2015年9月14日 マイナンバー制度開始に向けた会社の対応策 事例 いよいよ来年からマイナンバー制度が始まりますが、実際に制度開始に向けて、会社がどの ような対応をして、従業員からマイナンバーを集めていけば良いのかがイメージできません。 マイナンバー制度の概要と、マイナンバーの収集や保管の方法と注意点を教えていただけ ませんでしょうか。 回答 マイナンバーは平成27年10月から通知が始まり、平成28年1月以降に国の行政機関等において、 税、社会保障、災害対策の分野で利用されます。 会社は従業員等に対して、マイナンバーの利用目的を明示し、厳格な本人確認のもとにマイナン バーを取得する必要があります。また、取得から廃棄までは適切な安全管理措置が求められます。 ●マイナンバー（個人番号）制度とは 平成27年10月から、日本国内の全住民に通知される12桁 の番号をマイナンバーといいます。マイナンバーは平成28年1 月以降、国の行政機関などにおいて、税、社会保障、災害対 策の分野で利用されます。これにより、行政事務が効率化され、 行政サービスの不正受給の防止や、行政手続きの簡素化が 可能になります。また、公的な身分証明書として使用可能な個 人番号カードの交付を申請することができます。 制度導入にあたり会社は、税や社会保障の手続きで従業員 などのマイナンバーを記載する必要があります。(右図) このため、会社は従業員等からマイナンバーを取得し、保管し、 必要がなくなったら廃棄をしなければならず、さらにこれらの過 程で、適切な安全管理措置をとることが求められます。 ●マイナンバーの取得方法と時期 会社が従業員等からマイナンバーを収集するにあたって、ま ずしなければならないことは、利用目的の明示です。会社は 従業員等に対し、マイナンバーを税、社会保障等の法令で定 められた目的で使用することを明示する必要があります。さら に、マイナンバーを従業員等から取得する際には、他人のな 政府広報 マイナンバー制度パンフレットより りすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。 具体的には、運転免許証等で身分確認をし、マイナンバー通知カードのコピー等で番号確認をします。なお、従業員 が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を会社に提出する場合、従業員自身が扶養親族分の本人確認を行いま す。 マイナンバーの取得時期ですが、記載が必要になる書類は、平成28年1月1日(健康保険・厚生年金は平成29年1 月1日)以降に提出する書類からです。したがって、マイナンバーの通知が始まる平成27年10月から12月までに取得 をすることが一つの目安になりますが、マイナンバーは平成28年1月以降の入退社手続き、源泉徴収票交付、報酬 の支払い等の書類作成時に取得すれば良いため、必ずしも平成27年中に取得する必要はありません。 ●マイナンバーの保管・廃棄 従業員等から収集したマイナンバーは、取扱担当者を限定し、書面の場合は鍵付きの棚を用意し、データの場合は アクセスパスワードを設定する等、厳しい管理体制で保管をすることが求められます。また、マイナンバーを書類作成 事務で使用しなくなった場合や、法令で定める保存期間を経過した場合など、不必要になった場合は、速やかに廃棄 しなければなりません。マイナンバーの取扱いは、個人情報よりも厳格な保護措置が必要なため、事業内容や規模 に合わせた出来る限りの対応を検討していくことが大切です。 資料作成： 社会保険労務士法人 アーク＆パートナーズ ※本ニュースを無断で複製または転載することを禁じます。
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