Leitfaden für den Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung) im ElsterOnline-Portal Projektleitung VaSt 08.01.2016 Leitfaden für den Belegabrüf im ElsterOnline-Portal Inhalt 1 Teilnahme am Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung) .......................................................... 2 2 Umfang der Funktionen .................................................................................................................. 3 3 ElsterOnline-Portal .......................................................................................................................... 4 3.1 Registrierung ........................................................................................................................... 4 3.2 Login in den privaten Bereich .................................................................................................. 4 3.3 Willkommen im privaten Bereich ............................................................................................ 6 4 Belegabruf-Funktionen.................................................................................................................... 7 4.1 Anmeldung und Teilnahme am Belegabruf........................................................................... 10 4.2 Abrufcode .............................................................................................................................. 13 4.2.1 Abrufcode beantragen .................................................................................................. 14 4.2.2 Abrufcode stornieren .................................................................................................... 15 4.3 Berechtigung von einer anderen Person beantragen ........................................................... 16 4.4 Genehmigen/Ablehnen oder Freischalten von Anträgen ..................................................... 19 4.4.1 Genehmigen bzw. Ablehnen von Anträgen (vollelektronisch)...................................... 19 4.4.2 Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren) ........................................................ 21 4.5 Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen ............................................................... 23 4.6 Anderen Personen erteilte Berechtigungen.......................................................................... 25 4.7 Besonderheit: Belegabruf mit Organisations-Steuernummer .............................................. 25 5 Belege abrufen/anzeigen .............................................................................................................. 26 6 Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular) ............................................................................ 31 7 Belegabruf-Teilnahme beenden .................................................................................................... 44 8 Abrufcode-Historie ........................................................................................................................ 45 9 Hilfe und Support .......................................................................................................................... 47 10 Glossar ....................................................................................................................................... 47 1 1 Teilnahme am Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung) Voraussetzung für den Abruf eigener Belege ist eine Registrierung mit der Identifikationsnummer (IdNr) im ElsterOnline-Portal sowie zusätzlich eine Anmeldung zur Teilnahme am Belegabruf. Es können die Registrierungsarten ELSTER-Basis, ELSTER-Spezial sowie ELSTER-Plus genutzt werden. Diese Registrierung kann auch für den Abruf von Belegen anderer Personen (z. B. für Ehepartner, Kinder oder Eltern) genutzt werden. Benutzer, die Belege abrufen, werden auch als Datenabrufer bezeichnet. Der jeweilige Eigentümer der Belege, d. h. die Person, zu deren Identifikationsnummer Belege abgerufen werden, wird auch Dateninhaber genannt. Ruft ein Benutzer z. B. seine eigenen Belege ab, so ist er in diesem Falle Dateninhaber und Datenabrufer zugleich. Wenn für andere Personen Belege abgerufen werden (z. B. für Ehepartner, Kinder oder Eltern), müssen diese Dateninhaber nicht zwingend über ein Konto im ElsterOnline-Portal verfügen. Es genügt, wenn der Datenabrufer dort eine Registrierung mit seiner Identifikationsnummer besitzt. Hinweis: ElsterOnline-Portal-Konten, die mit einer persönlichen Steuernummer1 registriert wurden, können die Belegabruf-Funktionalitäten nicht nutzen. Hier muss eine neue Registrierung mit der Identifikationsnummer durchgeführt werden. Eine Umstellung (Konvertierung) des bestehenden persönlichen Steuernummern-Kontos ist aus technischen Gründen nicht möglich. Ob Ihr Konto unter Angabe einer Steuernummer oder Ihrer Identifikationsnummer erstellt wurde, können Sie nach dem Login auf der Startseite im privaten Bereich überprüfen: 1 D. h. nicht Organisations-Steuernummer, vgl. Abschnitt 4.7 -Besonderheit: Belegabruf mit OrganisationsSteuernummer. 2 2 Umfang der Funktionen Nach einer erfolgreichen Anmeldung und somit Teilnahme am Belegabruf, sind folgende Funktionen nutzbar: Der Abruf und die Anzeige von Belegen, das Einfüllen der Belegdaten in das Einkommensteuer-Formular sowie die Verwaltung von Belegabruf-Berechtigungen für bzw. von anderen Personen (z. B. Steuerberater, Ehepartner). Dies beinhaltet u. a. die Beantragung eines Abrufcodes (nur bei Registrierung mit Zertifikatsdatei benötigt) sowie die Beantragung/Genehmigung von Berechtigungen zum Belegabruf für andere Personen im ElsterOnline-Portal. Ebenfalls ist es möglich, den Abruf von Belegen einer anderen Person durchzuführen, die selbst kein eigenes ElsterOnline-Portal-Konto besitzt. In Bezug auf die in Abschnitt 6 - Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular) beschriebene Einfüllfunktion in das Einkommensteuer-Formular ist zu beachten, dass der Belegabruf für Daten ab dem Veranlagungszeitraum 2012 zur Verfügung steht. 3 3 ElsterOnline-Portal 3.1 Registrierung Um als Datenabrufer (der eigenen Belege) am Belegabruf teilzunehmen, ist eine Registrierung mit der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal erforderlich. ElsterOnline-Portal-Konten, die mit einer persönlichen Steuernummer registriert wurden, können die Belegabruf-Funktionalitäten nicht nutzen (nähere Informationen hierzu siehe Hinweis in Abschnitt 1). Es können die Registrierungsarten ELSTER-Basis, ELSTER-Spezial sowie ELSTER-Plus genutzt werden. Hinweis: Weitere Informationen zur erstmaligen Registrierung im ElsterOnline-Portal sind auf folgender Webseite zu finden: https://www.elster.de/eon_home.php 3.2 Login in den privaten Bereich Liegt eine ElsterOnline-Portal-Registrierung mit Identifikationsnummer vor, können Sie sich auf der folgenden Webseite in Ihr Konto einloggen: https://www.elsteronline.de/eportal/Oeffentlich.tax Klicken Sie auf den Button Login. 4 Wählen Sie anschließend Ihr Sicherheitsverfahren aus. Haben Sie Zertifikatsdatei ausgewählt, so können Sie sich entweder mit oder ohne Java einloggen. Der Login ohne Java biete die Möglichkeit, das ElsterOnline-Portal zu verwenden, ohne dass Java auf dem Rechner installiert ist. Hinweis: Sollten Sie beim Login mit Java eine Fehlermeldung bekommen, können Sie unter https://www.elsteronline.de/hilfe/eop/public/help.html unter der Überschrift „Hilfe zum JavaPlugin“ Tipps und Hinweise finden, wie Sie das Problem beheben können. 5 3.3 Willkommen im privaten Bereich Nach erfolgreichem Login gelangen Sie auf Ihre persönliche Startseite. 6 4 Belegabruf-Funktionen Für die Nutzung der Belegabruf-Funktionen, sind die wesentlichen Seiten im ElsterOnline-Portal: Die Seite „Dienste“ „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ ist die zentrale Seite, um die Funktionen des Belegabrufs zu nutzen. Sie wählen diese Seite, um Ihre Berechtigungen und Teilnahme am Belegabruf zu verwalten, sowie um Belege unabhängig einer Einkommensteuererklärung abzurufen. Die Einfüllfunktion in das Einkommensteuer-Formular kann jedoch nur über die Seite „Formular“ unter dem Unterpunkt „Einkommensteuer“ genutzt werden, vgl. hierzu Abschnitt 6 - Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular). Im Einkommensteuer-Formular besteht ebenfalls die Möglichkeit, Belege abzurufen: Allerdings nur für den im Formular ausgewählten Verrechnungszeitraum. Menüpunkt „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“: 7 Übersicht Seite „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“: 8 Übersicht Seite „Formulare“: 9 4.1 Anmeldung und Teilnahme am Belegabruf Eine Anmeldung zum Belegabruf ist notwendig, damit die Belegsammlung zur entsprechenden Identifikationsnummer (IdNr) gestartet wird und eine zentrale Bereitstellung der Belege erfolgen kann. Anschließend ist es möglich, die folgenden Stammdaten sowie Belege zur angemeldeten Identifikationsnummer abzurufen. Stammdaten: Identifikationsnummer (IdNr) Name Geburtsdatum Adresse2 Bankverbindung2 Religion Belege: Vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten Lohnersatzleistungen Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen: Rentenbezugsmitteilungen Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen: Kranken-/Pflegeversicherung Vorsorgeaufwendungen: Riester/Rürup Um am Belegabruf teilzunehmen, bitte unter „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ den Punkt „Teilnahme am Belegabruf“ auswählen. 2 Die Adresse sowie Bankverbindung werden für Personen, die mit ihrem Ehegatten/Partner zusammenveranlagt werden und selbst nicht Steuerkontoinhaber sind, nicht übermittelt. 10 Auf der nächsten Seite bitte Ihre PIN eingeben und auf Absenden klicken. Sie bekommen nun (etwas zeitverzögert) eine Postfachnachricht in Ihr Postfach im ElsterOnlinePortal eingestellt. Somit haben Sie sich erfolgreich zur Teilnahme am Belegabruf angemeldet. Überprüfen können Sie den Status Ihrer Anmeldung bzw. Teilnahme in der Berechtigungsübersicht (vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen) im Abschnitt „Teilnahme am Belegabruf“. Wenn Sie ein Konto mit Zertifikatsdatei verwenden, bekommen Sie nun automatisch einen Abrufcode per Post zugesendet (insofern Sie nicht schon zuvor manuell einen Abrufcode beantragt haben). Den Abrufcode benötigen Sie unter anderem für den Belegabruf. 11 Bei Verwendung der ElsterOnline-Registrierung mit Zertifikatsdatei dient der Abrufcode neben der Zertifikats-PIN als zusätzliches Sicherheitsmerkmal. Der Abrufcode wird Ihnen von der Finanzverwaltung im Rahmen der Anmeldung zur Teilnahme am Belegabrufverfahren automatisch per Post zugestellt. (Ausnahme: Besitzen Sie bei der Anmeldung zum Belegabruf bereits einen Abrufcode, behält dieser seine Gültigkeit, d. h. es wird kein neuer erstellt bzw. zugestellt.) Hinweis: Sie können bei Bedarf einen neuen Abrufcode separat beantragen. Hier gilt es allerdings zu beachten: Mit einer Neubeantragung verliert der bisherige Abrufcode - z. B. der, den Sie mit Ihrer Anmeldung automatisch beantragt haben - sofort seine Gültigkeit, auch wenn er sich aktuell noch auf dem Weg zu Ihnen befindet. 12 4.2 Abrufcode Verwenden Sie eine ElsterOnline-Portal-Registrierung mit Zertifikatsdatei, so benötigen Sie als Voraussetzung für den Belegabruf einen Abrufcode. Der Abrufcode ist eine wiederverwendbare PIN und dient neben der bereits zum Zertifikat existierenden PIN als zusätzliches Sicherheitsmerkmal. Der Abrufcode kann im Gegensatz zur Zertifikats-PIN maximal 4 x hintereinander falsch eingegeben werden. Beim fünften Fehlversuch wird der Abrufcode gesperrt und Sie müssen einen neuen Abrufcode beantragen. Es kann zu jedem Zeitpunkt stets nur einen gültigen Abrufcode geben. Einen Abrufcode benötigen Sie für folgende Aktionen beim Belegabruf: zum Abruf Ihrer eigenen Belege und zum Abruf der Belege von einer anderen Person zur Genehmigung eines Antrags im ElsterOnline-Portal (d. h. Antrag einer anderen Person zum Abruf Ihrer Belege) Sie erhalten einen Abrufcode automatisch, sobald Sie sich zur Teilnahme am Belegabruf anmelden (oder indem Sie ihn manuell beantragen, vgl. Abschnitt 4.2.1 - Abrufcode beantragen). Einen Abrufcode erhalten Sie ebenfalls automatisch, sollten Sie bei einer Antragstellung (vgl. Abschnitt 4.3 - Berechtigung von einer anderen Person beantragen) noch keinen Abrufcode besitzen. Der Abrufcode wird Ihnen von der Finanzverwaltung per Post zugestellt. Hinweis: Sollte der Brief nicht binnen 14 Tagen bei Ihnen ankommen, können Sie sich an die für Sie zuständige Rechteverwaltungsstelle Ihres Landes wenden. Informationen und Kontaktdaten der Rechteverwaltungsstellen erhalten Sie über die ELSTER-Hotline (vgl. Abschnitt 9 - Hilfe und Support ). Sollten Sie noch vor dem Erhalt des Abrufcode-Briefes, der Ihnen automatisch nach der Anmeldung zum Belegabruf zugestellt wird, einen neuen Abrufcode beantragt haben (weil Sie z. B. den Erhalt des Briefes nach längerer Wartezeit nicht mehr erwarteten), so beachten Sie beim Erhalt eines Abrufcode-Briefes unbedingt das genannte Antragsdatum des Codes. Sollten Sie den zuerst beantragten, „alten“ und mittlerweile durch die Neubeantragung ungültigen Abrufcode verwenden, erhalten Sie bei dessen Verwendung eine Fehlermeldung („ungültiger Abrufcode“). Bei fünfmaliger Fehleingabe dieses Abrufcodes würden Sie damit auch unweigerlich Ihren neu beantragten, aktuell gültigen Abrufcode sperren. Warten Sie daher nach erneuter Abrufcode-Beantragung unbedingt auf den Brief mit dem zum Antragsdatum passenden Abrufcode und verwenden Sie keinen zeitlich vorher beantragten. 13 4.2.1 Abrufcode beantragen Um einen Abrufcode manuell zu beantragen, gehen Sie über die Seite „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“. Wählen Sie dort den Punkt „Abrufcode beantragen“ aus. Hinweis: Wenn Sie bereits einen Abrufcode beantragt haben (bspw. wird Ihnen bei der Anmeldung zum Belegabruf automatisch ein Abrufcode zugeschickt) oder wenn Sie bereits einen Abrufcode besitzen, wird dieser durch die Neubeantragung sofort ungültig. Es kann zu einem Zeitpunkt immer nur einen gültigen Abrufcode geben. Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie dann auf Absenden. Der Abrufcode wird Ihnen anschließend per Post zugestellt. 14 4.2.2 Abrufcode stornieren Um einen Abrufcode zu stornieren, gehen Sie über die Seite „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“. Wählen Sie dort den Punkt „Abrufcode stornieren“ aus. Hinweis: Wenn Sie Ihren Abrufcode stornieren möchten - beispielsweise weil Sie der Meinung sind, dass er ausgespäht wurde - beachten Sie bitte, dass Sie ohne Abrufcode nicht alle Funktionen des Belegabrufs nutzen können, da der Belegabruf sowie das vollelektronische Genehmigen ohne gültigen Abrufcode nicht möglich sind. Sie können nach einer Stornierung erneut einen Abrufcode beantragen, hier ist jedoch eine Frist von 7 Tagen seit der letzten Beantragung einzuhalten (als Antrag gilt auch Ihre Anmeldung zum Belegabruf). Eine erneute Beantragung ist innerhalb dieser 7-Tagesfrist nicht möglich. Bitte PIN eingeben und auf Absenden klicken. Der bis dahin gültige Abrufcode wird mit sofortiger Wirkung gesperrt. 15 4.3 Berechtigung von einer anderen Person beantragen Grundsätzlich benötigen Dateninhaber, d. h. Belegabruf-Teilnehmer, deren Daten von anderen Personen abgerufen werden, keine ElsterOnline-Portal-Registrierung. Lediglich der entsprechende Datenabholer benötigt ein ElsterOnline-Konto mit Identifikationsnummer, um auf diesem Wege die Berechtigung für den Dateninhaber zu beantragen. Wenn Sie für eine andere Person die Berechtigung zum Belegabruf erlangen wollen (z. B. für Ehegatte, Lebensgefährte oder Kinder), können Sie dies folgendermaßen beantragen: Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ den Punkt „Berechtigung von einer anderen Person beantragen“ aus. Hier sind die Identifikationsnummer und das Geburtsdatum der Person einzugeben, für die Sie Belege abrufen möchten. 16 Die Vergabe eines Ordnungsbegriffs ist in den Fällen hilfreich, wenn Sie z. B. für mehrere Personen die Berechtigung erlangen möchten. In diesem Fall vergeben Sie für die einzelnen Personen jeweils einen unterscheidbaren Ordnungsbegriff (z. B. Name der Person). So können Sie die Personen in Ihrer Berechtigungsübersicht (vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen) besser zuordnen. Vergeben Sie keinen Ordnungsbegriff, so wird Ihnen in der Berechtigungsübersicht zur entsprechenden Berechtigung nur die Identifikationsnummer des Dateninhabers angezeigt. Ein nachträgliches Vergeben des Ordnungsbegriffs ist nicht möglich. Die gewünschte Gültigkeit der Berechtigung kann im entsprechenden Feld „Gültigkeit bis (TT.MM.JJJJ)“ eingetragen werden. Beim Erreichen der Gültigkeitseinschränkung wird die Berechtigung zum Belegabruf automatisch widerrufen, d. h. der Datenabrufer kann die Belege zu dieser IdNr nicht mehr abrufen. Wird hingegen kein Datum eingetragen, ist die Berechtigung unbefristet gültig. Weiterhin besteht noch die Möglickeit, die Berechtigung auf bestimmte Veranlagungszeiträume oder Zeiträume einzugrenzen. Falls Sie hier nichts ändern, gibt es keine Einschränkung für die Berechtigung. Auf der nächsten Seite die PIN eingeben und auf Absenden klicken. Auch hier bekommen Sie und die andere Person eine Postfachnachricht in Ihr Postfacheingestellt – vorausgesetzt die andere Person besitzt ein ElsterOnline-Portal-Konto. 17 Genehmigung des Antrags durch den Dateninhaber: Besitzt der Dateninhaber, für dessen Identifikationsnummer Sie die Berechtigung beantragen, bereits ein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal (bei ELSTER-Basis-Registrierung mit gültigem Abrufcode), wird ihm eine Postfachnachricht in sein Postfach eingestellt. Diese enthält den Hinweis, dass er die von Ihnen beantragte Berechtigung im ElsterOnline-Portal über seine Berechtigungsliste genehmigen kann, vgl. Abschnitt 4.4.1 - Genehmigen bzw. Ablehnen von Anträgen (vollelektronisch). Freischaltung des Antrags durch den Datenabrufer (Antragsteller): Sollte die Identifikationsnummer, für die Sie die Berechtigung beantragen, kein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal besitzen, wird dem entsprechenden Dateninhaber per Post ein Brief mit einem Freischaltcode zugestellt. Dieser enthält einen 12-stelligen Code, den er – sofern er Sie bevollmächtigen möchte – an Sie weitergeben kann. Diesen Freischaltcode können Sie als Antragsteller anschließend im ElsterOnline-Portal eingeben, um die Berechtigung zum Datenabruf für die Belege der anderen Person freizuschalten, vgl. dazu Abschnitt 4.4.2 - Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren). Sollte der Dateninhaber, für dessen Identifikationsnummer Sie die Berechtigung beantragen, zwar ein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal mit ELSTER-Basis-Registrierung (Zertifikatsdatei) besitzen, sich allerdings noch nicht zur Teilnahme am Belegabruf angemeldet oder noch keinen Abrufcode beantragt haben, so wird ihm ebenfalls ein Freischaltcode per Post zugestellt. Hinweis: Datenabrufer und Dateninhaber (wenn dieser ein ElsterOnline-Konto zu seiner IdNr besitzt) erhalten vor Ablauf der Gültigkeit der Berechtigung eine Postfachnachricht in Ihr ElsterOnline-Portal-Postfach als Erinnerung eingestellt. 18 4.4 Genehmigen/Ablehnen oder Freischalten von Anträgen 4.4.1 Genehmigen bzw. Ablehnen von Anträgen (vollelektronisch) Voraussetzung: Der Dateninhaber, d. h. die Person, deren Belege abgerufen werden sollen, besitzt ein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal (bei ELSTER-Basis-Registrierung mit gültigem Abrufcode). Wenn Sie einen Antrag genehmigen oder ablehnen wollen, den eine andere Person für den Belegabruf Ihrer Belege gestellt hat, müssen Sie wie folgt vorgehen: Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ den Punkt „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus. Auf dieser Seite finden Sie in der Berechtigungsübersicht (vgl. hierzu auch Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen) unter „Anderen Personen erteilte Berechtigungen Offene Anträge“ eine Übersicht der gestellten Anträge. Diese können Sie genehmigen, indem Sie auf das Häkchen-Symbol mit dem grünen Kreis klicken. Möchten Sie den Antrag ablehnen, dann klicken Sie auf das Symbol mit dem roten Kreis. 19 Wenn Sie den Antrag genehmigen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit über das Eingabefeld „Gültig bis (TT.MM.JJJJ)“ die beantragte Gültigkeit anzupassen. Auch können Sie die Berechtigung auf Veranlagungszeiträume einschränken. Danach bitte auf Prüfen und Absenden klicken. Auf der Folgeseite bitte Ihre PIN und den Abrufcode eingeben und dann auf Absenden klicken. Ihnen sowie dem Antragsteller wird zur Bestätigung jeweils eine Postfachnachricht in das Postfach eingestellt. Jetzt haben Sie dem Antragsteller die Genehmigung erteilt, Ihre Belege abzurufen. Hinweis: Sollten Sie auf der Seite zur Genehmigung des Antrags (grünes Häkchen-Symbol) nur den Hinweis erhalten, dass Sie für diesen Schritt einen Abrufcode benötigen, dann kann es hierfür folgende Gründe geben: 1. Zum Zeitpunkt der Antragstellung durch den Datenabrufer hatten Sie noch nicht die Voraussetzung für eine vollelektronische Genehmigung (z. B. noch kein ElsterOnline-Konto bzw. noch keine Anmeldung zur Teilnahme am Belegabruf). In diesem Fall wurde Ihnen ein Brief mit einem Freischaltcode auf postalischem Wege zugesandt. Übergeben Sie diesen dem Antragsteller, der den nächsten Schritt zur Aktivierung der Berechtigung ausführt (vgl. dazu Abschnitt 4.4.2 Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren)). 2. Ihr Abrufcode, den Sie zum Zeitpunkt der Antragstellung hatten, ist jetzt nicht mehr gültig, weil Sie ihn evtl. fünf Mal falsch eingegeben oder storniert haben. In diesem Fall beantragen Sie bitte einen neuen Abrufcode. 20 Möchten Sie einen Antrag ablehnen, reicht es aus, wenn Sie Ihre PIN eingeben und auf Absenden klicken. Für das Ablehnen eines Antrages benötigen Sie keinen Abrufcode. Ihnen sowie dem Antragsteller wird zur Bestätigung der Ablehnung jeweils eine Postfachnachricht in das ElsterOnline-Postfach eingestellt. Hinweis: Nicht genehmigte oder abgelehnte Anträge verfallen automatisch nach einer Frist von 90 Tagen. 4.4.2 Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren) Voraussetzung: Der Dateninhaber besitzt entweder gar kein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal oder hat ein IdNrKonto, aber besitzt aktuell keinen gültigen Abrufcode. Demnach ist kein vollelektronisches Genehmigungsverfahren eines Antrags im ElsterOnline-Portal möglich. Hier greift das Briefersatzverfahren. Haben Sie für eine Identifikationsnummer einen Antrag gestellt, wird dem Dateninhaber automatisch ein Freischaltcode-Brief per Post zugestellt. Dieser Brief enthält einen 12-stelligen Code, den der Dateninhaber - sofern er Sie bevollmächtigen möchte - an Sie (den Antragsteller) weiter gibt. Anschließend können Sie den Freischaltcode im ElsterOnlinePortal eingeben, um die Berechtigung zum Datenabruf für die Belege der anderen Person freizuschalten. Dazu gehen Sie in Ihre Berechtigungsübersicht, vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen. Der Freischaltcode kann maximal 4 x falsch hintereinander eingegeben werden. Beim fünften Fehlversuch wird der Freischaltcode deaktiviert. Damit ist sowohl der Freischaltcode als auch der entsprechende Berechtigungsantrag hinfällig. In diesem Fall müssen Sie erneut einen Antrag stellen. 21 Unter dem Punkt „Von anderen erhaltene Berechtigungen“ sehen Sie unter „Offene Anträge“ den entsprechenden Antrag. Um zur Eingabe des Freischaltcodes zu gelangen, klicken Sie auf das grüne Häkchen-Symbol hinter dem entsprechenden Antrag. 22 Durch die Eingabe des Freischaltcodes können Sie die Berechtigung freischalten. Anschließend auf Weiter klicken, um fortzufahren und die Berechtigung freizuschalten. Hinweis: Wird der Freischaltcode nicht weiter- bzw. eingegeben, verfällt der Antrag nach einer Frist von 90 Tagen. 4.5 Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen Sie können sich eine Übersicht über erhaltene Berechtigungen zum Abruf von Belegen anderer Personen anzeigen lassen. In der Übersicht „Berechtigungen für den Belegabruf“ werden offene, genehmigte, stornierte, widerrufene und abgelaufene Anträge aufgelistet. Abgelehnte Anträge und abgelaufene oder zurückgezogene Anträge werden hier für die Dauer von 90 Tagen aufgelistet. Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ den Punkt „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus. Anschließend bitte PIN eingeben und auf Absenden klicken. Danach wird Ihnen folgende Übersicht angezeigt (variiert je nach Ihren Berechtigungen und Anträgen): 23 24 4.6 Anderen Personen erteilte Berechtigungen Sie können sich eine Übersicht über die von Ihnen erteilten Berechtigungen für andere Personen anzeigen lassen. In der Übersicht „Berechtigungen für den Belegabruf“ werden offene Anträge, abgelehnte Anträge und abgelaufene oder zurückgezogene Anträge aufgelistet. Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ den Punkt „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus. Das weitere Vorgehen entspricht Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen. 4.7 Besonderheit: Belegabruf mit Organisations-Steuernummer Grundsätzlich ist die Teilnahme am Belegabruf bzw. der Belegabruf eigener Daten nur mit IdNr-Konto und somit persönlichem Zertifikat möglich. Mit einer Steuernummer-Registrierung (persönliches Zertifikat) ist dies nicht möglich. Als Ausnahme ist hier jedoch die Registrierung mit einer Organisations-Steuernummer zu nennen. Dies gilt in erster Linie für Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine, nicht für Privatpersonen. Mit dieser Organisations-Steuernummer, d. h. nicht persönlichen Steuernummer-Registrierung ist es ebenfalls möglich, am Belegabruf teilzunehmen. Allerdings kann lediglich für andere IdNrn der Belegabruf beantragt und durchgeführt werden. Eine Belegsammlung zur OrganisationsSteuernummer ist nicht möglich. 25 5 Belege abrufen/anzeigen Nachdem Sie sich für zur Teilnahme am Belegabruf angemeldet haben, können Sie auf zwei unterschiedlichen Wegen Belege abrufen und anzeigen lassen. Zum einen ist dies möglich über die Seite „Dienste“. Hier ist allerdings lediglich der Belegabruf die Beleganzeige möglich, nicht das anschließende Einfüllen in das Einkommensteuer-Formular. Dies wiederum kann nur direkt über die Seite „Formulare“ getätigt werden, vgl. dazu Abschnitt 6 - Belege einfüllen (EinkommensteuerFormular). Um eigene oder fremde Belege abzurufen, klicken Sie im Menü auf den Punkt „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ und wählen Sie anschließend „Abrufen von Belegen“ aus. 26 Ihnen wird nun die Liste der elektronischen Belege angezeigt. Haben Sie in Ihrer aktuellen LoginSession (Arbeitssitzung) zuvor noch keine Belege abgerufen, ist die Liste leer. Hinweis: Session/Arbeitssitzung: Sie befinden sich solange in einer aktiven Arbeitssitzung, solange Sie sich nicht aktiv ausgeloggt haben bzw. Sie nicht auf Grund des Ablaufs der noch gültigen Sitzungsdauer (siehe Kästchen Sicherheitshinweis in der linken Menüspalte unten) automatisch ausgeloggt wurden. Um die Belege abzurufen, klicken Sie auf den Belege abrufen-Button. Es sind anschließend die IdNr, für die Sie die Belege abrufen wollen, sowie der Veranlagungszeitraum auszuwählen. Hinweis: Es können Belege ab dem Veranlagungszeitraum 2012 abgerufen werden. 27 Tipp: Sollten Sie Belege für Ihre eigene Identifikationsnummer abrufen wollen, nutzen Sie die Eingabehilfe direkt unter dem Feld. Anschließend bitte PIN und Abrufcode (nur bei Verwendung einer Zertifikatsdatei einzugeben) eingeben und auf den Weiter-Button klicken. Ihnen wird anschließend die Liste der elektronischen Belege angezeigt. Hinweis: Auch wenn Sie die Belege für eine andere Person abrufen wollen, geben Sie hier Ihre persönliche PIN und Ihren persönlichen Abrufcode ein. Der Abrufcode des Dateninhabers funktioniert hier nicht! 28 Es besteht keine Erkennungsmöglichkeit, ob die gesammelten Belege zu einer Identifikationsnummer in Bezug auf Existenz und Anzahl vollständig sind. Belege wie z. B. Lohnsteuerbescheinigungen werden bei einer Aktualisierung in den Datenspeichern - beispielsweise Arbeitgeber übermittelt eine aktualisierte Lohnsteuerbescheinigung - automatisch an den zentralen Belegspeicher der Finanzverwaltung gesendet. Sie stehen dann frühestens am Folgetag wieder zum Abruf zur Verfügung. Der graue Informationskasten oberhalb der Liste der Belege zeigt Ihnen an, ob der Belegabruf erfolgreich war und wie viele Belege zur abgefragten Identifikationsnummer gefunden wurden. Hinweis: Alle Belege, die in einer Login-Session (Arbeitssitzung) abgerufen werden - auch für verschiedene Identifikationsnummern - werden in dieser Belegliste angezeigt. Über den Anzeigen-Button können Sie sich die einzelnen Belege anzeigen lassen. Auf dieser Seite können Sie über den Button Belege abrufen außerdem einen neuen Belegabruf starten. Entweder um die bereits abgerufenen Belege zu aktualisieren, oder um zusätzlich Belege für eine weitere Identifikationsnummer abzurufen. 29 Beispielbeleg einer Lohnsteuerbescheinigung: Nach einem „Logout“ aus dem ElsterOnline-Portal bzw. beim nächsten „Login“ müssen die Belege erneut abgerufen werden, da sie nur für die Dauer einer aktiven Arbeitssitzung angezeigt werden. Grund dafür ist, dass sich die Belege in der Zeit zwischen zwei Sitzungen geändert haben könnten (z. B. hat Ihr Arbeitgeber eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und diese steht Ihnen nun zum Abruf bereit). Belegdaten können im ElsterOnline-Portal nur nach Einfüllen in das Einkommensteuer-Formular über die Dauer einer Sitzung hinaus (in Form von eingefüllten Werten) gespeichert werden. 30 6 Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular) Hinweis: Das Abrufen und Einfüllen von Belegen ist nur möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Die Identifikationsnummer, für die Sie Daten abrufen möchten, ist zum Belegabruf angemeldet (vgl. Abschnitt 4.1 - Anmeldung und Teilnahme am Belegabruf). Ihnen wurde für diese Identifikationsnummer - sofern es nicht Ihre eigene ist - eine gültige Abrufberechtigung erteilt (vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen). Um die gesammelten Belege in das Einkommensteuer-Formular zu übernehmen, gehen Sie im ElsterOnline-Portal über die Seite „Formulare“ und wählen Sie dort den Punkt „Einkommensteuer“ aus. Geben Sie anschließend bitte die Steuernummer, für die Sie die Erklärung ausfüllen wollen, ein und wählen Sie das Kalenderjahr aus. 31 Im nächsten Schritt können Sie sich entscheiden, ob Sie die Formulardaten aus früheren Abgaben einfüllen lassen wollen. Sollten entsprechende Daten vorhanden sein, ist dies selbstverständlich möglich, auch wenn Sie vorhaben, die Daten im Folgenden ggfs. mit den neuen, abgerufenen Belegdaten zu überschreiben. Andernfalls klicken Sie den Weiter ohne Übernahme-Button. In beiden Fällen gelangen Sie nun zur Anlagenauswahlseite. Wählen Sie hier die von Ihnen benötigten Anlagen aus und klicken Sie anschließend auf „Weiter zur Eingabe“. 32 Sie befinden sich nun im Eingabebildschirm zum Einkommensteuer-Formular. Damit beim Wechsel auf eine andere Seite im Formular keine Fehlermeldungen angezeigt werden, klicken Sie am besten gleich zu Beginn die für Ihre Erklärung passenden Kästchen auf der Startseite des Formulars an (siehe Markierung im Bild unten). Sie können die Online-Hilfe über einen Klick auf ein Fragezeichen aufrufen. Hinweis: Wichtig ist, dass Sie nach dem Ausfüllen der Startseite zuerst Ihre bzw. die Identifikationsnummer der Person manuell in das Einkommensteuer-Formular eintragen, deren Belegdaten Sie in das Formular übernehmen möchten. Die Identifikationsnummer ist für die Datenübernahme eine notwendige Referenz. Solange diese Referenz nicht eingetragen ist, können Sie zwar Belege abrufen, diese allerdings noch nicht in das Formular übernehmen. 33 Geben Sie daher anschließend zuerst die Identifikationsnummer ein, für die Sie die Belege abrufen und in das Einkommensteuer-Formular einfüllen möchten. Klicken Sie dafür in der Anlagenübersicht unter „Hauptvordruck“ auf „Steuerpflichtige Person“. Sollten Sie die Angaben auf der Startseite nicht vollständig gemacht haben, weil Sie diese zum Beispiel erst später ausfüllen wollen, so erscheint vor dem Laden der neuen Seite eine Fehlermeldung. Wählen Sie Später korrigieren, um zur Eingabe der Identifikationsnummer zu gelangen. Geben Sie hier in das Feld „Identifikationsnummer“ die IdNr ein: für die Sie eine gültige Berechtigung haben, deren Belege Sie abrufen wollen und deren Steuererklärung Sie aktuell ausfüllen möchten. 34 Möchten Sie zusätzlich Belegdaten z. B. für Ihren Ehegatten/Partner in das gleiche Einkommensteuer-Formular einfüllen, so tragen Sie auch dessen Identifikationsnummer in die Formularseite 2 „Nur bei Zusammenveranlagung: Ehefrau/Lebenspartner(in) B“ des Hauptvordrucks ein. Um zu den Belegen zu gelangen, klicken Sie auf der Navigationsseite auf Belegdaten abrufen/übernehmen. Falls nun eine Fehlermeldung erscheint, so fehlen noch Angaben auf der aktuellen Seite, die sie auch später einfügen können. Klicken Sie hierzu auf Später korrigieren. Durch die Übernahme von Belegen der Belegart „Stammdaten“ können diese Fehler größteils korrigert werden. 35 So gelangen Sie in die Liste der elektronischen Belege. Sollten Sie in der aktuellen Session (Arbeitssitzung) zuvor bereits Belege für das für dieses Einkommensteuer-Formular gewählte Kalenderjahr abgerufen haben (vgl. Abschnitt 5 - Belege abrufen/anzeigen), werden Ihnen diese hier angezeigt. Haben Sie dies noch nicht getan oder zuvor nur Belege für abweichende Kalenderjahre abgerufen, ist diese Liste noch leer und Sie können die Belege direkt über den Button „Belege abrufen“ (unten rechts) abrufen. Nach Eingabe der Identifikationsnummer sind aus Sicherheitsgründen erneut die PIN sowie Ihr persönlicher Abrufcode (bei Zertifikatsdatei) einzugeben, um den Belegabruf zu starten. Das Veranlagungsjahr ist durch Ihre Wahl des Kalenderjahres beim Einstieg in das EinkommensteuerFormular bereits vorbelegt. Nur die zum Veranlagungsjahr passenden Belege können in das Formular übernommen werden. Hinweis: Die Liste der Belege im Einkommensteuer-Formular zeigt nur jene abgerufenen Belege an, die auch in Bezug auf das passende Kalenderjahr in das Formular eingefüllt werden können. Unter „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ abgerufene Belege anderer Veranlagungsjahre werden hier herausgefiltert und nicht angezeigt. Diese Belege können Sie aber weiterhin unter „Dienste“ Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ anzeigen, sofern Sie sich noch in der gleichen Login-Session (Arbeitssitzung) befinden. Die anschließend erscheinende Liste unterscheidet sich nun von der „Liste elektronischer Belege“ unter der Seite „Dienste“ (vgl. Abschnitt 5 - Belege abrufen/anzeigen) durch den zusätzlichen Übernehmen-Button hinter dem jeweiligen Beleg. 36 Der graue Informationskasten oberhalb der Liste der Belege zeigt Ihnen an, ob der Belegabruf erfolgreich war und wie viele Belege zur abgefragten Identifikationsnummer gefunden wurden. Um den Beleg in die Einkommensteuererklärung zu übernehmen, klicken Sie auf Übernehmen. 37 Anschließend wird Ihnen die Übernahme der Belege angeboten. Die folgende Grafik zeigt dies am Beispiel eines Lohnsteuerbescheinigung-Belegs: 38 Bitte beachten Sie in dieser Anzeige den Text im Informationskasten oberhalb der Beleganzeige: Hinweis: Die unter dem Absatz „Beleginhalte ohne Zuordnung“ aufgeführten Daten, werden zwar im Rahmen des Belegabrufs geliefert, sind aber aus steuerfachlichen Gründen nicht dafür vorgesehen, automatisch in die Einkommensteuererklärung übernommen zu werden. Sie können nun entscheiden, welche der Daten Sie in die Steuererklärung übernehmen möchten. Um das Häkchen „In die Steuererklärung übernehmen“ bei einzelnen Werten ggfs. zu entfernen, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol am Anfang der entsprechenden Zeile und entfernen Sie das Häkchen manuell. 39 Um angezeigt zu bekommen, an welchen Stellen die Daten anschließend automatisch in das Formular eingefüllt werden, klicken Sie auf das blaue Informationszeichen, hinter „In die Steuererklärung übernehmen“. Daraufhin erscheint eine weitere Ebene mit den entsprechenden Informationen. Um die ausgewählten Daten in die Einkommensteuererklärung zu übernehmen, klicken Sie schließlich auf den Button Daten übernehmen am unteren Seitenende rechts. 40 Damit werden Sie wieder auf die Seite mit der Belegliste weitergeleitet und es erscheint folgende Information: Wurde der Beleg erfolgreich eingefüllt, ist er anschließend in der Belegliste mit einem grünen Häkchen als „eingefüllt“ gekennzeichnet. Erscheint ein rotes X vor dem Beleg, bedeutet dies, dass er nicht in das Formular übernommen werden konnte. 41 Sollten Sie die eingefüllten Daten nochmals überprüfen wollen, kehren Sie mit Zurück zum Formular zum Formular zurück. Dort klicken Sie in der Navigation des Einkommensteuer-Formulars auf die entsprechende Formular-Seite. 42 Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft eine durch den Belegabruf automatisch in das Formular eingefüllte Lohnsteuerbescheinigung: 43 7 Belegabruf-Teilnahme beenden Die Teilnahme am Belegabruf zu beenden bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Belege nicht mehr abrufen können. Um dies zu erreichen, wählen Sie den Menüpunkt „Dienste“, Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ und anschließend „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus. Ihnen wird nun die Liste Ihrer Berechtigungen zum Belegabruf angezeigt. Wenn Sie nicht mehr am Belegabruf teilnehmen möchten, klicken Sie auf den Teilnahme beendenButton oberhalb der Berechtigungen unter dem Punkt „Teilnahme am Belegabruf“. Hinweis: Bestehen allerdings noch von Ihnen „anderen Personen erteilte Berechtigungen“ zum Belegabruf, so wird die Belegsammlung zu Ihrer Identifikationsnummer fortgeführt. Erst wenn keine gültigen Berechtigungen zu einer Identifikationsnummer mehr existieren, wird die Belegsammlung für diese gestoppt. Berechtigungen können Sie über Anklicken des Papierkorb-Symbols hinter der jeweiligen Berechtigung in der Berechtigungsliste widerrufen. Mit der Löschung aller aktiven „anderen Personen erteilte Berechtigungen“ sowie der Beendigung der eigenen Teilnahme wird die Belegsammlung zu Ihrer Identifikationsnummer gestoppt und Ihre Daten aus der Belegabruf-Datenbank gelöscht. 44 8 Abrufcode-Historie In der Abrufcode-Historie können Sie nachschauen, wann Sie einen Abrufcode beantragt bzw. diesen wieder storniert haben und ob Sie einen aktiven Abrufcode besitzen. Zu der Abrufcode-Historie gelangen Sie, indem Sie den Menüpunkt „Dienste“, Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ und hierauf „Abrufcode-Historie“ auswählen. 45 In der Abrufcode-Historie wird Ihnen mitgeteilt, ob Sie einen gültigen Abrufcode besitzen und wann dieser von Ihnen beantragt wurde. Des Weiteren sehen Sie das Antragsdatum und Sperrdatum aller von Ihnen bisher beantragten Abrufcodes sowie den Sperrgrund. 46 9 Hilfe und Support Die ELSTER-Hotline und der ELSTER-Support stehen Ihnen für Fragen und Hilfe zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum Belegabruf haben, wenden Sie sich bitte direkt an die ELSTER-Hotline: ELSTER-Hotline Telefon: 0800 52 35 055 E-Mail: [email protected] Auf der Informationsseite zum Belegabruf im Internet unter www.elster.de/Belegabruf finden Sie im Download-Bereich außerdem eine Liste der häufig gestellten Fragen, die sog. „FAQ-Liste“. Diese gibt Antworten auf spezielle Fragen rund um den Belegabruf. 10 Glossar Abrufcode Der Abrufcode ist eine 10-stellige, wiederverwendbare PIN und dient neben der bereits zum Zertifikat existierenden PIN als zusätzliches Sicherheitsmerkmal. Er wird bei einer ElsterOnlinePortal-Registrierung mit Zertifikatsdatei zum Belegabruf benötigt. Bei einer Eingabe des Abrufcodes ist auch der Bindestrich in der Mitte zu berücksichtigen, so dass insgesamt 11 Zeichen eingegeben werden. Datenabrufer Der Datenabrufer ist die Peron, die aktiv Daten abruft (eigene Belege oder die einer anderen Person). Der Datenabrufer muss über eine IdNr-Registrierung im ElsterOnline-Portal verfügen. Dateninhaber Eine Person ist Dateninhaber, wenn ihrer Identifikationsnummer Daten zugeordnet sind. ELSTER-Basis Registrierungsart in ElsterOnline-Portal mit Zertifikatsdatei ELSTER-Spezial Registrierungsart in ElsterOnline-Portal mit Sicherheitsstick ELSTER-Plus Registrierungsart in ElsterOnline-Portal mit Signaturkarte Freischaltcode Der Freischaltcode ist ein 12-stelliger, einmal zu verwendender Schlüssel zur Freischaltung eines Berechtigungsantrags. Identifikationsnummer (IdNr) Die steuerliche Identifikationsnummer besteht aus 11 Zahlen und ist eine bundeseinheitliche und dauerhafte Identifikationsnummer von in Deutschland gemeldeten Bürgern für Steuerzwecke. 47
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