アジャイルワークス 導入事例 清水建設株式会社 様 パッケージ型ワークフローの活用で スピーディーな帳票作成と大幅な コスト圧縮を実現 200におよぶ業務を大規模組織で展開し、ペーパーレス化も加速 清水建設株式会社では、ホワイトカラーイノベーション 活動（ホワイトカラーの働き方を革新すること）の一環 としてAgileWorks（アジャイルワークス）を導入。 「ペーパーレスによる業務効率化」 「ペーパーコスト削減および保管スペース削減」 「蓄積された申請情報の活用」 をキーワードにワークフローの活用に取り組んでいる。 情報システム部 情報管理グループ グループ長 大門 将人 氏 「子どもたちに誇れるしごとを。」 をめざす、 建設業界のリーディングカンパニー「清水建設」 −清水建設について教えてください。 清水建設は、1804年の開業から210年以上、大型オフィスから工場、商業施 設、医療・教育施設、伝統施設にいたるまで、多種多様な建造物をつくり続 3年間で約200の業務をワークフロー化し、 約74,000件分の帳票を処理 −清水建設におけるAgileWorksの利用状況について教え てください。 2012年よりAgileWorksを活用して、 さまざまな申請業務をワークフロー化 けてきた総合建設会社です。 してきました。現時点で帳票の種類は約200種類。3年間で約74,000件分の 「子どもたちに誇れるしごとを。」をコーポレートメッセージとして掲げ、ひ 申請が処理されています。主な適用業務は次の通りです。 とつひとつの仕事に情熱を注ぎ、子どもたち、 さらにその先の子どもたちの ・出張申請 時代に財産となるべき建造物を築いていくことをめざして活動しています。 ・社内システムなどの利用申請 2010年には、10年後のめざすべき方向を示した長期ビジョン「SmartVi- ・案件依頼 sion 2010」を策定し、ものづくり としての コアビジネスである建設事業の ・特許管理の自動申請 競争力強化をはじめ、 ストックマネジメント事業、グローバル事業、サステ ナビリティ事業により一層の強化にも取り組んでいます。 −申請系業務以外でワークフロー化したものはありますか？ 多様な業務に適用できるAgileWorksの特性を生かし、申請業務だけに限 申請・決裁業務および意思決定の迅速化をめざし、 ワークフローの本格活用を検討 らず、 これまでスクラッチ開発した専用システムを使った業務もワークフロ −清水建設において、 ワークフローを導入した経緯を教えて ください。 した。 2012年に芝浦から京橋に本社を移転したのですが、会社の方針として新 本社に持ち込める紙書類を制限されたため、紙資料の削減が求められまし た。 また新本社での働き方を革新すべく発足したホワイトカラーイノベー ション活動の一環でペーパーレスによる業務効率化を目指し、 これまで紙 で行っていた決裁・申請業務をワークフロー化（電子化）することになりま した。 −導入する以前は、 どのように申請・決裁業務を行っていた のでしょうか。 ー化しています。 スクラッチ開発のシステムは運用負荷が高かったので、導入効果がありま −いくつかの帳票を見ると右側半分に記入例が記載されて いますが。 左半分が帳票、右半分が記入例というのを基本フォーマットとしています。 初めて使用する帳票でも、記入例を簡単に確認できるため利用者から好 評です。なお、最終的にPDFとして保管される際は、記入例の部分は出力さ れません。 また、細かい所ですが、申請者情報欄は入力することなく、 申請者の属性情 報を自動的にセットすることで入力を省略化する、 といった工夫も取り入れ ています。 これまでは、表計算ソフトで作成 した帳票を印刷し、押印をして申 請をまわしていました。 また、勤務表や経費精算等の管理 は異なる専用のワークフロー製品 や、 グループウェアの機能を利用 していました。それらは汎用的で はなく、個々に運用負荷が高かっ たため、多種多様な業務に適用で きるワークフローインフラを導入 しようと考えました。 情報システム部 情報管理グループ 中村 亮太 氏 帳票イメージ 導入事例 導入前から行っている 「バケツリレー方式」のフロー −ワークフローの運用体制について教えてください。 AgileWorksサーバの保守・運用はもちろんですが、帳票の新規作成やメン テナンスなどもすべて私たち情報システム部情報管理グループで担当して います。帳票の作成をインターンシップのカリキュラムとして取り入れたこ ともあります。 −ITの知識を持たない初心者でも簡単に作れるものなので しょうか。 帳票の作成自体は簡単なのでPCを普通に操作できれば問題はありません。 単なる帳票作成だけを体験してもらうのではなく、帳票を設計する上での 部署とのヒアリングの場に参加してもらい、実際の業務に近い体験もして もらっています。 −社員数も多く組織構造も複雑ですが、人事異動などによる 決裁フローの設定は面倒ではないですか。 人事システムの情報は、1日1回、 バッチ処理でインポートされるよ うにしているので、作業負荷はか かりません。 決裁ルートに関しては、あらかじ めすべてのルートを設定している 帳票もあれば、決裁フローの中間 に決裁ルートを振り分ける担当者 を設けて、いわば「バケツリレー方 情報システム部 情報管理グループ 二宮 亜佐美 氏 式」 で処理するようにしている帳 票もあります。 また、各承認者に対 して個人を割り当てることもあれ ば、組織＋役職で割り当てることで、人事異動があっても即座に対応するこ 清水建設株式会社 様 【導入効果2：起案者の作業効率化】 過去の書類を参考にする場合、簡単に検索でき、 コピー機能で作成するこ とも可能なため、起案にかかる作業時間が大幅に短縮されました。 また、入 力必須の制御もかけることができるため、漏れもなくなり、手戻りも減りま した。 【導入効果3：自動申請による所管部署の管理効率UP】 外部データベースから自動申請（外部のデータを元に一括で複数の申請 を行う機能）ができるようになり、所管部署の管理効率がUPしました。 所管部署から申請者に依頼して何かの提出を依頼するような業務が、所管 部署側から申請を自動で流すことが出来るようになったため、母数管理（全 体のうち誰が未提出かという管理）が非常に楽になりました。 【導入効果4：保管・管理負荷の軽減】 決裁後の帳票はPDF化／CSV化されて指定の場所（ストレージ）に自動で保 存されるため、 これまで所管部署で行ってきた、紙でまわってきた申請書を 電子化して保存する手間が削減されました。 【導入効果5：業務改善効果】 だれが、いつ、 どの業務を行ったかが容易に把握・分析できるようになり、客 観的な視点から業務やワークフローの改善案を策定できるようになりまし た。 −AgileWorksに関する導入効果について教えてください。 AgileWorksはパッケージソフトにもかかわらず複雑な業務にも対応できる ので、極端に言えばワークフローが 必要のないシステムもワークフロ ー化し、 システム運用の効率化や 利用者の利便性を高めることがで きました。 システムの内容や機能にもよりま とができ、運用負荷も抑えられています。 すが、AgileWorksのほうが項目の 3年間で段ボール箱約30箱分の保管スペースと 月1,200時間のコスト削減を実現 ータベースといったシステムインフ −ワークフローの導入効果について教えてください。 あくまでも内部における試算ですが、3年間で段ボール箱約30箱分の管理 削除や追加も簡単で、サーバやデ ラの運用も不要となります。 まだワ ークフロー化していない他のシス テムに関しても可能性を探ってい 情報システム部 情報管理グループ 阿部 裕介 氏 コストの削減、 さらに起案者の書類作成においては月平均1,200時間の削 きたいと考えています。 減効果があったと分析しています。その他の効果は以下の通りです。 −エンドユーザの反応について教えてください。 【導入効果1：決裁の迅速化】 それが、驚くほど問い合わせがないのです。 ワークフローが利用されてい 以前は複数拠点にまたがる申請の場合、書類を社内便で物理的に運搬し ないわけではないので、 これは悪い意味ではなく、むしろユーザ側で使い ていたため、決裁までの時間が長引いてしまうこともありましたが、 ワーク 方がわからないといったことや、使いにくいといったことが少ないないから フローの導入により決裁までの期間が短縮されました。 また、 （国内外の出 だと捉えています。 また、通常はあまりないことなのですが、業務をワークフ 張などで）決裁者が不在でも、決裁が可能なため、業務を効率的に遂行で ロー化したことに対して、感謝のメールも送られてきたこともありました。 きるようになりました。決裁状況もシステムで確認できるため、決裁が滞留 所管部門からは自分たちの業務もワークフロー化してほしいという要望が することがなくなりました。 数多くきています。 標準機能で柔軟なワークフローの設定ができる点を評価 エイトレッドへの期待 −ワークフローシステム選定時の要件を教えてください。 −エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。 ワークフローを実現するための基本機能が網羅されており、 ノンカスタマ これまで話をしたようにAgileWorksを導入したことで、大きな成果を上げ イズで利用できる一方、必要な機能や外部システムとの連携は自由にカス ることができました。 しかし、使い込めば使い込むほどに適用する業務の範 タマイズできること。 囲も広がり、 もっと便利に使いたいという欲も出てきました。今後、 さらなる さらに、比較検討にあたっては評価版を手配してもらい、一定期間、実際に 機能の充実に期待しています。 運用できることを前提に、次の要件を比較検討して導入する製品を選定し ました。 ・フォーム（帳票）の作成の容易さ ・データ集計機能 ・外部システムとの連携 ・導入、運用コスト ・操作性 ・サポート体制 −AgileWorksを選んだ理由を教えてください。 AgileWorksを選んだポイントは次の通りです。 【選定理由1：決裁履歴管理】 当初は、印座欄に印章が表示される機能にこだわりましたが、AgileWorks 上で決裁履歴が厳密にエビデンスとして管理されているので、結果的に印 座欄は排除しました。 【選定理由2：柔軟なワークフロー設定】 AgileWorksは機能が充実しており、 基本機能だけで柔軟なワークフロ ーの設定ができる点を評価しまし た。 【選定理由3：ユーザビリティ】 清水建設株式会社 フォームの作成や承認時の操作性 所 など、全体的にユーザビリティが優 れている点を高く評価しました。 【選定理由4：ログ集計・分析】 ログをデータ分析して、利用状況を 把握できることから、今後の業務改 在 代 地 ：東京都中央区京橋二丁目16番1号 業 ：1804年（文化元年） 創 表 者 ：代表取締役社長 宮本 洋一 従 業 員 数 ：10,819名(2015年4月1日現在) 情報システム部 情報管理グループ 谷部 嘉純 氏 善にもつなげることが容易にできると考えました。 【選定理由5：外部連携機能】 事 業 内 容 ： 建築・土木等建設工事の請負 （総合建設業） http://www.shimz.co.jp/ ＊ 取材日時 ２０１５年４月 ＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。 SDKが提供されており、外部システムとの連携や帳票の項目とデータベー スとの連携も容易だという点を評価しました。 【選定理由6：導入・運用コスト】 サーバライセンスで導入できるので、導入・運用コストを一定に抑えること ができました。 【選定理由7：サポート体制】 導入・運用のサポートを担当してくれる販売代理店がAgileWorksに精通し ており、 ノウハウが豊富で、技術力も高いので、安心して導入・運用ができる と判断しました。 株式会社エイトレッド 〒150-0002 渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー www.atled.jp 本資料の無断転載・複写を禁じます。 本資料に記載の各会社名、製品名、 ロゴデザインは各社の登録商標あるいは商標です。 Copyright (c) 2015 ATLED CORP. 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