Die meisten Menschen denken bei der Buchhaltung an das Erfassen von Belegen in ei- nem Buchhaltungssystem. Diese Tätigkeit ist aber eigentlich nur der Schlusspunkt einer ganzen Reihe von Vorarbeiten. Die Vorarbeiten bestehen darin, Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Kassen- und Barquittungen, Lohnbelege, Bankbelege zu über- prüfen, zu sortieren und zu kontieren, Zahlungseingänge zu kontrollieren, Zahlungsver- spätungen bei den Kunden zu mahnen und Zahlungen an Lieferanten aufzugeben. Hin- zu kommt, dass viele Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig sind und die zahlreichen Belege ganz speziellen Anforderungen genügen müssen. Da die Mehrwertsteuer nicht die einfachste aller Steuern ist (und auch deshalb das Fachwissen laufend à jour gehal- ten werden sollte), kommt es bei Buchprüfungen immer wieder zu erheblichen Nachfor- derungen seitens der Mehrwertsteuerverwaltung. Damit kleinere Unternehmen sich neben dem Tagesgeschäft nicht auch noch mit sol- chen Herausforderungen herumschlagen müssen, werden oft Buchhaltungsbüros oder Treuhänder wie wir von der buchhaltungsbox.ch für die Erledigung beauftragt. Dabei sind immer wieder die Kosten der Buchführung ein wichtiges Thema. Um die Buchhal- tungskosten nachhaltig reduzieren zu können, sollten nachfolgende Punkte beachtet werden: 1. Sammeln Sie nicht jeden Kleinstbeleg Ja, das hört sich jetzt etwas komisch an. Jedoch ist es so, dass jeder Beleg, egal wie hoch er ist, meist dieselben Kosten bei der Verbuchung verursacht. Überlegen Sie sich deshalb, wie Sie die Anzahl der Belege reduzieren können – notabene ohne die Belege gleich wegwerfen zu müssen. Hier sind einige Beispiele, wie Sie die Anzahl dieser Belege spielend leicht und ohne großen Aufwand verringern können: 2. Bezahlen Sie Pauschalspesen an sich und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Durch solche Pauschalspesen sind Kleinstbelege mit abgedeckt. Es empfiehlt sich allerdings, die Pauschalspesen durch das zuständige Steueramt genehmigen zu lassen. Wie das geht, können wir von der buchhaltungsbox.ch Ihnen gerne zeigen. 3. Fordern Sie Ihre Lieferanten auf, Ihnen nicht Einzel-, sondern Sammelrechnun- gen zuzustellen. Auch diese Maßnahme reduziert das Belegvolumen erheblich. Zudem sind die meisten Lieferanten gerne bereit, von der Einzel- auf die Sam- melrechnung umzustellen, da auch sie dadurch Kosten einsparen können. buchhaltungsbox.ch by EXANTUM Advisory Services AG Zürichbergstrasse 7 CH-‐8032 Zürich Fon +41 (0) 44 533 08 70 Fax +41 (0) 44 533 08 71 www.buchhaltungsbox.ch [email protected] 4. Vermeiden Sie Einzelbelege. Einfaches Beispiel beim Tanken: bestellen Sie beim Mineralölunternehmen Ihres Vertrauens eine Tankkarte. So erhalten Sie jeweils eine Monatsrechnung. Wenn Sie öfters im Ausland tanken sollten, achten Sie da- rauf, dass auch im Ausland das Tanken mit dieser Tankkarte möglich ist. Die An- bieter halten entsprechende Tankkarten bereit. 5. Auch Ihr Büromaterial können Sie auf Monatsrechnung bestellen. Entweder ma- chen Sie das bei Ihrer Papeterie um die Ecke oder bei einem Online-Anbieter. 6. Auch Ihre Bewirtungskosten im Büro lassen sich mittels Monatsrechnung erledi- gen. Viele Einzelhändler um die Ecke sind gerne bereit, auf Monatsrechnung zu liefern. Das ist ein Wettbewerbsvorteil für die Einzelhändler, wodurch sie sich von den Großverteilern unterscheiden können. Ein allfällig höherer Preis beim Einzel- händler machen Sie locker mit der Kostenreduktion in der Buchhaltung wett. 7. Versuchen Sie auch bei der Rechnungsstellung an Ihre Kunden, möglichst eine größere Zeitperiode zusammen zu fassen. Machen Sie dies aber nicht bei allen Kunden, sondern nur bei denen, die über eine gute Zahlungsmoral verfügen. Bei Kunden mit einer schlechteren Zahlungsmoral können Sie auch Vorausrechnun- gen erstellen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn die Vorausrechnung in Ihrer Branche nicht komplett fremd ist. 8. Erstellen Sie Rechnungen an Ihre Kunden mit orangem Einzahlungsschein (ESR/BESR). Diese Rechnungsstellung reduziert den Aufwand des Abgleichs mit den offenen Rechnungen erheblich. Dank der Referenznummer auf dem orangen Einzahlungsschein erfolgt die Zuordnung zur Kundenrechnung automatisch. Bei der buchhaltungsbox.ch analysieren wir die Belege unserer Kunden laufend. Durch unsere Tipps ist der Kunde in der Lage, die Kosten der Buchführung so tief wie möglich zu halten. Da wir nach Zeit und Buchungszeilen verrechnen, führen unsere Maßnahmen unmittelbar zu Kosteneinsparungen. www.buchhaltungsbox.ch buchhaltungsbox.ch by EXANTUM Advisory Services AG Zürichbergstrasse 7 CH-‐8032 Zürich Fon +41 (0) 44 533 08 70 Fax +41 (0) 44 533 08 71 www.buchhaltungsbox.ch [email protected]
© Copyright 2024 ExpyDoc
