De zin en onzin van vergaderen

De zin en onzin van vergaderen
Niets is zo verankerd in onze werkorganisatie als vergaderen. Zeker binnen gemeentelijke
organisaties. Op dinsdagochtend vergadert het college en op woensdagochtend het
managementteam. Alle andere overleggen (afdelingsoverleg, teamoverleg, projectoverleg,
portefeuillehouderoverleg, etc) worden hieromheen georganiseerd.
Vergaderen is een gewoonte
Regelmatig hoor ik medewerkers vragen of het overleg nog door gaat omdat ze het te druk hebben om te
vergaderen. Of hoor ik medewerkers na afloop klagen over de inhoud van de vergadering, "wat duurde het weer
lang", of erger "wat een niveau weer". Waarom schrappen we vergaderingen dan niet? Blijkbaar hebben
vergaderingen ook toegevoegde waarde. Vergaderingen duren niet voor niets langer dan gepland en als er niet
wordt vergaderd, klaagt men dat men niet goed is geïnformeerd. En laten we eerlijk zijn. Vergaderen voorziet in
nog twee belangrijke behoeften. Het bijwonen van een vergadering is vaak een prettige break van onze reguliere
werkzaamheden. En het draagt bij aan ons status gevoel. Want des te hoger in de hiërarchie, des te meer
vergaderingen. En zo houden we deze werkwijzen en de onvrede hierover in stand!
Meta-vergadering
Waarom gaat het in vergaderingen zo weinig over de doelstelling, de methode, de inhoud en de tijdsduur van de
vergadering zelf? Is dat omdat we allemaal behoren te weten hoe het moet? Laten we onszelf kennen als we
moeten bespreken hoe we met elkaar willen vergaderen? Een vergadering met 6 collega's op schaal 11 niveau
kost al snel € 270 per uur. Een dergelijke financiële besteding verplicht ons ervoor te zorgen dat deze
investering ook meerwaarde heeft!
Mogelijke oplossingen
Hoe zorg je ervoor dat vergaderingen toegevoegde waarde hebben en dat deelnemers met plezier en
enthousiasme deelnemen?
1.
2.
3.
4.
5.
Evaluatie
Evalueer twee keer per jaar. Begint het nieuwe jaar met een evaluatie en ook de periode na de
zomervakantie leent zich goed voor een evaluatie. Bespreekt de doelstelling, de inhoud en vooral de
vergadermethodiek met elkaar.
Gebruik het overleg niet voor details
Mensen horen zichzelf graag praten. Als daar niet de ruimte voor is, verzanden agendapunten vaak in
een zeer gedetailleerde behandeling. Spreek bijvoorbeeld af dat specifieke inhoudelijke kritiekpunten of
tekstuele opmerkingen op een voorliggend voorstel vooraf worden besproken met de opsteller en niet
staande de vergadering. Hiermee voorkom je het bespreken van details en het komt de sfeer ten goede.
Presentaties houden en gasten uitnodigen
Maak het overleg levendig en ook interessant voor buitenstaanders door gasten uit te nodigen en
medewerkers korte presentaties te laten verzorgen. De voorzitter moet er wel op toezien dat dit verloopt
in een positieve sfeer, waarbij de presentaties niet leiden tot extra opdrachten of werkzaamheden voor
de presentatoren.
Bedrijfsvoering en thema's scheiden
Splits de agenda in twee delen; een bedrijfsvoeringsdeel en een themadeel. Bij het bedrijfsvoeringsdeel
worden korte termijn zaken besproken en wordt de voortgang van bepaalde activiteiten besproken. Bij
het themadeel worden lange termijn aspecten besproken en worden brainstormsessies gehouden over de
aanpak van een bepaalde uitdaging.
Rondvraag
Beperk de rondvraag tot een echte rondvraag en laat het niet uitmonden in een uitvoerige bespreking.
Dit is makkelijk te bereiken door niet te eindigen met de rondvraag, maar door ermee te beginnen!

Download Report