e-Box Onderneming - De portaalsite van de sociale zekerheid

e-Box Onderneming
Gebruikershandleiding
Wat is e-Box?
e-Box is een beveiligde elektronische brievenbus waarmee de instellingen van
de sociale zekerheid documenten, meldingen en taken kunnen doorsturen naar
ondernemingen.
Wie publiceert er in e-Box?
Door gegevens te publiceren in e-Box kunnen de verschillende instellingen van de sociale
zekerheid (RSZ, RVA, etc.) gemakkelijker en eenvoudiger gegevens uitwisselen met
ondernemingen. Zij publiceren dus in e-Box met behulp van verschillende onlinediensten
zoals ASR, Dimona, DmfA.
Wat wordt er gepubliceerd in e-Box?
Documenten
Een document dat gepubliceerd staat in de e-Box van een onderneming kan gedownload worden. Meestal gaat het over een document in
PDF-formaat, hoewel andere formaten mogelijk zijn (.csv, .zip, …).
Er zijn twee publicatiescenario’s mogelijk:
1) Wanneer de gebruiker een document ontvangt in de e-Box, is dit meestal het resultaat van een handeling die een gebruiker van de
onderneming uitvoert op het portaal van de Sociale Zekerheid.
Bijvoorbeeld: de multifunctionele aangiftes (DmfA), de aangiftes van sociale risico’s (ASR).
2) Er bestaan eveneens “push”-zendtypes. Dit zijn documenten die gepubliceerd worden op initiatief van de instelling zelf in de e-Box
van de onderneming. Het zijn dus geen documenten die u zelf heeft gevraagd.
Bijvoorbeeld: b
epaalde DB2P-communicaties (SIGeDIS), de zendingen van Syndicale Premie (DIBISS), Trillium-documenten voor het
jaaroverzicht van tewerkstellingsmaatregelen (RSZ).
Meldingen
Sommige documenten nemen de vorm
aan van een eenvoudige “melding”. Ze
informeren u dat een aanvraag of een
aangifte goed geregistreerd werd.
Bijvoorbeeld: Dimona-meldingen, ASRmeldingen, etc.
Taken
Een taak die in de e-Box van een
onderneming wordt gepubliceerd, is
een signaal van een onlinedienst van het
portaal naar de onderneming, om aan deze
onderneming te vragen om een aangifte in
te vullen.
Tot op heden gebruikt enkel het RIZIV deze
mogelijkheid in het kader van de aangifte van
de sociale risico’s (ASR) sector Uitkeringen.
Om de taken te openen, klikt u op de knop
“Lijst met taken” bovenaan rechts van uw
scherm. In de toekomst zullen de taken
rechtstreeks hernomen worden in de lijst
met berichten als documenten. Met een
functionaliteit zal u ze eveneens apart kunnen
weergeven.
Wat is de geldigheidsduur van een
document?
Elke instelling die in een vaste e-Box publiceert, bepaalt een geldigheidsduur per type
document, bijvoorbeeld 6 maanden.
Opgelet: na de vastgelegde geldigheidsduur worden de documenten automatisch
verwijderd.
Om uw documenten niet te verliezen, is het aangeraden om ze te bewaren op uw eigen
opslagruimte van uw onderneming.
De documenten die bijna vervallen zijn, worden aangeduid met een label “Vervalt
binnenkort”.
Hoe krijgt u toegang tot e-Box?
Elke onderneming heeft een e-Box. U krijgt toegang tot deze e-Box, zodra uw
onderneming geregistreerd is op de portaalsite van de sociale zekerheid.
Is uw onderneming nog niet geregistreerd is op het portaal van de sociale zekerheid?
Ga naar de pagina “Zich registeren” en volg de procedure.
De e-Box is altijd verbonden met een bepaalde, reeds bestaande hoedanigheid voor uw
onderneming.
Bijvoorbeeld: u
w onderneming heeft de hoedanigheid “Werkgever RSZ” en de
hoedanigheid “Dienstverrichter rechtspersoon”. Elke hoedanigheid heeft zijn
e-Box. In dit voorbeeld heeft de onderneming dus twee e-Boxen.
Wie beheert de e-Box van de
onderneming?
De Toegangsbeheerder (lokale beheerder) van de onderneming beheert de e-Box van
de onderneming voor de hoedanigheid die bij de e-Box hoort. Deze Toegangsbeheerder
(lokale beheerder) kan eveneens toegangen verlenen aan andere gebruikers via de
onlinedienst “Toegangsbeheer”.
Hij kan eveneens bepaalde gebruikers tot “Administrator e-Box” benoemen via deze
onlinedienst, om aan deze gebruikers de toegang naar de geavanceerde functionaliteiten
van de e-Box te geven (beheer van de labels, raadpleging van de audit van de berichten).
Opgelet, de Hoofdtoegangsbeheerder (Verantwoordelijke Toegangen
Onderneming) heeft geen toegang tot het beheer van de e-Box van de
onderneming.
Wie heeft toegang tot e-Box?
De gebruikers die toegang hebben tot de e-Box voor een bepaalde hoedanigheid
(bijvoorbeeld de hoedanigheid “Werkgever RSZ”) zijn allemaal gebruikers geregistreerd
onder dezelfde hoedanigheid, via de onlinedienst “Toegangsbeheer”.
Wie heeft toegang tot de documenten in de e-Box van uw
onderneming?
De Toegangsbeheerder (lokale beheerder) heeft toegang tot elk soort document verstuurd in de e-Box van de onderneming.
Voor de andere gebruikers van de e-Box zijn er twee mogelijke veiligheidsniveaus voor de toegang tot de documenten:
Niveau 1 - toegang tot de e-Box
De documenten die beschermd zijn volgens dit veiligheidsniveau, zijn zichtbaar voor alle gebruikers van de e-Box van de onderneming.
Raadpleeg de lijst met onlinediensten die documenten publiceren in uw e-Box en het bijbehorende veiligheidsniveau.
Niveau 2 - Toegang tot e-Box en tot de onlinedienst die tot de onlinedienst hoort
In dat geval worden de documenten beschermd door een onlinedienst. Dit betekent dat een gebruiker toegang zal moeten hebben tot de
onlinedienst die bij het document hoort om het document van dit type te kunnen bekijken.
Bijvoorbeeld: om de documenten te bekijken die gepubliceerd zijn door de onlinedienst DmfA, moet de gebruiker DmfA in zijn profiel
hebben.
De Toegangsbeheerder (lokale beheerder) kan de toegang tot een onlinedienst toekennen aan verschillende gebruikers via de onlinedienst
“Toegangsbeheer”.
Raadpleeg de lijst met onlinediensten die documenten publiceren in uw e-Box en het bijbehorende veiligheidsniveau.
Wat is het e-mailadres van
de hoedanigheid?
Een e-Box is verbonden aan elke hoedanigheid geregistreerd op het portaal van uw
onderneming. De Toegangsbeheerder (lokale beheerder) moet het e-mailadres van de
hoedanigheid invullen in de onlinedienst “Toegangsbeheer” op de pagina “Details van de
hoedanigheid”.
Let op: het e-mailadres van de hoedanigheid moet het adres zijn van de persoon of van
de groep personen die de e-Box van de onderneming beheren.
Dit e-mailadres zal gebruikt worden voor het versturen van informatieve e-mails (zie
verder).
Wat is een informatieve mail?
Een informatieve mail is een mail die verstuurd wordt naar het e-mailadres van de
hoedanigheid van de onderneming om u in te lichten dat nieuwe documenten en/of
meldingen in de e-Box zullen binnenkomen.
Meer info?
Raadpleeg de hulp van e-Box Onderneming.
Raadpleeg de handleiding van de onlinedienst Beheer Qualitch
(“Toegangsbeheer voor Ondernemingen en Organisaties”).
Vragen? Hulp nodig?
Gebruik het contactformulier of richt u tot het contactcenter Eranova van maandag tot
vrijdag, van 7.00 tot 20.00 uur, op het nummer 02 511 51 51.
RSZ - Rijksdienst voor Sociale Zekerheid - Victor Hortaplein 11, 1060 Brussel
Nieuwe versie van de e-Box
Een nieuwe versie van e-Box is beschikbaar. Deze nieuwe versie biedt u nog steeds
de functies waarmee u vertrouwd bent: een beveiligde mailbox en een beheer van de
toegangsrechten tot e-Box en tot de documenten die aangepast kunnen worden door
de Toegangsbeheerder (lokale beheerder).
De nieuwe e-Box houdt rekening met uw opmerkingen en suggesties. Deze werd
namelijk ontworpen op basis van interviews, telefonische enquêtes en workshops met de
gebruikers.
In de nieuwe versie van e-Box vindt u de volgende aanpassingen en nieuwigheden:
•e
en moderne en gebruiksvriendelijke interface. Ze biedt namelijk een nieuw
mechanisme voor de paginering en sortering waarmee u de lijst met ontvangen
berichten volgens uw voorkeur kan weergeven;
•e
en vereenvoudigde e-Box waarvan de opslag niet meer beperkt is tot enkele
MB’s. Er is geen prullenmand meer in de nieuwe versie van e-Box.
• t wee soorten views (een eenvoudige standaardview en personaliseerbare
views);
•e
en nieuwe presentatie en classificatie van berichten
een duidelijk verschil tussen documenten en meldingen, en de mogelijkheid om
een van beide weer te geven;
een markering van de elektronische aangetekende zendingen;
een opzoeking die mogelijk is tussen de verschillende afzenders en soorten
berichten (via de gepersonaliseerde view).
• een nieuwe presentatie van de informatieve mails die verstuurd worden om de
komst van nieuwe berichten in e-Box aan te kondigen;
• een scherpere personalisering van e-Box en de ontvangen berichten met behulp
van labels of zoekfilters die opgeslagen zijn voor elke gebruiker.

Download Report