FEBRUAR NR. 1 | 2016
VITAKO INTERN
LIEBE LESER INNEN UND LESER ,
kaum ein Thema ist so aktuell wie die gegenwärtige Flüchtlingskrise. Bei der Registrierung der Ankömmlinge ist offenkundig geworden, dass es noch einige Mängel im elektronischen Procedere gibt, an
dem Bund, Länder und Kommunen derzeit verstärkt arbeiten. In einer
Reportage schildern wir die Flüchtlingssituation in Berlin, wo man lange Zeit „fast ohne IT“ auskommen musste. Das soll sich nun ändern.
Dem Thema widmen wir übrigens auch in unserem Printmagazin „Vitako aktuell“ einen Brennpunkt mit einem Bericht über die Aktivitäten
des IT-Planungsrates. Das Heft erscheint in der kommenden Woche.
Im traditionellen Jahresrückblick lassen wir das vergangene Jahr
Revue passieren und erinnern an die wichtigsten Arbeitsfelder von
Vitako: E-Rechnung, Inhouse-Vergabe und die Digitale Agenda für
Kommunen. Darüber hinaus haben wir mit Stefan Krebs gesprochen,
dem neuen Landes-CIO von Baden-Württemberg, der über seine Konsolidierungsstrategie Auskunft gibt.
In der Rubrik „Aus der Branche“ berichten wir unter anderem
über das im April 2016 in Kraft tretende reformierte Vergabegesetz in
Deutschland und über dessen Implikationen. Im „Bericht aus der EU“
stellen wir ein neues EU-Förderprogramm vor, das Projekte im Bereich
interoperable digitale Lösungen finanziell unterstützt.
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Wir wünschen eine interessante Lektüre,
Ihr Vitako-Team
THEMEN
JAHRESRÜCKBLICK
Die Vitako-Aktivitäten 2015
IM GESPR ÄCH
Stefan Krebs, CIO
Baden-Württemberg
FAST OHNE IT
Flüchtlinge in Berlin
NACHWEISBESCHAFFUNG
Lebenslage: Kindesgeburt
FACHARBEITSGRUPPEN
E-Government + i-KFZ
BR ANCHENBAROMETER
Veränderte Kennzahlen
E-VERGABE
Was ist 2016 zu beachten?
GESCHÄFTSJAHR 2015
Kundenzufriedenheit bei ivl
DR AHTLOS IM NETZ
Öffentliches WLAN
BERICHT AUS DER EU
Neues altes Förderprogramm
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JAHRESRÜCKBLICK
Jahresrückblick 2015
Was war, was wird
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Der Vitako-Jahresrückblick hat schon Tradition: Wie
immer wollen wir zu Beginn des neuen Jahres das alte
Revue passieren lassen. Viel ist 2015 passiert: Die BundesArbeitsgemeinschaft hat sich in einschlägige Gesetzesvorhaben eingemischt, einige E-Government-Gesetze der
Länder begleitet und eine „Digitale Agenda für Kommunen
und Regionen“ durch Regionalkonferenzen unterstützt.
Auf großen Konferenzen wie dem Zukunftskongress, dem
Kongress des IT-Planungsrates und dbb-Kongress war
die Bundes-Arbeitsgemeinschaft wie gewohnt aktiv. Last
not least: Vitako ist zehn Jahre alt geworden und hat dies
zum Anlass genommen, eine Geschichte der kommunalen
IT zu publizieren.
Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen
IT-Dienstleister hat im vergangenen Jahr Stellungnahmen zu
einigen neuen Gesetzesvorhaben abgegeben und damit die
Positionen der kommunalen IT in diese Gesetzesvorhaben eingebracht. Dies ist ein guter Fortschritt, insofern sich darin die
Früchte von zehn Jahre Verbandsarbeit spiegeln: Vitako wird
inzwischen von der Politik gefragt, eingeladen und als kenntnisreicher Ansprechpartner respektiert. Gleich im Januar haben
wir uns mit Standards für die elektronische Übermittlung von
Daten aus der Gewerbeanzeige befasst und eine Stellungnahme zur Gewerbeanzeigenverordnung beim Bundeswirtschaftsministerium abgegeben. Über unsere Mitglieder beteiligen wir
uns an der Erarbeitung des Standards XGewerbeanzeige, der
spätestens zum 1. Januar 2017 vorliegen muss, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Im Rahmen der Verbändeanhörung beim Bundesinnenministerium ging es darum, diverse Verordnungen im Zusammenhang mit der Novellierung des Melderechts zu kommentieren.
Auch hier konnte sich das Know-how der Vitako-Mitglieder
durchsetzen. Unsere Anregung, dass sich aus den Regelungen für Kommunen kein Anschlusszwang an privat betriebene
Melderegister-Portale herleiten lässt, wurde in die Begründung
zur Portalverordnung aufgenommen.
INHOUSE-VERGABE
Im Mai ist vom Bundeswirtschaftsministerium der Referentenentwurf des neuen Vergaberechts vorgelegt worden. Die
Modernisierung des Vergaberechts wurde von Vitako im Laufe
des Jahres intensiv begleitet, und zentrale Forderungen der
kommunalen Ebene zur Inhouse-Vergabe finden sich im von
Bundestag und Bundesrat im Dezember 2015 beschlossenen
Gesetz wieder. Vitako betrachtet die Neuregelung im Gesetz
gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) daher sehr positiv, zumal mit dem modernen Gesetz drei neue EU-Richtlinien
über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen
umgesetzt werden.
Insbesondere die Regelungen zur sogenannten InhouseVergabe in § 108 GWB halten wir für richtig, weil der deutsche
Föderalismus mit seinen vielen selbstständigen Verwaltungseinheiten zu einer großen Zahl von öffentlichen Auftraggebern
INTERN Nr. 1 | 2016
führt, die Klarheit benötigen, unter welchen Voraussetzungen
sie miteinander kooperieren können. Die Organisationsfreiheit der öffentlichen Auftraggeber, ihre Leistungen mit eigenen Mitteln und Einrichtungen zu erbringen oder mit anderen
öffentlichen Auftraggebern zwecks Erfüllung ihrer Aufgaben
zusammenzuarbeiten, ist deswegen von größter Relevanz.
Dass Verwaltungen in IT-Fragen kooperieren können, um
ihre Aufgaben effektiv und effizient zu erledigen, hat zuletzt die
Aufnahme des Art. 91 c in das Grundgesetz unterstrichen. Gerade auch Länder und Kommunen sind aufgefordert, sowohl
ihre innere Organisation als auch ihre IT-Infrastruktur selbst
zu gestalten. Dazu gehört auch die Entscheidung, ob Leistungen selbst erbracht oder auf dem Markt beschafft werden. Vor
dem Hintergrund, dass bei nahezu allen IT-Anwendungen der
öffentlichen Verwaltung personenbezogene Daten verarbeitet
werden, ist die interkommunale Zusammenarbeit umso wichtiger. Denn Informationssicherheit und Datenschutz sind bei
kommunalen IT-Dienstleistern in guten Händen.
E-GOVERNMENT
Im Themenfeld E-Government haben wir im vergangenen Jahr
die Entstehung und Verabschiedung von E-Government-Gesetzen in den Ländern beobachtet. Kaum ein Landesgesetz
gleicht dem anderen, wenn auch die Regelungsbereiche häufig
ähnlich sind. Unterschiede gibt es vor allem bei den von den
Ländern bereitgestellten zentralen Infrastrukturen. De facto
haben wir es heute mit einem Flickenteppich rechtlicher Regelungen in der E-Government-Landschaft zu tun, denn in Bayern
gelten andere E-Government-Vorschriften als in Sachsen oder
in Nordrhein-Westfalen. Alle diese unterschiedlichen Regelungen haben aber noch nicht dazu geführt, dass die Schriftform
abgeschafft wurde oder die Unsicherheiten im Umgang damit
verschwunden sind. Dennoch haben sie wenigstens bewirkt,
dass eine Debatte darüber angestoßen wurde und sich Menschen überhaupt mit der Thematik befassen. Dass weiterer
Regelungsbedarf besteht, wird von vielen erkannt und hoffentlich bald auch umgesetzt.
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JAHRESRÜCKBLICK
(E-Vergabe) als auch die Umsetzung einer elektronischer Rechnungsabwicklung
(E-Rechnung). Die E-Vergabe ist aus unserer Sicht ein Grundstein der elektronischen Beschaffung für kommunale Verwaltungen. Bereits im Jahr 2014 wurden
die neuen europäischen Vergaberichtlinien im Amtsblatt der Europäischen Union
veröffentlicht. Die Richtlinien traten am 18.
April 2014 in Kraft und sind ab diesem Stichtag innerhalb von 24 Monaten, also bis zum
18. April 2016 in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland wird diese Aufgabe
durch das Vergaberechtsmodernisierungsgesetz (VergRModG) erfüllt, welches wir im
vergangenen Jahr intensiv begleitet haben.
Reginalkonferenz „Digitale Agenda für Kommunen und Regionen“ am 30. September 2015 in
Die neuen Gesetze fordern weitestgehend
Stuttgart.
elektronische Kommunikation und elektronischen Informationsaustausch für alle TeilproBislang haben wir uns unter dem Stichwort E-Government vor- zesse der Vergabe (Bekanntmachung, Bereitstellung Vergabwiegend mit der Frage befasst, wie wir durch den Einsatz von eunterlagen, Bewerberkommunikation, Angebotsabgabe und
IT die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben können. Es Bieterkommunikation). Im Sinne eines effektiven und schlanzeigt sich allerdings immer stärker, dass die Digitalisierung mitt- ken Vergabeprozesses begrüßen wir die Entwicklung der Elerweile unser gesamtes Alltagsleben beherrscht. IT ist zu einer Vergabe und werden dieses Thema auch in Zukunft intensiv
zentralen Infrastruktur wie Strom- und Wasserleitungen oder begleiten und weitertreiben.
Straßen geworden. Energieversorgung, Verkehrslenkung, Gesundheitsdienstleistungen, Schulen, Katastrophenschutz und E-RECHNUNG
auch Verwaltung funktionieren nicht mehr ohne IT. Man kann Auch der einer Vergabe nachgelagerte Prozess der Rechdas gut finden oder schlecht. Sicher ist: Der digitale Wandel nungsabwicklung befindet sich im Umbruch. Die Europäische
ergreift alle Lebensbereiche. Dazu gehören neben Politik und Union gibt mit der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische
Verwaltung vor allem auch Wirtschaft und Arbeit, Wohnen und Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen die Richtung vor.
Einkaufen, Freizeit und Lernen. Digitalisierte Prozesse werden Die Richtlinie fordert die Entwicklung einer gemeinsamen euroauch zum Nervensystem der kommunalen Daseinsvorsorge päischen Norm für das semantische Datenmodell der Kerneleund zunehmend ein entscheidender Standort- und Entwick- mente einer elektronischen Rechnung. Zudem beinhaltet die
lungsfaktor. Insofern tun Kommunen gut daran, rechtzeitig Richtlinie eine Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber nach
über Schritte nachzudenken, wie sie den digitalen Wandel vor Ablauf der Umsetzungsfristen elektronische Rechnungen, die
Ort gestalten wollen.
der europäischen Norm und einer veröffentlichten Syntax entDer Bund hat eine Digitale Agenda verabschiedet. Wir sprechen, entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
glauben, dass auch Kommunen und Regionen für sich solche
Die geschilderten rechtlichen Vorgaben der Europäischen
Agenden entwickeln sollen und mit vielen Beteiligten abstim- Union sowohl für die E-Vergabe als auch für die E-Rechnung
men müssen. Das Ziel solcher lokalen Agenden sollte es sein, bedeuten neben den veränderten Prozessen auch eine Verfestzulegen welche Facetten des digitalen Wandels vor Ort be- änderung der unterstützenden Informationssysteme. Für eine
trachtet und bearbeitet werden sollen, eigene Themenschwer- erfolgreiche E-Vergabe müssen beispielsweise elektronische
punkte zu setzen und erfolgversprechende Digitalisierungspro- Vergabeplattformen zur Bekanntmachung eines Vergabejekte aus unterschiedlichen Bereichen auf den Weg zu bringen.
Um diesen Prozess auf kommunaler und regionaler Ebene
zu unterstützen, fanden im Herbst und Winter 2015 mehrere
Regionalkonferenzen zur kommunalen digitalen Agenda statt.
Diese Regionalkonferenzen sind Teil der Plattform „Digitale
Verwaltung und öffentliche IT“ des Nationalen IT-Gipfels. Sie
wurden konzipiert, um Agenda-Prozesse auf kommunaler und
regionaler Ebene in Gang zu setzen. Die ersten fünf Regionalkonferenzen haben bereits stattgefunden, weitere sind im
Laufe des Jahres 2016 geplant.
E-VERGABE
Das vergangene Jahr stand auch im Zeichen der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses in der Verwaltung. Hierzu
gehört sowohl die Etablierung der elektronischen Vergabe
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Der elektronische Rechnungsaustausch ist schneller, einfacher und deutlich weniger fehleranfällig als herkömmliche, papierbasierte Verfahren
zum Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen.
3
THEMA
verfahrens, zur Bereitstellung der entsprechenden Vergabeunterlagen und zur weiteren Kommunikation der Beteiligten
bereitgestellt und etabliert werden. Für den Empfang und die
Verarbeitung elektronischer Rechnungen müssen sowohl Eingangskanäle mit den entsprechenden Schnittstellen als auch
interne Workflows und Systeme geschaffen werden. Dabei
werden die Verwaltungen von kommunalen IT-Dienstleistern
mit Know-how und Produkten unterstützt. Praxisbeispiele und
konkrete Lösungen in den Bereichen E-Vergabe und E-Rechnung haben unsere Mitglieder auch im vergangenen Jahr auf
diversen von Vitako selbst oder in Kooperation organisierten
Veranstaltungen vorstellen können.
INFORMATIONSSICHERHEIT
Durch vermehrte Cyberangriffe wie jener auf das ParlakomNetz des deutschen Bundestages hat das Thema Informationssicherheit im Jahr 2015 eine hohe Brisanz erlangt. Die
Aufmerksamkeit oder „Awareness“ gegenüber dem Thema ist
stark angestiegen – auch und gerade im öffentlichen Bereich.
Wenn selbst das Parlakom-Netz, von dem man annehmen
sollte, dass es einem vergleichsweise hohem Schutzniveau
unterliegt, Ziel eines avancierten Angriffs werden konnte, fragen sich derzeit die Verantwortlichen in Wirtschaft und bei der
öffentlichen Hand, inwieweit ihre eigenen Netze und Infrastrukturen ebenso anfällig für Cyberangriffe sind. Insbesondere die
Verwaltung steht durch den Einsatz von Informationstechnik vor
stetig wachsenden Herausforderungen. Die zunehmende Komplexität der Vernetzung und damit einhergehende Bedrohungen
für die Informationssicherheit machen ein sicheres Agieren der
Verwaltungsmitarbeiter mit Bürger- und Unternehmensdaten
nicht leichter. Technische und auch organisatorische Neuerungen, wie die Öffnung der Verwaltung nach außen mit elektronischen Services im Internet, das Angebot von Stadt-Apps, die
Einbindung von Telearbeitsplätzen ins Verwaltungsnetz oder
die elektronische Versorgung der Kommunalpolitiker mit Sitzungsunterlagen verlangen nach einem umfassenden Schutz.
In der Pflicht stehen Behördenleitungen und ihre Führungskräfte. Sie tragen die Verantwortung für die Daten der
Bürger und Bürgerinnen, sie haften, wenn bei Vorfällen grobe
Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann. Die kommunalen
Spitzenverbände und Vitako haben in Kooperation die „Handreichung für die Ausgestaltung der Informationssicherheitsleitlinie in Kommunalverwaltungen“ erarbeitet und veröffentlicht.
Sie leistet Hilfestellung und bietet eine erste Orientierung für
kommunale Praktiker beim Aufbau und bei der Unterhaltung
eines kommunalen Informationssicherheitsmanagementsystems sowie bei der Konzeption, Gestaltung und Etablierung
einer zugrundeliegenden Informationssicherheitsleitlinie. Es
war uns im vergangenen Jahr ein großes Anliegen, die Aufmerksamkeit gegenüber Informationssicherheit zu schärfen
und auch Lösungen für kommunale Verwaltungen aufzuzeigen.
I-KFZ
Das Projekt internetbasierte Fahrzeugzulassung (i-KFZ) zielt
auf eine Modernisierung des Kfz-Wesens in Deutschland. Ein
Großteil der Kfz-Zulassungsangelegenheiten soll künftig internetbasiert und somit ohne Behördengang für den Bürger
erledigt werden können. Wir haben dieses Projekt auch im
Jahr 2015 intensiv verfolgt und an der Umsetzung mitgewirkt.
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Mit der Änderung der Fahrzeug-Zulassungsverordnung ist die
internetbasierte Außerbetriebsetzung eines Fahrzeuges seit
dem 1. Januar 2015 möglich. Seit diesem Stichtag können
Fahrzeughalter unter Verwendung des Personalausweises
mit eID-Funktion ihre Fahrzeuge online abmelden. Auch die
erhobene Gebühr kann vom Fahrzeughalter per E-PaymentSystem bei den meisten Zulassungsstellen online entrichtet
werden. Dieses Verfahren wird als Ergänzung zum bestehenden Verfahren angeboten. Durchschnittlich werden jährlich
rund 9 Millionen Fahrzeuge abgemeldet, wobei sich die im
vergangenen Jahr erzielten Echtfälle der internetbasierten
Außerbetriebsetzung in Grenzen gehalten haben. Unsere Mitglieder bieten durch ihre dezentralen Portale die technischen
Voraussetzungen für das Projekt. Die Vorbereitung und teilweise auch schon die Entwicklung der Funktionalitäten für
die Stufe 2 des Projektes standen 2015 im Vordergrund. Dies
bedeutet eine bundesweite Umsetzung der internetbasierten
Wiederzulassung von Fahrzeugen.
10-JAHRE VITAKO
Im Dezember 2015 ist Vitako zehn Jahre alt geworden. Nach-
Den Geburtstagsfeierlichkeiten ging eine Fachtagung voraus. Vorne im
Bild links: Armin Merle (ekom21), Bernhard Baumann (KDZ-WS)
dem der Wunsch nach einem bundesweiten Zusammenschluss
der bis dahin zersplitterten und allenfalls in regionalen Bündnissen vernetzten öffentlichen IT immer größer geworden war,
gründete sich Vitako am 2. Dezember 2005 in München. An
diesem Gründungsprozess waren vor allem die Arbeitsgemeinschaft Kommunale Datenverarbeitung (AKD), hier besonders der Blankenheimer Kreis und der Dachverband der
kommunalen IT-Dienstleister in NRW (KDN) beteiligt, aber
auch einzelne IT-Dienstleister wie etwa Dataport. Sie alle
haben sich stark gemacht für eine bundesweite Interessenvertretung, für mehr Vernetzung und bessere Zusammenarbeit.
Vitako war in den Anfangsjahren voller Elan damit befasst,
„in allen Fragen kommunaler IT von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft als der zentrale Ansprechpartner wahrgenommen
und in wichtigen Fragen gehört zu werden“. So lautete der
4
THEMA
damals formulierte Anspruch. Heute zeigt sich die öffentliche
IT vitaler und agiler denn je. Zehn Jahre Verbandsarbeit haben
Vitako zu einer deutlich vernehmbaren Stimme für die Interessen der kommunalen IT-Dienstleister gemacht. Dies zeigte
sich auf der Jubiläumsfeier in München, wohin Vitako Anfang
Dezember die Verbandsmitglieder und zahlreiche Ehrengäste geladen hatte, um das Jubiläum gemeinsam zu begehen.
Martin Schallbruch, IT-Direktor im Bundesministerium des Innern, unterstrich in seinem Grußwort, dass die kommunale
Expertise in Fragen der Informationstechnik vom Bund immer
mehr geschätzt werde. Die notwendige Digitalisierung von
Behördendiensten erfordere jedoch größere Investitionen in
digitale Infrastrukturen, damit der Staat seine Autonomie und
Handlungsfähigkeit im digitalen Zeitalter bewahren könne.
Mit Blick auf die USA, wo die Privatisierung der Verwaltung
viel weiter vorangeschritten ist als in Deutschland und Europa, unterstrich der Vitako-Ehrenvorsitzende Matthias Kammer,
dass die Steuerungsfähigkeit des Staates eng mit der Autonomie über die Bürgerdaten zusammenhänge. Rückblickend
stellte Kammer fest, dass es in den Verwaltungen ohnehin lange gebraucht habe, bis IT als Managementaufgabe anerkannt
worden sei. Die Erkenntnis „Nichts geht mehr ohne IT“ war nicht
zuletzt auch ein Gründungsimpuls von Vitako.
EIGENE GESCHICHTE PUBLIZIERT
Von diesem Gründungsimpuls handelt eine Publikation, die
anlässlich des Vitako-Geburtstages erschienen ist: „Zur Geschichte der kommunalen IT in Deutschland – 10 Jahre Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister
e.V.“ versammelt elf Beiträge mit unterschiedlichen Blicken
auf die öffentliche IT. Freilich ist die kommunale Informationstechnik älter als Vitako. Schon in den 1960-er Jahren hielten
Computer Einzug in die deutsche Verwaltung – zunächst in großen Städten und Landkreisen, schnell aber auch in kleineren
Kommunen, die sich zu Gebietsrechenzentren zusammengetan haben und zum Beispiel Zweckverbände gründeten. Über
vierzig Jahre ist das her! Der Band dokumentiert die Geschichte
der kommunalen Informationstechnik in verschiedenen Regionen, er präsentiert Rückblicke auf Erfolge und Misserfolge, er
bietet unterschiedliche Perspektiven von Bund, Ländern und
Kommunen auf die öffentliche IT. Und: Er erinnert an die große Überzeugungsarbeit, die geleistet werden musste, um ein
Bewusstsein über die Notwendigkeit von IT für eine moderne
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Verwaltung zu schaffen.
Die Autoren und Autorinnen des Sammelbandes sind:
Heinz-Bernd Weggen, Alfred Trageser, Herbert Meyer, Karl
Tramer, Peter Kühne, Matthias Kammer, Henning Lühr, Harald Lemke, Martin Schallbruch, Tina Siegfried, Marianne Wulff
und Andreas Engel. Die Publikation ist als Buch und E-Book
im Handel erhältlich.
FEIER IN DER ALLIANZ-ARENA
Zu den Höhepunkten der Jubiläumsfeier gehörte die Abendveranstaltung in der Münchner Allianz-Arena. Zunächst gab es
eine geführte Stadiontour durch die verschachtelten Unterwelten des Profifußballs, die Mannschaftsräume von FC Bayern
München und TSV 1860 München. Besonders interessiert
zeigten sich die Teilnehmer am Rasensolarium. Die AllianzArena ist zugunsten trockener Sitzplätze so konstruiert, dass
selbst im Hochsommer zu wenig Sonnenlicht auf die grüne Rasenfläche fällt und künstlich nachgeholfen werden muss. Das
aus 132 Lampen à 600 Watt bestehende Rasen-„Solarium“
versorgt eine Fläche von etwa 600 Quadratmetern – das entspricht beinahe der Größe des 16-Meter-Raums – mit künstlichem UV-Licht und kann beliebig weitergeschoben werden,
so dass nach und nach die gesamte Rasenfläche beschienen
wird und sprießen kann.
Anschließend lud Vitako zu einem Abend-Event in den
Gastronomiebereich des Stadions. Zu Jazzklängen und bayerischem Buffet fanden reges Networking und ein interessierter Austausch von Erinnerungen statt, zumal viele Ehrengäste
ehemalige Vitako-Mitglieder waren und sich viel zu erzählen
hatten. Eine besondere Einlage servierten die „Lecos Comedians“, Peter Kühne und Michael Dittrich, die als Bewohner des
Planeten okatiV die Erde aus großer Distanz betrachteten und
das Publikum zu Lachsalven verführten.
AUTOREN: TINA SIEGFRIED, DANIEL GRIMM,
HELMUT MERSCHMANN, VITAKO
FOTOS: CORNELIA VOGLER, AKDB
DORO RICHTER, VITAKO
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JUBILÄUMSFEIER MÜNCHEN
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INTERVIEW
„Mit Schwung, aber ohne Hast“
Im Gespräch: Stefan Krebs, CIO des Landes Baden-Württemberg
Herr Krebs, Sie sind seit Juli 2015 Chief Information Officer
im Innenministerium von Baden-Württemberg. Wie nah sind
Sie in dieser Position eigentlich an der kommunalen Welt?
Als „Landes-CIO“ habe ich an erster Stelle die Belange der
Landesverwaltung im Fokus. Gleichzeitig ist mir, besonders im
Bereich E-Government, eine enge Kooperation mit den Kommunen und dem starken kommunalen IT-Verbund in BadenWürttemberg wichtig, da diese für die Bürgerinnen und Bürger
zumeist erster Anlaufpunkt in Verwaltungsangelegenheiten
sind, gerade auch in der elektronischen Welt. Hinzu kommt
eine persönliche Verbundenheit – meine beruflichen Wurzeln
liegen im kommunalen Bereich.
Vier große öffentliche IT-Dienstleister aus dem VitakoVerbund wollen stärker zusammenarbeiten. Was halten
und versprechen Sie sich von der Fusion?
Das Vorhaben begrüße und unterstütze ich ausdrücklich.
Es bietet die Chance, Kompetenzen zu bündeln und die Gesamteffizienz der Einrichtungen zu steigern. Die an dem Verbund beteiligten IT-Dienstleister können so nicht nur ihre Wirtschaftlichkeit, sondern auch ihre Innovationskraft stärken. Mit
vergleichbarer Motivation bündeln und standardisieren wir ja
ebenfalls die bisher heterogene IT in der Landesverwaltung,
von der fachunabhängigen Bürokommunikation bis hin zur
Entwicklung und Pflege der IT in Fachverfahren.
Seit dem 1. Januar 2016 hat auch Baden-Württemberg ein
E-Government-Gesetz. Wodurch zeichnet es sich besonders aus?
Neben der Angleichung an die Vorgaben des Bundes-EGovernment-Gesetzes haben wir einige Schwerpunkte gesetzt.
So ist die E-Akte auch für die Landesverwaltung ab dem Jahr
2022 einzuführen, wenn wir vom Landtag die finanziellen Mittel dafür erhalten. Dann haben wir unser Dienstleistungsportal
„service-bw“ auf eine sichere rechtliche Grundlage gestellt. Wir
können jetzt vor allem den Kommunen, aber auch anderen Behörden im Land die zentralen Dienste des Portals zur Nutzung
anbieten. Insellösungen und technische Aufsplitterung können
wir so vermeiden. Das gilt natürlich auch für die Nutzungspflicht
der zentralen Dienste durch die Behörden des Landes.
Daneben wurden die Strukturen der Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen bei der Informationstechnologie
und dem E-Government neu geordnet, die Stichworte lauten
hier IT-Rat und IT-Kooperationsrat Baden-Württemberg. Auch
meine Position als CIO wurde gesetzlich verankert.
Welche Maßnahmen zur Umsetzung der E-GovernmentBausteine sind in naher Zukunft geplant?
Ein wesentlicher Baustein ist das Portal „service-bw“, das Ende
letzten Jahres umfassend erneuert online ging. Die neue Version ist eine zentrale Prozessplattform und Anknüpfungspunkt
für künftige E-Government-Dienste von Land und Kommunen.
Ich bin sehr daran interessiert, unseren Unternehmen und unserer Bürgerschaft über die Plattform flächendeckend mehr und
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mehr Verwaltungsleistungen elektronisch anzubieten. Dazu
suchen wir den engen Schulterschluss mit den kommunalen
Landesverbänden und den Einrichtungen des kommunalen
Datenverbundes Baden-Württemberg.
Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Einführung einer landesweit einheitlichen elektronischen Akte. Die elektronische Aktenführung ist auch eine Vorgabe unseres
E-Government-Gesetzes.
Wie kommt die Konsolidierung im Rahmen von „BITBW“
voran?
Die Bündelung der Landes-IT in der BITBW im Rahmen der
IT-Neuordnung treibe ich mit Schwung, aber ohne Hast voran. Momentan führen wir Gespräche mit den Ministerien, um
detailliert planen zu können, wann welche IT-Bereiche in die
BITBW migriert werden. Erste Bündelungsmaßnahmen wurden bereits umgesetzt.
Unser ursprünglicher Plan war es, zunächst die fachübergreifende beziehungsweise fachunabhängige IT und erst dann
die fachbezogene IT zu bündeln. Nach den bisherigen Erfahrungen und Gesprächen werden wir jetzt eine duale Strategie
verfolgen: Künftig wollen wir auch komplette IT-Einheiten, einschließlich der fachbezogenen IT migrieren.
Können Sie dabei eigentlich auf Ihre Erfahrungen als
Sicherheitschef der Finanzinformatik, dem zentralen
IT-Dienstleister der Sparkassen, zurückgreifen?
In meiner Funktion als Leiter des IT-Sicherheits- und Risikomanagements der Finanzinformatik habe ich einen sehr
guten Überblick über die gesamte IT-Landschaft bekommen
und gelernt, auch komplexe Systeme zu durchdringen. Heute
hilft mir dieses Wissen beim Analysieren und Bewerten von
IT-Systemen sehr.
Als Landes-CIO fordert mich momentan besonders das
„Mammut-Projekt“ IT-Neuordnung. Und gerade auch hierbei
kann ich auf viele Erfahrungen aus ähnlichen Projekten in der
Sparkassenfinanzgruppe zurückgreifen.
FRAGEN: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO
7
BRENNPUNKT: FLÜCHTLINGE
Unkoordiniert und fast ohne IT
Reportage über die Flüchtlingssituation in Berliner Notunterkünften
›
Berlin-Wedding, Kruppstraße 16.
Hier stehen, etwas versteckt, zwei
Traglufthallen im Schnee, weit und
breit ist niemand zu sehen. Den Eingang bildet eine Schleusentür. Sobald
man die zweite Tür der Schleuse einen
Spalt öffnet, schwappt einem die Welt
von drinnen entgegen: laut und bunt,
voller Menschen, verschiedene Sprachen, Kinder rennen umher. Nachdem der erste Eindruck verdaut ist,
bemerkt man, dass es kühl ist. Nicht
so kalt wie draußen, aber angenehm
auf keinen Fall.
Die Traglufthallen werden seit November 2014 vom Verein der Berliner Stadtmission unter dem Dach der Ev. Kirche
betrieben. Sie dienen als Unterkunft für
derzeit 297 Flüchtlinge, die hier auf 2500
Quadratmetern leben. Eingerichtet sind
Kabinen mit sechs Betten, Tisch, Stühlen und Schrank sowie Sanitäranlagen,
Aufenthaltsgelegenheiten für Erwachsene und Spielbereiche für Kinder. Leiter
ist Mathias Hamann, der neben dieser
noch eine andere Unterkunft in BerlinSpandau mit derzeit 1000 Plätzen führt .
„Bei den beiden Hallen handelt es
sich eigentlich um eine Notunterkunft“,
sagt Hamann. „Wer in Berlin einen Antrag auf Asyl stellen möchte, muss zum
LaGeSo gehen. Dieses ist allerdings nur
an Werktagen geöffnet. Um die Menschen über das Wochenende versorgen
zu können, wurde hier die Kruppstraße
16 als Notunterkunft eingerichtet. Flücht-
Mathias Hamann ist Leiter von zwei Notunterkünften der Berliner Stadtmission. (alle Fotos:
Martin Funk)
INTERN Nr. 1 | 2016
Notunterkunft in einer Traglufthalle in Berlin-Wedding, Kruppstraße 16.
linge sollten hier nur ein bis drei Tage
verbringen.“
Das Berliner Landesamt für Gesundheit und Soziales (LaGeSo) hat inzwischen traurige Berühmtheit erlangt
und ist zum Synonym für das Versagen
der Verwaltung
im Umgang mit
… anfangs
Flüchtlingen
hatten wir ein
geworden. Jeden Tag warten Formular, das
Hunderte Asylwir selbst kobewerber auf
einen Termin
pieren mussim Schnee und
ten, um die BeMatsch vor dem
Hauptgebäude. legungszahlen
Die meisten
mit der Hand
kommen schon
nachts in der einzutragen ...
Hoffnung, endlich an der Reihe zu sein, berichtet die Süddeutsche
Zeitung. Das Personal ist überfordert,
und dass der Arbeitsrückstand aufgeholt
wird, ist nicht in Sicht.
Davon sind auch Mathias Hamann
und seine Mitarbeiter betroffen. Denn in
der Kruppstraße bleiben die Menschen
nicht nur für drei Tage, wie eigentlich vorgesehen. „Im Asylverfahren durchläuft
ein Asylbewerber verschiedene Teilstationen. Doch gerade in Berlin stockt es
einfach, wenn der Asylbewerber eigentlich in die nächste Unterkunft weiter
müsste“, berichtet Hamann.
Viele sind schon seit Monaten da.
Hier leben Flüchtlinge, die gerade erst
in Deutschland angekommen und noch
nicht registriert sind, neben Flüchtlingen,
die die Registrierung bereits hinter sich
oder schon einen Asylantrag gestellt haben und auf den Bescheid warten. Aber
auch Flüchtlinge, die bereits anerkannt
sind und gar nicht mehr in der Zuständigkeit des LaGeSo liegen, sondern in
der des Jobcenters, sind immer noch da.
VERSIERTES PERSONAL FEHLT
Wer anerkannt ist, erhält Geld vom
Jobcenter, um den Lebensunterhalt zu
bestreiten, und darf eigentlich keine
Sachleistungen mehr erhalten und in
Unterkünften leben. Aber solange ein
Flüchtling noch keine Wohnung gefunden hat, bleibt nur die Notunterkunft. Für
die Mitarbeiter der Stadtmission ist das
eine schwierige Situation, denn es gilt
das Sachleistungsprinzip in Form von
Unterkunft, Verpflegung, Hygienemittel.
Hamann verweist auf den Wohnungsmangel in Berlin: „Jeder, der in Berlin
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BRENNPUNKT: FLÜCHTLINGE
schon einmal nach einer Wohnung gesucht hat, weiß wie schwierig das ist. Das
gilt natürlich auch für Flüchtlinge.“
Unterstützung bei Behördengängen
können die Mitarbeiter in der Kruppstraße nicht leisten. Es gibt nur zwei Sozialarbeiter. Allerdings werden Arztbesuche
und die dafür benötigten Dolmetscher
koordiniert, und es wird organisiert, dass
Kinder die Schule besuchen können und
Schulmaterial erhalten. Außerdem bemüht man sich darum, Familien in einer
Unterkunft möglichst zusammenzuführen. Das ist nicht immer einfach, denn
die Organisation bedeutet oft einen hohen und zeitraubenden bürokratischen
Aufwand.
„Als wir anfingen, hatten wir ein Formular, das wir selbst kopieren mussten,
um dann handschriftlich die Belegungszahlen einzutragen und zu faxen“, sagt
Mathias Hamann. „Später bekamen wir
ein Dokument, das wir am Computer
ausfüllen konnten, ausgedruckt und dann
gefaxt haben. Irgendwann gab es dann
eine Excel-Liste, in der wir die Daten eintragen und mailen konnten. Jetzt sind wir
so weit, dass wir eine Web-Anwendung
benutzen. Daran merkt man schon, dass
einzelne IT-Lösungen, die für den Normalsterblichen oft relativ einfach funktionieren, hier in diesem Bereich ziemlich
umständlich sind. Das ist schade, weil
alle darunter leiden. Niemand möchte
das so umständlich haben, aber es hakt
an allen Ecken und Enden.“
Hamann beschreibt ein Problem im
Bereich der Digitalisierung, das auch
INTERN Nr. 1 | 2016
beim LaGeSo bekannt
ist: zu wenig kundiges
Personal. Im Januar
berichtete der Berliner
Tagesspiegel über Akten, die sich in gelben
Postkisten bis unter die
Decke stapeln. Eine
korrekte digitale Archivierung findet nur unzureichend statt, denn
es fehlt an Mitarbeitern
mit IT-Kenntnissen.
Der Senat hat
Besserung gelobt und
will ehemalige Postbeamte am Lageso einsetzen, da einige von
ihnen früher bei der
Telekom beschäftigt
waren und IT-Kenntnisse vorweisen.Die
Gewerkschaft Verdi warnt schon schon
seit Jahren vor den Folgen des Personalmangels. Die Personalratsvorsitzende des LaGeSo Astrid Weigert sagt: „Wir
hoppeln immer hinterher. Es ist mehr
Personal gekommen, aber angesichts
der immer weiter steigenden Zahlen von
Flüchtlingen hat es nie gereicht.“
Informationen über Asylbewerber nicht
richtig geschützt beziehungsweise diese
vorzeitig kriminalisiert werden.“
Neben den Problemen bei der Registrierung und Organisation haben die
Flüchtlinge in der Kruppstraße noch ein
ganz anderes Problem mit IT. An einem
Container im Eingangsbereich der Traglufthalle hängt an einem Brett befestigt
ein Router. Die Betreiber von Unterkünften sind dazu angehalten, WLAN zur Verfügung zu stellen. Für Asylbewerber ist
das häufig die einzige Möglichkeit, Kontakt zu Freunden und der Familie in ihren Heimatländern zu halten. „Aber dazu
brauchen wir dickere DSL-Leitungen.
Das muss auch in der Planung berücksichtigt werden. Momentan haben wir
8-16.000 Mbit, mehr kann die Telekom
nicht bereitstellen. Für fast 300 Personen
reicht das allerdings nicht aus“, fordert
Mathias Hamann.
Es gilt also noch viele Hindernisse
zu überwinden und dazu müssen viele
Personen, Institutionen und Firmen besser kooperieren. Erste Schritte zur Verbesserung der Lage sind gemacht. Für
PROBLEME MIT IT
Eine große Erleichterung könnte das
kürzlich vom Bundestag und Bundesrat
beschlossene Datenaustauschverbesserungsgesetz sein. Daten über einen
Flüchtling sollen viel früher aufgenommen und in einem zentralen Kerndatensystem gespeichert werden. Laut
Bundesinnenministerium sollen ab spätestens Mitte 2016 neben den Sicherheitsbehörden insbesondere das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, die
Aufnahmeeinrichtungen, die Ausländerbehörden, die Asylbewerberleistungsbehörden, die Bundesagentur für Arbeit, die
für die Durchführung der Grundsicherung
für Arbeitssuchende zuständigen Stellen sowie die Meldebehörden zum Abruf,
aber auch zur Aktualisierung von Daten
berechtigt sein.
Zusätzlich soll jeder Asylbewerber
einen Ankunftsnachweis erhalten, um
Leistungen beantragen und überhaupt
einen Asylantrag stellen zu können. Auf
das Gesetz angesprochen, reagiert Mathias Hamann mit Skepsis: „Auf der anderen Seite befürchten manche, dass daraus eine Datensammelwut entsteht und
Mathias Hamann, sein Team und die Bewohner bleibt zu hoffen, dass diese auch
dazu beitragen, die Situation zu entspannen. Flüchtlinge sollen nur drei Nächte in
der Notunterkunft wohnen müssen, einen
Antrag auf Asyl stellen und umfangreich
versorgt werden können. Die Mitarbeiter
der Berliner Stadtmission sollen entlastet werden und ihrer Arbeit ohne großen
bürokratischen Aufwand nachgehen können. Das Jahr 2016 wird also spannend.
AUTORIN: HANNAH SIEGFRIED,
VITAKO
9
THEMA: NACHWEISBESCHAFFUNG
Ein Kind wird geboren
Nachweisbeschaffung in der Mehrebenen-Verwaltung
›
Eltern in Österreich haben es
gut: Seit Mai 2015 müssen sie
nicht mehr zum Amt gehen und Formulare ausfüllen, um die sogenannte Familienbeihilfe zu beantragen. Es
müssen auch keine Nachweise mehr
erbracht werden, also keine Geburtsurkunden vorgelegt werden. Die Daten des geborenen Kindes werden
durch das Standesamt erfasst und
im Personenstandsregister gespeichert, anschließend werden sie vom
Österreichischen Bundesministerium
für Inneres (Betreiber des Zentralen
Personenstandsregisters) an die Finanzverwaltung übermittelt – ganz
automatisch.
Diese prüft dann auf Basis der vorliegenden elektronischen Daten, ob alle Voraussetzungen und Informationen für die
Gewährung und Auszahlung der Familienbeihilfe vorliegen. Die Eltern erhalten
schließlich von der Finanzverwaltung ein
Informationsschreiben, das sie über den
Familienbeihilfeanspruch für ihr Kind informiert. Zeitgleich mit diesem Schreiben
wird der Familienbeihilfebetrag auf ein
Konto überwiesen.
In Deutschland gestaltet sich die Lebenslage „ein Kind wird geboren“ aus
Sicht der Eltern und der Verwaltung bekanntlich deutlich anders. Man braucht
schon eine gute Übersicht, viel Papier
und starke Nerven, um im Behördendschungel nicht verloren zu gehen:
Die Anmeldung der Geburt erfolgt
durch das Krankenhaus oder die Hebamme beim Standesamt unter Vorlage
diverser Dokumente wie den Geburtsurkunden beider Elternteile, der Heiratsurkunde sowie der Personalausweise. Bei
unverheirateten Paaren sind einige weitere Nachweise erforderlich – in Schritform, versteht sich, wir befinden uns ja
in Deutschland.
Bei der Beantragung von Kindergeld
bei der Familienkasse, dem Arbeitgeber
(oder bei Beamten im Finanzverwaltungsamt) müssen die Eltern Angaben
machen zu Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Kontodaten, Steuer-ID des Kindes, Geburtsurkunde des
Kindes, Angaben zum Ehepartner und/
INTERN Nr. 1 | 2016
Das Lebenslagen-Konzept „Geburt eines Kindes“ hat in Deutschland noch nicht viel mit der angestrebten Effizienz im E-Government zu tun (Foto: „Baby male bathing“ by © Milan Nykodym, Wikimedia Commons)
oder Vater des Kindes. Immerhin: Die
Beantragung von Kindergeld bei der
Familienkasse erfolgt inzwischen elektronisch unter Verwendung der eID des
Personalausweises.
Die Beantragung von Elterngeld erfolgt bei der zuständigen Elterngeldstelle.
Diese ist – je nach Bundesland – woanders verortet: in Berlin beim Jugendamt
des Bezirks, in Schleswig-Holstein beim
Landesamt für soziale Dienste und in
Hessen beim Amt für Versorgung und
Soziales. Hier müssen wiederum Angaben zu persönlichen Daten wie Name,
Anschrift, Geburtsdatum sowie zur Krankenversicherung- und Kontoverbindung
gemacht werden. Erforderliche Nachweise sind die Geburtsbescheinigung
– aber nicht irgendeine, sondern die
mit dem Verwendungszweck „für die Elterngeldstelle“ -, Personalausweise und
Einkommensnachweise der Eltern, eine
Bescheinigung der Krankenkasse über
bezogenes Mutterschaftsgeld, Angaben
zu Bezugszeiträumen und Erwerbstätigkeit der Eltern und so weiter. Für die Beantragung von Elterngeld sind außerdem
bestimmte Formulare zu verwenden, der
Antrag ist schriftformgebunden und bedarf der Unterschrift beider Eltern, auch
wenn nur einer von ihnen das Elterngeld
bezieht.
ENDLOSE SISYPHOSARBEIT
Kita-Gutscheine ermöglichen die Anmeldung zur Unterbringung des Kindes in
einer Kindertagesstätte. In Berlin werden
Anträge auf Kita-Gutscheine vom Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf für alle
anderen Bezirke entgegengenommen.
Erforderliche Nachweise für den Erhalt
eines Kita-Gutscheins sind Einkommensnachweise (entweder Steuerbescheid
der Eltern oder Gehaltsbescheinigung,
10
THEMA: NACHWEISBESCHAFFUNG
gegebenenfalls Arbeitslosenmeldung,
bei Selbstständigen eine Kopie der
Gewerbeanmeldung). Das Bezirksamt
weist explizit darauf hin, dass der Antrag
schriftlich und per Post gestellt werden
muss.
Angesichts des österreichischen
Beispiels kann man bei der deutschen
Vorgehensweise schon ins Grübeln kommen – oder verzweifeln – und sich fragen, warum es uns in Deutschland nicht
gelingt, sinnvolle, einfache und bürgernahe E-Government-Angebote zu schaffen.
Stattdessen hat der Bürger eine Sisyphosarbeit an Nachweisbeschaffung zu
leisten, wie sie sich Franz Kafka kaum
besser hätte ausdenken können.
Eigentlicht sollten Nachweispflichten in der digitalen Verwaltung ein Anachronismus sein. Die Wirklichkeit sieht
leider anders aus. Was läuft hier schief?
Auf dem Weg zu durchgängig medienbruchfreien Verwaltungsprozessen muss
ein besserer Weg gefunden werden, wie
diese Nachweise anders als in bisherigen Papierform oder gescannt als Datei
beigebracht werden können. Eine Möglichkeit ist, Nachweispflichten ähnlich
wie Schriftformerfordernisse grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen und –
wo immer möglich – abzuschaffen. Dass
eine Verwaltung jemals gänzlich darauf
verzichten würde, steht allerdings nicht
zu befürchten.
Zielstrebiger (und für alle Beteiligten
einfacher) wäre es, wenn sich Behörden
in Zukunft untereinander die Nachweise
selbst beschaffen und dabei auf einen
gemeinsamen Datenbestand zugreifen, und nicht jedes Mal wieder bereits
erhobene Daten neu erfassen. Das EGovernment-Gesetz des Bundes sieht
diese Möglichkeit in Paragraf 5 Absatz
2 ausdrücklich vor. Was derzeit allerdings noch fehlt, sind konkrete Überlegungen, wie die Nachweisbeschaffung
der Behörden untereinander technisch,
organisatorisch und rechtlich unterfüttert
werden kann.
WALT-DISNEY-METHODE
In einem Workshop der Facharbeitsgruppe E-Government haben die Experten
aus Vitako-Mitgliedsunternehmen überlegt, wie man die notwendigen Behördengänge in der Lebenslage „Geburt eines Kindes“ bürgerfreundlicher gestalten
und die Nachweispflichten anders, besser und einfacher gestalten kann. Dazu
INTERN Nr. 1 | 2016
mussten sich die Teilnehmer auf ein Rollenspiel einlassen und in Anlehnung an
die Walt-Disney-Methode nacheinander
unterschiedliche Rollen durchlaufen.
In der ersten Phase wurden die Teilnehmer aufgefordert, alle tatsächlichen
Abläufe und Restriktionen außer Acht zu
lassen und nach dem Motto „Alles ist erlaubt“ kreative Ideen und Vorstellungen
zu entwickeln. Hier zeigte sich, dass die
österreichische Lösung äußerst positiv
bewertet wurde. Die zusammengetragenen Ideen liefen alle darauf hinaus, dass
es auch bei uns zentrale Stellen geben
sollte, die die Geburt registriert und automatisiert weitere Prozesse bei anderen
Behörden auslöst.
Des Weiteren wurde überlegt, ob
Unterstützungsleistungen grundsätzlich
aufgrund einer Geburtsmeldung ohne
weitere Nachweise ausgezahlt werden
können. Und ob und wie die Geburtsbescheinigung ausgestellt und verwahrt,
beziehungsweise wie sie für andere zugänglich gemacht werden kann. Hier die
Vorschläge:
►► Die Auszahlung von staatlichen
Unterstützungsleistungen für Eltern erfolgt pauschal aufgrund der
Geburtsmeldung ohne weitere
Nachweise. Oder Das Finanzamt
berücksichtigt automatisch bei der
jährlichen Steuerberechnung eine
Kinderpauschale. Alternativ könnte
pro Kind auch eine einkommensunabhängige Einmalzahlung auf
ein Guthabenkonto erfolgen, auf
das die Eltern Zugriff haben.
►► Eine Institution (zum Beispiel das
Finanzamt, Standesamt oder die
Krankenkasse) übernimmt im Sinne einer zentralen Anlaufstelle als
Dienstleister die Registrierung der
Geburt sowie die Informationsweiterleitung an andere Behörden und
initiiert automatisch die Auszahlung von Kinder- und Elterngeld
oder die Reservierung eines KitaPlatzes.
►► Bei der Geburt eines Kindes wird
für dieses ein zentraler Container
mit Identitätsdaten geschaffen, auf
den die Eltern (später bei Volljährigkeit dann das Kind) Zugriff haben. Dieser Container könnte eine
Art Dokumentensafe sein, bei dem
die Eltern es entweder den Behörden gestatten, auf die dort hinter-
legten Daten oder Dokumente
zuzugreifen, oder aus dem heraus
sie selber Nachweise an andere
Behörden schicken.
FÜR ALLE LEBENSLAGEN
Welche Maßnahmen müssten nun für
die Umsetzung konkret ergriffen werden? Klar erscheint, dass noch Hemmnisse abgebaut und teilweise erst noch
die Voraussetzungen geschaffen werden
müssen, um eine elektronische Nachweisbeschaffung organisieren zu können. Hier spielen eine Reihe von Faktoren eine Rolle, die durchaus kontrovers
diskutiert werden können. Wichtig ist,
dass die Diskussion überhaupt in Gang
kommt und sich weitere Akteure öffentlich daran beteiligen.
Zuallererst bedarf es einer Bündelungsinstanz oder zentralen Stelle, die für bestimmte Lebenslagen als
Dienstleister für Bürger und Unternehmen fungiert und alle weiteren am Prozess beteiligten Behörden automatisch
informiert beziehungsweise dort weitere
Prozesse anstößt. Für Unternehmen gibt
es heute den einheitlichen Ansprechpartner, in dem das Prinzip des „Kümmerers“
verwirklicht wurde. Für die Lebenslage
„Kind geboren“ kommen Standesamt,
Krankenkasse oder Finanzamt in Frage. Für andere Lebenslagen von Bürgern
müssten weitere möglichen Stellen definiert und genauere Überlegungen angestellt werden, wie die Aufgaben im Detail
gestaltet sein müssten.
Auch die interkommunale Kooperation muss weiter ausgebaut und alltagspraktisch werden. Ortsübergreifende Zuständigkeiten werden dann zum
Normalfall, und die Ebenen übergreifende Kooperation zwischen Verwaltungen
wird leichter und eher zum Normalfall,
wenn die Erbringung von Leistungen
nicht zwangsläufig an die Ortsgrenzen
gebunden ist, sondern Leistungen von
Spezialisten für andere im Verbund erbracht werden.
„Electronic by default“ sollte zum
Leitprinzip werden. Wenn die elektronische Abwicklung von Prozessen nicht
mehr auf freiwilliger Basis erfolgt, sondern als Regelfall definiert ist, verbreiten sich Angebote und voraussichtlich
auch die Nachfrage deutlich schneller
als heute. Effizienz- und Kostenvorteile könnten so besser genutzt werden.
Zusätzlich entsteht der Effekt, dass der
11
THEMA: NACHWEISBESCHAFFUNG
elektronische Weg nicht mehr als Ausnahmefall gesehen wird und sowohl auf
Verwaltungs- als auch auf Kundenseite
mehr Sicherheit im Umgang mit elektronischen Prozessen und der technischen
Infrastruktur (eID, sichere Benutzernahmen/Passwörter etc.) entsteht. Unterfüttert werden kann dies mit der Schaffung
und Bewerbung von Anreizsystemen,
beispielsweise den elektronischen Weg
kostengünstiger anzubieten oder eine
schnellere Bearbeitung zuzusichern.
Des Weiteren sollte die Zweckbindung von Daten auf die gesamte öffentliche Verwaltung ausgeweitete werden. Bestehende Rechtsnormen müssen
überdacht und an die fortschreitende Digitalisierung von Staat und Gesellschaft
angepasst werden. Die Verwaltung könnte technisch durchaus Services „aus einer Hand“ anbieten und auf das immer
wieder neue Ausfüllen von Formularen
oder Datenfeldern durch den Verwaltungskunden verzichten („once onlyPrinzip“). Denn die bestehende Zweckbindung bei der Erhebung von Daten
verhindert oftmals durchgängige Verfahren und kundenfreundliche Lösungen.
ELEKTRONISCHES ORIGINAL
Die Verwaltung hat freilich kein Interesse
daran, die Daten ihrer Bürger als Handelsware am Markt zu verkaufen. Sie
benötigt aber zur stärkeren Kundenorientierung einen schnellen Zugriff auf in
der Verwaltung schon vorliegende Daten,
auch zur Sicherstellung ihrer Aktualität.
Dabei geht es nicht darum, den Datenschutz auszuhebeln, sondern dem Bürger die Möglichkeit zu geben, dass mit
seiner Zustimmung die Daten laufen –
und nicht er selbst. Hierfür ist im Sinne
der Stärkung des Vertrauens in die Datenhaltung der öffentlichen Verwaltung
ein entsprechendes Rollen- und Rechtekonzept für den Zugriff auf entsprechende Datenbestände zu erarbeiten.
Eine weitere Maßnahme besteht in
der Einführung von Elektronischen
Identitäten und elektronischen Urkunden. Seit der Zeit der Reformation
wurden in Kirchenbüchern Taufen, Eheschließungen und Todesfälle dokumentiert. Die staatliche Beurkundung von
Personenstandsfällen wurde erst nach
der Gründung des Deutschen Reiches
eingeführt. Im Zuge der Reform des
Personenstandsrechts wurden die sogenannten Personenstandsbücher durch
INTERN Nr. 1 | 2016
elektronische Register ersetzt. Die elektronische Registerführung ist seit 2014
gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet, dass Standesämter Geburten, Hochzeiten und Todesfälle heute elektronisch
in ein Register eintragen und die Standesbeamten die Einträge elektronisch
signieren. Die Geburtsurkunde, die den
Eltern ausgehändigt wird, ist damit streng
genommen die Papierkopie eines elektronischen Originals.
Dieses Beispiel soll verdeutlichen,
welch grundlegender Wandel in der digitalen Welt bereits stattgefunden hat. Es
wird Zeit, dass wir uns Gedanken darüber machen, wie wir mit elektronischen
Identitäten im Netz umgehen wollen (Wie
viele Profile brauche ich für „die Verwaltung“, was passiert mit Profilen von Verstorbenen im Netz?). Es wird auch Zeit
darüber nachzudenken, welche elektronischen Varianten es für hoheitliche
Dokumente geben kann, die Urkundencharakter haben, aber eben nur als Papier oder als gescannte Datei vorliegen.
Dafür muss gegebenenfalls noch der
rechtliche Rahmen geschaffen werden.
Eine weitere Maßnahme ist es, die
Kommunikation zwischen Behörden
unterschiedlicher Verwaltungsebenen
zu erleichtern. Wenn Behörden sich untereinander Nachweise beschaffen sollen, wird dafür eine Infrastruktur benötigt, damit die Kommunikation und der
Austausch von Informationen untereinander funktioniert. Das deutsche Verwaltungsnetz DOI bietet die technische
Basis dafür, das Ebenen übergreifende
Verfahren darüber abgewickelt werden
können. Es sind bisher noch nicht alle
Kommunen an DOI angeschlossen. Die
Anschlussbedingungen sehen vor, dass
eine Reihe von sicherheitspraktischen
Voraussetzungen (etwa IT-Grundschutz)
gewährleistet sein muss, für die personelle und finanzielle Ressourcen aufgebracht werden müssen.
Ein deutschlandweites Behördenverzeichnis, das eine Adressierung aller
öffentlichen Stellen erlaubt, gibt es bis
heute nicht. Das vorhandene Deutsche
Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV)
wäre hierfür weiter auszubauen. Bis
heute wird es „nur“ für die Kommunikation innerhalb bestimmter Fachlichkeiten wie zum Beispiel dem Meldewesen,
dem Ausländer- oder dem Personenstandswesen abgewickelt, ein Ausbau
für die Gewerbeanzeige ist in Arbeit. Das
DVDV wurde im Jahr 2005 entwickelt
und ist in seiner heutigen Architektur für
die Erweiterung auf die Kommunikation
aller Behörden nicht geeignet. Der ITPlanungsrat hat die Weiterentwicklung
zum „DVDV 2.0“ in seiner Herbstsitzung
2015 beschlossen und rechnet mit einem Betriebsstart des neuen DVDV im
Jahr 2017.
STANDARDS SCHAFFEN
Die aktuelle schwierige Situation bei der
Registrierung, Unterbringung und Betreuung von Flüchtlingen zeigt, dass es
schneller gehen muss. Die am Prozess
beteiligten Behörden – ob beim Bund,
Land oder in den Kommunen - benötigen schnell Zugriff auf vorhandene Daten
und Informationen, um adäquate Hilfe zu
leisten und um ihrem Integrationsauftrag
nachkommen zu können. Bisher fehlt ein
durchgängig elektronischer Vorgang, in
dessen Verlauf alle notwendigen Informationen von allen beteiligten Behörden
(je nach Aufgabe) eingesehen und bearbeitet werden können. Hierzu bedarf es
übergreifender Lösungen für die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung, und es müssen Standards
für den Integrationsprozess geschaffen
werden. Mit dem Datenaustauschverbesserungsgesetz wurde der rechtliche
Rahmen geschaffen, aber die technische
Unterfütterung ist noch umzusetzen.
Sichere und stabile IT-Infrastrukturen sind die Voraussetzung
für durchgängig elektronische und somit medienbruchfreie Prozesse auf allen Verwaltungsebenen (vom Posteingang bis zur Archivierung). Dazu bedarf
es auch Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Es
müssen also sichere und stabile Infrastrukturen gewährleistet werden (Netze, Hard- und Software), in denen die
sensiblen Daten der Verwaltungen und
ihrer Kunden vor Angriffen von außen
geschützt sind. Entsprechend müssen
dauerhaft Maßnahmen für die Gewährleistung von IT-Sicherheit, Datenschutz
und Ausfallsicherheit ergriffen werden.
Unterschiedliche Anbieter von Verfahren
und ein heterogener Kreis von Anwendern bedeuten zusätzlich eine Herausforderung für die Betriebsstabilität der
IT-Systeme und für die Kompetenzen der
beteiligten Akteure.
AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO
12
NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN
Servicekonten und E-Akte
Neues aus der Facharbeitsgruppe E-Government
›
Einen ganzen Strauß aktueller
Themen hatten die Mitglieder der
Facharbeitsgruppe E-Government auf
ihrem Dezember-Treffen in Berlin zu
bearbeiten. Von Servicekonten bis
zum ersetzendes Scannen .
Carolin Stimmelmayr vom Bayerischen
Finanzministerium stellte den aktuellen
Stand des Bayern-Portals als Teil der EGovernment-Strategie „Montgelas 3.0“
im Freistaat vor. Das BayernPortal ist
als zentrale E-Government-Plattform für
Land und Kommunen konzipiert und soll
eine einheitliche Anlaufstelle sowie einen
einheitlichen Zugang zu staatlichen und
kommunalen Verwaltungsdienstleistungen in Bayern schaffen. An diesem Bayerischen Servicekonto kann man sich mit
der eID des Personalausweises identifizieren, um Verwaltungsdienstleistungen
verschiedener staatlicher Stellen zu nutzen. Der Zugriff auf das Portal ist auch
von mobilen Geräten aus möglich. Angestrebt wird eine Interoperabilität mit Servicekonten anderer Bundesländer. Das
Projekt ist auch Gegenstand der eIDStrategie des IT-Planungsrates.
Frank-Rüdiger Srocke, Ansprechpartner der Projektgruppe eID-Strategie beim Bundesministerium des Innern
(BMI), berichtete über den aktuellen
Stand dieser Arbeitsgruppe. Die Arbeiten
am Technikkonzept, das vom Bundesamt
für Sicherheit in der Informationstechnik
(BSI) erstellt werden soll, sind noch nicht
abgeschlossen, so dass zur nächsten
Frühjahrssitzung des IT-Planungsrates
zunächst ein Zwischenbericht vorgelegt
wird.
Grundlegende Vorstellungen zur
Interoperabilität liegen aber bereits vor.
Dazu gehört unter anderem ein zentraler
Verzeichnisdienst, voraussichtlich eine
Art Datendrehscheibe, über die Identifizierungsdaten zwischen den Konten ausgetauscht werden. Auch Unternehmenskonten sind im Konzept vorgesehen. Bei
der Anlage eines Unternehmenskontos
müssen die Daten einmal geprüft werden (zum Beispiel mit einem Auszug aus
dem Handelsregister). Welche Daten von
den Unternehmen konkret zu hinterlegen
sind, ist derzeit noch offen. Das BMI ist
INTERN Nr. 1 | 2016
hierzu in Gesprächen mit dem Bundeswirtschaftsministerium und dem Deutschen Industrie und Handelskammertag
(DIHK).
Für das Problem der Anmeldung an
einem bestehenden Bürgerkonto im Fall
des Verlusts oder Ablauf des Personalausweises oder im Fall der Namensänderung durch Heirat zeichnet sich jetzt
ebenfalls eine Lösung ab, die demnächst, so kündigte Srocke an, in einem
Eckpunktepapier beschrieben wird.
Eine kurze Umfrage unter den anwesenden Vitako-Mitgliedern ergab, dass
von 17 IT-Dienstleistern acht permanente
Servicekonten anbieten, sechs weitere
Häuser planen eine Einführung. Die anderen verfügen derzeit über temporäre
Konten, die zum Beispiel für die Kfz-Abmeldung genutzt werden. Die meisten
Servicekonten bieten als Basisdienst
einen Postkorb an. Die Voraussetzungen für die Eröffnung eines Kontos zeigen ein einheitliches Bild. Die meisten
verwenden die eID des Personalausweises oder Benutzername/Passwort.
In Nürnberg ist zusätzlich die Variante
behördenbestätigtes Konto im Einsatz.
Dabei geschieht die Eröffnung und Freischaltung eines Servicekontos vor Ort
im städtischen Bürgeramt.
ERSETZENDES SCANNEN
Ein weiterer Gast der Facharbeitsgruppe E-Government war Astrid Schumacher vom Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik (BSI), die über den
aktuellen Stand der Technischen Richtlinie TR Resiscan berichtete. In dieser
Richtlinie werden Handlungsempfehlungen zum Umgang mit dem ersetzendem
Scannen ausgesprochen.
Schumacher führte in ihrem Vortrag
aus, dass es weitgehend einheitliche Regelungen bei den gesetzlichen Anforderungen an den Scanprozess und an das
Scanprodukt gibt. Es soll eine bildliche
und inhaltliche Übereinstimmung zwischen Original und Scanprodukt bestehen, die Übereinstimmung muss nachgewiesen werden, und es muss einen
Schutz vor Informationsverlusten oder
-änderungen geben. Außerdem müssen
die Lesbarkeit dauerhaft gesichert sein
und entsprechende Datenträger zum
Einsatz kommen.
Die TR Resiscan bietet für Verwaltungen, aber auch für Justiz und Wirtschaft einen Handlungsleitfaden für das
rechtssichere Scannen. Die Richtlinie benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen,
die beim Scannen zu berücksichtigen
sind. Für das Scannen sind sowohl technische als auch personelle und organisatorische Anforderungen zu erfüllen, um
Papieroriginale möglichst rechtssicher
und gerichtsverwertbar zu digitalisieren
und sie anschließend zu vernichten.
Um die Beweisführung vor Gericht
mit gescannten Dokumenten zu erproben, wurde schon vor einigen Jahren bei
der Datev eine so genannte Simulationsstudie mit Richtern, Anwälten und Gutachtern unter wissenschaftlicher Begleitung von Alexander Roßnagel an der Uni
Kassel durchgeführt. Die Studie ergab
unter anderem, dass ersetzend gescannte Dokumente vor Gericht grundsätzlich
als Beweismittel anerkannt werden und
dass die Einhaltung der Vorgaben der TR
Resiscan beim Scannen ein hohes Maß
an Beweissicherung enthält. Die Beweisführung vor Gericht wird erleichtert,
wenn ein Zertifikat des BSI verwendet
wird, mit dem die Einhaltung bestimmter
Standards bestätigt wird.
Kritiker der TR Resiscan weisen
darauf hin, dass die vom BSI für die Erlangung des Zertifikats vorgeschriebenen
Maßnahmen mit erheblichen Kosten verbunden seien, die von den Kommunen
nicht oder nur sehr schwer aufgebracht
werden können. Astrid Schumacher bot
an, dass das BSI hierzu gern in den Dialog mit der kommunalen Praxis treten
würde, und lud Vitako dazu ein, sich an
der Aktualisierung der TR Resiscan zu
beteiligen und die Sicht der Kommunen
und ihrer Dienstleister einzubringen.
AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO
Die Treffen der FAG E-Government im Jahr 2016 finden statt am
3./ 4. März, am 29./30. September
sowie am 17./18. November 2016.
13
NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN
Online-Zulassung bis 2018?
Facharbeitsgruppe Kraftfahrzeug-Wesen
›
Fast schon traditionell eröffnete
die letzte Sitzung der Facharbeitsgruppe Kfz-Wesen am 9. Dezember
2015 mit einer Berichtsrunde der Teilnehmer zum aktuellen Stand der Fallzahlen für Stufe 1, aber auch zu den
derzeit laufenden Vorbereitungen und
Entwicklungen der Stufe 2 im Projekt
i-KFZ. Bis auf ein paar wenige neue
Echtfälle, Vorbereitungen zur Gebührenrückstandsprüfung und allgemeine Analysen und Aufgaben für die Stufe 2 gab es wenig Berichtenswertes
aus den Häusern.
Um einiges interessanter war dagegen
der außerordentliche Tagesordnungspunkt, der sich aus dem Besuch von
Torsten Ledwig begründete. Ledwig, Projektleiter i-KFZ auf Seiten des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI), war der Einladung zur
Facharbeitsgruppensitzung gefolgt und
gab einen ausführlichen Sachstandsbericht aus Sicht des BMVI.
Zu Beginn seiner Präsentation versicherte Ledwig, dass seitens der Bundesbehörden generell sehr hohe Bereitschaft herrscht, das Projekt zu einem
koordinierten Abschluss zu bringen.
Derzeit wird im BMVI ein Kommunikationsteam initiiert, welches vorrangig die
Stufe 1 promoten soll, um hier für zusätzliche Echtfälle zu sorgen. Es wurde ein
weiteres Mal bestätigt, dass das zentrale
i-KFZ-Portal des Kraftfahrtbundesamtes
(KBA) mit dem Start der zweiten Stufe
eingestellt wird.
Alle Kommunen, beziehungsweise
deren Zulassungsstellen, müssen dann
eine dezentrale Lösung für i-KFZ umsetzen. Torsten Ledwig erläuterte in seinem Vortrag den aktuellen Arbeitsstand
und legte auch einige Baustellen offen,
wie zum Beispiel die Behandlung des
SEPA-Lastschriftverfahrens oder die Änderung der Kennzeichen-DIN. Letzteres
wird notwendig sein, um die zukünftig
geltenden Anforderungen für die neuen
Plaketten zu standardisieren.
Neben den aktuellen Arbeitspaketen der Stufe 2 werden im BMVI bereits
vorbereitende Maßnahmen der Stufe 3
diskutiert. So sollen mit der letzten Aus-
INTERN Nr. 1 | 2016
Die Autoindustrie steht vor einer Revolution: selbst fahrende Autos können demnächst vorab online bei der Zulassungsstelle angemeldet werden.
baustufe Unternehmenskonten und deren zusätzliche Funktionalitäten integriert
werden. Das bedeutet, dass dezentrale
Portale mit der Einführung der Stufe 3
über eine Großkundenschnittstelle verfügen müssen, die auch eine anständige
Vertreterregelung erlaubt.
Beispielsweise muss es für den CEO
eines Automobilherstellers, als Vertreter
einer juristischen Person, möglich sein
sich mit dem neuen Personalausweis
gegenüber dem Portal zu authentifizieren, um anschließend Vollmachten, auch
für andere juristische Personen, elektronisch zu vergeben. Hierdurch werden
beliebige Verknüpfungen der Unternehmenskonten möglich. Um die Eröffnung
eines Unternehmenskontos zu erleichtern, soll die Großkundenschnittstelle
perspektivisch mit dem elektronischen
Handelsregister verknüpft werden. Ein
Prototyp der Großkundenschnittstelle befindet sich derzeit in der Entwicklung und
entsteht in einer Kooperation zwischen
AKDB, Audi und dem BMVI.
AMBITIONIERTER PLAN
Zum Abschluss gab Ledwig noch einen
Einblick in den vom Ministerium anvisierten Zeitplan für den weiteren Projektablauf: Der Gesetzentwurf zur notwendigen
Änderung der Fahrzeug-Zulassungsverordnung für Stufe 2 wurde finalisiert und
geht in das Gesetzgebungsverfahren. Es
wird damit gerechnet, dass die Rechtsgrundlage Mitte des Jahres 2016 verkündet wird, was wiederum einen Produktivgang von Stufe 2 im Dezember 2016
oder Januar 2017 zur Folge hätte. Wartet man mit der notwendigen Änderung
der Fahrzeug-Zulassungsverordnung für
Stufe 3 bis zu den Bundestagswahlen im
Herbst 2017, würde das entsprechende
Gesetzgebungsverfahren frühestens Anfang 2018 beginnen. Daher soll bis Mitte
2016 ein fachliches Konzept für Stufe 3
vorliegen und die gesetzlichen Anforderungen noch im Juni 2016 in die Gesetzgebungsverfahren, also zwingend noch
vor den Bundestagswahlen. Mit diesem
ambitionierten Plan könnte Stufe 3 noch
im Frühjahr 2018 produktiv gehen.
Am 13. Januar 2016 fand ein Treffen
der Projektbeteiligten im BMVI in Berlin
statt. Anwesend waren auch einige Vertreter der Vitako-Facharbeitsgruppe KfzWesen. Vorrangiges Thema der Sitzung
waren die Mindestsicherheitsanforderungen sowie Audits und Penetrationstests
für i-KFZ. Die Ergebnisse dieses Treffens
werden in einer der folgenden Sitzungen
der FAG besprochen. Wir halten Sie auf
dem Laufenden.
AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO
14
AUS DER GESCHÄFTSSTELLE
Zwei Milliardenmarke übersprungen
Die Ergebnisse des „Branchenbarometers 2015“
›
Auch 2015 ließ Vitako wieder
eine jährliche Branchenumfrage
durchführen. Zentrales Ziel des „Branchenbarometers“ ist es, Entwicklungen in der Branche in Bezug auf
wichtige strukturelle Informationen
(Personalstruktur, Einkaufsvolumen,
Umsatzstruktur) zu messen und darzustellen. Darüber hinaus sollen verschiedene weitere Fragen und Aspekte analysiert werden wie zum Beispiel
wichtige Zukunftsthemen aus Sicht
der kommunalen IT-Dienstleister, Ausgaben für Aus- und Weiterbildung,
bereits vorhandene oder geplante
Zertifizierungen.
Zum ersten Mal haben bei der Befragung
ausschließlich Vitako-Mitglieder teilgenommen. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zu den Vorjahren, bei denen
auch Nicht-Mitglieder Berücksichtigung
fanden. Im Vergleich zu vorherigen Erhebungen wurden zudem einige Fragen
gestrichen aber auch neue Fragen ergänzt, wodurch sich das Erhebungsdesign in einem überschaubaren Rahmen
verändert hat. Erfreulich ist, dass sich die
Zahl der Teilnehmer unter den Mitgliedern leicht von 39 und 40 in den Vorjahren auf diesmal 42 Unternehmen erhöht
hat. Ebenso erfreulich ist, dass vier Vitako-Mitglieder in diesem Jahr erstmalig an
der Erhebung teilgenommen haben. Zudem wurden im Erhebungsbogen 2014
einige Definitionen geschärft, um die Eindeutigkeit der Abfragen zu erhöhen und
auch Doppelnennungen zu vermeiden.
Die Veränderung der Teilnehmer hat
einige Änderungen in der Zusammensetzung der Stichprobe zur Folge. So ist
beispielsweise die Anzahl der Flächendecker von 23 auf 30 gestiegen. Dieser
deutliche Anstieg der Flächendecker
im Vergleich zum Vorjahr ist darauf zurückzuführen, dass zum einen unter den
sechs Neuteilnehmern fünf Flächendecker waren und zum anderen wurde die
Zuordnung bei zwei Teilnehmern von
Sonstige auf Flächendecker geändert.
Die nach Umsatz gewichtete Verteilung der Kundenstruktur zeigt, dass der
Anteil der Kommunen als größte Kundengruppe bei 60,4 Prozent liegt. Dieser
INTERN Nr. 1 | 2016
Anteil ist gegenüber dem Branchenbarometer 2014 und 2013 erneut gestiegen
(von 55,0 beziehungsweise 51,9 Prozent). Demgegenüber hat die Bedeutung der Landeseinrichtungen aufgrund
der oben bereits erwähnten veränderten
Teilnehmerstruktur weiter abgenommen
– von 37,6 Prozent der Umsätze im Jahr
2013 über 32,1 Prozent im Branchenbarometer 2014 auf nunmehr 28,3 Prozent.
Bezogen auf die reine Anzahl der betreuten Kunden bleibt die deutliche Dominanz der Kommunen mit einem ungewichteten Mittelwert von 66,2 Prozent
bestehen, wenn auch auf etwas niedrigerem Niveau als in den beiden Vorjahren mit jeweils rund 69 Prozent. Bei der
Hochrechnung der Kundenzahlen auf
alle Vitako-Mitglieder stellt sich heraus,
dass die Gesamtzahl um etwa 1.000 gesunken ist - auf nunmehr circa 18.500.
Bei der Analyse derjenigen Mitglieder, die
in allen fünf bisherigen Branchenbarometern Angaben zu ihren Kundenzahlen
gemacht haben, sowie derjenigen, die
sowohl in diesem als auch im Vorjahr Angaben gemacht haben, zeigt sich, dass
ein leichter Rückgang zu verzeichnen ist.
POSITIVE BILANZEN
Die Gesamtzahl der Mitarbeiter bei den
teilnehmenden 42 Häusern lag Ende
2014 bei 10.419. Umgerechnet entspricht
diese Zahl 9.742 Vollzeitäquivalenten.
Die genannten Mitarbeiterzahlen der Teilnehmer wurden mit nachrecherchierten
Angaben der nicht-teilnehmenden Vitako-Mitglieder zusammengeführt, um die
Gesamtzahl der Mitarbeiter in Vitako-Mitgliedsbetrieben zu ermitteln. Nach dieser
Berechnung kann davon ausgegangen
werden, dass Ende 2014 fast 12.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den Vitako-Mitgliedern beschäftigt waren (Ende
2013: 11.800, Ende 2012: 11.550).
Die Personalbilanz aus Zu-und Abgängen ist erneut in fast allen Untergruppen positiv und liegt insgesamt bei
einem Zuwachs von 467 Vollzeitäquivalenten, deutlich höher als 2013 mit 262
Vollzeitäquivalenten. Das neu berechnete Durchschnittsalter liegt nunmehr
bei 44,1 Jahren, fast identisch mit dem
Branchenbarometer von 2014 mit 44,3
Jahren. Ende 2014 haben die 40 Teilnehmer insgesamt 501.500 kommunale Arbeitsplätze betreut (im Vorjahr: 488.700).
Das Einkaufsvolumen der Teilnehmer im Jahr 2014 lag bei 700 Millionen
Euro (brutto). Auf Basis der nachrecherchierten und extrapolierten Zahlen für die
Nicht-Teilnehmer ist davon auszugehen,
dass das gesamte Einkaufsvolumen der
Vitako-Mitglieder bei knapp 900 Millionen Euro gelegen hat – deutlich niedriger
als noch im Branchenbarometer 2014
(980 bis 990 Millionen). Wie im Vorjahr
prognostiziert hat der Bruttoumsatz der
Vitako-Mitglieder im Jahr 2014 die zwei
Milliarden Euro-Marke übersprungen –
das Umsatzvolumen betrug im Jahr 2014
genau 2,051 Milliarden Euro, das ist eine
Steigerung um rund 75 Millionen Euro
im Vergleich zu 2013. Wie schon auch
im Vorjahr erwarten die Teilnehmer zwischen 2014 und 2015 eine Umsatzsteigerung um voraussichtlich 3,7, sodass
für das Jahr 2015 ein weiteres Umsatzwachstum auf rund 2,127 Milliarden Euro
prognostiziert werden kann.
In Bezug auf die im aktuellen Jahr
wichtigsten Themenbereiche zeigen
sich im Vergleich zum Vorjahr einige
Verschiebungen. Während beim Branchenbarometer 2014 noch das Thema
DMS/ Archivierung/ elektronische Vorgangsbearbeitung von den Teilnehmern
am häufigsten genannt wurde (35 Prozent), überwiegt dieses Mal eindeutig
das Thema IT-Sicherheit (52,5 Prozent
der Nennungen). Am zweithäufigsten
genannt wurde das Thema DMS/ Archivierung/ elektronische Vorgangsbearbeitung (37,5 Prozent), gefolgt von
Prozessoptimierung (35 Prozent) sowie
E-Government und Optimierung der ITInfrastruktur (jeweils 30 Prozent). Auch
die Relevanzabschätzung von 15 verschiedenen Themen auf einer Skala von
sehr hoch (1) bis sehr geringe/ keine Relevanz (5) ergab, dass das Thema Informationssicherheit bei den Befragten
ganz oben auf der Agenda steht (Mittelwert 1,5), dicht gefolgt von der E-Akte
(1,6) und E-Government (1,9).
AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO
15
MELDUNGEN
GKD verabschiedet Ulrich Voß
›
Der scheidende technische
Leiter und stellvertretende
Geschäftsführer der GKD Paderborn Ulrich Voß wurde Ende 2015
im Verwaltungsrat und in der Verbandsversammlung in den Ruhestand verabschiedet.
In seiner Laudatio dankte ihm der Verbandsvorsteher Carsten Venherm für
seine langjährige Tätigkeit und sein Engagement sowohl bei der Stadt Paderborn als auch bei der GKD Paderborn.
Nach mehreren beruflichen Stationen, unter anderem beim Statistischen
Landesamt NRW in Düsseldorf, war Ulrich Voß seit dem 1. Januar 1974 bei
der Stadt Paderborn angestellt. Am 1.
Januar 1979 erfolgte der Übertritt in den
Dienst des neu gegründeten Zweckverbandes GKD Paderborn, wo er das Rechenzentrum in seiner heutigen Form
maßgeblich mit aufbaute. Im Jahr 1999
wurde er zum stellvertretenden Geschäftsführer bestellt, seit 2012 nahm
Von links: Verbandsvorsteher Carsten Venherm, der scheidende technische Leiter und stellvertretende. Geschäftsführer Ulrich Voß, der Vorsitzende der Verbandsversammlung Burkhard Schwuchow, Geschäftsführer Bernd Kürpick und der zukünftige stellvertretende Geschäftsführer Roland
Neils
er zusätzlich die Funktion des Abteilungsleiters der Abteilung „Technischer
Betrieb“ wahr.
Ulrich Voß trat mit Ablauf des 31.
Dezember 2015 in den Ruhestand. Als
sein Nachfolger wurde Roland Neils,
der die Abteilung „Finanzmanagement/
Fachverfahren/ E-Government/ FRZ
Produktion Sozialwesen“ verantwortet,
zum 1. Januar 2016 zum stellvertretenden Geschäftsführer der GKD berufen.
Neue Bundesbehörde
›
Am 1. Januar 2016 tritt das Zweite Gesetz zur Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes in Kraft. Die
Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
(BfDI) wird zu einer eigenständigen
obersten Bundesbehörde aufgewertet. Künftig unterliegt die Bundesbeauftragte ausschließlich der parlamentarischen und gerichtlichen
Kontrolle und untersteht nicht mehr
dem Bundesinnenministerium.
Mit diesem Schritt wird die Unabhängigkeit der Datenschutzaufsicht im Bund
weiter gestärkt und die Rechtsprechung
des Europäischen Gerichtshofs umgesetzt. Mit der Veränderung ist ein erheblicher Stellenzuwachs bei der Bundesbeauftragten verbunden. Hierzu erklärt
Bundesminister Thomas de Maizière:
„Durch die Stärkung der Unabhängigkeit
INTERN Nr. 1 | 2016
und den Stellenzuwachs wird die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit in die Lage versetzt sein, ihre wichtige Kontrollfunktion
intensiver wahrnehmen zu können. Auch
wird sie gestärkt, um den sich aus der
EU-Datenschutzgrundverordnung ergebenden künftigen Anforderungen an die
Datenschutzaufsicht besser gerecht zu
werden.“
Das BfDI hat inzwischen einige Arbeitsschwerpunkte für das Jahr 2016
angekündigt. Dazu zählt die nationale
Umsetzung des europäischen Datenschutzrechtes. Die Anpassung in Bund
und Ländern an die künftige Datenschutz-Grundverordnung der EU soll
zügig vonstattengehen, was insbesondere in Fragen des grenzüberschreitenden Datenverkehrs als ambitioniertes Ziel erscheint. Die Binnengestaltung
der Grundverordnung, beispielsweise
der klare Auftrag an die nationalen Gesetzgeber, ein modernes Beschäftigtendatenschutzrecht zu schaffen, sei „eine
auch für Deutschland seit langem überfällige Aufgabe“, heißt es beim BfDI.
Darüber hinaus sollen die mit der Safe
Harbor-Entscheidung des Europäischen
Gerichtshofes einhergehenden Schutzpflichten beim Datentransfer in Drittstaaten auftragsgemäß stringent kontrolliert
werden.
Mehr Infos: Link
16
MELDUNGEN
Big Data-Schutz
›
Das Vodafone Institut hat eine europäische Umfrage mit dem Titel
„Big Data - Wann Menschen bereit
sind, ihre Daten zu teilen“ veröffentlicht. Befragt wurden über 8.000 Menschen in acht europäischen Ländern
darunter Deutschland, Frankreich und
Großbritannien.
Das Ergebnis ist ernüchternd: Wenig überrascht, dass Deutsche großen
Wert auf ihre digitale Privatsphäre legen,
aber kaum jemand die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Webanbietern
liest. Weniger als ein Drittel der Befragten können im Datensammeln persönliche Vorteile erkennen. Die Deutschen
sehen sogar mit 62 Prozent eher Nach-
teile. Zudem stimmen nur 26 Prozent aller Befragten der Aussage zu, dass Unternehmen den Schutz ihrer persönlichen
Daten respektierten. Nur jeder Fünfte
glaubt zu wissen, wo und von wem seine persönlichen Daten gesammelt und
gespeichert werden.
Eine deutliche Mehrheit der befragten Europäer sieht eine pauschale Weitergabe von persönlichen Daten
an Dritte, insbesondere zu kommerziellen Zwecken sehr kritisch. Befragt nach
konkreten Anwendungsgebieten können
sich 65 Prozent der Befragten vorstellen, dass Daten vieler Menschen anonym
von Gesundheitsinstitutionen gesammelt
werden, um Verbesserungen bei der Entdeckung und Behandlung von Krankhei-
ten zu erzielen. 68 Prozent geben an,
der Nutzung intelligenter, datenbasierter umweltfreundlicher Zähler („Smart
Meter“) positiv gegenüber zu stehen.
55 Prozent hätte keine Bedenken, dass
ihre Bewegungsdaten beim Autofahren
an Navigationssysteme weitergegeben
werden, um individuelle Verkehrshinweise zu erhalten.
Innerhalb der EU ergeben sich große nationale Unterschiede im Umgang
mit Big Data. Den sehr datenkritischen
Deutschen steht eine weniger ausgeprägte Skepsis unter Iren, Briten und
Holländern gegenüber, währenddessen
Spanier sich eher unbesorgt zeigen.
Zur Studie: Link (PDF)
›
VERGABERECHTSREFORM BESCHLOSSEN
Das Bundeskabinett hat am 20. Januar die vom Bundeswirtschaftsministerium vorgelegte Vergaberechtsreform beschlossen. Vitako
begrüßt die Reform, die insbesondere
bei der Inhouse-Vergabe unter öffentlichen Auftraggebern Klarheit schafft.
E-Book
Ab sofort als Buch und
h
im Buchhandel erhältlic
INTERN Nr. 1 | 2016
Die Organisationsfreiheit der öffentlichen Auftraggeber, ihre Leistungen mit
eigenen Mitteln und Einrichtungen zu
erbringen oder mit anderen öffentlichen
Auftraggebern zwecks Erfüllung ihrer
Aufgaben zusammenzuarbeiten, ist deshalb von großer Relevanz.
Bundesminister Gabriel: „Wir haben das Vergaberecht strukturiert, gebündelt und vereinfacht. Die Verfahren
in Deutschland werden schneller und
flexibler, die Regelungen anwenderfreundlicher. Der Vergabeprozess läuft
künftig digital ab. So wird die Teilnahme für Unternehmen einfacher und unbürokratischer. Auftraggeber erhalten
bei der Wahl der Verfahrensarten mehr
Spielraum.“
Zur Vitako-Stellungnahme: Link (PDF)
17
AUS DER BRANCHE
Geschäftsjahr 2015
ivl führte Kundenzufriedenheitsbefragung durch
›
Die Informationsverarbeitung
Leverkusen GmbH (ivl) hat im
Geschäftsjahr 2015 eine Kundenzufriedenheitsmessung durchführen
lassen. Die ivl ist der IT-Dienstleister
für die Energieversorgung Leverkusen und die Stadt Leverkusen sowie
für andere öffentliche Einrichtungen.
Parallel zu diesen Onlineerhebungen
wurden von der Hiestermann & Frömchen GmbH mit dem Management
(„Entscheider“) der Kunden persönliche
Gespräche auf Basis eines Gesprächsleitfadens geführt, bei denen vor allem
strategische Aspekte rund um die Entwicklung der ivl im Vordergrund standen.
Inspiriert durch einen Bericht in „Vitako intern“ vom Dezember 2014 hatte
sich die ivl entschieden, erstmalig eine
Kundenzufriedenheitsanalyse bei ihren
Gesellschafter-Kunden durchzuführen.
Die Befragung wurde zusammen mit der
in der Branche bekannten Firma Hiestermann & Frömchen GmbH konzipiert
und durchgeführt. Das Projekt – von der
Konzeption über die Durchführung bis
zur Abschlusspräsentation – konnte fristund budgetgerecht bereits nach weniger als sechs Monaten abgeschlossen
werden.
ERGEBNISSE
ZIELSETZUNG UND METHODIK
Die wesentlichen Ziele der Kundenzufriedenheitsbefragung waren:
►► Messung und differenzierte Analyse der Zufriedenheit mit der ivl
►► Herausarbeitung des Verbesserungsbedarfs aus Sicht der verschiedenen Zielgruppen und Ableitung von Handlungsempfehlungen
►► Beurteilung der strategischen Entwicklung der ivl durch das Management der Gesellschafter.
Die Befragung von IT-Verbindungsmitarbeitern, Fachbereichs-und Bereichsleitern sowie Endanwendern wurde mit
auf die jeweiligen Zielgruppen abgestimmten, aber in wesentlichen Teilen
identischen Fragebögen online-gestützt
durchgeführt. Die Verwendung identischer Fragestellungen stellte sicher,
dass bei verschiedenen Leistungsparametern ein direkter Vergleich der Ergebnisse in diesen Zielgruppen durchgeführt
werden konnte. Die Messung der Zufriedenheiten erfolgte dabei anhand einer
10-er-Skala (von 1 = schlechtester Wert
bis 10 = bester Wert).
INTERN Nr. 1 | 2016
Insgesamt waren 1.400 Personen zur
Online-Umfrage eingeladen, die Rücklaufquote betrug knapp 60 Prozent. So
erfreulich wie diese hohe Rücklaufquote ist auch der Gesamtzufriedenheitswert über alle Zielgruppen, der bei knapp
unter acht Punkten liegt und damit sowohl für eine Erstbefragung als auch
im Vergleich mit anderen kommunalen
IT-Dienstleistern einen guten Wert darstellt. Viele Einzelwerte liegen dabei auf
einem guten bis sehr guten Niveau. Auch
die Analyse der Gespräche mit dem Management der Gesellschafter bekräftigt
das Geschäftsmodell der ivl und drückt
eine hohe Verbundenheit sowie ein hohes Vertrauen in ihren IT-Dienstleister
aus.
DIE „MARKE IVL“
Trotz der grundsätzlich vorhandenen Zufriedenheit mit den Leistungen der ivl ließen sich auch einige wichtige Ansätze
herausarbeiten, bei denen es aus Sicht
der Kunden Verbesserungsbedarf gibt.
So erkennen viele Befragte grundlegende Defizite im Zusammenhang mit
dem Image der ivl. Es herrscht zum Teil
Unklarheit darüber, wohin sich die „Marke ivl“ entwickeln will beziehungsweise
soll. Während Aspekte wie „Zuverlässigkeit“ und „Vertrauenswürdigkeit“ sehr
wohl mit der ivl assoziiert werden, fallen
andere Aspekte wie „Innovativität“, „moderner Dienstleister“ oder „transparent“
deutlich ab.
Interessant sind auch verschiedene Zusammenhänge, die nachgewiesen
werden konnten. So fallen die Urteile
über die ivl umso besser aus, je stärker
die ivl als transparent wahrgenommen
wird, je besser sich die Befragten über
die ivl informiert fühlen und je besser der
persönliche Kontakt zur ivl ist.
Axel Groß, Geschäftsführer der Informationsverarbeitung Leverkusen (ivl)
Die umfangreichen operativen Analysen
aus der Befragung ergaben eine Reihe
weiterer Anknüpfungspunkte für Verbesserungsmöglichkeiten, die nun auch unverzüglich angegangen werden. Zu nennen sind hier:
►► Schärfung des Images als moderner, innovativer Dienstleister
►► Verbesserung der Informiertheit
über die ivl und Steigerung der
wahrgenommen Transparenz
►► Erhöhung der Transparenz in der
Preisbildung
►► Proaktive Bearbeitung von neuen
Themen/ Innovationen
►► Verbesserung der Ticketbearbeitung durch qualifizierte Rückmeldungen
FAZIT
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass
die Ergebnisse aus der Befragung der ivl
viele wertvolle Hinweise zur besseren
strategischen und operativen Positionierung geliefert haben. Hervorzuheben ist
darüber hinaus, dass die Befragung von
den Kunden als Form der Wertschätzung
der ivl sehr positiv aufgenommen wurde.
Zudem wurde eine Basis für die kontinuierliche Erhebung der Kundenzufriedenheit geschaffen – eine Wiederholung ist
spätestens im Jahr 2018 vorgesehen.
AUTOREN: AXEL GROSS, IVL
LUTZ HIESTERMANN, HIESTERMANN &
FRÖMCHEN GMBH
18
AUS DER BRANCHE
Automatisierte Sicherheit
Dataport setzt auf Dateiausführungsverhinderung
›
Internet-Kriminelle greifen Computer und IT-Systeme von Bürgern, Unternehmen und Behörden immer professioneller an. „Die Angreifer
agieren oft so geschickt, dass es für
Nutzer nicht immer leicht ist, Angriffe zu erkennen. Es gibt zudem immer
mehr Schadprogramme, über die Angreifer in das digitale Innenleben von
Unternehmen oder der Verwaltung
eindringen wollen. Das erhöht die Gefahr, Opfer von Internet-Kriminalität
zu werden“, bilanziert Johann Bizer,
Vorstandsvorsitzender von Dataport,
das zurückliegende Jahr.
So werden Viren oder Trojaner durch
Links in E-Mails eingeschleust, deren
Absender vertrauenswürdig erscheinen.
Solche Links führen auf Webseiten, auf
der durch infizierte Werbebanner unbemerkt Schadsoftware auf dem PC installiert wird. Dieses sogenannte „Social
Engineering“ zielt auf die Menschen, um
in IT-Systeme einzudringen. Da sie den
vermeintlichen Absender kennen oder
ihm vertrauen, klicken sie auf den Link.
Dataport hat seine Schutzsysteme,
die Firewalls, angepasst, um diese für die
Nutzer oft schwer erkennbaren Angriffe
zu verhindern. Durch eine sogenannte
Dateiausführungsverhinderung wird die
Installation von Schadsoftware selbst
dann verhindert, wenn Links in kriminell
motivierten E-Mails geöffnet werden.
„Automatisierte Sicherheitsmaßnahmen entlasten die Nutzer. Denn sie können nicht immer alles über die Gefahren
in der komplizierten Cyber-Welt wissen“,
sagt Johann Bizer. Hoch standardisierte
IT-Systeme wie die von Dataport betriebenen Infrastrukturen können schnell an
neue Bedrohungslagen angepasst werden. Das beugt Gefahren vor. „Schnelligkeit ist eines der wesentlichen Kriterien,
um Cyber-Angriffe zu verhindern oder ihren Schaden gering zu halten“, so Bizer.
Dataport betreibt für die Verwaltungen in Schleswig-Holstein, Hamburg,
Bremen und Sachsen-Anhalt Rechenzentren, Netzwerke, Computer sowie
mobile Endgeräte und versorgt rund
70.000 Computer mit Virenschutz. Mehr
als die Hälfte aller Mails sind Spam. An
INTERN Nr. 1 | 2016
Automatisierte Sicherheit an allen Dataport-Standorten in Altenholz, Hamburg, Bremen, Rostock,
Magdeburg und Lüneburg.
den Mailservern werden jeden Monat
zwischen rund zwei und vier Millionen
Spam-Mails zurückgewiesen. Die Antivirensysteme erkennen jeden Monat
über 1.000 Bedrohungen durch Schadsoftware. Das entspricht in etwa den Bedrohungen, die 2014 abgewehrt wurden
– bei steigender Internet-Kriminalität:
Ende 2015 gab es rund 439 Millionen
Schadprogramme (Ende 2014: 250 Millionen; Quelle: Bundesamt für Sicherheit
in der Informationstechnik).
Eine weitere Voraussetzung für
schnelle Reaktionen ist die übergreifende Zusammenarbeit in der IT-Sicherheit,
um zum Beispiel Informationen zu aktuellen Gefahrenlagen auszutauschen. So
hat Dataport im Auftrag der Länder Ham-
burg, Bremen, Schleswig-Holstein und
Sachsen-Anhalt ein „Computer Emergency Response Team“ (CERT) aufgebaut. Es dient der konzertierten Abwehr
von Gefahren und ist das einzige länderübergreifende CERT in der deutschen
Verwaltung. Johann Bizer: „Die Angreifer
sind schnell und flexibel. Nur wer sich
gut aufstellt und Zusammenarbeit nicht
scheut, wird Cyber-Kriminellen trotzen
können. Das CERT ist ein wirksames
Instrument, um im Verbund gemeinsam
die täglichen Gefahren abzuwehren, die
vor Ländergrenzen nicht Halt machen.“
AUTORIN: BRITTA HEINRICH,
DATAPORT
19
AUS DER BRANCHE
Von A(ntrag) bis Z(ahlung)
ekom21 setzt auf E-Payment-Lösung aus dem eigenen Haus
›
E-Government ist seit Jahren das
Top-Thema im Bereich des öffentlichen Dienstes. Etliche Hürden wurden zwischenzeitlich genommen, um
Bürgern, Wirtschaft und Verwaltungen zu mehr Effizienz zu verhelfen
– nicht zuletzt dank des E-Government-Gesetzes. Bei ekom21 steht jetzt
die Online-Bezahlung im Fokus der
Aktivitäten.
Jede Dienstleistung hat ihren Preis – so
auch in den öffentlichen Verwaltungen.
Die Bezahlmöglichkeit für solche Services war bislang aber meist mit einem
Medienbruch im E-Government verbunden. Während der Antrag beispielsweise noch in elektronischer Form erfolgen
konnte, war die Bezahlung vom Computer aus dann nicht möglich. Der Gang
in die Behörde oder zur Bank kam früher oder später unweigerlich. Echtes EGovernment sieht anders aus, und deshalb hat sich die ekom21 dieses Themas
verstärkt angenommen.
Der hessische IT-Dienstleister gilt
ohnehin als einer der großen Vorreiter
beim E-Government und legt einen besonderen Schwerpunkt auf die Entwicklung neuer Produkte und Services.
MEHR SERVICE DURCH
INTEGRATION
Beim E-Payment waren es nicht nur
gesetzliche Anforderungen, die OnlineBezahlmöglichkeiten erfordern, wie zum
Beispiel im Bereich des i-KFZ. Vielmehr
standen die Erhöhung des Bürger-Services sowie die Entlastung der Verwaltung und die Steigerung von Effizienz
im Vordergrund. Das Ziel lautete, echtes
E-Government durch die Integration von
E-Payment zu schaffen.
Angefangen hat alles mit der OnlineAnhörung, bei gleichzeitiger Zahlungsmöglichkeit im Ordnungswidrigkeitensystem owi21. Bislang musste bei den
„Knöllchen“ ein Medienbruch in Kauf
genommen werden, denn die manuelle
Vervollständigung des Überweisungsträgers und der Gang zur Bank waren
obligatorisch. Die Zahlung des Verwarnungsgeldes kann nun ohne diese Hürden erfolgen und die Ordnungsbehör-
INTERN Nr. 1 | 2016
den ersparen sich die
manuelle Bearbeitung,
wie das Einscannen des
Post-Rücklaufs. Die Datenübernahme und Zahlungszuordnung erfolgt
automatisiert. Also ist
auch hier kein „händisches“ Eingreifen notwendig. Positiver Nebeneffekt: Die aktuellen
Zahlen und Fakten belegen, dass die Bezahlung
per PC rege und vor allem
zeitnah genutzt wird. Dies
beschert den owi21-Anwendern termingetreue Einnahmen und
sogar weniger Einsprüche. Viele Verkehrssünder nutzen nämlich die Chance, gleich „reinen Tisch zu machen“ und
das Ordnungsgeld zu bezahlen.
LÖSUNG FÜR VERWALTUNGEN
Im Rahmen dieses Pilotprojektes mit
dem Ordnungswidrigkeitensystem hat
die ekom21 erstmals eine E-PaymentMöglichkeit geschaffen, die nun sukzessive auf andere Fachverfahren übertragen wird. Möglich wird diese enorme
Erleichterung durch epay21, dem neuen Serviceangebot der ekom21. Die
Lösung ist speziell für öffentliche Verwaltungen konzipiert, mit den einschlägigen Providern verhandelt und ermöglicht
ein medienbruchfreies und effizientes
eGovernment.
Die ePay21-Lösung ist eine Plattform, die aus drei Modulen besteht:
►► Das Modul „epay21.Service“ ist
quasi die Schnittstelle zwischen
den Fachverfahren und der E-Payment-Welt. Es stellt die Integration
der unterschiedlichen PaymentService-Provider sicher und übernimmt die zentrale Konfiguration
sowie Überwachung der Bezahlprozesse.
►► „epay21.Accounting“ gewährleistet die automatisierte Verarbeitung
von Zahlungsdateien. Hier werden die Sammelüberweisungen
der Payment-Service-Provider in
Einzelposten aufgegliedert und
die Zahlungsinformationen für die
Fachverfahren und Finanzsysteme
bereitgestellt.
►► „epay21.Invoice“ sorgt für die reibungslose Online-Bezahlung von
Rechnungen und Abgabenbescheiden. Auf seine Daten kann der Bürger über einen QR-Code oder Internetlink, der auf den Bescheiden
aufgedruckt ist, zugreifen. Ein zusätzlicher Sicherheitscode schützt
vor unberechtigten Zugriffen.
LUKRATIVE KONDITIONEN
Die ekom21 hat neben der Realisierung
ihres eigenständigen Zahlungsportals
ePay21 und der Anbindung an Fachverfahren auch Verhandlungen mit den
größten und gängigsten E-PaymentProvidern geführt. So sind Online-Bezahlungen über PayPal, Girosolution,
VISA, Mastercard und GiroPay möglich.
Bei ihren Gesprächen hat die ekom21
äußerst interessante und lukrative Konditionen für alle öffentlichen Verwaltungen
in Deutschland ausgehandelt – also nicht
nur für ihre eigenen Kunden.
Dass sich ePayment lohnt, zeigen
die Erfahrungen aus den laufenden
Projekten. Hier wurden eine gesteigerte Zahlungsmoral und Termintreue der
Bürger festgestellt, wobei der Aufwand
in den Verwaltungen deutlich gesunken
ist. Mit den eGovernment-Lösungen der
ekom21, verbunden mit dem ePaymentPortal ePay21, profitieren die Verwaltungen also doppelt.
AUTOR: STEFAN THOMAS, EKOM21
20
AUS DER BRANCHE
Umfangreiches IT-Outsourcing
regio iT: Ganzheitliches IT-Konzept für die Arbeiterwohlfahrt in Aachen
›
Bei der Arbeiterwohlfahrt steht
der Mensch im Vordergrund. Der
Kreisverband Aachen-Stadt e.V. zählt
aktuell über 1.800 Mitglieder, mehr als
200 ehrenamtliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen engagieren sich für die
sozialen Aktivitäten des Verbandes.
Das geht längst nicht mehr ohne moderne Informationstechnologie – von
regio iT bereitgestellt.
Auch in der Sozialen Arbeit werden Prozesse und Aufgaben zunehmend durch IT
unterstützt oder gar abgelöst. Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und eine
immer ausgereiftere Technik stellen die
Institutionen vor neue Herausforderungen. Zudem nimmt die Anzahl der Klienten im sozialen Bereich permanent zu,
was sich auch auf die Anforderungen an
die IT-Landschaft auswirkt.
Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen hat sich nun auch die Aachener
AWO für ein Outsourcing ihrer IT entschieden. Diese übernimmt ab Frühjahr
2016 die regio iT und überführt diese in
ihr Rechenzentrum. Bisher hatte man die
umfangreiche IT-Infrastruktur im eige-
nen Hause vorgehalten. Warum
man das nun ändern will, erklärt
Gabriele Niemann-Cremer, Geschäftsführerin der AWO in Aachen: „Durch das Outsourcing
versprechen wir uns eine deutliche personelle Entlastung, zudem bietet die regio iT alles aus
einer Hand – vom Hosting über
umfassende Services bis hin zur
Anwenderbetreuung.“ Und auch
in puncto Sicherheit, Verfügbarkeit und Leistungsstärke hätte
das Konzept der regio iT über- Bei der Vertragsunterzeichnung: Dieter Rehfeld (regio
zeugt. „Gerade in einem sich so iT) und Gabriele Niedermann-Cremer (Geschäftsführerin
rasant entwickelnden Feld wie AWO Aachen).
der IT müssen wir zukunfts- und
investitionssicher planen“, so Niemann- sondern ebenso die PC-Clients vor Ort
Cremer weiter.
betreuen.
Neben klassischen RechenzentBei der regio iT freut man sich über
rumsleistungen und Shared Services wie ein weiteres Projekt im sozialen Umfeld.
E-Mail, Fileservices und Internet wird die Erst im vergangenen Jahr hatte das ITregio iT der AWO auch ihre eigenen Fach- Unternehmen die Franziska Schervier Alanwendungen online zur Verfügung stel- tenhilfe GmbH als Neukunden mit größlen. Angebunden werden sollen neun tenteils überregionalen Standorten für
Standorte mit insgesamt 53 Arbeitsplät- eine umfassende IT-Betreuung gewinzen. Dabei wird die regio iT nicht nur den nen können.
Betrieb sicherstellen und überwachen,
AUTORIN: BIRGIT BECKER, REGIO IT
Zeiterfassung neu gedacht
regio it führt 3S-Plus-Zeiterfassung ein
›
Flexibel und revisionssicher ist
eine neue Zeiterfassungslösung,
die die regio iT bei ihren Kunden
einführt.
Klein anfangen mit den Basisfunktionen
und -daten, empfiehlt Matthias Stöcker,
„das wächst automatisch“. Der Projektleiter bei regio iT verweist auf einen langjährigen Kunden, der mittlerweile mit
dem System über 60 Arbeitszeitmodelle
für die Kommune managt. Die Stammdaten integriert die regio iT. Der Kunde
kann später eigenständig Funktionalitäten erweitern.
„Der modulare Aufbau lässt dem Arbeitgeber großen Spielraum, was unter
der Oberfläche abgewickelt werden soll“,
INTERN Nr. 1 | 2016
betont Stöcker. Neben der reinen Zeiterfassung können auch die unterschiedlichsten Zeitarbeitsmodelle den Mitarbeitern zugeordnet werden: Tarifmodelle mit
Karenz- und Rundungsregelungen, Anund Abwesenheitsverwaltung, Urlaubsplanung und das alles in Abhängigkeit
vom Lebensalter beziehungsweise Status der Beschäftigten – Angestellte, Beamte, Teilzeitbeschäftigt. Die Anbindung
von Außenstellen sowie autarker Mitarbeiter ist ebenfalls möglich.
Ein großer Vorzug des Moduls: Die
Arbeitszeiten werden direkt mit Kostenstellen verknüpft. Die Zeitanteile, die die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selber
eintragen müssen, werden den Kostenarten und Produkten zugewiesen. Für
Lebensmittelkontrolleure werden die Vorund Nachrüstzeiten automatisch berücksichtigt. Zudem ermittelt das System aufgrund der Zeiten, welche Zuschläge für
Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit fällig werden. Am Ende entsteht per
Klick eine Übersicht, wer was und wann
für wen geleistet hat.
In enger Abstimmung mit 3S-Design
wird das Produkt permanent weiterentwickelt. „Wir sind ganz nah dran am Hardund Softwareentwickler, der schnell auf
Kundenwünsche reagiert“, sagt Matthias
Stöcker.
AUTORIN: CAROLA ADENAUER,
REGIO IT
21
AUS DER BRANCHE
Online-Anhörung schafft Effizienz
ekom21 mit neuem Service für Ordnungswidrigkeiten
›
Die ekom21 hält einen neuen Service in ihrer Ordnungswidrigkeitenlösung owi21 parat: Die Online-Anhörung. Auf die an einen Betroffenen
übermittelten Zeugenfragebögen, Anhörungsbögen, Verwarnungsgeldangebote oder EU-Informationsschreiben werden eine Webadresse, ein
QR-Aufruf-Code für internetfähige Mobilgeräte und eine individuelle Kennung mit Passwort gedruckt. Darüber
ist es möglich, über ein Online-Portal
Einsicht in die vorliegenden Beweismittel zu nehmen sowie den Fragebogen zu beantworten. Eine Online-Bezahlfunktion rundet das Angebot ab.
Der Betroffene hat die Möglichkeit, nach Eingabe der übermittelten
Zugangsdaten, Einsicht in die Verfahren zu nehmen, auch die hinterlegten
Beweismittel können angesehen werden. Angaben zu Fahrerin oder Fahrer
und Äußerungen zum Tatvorwurf können
direkt im Portal eingegeben werden. Auf
jeder Portalseite ist es möglich, zur Bezahlfunktion zu wechseln.
Neben Paypal und Giropay wird
auch die Möglichkeit angeboten, das Verwarnungsgeld über Kreditkarte (Mastercard, Visa) zu bezahlen. Abschließend
werden alle eingegebenen Daten in einer
Zusammenfassung angezeigt und können vom Betroffenen ausgedruckt wer-
In einer Vielzahl von Fällen erfolgen die
Antworten von Betroffenen zu Fahrzeugführern, Einwendungen zum Tatvorwurf
oder bei Mietfahrzeugen über die jeweiligen Nutzer in schriftlicher Form. Diese
Schriftstücke müssen derzeit noch eingescannt und die übermittelten Betroffenendaten manuell in das owi-Verfahren eingegeben werden. Hinzu kommt
das mühsame Entziffern von oft schlecht
lesbaren Handschriften, um auf die Angaben reagieren zu können. Dieser manuelle Aufwand wird jetzt durch die Online-Anhörung, die die ekom21 für ihre
Ordnungswidrigkeitenlösung owi21 realisiert hat, erheblich minimiert – beziehungsweise entfällt ganz.
den. Durch einfachen Mausklick beendet
man die Eingabe und die Daten werden
elektronisch und medienbruchfrei an
das Ordnungswidrigkeitensystem owi21
übermittelt. Dort erfolgt die revisionssichere Ablage der Antwort in der elektronischen Akte und der Sachbearbeiter
erhält zeitgleich einen Hinweis auf den
Eingang der Korrespondenz. Die weitere
Bearbeitung findet dann in der gewohnten Systemumgebung von owi21 statt.
INTERN Nr. 1 | 2016
VORTEILE FÜR ALLE
Das Portal ist mehrsprachig aufgebaut;
derzeit stehen die Texte in deutscher,
englischer, französischer, spanischer und
niederländischer Sprache zur Verfügung.
Außerdem ist das System für den Betrof-
fenen mit PC, Tablet oder Smartphone
rund um die Uhr nutzbar. Ein QR-Code
sorgt für zusätzliche Vereinfachung, weil
man schnell und direkt auf die richtige
Seite weitergeführt wird. Die Online-Anhörung bietet somit für alle Beteiligten
wesentliche Vorteile. Für die Betroffenen
entfallen der zeitliche Mehraufwand für
den Gang zum Briefkasten, der finanzielle Aufwand für den Briefumschlag
sowie das Porto. Außerdem können die
Fristen besser eingehalten werden, da
die Suche nach einem Briefkasten und
dessen Leerungszeiten ebenso wie der
komplette Postweg entfallen.
Die Zahlung des Verwarnungsgeldes
kann ohne Gang zur Bank oder ohne einen Wechsel in die jeweilige Online-Banking-Lösung direkt im Portal erfolgen. Die
Ordnungsbehörde spart das Einscannen
des Postrücklaufs und minimiert Übertragungsfehler bei der Datenübernahme
und der Zahlungszuordnung. Der OnlineAbruf von Beweisbildern seitens der Betroffenen führt zur Entlastung der Sachbearbeitung und schafft gleich Sicherheit
bei der Frage „War ich das überhaupt?“.
Die neue Online-Anhörung steigert
damit die Effizienz und erhöht die Verfahrensqualität im Ordnungsamt. Von unnötigen Aufwendungen und Kosten für das
Scannen oder manuelle Nachbearbeiten
ganz abgesehen.
Detlef Erdmann, Leiter der Informationstechnik der Zentralen Bußgeldstelle
beim Regierungspräsidium Kassel, berichtet hierzu, dass seit der Einführung
der Online-Anhörung am 1. März des
letzten Jahres die Zahl der Anmeldungen stetig angestiegen ist und täglich
durchschnittlich 450 Äußerungen über
das Portal bei der ZBS eingehen.
Diese Dokumente können von der
Sachbearbeitung sofort weiter bearbeitet werden und entlasten die Abläufe in
der ZBS beträchtlich. Aus Sicht der ZBS
ist die Online-Anhörung ein erfolgreicher
Schritt, um E-Government zu stärken und
den Bürgern eine moderne und zeitgemäße Möglichkeit zu bieten, mit der Behörde in Kontakt zu treten. Kontakt über:
[email protected]
AUTORIN: ELFIE BAGDA, EKOM21
22
AUS DER BRANCHE
Zukunftsfähig bezahlen
GovConnect unterstützt Kommunen mit pmPayment
›
Um für künftige Anforderungen
gerüstet zu sein, müssen Kommunen ein ganzheitliches Management für das E-Payment aufbauen.
Software-Lösungen helfen dabei,
eine Anbindung an Finanzverfahren
zu realisieren.
Der Wunsch der Bürgerinnen und Bürger,
Verwaltungsverfahren elektronisch abzuwickeln, wird immer stärker. Analog zu
Bezahlvorgängen in anderen Branchen
wollen die Menschen Zeit und Wege sparen. Allerdings sind elektronische Bezahlmöglichkeiten bislang nur bei wenigen Kommunen im Einsatz. Dies belegt
eine Studie des Deutschen Städte- und
Gemeindebundes e.V. und der Initiative
GeldKarte e.V.: Laut der Studie nutzen
bisher lediglich 13 Prozent der Kommunen diese Möglichkeiten.
Der Einsatz von elektronischen Bezahlmöglichkeiten wird zukünftig steigen.
Laut einer Studie zum E-GovernmentGesetz von der Hochschule Harz und
der Materna GmbH erkennen Kommunen die Notwendigkeit von E-Payment:
Der Umfrage zufolge haben 40 Prozent
der Kommunen die Einführung innerhalb
der nächsten zwei Jahre geplant. Dies
erklärt sich dadurch, dass 56 Prozent der
Kommunen hierin – gemessen an allen
Anwendungen aus dem E-GovernmentGesetz – den größten Nutzen sehen.
Die Vorteile von elektronischem
Bezahlen für Kommunen liegen auf der
Hand: Neben dem gesteigerten Service
für die Bürgerinnen und Bürger wird der
Zahlungsausfall minimiert und die internen Prozesse der Kommune werden optimiert, wodurch eine enorme Kostenersparnis realisiert wird. Laut einer Studie
von Billentis und der MACH AG sind bei
dem Umstieg von Papierrechnungen auf
elektronische Rechnungen Kostenersparnisse von 60-80 Prozent realisierbar.
KOMPLETTPAKET FÜR E-PAYMENT
Um die Kommunen bei der Einführung
von elektronischen Bezahlmöglichkeiten
zu unterstützen und die Vorteile zu nutzen, hat die GovConnect GmbH das Produkt pmPayment entwickelt. pmPayment
ist das Komplettpaket für das Manage-
INTERN Nr. 1 | 2016
ment von E-Payment. Denn mithilfe von
pmPayment wird der gesamte Prozess
von dem Online-Bezahlvorgang über die
Anbindung einer E-Payment-Lösung bis
hin zu der Integration in die Finanzverfahren der Kommunen online abgebildet.
pmPayment wird bereits erfolgreich
von über 80 Prozent der Kommunen in
Niedersachsen in dem Projekt i-KFZ
eingesetzt. Fahrzeughalter können ihr
Fahrzeug on… laut Stuline abmelden
und die Bezahdie bieten nur
lung dieses Vorgangs ebenfalls 13 Prozent der
online abwiKommunen
ckeln. Anschlieelektronische
ßend werden
die BuchungsZahlverfahren
daten an das
an ...
Finanzverfahren der Kommune übergeben. Bereits jede sechste
Online-Abmeldung wurde 2015 über pmPayment bezahlt.
UNIVERSELLER EINSATZ
Auch bei der Stadt Osnabrück ist pmPayment seit April 2015 im Einsatz. Bürgerinnen und Bürger können nun Bescheinigungen bei der Meldebehörde
und verschiedene Urkunden beim Standesamt elektronisch über Webformulare beantragen. pmPayment übernimmt
anschließend die Kommunikation mit der
Bezahldienstlösung, so dass die Antragsteller die anfallenden Gebühren direkt
online bezahlen können.
An pmPayment ist die Bezahldienstlösung Giro-Checkout der Giro-Solution
AG angebunden. Giro-Solution ist ein
Unternehmen der Sparkassen-Finanz-
gruppe und bietet die gängigen Bezahlverfahren giropay, Lastschrift und Kreditkarte an. Auch PayPal ist in pmPayment
integriert, sodass den Bürgern auch
diese Bezahlart zur Verfügung steht. Die
Buchungsdatensätze werden anschließend nach den Vorgaben der Stadt Osnabrück von pmPayment aufbereitet und
an das Finanzverfahren übergeben.
Hauke Hartmann, Projektverantwortlicher E-Government bei der Stadt Osnabrück, resümiert: „Die Entscheidung
für pmPayment war genau richtig. Die
wesentlichen Vorteile von pmPayment
sind für uns, dass wir den Bürgerinnen
und Bürgern einen Mehrwert bieten und
den Zahlungsausfall reduzieren.“
Da pmPayment grundsätzlich bei allen elektronischen Verwaltungsverfahren eingesetzt werden kann, ergeben
sich vielfältige Einsatzmöglichkeiten für
Kommunen. Von der Ahndung von Ordnungswidrigkeiten über Baulastenauskünfte bis hin zur Bestellung von Karten
und Artikeln aus dem Tourismusbüro ist
der Einsatz von pmPayment für alle Verwaltungsverfahren denkbar, wobei die
gewünschte Zahlungsart für jeden Anwendungsfall vorgegeben werden kann.
AUTOR: SEBASTIAN PLOG,
GOVCONNECT
Interessenten können sich auf der
CeBIT in Halle 7, Stand B42 von
der pmPayment-Lösung selbst
überzeugen.
23
AUS DER BRANCHE
Drahtlos im Netz
KIRU unterstützt Kommunen beim Aufbau öffentlicher WLAN-Netze
›
Drahtlose lokale Netzwerke in öffentlichen Einrichtungen und auf
öffentlichen Plätzen werden auch im
kommunalen Umfeld immer mehr
nachgefragt. Deshalb hat der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU)
für seine Kunden und Mitglieder sowohl eine WLAN-Managementlösung
als auch eine WLAN-Hotspot-Lösung
neu in sein Leistungsportfolio mit
aufgenommen.
In den letzten Jahren ist der Wunsch
nach mehr Flexibilität besonders auch
in Netzwerken der öffentlichen Verwaltungen stetig gewachsen. Dies ist sicherlich auch der verbreiteten Nutzung der
WLAN-Technologie zuzuschreiben, die
als ausgereifte, etablierte Datenübertragungstechnik im privaten wie auch im geschäftlichen Umfeld bereits seit Jahren
eingesetzt wird. Parallel dazu nehmen
die Anforderungen nach WLAN-Verfügbarkeit auf öffentlichen Plätzen und in
öffentlichen Gebäuden durch die vermehrte Nutzung von mobilen Endgeräten weiter zu.
Die im Rechenzentrum KIRU betriebene WLAN-Managementlösung basiert
auf der aktuellsten WLAN-Technologie,
die sich optimal für den Aufbau von Datenfunknetzen in Gebäuden eignet. Die
eingesetzte Technologie setzt auf bewährte und leistungsstarke WLAN-Komponenten des Herstellers Cisco Systems
und bietet Kunden und Mitgliedern die
Vorteile einer sicheren, zentral betriebenen Managementlösung. Neben den Synergieeffekten, die sich durch den zentralen Support und bei den Betriebskosten
ergeben, kann die WLAN-Infrastruktur
stufenweise in allen angebundenen Gebäuden einer Verwaltung auf- beziehungsweise ausgebaut werden.
FÜR BÜRGER UND DIENSTLEISTER
Das drahtlose lokale Netzwerk kann
entsprechend der vorhandenen technischen Ausstattung und Netzanbindung
beispielsweise in Wartebereichen von
Behörden, in Sitzungssälen, Bürgerämtern, bei der Touristeninformation oder in
Außenstellen zur Verfügung gestellt wer-
INTERN Nr. 1 | 2016
den. „Öffentliches
WLAN ist nicht
nur ein Service für
Bürgerinnen und
Bürger, sondern
auch für externe
Dienstleister wie
Servicepersonal,
Handwerker oder
Architekten“, erklärt
Michael Beier, Mitarbeiter im Fachbereich Kommunikationstechnik bei der
KIRU.
Das Angebot
der KIRU basiert
auf einem mandantenfähigen
W L A N - M a n a g e - „Splash-Screen“ einer KIRU-Startseite in einem öffentlichen WLAN-Netz
mentsystem. Die
Konfiguration und
Steuerung der einzelnen Komponen- anwenderfreundlich“, betont Beier. „Der
ten im Rechenzentrum und beim Kun- Aspekt Störerhaftung ist von abl vorbildden (Accesspoints, Updates und Moni- lich gelöst, weil diese unabhängig vom
toring) erfolgt zentral. Neben technischen jeweiligen Provider gewährleistet werAspekten bietet die WLAN-Lösung der den kann“.
KIRU auch monetäre Anreize, da sie
Weitere Möglichkeiten der Hotspotals Mietlösung besonders investitions- Lösung, wie zum Beispiel die selbst
freundlich ist.
definierbaren Splashsites (Startseiten
nach dem Einloggen), ermöglichen den
HOTSPOTS FÜR FLÜCHTLINGE
Kunden, sich als Kommune zu präsen„Natürlich entwickeln wir unsere Lösun- tieren, etwa durch die Einblendung des
gen für Mitglieder und Kunden ständig Stadtwappens oder einer prominenten
weiter und versuchen diese zu optimie- Stadtansicht.
ren. Derzeit bekommen wir vermehrt AnFür den Kommunikationstechniker
fragen aus Rathäusern und Landratsäm- Michael Beier sind kombinierbare Sertern zu ergänzenden Hotspot-Lösungen“, viceleistungen ein wichtiger Aspekt. „Die
berichtet Michael Beier, „zum Beispiel WLAN-Lösungen der KIRU sind aufeinfür Flüchtlingsunterkünfte und öffentliche ander abgestimmt und kombinierbar. BeiPlätze. Im Zuge einer Kooperation mit spielsweise ermöglicht eine Erweiterung
der in Nürnberg ansässigen abl social fe- des Hotspot-Angebots mit der WLANderation GmbH bieten wir eine optimale Management-Lösung eine sichere und
Lösung mit viel Mehrwert an.“
zuverlässige Anbindung von mobilen
Ziel der Kooperation ist es, durch Endgeräten an das kommunale Verdas Zusammenlegen der Kernkompe- waltungsnetz.“ Für Hotspot- und offene
tenzen beider Seiten Kommunen beim WLAN-Lösungen wird die Bereitstellung
Auf- und Ausbau öffentlicher WLAN-Net- eines separaten Internetzugangs empze zu unterstützen. Auf abl aufmerksam fohlen und auf Wunsch durch den Partwurde die KIRU über einen gemeinsa- ner der KIRU verwaltet und überwacht.
men Partner, Cisco Systems, dessen
Produkte sowohl bei abl wie auch bei
AUTORIN: LINDA HANSELMANN, KIRU
der KIRU eingesetzt werden. „Die Technologie passt und sie ist ausgesprochen
24
AUS DER BRANCHE
Repräsentativer Unternehmensstandort
Offizielle Einweihung des neuen Citkomm-Gebäudes in Hemer
›
Der kommunale IT-Dienstleister
Citkomm hat einen neuen Firmensitz im Sauerlandpark Hemer bezogen und freut sich über moderne Arbeitsplätze und eine besondere hohe
Energieeffizienz.
„Wir freuen uns sehr, dass der Umzug so
problemlos geglückt ist und wir nun über
einen repräsentativen Unternehmensstandort verfügen“. Mit diesen Worten
fasste der Verbandsvorsteher der KDVZ
Citkomm, Landrat Thomas Gemke, die
offizielle Einweihung des neuen Firmengebäudes im Sauerlandpark der Stadt
Hemer zusammen. Zahlreiche Vertreter aus Politik und Wirtschaft, darunter
der stellvertretende Bürgermeister von
Hemer, Wolfgang Römer, sowie Peter
Kühne, Vorstandsvorsitzender von Vitako, der eigens aus Leipzig anreiste,
gratulierten der Citkomm zu ihrem neuen
Firmensitz an der Sonnenblumenallee.
Natürlich fehlte auch nicht die symbolische Schlüsselübergabe durch den
Architekten Martin Schlüter. Nach dem
offiziellen Teil konnten die Gäste die neuen Räumlichkeiten des kommunalen ITDienstleisters besichtigen.
Bereits Ende September 2015 war
die Citkomm mit ihren 180 Mitarbeitern
von Iserlohn in das ehemalige Kasernengebäude im Sauerlandpark gezogen.
Insgesamt 9,7 Millionen Euro hat die Citkomm in den neuen Standort investiert.
Bei der Sanierung von Grund auf wurde
viel Wert auf Energieeffizienz gelegt.
Symbolische Schlüsselübergabe: Architekt Martin Schlüter, Landrat Thomas Gehmke und die
Citkomm-Geschäftsführer Jürgen Friebe und Michael Neubauer am neuen Firmensitz.
Das neue Gebäude glänzt aber nicht
nur mit moderner Technik, es wurde auch
sehr viel Wert auf eine moderne Gestaltung der Arbeitsplätze gelegt: Am alten
Standort in Iserlohn wurde zumeist noch
in Großraumbüros mit typischer 1970-er
Jahre Atmosphäre gearbeitet. Auch die
direkte Nachbarschaft zum Sauerlandpark bildet einen Pluspunkt.
„Dabei gibt es gleich einen doppelten Grund zur Freude. Unsere Mitarbei-
ter können sich über einen modernen
Arbeitsplatz freuen, während wir als
Unternehmen gleichzeitig unsere jährlichen Energiekosten erheblich reduzieren
können. Eine echte Win-Win-Situation –
auch für unsere Kunden!“ so CitkommGeschäftsführer Michael Neubauer.
Hinter Citkomm steht der Zweckverband KDVZ Citkomm und die Tochtergesellschaft Citkomm services GmbH.
Beide Unternehmen treten als Verbund
auf und können können jeweils auf die
Leistungsfähigkeit, Erfahrungen und
Ressourcen des Anderen zurückgreifen.
Die Citkomm wird von den drei Kreisen
Hochsauerlandkreis, Märkischer Kreis
und Kreis Soest sowie von den 41 in
diesen Kreisen liegenden Städten und
Gemeinden getragen. Auch Kommunen
im Rheinisch-Bergischen Kreis, sowie
im Kreis Unna nehmen die Dienstleistungen in vollem Umfang in Anspruch.
Über die Tochtergesellschaft Citkomm
services GmbH nutzen zahlreiche weitere kommunale Kunden das umfangreiche
Leistungsangebot.
AUTORIN: MARAY PAUL, CITKOMM
INTERN Nr. 1 | 2016
25
AUS DER BRANCHE
Kein leichter Weg
KRZN hat sich als Dienstleister im Bereich SAP-Finanzsoftware etabliert
›
„Dieser Weg wird kein leichter
sein“ – die Textzeile des WMSongs von 2006 spukte auch vielen
Verantwortlichen beim Kommunalen
Rechenzentrum Niederrhein (KRZN)
im Kopf herum, als man sich gemeinsam mit den angeschlossenen
Anwenderverwaltungen für die Einführung des DZ-Kommunalmaster®
Doppik, dem kommunalen SAP-Template der Datenzentrale Baden-Württemberg, für die Finanzbuchhaltung
der Kommunen entschlossen hatte.
Die Herausforderung bestand darin, die
Einführung der neuen SAP-basierten
Software zeitgleich mit der Einführung
des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) in Nordrhein-Westfalen zu
koordinieren. Die gesetzliche Vorgabe in
NRW sah eine Einführung von NKF bis
spätestens zum Haushaltsjahr 2009 verpflichtend vor und setzte die Betroffenen
zusätzlich unter Zeitdruck. So musste
innerhalb von nur 24 Monaten eine Infrastruktur im KRZN erstellt, Know-how für
den Betrieb und die Beratung der (allen
Beteiligten noch weitgehend unbekannten) Anwendung aufgebaut werden. Zeitgleich wurde ein Produktionsbetrieb für
33 Mandanten vorbereitet.
Dies war die Ausgangslage zu Beginn des Jahres 2007. Heute, neun Jahre später, betreut das KRZN derzeit 41
Kommunalverwaltungen mit dem SAPTemplate des Kommunalmasters für ihren NKF-Haushalt sowie 17 weitere Betriebe mit einem weiteren SAP-System
zur Abbildung einer kaufmännischen
Finanzbuchhaltung.
Nach der erfolgreichen NKF-Einführung zu Beginn des Jahres 2009 konnte
das KRZN weiter konsequent und erfolgreich den Weg zur Einproduktstrategie im
Bereich Finanzen gehen. Die Konzentration auf nur eine Finanzsoftware bietet dabei die Möglichkeit, entsprechende
Dienstleistungen für die Kunden zentral zu bündeln. Durch den Aufbau eines
starken Expertenteams in der Kundenbetreuung kann eine Beratungskompetenz
erzielt werden, die über die Beantwortung rein technischer Problemfälle hinausgeht. Bereits bei der Einführung von
INTERN Nr. 1 | 2016
SAP und NKF wurde deutlich, dass viele
Probleme, die sich bei der Nutzung der
Software zeigen, ohne die fachliche Analyse der dahinterliegenden Geschäftsprozesse nicht zufriedenstellend gelöst
werden können. So ist es das Ziel der
Kundenberatung im SAP-Bereich, sachverhaltsbezogene Lösungen zu finden
und in der Software umzusetzen.
Eine Herausforderung bestand etwa
in der Analyse der Daten vergangener
Jahre im Rahmen der Aufstellung von
Jahresabschlüssen. Besonders die Abstimmung aller Haupt- und Nebenbücher
und die Suche nach den dabei aufgefallenen Unstimmigkeiten erforderte eine
Prüfung der Prozesse und der Belege in
den Mandanten. Ebenso galt zu klären,
ob offene Fälle oder andere Schiefstände existieren, die aus den Auswertungen
zum Jahresabschluss (Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung) nicht direkt
zu erkennen sind, aber aus Prozesssicht
noch nicht erledigt sind.
PRÜFUNGEN DER PROZESSE
Die ersten SAP-Jahre wurden daher in
Form von Projekten mit Beteiligung der
KRZN-Berater und Mitarbeiter der jeweiligen Verwaltung durchgeführt. Quer
durch alle Module wurden Prüfungen
der Prozesse und Buchungen vorgenommen, Fehlerquellen lokalisiert und
Lösungswege erarbeitet, die zu einem
stimmigen und nachvollziehbaren Jahresabschluss führten und künftige Unstimmigkeiten möglichst vermeiden. Zum
Ablauf der Buchhaltungen gehört natürlich auch die Sicherstellung der Integration anderer Verfahren, die Daten an die
Buchhaltung liefern oder Informationen
erhalten.
Die Personalkosten beispielsweise,
die in einer separaten Software personenbezogen geführt werden, müssen,
bezogen auf entsprechende Kontierungen, ihren Weg in die Buchhaltung finden.
Basis hierfür sind die Zuordnungen der
Mitarbeiter zu den Kontierungen innerhalb der Personalabrechnungssoftware.
Die zu zahlenden Beträge werden in regelmäßigen eingeplanten Schnittstellenläufen an die SAP-Systeme weitergegeben. Rücksicht genommen wird dabei
auch auf die entsprechende Periodisierung des Personalaufwands. Die Buchungen erhalten das im NKF für den
Aufwand vorgeschriebene Buchungsdatum. Die gegebenenfalls notwendigen
manuellen Eingriffe (beispielsweise Abgrenzungen zum Jahreswechsel) wurden
vom KRZN in einer Dokumentation beschrieben und werden von den Verwaltungen entsprechend umgesetzt.
Im Bereich der Veranlagung setzt
das KRZN auf die gemeinsam mit der
Landeshauptstadt Düsseldorf und der
Stadt Bochum entwickelte Software
KIVi (Kommunales Integriertes Veranlagungsinformationssystem). Hier wurde
bereits während der Entwicklung Wert
auf eine vollständige Integration zur Finanzbuchhaltung gelegt. So hält KIVi
keine Adressen der Steuerpflichtigen
vor, sondern nutzt als Adressverwaltung
das SAP-System. Auch der Austausch
von Buchungsinformationen ist bidirektional möglich. KIVi liefert also nicht nur
die Informationen für die Forderungen
und Ertragsbuchungen an SAP, sondern empfängt auch Zahlungsinformationen von SAP. Integration in andere
Themenbereiche, wie zum Beispiel die
Vollstreckung oder das Berichtswesen,
aber auch die Automatisierung des Zahlungsverkehrs und der Datenaustauch
mit Banken, gehört ebenfalls ins Portfolio
der KRZN-Dienstleistungen.
Dies alles läuft mittlerweile in weiten
Bereichen routiniert und zeigt, dass das
KRZN sich als Dienstleister im Bereich
der SAP-Finanzsoftware etabliert hat.
Die Kunden schätzen die Kompetenz
und die Intensität der Beratung in SAPund NKF-Fragen. Permanent wird auch
die programmtechnische Unterstützung
mit der Entwicklung und dem Einsatz
neuer Funktionalitäten in der Software
in Abstimmung mit den Kunden erweitert.
Nach nunmehr neun Jahren Erfahrungen
mit den SAP- und den DZBW-Anwendungen lässt sich festhalten, dass der Weg
– der in der Tat kein leichter war – sicherlich noch nicht zu Ende ist, aber bislang
erfolgreich beschritten wurde.
AUTOR: KASPAR MÜLLER-BRINKHOFF,
KRZN
26
AUS DER BRANCHE
Godzilla unterstützt den LVR
Web-Anwendung optimiert die Zusammenarbeit von 1500 Beschäftigten
›
Merkzettel, Excel-Tabellen, EMails – an vielen Stellen geraten
die klassischen Hilfsmittel zur Arbeitsorganisation an ihre Grenzen.
Dies gilt insbesondere für Bereiche,
in denen viele Rädchen ineinander
greifen müssen. Beim Landschaftsverband Rheinland (LVR) werden die
Beschäftigten von einem intelligenten
Workflow-Management-System unterstützt, mit dem sich verschiedenste
Prozesse über eine zentrale Lösung
abwickeln lassen.
Der Name ist Programm: Ursprünglich
vom japanischen „Gojira“ für Godzilla
stammend, handelt es sich bei der Software „JIRA“ in der Tat um eine starke Lösung. Auf jeden Fall was den Umfang an
Einsatzmöglichkeiten betrifft: Ursprünglich wurde JIRA für das Fehlermanagement eingesetzt. Durch seine vielfältigen Funktionen zur Ablauforganisation
(„Workflow-Management“) ist das Programm darüber hinaus bestens geeignet
für das Management von Prozessen und
Aufgaben.
Beispiel LVR: Seit der Einführung im
Jahr 2010 durch das Systemhaus des
LVR hat sich JIRA als smarte Lösung zur
Unterstützung von Prozessen sowie zur
Optimierung der Zusammenarbeit und
Kommunikation etabliert. In zahlreichen
Bereichen nutzen mittlerweile mehr als
1.500 Mitarbeitende die von LVR-InfoKom speziell auf die Kundenanforderungen angepassten Workflows. Es werden
Aufgaben erstellt und geplant, bearbeitet
und dokumentiert. Während des gesamten Prozesses kann der Bearbeitungsstand transparent eingesehen werden. In
Meetings werden die Aufgaben interaktiv
besprochen und die Ergebnisse unmittelbar im System dokumentiert. Somit
entfällt der Aufwand für die nachträgliche
Protokollerstellung und alle Mitarbeitenden werden in den Prozess einbezogen.
Die Vorteile für die Nutzerinnen und
Nutzer liegen auf der Hand: JIRA ermöglicht eine vollständige Dokumentation
und medienbruchfreie Kommunikation
INTERN Nr. 1 | 2016
JIRA leitet sich vom japanischen Gojira ab, das für Godzilla steht und tatsächlich eine starke Lösung für die Organisation von Zusammenarbeit ist.
zwischen den beteiligten Personen. Der
Zugriff erfolgt dabei über den Webbrowser und ist auch über mobile Endgeräte
möglich. Durch klare Rollen, automatisierte Rückmeldungen und die Sicherstellung der Vertretung wird eine Verbesserung der Zusammenarbeit erreicht.
AKZEPTANZ ERZIELEN
Der schwierigste Part einer erfolgreichen
Umsetzung ist die Akzeptanz des Tools
und die durchgängige Nutzung aller Prozessbeteiligten im LVR. Hier ist Überzeugungsarbeit und Flexibilität bei der
Anpassung erforderlich – von der klassischen Aufgabenplanung bis hin zu speziellen Ausprägungen beispielsweise
für Serviceaufträge für die Hausverwaltung, Bestellvorgänge mit hinterlegten
Genehmigungsprozessen und andere
Anforderungen.
Aktuell wird ein Workflow zur Klärung von fachlichen Fragen von Sachbearbeitenden über JIRA umgesetzt. Eine
Anfrage soll angelegt und automatisiert
an die Fachkoordination weitergeleitet
werden. Im Anschluss an die Bearbei-
tung wird die Lösung in JIRA dokumentiert und der Anfragende sowie weitere
Mitarbeitende informiert.
Von der Anforderungsaufnahme
über die Umsetzung bis zum Betrieb
werden alle Arbeiten von LVR-InfoKom
übernommen. Somit bietet das Systemhaus seinen Kunden aus dem LVR und
darüber hinaus ein flexibles und kostengünstiges Workflow-Management-Tool
an, welches die Effektivität und Effizienz von Arbeitsprozessen erhöht. Hierfür gibt es schon zahlreiche fertige Anwendungsszenarien aus dem Bereich
der Verwaltung.
Und die Tendenz ist ganz klar:
Steigend!
AUTOR: MAXIMILIAN PETER,
LVR INFOKOM
27
AUS DER BRANCHE
Bürgerkonto wird Servicekonto
Das interoperable Konto für Bürger und Unternehmen
›
Gemeinsam mit dem KDN und
dem Bund entwickelt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) Strategien, um
Bürgern und Unternehmen die Nutzung von kommunalen Online-Dienstleistungen zu erleichtern.
Für E-Government-Services ist neben
dem Bekanntheitsgrad die einfache
Handhabung eine wichtige Voraussetzung für einen hohen Nutzungsgrad.
Kommunale Dienstleistungen müssen
auf einfachen Wegen erreichbar sein,
vergleichbar mit Bestellungen in WebShops , bei denen mit wenigen Klicks
Warenkörbe zusammengestellt, bezahlt
und bestellt werden können.
Für viele Leistungen ist eine Klärung der Identität des Antragstellers erforderlich. Um diese nicht bei jeder Beantragung erneut prüfen zu müssen, sind
Benutzerkonten für Antragsteller eine
zentrale Komponente von kommunalen
Portalen. Daten einer geklärten Identi-
tät – ob ad hoc durch die eID des neuen
Personalausweises oder durch einmalige
Freischaltungsmechanismen bei manuell
angelegten Konten – können dadurch
für weitere Anträge genutzt werden. In
der Behörde kommen valide Daten an,
die Antragsbearbeitung kann beginnen.
Ein Hemmnis für die Akzeptanz
von E-Government sind die zahlreichen
Registrierungen mit denen Antragsteller
im Laufe der Zeit bei unterschiedlichen
Behörden konfrontiert werden. Ständig
müssen Stammdaten wie Name, Adresse usw. eingegeben werden. Wer möchte
die Vielzahl der Zugangsdaten verwalten
beziehungsweise hat die Zugangsdaten
bei seltener Nutzung parat? Anträge bei
Bund, Land, Kommune in diversen WebAnwendungen, dazu vielleicht noch ein
Umzug über die Grenzen eines Bundeslands hinweg – da kann man schon mal
den Überblick und in Folge die Lust an
E-Government verlieren. Warum deshalb
nicht die ‚Öffentliche-ID‘ in vielen Systemen nutzbar machen?
Ziel muss es sein, ein einmal angelegtes
Servicekonto in anderen Anwendungen
und anderen Portalen verfügbar zu machen. Dabei ist zunächst für den Nutzer
nicht relevant, mit welcher Technik dies
erreicht wird. Sofern Sicherheitsaspekte
berücksichtigt werden, zählt allein das
Ergebnis der einfachen Nutzung.
Die Bürgerservice-Portale des krz
verfügen über ein einheitliches Servicekonto, sodass beispielhaft der bei
der Stadt Lage registrierte Benutzer mit
den gleichen Zugangsdaten auch ein
Fahrzeug dort online abmelden kann.
Perspektivisch sollen Servicekonten
auch in anderen Portalen oder Onlineanwendungen für die Anwender verfügbar sein, etwa nach einem Umzug. Dazu
werden gemeinsam mit dem landesweiten Zusammenschluss der kommunalen
IT-Dienstleister KDN, dem MIK in Düsseldorf und dem Bund Vorgehensweisen
entwickelt.
AUTORIN: MICHAELA LEHNERT, KRZ
Automatisch, Bequem, Einfach
krz stellt Outlook-Signaturen zentral bereit
›
Beim Lemgoer IT-Dienstleister
abgeschafft: das lästige Aktualisieren der Standard-Signatur in Outlook. Ab sofort stellt das Kommunale
Rechenzentrum Minden-Ravensberg/
Lippe (krz) seine E-Mail-Signatur zentral den Mitarbeitern bereit.
Mit der neuen Eigenentwicklung wird die
Signatur über eine zentrale Weboberfläche unkompliziert im Browser erstellt. Sobald sich jemand am Rechner anmeldet,
wird sie automatisch heruntergeladen
und in Outlook eingebunden. Einfach und
bequem steht damit die mit aktuellsten
Informationen versehene Signatur für EMails bereit. Das händische Aktualisieren
entfällt damit vollständig.
„Bis zu sechs Mal im Jahr haben wir
von unserem Marketing-Team aus alle
INTERN Nr. 1 | 2016
Kolleginnen und Kollegen um die manuelle Aktualisierung der Outlook-Signatur
gebeten. Ein Aufwand, der nun vollständig durch die neue Anwendung entfällt“,
zeigt Fachteamleiterin Andrea Giese den
Grund für die Eigenentwicklung auf.
Gemeinsam haben sich die Programmierer und die Outlook-Fachexperten des ostwestfälischen Serviceproviders an die Erstellung der Anwendung
gemacht. Das Ergebnis bereitet Freude:
„Endlich sind wir von dieser Routinearbeit entlastet“, ein Feedback, welches
Geschäftsführer Reinhold Harnisch nach
Einführung erreichte.
Die Anwendung fügt die neue EMail-Signatur der Liste der Signaturen
hinzu. Diese kann dann in einer neuen EMail einfach auswählt und als Standard
gesetzt werden. Danach fügt Outlook die
aktuelle Standard-Signatur automatisch
in die Mails ein. Bereits angelegte weitere Signaturen bleiben vollständig erhalten; individuelle Signaturen werden
nicht verändert.
AUTOR: MARKUS BRAND, KRZ
28
AUS DER BRANCHE
In Kraft getreten
Was muss 2016 bei der E-Vergabe schon beachtet werden?
›
Gut zwei Jahre nach Verabschiedung der maßgeblichen EU-Richtlinien zur Reform des europäischen
Vergaberechts haben Bundestag und
Bundesrat am 17. und 18. Dezember
2015 das Gesetz zur Modernisierung
des Vergaberechts verabschiedet. Damit sind die wesentlichen Regelungen der neuen EU-Vergaberichtlinien
im quasi neu gefassten Vierten Teil
des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) verankert worden.
Die nicht im Gesetz enthaltenen Detailregelungen sind in einer Mantelverordnung (Vergaberechtsmodernisierungsverordnung - VergRModVO) aufgeführt,
die vom Bundeskabinett am 20. Januar
2016 beschlossen wurde. Auch wenn die
Zustimmung von Bundestag und Bundesrat zur Verordnung noch aussteht, ist
davon auszugehen, dass das Modernisierungspaket noch rechtzeitig vor dem
Ablaufen der Umsetzungsfrist zum 18.
April 2016 in Kraft treten kann.
Die VergRModVO enthält in Artikel
1 die Vergabeverordnung (VgV). Darin sind auch umfassende Vorgaben zur
Nutzung elektronischer Mittel und Instrumente im Bereich der europaweiten
Ausschreibungen getroffen. Die daraus
resultierende verpflichtende Nutzung der
E-Vergabe wird sowohl bei öffentlichen
Auftraggebern als auch bei Unternehmen
mit einer wesentlichen Umstellung bei
Kommunikation und Prozessen einhergehen. Doch was bedeutet dies nun für
die öffentlichen Auftraggeber ab diesem
Jahr im Detail?
Für Ausschreibungen im Unterschwellenbereich, die nach nationalem
Vergaberecht durchgeführt werden können, wird mit der Vergabereform keine
Pflicht zur E-Vergabe herbeigeführt.
AUS RECHTLICHER SICHT
Aus rechtlicher Sicht handelt es sich bei
der E-Vergabe um einen digitalen, medienbruchfreien Vergabeprozess im engeren Sinne von der Bekanntmachung
bis zur Zuschlagserteilung. Verwaltungsinterne Arbeitsabläufe sind nicht betroffen. Das heißt, es bleibt dem öffentlichen
Auftraggeber auch künftig überlassen,
INTERN Nr. 1 | 2016
wie er seine internen Arbeitsabläufe gestaltet. Dies betrifft zum Beispiel die Frage, ob und inwieweit für interne Prozesse
weiterhin an der Papierform festgehalten
wird, sowie die Form der Aufbewahrung
von elektronischen Daten aus dem Vergabeverfahren. Ob dies – mittel und langfristig – sinnvoll ist, sei an dieser Stelle
dahingestellt.
Von der E-Vergabe umfasst ist auch
die Datenbank E-Certis und die elektronische Version der sogenannten Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung
(EEE). Letztere wurde von der EU-Kommission am 5. Januar 2016 beschlossen.
Dabei handelt es sich um ein Standardformular, das die Eignungsprüfung einheitlich vorstrukturieren und vereinfachen
soll. Die EEE dient als vorläufiger Nachweis der Eignung, die auch Bescheinigungen von Behörden oder Dritten
ersetzt. Nur das für den Zuschlag vorgesehene Unternehmen muss anschließend Dokumente zum Nachweis der
Eignung einreichen. Die EEE kann vom
Bieter freiwillig genutzt werden. Reicht
ein Unternehmen die EEE ein, muss die
Vergabestelle diese, auch wenn sie eigene Formulare besitzt, akzeptieren. Sie
kann aber keine EEE einfordern.
Bei E-Certis handelt es sich um ein
elektronisches Informationssystem für
Bescheinigungen und sonstige Nachweise, die bei Ausschreibungsverfahren
häufig verlangt werden. Die Informationen stammen von nationalen Behörden
und werden regelmäßig aktualisiert.
Flankiert wird die E-Vergabe durch
weitere elektronische Instrumente, deren
Nutzung den öffentlichen Auftraggebern
ab dem 18. April 2016 aber freigestellt
sind. Dazu gehören das elektronische
dynamische Beschaffungssystem (Artikel 34), die elektronische Auktionen (Artikel 35) und die elektronischen Kataloge
(Artikel 36).
UMSETZUNGSFRISTEN
Die EU-Vergaberichtlinien lassen den
Mitgliedstaaten bei der E-Vergabe in zeitlicher Hinsicht einen Gestaltungsspielraum, den die Bundesregierung in der
VergRModVO ausgeschöpft hat. Konkret
bedeutet dies, dass einige Aspekte der
E-Vergabe noch 2016 und andere Teile
zeitlich gestaffelt bis zum 18. April 2018
allen Beteiligten des Vergabeverfahrens
verbindlich vorgegeben werden.
Ab dem 18. April 2016 sind alle öffentlichen Auftraggeber in jedem Fall
verpflichtet, ihre Bekanntmachungen
zwingend elektronisch vorzunehmen.
Entweder direkt auf den Internetseiten
des Tenders Electronic Daily (TED) – der
Online-Version des „Supplement zum
Amtsblatt der Europäischen Union“ für
das europäische öffentliche Auftragswesen. Oder aber über Vergabeplattformen
(wie die Hessische Ausschreibungsdatenbank), die als autorisierte Einrichtungen Bekanntmachungen elektronisch an
den TED weiterleiten dürfen.
weiter...
29
AUS DER BRANCHE
Zudem muss ab diesem Zeitpunkt, von
wenigen Ausnahmen abgesehen, eine
elektronische Adresse in der Bekanntmachung angegeben werden, unter der die
Vergabe- beziehungsweise Auftragsunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt,
vollständig und direkt abgerufen werden
können. Der Zugang zu den Unterlagen
darf damit nicht von einer vorherigen Registrierung abhängig gemacht werden.
Künftig stehen die Bieter nun selbst
in der Pflicht, sich laufend über Änderungen im Vergabeverfahren zu informieren,
zum Beispiel durch regelmäßigen Besuch der Internetadresse. Andererseits
ist nun die Vergabestelle aber berechtigt, für sämtliche sonstigen Aktivitäten im
Rahmen eines Vergabeverfahrens (wie
etwa Fragen zur Ausschreibung, Einreichen eines Teilnahmeantrages oder die
Angebotsabgabe) von jedem Unternehmen eine aktive elektronische Adresse
sowie eine eindeutige Unternehmensbezeichnung zu verlangen.
Von Unternehmen mit Sitz in
Deutschland kann anstelle einer E-MailAdresse auch eine DE-Mail-Adresse verlangt werden.
TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN
Die EEE tritt (eigentlich) ebenfalls zum
18. April 2016 in Kraft. Für die vollelektronische EEE werden zurzeit aber noch die
technischen Voraussetzungen von der
EU-Kommission geschaffen, ohne dass
sich aktuell abzeichnet, wann die dafür
erforderlichen Arbeiten abgeschlossen
sind. Da die elektronische Umsetzung
der EEE zum 18.April 2018 aufgeschoben werden kann, bedeutet dies, dass
bis dahin noch eine papierbasierte Version der EEE verwendet werden kann.
Die Vorgaben zur verpflichtenden
elektronischen Kommunikation und
zum Informationsaustausch mithilfe
elektronischer Kommunikationsmittel,
insbesondere die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten, wird
für Verwaltungen erst zum 18.10.2018
verpflichtend, sofern es sich nicht um
Vergabeverfahren einer Zentralen Beschaffungsstelle handelt. Für diese tritt
die Verpflichtung bereits zum 18.04.2017
ein. Die kommunalen IT-Dienstleister
sollten dringend für sich prüfen, ob sie
zentrale Beschaffungsstellen sind.
AUTOR: OLAF ORTH, EKOM21
Vitako hat eine Stellungnahme zum
Vergaberechtsmodernisierungsverordnung eingereicht. Lesen Sie
mehr darüber in unserer Pressemitteilung... Link
Handelspartnervertrag geschlossen
Leistungsgegenstand des Vertrages sind die Nutzungsrechte des
Lizenzgebers Microsoft auf der Basis von Microsoft
Volumenlizenzverträgen, Microsoft
Software Assurance, Beratungsleistungen zum Lizenzmanagement,
Lizenzmanagement
Vertrag besiegelt: (v.l.) Heiko Liebenehm, erster Beigeordneter des Städ- pro Arbeitsplatz
te- und Gemeindebundes Sachsen-Anhalt, Thomas Garbe, Regionalma- und Installationsnager Ost der COMPAREX AG, Michael Wandersleb, Geschäftsführer
medien.
KID und Vorstandsvorsitzender der Kommunale IT-UNION eG (KITU),
Der StädteHeinz-Lothar Theel, geschäftsführendes Präsidialmitglied des Landkreisund Gemeindebund
tages Sachsen- Anhalt
Sachsen-Anhalt
Durch die Unterschriften des Re- (SGSA) und der Landkreistag Sachgionalmanagers Ost der COM- sen-Anhalt (LKT) haben in ZusammenPAREX AG, Thomas Garbe und des arbeit mit der Kommunalen IT-UNION
Geschäftsführers der KID Magdeburg eG (KITU) vereinbart, die HandelspartGmbH (KID), Dr. Michael Wandersleb, nerausschreibung für alle Kommunen in
wurde der Handelspartnervertrag für Sachsen-Anhalt durchzuführen. Die KID
die Beschaffung von Software im Rah- als IT-Dienstleister der KITU hat diese
men der Microsoft Konditionenverträ- Ausschreibung im EU-weiten Vergabege der Bundesrepublik Deutschland verfahren durchgeführt. Den Zuschlag
geschlossen.
hat das weltweit agierende IT-Dienst-
›
INTERN Nr. 1 | 2016
leistungsunternehmen COMPAREX
erhalten.
Zur Nutzung des Handelspartnervertrags berechtigt sind:
►► die KID Magdeburg GmbH als Vergabestelle, zugleich Auftraggeber
und künftiger Vertragspartner,
►► die Kunden der KID, insbesondere
die Mitglieder der KITU, zugleich
Auftraggeber und künftige Vertragspartner,
►► die Verbandsmitglieder des SGSA
und LKT Sachsen-Anhalt, zugleich
Auftraggeber und künftige Vertragspartner nach deren Beitritt.
Die Vertragslaufzeit endet am 31. Mai
2019.
AUTORIN: ANDREA PAPE, KID
30
BERICHT AUS DER EU
Cyber-Bedrohungen 2015
›
Der am 27. Januar 2016 vorgestellte ENISA-Bericht „Bedrohungslandschaft 2015“ stellt einen
konsolidierten Überblick über die 15
wichtigsten Cyber-Bedrohungen zusammen mit detaillierten Bedrohungsbeurteilungen in den Trendbereichen
Software Defined Networks und Big
Data.
Neben der Darstellung der wichtigsten
Bedrohungen hat die ENISA mit ihrer Arbeit zur Bedrohungslandschaft weitere
Materialien erstellt, die sich an verschiedene Interessensgruppen richten:
►► Eine Broschüre mit den sieben
wichtigsten Schlussfolgerungen
aus der Bedrohungsanalyse 2015.
Dieses Material richtet sich an die
breite Öffentlichkeit, u.a. an politi-
sche Entscheidungsträger, Endbenutzer, Studenten und Akteure im
Bildungswesen.
►► Ein Poster mit einer Analyse der
15 wichtigsten Cyberbedrohungen.
Dieses Material richtet sich an die
breite Öffentlichkeit, u.a. Endbenutzer, Studenten und Akteure im
Bildungswesen etc.
►► Bedrohungsanalysen für zwei
Technologiebereiche, die zunehmend an Bedeutung gewinnen:
Software Defined Networks und
Big Data. Diese Berichte beschreiben – als thematische Bedrohungslandschaften – die Bedrohungsrisiken für Vermögenswerte
und zeigen Good Practices für den
Schutz vor Bedrohungen sowie die
erkannten Sicherheitslücken auf.
Neues Förderprogramm ISA²
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ISA² nennt sich der Nachfolger
des EU-Förderprogramm ISA (Interoperability Solutions for European
Public Administrations), welches nach
fünf Jahren Ende 2015 ausgelaufen
ist. ISA² knüpft daran an und läuft
vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2020.
Das neue Programm ist mit 131 Millionen
Euro ausgestattet und hat das Ziel, die
Entwicklung von interoperablen digitalen
Lösungen zu unterstützen, die allen europäischen Verwaltungen zur Verfügung
stehen. Durch den Einsatz von ISA²Lösungen soll mehr Standardisierung betrieben werden. Die IT-Lösungen sollen
Interoperabilität über System- und Län-
►► Eine Bedrohungstaxonomie als
Instrument zur Klassifizierung und
Strukturierung von Informationssicherheit und Cyber-Bedrohungen.
„Die Identifizierung von Bedrohungen
und ihrer Dynamik im Cyberspace ist
entscheidend beim Verständnis der Bedrohungen und Risiken für Vermögenswerte“, sagt ENISA-Direktor Udo Helmbrecht. „Es handelt sich um wichtiges
Know-how, das es ermöglicht, Schutzanforderungen zu verstehen, wodurch
das Bewusstsein für Bedrohungen steigt
und eine bessere und zugleich effizientere Risikoeinschätzung möglich ist.“
Zum Bericht: Link (PDF)
TERMINE
dergrenzen hinweg ermöglichen, aber
auch unter Verwaltungen, der Wirtschaft
und den Bürgern.
Gelder beantragen können öffentliche Verwaltungen auf EU-, nationaler,
regionaler und kommunaler Ebene. Aber
auch (indirekt) Bürger und die Wirtschaft.
Unter dem Titel „From ISA to ISA² —
new challenges and opportunities“ findet
am 3. März 2014 in Brüssel (Crowne Plaza Hotel, rue Gineste 3, 1210 Brussels)
eine Informationsveranstaltung statt, die
der Digitalkommissar Andrus Ansip eröffnen wird. Eine Registrierung ist bis zum
25. Februar 2016 möglich.
11. Februar 2016
… Digital Media Conference
… Berlin
Zur Registrierung: Link
Weitere Informationen: Link
www.itkalender.de
23. Februar 2016
… IT-Sicherheit in Kommunen
… Hamm
25. Februar 2016
... Europ. Verwaltungskongress
… Bremen
14.-18. März 2016
… CeBIT
… Hannover
IMPRESSUM
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07.12.2015 - Vitako-Jubiläums und Fachtagung in München

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Land stellt Weichen: Eifelkreis Bitburg

E-Magazin "Vitako intern" (3

Infopapier - CSU-Fraktion im Bayerischen Landtag

Vitako intern - 6-2015

Pressemitteilung - Städteverband Schleswig

Investitionen zwischen öffentlicher und privater Initiative: Zu

KFA Mittelhessen 2015

Wirtschaft und Kommunen fordern: Investitionsstau endlich beheben

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Pressemitteilung - Eckhardt Rehberg