Faciliteiten

Landelijke Studenten Vakbond
Interstedelijk Studenten Overleg
Studenten Overleg Medezeggenschap
Vereniging Hogescholen
T.a.v. het bestuur
Prinsessegracht 21
2514 AP Den Haag
Datum
Onderwerp
E-mail
11 juni 2014
Ideeën ter verbetering medezeggenschap
[email protected]
Geachte bestuursleden van de Vereniging Hogescholen,
De medezeggenschap is een krachtig instrument om de kwaliteit van een hogeschool te
bewaken. De medezeggenschapsraad functioneert idealiter als kritische vriend van de
bestuurder: een orgaan van medewerkers en studenten dat altijd gevraagd en ongevraagd
bijdraagt aan de besluitvorming. De medezeggenschap houdt zich daarbij primair bezig met de
inhoud van wat er speelt. Een goede medezeggenschapsraad is kritisch, zonder het belang van
de onderwijsinstelling als geheel te vergeten.
Gelukkig heeft u het belang van medezeggenschap altijd onderschreven. Helaas zien wij dat
goede, effectieve medezeggenschap nog lang niet overal een gegeven is. Het is iets waar in
geïnvesteerd dient te worden. Medezeggenschap met oog voor de bestuurder en hart voor het
onderwijs kan alleen ontstaan als er van twee kanten geïnvesteerd wordt in een goede
samenwerking. De medezeggenschap doet dit door een actieve, open en betrokken houding.
Voor bestuurders geldt dat zij de medezeggenschap betrekken bij het opstellen en uitvoeren
van beleid. Ze kunnen zaken afstemmen met de medezeggenschap en hen in de gelegenheid
stellen goed te functioneren.
Onze organisaties zijn in het verleden met onderzoeken en voorstellen gekomen om de
medezeggenschap in de volle breedte te versterken. Naar aanleiding van het
1
faciliteitenonderzoek van de Landelijke Studenten Vakbond (LSVb), het Studenten Overleg
Medezeggenschap (SOM) en het Landelijk Overleg Fracties (LOF) heeft op 31 juli 2013 een
gesprek plaatsgevonden met de Vereniging Hogescholen. Gezamenlijk is geconstateerd dat er
veel en grote verschillen zijn tussen het functioneren van de medezeggenschap in Nederland
en dat de medezeggenschapsraad niet altijd betrokken en ondersteund wordt om de
werkzaamheden op een goede manier uit te voeren.
In dat gesprek is afgesproken dat onze organisaties met ideeën zouden komen om de
medezeggenschap te versterken. Hierbij is ook het Interstedelijk Studenten Overleg (ISO)
2
betrokken, ook zij hebben met een onderzoek een aanzet geleverd om de medezeggenschap
te versterken. Op 3 april 2014 vond er een vervolggesprek plaats waarin onze ideeën werden
besproken. Deze ideeën zijn opgenomen in de brief die u nu leest.
1
http://www.rijksoverheid.nl/bestanden/documenten-en-publicaties/rapporten/2013/12/06/faciliteitenvergeleken/faciliteiten-vergeleken.pdf
2
http://www.iso.nl/website/wp-content/uploads/2013/11/1213-Goede-Medezeggenschap-is-Mensenwerk.pdf
1
Landelijke Studenten Vakbond
Studenten Overleg Medezeggenschap
Interstedelijk Studenten Overleg
In deze brief behandelen wij thema's die volgens ons van belang zijn voor het creëren van een
geëquipeerde, betrokken en goed functionerende medezeggenschap. Het gaat hierbij om
facilitering van de medezeggenschap in de breedste zin van het woord. Met deze brief willen wij
het gesprek aangaan om de kwaliteitscultuur rondom medezeggenschap te versterken, zodat
deze studenten, medewerkers en bestuurders in staat stelt het beste uit zichzelf en de
onderwijsinstelling te halen.
Per thema geven wij aan hoe wij hier het belang voor medezeggenschap en bestuurder zien en
beschrijven wij ook hoe de uitwerking hiervan volgens ons concreet vorm kan krijgen. Dat gaat
wat ons betreft beide kanten op. Niet alleen vragen wij iets van de onderwijsbestuurder, ook
van de medezeggenschappers zelf wordt een actieve, constructieve houding en bijpassende
inzet gevraagd. Tot slot zijn wij uiteraard ook zelf bereid onze taak op ons te nemen. Graag
zouden wij deze thema's met u bespreken en op basis hiervan vaststellen waar
overeenstemming over te vinden is. Dit geeft beide achterbannen (medezeggenschapsraden en
onderwijsbestuurders) een handvat. Door de medezeggenschap in staat te stellen goed te
functioneren kan er een kwaliteitscultuur ontstaan die studenten, medewerkers en bestuurders
in staat stelt het beste uit zichzelf en de onderwijsinstelling te halen. Daar draait het uiteindelijk
om: een bloeiende hogeschool!
Samenwerking tussen bestuurder en medezeggenschap
Voor een effectieve samenwerking en een zo goed mogelijk evenwicht tussen de verschillende
organen van een hogeschool is een professionele en eerlijke verstandhouding essentieel.
Afspraken tussen bestuurder en medezeggenschapsraad zullen veel discussies over
procedures en de werkwijzen voorkomen. Door de medezeggenschapsraad al in een vroeg
stadium te betrekken wordt bijvoorbeeld voorkomen dat besluitvorming in het laatste stadium
veel vertraging op kan lopen. Ook neemt de kwaliteit van besluitvorming toe en ontstaat er
meer draagvlak vanuit de organisatie doordat alle stakeholders zich gehoord voelen. Dit zorgt
ervoor dat besluitvorming niet onnodig wordt vertraagd en conflicten tussen bestuurder en
medezeggenschap worden voorkomen.
Concreet denken wij aan de volgende punten:
1. De medezeggenschap wordt tijdig betrokken bij alle processen met gevolgen voor
medewerkers en/of studenten. Dit gebeurt op een zodanig tijdstip dat dit van wezenlijke
invloed is op de besluitvorming.
2. De vraag of een medezeggenschapsraad informatie nodig heeft voor de uitvoering van
3
zijn taken (zoals bedoeld in WHW 10.19 lid 6) is ter beoordeling van de raad zelf .
3. De medezeggenschapsraad heeft met betrekking tot het informatierecht toegang tot
alle informatie binnen de instelling tenzij er specifieke, zwaarwegende redenen zijn om
informatie te onthouden.
4. Ook in het geval van vertrouwelijke informatie wordt deze aan de
medezeggenschapsraad verstrekt. De raad gaat hier op een verantwoordelijke wijze
mee om. Dit kan gepaard gaan met de eis een geheimhoudingsverklaring te tekenen. In
overleg met de medezeggenschapsraad kan er voor gekozen worden informatie slechts
aan het dagelijks bestuur, een specifieke commissie of een afvaardiging van de raad te
verstrekken.
5. De medezeggenschapsraad en de bestuurder maken aan het begin van een raadsjaar
afspraken over de wijze waarop de raad vroegtijdig bij voorstellen en beleid betrokken
kan worden
3
Hierop aansluitend heeft Tweede Kamerlid Tanja Jadnanansing hier een motie over ingediend met nummer 33495-49.
2
Landelijke Studenten Vakbond
Studenten Overleg Medezeggenschap
Interstedelijk Studenten Overleg
6. Instemmings- en adviesverzoeken en de bijbehorende stukken worden de raad
minimaal twee weken voor de eerste (raads)vergadering over dit onderwerp
toegezonden. Uiteraard kan er in incidentele, spoedeisende gevallen tussen
medezeggenschapsraad en bestuurder een uitzondering worden gemaakt.
7. Instemmings- en adviesverzoeken worden door de medezeggenschapsraad binnen een
redelijke termijn in behandeling genomen. Hierbij kan gedacht worden aan een
doorlooptijd van maximaal tien weken totdat de besluitvorming plaats vindt.
8. Medezeggenschapsraden en bestuurders zetten zich in om de besluitvorming te laten
plaatsvinden op inhoudelijke gronden.
9. De centrale medezeggenschapsraad heeft minimaal tweemaal per jaar overleg met de
Raad van Toezicht in afwezigheid van het College van Bestuur. Uiteraard kan hiernaast
(ook aansluitend of voorafgaand) een overleg met zowel Raad van Toezicht als College
van Bestuur plaatsvinden.
Verschillen van mening
Ondanks goede afspraken en een goede cultuur kan het voor komen dat de
medezeggenschapsraad en de bestuurder een verschil van mening hebben over inhoud of
procedures. De volgende punten dragen in onze ogen bij aan het voorkomen van
meningsverschillen die de goede samenwerking op het spel zetten of tot onnodige vertraging
leiden:
1. Indien een medezeggenschapsraad niet instemt en een bestuurder zich hier niet bij
neer wil leggen kan de bestuurder een geschillenprocedure starten. Dit heeft dan een
opschortende werking voor het bestreden besluit. Afwijken hiervan gebeurt alleen in
zeer spoedeisende en uitzonderlijke gevallen.
2. Een medezeggenschapsraad geeft inhoudelijk – mondeling of schriftelijk – onderbouwd
weer waarom hij een beslissing neemt.
3. Adviezen vanuit de medezeggenschapsraad worden door het bestuur overgenomen of
onderbouwd afgewezen.
4. Bij een verschil van inzicht over wet- en regelgeving, bijvoorbeeld bij de vraag of sprake
is van instemmings- of adviesbevoegdheid of de vraag welke procedure gevolgd hoort
te worden, kan een onafhankelijk extern adviseur benaderd worden.
Afspraken zijn het beste te maken in tijden waarin het goed gaat. Op (bijvoorbeeld jaarlijks)
gemaakte afspraken is terug te vallen terwijl het maken van afspraken in tijden waarin het
minder goed gaat meer dan eens lastig of onmogelijk is gebleken.
Tijdsbesteding raadsleden
Uit het eerder genoemde onderzoek naar faciliteiten blijkt dat de minimale tijdsbesteding van
medezeggenschapsraden op het hbo twee à drie uur is en dat is in onze ogen te weinig tijd om
raadswerkzaamheden naar behoren uit te voeren. Ook wij verwachten van raadsleden dat zij
vrijwillig meer tijd in medezeggenschap stoppen dan deze uren, maar de verhouding tussen de
tijdsinvestering in de praktijk en die op papier is op dit moment scheef gegroeid.
4
Op basis van een inventarisatie bij medezeggenschapsraden in het hbo komt naar voren dat
een tijdsinvestering van 16 tot 24 uur per week als benodigd wordt gezien om het raadswerk
4
Deze inventarisatie is gehouden onder de achterban van SOM en de LSVb.
3
Landelijke Studenten Vakbond
Studenten Overleg Medezeggenschap
Interstedelijk Studenten Overleg
naar behoren te kunnen doen. Hierin vallen onder andere vergaderuren, voorbereidingstijd,
5
6
interne en externe werkgroepen en contact met de achterban.
Voor leden van het dagelijks bestuur geldt dat er ongeveer zes tot acht uur per week extra
wordt gestoken in de raadswerkzaamheden, onder andere in verband met de afstemming van
onderwerpen voor vergaderingen en extra overleggen. Decentrale raden hebben veelal minder
externe commissies en werkgroepen dan raadsleden op centraal niveau, waardoor er voor hen
ook minder uren voor het raadswerk beschikbaar hoeven te zijn.
Naar aanleiding van deze inventarisatie lijkt een verdeling als onderstaande optimaal voor het
goed vervullen van het raadswerk.
Soort orgaan
Centrale raad
Decentrale raad
Opleidingscommissie
Leden
16 uur per week
12 uur per week
4 uur per week
Leden dagelijks bestuur
24 uur per week
18 uur per week
n.v.t.
Een lastige factor blijft het verschil tussen onderwijsinstellingen. In eerste instantie lijkt een
onderscheid tussen grote en kleine hogescholen voor de hand te liggen maar dat blijkt op het
hbo niet goed te werken. Dit komt doordat juist kleine hogescholen vaak geen deelraden
hebben en de centrale raad daarmee juist extra taken krijgt. Ons advies is dan ook om
bovenstaande uren als norm te hanteren waarbij afwijken mogelijk is op basis van de specifieke
individuele situatie van een onderwijsinstelling. Dit volgens het 'comply or explain'-principe.
De omgang met medezeggenschapsraadsleden
Naast deze urennormen is het belangrijk dat de hele onderwijsinstelling bewust is van de
belangrijke rol van de medezeggenschap. De raadsleden moeten in de gelegenheid gesteld
worden om de raadswerkzaamheden zo goed als mogelijk uit te voeren. De uren die voor
medezeggenschap gereserveerd worden mogen niet gevuld worden met bijvoorbeeld verplichte
colleges.
Lid zijn van een medezeggenschapsraad is geen vrijbrief om te pas en te onpas mee te kunnen
zwaaien, maar medezeggenschappers moeten in de gelegenheid gesteld worden om bij de
gezamenlijke overleggen (raadvergaderingen, bestuurder/raad, RvT/raad et cetera) aanwezig
te zijn.
Relatie centrale en decentrale medezeggenschap
Daarnaast adviseren wij het gesprek tussen de centrale en de decentrale medezeggenschap
beter te faciliteren. Op een aantal hogescholen zijn hier zeer positieve ervaringen mee. Op
andere hogescholen werken de verschillende medezeggenschapsorganen veelal los van
elkaar. Door minimaal twee keer per jaar een bijeenkomst te organiseren tussen de centrale en
de decentrale medezeggenschapsraden wordt de gehele medezeggenschap sterker, waardoor
de kwaliteit van besluitvorming toeneemt en het uiteindelijke beleid breder gedragen wordt.
5
Definities en invulling hiervan verschillen. In principe komt het in alle gevallen neer op een aantal raadsleden dat zich
op georganiseerde wijze specialiseert in één of meerdere onderwerpen of thema’s.
6
Dit gaat om groepen uit verschillende delen van de hogeschool die een gezamenlijke doelstelling hebben.
Bijvoorbeeld het discussiëren over een nieuwe OER, een projectgroep van een aanbesteding, een beleidscommissie of
werkdrukcommissie.
4
Landelijke Studenten Vakbond
Studenten Overleg Medezeggenschap
Interstedelijk Studenten Overleg
Vergoeding
Voor de vergoeding van de medezeggenschappers is het van belang dat er een balans
gevonden wordt tussen werkbaarheid en redelijkheid. In andere woorden: de hoogte van de
vergoeding moet ervoor zorgen dat raadsleden de functie naar behoren kunnen uitoefenen
zonder dat de vergoeding personen aantrekt die enkel het geld willen opstrijken zonder de
bijbehorende inspanning te leveren.
Budget voor training, scholing en andere activiteiten
Ontwikkeling is van onschatbare waarde voor medezeggenschapsraden: hierdoor wordt er
betere feedback op de verschillende stukken geleverd. Een jaarlijks trainingsbudget draagt hier
aan bij, waarbij de raad zelf invulling aan de (interne dan wel externe) scholing kan geven.
Het trainingsbudget kan onderdeel zijn van een algemeen budget voor de
medezeggenschapsraad. Dit algemene budget kan de raad naast training en scholing
gebruiken voor een achterbanraadpleging, communicatie-uiting of bijvoorbeeld externe
vergaderkosten. Een budget van € 1.000,- per zetel per jaar lijkt hierin toereikend. Hieruit wordt
niet de vergoeding aan raadsleden, ambtelijke ondersteuning of eventuele externe juridische
adviezen betaald.
Ambtelijke ondersteuning
De taken van de ondersteuning van een griffier of ambtelijk secretaris verschillen per
hogeschool en hangen mede samen met de behoefte van de medezeggenschapsraad, maar
zijn altijd belangrijk voor het functioneren van een goede medezeggenschap voor zowel raad
als bestuur. Uit een steekproef en gesprekken met medezeggenschapsraden blijkt dat de
minimumtaken van goede ondersteuning in ieder geval zijn: het doorsturen, archiveren en
ordenen van binnenkomende en uitgaande post, het opstellen van agenda’s, het bijhouden van
acties en besluiten, het notuleren van overleggen en het schrijven van conceptbrieven en -emails.
Bij een deel van de hogescholen heeft de ondersteuner ook een adviserende rol richting de
medezeggenschapsraad. Dit zijn dan veelal griffiers die zelf ervaring hebben in de
medezeggenschap. De raden die gebruik maken van een dergelijke griffier geven aan dat dit
een enorm waardevolle toevoeging is omdat discussies niet tweemaal gevoerd hoeven te
worden en omdat de griffier wat betreft kennis en ervaring voor continuïteit zorgt binnen de
medezeggenschapsraad.
Deze
inhoudelijke
rol
versterkt
het
proces
rondom
medezeggenschap. Als bijlage zijn twee brieven toegevoegd van medezeggenschapsraden die
deze inhoudelijke rol prijzen en aanbevelen.
Juist vanwege de belangrijke functie die de ambtelijke ondersteuning vervult is het belangrijk
dat hier genoeg tijd voor beschikbaar is. Onderstaand vindt u een richtlijn hiervoor. Op een
aantal hogescholen is dit al standaard of wordt zelfs extra ondersteuning ingezet. Wij zouden
graag zien dat iedere raad een minimale ondersteuning krijgt en dat raden en bestuurder
samen – op basis van dit voorstel – kijken of ondersteuning verbeterd kan worden.
Soort raad
Centrale raad
Decentrale raad
Grote hogeschool
Minimaal 1.0 fte
Minimaal 0.8 fte
Middelgrote hogeschool
Minimaal 0.8 fte
Minimaal 0.6 fte
Kleine hogeschool
Minimaal 0.6 fte
Minimaal 0.4 fte
5
Landelijke Studenten Vakbond
Studenten Overleg Medezeggenschap
Interstedelijk Studenten Overleg
Overige faciliteiten
Naast adequate ondersteuning zijn faciliteiten bepalend voor medezeggenschapsraden. Het
uitgangspunt hierbij is dat studenten wat betreft faciliteiten dezelfde rechten en plichten hebben
als reguliere medewerkers van een onderwijsinstelling. Dit betekent dat studenten beschikking
hebben tot een werkplek, vergadermogelijkheden van de onderwijsinstelling, een computer, een
telefoon, print- en kopieerfaciliteiten en koffie- en theefaciliteiten.
Door middel van deze brief hopen wij dat het gesprek tussen besturen en
medezeggenschapsraden wordt aangegaan. Daarnaast willen wij graag het gesprek met u
aangaan, zodat de medezeggenschap versterkt kan worden op bovenstaande punten. Graag
wisselen wij hier nader met u gedachten over uit.
Met vriendelijke groet,
Landelijke Studenten Vakbond
Interstedelijk Studenten Overleg
Studenten Overleg Medezeggenschap
6

Download Report