Jaarplan interne controle 2014 Deelplan IC Personeel

Deelplan IC
Personeel 2014
Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave
1. Aanleiding
2
2. Structureel / incidenteel
2
3. Opdrachtgever
2
4. Opdrachtnemer
3
5. Relevante wet- en regelgeving
3
6. Rapportage
3
7. Frequentie
3
8. Omvang van de controle
4
9. Werkwijze
4
10. Tijdsplanning
5
11. Waarom (risico’s)
6
Bijlage: Checklist mutaties personeel
8
Bijlage: Checklist In- en uitdiensttredingen personeel
9
1
1. Aanleiding
Aanleiding van de interne controle op het proces Personeel ligt in het Jaarplan IC 2014. In paragraaf
3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Personeel.
Actualiteiten in het proces
Over het boekjaar 2012 heeft er een interne controle op de salarisadministratie plaatsgevonden.
Daaruit zijn geen significante afwijkingen geconstateerd. Vanwege de financiële omvang is het proces
wederom in de controle 2013 opgenomen. De controledoelstelling is het vaststellen van de juistheid
en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid van de gehanteerde
premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers.
In oktober 2013 is Youforce van start gegaan. In dit digitale systeem kunnen medewerkers digitaal
declaraties en mutaties aanleveren. Medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd om Youforce
te gebruiken, maar omdat er nog wat aanloopproblemen waren is het tot midden 2014 mogelijk om
ook nog declaraties op papier aan te leveren. Vanaf zomer 2014 zal er een verplichting gaan gelden
om Youforce te gebruiken.
IC insteek
Vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid
van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de
personeelsdossiers. Binnen het proces Personeel zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder
wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van IC;
 Indienst- en uitdiensttreding
- Controle op volledigheid personeelsdossiers
- Controle op tijdige aan- c.q. afmelding
- Controle op de juistheid en tijdigheid van de verwerking in de salarisadministratie
 Vaste en variabele/eenmalige mutaties
- Controle op autorisatie en financiële verwerking van mutaties (25 deelwaarnemingen)
 Reguliere salarisbetaling
- Controle op juistheid en volledigheid output Raet
- Bruto-netto controle (vaststellen dat deze heeft plaatsgevonden in januari 2014)
- Aansluiting salarisadministratie met financiële administratie (3 deelwaarnemingen).
Risico’s
Het personeel-stambestand is niet juist, waardoor teveel of aan de verkeerde personen salaris wordt
betaald. Ook kunnen stamgegevens voor de salarisberekeningen onjuist zijn, waardoor bijv.
inhoudingen te laag zijn en afdrachten onjuist worden verantwoord. Uit te betalen vergoedingen
worden niet berekend op basis van wettelijke of interne regelingen. In de personeelsdossiers zijn niet
alle verplichte documenten opgenomen zoals loonbelastingverklaring, kopie identificatiebewijs.
2. Structureel / incidenteel
Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle
e
deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het
Managementteam aangeboden.
2
4. Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Personeel, te weten de afdeling Bedrijfsvoering,
team P&O. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder
verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving
In het Normenkader 2014 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per
proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Personeel beperkt zich echter tot de
volgende relevante wet- en regelgeving:
Ambtenarenwet
Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA)
Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt)
Fiscale wetgeving
Sociale verzekeringwetten
CAR/UWO
Bezoldingsregeling
Diverse regelingen secundaire arbeidsvoorwaarden
Beloningsbeleid gemeente Lingewaard
Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Lingewaard 2011
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6. Rapportage
De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider P&O
(procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke
bevindingen en aanbevelingen in deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De
bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een algemene
samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT.
7. Frequentie
Het proces Personeel bevat handelingen met maximaal een maandelijkse frequentie.
Een bruto-netto berekening vindt plaats bij de salarisrun van januari van ieder kalenderjaar.
In 2013 zijn in totaal 21 personen in dienst getreden bij de gemeente Lingewaard. Het aantal
uitdiensttredingen in 2013 bedraagt 52 personen (i.v.m. vertrek 28 personeelsleden naar het
samenwerkingsverband ODRA). Voor 2013 wordt een lager aantal uitdiensttredingen verwacht; ca 29
personen (conform 2012). Het aantal indienstredingen zal naar verwachting iets lager liggen dan de
21 in 2013. De populatie bedraagt in dit geval lager dan 200; er wordt dan ook volstaan met een
deelwaarneming van 10%; doch minimaal 1 personeelsdossier voor indiensttreding en 1
personeelsdossier in het kader van uitdiensttreding (conform Jaarplan IC 2014, paragraaf 3.2.3
Bepaling omvang deelwaarneming).
De mutaties, vast en variabel, worden maandelijks aan Raet doorgegeven en integraal gecontroleerd.
De salarisadministratie wordt periodiek (maandelijks) aangesloten met de financiële administratie.
3
Op basis hiervan zou de interne controle op het proces Personeel idealiter over twee momenten in het
1
jaar verdeeld worden . Conform het Intern Controle Jaarplan zal in 2014 de controle op één moment
plaatsvinden, namelijk in november 2014.
8. Omvang van de controle
De bruto-netto berekening en controle wordt door het team P&O zelf uitgevoerd bij de salarisrun van
januari van ieder jaar. Onderdeel van de interne controle is daarom alleen het vaststellen dat deze
controle daadwerkelijk is uitgevoerd.
In overleg met de accountant en op basis van de grootte van de populatie (<200) zal 10% doch
minimaal één indiensttreding en één uitdiensttreding gecontroleerd worden.
De maandelijkse mutaties worden door een medewerker P&O bij Raet aangeleverd. Een tweede
medewerker controleert vervolgens integraal het salaris/-mutatieoverzicht dat Raet bij de volgende
salarisrun retour stuurt. Deze functiescheiding en integrale controle geeft een positief oordeel over de
werking van het proces. De controle wordt echter (nog) niet vastgelegd. Een organisatiegerichte
controle is daarom niet mogelijk. Desalniettemin lijkt het proces goed te verlopen en kan, conform het
Jaarplan IC 2014, volstaan worden met een controle van 25 deelwaarnemingen op de mutaties.
Hierbij worden 15 vaste mutaties (periodiekwijziging, urenwijziging of wijziging in vaste vergoeding,
bijvoorbeeld reiskosten) en 10 variabele mutaties ((gratificatie, declaratie (personeelslid of bestuurder)
of andere incidentele vergoeding)).
De aansluiting met de financiële administratie vindt maandelijks plaats, dus 12 maal per jaar.
Aangezien (nog) geen oordeel van de werking van dit subproces gegeven kan worden, zullen conform
2
het Jaarplan IC 2014 dit jaar 3 maandelijkse aansluitingen gecontroleerd worden (25%).
Naast de reguliere controles op de mutaties, heeft in 2012 eenmalig een extra controle op de
stamgegevens plaats gevonden. Hiertoe is een uitdraai van de salarisadministratie van december
2011 gemaakt. De teamleiders en afdelingsmanagers is door middel van deze lijst gevraagd de
juistheid te controleren van de medewerkers die in december 2011 een salaris hebben ontvangen.
Deze controle zal idem 2013 ook in 2014 geen onderdeel uitmaken van de IC.
9. Werkwijze
1. Uitvoeren lijncontroles.
2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor
iedereen beschikbaar zijn.
3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat
de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de
volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit vastleggen in
een gespreksverslag (procesbeschrijving).
4. Vaststellen dat in januari een juiste bruto-netto berekening en controle heeft plaatsgevonden.
5. Uitvoeren van de deelwaarneming. De getrokken indiensttreding controleren op de aspecten:
 MT-besluit;
 Kopie ID;
 Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
 Aanstellingsbrief, inclusief ondertekening door gemeentesecretaris;
1
2
Zie Jaarplan IC2012; paragraaf 3.2.2 Frequentie van de controlewerkzaamheden
Zie Jaarplan IC 2013; paragraaf 3.2.3 Bepaling omvang deelwaarneming
4
 Juistheid eerste salarisbetaling.
De uitdiensttreding controleren op de aspecten:
 Bij eigen verzoek: brief van medewerker met verzoek om ontslag uit aanstelling;
 Bij (gedwongen) ontslag: MT-besluit;
 Brief met bevestiging ontslag uit aanstelling, inclusief ondertekening door gemeentesecretaris;
 Juistheid laatste salarisbetaling;
 Vaststelling dat geen salaris meer betaald is in maand volgend op laatste dienstmaand.
De getrokken mutaties controleren op de aspecten (zie checklist mutaties personeel):
 Belegstuk waaruit mutatie juist blijkt;
 Juiste bevoegdheid van aanleveren mutatie;
 Vaststellen van functiescheiding tussen aanleveren aan Raet en controleren van mutatieoverzicht na verwerking door Raet;
 Juiste administratieve verwerking door Raet, blijkens uit de definitieve salarisrun;
 Bij variabele (incidentele) mutatie: vaststellen dat mutatie in volgende maand niet opnieuw is
verwerkt.
De gekozen aansluitingen tussen salaris- en financiële administratie controleren op de aspecten:
 Parafen van twee bevoegde medewerkers alvorens salarisrun ter betaling wordt doorgestuurd
aan Equens;
 Juiste bedragen overgenomen van salarisadministratie in financiële administratie;
 Juiste codering bedragen over verschillende grootboeken en kostenplaatsen;
6. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces
Personeel
7. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden.
8. Rapporteren aan leidinggevende Personeel en teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning
De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in november 2014 uitgevoerd en afgerond worden.
De verwachting is dat de controle 5 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3
weken. De 5,5 dagen zijn als volgt onderverdeeld:
- 1 dag om de voorbereidingen te treffen;
- 1 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de
proces verantwoordelijke);
- 0,5 dag om een in- en uitdiensttreding en de bruto-netto berekening te controleren ;
- 1 dag om de mutaties te controleren;
- 0,5 dag de salarisstanden van december 2011 te genereren en bij de teamleiders en
afdelingsmanagers uit te zetten;
- 0,5 dag om de geretourneerde salarisstanden van december 2011 te controleren en verwerken;
- 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen;
- 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
5
11. Waarom (risico’s)
Risico's
Onjuiste betaling van
het volledige
salarisbestand door
foute invoering van
nieuwe
belastingtarieven,
premies, etc.
Salaris uitbetalen aan
medewerkers die niet
meer in dienst zijn of
geen salaris uitbetalen
aan nieuwe
medewerkers.
Geen zekerheid op de
juistheid van het
basisbestand,
waardoor er risico
bestaat op onjuiste
uitbetalingen via het
salarissysteem.
Onjuiste en/of
ongeautoriseerde
mutatie in de
salarisadministratie.
Interne controle
doelstelling
100% zekerheid dat
nieuwe tarieven juist
door Raet worden
ingevoerd.
Een juiste en
betrouwbare
salarisadministratie
100% zekerheid over
de volledigheid,
juistheid van
stamgegevens in het
basisbestand.
Vaststellen dat
mutaties rechtmatig
plaatsvinden:
geautoriseerd door de
juiste personen, met
voldoende
onderbouwing en tijdig
en juist verwerkt
worden.
Onjuiste en/of niet
100% zekerheid over
tijdige
juist en volledige
salarisverwerking door verwerking
extern salarisverwerker salarisgegevens door
(Raet).
extern salarisverwerker
(Raet).
Interne controle
maatregel
Integrale controle van
het team P&O op de
tarieven bij de
salarisrun van januari
door middel van een
bruto-netto berekening
en controle
Maandelijkse integrale
controle van de
mutaties, met
functiescheiding
Interne controle
werkzaamheden
Vaststellen dat de brutonetto berekening heeft
plaatsgevonden in januari.
Mutaties worden
integraal, inclusief
functiescheiding, in het
proces beheerst.
Vaststellen maandelijkse
integrale controle op
volledigheid en
rechtmatigheid.
Maandelijkse integrale
controle met
functiescheiding tussen
aanleveren mutaties
Raet en controle
mutaties..
Vaststellen maandelijkse
integrale controle op
rechtmatigheid door het
controleren op een
deelwaarneming van 25
mutaties (15 vast en 10
variabele) of deze
rechtmatig verwerkt zijn
(zie checklist).
Vaststellen integrale
controle retourzending door
Raet van salaris/mutatieoverzicht.
Vaststellen dat deze
controle door een andere
functionaris plaats vindt
dan de functionaris die de
mutatie heeft aangeleverd
aan Raet
(functiescheiding).
Integrale controle, met
functiescheiding, op
salaris/mutatieoverzicht dat
Raet bij de volgende
salarisrun retour stuurt.
Vaststellen dat de
maandelijkse integrale
controle heeft
plaatsgevonden door een
volledige dossiercontrole
op één indiensttreding en
één uitdiensttreding tot en
met de eerste/laatste
salarisbetaling.
6
Verschillen tussen de
salarisadministratie en
financiële administratie
en dus onjuistheden in
de jaarrekening
Een 100% match
tussen
salarisadministratie en
financiële administratie
ten behoeve van een
juiste jaarrekening
Controle (en parafen)
van twee medewerkers
van het team Financiën
bij de verwerking van
de salarisruns.
Controleren van een
deelwaarneming op 3
salarisruns of deze juist
verwerkt zijn in de
financiële administratie.
7
Bijlage: Checklist mutaties personeel
?
tie
uta
Nr
tie
m
uta
er
te
m
m
d)
vas
m
n
f
tie
u
a
o
n
a
e
uta
els
m
g
(
i
l
m
e
a
m
son atum
den
Per
D
Een
Re
?
ing
de
rkt
le
erk
n
o
r
e
w
r
r
o
r
gen erwe
t
l
e
o
e
e
n
o
i
v
d
v
t
v wv
e n co
rd
ve
ie:
uta
anl
tat pnieu
keu ager
atie un)
g a aet e
nm
r
e
u
?
n
t
i
e
t
g
s
r
m
R
o
i
d
d
n
is
red ?
juis
oe
an
hei
ma
ele
IET
min la r
i ng
tuk ezig gstuk
ie g eg d
esc atie a atie? te ad .v. sa a riab nd N
s
i
t
er k
t
g
a
c
w
o
t
t
t
a
v
m
le
le
s
b
v
n
n
u
i
.
u
u
a
j
p
e
e
i
e
a
u
B
a
B
M
b
F
m
m
Ju
(o
B
m
O
8
Bijlage: Checklist In- en uitdiensttredingen personeel
Indienst
nr
1
2
3
4
sli d
r
eel i enst
n
me
o
m
s
d
r
u
ui t -ID
in
n
pe
esl
m
ier
b
m
s
u
s
a
t
pie
Na
Da
Do
MT
Ko
G
VO
nd
e ke
On
an
ea
t
der
i ef
sbr
g
n
l li
ste
Ju
ei d
isth
s
1e
ri
a la
tal
sbe
ing
Op
n
nge
i
k
r
me
Uitdienst
nr
1
2
3
4
ef
g
bri
l ag
s
al in
g
t
n
nts
i
e
o
b
g
i
s
t
s
k
na
ari
d
eve
zo e
lsli
sa l
ing
r
r
t
b
l
e
e
s
e
e
a
e
e
t
s
m
d
et
nv
en
i en
on
la a
um
ken g
or b
i ge
ui t
i ng
ers
l
d
in d
n
e
o
k
e
i
s
r
p
t
r
d
e
-be ewi js
der ntsla uisth
me
am
ssie
en
tum
Na
Da
Do
MT
B
On
o
J
Ge
Op
9

Download Report