請求書電子化の実践事例！

請求書電子化の実践事例！
～請求業務にもたらした効果とは～
コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社
管理本部業務統括センター業務企画部
鹿山英史
ソリューション事業本部SI統括部SE部
木村守宏
BJの電子請求サービス
従来、紙に印刷して郵送している顧客向けの請
求書を、電子データ（PDF）として配布するた
めの仕組み（システム）です。
☆既に自社実践として請求システムにて稼働中です☆
※請求書電子データ作成について
紙の請求書をスキャンしてPDF化するシステムではありません。
始めから請求書をPDFで作成し、署名して配布するシステムです。
1
システム概要
紙による請求書の送付を「電子請求サービス」で行うことにより、送料や紙代や作業人件費などの
コスト削減が実現。また、データの改ざん防止、情報漏えい対策や証拠性の確保、
更に業務スピードが格段に向上。
紙
データ作成
印刷
封入
封かん
情報漏えいの危険性、コストを低減
電
子
請
求
サ
ー
ビ
ス
スピードアップ！
データ作成
登録
配送
受領
保管
・「印刷、封入、配送、受領」の日数短縮！
・取引先から請求書送付の問合せ減少
・FAX送付依頼の消失
業務プロセスが劇的に減少！
Konica Minolta, Inc. CONFIDENTIAL
閲覧・
ダウンロー
ド
2
自社実践中の
弊社事例についてのご紹介
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背景①
社内業務を改善し、
社内外の満足度を更に向上できないか
・市場調査に基づくニーズの確認
・ユーザー調査により実態を確認
・実態とニーズを考慮してシステム化へ
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背景②
これを実現すれば、満足度の
向上が期待できそうだ。
調査から見えたこと
早く欲しい（原本・FAX・メール等）
保管場所をなんとかしたい
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背景③
お客様メリットにつながる
システム化コンセプトを社内で検討
・請求書の封入・郵送に要する時間をゼロにする
・法定保存期間（７年間）はデータ保管し、いつでも
データ入手可能
・Ｗｅｂでの閲覧の為、複数名での閲覧が可能
・紙媒体での送付がなく紛失によるリスクを回避
・お客様への負担増加はなし（月額利用料金無料）
・ペーパーレス化による環境への貢献
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システム化の取り組み
まずは、既存の商材を活用し
て早く立ち上げていこう
初期導入システムとは
・自社で販売取扱中の外部クラウドストレージを使用
・請求書作成にはExcelを活用、 CAdES方式電子証明と合わせて圧縮し
たファイルの解凍ソフトのインストールをして利用
・WindowsOS利用者が対象（Mac利用者は不可）
・会員登録と確認作業が手作業で実施
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システム化の取り組み
システム化コンセプト実現の
ための課題が見えてきた
■自社で販売取扱中の外部クラウドストレージを使用
→ユーザー、ＢＪともに画面が見づらくオペレーションが複雑
■請求書作成にはExcelを活用、 CAdES方式電子証明と合わせて圧縮
したファイルの解凍ソフトのインストールをして利用
→セイキュリティポリシーによりアプリケーションのインストール不
可の意見が多数
■ WindowsOS利用者が対象（Mac利用者は不可）
→Ｍａｃ利用ユーザーから使いたくても使えないとの声
■会員登録と確認作業が手作業で実施
→登録作業が手入力により工数大（申込書が紙媒体）
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システム化の取り組み
課題に対する方針を決めて
システムを改善しよう
■外部クラウドストレージを使用
→ユーザー、ＢＪともに画面が見づらく
オペレーションが複雑
⇒独自のシステム開発（本商品）によりシンプル化
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システム化の取り組み
課題に対する方針を決めて
システムを改善しよう
■請求書はExcel、電子証明と合わせて圧縮したフ
ァイルの解凍ソフトのインストール必要
→セキュリティポリシーによりアプリケーション
のインストール不可の意見が多数
⇒ＰＤＦファイルに電子証明を付与し、アプリケ
ーションのインストール不要（Macでも利用可）
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システム化の取り組み
課題に対する方針を決めて
システムを改善しよう
■会員登録と確認作業が手作業で実施
→登録作業が手入力により工数大（申込書が紙媒体）
⇒申込みをＷｅｂ化（申込み→会員登録までを自動化
する事により工数削減）
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電子版請求書のWEB配信
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申込のWEB化
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弊社の請求書（電子版）の体験サイト
http://e-kmbj.com/demo/
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システム改善後のお客様の声
当初の狙い通りの声が聞こえ
始めた。



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到着が早くて便利
メールによるＰｕｓｈ通知があるので安心
見やすい（紙の請求書と遜色ない）
今までいつくるか分からないＦＡＸを待っていたが、出
社した時には届いているので、円滑に内部の支払処理が
進められる。本紙への差し替えも無くなった。
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効果
カテゴリ
内容
CS向上
・請求書早期確認可能
・電子署名により紙媒体での保管不要
・遠隔地でも請求書を共有できる
・紛失リスク（７年間ご提供可能）
・電子化によって検索が容易
ES向上
・対応の軽減化（ＦＡＸ対応ユーザーへの促進により）
・入電の軽減化（早期希望ユーザーへご提案）
・上記２点を踏まえ、期末など要望が多い時期でもルーティン
業務への集中対応が実現
コスト
メリット
●コスト削減
・郵便代（急ぎのお客様の場合、速達送付もある）
・封筒代
・用紙代
・ＦＡＸ通信費
・人件費（請求書早期要望によるＦＡＸ対応、等）
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更なる改善
効果が見えてきたが改善余地
はまだある。
■体験版の構築
→体験できる環境を用意し、使い勝手の良さを感じてもらう
※構築済み
■ＦＡＱの設置
→非会員より、よくある問い合わせについて「ＦＡＱ」を用意
※会員ログイン後は現状も設置
■問い合わせシステム構築
→現状、問い合わせは専用メールアドレスにて受付。
今後は問い合わせツールを設け、顧客情報に紐づいた問い合わせ内容/回答を実現し、
スピーディーな対応を可能とする
※運用側のメリット
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電子請求サービス
ご案内
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BJの提供する電子署名ソリューション
本サービスは、弊社が展開していく電子署名ソリューション全体の
ポートフォリオの中で、電子請求書用途として、
「電子なつ印名人®オンプレ版」の後継サービスと位置付けです。
対象ドキュメント
旧
電子請求
電子なつ印名人
オンプレ版
on-premise
電子契約
電子なつ印名人
SaaS版
SaaS
新
電帳法10条
紙を全く出さない
「電子取引」
新
電帳法4条3項
紙原本を破棄する
「スキャナ保存」
新
紙を持ったままの
「利活用のための
契約書管理」
コンサルSI対応
コンサルSI対応
・スキャナ申請代行
サービス
・内部統制設計
コンサルティング
・文書管理システム
・スキャナデバイスと
してのbizhub
・文書管理システム
・スキャナデバイスと
してのbizhub
・Sign Up Oneの
スキャンサービス
電子請求サービス
Sign Up One
次回のセミナー以降でご案内予定
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なぜ電子請求サービスなのか
紙の請求書の場合
電子請求サービスにすると
①
請求書の到着が遅い
◆請求データの作成から印刷、封入、
郵送で、顧客先への到着に平均５日
⇒ 顧客の請求書確認が遅れる
⇒ 入金が遅れる。
◆急ぎの顧客の場合、担当営業が個別に
FAXで送信している
⇒ 担当者の手間が増える
⇒ 手動作業リスクの存在
①
請求書の通知が早い
◆請求書の発行をメールで通知するため
スピーディーに通知可能
⇒請求データの流通からそれほど時間
を置かずに請求書の確認が可能
◆発行が早いためFAX送信不要
⇒ 担当者の手間の削減
⇒ 手動作業が無くなる
⇒ 結果、従業員満足度も向上
コストがかかる
◆請求書の印刷、封入、郵送代及び人件
費が掛かる
⇒ BJの場合数百万円/月
◆保管コスト
⇒ 最低７年間保存要
②
コスト削減可能
◆印刷、封入、郵送代が不要
⇒ 大幅なコスト削減
②
③
◆物理的な保管場所が不要
⇒ 保管コストの削減
⇒ 環境にもやさしい
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電子請求サービスのご案内
 発売日
 販売エリア
 提供形態
 価格目安
2016年3月1日(予定）
全国
オンプレミスでのSI構築サービス
（目安として、月間5000通以上の請求書を発行する企業）
お客様環境に合わせた設計および構築作業が必要。
お客様環境に合わせた構築のため、都度お見積り。
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BJの電子請求サービスで可能なこと
■BJの電子請求サービスの主な機能
分類
請求書生成機能
（システム自動）
請求書の送付元
ユーザーができること
（Web画面）
請求書の送付先
ユーザーができること
（Web画面）
機能
・基幹システムとの連携
・請求書PDFの作成
・請求書PDFへの長期署名
・メールによる請求書発行通知
・請求書ダウンロード督促通知
・請求書送付先管理
・請求書検索機能
・請求書ステータス管理
⇒請求書をダウンロードしたかが分かる
・サービス利用申込み
・アカウント設定
・請求書ダウンロード
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システムの機能構成概要
電子請求サービス
PDF変換機能
Webサーバー
・電子請求申込み、請
求書ダウンロード、
ユーザー管理などの画
面を提供。
PDF化
・請求データを紙出力
と同一書式にてPDFに
変換。
請求書
データ
一括署名機能
電子署名＋
タイムスタンプ
顧客
メールサーバー
・請求書発行通知、督
促通知などのメールを
送信。
・PDF変換サーバーで
作成したPDFにPAdES
電子署名し保管。
基幹システム
メール
通知
保
管
情報データベース
・送付先情報、請求書
情報、履歴等を保管。
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効果が出るユーザー像
① 毎月ある程度の請求書を送付している
⇒請求書枚数が約5,000通/月以上
② 定型の請求書を使用しているユーザー
⇒非定型では初期費用、メンテナンス費用が増加
③ 電子化に理解のあるユーザー
⇒弊社自社実践の効果でも紹介しましたが、お客様に対する
付加価値を検討中のユーザー
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メリット（まとめ）
• ペーパーレス化推進
（電子帳簿保存法の保存要件を満たしており、電子保存が可能）
• BCP策定
（ファイルのコピーも原本となり、災害時等の原本喪失リスクが軽減）
• 書類の受領確認が可能
（ダウンロード有無が確認でき、適切な対応が図れる！）
• 検索性の向上
（電子ファイルになるため、目的の請求書が探しやすい）
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Backup
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Backup
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Backup
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Backup
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Backup
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