Ergänzungen zum
Benutzerhandbuch
SPG-Verein
U p g r a d e auf Version 3.2
Neuerungen, Änderungen, Anpassungen
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ...............................................................................................................................................2
Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................................................2
Grundlagen .........................................................................................................................................................3
Vorwort ............................................................................................................................................................3
Hinweise ..........................................................................................................................................................3
Besonderheiten bei der Installation .................................................................................................................4
Neue Programmfunktionen unter ....................................................................................................................5
Neue / angepasste Bildschirmmasken (keine neue Funktion)........................................................................5
Neue / angepasste Etiketten ...........................................................................................................................5
Neue / angepasste Briefe ...............................................................................................................................5
Neue / angepasste Formulare ........................................................................................................................5
Änderungen in den Basisfunktionen / Neuerungen ............................................................................................6
List&Label Version 20 .....................................................................................................................................6
Vollständige Überarbeitung der Bildschirmmasken, Listen ............................................................................6
Entfall von Funktionen.....................................................................................................................................6
Neue interne Updates .....................................................................................................................................6
Geänderter / neuer Ablauf bei Computerbriefe-Rechnungen-Mahnungen.....................................................6
Automatische Aktualisierung der Anwendung (Online-Update)......................................................................6
[MITGLIEDER] ....................................................................................................................................................7
[Mitglieder pflegen] ..........................................................................................................................................7
[Massenänderung] ..........................................................................................................................................7
[Mitglieder selektieren] ....................................................................................................................................7
[Etiketten/Rechnungen] ...................................................................................................................................8
[Computerbriefe] -> Briefe ausgeben ..............................................................................................................8
[BEITRÄGE] ........................................................................................................................................................9
[Beitragsverfahren] -> Beitragserhebung ........................................................................................................9
[Zahlungen bearbeiten] -> Zahlungen erfassen ..............................................................................................9
[EXTRAS] ........................................................................................................................................................ 10
[Datensicherung] -> Stammdaten sichern / Bankleitzahlen sichern / Karteidaten sichern .......................... 10
[EINSTELLUNGEN] ......................................................................................................................................... 11
[Einstellungen (Bestand)] -> Mandatsreferenz ............................................................................................ 11
[Einstellungen (Bestand)] -> SEPA .............................................................................................................. 11
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Massenänderung - Sonderfunktion ...............................................................................................7
Abbildung 2: Mitglieder selektieren - Ausgabesortierung ...................................................................................7
Abbildung 3: Mitgliedsausweis – mit QR-Code ..................................................................................................8
Abbildung 4: Beitragserhebung ..........................................................................................................................9
Abbildung 5: Zahlungen erfassen .......................................................................................................................9
Abbildung 6: Stammdaten sichern ................................................................................................................... 10
Abbildung 7: Einstellungen (Bestand) - Mandatsreferenz ............................................................................... 11
Abbildung 8: Einstellungen (Bestand) - SEPA ................................................................................................ 11
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Grundlagen
Vorwort
SPG-Verein, bisher in der Version 3.1 erhältlich, liegt nun in der Version 3.2 vor.
Es wurden kleinere Anpassungen, deren Bedarf sich aus der praktischen Arbeit mit dem Programm ergab,
sowie andere zwischenzeitlich notwendige Erweiterungen realisiert. Den Benutzern, die immer wieder ihre
Erfahrungen aus der Praxis berichten und somit zu einer immer weiteren Optimierung beitragen, wird hiermit
Dank ausgesprochen.
Hinweise
Die vorliegenden Ergänzungsseiten sind immer in Verbindung mit dem Benutzerhandbuch zu sehen.
Um fortlaufende Wiederholungen zu vermeiden, sind die Ergänzungsseiten prinzipiell nach Sachgebieten
und Einzelarbeitsabläufen gegliedert. Soweit möglich, wurde sich dabei an dem Menüaufbau orientiert. Sie
können also dem Inhaltsverzeichnis entnehmen, wo Änderungen durchgeführt wurden. Von daher wurde
jetzt auf eine ausführliche Übersichtsdarstellung in der Einleitung zugunsten einer aufzählenden Darstellung
verzichtet.
Neue Menüpunkte und die Programmerweiterungen in der Update-Version sind hierbei ausführlich
beschrieben. Bei Änderungen bzw. Ergänzungen in einzelnen Bildschirmmasken wird ausschließlich auf die
Anpassungen und den ggf. vorhandenen Abhängigkeiten zu anderen Menüpunkten/Masken hingewiesen.
Der Bezug zu immer wiederkehrenden Sachverhalten wird durch Querverweise hergestellt. Die Verweise
erfolgen stets auf die Überschriften der Bereiche und sind kursiv dargestellt.
Sofern im Handbuch Programmfunktionen genannt werden, sind diese durch eckige Klammern
gekennzeichnet:
[MANDANT]
=
Hauptmenü
[Neu]
=
Menüpunkt bzw. Funktion
Suchen
=
Schaltfläche
{Anschrift}
=
Navigationspunkt innerhalb eines Dialogfensters am linken Rand
Bei der Nennung von Tätigkeiten in Bildschirmmasken, Datenfeldbezeichnungen und Programmhinweisen
sind diese durch einfache Anführungszeichen eingegrenzt:
‚OK'
‚Dateiumfang'
‚Umsatzdaten löschen'
Tasten sind stets durch spitze Klammern markiert:
<ENTER>
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Besonderheiten bei der Installation
Bei einer Erstinstallation gibt es keine Besonderheiten zu beachten. Die Erstinstallation (Anlegen eines
neuen Unterverzeichnisses und Kopieren der Programm-Module) erfolgt durch Aufruf des Moduls
'V-SETUP-320.EXE'. Sofern das Basisbetriebssystem ein Nachfolger von Windows XP (also Vista, Win7
oder Win8) ist, sollte aufgrund der geänderten Technologie seitens Microsoft darauf geachtet werden, dass
als Zielverzeichnis C:\SPG\SPG-Verein verwendet wird. Dadurch wird späteren Problemen vorgebeugt.
Bei einer bestehenden Installation kann auch in Erwägung gezogen werden, eine Neuinstallation, die sog.
Parallelinstallation in ein neues Verzeichnis durchzuführen. Dies stellt dem Anwender die Möglichkeit zur
Verfügung, sowohl die Neuinstallation, als auch die Vorgängerinstallation zu nutzen. Lediglich ein paralleler
Aufruf von beiden Anwendungen ist nicht möglich. Um den gleichen Datenstand bei beiden Installationen zu
haben, ist bei der Variante „Parallelinstallation“ noch ein manuelles Kopieren von Daten aus den
bestehenden in das neue Datenverzeichnis erforderlich; dazu kann das Windows Bordmittel – der Windows
Explorer – ohne Bedenken verwendet werden. Dazu ist die gewünschte Datei bzw. das gewünschte
Verzeichnis mit der rechten Maustaste anzuklicken und „Kopieren“ zu wählen. Anschließend ist im
Zielverzeichnis an der gleichen Position wiederum die rechte Maustaste zu betätigen und „Einfügen“ zu
wählen. Zu kopieren sind:
•
Die gewünschten Mandanten - zu finden im bisherigen Datenverzeichnis anhand des dreistelligen
Vereinskürzels sowie
•
alle individuell erstellten Dokumente - dazu zählen die
o
Briefe (Unterverzeichnis \briefe)
o
Listen (Unterverzeichnis \listen),
o
Formulare (Unterverzeichnis \formular) und
o
Etiketten (Unterverzeichnis \etikett).
Zu finden sind diese Dokumente in den genannten Unterverzeichnissen anhand des selbst
vergebenen Namens.
Ist bereits eine ältere Windows-Version von SPG-Verein auf dem Rechner installiert, kann eine
Updateinstallation
durchgeführt
werden.
Dabei
sollte
aus
Sicherheitsgründen
zunächst
eine
Datensicherung über die Funktion [Datensicherung] im Hauptmenü [EXTRAS] vorgenommen werden.
Anschließend ist die Update-Installation wie eine Erstinstallation durchzuführen. Während der Installation
werden Sie gefragt, ob die Freischaltungsdatei 'V-HELP2.DLW' überschrieben werden soll oder nicht. Sollten
Sie von Ihrer Sparkasse keine weiteren Informationen erhalten haben, so betätigen Sie die Schaltfläche
Nein, damit die Datei nicht überschrieben wird.
Bitte beachten Sie, dass bei einer Updateinstallation nicht mehr auf die vorhergehende Installation
zugegriffen werden kann!
Seit der Version 3.0 existiert eine spezielle Installationsroutine für Clients: v-setup-client.exe. Siehe dazu
die Erläuterungen im Handbuch unter ‚Durchführen der Clientinstallation’.
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Neue Programmfunktionen unter
- Allgemein: Neue Version 20 von List&Label
- Allgemein: vollständige Ersetzung von DTA durch SEPA
- Allgemein: Anpassung der Schriftgröße von Arial_8 auf Arial_9
- [MITGLIEDER] → [Änderungsdienst] → Mitglieder pflegen
- [MITGLIEDER] → [Mitglieder selektieren]
- [BEITRÄGE] → [Beitragsverfahren] → Beitragserhebung
- [EXTRAS] → [Datensicherung]
- [EINSTELLUNGEN] → [Einstellungen (Bestand)]
- [EINSTELLUNGEN] → [ausgetr. Mitglieder anzeigen]
Neue / angepasste Bildschirmmasken (keine neue Funktion)
- [HAUPTMENUE] → Mitgliederübersicht
- [MITGLIEDER] → [Änderungsdienst] → Mitglieder pflegen
- [EXTRAS] → [Prüflisten]
- [EXTRAS] → [Verbandsmeldungen]
Neue / angepasste Etiketten
- ausweis-mit-qrcode
Neue / angepasste Briefe
- Rechnung-mit-QR-Girocode
- Rücklastschrift
Neue / angepasste Formulare
- Rechnung-mit-QR-Girocode
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Änderungen in den Basisfunktionen / Neuerungen
List&Label Version 20
Der bekannte und leistungsfähige Generator für individuelle Listen und Etiketten wurde auf die neue Version
aktualisiert und ist noch komfortabler und leistungsfähiger geworden.
Vollständige Überarbeitung der Bildschirmmasken, Listen
a) Die Schriftgröße wurde von Arial_8 auf Arial_9 angehoben, um eine bessere Lesbarkeit zu erzielen.
b) Blz/KontoNr. wurde vollständig durch BIC/IBAN ersetzt
c) Werden in Listen bzw. Bildschirmmasken die Felder Blz und KontoNr ausgegeben, so werden diese
aus der IBAN ermittelt (mit Ausnahme bei der direkten Eingabe neuer Mitgliedsdaten)
Entfall von Funktionen
Die Programmfunktionen ‚Schnelländerungen‘, ‚DTA-Lastschriftdatei erstellen‘ und ‚DTA-Verwaltung‘ wurden
entfernt.
Neue interne Updates
Es wurden die aktuellen Dateien für Bankleitzahlen und Postleitzahlen integriert.
Geänderter / neuer Ablauf bei Computerbriefe-Rechnungen-Mahnungen
a) Nach der Ausführung der jeweiligen Funktion verzweigt das Programm nicht mehr zurück in das
Hauptmenü sondern verbleibt in dieser zuletzt gewählten Funktion. Dadurch können die Punkte 4
und 5 besser nacheinander ausgeführt werden. Der Rücksprung in das Hauptmenü geschieht über
die Schaltfläche ‚‘Abbrechen/Beenden‘.
b) Alle aufbereiteten Dokumente können jetzt direkt aus der Programmfunktion heraus gelöscht
werden; somit entfällt der gesonderte Aufruf des Windows Explorers zu Löschung von Dokumenten
im Fehlerfall.
Automatische Aktualisierung der Anwendung (Online-Update)
SPG-Verein prüft jetzt bei Programmstart in einem vom Nutzer frei zu konfigurierendem Intervall, ob ein
Online-Update vorliegt. Sollte diese automatische Prüfung nicht gewünscht sein, kann dies unter
EINSTELLUNGEN(generell) -> Sonstiges deaktiviert werden.
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[MITGLIEDER]
[Mitglieder pflegen]
Bisher wurde die Zahlweise bei der Eingabe von neuen Mitgliedern programmseitig auf ‚‘monatlich‘ gesetzt;
Erfahrungswerte haben gezeigt, das ‚‘jährlich‘ häufiger gesetzt wird. Somit wurde nun der Standardwert auf
‚jährlich‘ gesetzt.
Neue Eingabefelder für die Nationalität und dem Geburtsort.
[Massenänderung]
Erweiterung der Sonderfunktionen um ‘Abteilungen aufrücken‘.
Abbildung 1: Massenänderung - Sonderfunktion
[Mitglieder selektieren]
Erfolgt eine Selektion auf den Gesamtbestand, kann die Ausgabe jetzt wahlweise sortiert nach Mitglieds-Nr.
oder Name erfolgen:
Abbildung 2: Mitglieder selektieren - Ausgabesortierung
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[Etiketten/Rechnungen]
Der QR-Code - nun auch bei SPG-Verein! Praktisch, schnell und universal einsetzbar – nur ein Smartphone
mit Kamera wird benötigt; kostenlose Apps zum Scannen gibt es genug! Eine Verwendung kann z.B. beim
Mitgliedsausweis erfolgen.
Abbildung 3: Mitgliedsausweis – mit QR-Code
[Computerbriefe] -> Briefe ausgeben
Mit der Version 3.2 von SPG-Verein werden zwei neue Briefe eingeführt:
1) Rechnung-mit-QR-GiroCode.brf
Der Girocode ist eine spezielle Variante des QR-Codes – und sieht auch genau so aus. Er beinhaltet
alle für eine Überweisung relevanten Daten wie etwa IBAN, BIC, Verwendungszweck etc. und kann
von bekannten Banking-Apps wie etwa Sparkasse+ gelesen werden. Aus diesem Girocode generiert
die Banking-App dann automatisch eine Überweisung, die dann lediglich autorisiert werden muss
(etwas via Push-TAN).
Ein passendes Formular (Rechnung-mit-QR-Girocode.for) wird ebenfalls mitgeliefert.
2) Rücklastschrift.brf
Sollte mal eine Lastschrift zurückkommen, kann dies viele Gründe haben. Um umgehend bei dem
Mitglied nachhaken zu können, gibt es jetzt einen dafür vorgefertigten Brief.
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[BEITRÄGE]
[Beitragsverfahren] -> Beitragserhebung
Einmalbetrag (1), Einmalbetrag (2) und Zusatzbetrag können nun einzeln für sich angefordert werden; dazu
kann je Betragsart auch ein individueller Text vorgegeben werden:
Abbildung 4: Beitragserhebung
[Zahlungen bearbeiten] -> Zahlungen erfassen
Abbildung 5: Zahlungen erfassen
Erweiterung um den Buchungsschlüssel 5=Gebühren:
Mit diesem Buchungsschlüssel ist es möglich, Rücklastschriftgebühren separat zu buchen,
damit diese nicht in Zuwendungsbescheinigungen mit aufgelistet werden.
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[EXTRAS]
[Datensicherung] -> Stammdaten sichern / Bankleitzahlen sichern / Karteidaten sichern
Zur besseren Übersichtlichkeit und zur besseren Nachvollziehbarkeit (auch im Windows
Explorer) wurde der Dateiname für die jeweilige Sicherungsdatei um die Werte für
<DATUM> und <UHRZEIT> erweitert; diese variablen Werte werden bei Erstellung der
Sicherungsdatei den jeweiligen Systemwerten entnommen:
Abbildung 6: Stammdaten sichern
Die fortschreitende Entwicklung im EDV-Umfeld hat uns nun dazu veranlasst, die
Löschabfrage für die Laufwerke a: und b: zu entfernen.
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[EINSTELLUNGEN]
[Einstellungen (Bestand)] -> Mandatsreferenz
Abbildung 7: Einstellungen (Bestand) - Mandatsreferenz
Um ein einheitliches Erscheinungsbild und eine eindeutige Mandatsreferenz innerhalb der
Mitgliederdaten zu erhalten, kann hier ein Muster mit integrierter Mitgliedsnummer hinterlegt
werden. Im Bereich ‘Mitglieder pflegen‘ wird dann bei neuen Mitgliedern anhand des Musters
die Mandatsreferenz aufgebaut.
[Einstellungen (Bestand)] -> SEPA
Abbildung 8: Einstellungen (Bestand) - SEPA
IBAN only:
Laut SEPA-Konventionen können Kunden seit dem 01.02.2014 inländische Zahlungen nur
mit einer IBAN (IBAN only), ohne die ansonsten zusätzlich erforderliche Angabe der BIC,
vornehmen.
Der BIC wird nur noch für grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb der EU-Staaten
benötigt. Diese grenzüberschreitenden Zahlungen sind für IBAN only voraussichtlich ab dem
01.02.2016 geplant.
Anwender, welche ausschließlich Mitglieder mit inländischer Kontoverbindung verwalten,
können die Option auf ‘ja‘ setzen. Die Eingabe einer BIC im Bereich ‘Mitglieder pflegen‘ ist
dann nicht mehr erforderlich. Ferner wirkt sich diese Option bei der Beitragserhebung und
dem Abrechnungslauf aus. Hier sind entsprechende Kontrollen eingebaut, wie z.B. wenn
‘IBAN only‘ auf ‚ja‘ gesetzt ist, dürfen ausschließlich deutsche IBAN (gekennzeichnet auf den
ersten beiden Stellen mit ‘DE‘) verwendet sein.
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