Handleiding WKR Scan

Handleiding WKR Scan
Inzicht in de consequenties van de nieuwe Werkkostenregeling voor uw klanten: gratis!
In deze handleiding leggen we uit hoe de WKR Scan u ondersteunt om het inzicht bij uw klant over de
WKR te vergroten. Binnen 3 minuten maakt u in 6 stappen een eerste inventarisatie en zendt u deze direct
per e-mail naar uw klant. Snel en efficiënt.
De WKR Scan is in co-creatie ontwikkeld door Auxilium Adviesgroep en Continuitas en wordt u gratis
beschikbaar gesteld.
Wat is de WKR Scan?
Met de WKR Scan maakt u per klant een prognose van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling 2015
(WKR) en de eventuele WKR-heffing. Deze prognose helpt om het inzicht in de consequenties van de
WKR bij uw klant te vergroten en is een eerste stap naar nieuwe adviesdiensten die u op dit gebied met
uw klant kunt afspreken.
De WKR Scan werkt zeer eenvoudig en snel. U geeft een aantal gegevens in, aan de hand van de
beschikbare gegevens over de jaarrekening 2013 of de actuele cijfers 2014, en de vrije ruimte c.q. de
mogelijke WKR-heffing voor 2015 wordt in kaart gebracht. Vervolgens kunt u de rapportage direct per
e-mail aan uw klant ter beschikking stellen.
Handleiding
Deze handleiding geeft een instructie over het gebruik van de WKR Scan. U vindt onderstaand stap voor
stap uitgelegd hoe u de WKR Scan invult. Hiernaast is ook een commerciële handleiding beschikbaar.
Hierin vindt u tips over hoe de Werkkostenregeling kan worden ingezet om nieuwe dienstverlening aan
uw klanten te bieden. U vindt de commerciële handleiding op www.auxiliumadviesgroep.nl
WKR Monitor 2015
Met de WKR Monitor 2015 kunt u snel en efficiënt uw klant informeren over de ontwikkeling van de
vrije ruimte. In de WKR Scan is de mogelijkheid opgenomen om de WKR Monitor 2015 te bestellen. De
WKR Monitor 2015 leveren wij met invulling van uw kantoorgegevens en vermelding van uw logo, zodat
voor uw klant zichtbaar is dat de rapportage door uw kantoor is gemaakt. Meer informatie hierover
vindt u op www.auxiliumadviesgroep.nl
© Continuitas, November ’14
1 van 14
Starten met de WKR Scan
De WKR Scan installeren
De WKR Scan is een Excel tool, die werkt met Excel 2010 en 2013.
Indien u gebruik maakt van Excel 2007 zijn de WKR Scan en WKR Monitor 2015 ook te gebruiken.
Hiervoor moet dan wel de invoegtoepassing: Microsoft Office 2007: Microsoft Opslaan als PDF zijn
geïnstalleerd en geactiveerd in Excel. Als u al eerder PDF’s heeft gemaakt vanuit Excel is dit het geval.
Mocht dit niet het geval zijn dan kunt de invoegtoepassing downloaden van de Microsoft site.
http://www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=9943. Helaas werkt de WKR Scan niet in een
Apple omgeving.
U dient de WKR Scan als een .xlsm (excel bestand met macro`s) op uw computer of netwerk te plaatsen.
U kunt de WKR Scan downloaden vanuit de modellenbibliotheek van Auxilium Adviesgroep of op de
website www.auxiliumadviesgroep.nl
Sla het gedownloade bestand op onder dezelfde naam in een directory. Dit bestand gaat u steeds
opnieuw gebruiken voor uw klanten. Wij noemen dit bestand dan ook het `moederbestand`.
2 van 14
Aan de slag met uw klanten
U kunt nu aan de slag met uw klantdossiers. Voordat u de WKR Scan gaat invullen, is het verstandig om
de volgende gegevens van uw klant beschikbaar te hebben:
 Vaste klantgegevens (naam onderneming, naam klant, e-mailadres)
 Uit de financiële administratie: de beschikbare gegevens over 2013 of geactualiseerd over 2014
(minimaal tot en met het derde kwartaal) met betrekking tot de vergoedingen en verstrekkingen.
 Uit de salarisadministratie: de beschikbare gegevens over 2013 of geactualiseerd over 2014
(minimaal tot en met het derde kwartaal) met betrekking tot de fiscale loonsom en het bedrag van
de vergoedingen en verstrekkingen die via de salarisadministratie lopen.
Starten klantdossier
U opent het moederbestand (gedownloade bestand) in de bibliotheek en via Opslaan als geeft u het
bestand een andere naam en slaat u het bestand op in de directory van uw klant. Belangrijk is dat het
bestand wordt opgeslagen als een xlsm-bestand (Excel met macro`s). U kunt nu het bestand de naam
van uw klant geven of het relatienummer, afhankelijk van wat uw beleid in deze is.
WKR Scan openen
Het kan zijn dat u bij de eerste keer openen van de WKR Scan de mededeling krijgt Inhoud accepteren.
De WKR Scan is een Excel bestand met macro`s, gebouwd in de programmeertaal Visual Basic. Door de
inhoud te accepteren, zijn de macro`s beschikbaar en werkt de tool vlekkeloos. U kiest voor Inhoud
accepteren.
© Continuitas, November ’14
Bij het openen van de WKR Scan krijgt u het volgende scherm:
3 van 14
U kiest voor sluiten en vervolgens kunt u via de knop Continuitas linksboven naar het navigatielint.
In het navigatielint vind u 6 stappen, die wij achtereenvolgens met u zullen doornemen.
© Continuitas, November ’14
Dashboard
In het beginscherm vindt u het dashboard. Gedurende het invullen van de verschillende stappen ziet u
hier welke gegevens gebruikt gaan worden om de klant te informeren. Het Dashboard ziet er als volgt
uit:
4 van 14
© Continuitas, November ’14
In 6 snelle stappen naar een rapport
Stap 1 Klantgegevens
Maak gebruik van de button Stap 1 Klantgegevens en het volgende formulier verschijnt.
5 van 14
Klantgegevens: U vult de klantgegevens in.
Formeel of informeel rapport: Afhankelijk van de persoonlijke relatie die u met uw klant onderhoudt,
kunt u kiezen voor:
- Een rapportage met een formele tekst
- Een rapportage met een meer informele tekst. Deze laatste kunt u gebruiken als uw klant een meer
informele toon waardeert.
Kies voor Opslaan (Niet opslaan betekent dat er geen gegevens worden geregistreerd.
Stap 2 Kantoorgegevens
Kies voor de button Stap 2 Kantoorgegevens. U krijgt het volgende formulier:
© Continuitas, November ’14
Kantoorgegevens: U vult hier de gegevens in van uw kantoor en de relatiebeheerder.
Kies voor Opslaan.
Bij de WKR Monitor 2015 zorgen wij ervoor dat de kantoorgegevens zoveel mogelijk zijn ingevuld.
Stap 3 Soort rapport
Kies voor de button Stap 3 Soort rapport. U krijgt het volgende formulier:
© Continuitas, November ’14
6 van 14
Datum: U geeft hier de datum van het rapport in
Loonsom: U geeft de fiscale loonsom in waarmee u de prognose wilt maken (zie onderstaand bij
uitgangspunt).
Gegevens beschikbaar tot en met: In onderstaand schema vindt u de keuzemogelijkheden voor het
uitgangspunt van de berekeningen. Bij stap 4 geeft u de bedragen van de vergoedingen en
verstrekkingen en de verrekening hiervan via de salarisadministratie aan. Onderstaande uitgangspunten
voor de berekening zijn van toepassing.
Keuzemogelijkheid
Boekjaar 2013
Oktober 2014
Berekeningswijze
De ingegeven bedragen wordt geprognosticeerd voor 2015 (zonder aanpassingen)
U geeft de cijfers uit het boekjaar 2013 op.
Fiscale loonsom: U geeft een prognose van het te realiseren bedrag over 2014
Vergoedingen en verstrekkingen: U geeft de gerealiseerde cijfers t/m maandultimo oktober
2014. Deze worden gedeeld door het aantal maanden (10) en geëxtrapoleerd naar jaarbasis
(12 maanden) voor 2015
November 2014
Fiscale loonsom: U geeft een prognose van het te realiseren bedrag over 2014
Vergoedingen en verstrekkingen: U geeft de gerealiseerde cijfers t/m maandultimo oktober
2014. Deze worden gedeeld door het aantal maanden (10) en geëxtrapoleerd naar jaarbasis
(12 maanden) voor 2015
December 2014
De ingegeven bedragen worden geprognosticeerd voor 2015 (zonder aanpassingen) U
geeft de gerealiseerde cijfers over 2014 aan.
© Continuitas, November ’14
7 van 14
Let op: vaak vallen belangrijke vergoedingen en verstrekkingen in de maand december
(kerstpakketten, personeelsuitje, etc.). Hierin wordt bij de opties oktober en november 2014 geen
rekening gehouden.
In de rapportage aan de klant wordt het gekozen uitgangspunt nadrukkelijk vermeld.
Soort berekening: U kiest voor een uitgebreide berekening of voor een korte berekening
Soort berekening
Uitgebreid
Kort
Toelichting
Uw klant heeft een omvangrijk pakket aan vergoedingen en verstrekkingen. U kiest ervoor
om per vergoeding/verstrekking het bedrag in te vullen. Dit overzicht komt ook in de
rapportage aan de klant naar voren
Uw klant heeft voldoende informatie aan een totaalbedrag aan vergoedingen en
verstrekkingen.
Stap 4 Maken prognose
Kies voor de button Stap 4 Maken Prognose en u krijgt afhankelijk van uw keuze bij stap 3 het volgende
formulier
Uitgebreid rapport
8 van 14
© Continuitas, November ’14
Kort rapport
9 van 14
Bij Stap 3 maakte u een keuze met betrekking tot de periode die u als uitgangspunt neemt. Vul de
betreffende bedragen met betrekking tot de vergoedingen en verstrekkingen hier in.
Stap 5 Tips en aanbevelingen
Met de button Stap 5 Extra tips kunt u extra tips en aanbevelingen opnemen in het rapport. Mocht u
geen extra tips of aanbevelingen willen opnemen, dan slaat u deze stap over. Vul de eventuele tips in
en kies voor Opslaan.
© Continuitas, November ’14
Stap 6 Maak PDF aan en verstuur
Voordat u deze button kiest, kunt u in het Dashboard de gegevens zien. Eventueel kunt u aan de hand
hiervan bij Stap 5 nog de tips en aanbevelingen ingeven of aanpassen.
Kies voor button stap 6 Maak PDF en verstuur
© Continuitas, November ’14
10 van 14
Automatisch verschijnt er in uw werkbalk onderaan uw scherm een e-mail (dit is afhankelijk van uw emailsysteem). De e-mail heeft bovenstaande tekst, die vanuit uw eigen e-mail direct kan worden
verstuurd aan uw klant. In de bijlagen is het rapport voor uw klant opgenomen.
Druk op verzenden.
Deze methode werkt voor Microsoft Outlook. Voor andere e-mailsystemen geldt dit mogelijk niet. Dit is
een kwestie van testen. Mocht uw e-mailsysteem de mogelijkheid niet bieden, dan kunt u via Stap 6a een
PDF maken en bewaren (zie hieronder). Vervolgens kunt u een e-mail maken en de PDF bij deze e-mail
voegen.
11 van 14
© Continuitas, November ’14
Vastlegging van klantgegevens
U legt de gebruikte gegevens en de verstuurde rapportage als volgt vast.
Stap 6a Maak PDF en bewaar
Kiest voor de button Stap 6a Maak PDF en bewaar.
Automatisch opent zich een scherm, waarmee u het rapport kunt opslaan in uw directory. U navigeert
naar de gewenste directory en slaat de PDF op. De PDF wordt opgeslagen onder de naam die u het
document meegeeft, bijvoorbeeld de naam van de klant of het klantnummer.
12 van 14
Sla het Excel document op
Als het goed is, hebt u in het begin van het proces al het bestand opgeslagen onder de naam of
relatienummer van uw klant, in de directory van uw keuze. U kunt dit controleren door Bestand, Opslaan
als: u ziet nu de naam van het huidige bestand.
Kies voor Bestand, Opslaan en sla het Excel-document op.
© Continuitas, November ’14
Bestellen van de WKR Monitor 2015
U kunt uw klant ontzorgen door de ontwikkeling van de vrije ruimte in 2015 te monitoren en regelmatig
uw klant op de hoogte te houden. Hiervoor ontwikkelden wij de WKR Monitor 2015.
Bestellen kan heel eenvoudig. Kies voor de button WKR monitor bestellen. U krijgt het volgende scherm
te zien:
13 van 14
U vindt hier een toelichting op de WKR Monitor 2015.
Via de button Bestel WKR Monitor komt u in een volgende scherm. Kies hier voor de button Gegevens
invoeren. U ziet het volgende scherm:
© Continuitas, November ’14
U voert uw gegevens in en kiest voor Opslaan.
Via de button Bestel: Maak PDF en verstuur verstuurt u via een e-mail een PDF waarin het
bestelformulier is opgenomen. De tekst van het bestelformulier ziet u links in het scherm.
Mocht er geen e-mail door uw e-mailsysteem worden aangemaakt, dan kunt u via de button Bestel:
Maak PDF aan, Sla op en verstuur later, het bestelformulier opslaan. U kunt vervolgens het
bestelformulier via een eigen e-mail als bijlage verzenden aan [email protected]
© Continuitas, November ’14
14 van 14

Download Report