西東京市市民協働推進センター運営業務委託仕様書 第１ 総則 １ はじめに この仕様書は、西東京市市民協働推進センター運営業務委託業者募集要項と一体のもの であり、運営業務受託業者が実施する運営業務に関して西東京市（以下「市」といいます。）が 要求する水準を示すものです。 応募者は、以下に規定する業務水準を満たす限りにおいて自由に事業計画を立てられるも のとしますが、募集要項等により示された諸条件を必ず遵守し、その他の内容についても十分 に留意してください。 また、具体的な業務の実施に必要な職員の配置人数や事業内容とその実施回数などは応 募者の提案事項です。創意工夫した上で応募企画提案書を作成してください。 ２ 運営に関する基本的な考え方 西東京市市民協働推進センター（以下「センター」といいます。）を運営するにあたり、法令 や条例等を遵守するとともに、合わせて次の事項を遵守してください。 (1) 「市民の多様な活動とまちづくりの拠点であること」、「ハード、ソフトの両面から市民活動を 支え、地域の様々な主体の組み合わせによる協働を推進していくこと」、「市民生活の向上 を図ること」、これらを設置目的としたセンターであるということを十分に理解したうえで、運営 を行い、目的の実現に向けて最大限に努力すること。 (2) 多くの市民・市民活動団体の利用を促し、他の市民や市民活動団体、地縁団体、企業、 大学、行政等との連携・協働が図られるようにすること。 (3) 地域の課題に積極的に取り組む市民・市民活動団体を支えるサポート体制を確保すること。 (4) 可能な限り、利用者の意見や要望を反映させること。 (5) 特定の市民・市民活動団体等に対して、有利又は不利になるような取扱いをしないこと。 (6) 個人情報の保護を徹底するとともに、情報公開を積極的に行うこと。 (7) 効率的かつ効果的な管理運営を行い、経費の節減に努めること。 (8) センター長相当職１名・副センター長相当職１名を配置し、責任をもって運営業務を統括 -1- すること。 ３ 施設の概要 (1) 名称 西東京市市民協働推進センター (2) 所在地 西東京市南町五丁目６番１８号 (3) 施設等の概要 ① 建物概要 竣工時期：平成３年３月 構 造：鉄骨鉄筋コンクリート造 階 数：地上３階、地下２階 建築面積：554.63㎡ 延床面積：222.42㎡ 敷地面積：834.17㎡ ② 施設概要 １ 階：店舗 Ｊ ・ Ｋ 部分 60.48㎡ （別添 イングビル１階平面図参照） ア 事務コーナー 利用者に対する案内、サロンの貸出し管理、印刷機等の機器の利用の管理、市民活 動に関する相談や情報の収集・提供等を行います。 イ サロンコーナー 打ち合わせ、軽作業等に使うことのできるスペースで、用途に応じてテーブルとイスの 配置の変更やパーティションで区切ることができるものとします。 ウ レターケース センターに登録している団体内・相互の連絡、活動に関する情報発信等に利用するこ とができるものとします。 エ 情報・展示コーナー センターに登録している団体の情報や市民活動支援の情報、活動成果等を一定期間展 示します。 オ 印刷コーナー・OAコーナー 紙折り機と有料の印刷機・コピー機を配置します。 その他、利用者の利便性の向上を図る機器を設置します。 ※ 機器は受託者が委託料の範囲で設置してください。 カ その他 -2- 飲酒、喫煙及び飲食物の提供は禁止します。 ４ 法令等の遵守 業務の遂行にあたっては、本仕様書のほか、関係法令等を遵守し、適正な運営を行ってく ださい。 第２ 業務の範囲 １ 市民活動の支援に関する業務水準 地域課題等に取り組む市民の活動の支援、市民活動の活性化、協働を推進して行くため に、次に掲げる事業を行ってください。ただし、応募にあたっては、これら以外にも、独自のノ ウハウを活かした提案を行なうことができます。 (1) 地域連携の促進 市民や市民活動団体、地縁団体、企業、大学、行政等が相互に連携できる仕組みづくり を行い、協働によるまちづくりを進める。また、現在、市で実施している地域連携推進事業を 実施する。（別添資料「地域連携推進事業に関する資料」参照） (2) 相談、情報提供 市民活動に関する相談に応じるとともに、協働に関する事例集を作成する等、現在活動 している市民活動団体の情報及び市民活動に関連する情報を集約・発信する。 (3) 人材、団体育成・研修 地域で活動する意欲のある市民の参加を促し、人材を育成するとともに、市民・市民活動 団体の必要とする知識等を習得する研修等を行うほか、市民活動団体等が自立した活動を 行えるように支援・育成を行う。 (4) 調査研究、事業提案 地域の課題や市民ニーズに関する調査・研究を行い、啓発活動を行う。また、調査・研究 の結果をもとにした新たな事業の企画・提案を検討する。 (5) 場所・機材の提供 センター内のスペース、及び印刷コーナー・OAコーナーに設置する機器の貸出を行うと ともに、登録団体等が情報交換を行うレターケースを設置する。 (6) 活動資金の支援 市民活動団体が自ら資金調達する支援を行う。なお、受託者は、センター独自の助成金 制度について検討する。 -3- (7) 地域コミュニティ支援施策への協力 現在、市が進めている地域コミュニティ支援施策に協力する。 (8) ホームページの管理・運営 センター専用のホームページの管理・運営を行う。 (9) センター広報・PR用ツールの作成 センター広報・PR用リーフレット等を作成する。 (10) 事業計画に無い事業の実施 災害や社会情勢の変化等により、突発的に必要と思われる事業等については、市と協議 の上で実施する。 ２ センターの運営に関する業務水準 センターの運営は、次に掲げる基準により行ってください。なお、改善が可能である場合に は、提案してください。 (1) 開館時間 午前10時から午後７時までを基本とします。なお、受託者は、市長の承認を得て、臨時にこ れを変更することができます。また、業務の受託への応募にあたり、開館時間の変更を提案す ることができます。 (2) 休館日 休館日は以下を基本とします。 ① 毎週日曜日 ② １月１日から１月３日まで及び12月28日から12月31日まで なお、受託者は、市長の承認を得て、休館日を変更し、又は臨時に休館日を設けることが できます。また、業務の受託への応募にあたり、休館日の変更を提案することができます。 (3) 利用の調整について 受託者は、センター及び機材等の利用の調整については、公平と平等に努め、不当な差 別的取扱いをしてはなりません。また、正当な理由がない限り利用を拒むことができません。 (4) 利用者等への対応 常に親切丁寧な対応を心がけ、サービスの向上に努めるようにしてください。 (5) 機器等の利用料及び事業の参加費等 センター・機器等の利用料及び各種事業への参加費の額は、実費程度の範囲内（消費税 -4- 含む）とし、受託者が市長の承認を得て定めることができます。利用料等の徴収事務は適切に 行ってください。 (6) 経理事務 次に掲げる経理事務について、適切に行ってください。 ① 物品管理、役務の対価の支払い等、施設の運営管理に関する経費の支払い ② 委託料を含めた収支計算等の経理事務 (7) 職員配置等 ① 職員の雇用配置及び勤務体制は、センターの全体の運営に支障が無いよう定めること。 なお、開館時間内は安全管理の面から職員２名以上を配置すること。 ② 職員の資質を高めるための研修を実施し、必要な知識（資質の向上）と技術の習得（資 格取得等）に努めること。なお、研修計画について提案すること。 (8) その他運営に関する留意事項 ① 職員は業務をする際に、利用者に不快感を与えない服装及び名札を着用すること。 ② 利用者の利用競合の調整を図ること。 ③ 内外の異常・不審者の出入り等を発見したときは、臨機応変に対応すること。 ④ 利用者からの苦情や要望は市に報告し、迅速な対応をとること。 ⑤ センターで開催される全ての事業に関する問い合わせについて、受付窓口が掌握する 体制を確立すること。 ⑥ 火災、地震、救急事故等が発生したときは、関係機関への通報等を行うこと。 ⑦ 地震等の災害等、緊急時に備えた危機管理計画を策定し、市の許可を得た上で、緊急 時に機能する訓練などを計画に基づいて実施すること。 ⑧ 利用者が体調不良を訴えたり怪我をした場合には、必要に応じて救急要請や家族への 連絡を行うとともに救急処置を行うこと。また、こうした場合に備え、救急箱を設置し、その 管理も行うこと。 ⑨ 年少者、高齢者、障害者等に対しては、配慮ある対応を行うこと。 ３ センターの維持管理に関する業務水準 センターの施設・設備の維持管理は、次に掲げる基準により、行ってください。なお、改善が 可能な場合は、提案してください。 （1） 備品の保守管理業務 （2） 資格等の取得 ① 自衛消防技術者 ② 防火管理者 -5- ③ その他法令で規定された必要な資格の保有者 （3） 施設環境維持管理業務 次に掲げる業務を定期的に行うこと。 ① 日常清掃 ② 給排水管理業務 ③ 事業系一般廃棄物の処理業務 ④ 消耗品雑材料等の補充業務 （4） 防犯業務 利用者の利用環境や職員の執務環境の安全及びセンター内における防犯を確保するた めに、次に掲げる基準により、センター内の防犯について注意し、緊急時には警察等への 通報を行うこと。 ① 注意範囲：センター内 ② 注意時間：開館時間 ③ 注意内容：施錠及び解錠業務、受付業務、緊急事態発生時の処置、火災予防上の設 備管理等 ④ 報告事項：日常勤務シフト表、残留者・職員の出退時間の記録、月間行事予定表、火 災救急事故等の有無、消防計画に基づく自主検査事項、その他防犯・防災 上必要と認められる事項 第３ その他 １ その他の業務 次に掲げる業務を行ってください。 (1) 事業計画書及び収支計画書の提出 委託期間終了４ヶ月前までに、翌年度の事業計画書及び収支計画書を市に提出すること。 なお、翌年度事業の執行については、契約の締結及び予算の成立後を条件とする。 (2) 事業実績報告書の提出 毎年度終了後に、委託業務全般に係る事業実績報告書を作成し、翌年度の４月末を目途 に市に提出すること。 (3) 市民意見の聴取・反映 受託者は、市民等の意見・要望を事業企画や運営面に取り入れるよう努めること。意見・要 望をどのように把握し、反映・改善を考えているかは、提案事項とします。 -6- (4) 自己評価の実施 受託者が行なう業務の質と利用者への適切なサービスの向上を図るため、定期的に自己 評価を行い、市に報告するとともに今後の業務に反映させること。どのような自己評価を行うか は、提案事項とします。 (5) 受託終了にあたっての引継ぎ 受託期間の終了、もしくは契約の取り消しにより、次期受託者又は市に業務を引き継ぐ場合 は、円滑に業務の引継ぎを行うこと。 (6) その他運営管理業務を行なう上で必要な関係業務 ２ 修繕について 施設設備等（受託者の財産は除く。以下同じ）の修繕が必要になった場合は、速やかに市に 連絡するものとする。また、施設設備等の修繕については、市の負担とし予算の範囲内におい て対応する。ただし、受託者の故意又は過失によるき損の場合はこの限りではない。 ３ 物品（備品）について 受託者は、市の所有に属する物品（備品）の管理については、「西東京市物品管理規則」 及び関係例規の管理の原則及び分類に基づいて行うものとします。また、受託者は同規則に 準じた物品管理簿を備えてその保管に係る物品を整理し、購入及び廃棄等の物品の異動処 理を行う場合は、事前に市と協議してください。備え付けの物品等は「備品一覧」をご覧くださ い。 ４ 留意事項 (1) 関係法令等の遵守 業務の遂行にあたっては、次の関連する法令等を遵守すること。 ① 地方自治法、行政手続法ほか行政関連法規 ② 労働基準法、労働安全衛生法ほか労働関係法規 ③ 建築物における衛生的環境の確保に関する法律 ④ 消防法ほか防火管理に関する法律 ⑤ 東京都火災予防条例 ⑥ 西東京市市民協働推進センター事業実施要綱 ⑦ 西東京市個人情報保護条例 ⑧ 西東京市情報公開条例 ⑨ その他関連する規定 (2) 運営業務の包括委託の禁止 受託者は、運営管理として行う業務の全てを包括して第三者に委託し、又は請け負わせ -7- ることはできません。ただし、業務の一部について、あらかじめ市長が認めた場合は、この限 りではありません。 (3) 個人情報の取扱い 受託者は、個人情報の保護に関する法律及び西東京市個人情報保護条例の規定を遵 守するほか、受託業務の実施に関して知り得た個人情報の漏洩、滅失及びき損等の事故 の防止その他の個人情報の適正な管理のために、必要な措置を講じること。どのような措置 を講ずるかは、提案事項とします。 (4) 情報公開の取扱い 受託者は、運営管理業務に関する情報の公開を行なうための必要な措置を講じること。 どのような措置を講ずるかは、提案事項とします。 (5) 文書の管理・保存 受託者は、業務に伴い作成、又は受領する文書等は、西東京市文書管理規程に基づき、 受託者が独自に同様の規程等を定め、適正に管理、保存するものとする。また、受託期間 終了時に、市の指示に従って引き渡すこと。 (6) 守秘義務・禁止事項 受託者は、業務を行うにあたり、業務上知り得た内容を第三者に漏らしたり、自己の利益 のために利用したりしないこと。受託期間終了後も同様とする。また、受託者の本業に利益 をもたらす事業や有利に働くようなセンターの利用は禁止する。 (7) 連携 市及び市内にある他の民間施設・公共施設との連携を図った運営を行うこと。 (8) その他 受託者がセンターの管理運営に係る各種規定・要領等を作成する場合は、市と協議する こと。各種諸規定が無い場合は、市の諸規定に準じて、あるいはその精神に基づき業務を 実施すること。 -8- 3,300 3,300 3,900 300 5,400 1,500 3900 3,450 DS DS 店舗（H） 3,200 1-2号 1-1号 DN 275 Ｃ H2 H1 UP 3,300 750 900 店舗（I） 店舗（J）(K) 店舗（L） 2号 3、 4号 5号 5,600 3,000 8,750 2,600 3,150 通路 EV ホール１ 16,400 2,100 便所 Ｂ ホール２ Ｏ1 店舗（M） 店舗（N） 6号 7号 Ｏ2 4,300 EPS 荷捌室 ゴミ置場 店舗（O） 8-1号 8-2号 2,050 3,350 2,150 7,650 3,450 洗い場 1,600 Ａ DS DN 3,600 3,600 5,300 7,200 1,900 3,250 7,200 7,200 1,750 UP 2,200 7,200 28,800 １ ２ ３ イングビル１階平面図 ４ ５ 【地域連携推進事業に関する資料】 １ 事業内容 市が東大生態調和農学機構と「食育」「資源循環」をテーマとして実施している「ひまわりの 播種、栽培、収穫、搾油、食」に関わる取り組みを実施団体である「ひまわりプロジェクト」と 共に実施する。 (1) 実施内容の企画・実施体制の提案・参加者の募集・参加者連絡を「ひまわりプロジェクト」 と共に実施すること。 (2) 事業内容については、東大生態調和農学機構や「ひまわりプロジェクト」等の連携する団体 と連携・調整を行うこと。 (3) 小学生の参加に伴う小学校との連絡は市を通して行うこと。 (4) その他、事業内容に明記の無い事項、または、疑義が生じた場合には市及び「ひまわりプロ ジェクト」と協議を行うこと。 ２ 実施内容、時期 【平成26年度実績】 時期 内 容 場所 ５月上旬から下旬 参加者の募集・決定 市報・ポスター・チラシ等 ６月上旬～中旬（１日） ひまわりの播種作業・防鳥ネット掛け 東大生態調和農学機構 ６月中旬から下旬 関連学習 東大生態調和農学機構 （１日） ※東大生態調和農学機構見学・植物に関する講義 ６月下旬（１日間） 防鳥ネット外し・除草作業 東大生態調和農学機構 ７月から８月（５日間） 除草・迷路作り 東大生態調和農学機構 ８月上旬（１日） 関連学習・ひまわりの花に関する講義 東大生態調和農学機構 ８月中旬から８月末 ひまわり迷路一般公開・整備作業 東大生態調和農学機構 （13 日間） ※迷路の受付業務等 ９月中旬（１日） ひまわり収穫 東大生態調和農学機構 ※小学生・一般参加者合同実施 ９月下旬（１日） 環境学習 エコプラザ西東京 10 月下旬（４日間） 搾油体験 エコプラザ西東京 備品一覧 No 場所 品名 備 考 数量 単位 1 事務コーナー 両袖机 W140*D700*H670mm 1 台 2 事務コーナー 片袖机 W120*D700*H670mm 2 台 3 事務コーナー 電話 1 機 4 事務コーナー オープン書庫 書類整理用 W1570*D400*H880mm 1 台 5 事務コーナー オープン書庫 書類整理用 W455*D400*H1790mm 1 台 6 事務コーナー インサイドワゴン 2 台 7 事務コーナー 引違書庫（ベース付） 1 台 8 事務コーナー プリンタラック W600*D600*H700 1 台 9 事務コーナー ローカウンター 相談用 W1600*D700*H720mm 1 台 10 事務コーナー ローカウンター 相談用 W1200*D700*H720mm 1 台 11 事務コーナー ロッカー 更衣用（4人用）W900*D515*H1790mm 1 台 12 事務コーナー テーブル W400*D1000*H720mm 1 台 13 事務コーナー テプラ 1 台 14 事務コーナー 外付けHDD 1 台 15 サロンコーナー 丸テーブル φ360*H690mm 2 台 16 サロンコーナー ミーティングチェア W547*D492*H744 8 脚 17 サロンコーナー ハイテーブル W1800*D450*H1000 1 台 18 サロンコーナー ハイチェア W485*D460*SH700/H950 3 脚 19 サロンコーナー テーブル W1500*D600*H700 1 台 20 サロンコーナー ラミネーター 1 台 書類整理用（鍵付き） W397*D566*H610mm 書類整理用（鍵付き） W880*D400*H880mm 21 情報・展示コーナー レターケース W800*D400*H880 ３列×10段 2 台 22 情報・展示コーナー オープン書庫 W1570*D400*H880mm 1 台 23 情報・展示コーナー パンフレットラック W698*D460*H1450mm 2 台 1 台 24 印刷コーナー 手動裁断機 25 その他 パーティション スペース仕切り用 3 台 26 その他 パーティション スペース仕切り用 3 台 27 その他 玄関マット 1 枚 28 その他 ダイアル式耐火金庫 1 台 29 その他 シュレッダー 1 台
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