UCC – Lösung gegen die Kommuni kations komplexität

Technology ocus
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UCC – Lösung gegen die
Kommunikationskomplexität
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#$ %&' ( ) UCC-Lösungen bieten. Angesichts der Komplexität solcher Lösungen sehen sich viele aber überfordert, jene Variante
mit dem meisten Mehrwert zu eruieren. Die Orientierung an einem Leitfaden hilft hier weiter.
DER AUTOR
Andy Hinder
Director Business Development Managed Services,
Spie
KMUs profitieren von
kostenoptimierten
Lösungen und von zahlbaren Enterprise-Funktionen, die sie sich sonst
kaum leisten könnten.
Wollen Firmen für Kunden und Mitarbeitende attraktiv
bleiben und sich auf die neue digitale Welt einstellen, dann
führt kein Weg an der Einführung von UCC-Lösungen
(Unified Communications & Collaboration) vorbei. Die
Komplexität solcher Lösungen stellt die IT-Abteilungen
aber vor grosse Herausforderungen. So gibt es etwa keinen
Technologiehersteller, der dem Auftraggeber eine Gesamtlösung fertig integriert in seine IT-Arbeitsplatzumgebung
und voll betriebsbereit liefern kann. Zudem wird von den
Endbenutzern und Geschäftspartnern eine immer schnellere «Time-to-Market» neuer Kommunikationslösungen
gefordert. Gleichzeitig erhalten solche Dienste durch die
intensivere Nutzung vermehrt geschäftskritischen Charakter. Dadurch steigen die betrieblichen Anforderungen.
Was soll die eigene IT abdecken?
Um das Potenzial einer effektiveren Kommunikation zwischen Firmen und Organisationen ausschöpfen und die betrieblichen Herausforderungen effizient meistern zu können,
sollte sorgfältig überlegt werden, was die eigene IT abdecken
soll und wo durch den Einbezug eines Servicepartners für
die Umsetzung und den Betrieb Mehrwerte geschaffen werden. Dazu empfiehlt es sich, sich vor Einführung einer UCCLösung Gedanken über verschiedene betriebswirtschaftliche Aspekte zu machen: So gilt es abzuklären, welche Dienste und potenziellen Eco-Systeme heute und künftig gefordert
sind (Sprache/Video, Presence, Chat, Conferencing, Sprachaufzeichnung, Contact Center) und mit welchen Endgeräten
die Nutzer diese Dienste verwenden (nur PC mit Soft Clients,
Tischtelefone, Tablets, Smartphones).
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Teil ihres «Future Workspace» zu investieren. Bild: Fotolia
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Mit zunehmender Komplexität der Kommunikationslösungen wird das User-Management anspruchsvoller. Denn
nicht alle Nutzer brauchen alles. Es gilt daher zu überlegen,
ob etwa eine granulare Aktivierung pro Service ermöglicht
werden und wie flexibel eine «Delegation» dafür erfolgen
soll, etwa direkt an den Enduser über ein Selfservice-Portal,
einen Service-Desk oder an Verantwortliche in den Abteilungen. Auf Serviceebene ist es ratsam, zu klären, wie stark
sich Dienste firmenintern standardisieren lassen. Da nicht
nur einige Manager, sondern zunehmend auch Mitarbeiter
flexibel zu Randzeiten arbeiten wollen, müssen die Anforderungen an Servicezeiten und SLAs erweitert werden können. Damit geht die Frage einher, wie den Aspekten Betriebsrisiko, Sicherheit und Flexibilität Rechnung getragen
wird. Bei den Vorabklärung gilt es, den Kostenfaktor nicht
zu vernachlässigen: Wie soll die interne Verrechnung der
Dienstleistungen respektive Kosten erfolgen, etwa pro User,
pro Service oder fix innerhalb einer Bandbreit?
Auf der Basis obiger Überlegungen ist schliesslich eine
Entscheidung über ein geeignetes Delivery-Modell zu fällen. Die Modelle reichen dabei von «alles selbst machen»
(mit externem 3. Level-Support) über Managed Service (on
Premise) bis zu Cloud beziehungsweise UCaaS.
Investitionen in «Future Workspace» unumgänglich
Die Beantwortung all dieser Fragen wird ergeben, dass in der
Nutzung einer Managed-UC- beziehungsweise UCaaS-Lösung potenzielle Mehrwerte für Firmen schlummern. Als
gewinnbringend bieten sich solche Lösungen vor allem für
KMUs an. Diese profitieren einerseits von kostenoptimierten
Lösungen dank Skalierungseffekten und andererseits von
zahlbaren Enterprise-Funktionen, die sie sich sonst kaum
leisten könnten. Durch das Outsourcing solcher Lösungen
wird unter anderem auch eine rasche Umsetzung nach Best
Practices erreicht, oder Service-Levels können einfacher und
schneller angepasst werden und der Anschluss an Innovationen wie die Cloud wird gewährleistet. Unternehmen und
Organisationen tun also gut daran, in UCC-Lösungen als Teil
ihres «Future Workspace» zu investieren, um die Potenziale
einer effektiveren Zusammenarbeit auszuschöpfen. Zudem
lohnt sich als Vorbereitung die Lektüre des Buches «New
World of Work» von Michael Bartz und Thomas Schmutzer.
16 / 2015

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