. Somit war auch eine flexible und unkomplizierte Reaktion auf weitere Kundenwünsche möglich.“ Die Implementierung erfolgte erwartungsgemäß sehr zielführend und konnte in ihrem Hauptkonzept termin- und budgetgerecht umgesetzt werden. Dazu gehört auch die Archivierung nicht nur der Eingangsrechnungen, sondern ebenso aller rechnungsbegleitenden Dokumente wie Lieferscheine und mehr. Anschließend erfolgte die Realisierung individueller Anforderungen, wie beispielsweise Vertreterregelungen für Rechnungsfreigaben entsprechend den Organisationsregelungen bei Tupperware. Zahlen und Fakten • Projektlaufzeit insgesamt 8 Monate • Beauftragung Januar 2014 • Abnahme August 2014 • 13.231 Rechnungen wurden in 2014 verarbeitet • Rund 90.000 Dokumente werden jährlich archiviert • 100 Mitarbeiter in Deutschland arbeiten täglich mit d.3ecm Eingesetzte d.3ecm-Software • d.3ecm • d.3 mobile • d.3 Eingangsrechnungsverarbeitung Projektbericht – Success Story Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. d.velop AG Schildarpstraße 6–8 48712 Gescher, Deutschland Fon +49 2542 9307-0 d-velop.de [email protected] Version: Anwenderbericht | Tupperware Deutschland GmbH | August 2015 | Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifi sch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. „Mit d.3ecm läuft der Prozess der Bearbeitung von Rechnungen etwa drei Mal schneller als zuvor.“ Gerhard Saedtler, Senior Associate Software Engineer Tupperware Deutschland GmbH
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