e-Box Onderneming - De portaalsite van de sociale zekerheid

e-Box Onderneming
Gebruikershandleiding
Wat is e-Box?
e-Box is een beveiligde elektronische brievenbus waarmee de instellingen van de
sociale zekerheid documenten, meldingen en taken doorsturen naar ondernemingen.
Wie publiceert er in e-Box?
De verschillende instellingen van de sociale zekerheid (RSZ, RVA enzovoort) publiceren
gegevens in e-Box. Ze doen dat via verschillende onlinediensten zoals ASR, Dimona
en DmfA. Het is een manier om vlot en gemakkelijk gegevens uit te wisselen met
ondernemingen.
Wat wordt er gepubliceerd in e-Box?
Documenten
Een document gepubliceerd in de e-Box van een onderneming kunt u downloaden. Meestal is het een document in PDF-formaat, hoewel
ook andere formaten mogelijk zijn (.csv, .zip enzovoort).
Twee grote publicatiescenario’s zijn mogelijk:
1) Meestal ontvangt u een document in uw e-Box omdat een gebruiker van uw onderneming een actie uitgevoerd heeft op het portaal
van de sociale zekerheid.
Voorbeeld: multifunctionele aangiftes (DmfA), aangiftes van sociale risico’s (ASR).
2) Soms ontvangt u zogenaamde ‘push-zendingen’. Dat zijn documenten die op initiatief van een bepaalde instelling gepubliceerd
worden in de e-Box van uw onderneming. Het zijn dus geen documenten die u zelf aangevraagd heeft.
Voorbeeld : bepaalde DB2P-communicaties (verzonden door Sigedis), verzending van de syndicale premie (RSZPPO),
Trillium-documenten voor het jaaroverzicht van tewerkstellingsmaatregelen (verzonden door de RSZ).
Meldingen
Bepaalde documenten zijn gewone
‘kennisgevingsbestanden’. Zij geven aan of
uw aanvraag of aangifte goed is ontvangen.
Voorbeeld: Dimona-meldingen,
ASR-meldingen, etc.
Taken
Een taak die in de e-Box wordt gepubliceerd,
is een signaal van een onlinedienst van het
portaal aan de onderneming. Er wordt aan
de onderneming gevraagd om een aangifte
in te vullen.
Tot nu toe gebruikt enkel het RIZIV deze
mogelijkheid om u op te roepen om aangifte
te doen. Het gaat hier om aangiften van
sociale risico’s (ASR) in de sector uitkeringen.
Om toegang te krijgen tot de taken, klikt u op
de “Taken”-knop in de rechterbovenhoek van
uw scherm. In de toekomst zullen de taken
rechtstreeks in de lijst met berichten worden
opgenomen als documenten. Een functie zal
u toelaten ze specifiek weer te geven.
Wat is de geldigheidsduur van een
document?
Elke instelling die in e-Box publiceert, bepaalt een geldigheidsduur per type document.
Dat kan bijvoorbeeld 6 maand zijn.
Opgelet: documenten worden automatisch verwijderd zodra de geldigheidsduur
verstreken is. Om uw documenten niet te verliezen, slaat u ze best op in een opslagruimte
van uw onderneming (harde schijf, server…).
Documenten die binnenkort verlopen, krijgen een label “Verloopt binnenkort”.
Hoe krijgt u een e-Box?
Voor elke onderneming is een e-Box gereserveerd. U krijgt toegang tot e-Box zodra uw
onderneming geregistreerd is op het portaal van de sociale zekerheid.
Is uw onderneming nog niet geregistreerd op het portaal? Ga dan naar de pagina
Registreren en volg de procedure.
De e-Box is altijd verbonden met een bepaalde bestaande hoedanigheid voor uw
onderneming.
Voorbeeld : uw onderneming heeft de hoedanigheid ‘Werkgever RSZ’ en de hoedanigheid
‘Dienstverlener rechtspersoon’. Elke hoedanigheid heeft zijn e-Box. In dit
voorbeeld heeft de onderneming dus twee e-Boxen.
Wie beheert de e-Box van de
onderneming?
De lokale beheerder van de onderneming beheert de e-Box voor de hoedanigheid
verbonden aan de e-Box. Dezelfde lokale beheerder kan vervolgens toegang geven aan
andere gebruikers via de onlinedienst ”Hoedanigheidsbeheer”.
Opgelet: De Verantwoordelijke Toegangen Onderneming heeft geen toegang tot het
beheer van de e-Box van de onderneming.
Wie heeft toegang tot e-Box?
De gebruikers die toegang hebben tot de e-Box voor een bepaalde hoedanigheid
(bijvoorbeeld de hoedanigheid ‘Werkgever RSZ’) zijn allemaal gebruikers geregistreerd
onder dezelfde hoedanigheid, via de onlinedienst “Hoedanigheidsbeheer”.
Wie heeft toegang tot de documenten in de e-Box van uw
onderneming?
De lokale beheerder heeft toegang tot elk type document verstuurd naar de e-Box van uw onderneming.
Voor de andere gebruikers van de e-Box zijn er twee mogelijke veiligheidsniveaus voor toegang tot de documenten:
Niveau 1 - toegang tot de e-Box
De documenten beschermd met dit veiligheidsniveau zijn zichtbaar voor alle gebruikers van de e-Box van uw onderneming. Bekijk de lijst van
onlinediensten die documenten in uw e-Box kunnen publiceren en het bijbehorende veiligheidsniveau.
Niveau 2 - toegang tot de e-Box en tot de onlinedienst waar het document vandaan komt
In dit geval worden de documenten beschermd door een onlinedienst. Dat betekent dat een gebruiker toegang moeten hebben tot de
bijbehorende onlinedienst om zulke documenten te kunnen bekijken.
Voorbeeld: om de documenten te bekijken die gepubliceerd zijn door de onlinedienst DmfA moet de gebruiker DmfA in zijn profiel hebben.
De lokale beheerder kan de toegang tot een onlinedienst aan verschillende gebruikers toekennen via Hoedanigheidsbeheer.
Bekijk de lijst van onlinediensten die documenten in uw e-Box kunnen publiceren en het bijbehorende veiligheidsniveau.
Wat is het e-mailadres van
de hoedanigheid?
Aan elke hoedanigheid geregistreerd op het portaal voor uw onderneming is een e-Box
verbonden.
De lokale beheerder moet het e-mailadres van de hoedanigheid invullen in de onlinedienst
”Hoedanigheidsbeheer” op de pagina ‘Details van de hoedanigheid’.
Opgelet: het e-mailadres van de hoedanigheid moet het adres zijn van de persoon of
groep die de e-Box van de onderneming beheert.
Dit e-mailadres zal gebruikt worden voor het versturen van informatieve e-mails (zie
verder).
Wat is een informatieve mail?
Een informatieve mail is een mail die verstuurd wordt naar het e-mailadres van de
hoedanigheid van de onderneming om u in te lichten dat nieuwe documenten en/of
meldingen in de e-Box zullen binnenkomen.
Meer informatie?
Bekijk de volledige Helppagina van e-Box Onderneming.
Bekijk de handleiding van Hoedanigheidsbeheer
(‘Toegangsbeheer voor Ondernemingen en Organisaties’).
Vragen? Hulp nodig?
Gebruik het contactformulier of bel het contactcenter Eranova van maandag tot vrijdag,
van 07.00 uur tot 20.00 uur, op het nummer 02 511 51 51.
RSZ - Rijksdienst voor Sociale Zekerheid - Victor Hortaplein 11, 1060 Brussel
Nieuwe versie e-Box Onderneming
De nieuwe versie van e-Box biedt dezelfde vertrouwde functies: een beveiligde mailbox
en het beheer van de toegang tot e-Box en documenten door de lokale beheerder.
De vernieuwde e-Box houdt rekening met uw opmerkingen en suggesties. Hij is
ontwikkeld op basis van interviews, telefonische enquêtes en workshops met gebruikers.
Concreet vindt u in de nieuwe versie van e-Box de volgende aanpassingen en
nieuwigheden:
• een moderne interface, aangenaam in het gebruik. Er is een nieuw systeem van
paginering en u kunt de berichtenlijst filteren volgens uw voorkeur;
• een vereenvoudigde e-Box waarvan de opslagcapaciteit niet meer beperkt is tot
enkele megabytes. De nieuwe versie van e-Box heeft ook geen prullenbak meer.
• twee types van weergaven (een eenvoudige weergave en één aangepast aan uw
wensen).
• een nieuwe weergave en classificatie van de berichten:
zichtbaar verschil tussen documenten en notificaties, en de mogelijkheid om alleen
het ene of het andere type bericht weer te geven;
duidelijke markering van aangetekende zendingen;
mogelijkheid om te zoeken op verzender en type bericht (in de gepersonaliseerde
weergave);
• een nieuwe weergave van informatieve mails die u waarschuwen dat er nieuwe
berichten aankomen.
• een verfijndere personalisering van e-Box en zijn berichten met labels of
zoekfilters die elke gebruiker kan opslaan.

Download Report