山陰合同銀行 ソリューション概要 文書管理システムを統合し、全体最適化された共通基盤へ。 SharePoint Server をはじめとするマイクロソフト テクノロ ジーを最大活用し、本部‐営業店間の「顔が見えるコミュニ ケーション」 を促進 ○お客様プロファイル 昭和 16 年 7 月 1 日に創立して以来、島根、 鳥取両県をはじめ、山陽、兵庫地域を中心に金 融サービスを提供する山陰合同銀行 (http:// www.gogin.co.jp/) 。本支店 93 、出張所 52 、 代理店 25 の広域な店舗ネットワークを活かし、 地域経済の発展に大きく貢献する創造的ベスト バンクとして、お客様の多様なニーズに柔軟に対 応しています。 ○ソフトウェアとサービス ・ Microsoft SharePoint Server 2010 ・ Microsoft Exchange Server 2010 ・ Microsoft Lync Server 2010 ・ Microsoft Windows Server 2008 R2 Hyper-V™ ・ Active Directory ・ Microsoft Enterprise Agreement Core CAL スイート ・ マイクロソフト Premier サポート ○メリット ・ 統合認証システムにより、個人の属性などを集 約管理。担当業務に応じて必要な通牒を選別 して配信。さらに、 「未読」の通牒をポータルの トップに表示することでコミュニケーションロス を防止 ・ 所管部ごとに運用されてきた各種文書管理シス テムを統合。横串検索を可能にすることで情報 検索にかかる 「クリック数」および「時間」 を約 60％ 削減 ・ 在席状況や、顔写真などのプロフィールが表示 された「役職員情報システム」により、本部と営 業店を結ぶ "顔の見えるコミュニケーション" 手 段を確立 ○ユーザー コメント 「現時点において、文書管理システムの統合や、 通牒の効率的な配信表示、本店と営業店で 『顔 の見える』 コミュニケーションを行うなど、当初予定 した目標はほぼ 100％ 達成できたと思います。し かし、SharePoint Server にしても、Lync Server にしても、まだまだ使いこなしていくべき機能や拡 張性が残されています。長期的な視野で、IT への 投資対効果を最大化していくために、今後ともマ イクロソフトには期待しています」。 変貌を続ける経営ニーズへの対応をめざし IT システムの再整備を進めている山陰合同 銀行では、その一環として、本部から営業店へ業務に関する連絡事項を伝える 「通牒」 や、 「電子規程」 など、従来は所管部ごとに個別最適化されてきた文書管理システムを統 合。全文検索機能などを活用し、システム内にある膨大なドキュメントから、各人が必要 とする情報へと、スムーズにたどり着ける環境を実現。この環境整備に際して、同行では Microsoft SharePoint Server や Microsoft Lync Server などのマイクロソフトのテクノ ロジーを最大限に活用。行員全員の在席状況やプロフィールなどを表示し、本部−営業 店間で "顔の見えるコミュニケーション" を実現するなど、 さまざまな成果を上げています。 導入の背景 変化する経営ニーズに即応し、リアルタイムで情報を配信できる 環境整備への第一歩 山陰合同銀行では 2012 年度から 2014 年度にかけて取り組む中期経営計画の中で、 「知恵と情 熱で地域に役立つ広域地方銀行」 を "目指す銀行像" として掲げ、徹底的なリレーションシップ バン キングの実践を推進しています。 そして、この経営戦略を支えるために同行の ICT 戦略も深化。お客様との接点の強化や事務の効 率化、ローコスト化など、多様なニーズに対応しながら変貌を続けるビジネス モデルを支えるために、 勘定系と情報系、それぞれのシステム基盤の再構築と機能強化に取り組んでいます。 その一環として山陰合同銀行では、旧来の情報共有環境にあった課題―業務に関する伝達事 項を伝える 「通牒」 が紙主体で運用され、担当業務外の事項も含むすべての通牒を全行員に配布 されていたことや、必要文書を探す際にサブシステムごとにログインして、フォルダの階層をたどって 探す必要があるために情報検索に時間がかかっていたことなど―を解消するため、通牒や電子規 程、 ドキュメント管理など、従来、所管部ごとに個別最適化されてきた業務文書管理システムを統合。 機能アップしたポータル サイトから各種の情報へ、一元的にアクセスできる環境を構築し、2012 年 6 月より利用開始しています。 行内における 「情報の集約」、 「情報の検索」、 「情報の配信」の 3 点を強化し、 さまざまな面で行員 の "働きやすさ" に貢献するこのポータル サイト構築が「情報基盤改善の第一歩」になると、山陰合 同銀行 システム部 システム開発グループ グループ長 山根 弘義 氏は説明します。 「経営のニーズが速いペースで変化していく状況に対し、リアル タイムで情報を配信できる環境の整備が第一に求められていま した。しかし、今までの文書管理は複数のサブシステムとして稼 働し、個別最適されていました。そのため、営業店から見ると "シ ステムを横断してドキュメントを検索することができない" などの課 題もありました。業務を正確に遂行するために、営業店が参照す 山陰合同銀行 システム部 システム開発グループ グループ長 山根 弘義 氏 る情報や利用するドキュメントは数多く、"情報の検索性" の良否 は、行員の働きやすさに大きく影響します。そこで、長年利用して きたグループウェアの更改に併せて、文書管理システムを統合す ることで全体最適化し、営業店の事務改善ワーキングへの貢献 山陰合同銀行 山陰合同銀行 SharePoint Server 上に構築。作成した通牒は、システム上で役席承認を 受けると、設定した発信日に、全店の「該当者」に向けて自動的に配信され るようになっています (別紙図 3 参照)。これにより、紙の削減に向けた準備 が完了。今後、紙の削減が進むと、3,189 ㎏ /年の CO2 削減にもつながる と試算されています。 ポータル サイトと統合文書管理に SharePoint Server 、メール システム に Exchange Server を活用し、 さまざまな機能を実現したこのシステムは、 Windows Server の標準機能である Hyper-V を利用して仮想化された 山陰合同銀行 システム部 システム開発グループ グループ長 山根 弘義 氏 山陰合同銀行 システム部 システム開発グループ 副調査役 平井 剛史 氏 山陰合同銀行 システム部 システム開発グループ 岡田 亜紀 氏 サーバーの上で稼働しています。山陰合同銀行 システム部 システム開発 グループ 副調査役 平井 剛史 氏は次のように説明します。 「当初は VMware も検討したのですが、ライセンス費用や保守費用などコ ストがかさばるため、あまりメリットが感じられませんでした。一方の Hyper-V は導入実績こそ少ないものの、追加ライセンスが不要であるなど、 コスト メリッ を図ったのです」。 トは明確でした。そこで、詳細に比較検討したところ、機能面では両者に差 山陰合同銀行 システム部では、このポータル サイトの更改と文書管理シス がありませんでした。最終的に、コストに優れ、SharePoint Server などとの テムの全体最適をファースト ステップとして大きく動き出す同行の情報基盤 親和性にも優れた Hyper-V を採用しています」。 再構築に際し、 「 Employee Satisfaction (従業員満足度) 」の一歩先にあ 山陰合同銀行では、これら複数のマイクロソフト製品のライセンスを、コスト る 「 Employee Delight (従業員を楽しませる) 」の域へと到達させることを意 効率を高めて調達するために、企業向けのボリューム ライセンス プログラ 識していると、山根 氏は話します。 ムである Microsoft Enterprise Agreement (EA) を締結。Microsoft 「システムの詳細を詰めていく中で、一番に考えていたのは 『営業店に喜ん Office のバージョン アップや、より柔軟なコミュニケーションを可能にする でもらいたい』 ということです。そのため、システムの使いやすさを追求してい 「 IT 投資を最大化する」テクノロジー Microsoft Lync Server の導入など、 ます。セキュリティについては従来からのポリシーを引き継いでいますので、 採用ができたと山根 氏は言います。 問題はありません。そして、全文検索の機能を付加することで検索性を高め 「今回、 こうしてマイクロソフトのテクノロジーを活用して情報共有環境を刷新 ています。使いやすく、見やすいインターフェースのポータル サイトを通じて、 したことについては、 『初期のコスト メリット』 も挙げられますが、それよりも、 複数のサブシステムに収められた膨大なドキュメントを縦横に検索し、素早く 今後の拡張も含めて、どこのソリューションを選択することが『将来にわたっ 探し出すことができれば、行員のワーク スタイルも、自然とより良い方向へ変 て IT 投資効果を最大化することにつながるか』 という視点で考えました。結 わっていくでしょう」。 果として、柔軟性のある情報基盤が構築できたと思います」。 こうして 「 Employee Delight 」に向けた、ポータル サイトおよび統合文書管 理を中心とした情報共有環境を実現するために山陰合同銀行が選択した のが、Microsoft SharePoint Server や Microsoft Exchange Server を はじめとするマイクロソフトのテクノロジー群でした。 導入効果 情報検索時間を約 60％ 削減 さらに「在席情報」の明示などにより 顔の見えるコミュニケーションを実現 システム概要 所管部ごとに個別最適化されていた文書管理を統合 SharePoint Server によるポータルから 多彩な機能や情報への一元的なアクセスを可能に SharePoint Server をフルに活用した山陰合同銀行の情報共有環境の 導入効果は、さまざまな形で表れていると言います。システム部が行った検 証では、統合文書管理システムの全文検索機能などを活用することにより、 必要な情報にたどり着くまでの「クリック数」および「検索時間」 を、約 60％ SharePoint Server を活用し、山陰合同銀行が構築した新しい情報共有 削減できたと、同 システム部 システム開発グループ 岡田 亜紀 氏は説明し 環境では、Active Directory を活用した統合認証により、通牒や電子規程 ます。 を含む多様なドキュメントや情報が「統合文書管理システム」に集約されて 「お客様のお問い合わせなどに応じて、不意に必要となったドキュメントにも、 おり、ポータル サイトからシングル サインオンでアクセス。高度な全文検索 全文検索の機能を利用することですぐにたどり着けるようになりました。また 機能などを活用し、複数のサブシステムにまたがって、縦横に情報検索でき 制定用紙を探す際など、従来は 『どのサブシステムに格納されているか』 とい るようになっています (図 1 参照)。 う時点で迷うこともありましたが、今は制定用紙番号を入力するだけで見つ ポータル サイトのトップページには、個人の属性に合わせて選択された「新 かります。その分、PC に向き合う時間を減らし、お客様と対話できる時間を 着通牒」や「新着ニュース」、 「期日一覧」 などの情報がすっきりと配置されて 増やしていただくことができるのではないかと思います」。 いるほか、Microsoft そして、使いやすさにこだわったポータル サイトについては、 「戸惑いもなく受 Outlook と連携した「スケジュール」や「 To Do 」 リ ストなど、多彩な機能が網羅されています (図 2 参照)。 け入れられた」 と、岡田 氏は続けます。 通牒に関して山陰合同銀行では、これまでは印刷して配布するのが主で 「導入前に本部の文書発信者を対象として 2 時間程度の研修を計 5 回 したが、今回のポータル サイト構築において、通牒発行のワークフローも 実施しましたが、発牒時の操作も含めて直観的に使用してもらうことができま 山陰合同銀行 した。サービスイン後も、ポータルについてはそれほど問い合わせもありませ を行う際など、本人が電話に出られるかどうか、確認した上で 『電話』 か 『メー んでした。Outlook に関しては、従来のメール環境と比べてアドレス帳の構 ル』、そして 『インスタント メッセージ』のいずれかのコミュニケーション手段を 成などが変わったことや、スケジュール共有など高機能化されたこともあり、 選んで、連絡することができます。しかも、プロフィールには顔写真も登録でき 質問などが多く寄せられました。その後、2 週間の試行期間を経てメールの ますので、本部と営業店の心理的な距離感を縮めることにも役立つだろうと 運用を Outlook に一本化したのですが、今では既にスケジュールやタスク 期待しています。やはり、顔も知らないまま連絡を行うのと、 『顔を知っている』 共有の機能が積極的に使われています」。 相手に連絡を行うのでは、温度感が異なります。Employee Delight の実 また、重要なポイントとして「個人の属性に応じて、関わりのある通牒だけを 現に向けて、非常に大きな可能性を持った製品だと思います」。Lync では、 配信できるようになったこと」 が挙げられると、山根 氏は言います。 Outlook の予定と連携し 「緑」 「 赤」 「 黄」 といったわかりやすい形で在席状 「通牒に関しては、昨年度を通じて約 1,800 件が配布されているのですが、 況を表示しています。在席状況の正しい表示がコミュニケーションを円滑に 個々の担当業務に対する通牒は、そのうちの 40 ∼ 50％ に過ぎません。そ 進める第一歩になっていることもあり、予定表への情報入力も促進され、ポー うした運用の中で、担当業務に関連のある内容を見過ごしてしまったり、ど タル・メール・予定表・在席状況の活用の相乗効果が生まれています。 の通牒が特に 『重要』 であるかといった重みづけが分からなくなる側面があり 今後の展望 ました。 しかし、今はポータルのトップに、 『自分の担当業務』 に関わる 『未読』 の通牒だけが中央に表示されるようになりました。こうした仕掛けによって重 要事項の確認漏れなど、ヒューマン エラーの発生防止に貢献できるように 投資対効果の最大化に向け さらなる活用と機能拡張を なっています」。 そして、研修時から 「予想以上に好評だった」 と、3 氏が声を揃えたのが、 Lync Server の存在でした。平井 氏は次のように話します。 最後に山根 氏は、山陰合同銀行の情報基盤再構築は、まだ「はじめの一 歩」 を踏み出したばかりだと強調します。 「ポータルの新機能の 1 つに Lync Server を活用した 『役職員情報システ 「現時点において、文書管理システムの統合や、通牒の効率的な配信表 ム』(別紙図 4 参照) があるのですが、反響は大きかったです。営業店では、 示、本店と営業店で 『顔の見える』 コミュニケーションを行うなど、当初予定 お客様からのご質問などに適切な対応をとるため、本部に連絡・確認を行う した目標はほぼ 100％ 達成できたと思います。しかし、先にお話しした通 場合がありますが、担当者不在のため電話がつながらないこともあります。そ り、長期的な視野で投資対効果を最大化していくというねらいがありますし、 のため、本部側でも電話の取次ぎや伝言メモ対応などが多くありました。しか SharePoint Server にしても、Lync Server にしても、まだまだ使いこなして し、Lync Server を活用することで、ポータルや Outlook にも行員の在席状 いくべき機能や拡張性が残されています。今後もさまざまな提案を行ってい 況が表示されるようになりました。これにより、営業店から本部に問い合わせ ただけることを、マイクロソフトに期待しています」。 図 1 導入後のイメージ ৢᓴ ਗ਼ૠங ॢঝشউक़ख़॔ ધછଵ৶३५ॸ ೮ॢঝشউक़ख़॔ ૠங؞ঐॽগ॔ঝ ৢᓴছॖঈছজ ৷ऩन ᄘ৬ ॻय़গওথॺ ଵ৶ ड़থॹঐথॻ ढ़ॱটॢ ॉৱਓ ਲ਼ੲਾ অ४ॿ५ জএॺش ষษઠ ১ਜৌੁ 3800 ரશ ଟਪോ๕ ॹ४ॱঝള়ਃ ৴३५ॸ ધછଵ৶ਁ؞৫؞ ഀླྀଵ৶३५ॸ ੲਾ௺१شংش ੲਾ௺१شংش ੲਾ௺१شংش ੲਾ௺१شংش সૹષभ ढ़ॱটॢऩन ॉৱਓঢ়৴भ ॻय़গওথॺ ਓؚૼؚ ৃ ষษઠਜभ ১ਜঢ়બੲਾ ৱଟਪ ঢ়৴ੲਾ ষษઠ ১ਜৌੁ 3800 ரશ ଟਪോ๕ ੲਾ৴൪ऩन ৸ધਫ਼ด (શ) ৸ધਫ਼ด (શ) શੳ શੳ ৸ધਫ਼ด (શ) ৸ધਫ਼ด (શ) શੳ ଁ়ੳ ਹ৷ ધછଵ৶३५ॸ॑ଁ়खؚ৸৬ਈి৲ ৢᓴ ਗ਼ૠங ॢঝشউक़ख़॔ ॻय़গওথॺ ଵ৶ ड़থॹঐথॻ ढ़ॱটॢ ॉৱਓ ਲ਼ੲਾ ઃધછଵ৶३५ॸ ଁ়ધછଵ৶३५ॸ এॱشঝ؞৸ધਫ਼ด ଁ়ੳ ਹ৷ অ४ॿ५ জএॺش 山陰合同銀行 図 2 ポータル機能概要図 5 1 6 11 10 12 13 2 14 7 15 3 16 4 8 17 9 1 コンテンツリンク 5 各サブシステムへリンクする。 2 ⾦利・マーケット 市場情報、当⾏⾦利情報、速報【営推】の各 種ドキュメントへのリンクを表⽰する。現 在のフォーラムの⾼視聴率コンテンツへ すばやくアクセスできる。 3 注⽬キーワード（タグ） 利⽤者が注⽬するコンテンツにつけた「タ グ 」を 表 ⽰ す る 。キ ー ワ ー ド の ⼈ 気 度 に よって⽂字サイズが⼤きくなる。キーワー ドから⼈気コンテンツにリンクできる。ま た利⽤者同⼠を結びつけて仕事仲間を増 やすことが可能。 4 レシピ レシピを投稿でき、利⽤者が評価できるよ うにする。利⽤者の参加によるモチベー ションの向上と、評価を得られるコンテン ツのサンプル ケースとして⽤意したもの。 サブシステムへのリンク 電⼦規程、役職員名簿、報告業務などのア クセス ランキング上位のサブシステムの リンクを表⽰する。 6 通牒 「⾃分の担当業務」かつ「未読」の通牒を表 ⽰する。タイトル名をクリックすること で、通牒の内容を表⽰する。 7 9 全⽂検索 11 OA よく利⽤するエクセル (新規)、ワード (新 規)、 Ｅ ドライブの起動がポータルから可能。 新着ニュース ニュースの⼀覧表⽰する。タイトル名をク リックすることで、ニュースの内容を表⽰ する。 8 10 ⽂書や⼈を検索する。通牒、電⼦規程マ ニュアル、制定⽤紙などカテゴリを絞って 検索可能。 期⽇⼀覧 お知らせ・イベント 従来通り、期⽇、お知らせ、イベントの登録 が可能。また、通牒、ニュース登録時に同時 に追加可能。 12 承認待ち情報 14 15 スケジュール (夏頃リリース予定) TODO Outlook/OWA と連携し、直近の予定、タス クを表⽰する。 16 仕事仲間 (よく連絡する⼈) (夏頃リリース予定) 役職員名簿などから登録したよく連絡す る⼈の店名、⽒名、内線、在席情報を表⽰ する。マウスオーバーにより情報連絡カー ドが表⽰され、メール送信、インスタント メッセージが可能。 稟議や時間外業務申請、⼈事システムなど の承認待ち件数を表⽰する。 13 メール新着情報 個⼈メール、部店 ID の新着 件数を表⽰する。 17 今⽇の誕⽣⽇ 役職員名簿で誕⽣⽇を公開した⼈の店名、 ⽒名を表⽰する。 ※デフォルト⾮公開 導入についてのお問い合わせ 本ケーススタディは、 インターネット上でも参照できます。http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/ 本ケーススタディに記載された情報は製作当時 （2012 年 7 月） のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。 本ケーススタディは、情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。 製品に関するお問い合わせは次のインフォメーションをご利用ください。 ■ インターネット ホームページ http://www.microsoft.com/ja-jp/ ■ マイクロソフト カスタマー インフォメーションセンター 0120-41-6755 (9:30 ∼ 12:00、13:00 ∼ 19:00 土日祝日、弊社指定休業日を除く) ※電話番号のおかけ間違いにご注意ください。 Microsoft、Active Directory、Hyper-V、Lync、Outlook、SharePoint、Windows Server は米国 Microsoft Corporation および、 またはその関連会社の商標です。 その他記載されている、会社名、製品名、 ロゴ等は、各社の登録商標または商標です。 〒108-0075 東京都港区港南 2-16-3 品川グランドセントラルタワー 5331-WI1 山陰合同銀行事例 別紙 図 3 発牒時のフロー ಌ ৢᓴਛ ਦ ఼ष ুછऌद఼ ਚଵഅੳ ഀླྀଛહ भഅੳ ഀླྀष ଛહ ছॖঈছজش षൕൗ ಌ ৢᓴਛ द༮ ਦ ਚଵഅੳ ෘఃஈ মఃஈ ਦಀ॑ঽद఼ അੳ ૽ఆਰ ৸ਁ৫ ໌ৎ ഀླྀଛહ भഅੳ (ছॽشথॢ ਁ৫ โر ഀླྀष ଛહ ৢᓴ३५ॸ द༮ ৢᓴ३५ॸਗ 図 4 役職員情報システム 役職員の検索が可能。 同⼀部店の役職員であれば、本⼈ 以外でも編集可能。 上司･･･店内辞令システムの⼈事 考課担当者を⾃動で表⽰する。 メールの送信が可能。 本⼈のみ編集可能。 役席以上は全員に公開。 ⼀般⾏員は公開範囲の選択が可能。 ⼀般⾏員の初期値は「⾃分のみ」。 本⼈のみ編集可能。 全役職員、公開範囲の選択が可能。 初期値は「⾃分のみ」 。 ⾏員⽒名右の で仕事仲間 (よく 連絡する⼈) の登録が可能。ポー タルの仕事仲間と連動する。 在席状況を表⽰する。 顔写真/誕⽣⽇･･･⼈事システムの データを⾃動で表⽰する。 仕事仲間への追加が可能。 各項⽬の公開範囲は以下の通り ⾃分のみ すべてのユーザー ⾃分の仕事仲間 役職員に公開しない すべての役職員に公開する ⾃分の仕事仲間にのみ公開する
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