Actieplan visitatie 2014 - Woonstichting Etten-Leur

Actieplan visitatie 2014
0
Inleiding
In 2014 is WEL voor de derde keer gevisiteerd. Deze keer door Cognitum. Hierbij is
gekeken naar de opgaven, de ambities en de maatschappelijke prestaties van WEL. Voor
de uitvoering van de visitatie hebben we verschillende stukken aangeleverd, een
prestatietabel ingevuld, een zelfevaluatie geschreven en de visitatiecommissie heeft met
verschillende interne en externe stakeholders gesproken. We zijn vervolgens op
verschillende onderdelen beoordeeld door de commissie.
Samenvattend heeft de commissie op basis van de visitatiemethodiek WEL een
totaalscore toegekend van 7,1. De commissie constateert dat er sprake is van een
positieve ontwikkeling in de prestaties van WEL. Dit geldt met name voor de
governance die de commissie als aanzienlijk verbeterd beoordeelt. Volgens de
commissie blijkt uit de scores dat er heel veel goed gaat bij WEL.
De visitatie is naast een verantwoordinginstrument ook een instrument om te leren en
verbeteren. In de recensie staat de visitatiecommissie stil bij een aantal zaken die in
haar ogen aandacht vragen. Dit kan het presteren nog verder verbeteren. In dit actieplan
wordt gekeken welke verbeterpunten we uit de visitatie kunnen halen en hoe we
hiermee aan de slag kunnen gaan.
De commissie geeft aan het eind van haar recensie een aantal aanbevelingen als
verbeterpunt. De toelichting bij deze verbeterpunten is te lezen in het visitatierapport. In
dit plan zijn de aanbevelingen opgesomd. Daarbij is bezien, of wij hier gevolg aan willen
geven en hoe we dit kunnen doen. De commissie heeft een drietal aanbevelingen
gedaan op de onderdelen:
- Samenwerking met de belangrijkste belanghebbenden;
- Communicatie en verwachtingenmanagement;
- Strategieontwikkeling, organisatiebesturing en financiële sturing;
In de laatste paragraaf wordt aandacht besteed aan de monitoring van het actieplan.
1
Aanbevelingen en acties
1. Samenwerking met de belangrijkste belanghebbenden
De visitatiecommissie beveelt aan dat WEL de samenwerking verbetert met de
belangrijkste belanghebbenden, zoals de HBV en de gemeente.
 De commissie beveelt WEL aan zich te ontdoen van het beeld dat zij afwacht, ‘in
identiteitscrisis’ verkeert of de regie verliest. Dat doet ze door voortvarend de
afsprakencultuur met de gemeente en met de HBV te onderzoeken en te
vernieuwen. De procesafspraken met de gemeente zijn daartoe een goed begin,
maar slaan blijkbaar nog onvoldoende aan.
 Een tijdelijk werkbare overeenkomst om met de procesafspraken aan de slag te
gaan, kan helpen een volgende stap te zetten om te komen tot nieuwe
prestatieafspraken. Dat biedt de ruimte om naar bevind van zaken eventueel
andere aanvliegroutes uit te proberen.
aanbeveling
1.
oppakken
ja/nee
ja
actie/verantwoording
We zijn al met deze aanbeveling aan
de slag. Er is bestuurlijk overleg met
als onderwerp ‘verbetering van de
samenwerking’. Er is een casuïstiek
overleg ingesteld om operationele
samenwerking in de wijk goed te
laten verlopen. Het woningmarktonderzoek loopt. We trekken samen
op bij de actualisatie van de gemeentelijke Woonvisie, het
woningbouwprogramma en de
inrichting van de woonservicegebieden. Tevens is er samen een
procesplanning opgesteld om in
overleg met adviesraden te komen
tot nieuwe prestatieafspraken in
2015.
Ook met de HBV zijn we in gesprek
om de goede samenwerkingsrelatie
te behouden. Dit zowel op het
bestuurlijk niveau van de
huurdersraad als op het
uitvoeringsniveau met de
bewonerscommissies en individuele
huurders. Voor dit laatste niveau
zijn er in september 2014 enkele
bijeenkomsten gepland onder
externe begeleiding om de
samenwerking / communicatie te
evalueren en zo nodig te verbeteren.
verantwoordelijk +
deadline/planning
Karo van Dongen
Deadlines in
prestatieafspraken WEL/
Gemeente 2014
Februari 2015: nieuwe
prestatieafspraken WEL /
Gemeente 2015
Karo van Dongen / Rob
van Son.
December 2014:
Evaluatie samenwerking
2
2. Communicatie en verwachtingenmanagement
De visitatiecommissie beveelt aan om de communicatie en het
verwachtingenmanagement te verbeteren richting alle belanghebbenden, ook intern.
 De commissie beveelt WEL aan te verduidelijken wat de betekenis en functie is
van een wacht- of tussenjaar en nog in 2014 haar plannen te communiceren met
belanghebbenden. Waar wacht WEL op en wat verwacht ze dat er in die periode
zal gebeuren? Als dat duidelijk is, zal de buitenwacht ook meer begrip kunnen
opbrengen voor de huidige ‘radiostilte’.
 De commissie beveelt WEL/de RvC aan transparanter te zijn in de externe
communicatie over de toepassing van de governancecode. Daarmee voorkomt de
RvC de huidige onduidelijkheid over het beleid dat ze voert. Daarbij kan de RvC
de wisseling van de wacht aangrijpen als momentum om resterende thema’s op
te pakken. De kwaliteit van het toezicht zal hiermee snel verder verbeteren.
 De commissie beveelt de nieuwe RvC aan externe zelfevaluatie te heroverwegen,
ondanks de eerdere teleurstellende ervaring hiermee. Daarmee kan ze de kritische
reflectie op het eigen functioneren verbeteren. Bovendien volgt ze daarmee de
aanbeveling van de VTW om in elk geval eens in de twee jaar de zelfevaluatie
extern te laten begeleiden.
 Door een bestuurlijke reactie op de resultaten van de visitatie separaat op de
website te plaatsen met daarin de consequenties die WEL aan de
visitatieuitkomsten verbindt.

aanoppakken actie/verantwoording
verantwoordelijk +
beveling ja/nee
deadline
2.
ja
Ook deze aanbeveling van de commissie
Karo van Dongen /
nemen we over. We zullen de
RvC
consequenties van verschillende
ontwikkelingen goed in beeld brengen.
December 2014
Aan de hand hiervan zullen we nog in
2014 onze keuzes over de koers Van WEL
bekend maken. In de tussentijd werken
we gewoon door en blijven we ook
initiatieven nemen.
De toepassing van de governancecode
zullen we actiever extern communiceren.
Hierbij zullen we gebruik maken van de
website en de belanghoudersbijeenkomst
op 12 november 2014.
Karo van Dongen
Het laten uitvoeren van een externe
zelfevaluatie voor de RvC nemen we
serieus in overweging.
RvC
Februari 2015
Het rapport en onze bestuurlijke reactie en
dit actieplan wordt geplaatst op onze
website. Verder zal op de belanghoudersbijeenkomst van 12 november 2014 het
visitatierapport, onze reactie en het
actieplan prominent op het programma
November 2014
Karo van Dongen
November 2014
3
staan.
3. Strategieontwikkeling, organisatiebesturing en financiële sturing
De visitatiecommissie beveelt WEL aan om de inspanningen te verzilveren op het gebied
van strategieontwikkeling (strategisch kader), organisatiebesturing (scenariodenken) en
financiële sturing.
 De commissie beveelt WEL aan een integrale benadering te kiezen waardoor de
instrumenten met een juiste mate van duidelijkheid en detail werkbaar en
ondersteunend zijn voor de koers en focus die WEL nastreeft. Daarbij past een
verdere doorontwikkeling van de huidige systematiek van het risicomanagement
en een intensievere monitoring en signalering van de voortgang van de
woningverkopen.
 De commissie beveelt WEL verder aan met voorrang te bevorderen dat de
Gemeentelijke woonvisie en het mede daarop gebaseerde SVB tot stand komen.
Het is voor alle partijen van het grootste belang dat er binnenkort een goede
onderlegger voor het toekomstige beleid ligt; wel zijn er (nog) vele onzekerheden,
ook dat is waardevolle informatie. Met de nieuwe woonvisie kunnen dan het
strategisch kader en de scenario’s verder inhoudelijk en financieel handen en
voeten krijgen. Daarmee ondersteunt WEL haar reputatie van gedreven,
betrokken en toekomstgerichte corporatie die ze voor Etten-Leur wil zijn.
aanbeveling
3.
oppakken
ja/nee
ja
actie/verantwoording
Met deze aanbeveling van de commissie
gaan we zeker aan de slag. De komende
maanden komt er meer duidelijkheid over
de koers van de organisatie en werken we
eraan om de bestaande instrumenten voor
strategieontwikkeling, organisatiebesturing
en financiële sturing te integreren en zo
optimaal mogelijk te benutten.
verantwoordelijk +
deadline
Karo van Dongen /
John Dekkers
December 2014
Voor zover mogelijk zullen we ons
inspannen om het proces te versnellen om
te komen tot een nieuwe gemeentelijke
Woonvisie. Al is het maar een gedragen
ambtelijke conceptversie.
Rob van Son
December 2014:
concept.
Voorjaar 2015:
definitief
Mede aan de hand van de uitkomsten van
het woningmarktonderzoek die op 1
oktober 2014 bekend zullen zijn, streven
we er naar om nog dit jaar het nieuwe
Strategisch Voorraadbeleid van WEL vast
te stellen en te communiceren.
Daan van Opstal
December 2014
4
Tot slot
In dit actieplan staan enkele acties genoemd, gebaseerd op aanbevelingen van de
visitatiecommissie. Het is de bedoeling om aan de hand hiervan te verbeteren. Uiteraard
zijn naast deze aanbevelingen en actiepunten ook andere inspanningen nodig om ons
presteren constant te verbeteren. Door te blijven doen wat we goed doen en
gezamenlijk steeds actief bezig te zijn met evalueren van de effecten van ons handelen
en te verbeteren wat nog niet goed genoeg gaat. Met een goede plan-do-check-act
cyclus bevorderen we een continu verbeterproces. Om die reden zal ook de voortgang
van dit actieplan om de drie maanden ( november 2014, maart 2015 en in juni 2015)
op de agenda van het DT geplaatst worden. Vervolgens zal deze gedeeld worden in de
vergadering van de Raad van Commissarissen.
Etten-Leur, 26 augustus 2014.
5

Download Report