Concept reglement - Stichting Notarieel Pensioenfonds

Reglement Verantwoordingsorgaan
Artikel 1.
Begripsomschrijvingen
a.
bestuur:
het bestuur van het fonds;
b.
bestuursbureau:
het bestuursbureau van het fonds;
c.
code pensioenfondsen:
de code opgesteld door de Pensioenfederatie en de Stichting
van de Arbeid waarin normen zijn geformuleerd voor ‘goed
pensioenfondsbestuur’;
d.
deelnemer:
iedere notaris, iedere toegevoegd notaris en iedere
kandidaat-notaris, al dan niet in loondienst werkzaam, die
pensioen opbouwt bij SNPF;
e.
fonds:
de Stichting Notarieel Pensioenfonds;
f.
gewezen deelnemer:
de persoon die op grond van de pensioenregelingen van
SNPF bij beëindiging van de deelname een
pensioenaanspraak heeft behouden tegenover het fonds;
g.
intern toezicht:
intern toezicht zoals verankerd in de WVB en de code
pensioenfondsen;
h.
pensioengerechtigde:
degene voor wie op grond van de reglementen het pensioen
is ingegaan;
i.
raad van toezicht:
de raad van toezicht van het fonds;
j.
reglementen:
de pensioenreglementen van het fonds;
k.
statuten :
de statuten van het fonds;
l.
verantwoordingsorgaan:
het verantwoordingsorgaan van het fonds;
m.
WVB:
Wet verplichte beroepspensioenregeling.
Artikel 2.
Samenstelling, benoeming en ontslag
1. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit zeven leden. In het verantwoordingsorgaan zijn deelnemers
en pensioengerechtigden evenredig op basis van onderlinge getalsverhoudingen per groep
vertegenwoordigd. Daarnaast zijn ook de gewezen deelnemers vertegenwoordigd. Bij
inwerkingtreding van dit reglement hebben vertegenwoordigers van de deelnemers recht op vier
zetels in het verantwoordingsorgaan, heeft de vertegenwoordiger van de gewezen deelnemers
recht op één zetel in het verantwoordingsorgaan en hebben de vertegenwoordigers van
pensioengerechtigden recht op twee zetels in het verantwoordingsorgaan.
Concept Reglement verantwoordingsorgaan - versie 19 februari 2014
1/6
2. Het bestuur stelt in samenspraak met het verantwoordingsorgaan een competentievisie op dat bij
de verkiezing van leden van het verantwoordingsorgaan gehanteerd wordt. Het bestuur evalueert
dit profiel periodiek met het verantwoordingsorgaan.
3. De leden van het verantwoordingsorgaan worden gekozen door middel van verkiezingen, één en
ander met inachtneming van hetgeen bepaald is in het verkiezingsreglement
verantwoordingsorgaan. In het kader van de kandidaatstelling worden ook de normen 67, 68 en 69
van de code pensioenfondsen in aanmerking genomen.
4. Een aftredend lid is terstond opnieuw herkiesbaar, met dien verstande dat een lid ten hoogste één
maal voor een aansluitende periode kan worden herkozen.
5. Gedurende het bestaan van maximaal drie (tussentijdse) vacatures blijft het
verantwoordingsorgaan wettig samengesteld en behoudt het zijn volledige bevoegdheid.
6. Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan is niet verenigbaar met een andere functie
binnen het fonds of in de ‘PensioenKamer’ (de werkgevers- en werknemerscommissie die onder
auspiciën van de KNB nadere invulling geven aan het opdrachtgeverschap van het fonds).
7. Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan eindigt:
a. na afloop van de zittingsperiode van vier jaar;
b. op verzoek van betrokkene;
c. door overlijden;
d. door het niet meer behoren tot de betreffende groep tot welke het lid behoorde bij diens
(her)verkiezing; een ontzegging als bedoeld in het gestelde in artikel 103 lid 1 onder letter d.
van de Wet op het notarisambt, respectievelijk een schorsing als bedoeld in artikel 103 lid 1
onder letter e. van voormelde wet voor een termijn van veertien dagen of langer heeft hetzelfde
rechtsgevolg;
e. bij verlies van het beheer over zijn vermogen;
f. in geval van ontslag door het verantwoordingsorgaan.
Ontslag vindt onder meer, doch niet uitsluitend, plaats indien sprake is van een blijvend
tegenstrijdig belang tussen het lid van het verantwoordingsorgaan en het fonds dan wel bij
wijziging van het functieprofiel voor het verantwoordingsorgaan en het niet meer passen van het
desbetreffende lid na deze wijziging binnen dit profiel. Ontslag is alleen mogelijk wanneer 2/3
(twee derde) deel van de leden van het verantwoordingsorgaan hiermee instemt. Het betrokken
lid van het verantwoordingsorgaan heeft geen stemrecht met betrekking tot een besluit over zijn
eigen ontslag, doch dient wel vooraf in de gelegenheid te zijn gesteld om te worden gehoord.
Artikel 3.
Taken en bevoegdheden
1. Het verantwoordingsorgaan is bevoegd jaarlijks een algemeen oordeel te geven over:
a. het handelen van het bestuur;
b. het door het bestuur uitgevoerde beleid in het afgelopen kalenderjaar;
c. beleidskeuzes die op de toekomst betrekking hebben.
2.
Het bestuur verschaft het verantwoordingsorgaan alle stukken, waaronder het (concept)
jaarverslag, de (concept-)jaarrekening en andere relevante informatie, waaronder de bevindingen
van de raad van toezicht en de managementletter van de accountant, die het voor de uitoefening
van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft op een dusdanig in onderling overleg te bepalen tijdstip dat
wezenlijke oordeelsvorming door het verantwoordingsorgaan mogelijk is.
Concept Reglement verantwoordingsorgaan - versie 19 februari 2014
2/6
3.
Het verantwoordingsorgaan verstrekt het oordeel als bedoeld in lid 1 van dit artikel
schriftelijk en beargumenteerd aan het bestuur op een dusdanig in onderling overleg te
bepalen tijdstip dat het bestuur voldoende tijd heeft om zijn beargumenteerde reactie op
dit oordeel te formuleren, en deze tezamen met dit oordeel bekend te maken door
opname (al dan niet samengevat) in het eerstvolgende jaarverslag van het fonds.
4.
Het verantwoordingsorgaan wordt tussentijds door het bestuur geïnformeerd over naar mening
van het bestuur belangrijke ontwikkelingen.
Het verantwoordingsorgaan heeft in het kader van de oordeelsvorming recht op overleg met de
raad van toezicht over diens bevindingen. Het verantwoordingsorgaan is, in overleg met het
bestuur, bevoegd deskundigen te raadplegen. Het verantwoordingsorgaan heeft het recht om in
bijzondere gevallen de actuaris te raadplegen. Het fonds neemt de eventuele kosten hiervan voor
zijn rekening.
5.
Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen
over:
a. het beleid inzake beloningen;
b. het wijzigen van het beleid ten aanzien van het verantwoordingsorgaan, inclusief de
competentievisie voor leden van het verantwoordingsorgaan;
c. de vorm, inrichting en samenstelling van de raad van toezicht. Benoeming/ontslag van
een lid van de raad van toezicht vindt plaats na bindende voordracht/bindend advies
van het verantwoordingsorgaan;
d. de profielschets voor leden van de raad van toezicht;
e. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure;
f. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid;
g. een melding van disfunctioneren van het bestuur.
6.
Het bestuur hoort het verantwoordingsorgaan voordat het bestuur een besluit neemt over:
a. de aanpassing van de ABTN;
b. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het fonds of de overname van
verplichtingen door het fonds;
c. fusie, liquidatie of splitsing van het fonds;
d. het omzetten van het fonds in een andere rechtsvorm.
7.
Een advies van het verantwoordingsorgaan wordt door het bestuur op een zodanig
tijdstip gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen bestuursbesluit.
8.
Het bestuur informeert het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk schriftelijk en met
redenen omkleed, indien het ontvangen advies niet of niet geheel wordt overgenomen.
9.
Het verantwoordingsorgaan heeft het recht om leden van de raad van toezicht te
ontslaan, indien er naar de mening van het verantwoordingsorgaan sprake is van
disfunctioneren.
10. Indien het verantwoordingsorgaan van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren
functioneert, kan het zich, na raadpleging van de raad van toezicht, wenden tot de
Ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam met het verzoek:
Concept Reglement verantwoordingsorgaan - versie 19 februari 2014
3/6
a. een onderzoek te bevelen naar het beleid van en de gang van zaken binnen het
fonds;
b. het functioneren van het bestuur als zodanig te toetsen.
Tot een verzoek kan slechts worden besloten indien ten minste 2/3 (twee derde) leden
van het verantwoordingsorgaan tijdens een vergadering aanwezig of vertegenwoordigd
zijn en ten minste 2/3 (twee derde) van de leden daarmee instemt.
11. Alvorens een verzoek als bedoeld in lid 10 in te dienen zal het verantwoordingsorgaan dit
voornemen schriftelijk en beargumenteerd melden aan het bestuur en het bestuur de
gelegenheid geven hierop te reageren.
Artikel 4.
Vergaderingen en rapportage
1. Het verantwoordingsorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend
voorzitter en een secretaris. De voorzitter heeft de leiding over de vergaderingen. De
secretaris zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen, verzorgt de
correspondentie en is verantwoordelijk voor het archief.
2.
Het verantwoordingsorgaan komt naast overleg met het bestuur en de raad van toezicht
ten minste tweemaal per jaar bijeen of zo dikwijls als 2/3 (twee derde) van de leden van
het verantwoordingsorgaan daarom hebben verzocht.
3.
Geldige besluiten kunnen worden genomen wanneer ten minste de meerderheid van de
leden van het verantwoordingsorgaan tijdens de vergadering aanwezig is, dan wel
vertegenwoordigd wordt. Van vertegenwoordiging is sprake als het afwezige lid een
aanwezig lid schriftelijk gevolmachtigd heeft tijdens de vergadering zijn/haar stem uit te
brengen.
4.
Als aan het bepaalde in lid 3 is voldaan, worden alle besluiten van het
verantwoordingsorgaan genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen van de ter
vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden, tenzij in dit reglement nadrukkelijk
anders is bepaald.
5.
Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Artikel 5.
Vergaderingen met het bestuur en met de raad van toezicht
1. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen ten minste twee keer per jaar in
overleg bijeen in het kader van de oordeelsvorming door het verantwoordingsorgaan en
zoveel vaker als in onderling overleg wordt vastgesteld.
2.
Ingeval het bestuur verzoekt tot overleg, wordt het verzoek gericht aan de voorzitter van
het verantwoordingsorgaan of diens plaatsvervanger. Ingeval het verantwoordingsorgaan
daartoe verzoekt, zal het verzoek worden gericht aan de voorzitter van het bestuur of
diens plaatsvervanger.
3.
De voorzitter van het bestuur of diens plaatsvervanger treedt op als voorzitter van de
vergadering.
Concept Reglement verantwoordingsorgaan - versie 19 februari 2014
4/6
4.
Het bestuur bespreekt met het verantwoordingsorgaan de algemene gang van zaken
binnen het fonds alsmede al hetgeen in artikel 3 lid 1 is vermeld.
5.
De raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan komen twee maal per jaar voor een
(overleg)vergadering bijeen.
6.
Het bestuursbureau van het fonds draagt zorg voor de verslaglegging van de
vergaderingen met het verantwoordingsorgaan zoals bedoeld in de leden 1 en 5.
7.
Het bestuur kan vertegenwoordigd door elk bestuurslid van het fonds tijdens de
vergaderingen van het verantwoordingsorgaan op verzoek van het verantwoordingsorgaan aanwezig zijn. Omgekeerd kan het verantwoordingsorgaan al dan niet
vertegenwoordigd door een of meer van zijn leden op verzoek van het bestuur ook bij
een bestuursvergadering worden uitgenodigd.
Artikel 6.
Vergoedingen en voorzieningen
1. Het secretariaat en de vergaderruimten van het fonds staan binnen redelijke grenzen in
goed overleg met (de voorzitter van) het bestuur ter beschikking van het
verantwoordingsorgaan.
2.
De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen van het fonds een vergoeding voor
hun werkzaamheden in de vorm van vacatiegelden en vergoeding van reiskosten. De
hoogte van de vergoeding wordt vastgesteld door het bestuur.
Artikel 7.
Competentievisie
Het verantwoordingsorgaan bevordert de geschiktheid en diversiteit van zijn leden. Het
verantwoordingsorgaan stelt in overleg met het bestuur een competentievisie op waaraan een
lid van het verantwoordingsorgaan moet voldoen. De bevordering van de deskundigheid van
de leden van het verantwoordingsorgaan is vastgelegd in het deskundigheidsplan van het
fonds. Tussen het bestuur en het verantwoordingsorgaan worden nadere afspraken gemaakt
over (eventuele) ontwikkelingstrajecten.
Artikel 8.
Geheimhouding
1. De leden van het verantwoordingsorgaan mogen noch tijdens hun lidmaatschap van het
verantwoordingsorgaan noch daarna informatie met betrekking tot (hun werkzaamheden
voor) het fonds, dan wel niet publieke informatie waarvan zij in het kader van hun
werkzaamheden als lid van het verantwoordingsorgaan kennis nemen, aan derden
bekend maken.
2.
Indien (een lid van) het verantwoordingsorgaan meent dat op deze regel in een bepaald
geval een uitzondering moet worden gemaakt, zal het lid of het verantwoordingsorgaan
hierover vooraf overleg voeren met het bestuur, dat uiteindelijk beslist of een uitzondering
op de geheimhoudingsplicht kan worden gemaakt.
Concept Reglement verantwoordingsorgaan - versie 19 februari 2014
5/6
Artikel 9.
Onvoorzien
In geval dit reglement niet voorziet in een ontstane situatie overleggen de voorzitter van het
bestuur en de voorzitter van het verantwoordingsorgaan over de te volgen procedure.
Artikel 10.
Vaststelling en wijziging van het reglement
1. Dit reglement wordt ten behoeve van de inwerkingtreding bij bestuursbesluit vastgesteld.
2.
Het reglement kan nadien alleen door het bestuur worden gewijzigd nadat het
verantwoordingsorgaan advies heeft uitgebracht over de voorgenomen wijziging.
Artikel 11.
Inwerkingtreding en invoeringsbepaling
1. Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2014.
2.
Met betrekking tot het gestelde in artikel 2 lid 4 wordt een lidmaatschap van het
verantwoordingsorgaan vóór 1 juli 2014 buiten beschouwing gelaten.
Concept Reglement verantwoordingsorgaan - versie 19 februari 2014
6/6

Download Report