別紙農業者年金の加入推進名簿の作成と活用について（第２版）（農業委員会向け）（下線部分が第１版から追加された箇所）平成 28 年 1 月（独）農業者年金基金農業者年金の加入推進名簿については、以下の内容を参考に、地域の実情を踏まえつつ、作成と活用を行うようにしてください。加入推進名簿の管理については、各市町村の個人情報保護条例に則り行って下さい。１加入推進名簿の作成について（１）各市町村の個人情報保護条例に即しつつ、農業委員会が有する農地台帳の世帯情報、農業委員会選挙人名簿等をベースに、住民基本台帳、認定農業者リスト（注）、家族経営協定、認定新規就農者（青年就農給付金受給者）リスト（注）等の情報を参照して、また、国年 1 号該当か否かなど関係部署の協力を得て作成。（注）認定農業者名簿及び認定新規就農者（青年就農給付金受給者）の個人情報については、市町村は、計画申請時に本人の同意をあらかじめ得て、関係機関で計画申請書に記載された情報を支援機関に情報提供し、情報を共有し、連携して支援を図る旨が農林水産省から示されています。「（農業経営基盤強化促進法の基本要綱」平成 24 年 5 月 31 日付け２４経営第 564 号農林水産省経営局通知）（参考事例）北海道下 A 市、B 町長野県下 C市茨城県下 D町岩手県下 E市・農地台帳、住民基本台帳をベースに作成している。国年 1 号該当か否かを担当課に照会している。・国年 1 号該当の有無照会については、市の個人情報保護条例に基づき、国民年金担当課との間で協議した上で行っている。（長野県下・ C 市）国年１号の免除者か否かの照合については、市の個人情報保護条例第６条第１項第５号（別添参考１）に基づき、毎年度、個人情報保護管理者宛てに協議書（別添参考２）を提出して行っている。（岩手県下 E 市）（２）加入推進名簿の表頭の項目欄には、様式例に記載されている項目以外に加入推進上参考となる情報の項目を適宜追加して整理するようにします。（例：世帯の中での加入状況がわかるように「農年新制度加入有無」、「保険料（通常加入か政策支援か）」の欄を設けて情報整理する等）（３）加入推進に活用しやすいようできるだけ世帯ごとに整理することを目指して、加入推進に必要な範囲で、かつ可能な範囲で、順次情報を入力していきます。特に、若い加入対象者への推進では、親への説明の必要性がでてきます。また、女性の加入対象者への推進では、その配偶者への説明の必要性もでてきます。 60 歳以上の方であっても加入推進上必要な範囲でかつ可能な範囲で、世帯員情報を入力していきます。多くの市町村、JA で加入推進強化月間に集中して戸別訪問を行っています。世帯情報の整理は、強化月間の際の活用に間に合うように順次整理しておきます。（４）「加入推進状況等」の欄には、加入資格のある農家で一度も戸別訪問等を行ったことがない人かどうかが特定できるよう、これまでの推進状況を簡潔に記入します。記入内容については、戸別訪問を行った後に作成・記入する加入推進記録簿のこれまでの内容を活用して、加入推進上必要となる参考情報を適宜、簡潔に記入します。２加入推進名簿の活用について（１）加入推進名簿は、戸別訪問対象者の選定・絞り込みに活用します。各地域ごとの JA と農業委員会の役割分担により、具体的な選定・絞り込みを行います。例えば、加入推進名簿の各人の情報や、日頃の人間関係等を通じて把握している情報を元に、今年度に行う戸別訪問の対象者を各ＪＡの支所ごとあるいは地区ごとに選定します。特に２０～３９歳の加入対象者や青年就農給付金の給付を受けている新規就農者で、まだ一度も戸別訪問を行っていない農業者がいる場合は、必ず戸別訪問対象者に含めます。（２）地区ごとに戸別訪問対象者を選定した後は、レベルの高い個人情報が記載されている加入推進名簿そのものを外に持ち出したりコピーしたりしないようにし、地区の戸別訪問を行う推進者には、地区名と氏名と住所（訪問に必要な最小限の住所情報）のみリストにして提供し、これまでの加入推進記録簿がある場合にはそれを見せ、その他の戸別訪問実施に必要な情報（親の氏名、配偶者の氏名等）は、口頭で伝えるあるいは、メモをとってもらうなど、名簿及び加入推進記録簿の管理に十分に気を付けつつ、戸別訪問への利用を行うようにします。この場合、戸別訪問は、戸別訪問を行う人と戸別訪問を受ける農家との間に人的つながりがあることが基本となります。（参考事例）宮城県下 G 市・戸別訪問対象者については、これまでの戸別訪問等の感触から、対象者名簿の中から絞り込みを行い、旧町村の地区、組ごとに選定している。長野県下・ E 町、F 農協地区、組ごとに加入推進員（農委等）を決めており、担当地域の戸別訪問対象者の氏名、住所（字のみ）を記したリストを担当加入推進員に渡している。担当加入推進員から求められた場合には、戸別訪問対象者の親の氏名を伝えている。（長野県下 E 町）（３）戸別訪問の実施後は、加入推進記録簿に状況を記入します。加入推進記録簿は事務局で保管しておき、戸別訪問の打合せ時や戸別訪問を行う人が前回の状況を確認したい時など必要な時に利用できるようにしておきます。また、記録の内容を踏まえ、加入推進名簿の「加入推進状況等」の欄に簡潔に（例えば戸別訪問年月日等を）記入しておきます。これにより、加入対象者の中でまだ一度も戸別訪問していない人が特定できるようにしておきます。（参考１）岩手県下Ｅ市個人情報保護条例（抜粋下線部分は関係する号）（利用及び提供の制限）第６条実施機関は、個人情報を取り扱う目的以外の目的のために、個人情報を当該実施機関内部において利用し、又は当該実施機関以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。（１）本人の同意があるとき又は本人に提供するとき。（２）法令等の規定に基づくとき。（３）出版、報道等により公にされている場合において、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。（４）人の生命、身体、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。（５）実施機関の内部で利用し、又は他の実施機関に提供する場合であって、事務の執行上やむを得ず、かつ、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。（６）国等に対して当該国等の所掌事務の遂行に不可欠な個人情報を提供する場合であって、当該個人情報を提供することにやむを得ない理由があり、かつ、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。（７）前各号に掲げる場合のほか、実施機関が審議会の意見を聴いた上で、公益上の必要その他相当の理由があると認めたとき。（参考２）岩手県下Ｅ市個人情報目的外利用（提供）に係る協議書（様式）Ｅ市個人情報保護管理規定第様式第２号（第５条関係）５条第１項第２号に該当（参考３参照）平成年月保護管理者副市長様保護責任者（課等の長名）個人情報目的外利用（提供）に係る協議書個人情報の目的外利用をしたい（提供を受けたい）ので、次のとおり協議します。個人情報の名称利用目的又は理由利用する個人情報の項目利用期間平成年月日から平成年月日まで個人情報の管理方法及び保管場所個人情報の廃棄方法及び廃棄年月日個人情報の受払方法備考 ※参考となる資料がある場合は添付のこと。部長部次長所管部課等目的外利用（提供）の可否区分 □可（条例第６条第１項第５号を適用） □否課長職員可否の理由日（参考３）岩手県下Ｅ市個人情報保護管理規定（抜粋下線部分は関係する号）（事前協議）第５条保護責任者は、次の各号に該当するときは、あらかじめ当該各号に定める協議書により保護管理者に協議しなければならない。（１）条例第５条第２項第９号若しくは第３項ただし書、第６条第１項第７号又は第７条ただし書の規定により審議会の意見を求めようとするとき個人情報保護審議会諮問に係る協議書（様式第１号）（２）条例第６条第１項ただし書の規定により、同一の実施機関内部の他の保護責任者が所管する個人情報を利用しようとするとき又は他の実施機関の保護責任者が所管する個人情報の提供を受けようとするとき個人情報目的外利用（提供）に係る協議書（様式第２号）（３）新たに電子計算機により個人情報を処理しようとするとき電子計算機処理に係る協議書（様式第３号）２保護責任者は、前項第２号に該当する場合において、個人情報を所管する保護責任者が緊急かつやむを得ないと認めたときは、同項同号の協議を省略することができる。この場合において、個人情報を所管する保護責任者は、個人情報目的外利用（提供）報告書（様式第４号）を保護管理者に提出しなければならない。