Functiebeschrijving denkcelsecretaris

Het Bloso legt een wervingsreserve van 1 jaar aan voor de functie van
DENKCELSECRETARIS (M/V)
(statutair dienstverband)
Afdeling:
Beleidsdomein
Niveau:
Graad:
Standplaats:
1
Sportkaderopleiding
Cultuur, Jeugd, Sport en Media
C
Medewerker
Arenberggebouw, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel
ALGEMENE FUNCTIECONTEXT
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op
de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we
aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
Het Bloso
Bloso voert als agentschap van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het
sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse
overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien
Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een
intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid.
Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur–generaal bijgestaan door een
algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen.
De missie van Bloso bestaat erin het Vlaams sportbeleid uit te voeren conform de decretaal
bepaalde opdrachten met als doel de sportparticipatie en de kwaliteit van het sportaanbod te
verhogen.
De decretaal vastgelegde kernopdrachten van het Bloso omvatten naast het promoten van
Sport voor Allen, het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, de uitvoering van
het Vlaams topsportbeleid en de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van
gemeenten en provincies (lokaal Sportbeleid), ook het aanbieden en erkennen van
sportkaderopleidingen.
2
SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT
Op 1 januari 1994 werd de Vlaamse Trainersschool (VTS) opgericht als samenwerkingsverband tussen het Bloso, de Vlaamse universiteiten met een opleiding LO (VUB, UGent, KU
Leuven) en de Vlaamse Sportfederatie vzw (VSF) als vertegenwoordiger van alle door de
Vlaamse overheid erkende sportfederaties. Bij beslissing van de Stuurgroep VTS (24 april
1998) werden ook de hogescholen met een opleiding LO in het samenwerkingsverband
opgenomen.
1
Via dit structurele samenwerkingsverband is de sportsector er in geslaagd om alle
kwalitatieve opleidingsverstrekkers samen te brengen (zowel voor vrijwilligers als voor de
professioneel georiënteerden), en dit zowel voor de breedtesport als de topsport. De
Vlaamse Trainersschool is officieel erkend als uitvoerend orgaan om de decretale opdracht
van het Bloso inzake sportkaderopleiding te helpen realiseren.
In Vlaanderen sporten steeds meer kinderen, jongeren, volwassen en senioren. Het plezier
van het sporten in kwaliteitsvolle omstandigheden wordt door iedereen gewaardeerd.
Sporters en ouders hechten terecht veel belang aan goed opgeleide en kwaliteitsvolle
trainers, begeleiders en clubbestuurders. Het is de missie van de Vlaamse Trainersschool
(VTS) om zoveel mogelijk trainers, sportbegeleiders en clubbestuurders zo goed mogelijk op
te leiden.
Hiervoor
organiseert
en
erkent
de VTS
sporttakgerichte,
beroepsgerichte,
begeleidingsgerichte en aanvullende opleidingen en bijscholingen. Een team van experts
bewaakt de kwaliteit en de toegankelijkheid van de aangeboden opleidingen.
Op korte termijn zijn er binnen de afdeling Sportkaderopleiding vacatures voor
denkcelsecretaris bij de Vlaamse Trainersschool voor de volgende sporttakken: boksen,
cricket, judo, ju-jitsu, karate, klim- en bergsport (incl. speleologie), risicovechtsporten,
taekwondo,
baseball/softball,
handbal,
korfbal,
krachtbal,
rugby,volleybal,
boogschieten, fitness, schermen, schieten, wandelen, multimove, aikido, atletiek (incl.
jogbegeleider),
gehandicaptensport,
oriëntatielopen,
skiën/snowboard,
sportieve
vrijetijdsbesteding en wushu. Vacatures voor andere sporttakken van de Vlaamse
sporttakkenlijst kunnen zich later aandienen.
Elke denkcelsecretaris combineert enkele sporttakken (6 tot 8).
3.
INHOUD VAN DE FUNCTIE
In overeenstemming met de procedures, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d.
en binnen de doelstellingen van het beleid van de afdeling Sportkaderopleiding en de
Vlaamse Trainersschool analyseren en verwerken van binnenkomende vragen van
cursisten, docenten, DSKO’s, cursusverantwoordelijken e.a. m.b.t. de jou toegewezen
sporttakken teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen
formuleren.
Daarnaast staat het administratief opvolgen van cursusorganisaties, inschrijvingen, attesten,
kwalificaties, denkcelwerking, … centraal in de functie met oog voor een klantgerichte
aanpak en zo hoog mogelijke datakwaliteit.
Je rapporteert aan de opleidingscoördinator
beleidsondersteunende cellen.
en
de
coördinator
van
de
Resultaatgebieden
1. Vervolledigen dossiers
Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen
beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.
 Gegevens verwerken, omzetten en invoeren in de computer (bv. in functie van
inschrijvingen, denkcelsamenstelling, vrijstellingen, scores, betalingen, kortingen,
kwaliteitsbevragingen, …)
 Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging (bv.
scorelijsten, lijsten van gediplomeerden, inschrijvingslijsten, lessenroosters, …)
 Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch,
terreinbezoek,…) en/of eigen onderzoek (bv. bij cursisten, docenten,
cursusverantwoordelijken, DSKO’s)
2



Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen
de opeenvolgende procedurestappen (bv. wanbetalers, cursisten die herexamen
dienen af te leggen, cursisten die bewijsstukken dienen op te laden via het VTSdigiloket, …)
Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen (bv.
vrijstellingsaanvragen, vragen m.b.t. ter beschikking stellen van lijsten, vragen over
de denkcelwerking, …)
Checklist opmaken voor financiële gegevens (bv. accommodatieformulieren,
financieel beheer van de cursusorganisaties, bewaken van het minimum
deelnemersaantal, …)
2. Analyse
Binnen de context van procedures, wetgeving, regelgeving en normen analyseren, toetsen
en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te
kunnen formuleren.
 Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering (bv.
toelatingsvoorwaarden, vrijstellingsaanvragen, aanvragen voor korting of
terugbetaling, assimilatie-aanvragen, …)
 Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties (bv.
toetsen aan het vademecum denkcelwerking, huishoudelijk reglement,
vrijstellingstabel, assimilatietabel, …)
 Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen
analyseren en interpreteren (bv. tijdig aanmaken van kwaliteitsvolle
denkcelverslagen, samenstellen van een to do lijst, opvolgacties uit de
denkcelwerking uitvoeren, …)
 Argumenten pro en contra verzamelen
3. (Voorstel van) beslissing
(Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder
zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.
 Uitwerken van een voorstel van beslissing (bv. voorstel van denkcelverslag, voorstel
van het afgelasten van cursusorganisaties, voorstel van initiatieven ter promotie van
de cursusorganisaties, …)
 Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve
adviezen (bv. bij beroepsprocedures, uitzonderingen, …)
 Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie (bv. aanbieders van
erkende cursussen, denkcel, Stuurgroep, …)
 Initiëren van de uitvoering van de beslissing (bv. zelf beantwoorden van vragen van
cursisten, zelf initiatieven nemen voor extra promotie van een cursus wanneer die
dreigt afgelast te geraken, zelf de scores communiceren aan cursisten, zelf docenten
aansporen om tijdig hun scores in te voeren, zelf auteurs aansporen voor het
opleveren van beloofde cursusinhouden, …)
4. Communicatie en contacten
Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal
geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
 Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk
beantwoorden (bv. behandelen van vragen van cursisten, docenten,
cursusverantwoordelijken, DSKO’s, sportfederaties, sportdiensten, …)
 De beslissing aan de betrokkene toelichten
 Klanten adviseren over de te volgen procedure
 Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen
 Informatie uitwisselen over het dossier
3
5. Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de
kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
 De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek
 Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten
 Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van
documentatie
 Vakkennis ontwikkelen en actualiseren
 Trends en evoluties volgen
 Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de
wetgeving, richtlijnen en procedures (bv. voorstellen voor aanpassingen
opleidingsstramienen, voorstellen aanpassing examenreglement, voorstellen
aanpassing vrijstellingstabel, …)
 Deelnemen aan projecten (bv. Dag van de VTS-medewerker, Dag van de Trainer,
infosessies voor DSKO’s, cursusverantwoordelijken of coördinatoren van
sportfederaties, …)
 Detecteren van eigen minder sterke punten en concrete bijscholingsinhouden
voorstellen
6. Opvolging
Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing
correct wordt uitgevoerd.
 Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden (bv. tijdig aanleveren van
denkcelverslagen, nakijken van de betalingen en inschrijvingsaantallen, bewaken van
de tijdige aanvragen van erkende cursussen, …)
 De beslissing afdwingbaar maken
 Klachten en beroepen rond het dossier behandelen
4
JE COMPETENTIEPROFIEL
4.1
DEELNEMINGSVOORWAARDEN


4.2
-
-
Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs en minimaal 2 jaar relevante
beroepservaring inzake het organiseren van opleidingen/cursussen
Of je werkt als ambtenaar in rang C1 bij de diensten van de Vlaamse overheid en hebt
minimaal 2 jaar relevante beroepservaring inzake het organiseren van
opleidingen/cursussen
JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES
Kennis van de structuur en de werking van het Bloso en de werking van de Vlaamse
Trainersschool en haar partners
Kennis van sportkaderopleidingen en bijscholingen in Vlaanderen en het werkdomein van
de Vlaamse Trainersschool of kan deze op korte termijn verwerven
Kennis van de sportstructuren en –organisaties in Vlaanderen
Kennis van de administratieve reglementeringen en procedures (bv. Huishoudelijk
Reglement, Vademecum denkcelwerking) en de denkcelwerking binnen de Vlaamse
Trainersschool of kan deze op korte termijn verwerven
Goed vertrouwd met PC en kantoorsoftware zoals bv. Microsoft Office
Goed vertrouwd met het werken met databanken
Goede administratief-organisatorische vaardigheden
4
4.3
JE GEDRAGSCOMPETENTIES
Verantwoordelijkheid nemen
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
- Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar
- Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen
- Doet wat hij zeft, komt afspraken en beloften na
- Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback)
- Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie
Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de
organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
- Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort
- Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op
- Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate
manier op te lossen
- Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen
en behoeften van belanghebbenden te vervullen
- en zelfs te overtreffen
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet
meteen van persoonlijk belang is
Informeert, pleegt overleg en werkt mee
- Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft
complimenten, …)
Zorgvuldigheid
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Levert met oog voor detail correct werk af
- Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal
- Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen
- Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit
- Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid
- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het
aanbrengen van correcties
Analyseren
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar
aanvullende relevante informatie
Ziet de essentie van het probleem
- Verzamelt relevante informatie
5
5
Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie
Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens
WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING
SOLLICITEREN KAN TOT EN MET 27/11/2014. Vul uiterlijk op 27 november 2014 het
standaard-CV in op www.jobpunt.be. Ga via de knop ‘bekijk onze jobs’ naar de vacature. Klik
rechts onderaan op ‘solliciteer nu’ en vul het standaard-CV in. Bij je eerste aanmelding, dien
je je eerst te registeren. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig
solliciteert via het online standaard-CV op www.jobpunt.be.
6
VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE
1. CV-screening
De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis
van de deelnemingsvoorwaarden.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen en die beschikken over de
gevraagde relevante beroepservaring, kunnen deelnemen aan het vervolg van de
selectieprocedure.
De CV – screening zal gebeuren in de week van 1 december 2014 (timing onder
voorbehoud).
2 Voorselectie
Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden kan er een voorselectie
georganiseerd worden. Geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende
stap in de selectieprocedure m.n. het psychotechnische gedeelte.
De voorselectie kan plaatsvinden op 16 of 17 december 2014 (timing onder voorbehoud).
3 Psychotechnisch gedeelte
Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te
gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen aangeboden. Deze selectiefase is
eliminerend. De kandidaten worden geschikt of niet-geschikt bevonden. Kandidaten met een
beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek. Het
psychotechnisch gedeelte kan plaatsvinden tussen 5 en 16 januari 2015 (timing onder
voorbehoud).
4 Jurygesprek
In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude,
de werkervaring en de vaktechnische kennis. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een
beoordeling ‘niet voldoende’ of ‘voldoende’. Het jurygesprek kan plaatsvinden op 22 januari
2015 (timing onder voorbehoud).
Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure
wordt beslist of je al dan niet opgenomen wordt in de wervingsreserve en in aanmerking
komt voor een aanwerving.
Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief
wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS.
6
7










8
ONS AANBOD
Een vaste benoeming als ambtenaar in de graad van medewerker na een proefperiode
van zes maanden met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van
toepassing als je reeds als Vlaams (vastbenoemd) ambtenaar in de graad van
medewerker werkt.
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een
permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne
ICT-middelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk
zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen
vakantie per jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden
vergoed door je werkgever.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.
Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende
salarisschaal.
Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden,
met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 2 jaar relevante ervaring is
minimaal 24 126 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire
toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2010,5 euro of 1408,62 euro
netto (voor een alleenstaande zonder kinderlast).
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden,
ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap.
Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan
passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
INFO
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met
Frederik Temmerman, adjunct van de directeur bij de afdeling Sportkaderopleiding
02 209 45 38
E-mail: [email protected]
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met
Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke
02 209 46 72
E-mail: [email protected]
Website: www.bloso.be
Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website
http://www.werkenvoorvlaanderen.be
9
WERVINGSRESERVE
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking
aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. Deze reserve heeft
een geldigheidsduur van 1 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van het resultaat. De
wervingsreserve kan worden gebruikt voor statutaire of contractuele functies.
7
Indien er een nieuwe vacature is, zal de eerstvolgende geïnteresseerde kandidaat
opgeroepen worden.
Het agentschap kan beslissen om de geldigheidsduur van de wervingsreserve te verlengen.
Kandidaten die een aangeboden vacature weigeren, blijven opgenomen in de reserve.
8

Download Report