今年度は書棚の整頓や資料の整理を行なった。 その他、日々の業務がスムーズに遂行できるよう、各所の整理も行った。 ・各制度のファイルが混在し、書棚からはみ出して戸が閉まらないことがあった。 ・ファイル数が増え、重さに耐えられず一方に傾いてしまい、ファイルが変形し取り出しにくくなっていた。 ・新しくファイル等を入れる場所がなくなり、上部のスペースに横向きに入れていた。 ・各制度の資料を再確認し、最新のものに更新して過去分を 破棄、ファイルをスリム・軽量化 ・一定間隔ごとにブックエンドを挟むことでファイルの変形 緩和し、取り出しやすくした。 ・上記を行なうことでできたスペースを使い、書棚上部の スペースを整頓 ・改めてファイルを関連ごとにまとめ、整頓 ⇒必要時に迷うことなくファイルを使用し内容を確認する ことができ、業務をより迅速、的確に行うことができるよ うになった。 ・使用途中のファイルが、 棚の上に置きっぱなしに なっていることが多い。 ・片づけるスペースがない ・ファイルの内容物を整頓、 スペースの作成 ・使用頻度の高いものは取 り出しやすい場所に移動 ・クリアファイルなどが大量 に保管されており、中には 劣化、破損しているものが あった。 ・整理が行き届いておらず、 ファイルの変形などが 起こっていた。 ・古くなり使用ができなく なっていたファイルを破 棄、使えるものは変形等が 起こらないように保管が できるよう、ロッカー内の 整頓を行なった。 今後について ・随時５S 指定のファイルに変更 ・使用頻度が最も高い回転棚の整頓、機能的な改善を目指す。 ・引き続き書棚の整理を行っていく。 ・ケース記録を見直し、整理を行う。また、関わりの途絶えたケース記録について破棄の検討を行う。 今回は、地域連携室にあるこちらの書庫の整理を重点的に行った。 ■問題点 ① 以前は使用していたが複合機がリースになって以降使えない、新品同様のまま残っているコピー用紙、ラベル紙 ② 前任者が残していったノート、メモ、書類（ファイルに綴じられたまま等）、資料類、ＰＨＳの箱 ③ 公開セミナーで一度使っただけの大量のメジャー（それ以降使われたことはない） ④ 前任者が使っていたと思われる本体不明の鍵類 捨てるには勿体ない、いつか使い道があるかも…。 前任者の物なので、捨てて良いかの判断がつかない・何がしまわれているのか把握しきれてない。 個人情報の記載があるものは残してしまっている。 →結果、書庫内のスペースを有効活用出来ていない！ 基本的に、使っている物と使わないから捨ててもいい物の分別を行った。 ■改善点 ① ② ③ ④ 新品コピー用紙は資材課に戻した。ラベル紙は５Ｓ倉庫へ。 ＰＨＳの箱は現在の持ち主に戻した。資料類は、いつの物か確認し、情報が古かったり現在使わないものは破棄。 （書籍は古紙回収へ） ファイルに綴じられた書類は内容確認、必要に応じて在るべき場所に戻す。保存期限切れの個人情報のものはまとめて次回の機密文書 回収時に出すこと。空いたファイルは今後も使えるため、場所を決めて収納。 メジャーは５Ｓ倉庫へ。 キーケースは５Ｓ倉庫へ。鍵は判断がつかないため、場所を決めて保管。 ５Ｓ倉庫行き 処分品 テンキーやワイヤレスマウス等 不要書類を綴じていた紙ファイルがほとんど。分 （ＰＣ設定が困難で使わない） 別して処分しました。今後は、整理して空いた ファイル、バインダー類の有効活用に努めます。 →結果、机上にスペースが出来、業務も捗るようになった！ ■必要書類を取り出しやすくする工夫点 小引き出しを使い、場所を決めておくことで、元の場所に使った物を戻し、散らからないように なった。 ＜今後の取り組み＞前年度に引き続き… ① 書庫や机の中の不要書類等の破棄および整理・整頓。 ② 保存義務のある書類以外で、現在使用していない書類を整理し必要書類を取り出しやすくする。
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