04.0 DS - 1e kwartaalrapportage 2014 nota

provinsje fryslân
provincie frys1n
b’
postbus 20120
8900 hm leeuwarden
tweebaksmarkt 52
telefoon: (058) 292 59 25
telefax: (058) 292 51 25
Provinciale Staten
www.fryslan.nl
[email protected]
w’.vwtwitter.com/provfryslan
Leeuwarden, 15 mei 2014
Verzonden,
15 MEI 2014
Os merkteken
Ofdieling
Opsteld troch
Jo merkteken
Taheakke(n)
01132479
Vastgoed
C. Veltman / (058) 292 59 10 of c.veltman @fryslan.nl
Onderwerp
le kwartaalrapportage 2014 Nota Grûnbelied
le kwartaalrapportage 2014 Nota Grûnbelied
Geachte Statenleden,
In de Nota Grûnbelied, die u op 27 februari 2013 hebt vastgesteld, is vastgelegd dat wij U
ieder kwartaal ter informatie een rapportage zullen zenden over de uitvoering van de nota.
Op 28 februari 2014 hebben wij u de gecombineerde 3e en 4e kwartaalrapportage gezonden.
Nu zenden wij u de eerste kwartaalrapportage van 2014.
e
Tijdens de commissie Boarger en Mienskip van 9 april jI. is de gecombineerde 3 en 4
kwar
taalrapportage besproken. Tijdens de vergadering gaf u onder andere aan dat de volgende
rapportage ook een helder beeld moet geven over de voortgang van de actiepunten naar
aanleiding van het rapport van de Noordelijke Rekenkamer en het rapport van Berenschot.
Wij hebben de le kwartaalrapportage daarom aangepast. In de inleiding schetsen wij de ach
tergrond van deze kwartaalrapportage en een korte samenvatting. Daarna vindt u de rappor
tage op de wijze zoals u die gewend was. In het laatste deel van de rapportage vindt u alle
aanbevelingen van de NRK en Berenschot, met daarbij de maatregelen die wij hebben ge
troffen. Voor een deel zijn deze ook al in de rapportage genoemd, echter voor de volledig
heid treft u ze op deze wijze ook aan.
-
1/ 2
-
Ons kenmerk: 01132479
1
provinsje fryslân
provincie fryslân
b
r
Tijdens de commissie Boarger en Mienskip is ook besloten dat wij een presentatie verzorgen
over de gronddatabank. Dit zal plaatsvinden op een nog vast te stellen datum
Gedeputeerde Staten van Fryslân,
J.A.
voorzitter
Berg, secretaris
-2/2
Ons kenmerk: 01132479
1 1
Kwartaalrapportage Nota Grûnbelied
1e kwartaal 2014
GS mei 2014
A. Inleiding
De achtergrond van deze kwartaalrapportage
Provinciale Staten hebben op 27 februari 2013 de Nota Grûnbelied vastgesteld. Hierin is het integrale
provinciale grondbeleid vastgelegd, dat wil zeggen het grondbeleid voor alle beleidsterreinen. De directe
aanleiding om het grondbeleid aan te scherpen lag in de afspraken die in juni 2012 zijn gemaakt in de
Statencommissie Lân, Loft, Wetter, bij de behandeling van de nota ‘De uitvoering van het grondbeleid’.
Kort daarna, in september 2012, is het rapport verschenen van de Noordelijke Rekenkamer: ‘Naar
verantwoorde grondverwerving’. De belangrijkste conclusie van de Rekenkamer was dat de provincie
Fryslân door het streven naar het zo veel mogelijk op vrijwillige basis verwerven van de benodigde
gronden extra kosten heeft gemaakt en financiële risico’s heeft genomen. Dit rapport van de NRK heeft
extra urgentie gegeven aan de herformulering van het grondbeleid. Bureau Berenschot heeft vervolgens
onderzoek gedaan naar het proces van grondverwerving en hierover in december 2012 gerapporteerd.
De aanbevelingen van de Noordelijke Rekenkamer en van bureau Berenschot hebben ten grondslag
gelegen aan de Nota Grûnbelied. Bij de nota is een overzicht gevoegd (bijlage 5) waarin is verantwoord
waar deze aanbevelingen zijn verwerkt in de Nota Grûnbelied.
In de Nota Grûnbelied is een pakket maatregelen opgenomen met daarbij een planning. Ook is
vastgelegd dat GS ieder kwartaal Provinciale Staten zullen informeren over de voortgang van de
uitvoering van de nota. Na twee jaar wordt het grondbeleid geëvalueerd.
De nu voorliggende kwartaalrapportage betreft het eerste kwartaal van 2014. De commissie heeft
ingestemd met de opzet van deze rapportage en heeft gevraagd om PS op de hoogte te houden van het
proces van de cultuuromslag , door te rapporteren over de inzet van instrumenten. Deze rapportage is
extra uitgebreid. De basis voor de rapportage ligt in de maatregelen zoals opgenomen in de Nota
Grûnbelied. Daarnaast leggen wij ook de relatie met de doelstellingen van het grondbeleid en de
rapporten van de Noordelijke Rekenkamer en Berenschot. Hiermee geven wij invulling aan de toezegging
die is gedaan in de Statencommissie Boarger en Mienskip op 9 april 2014 bij de bespreking van de derde
en vierde kwartaalrapportage 2013. Bij de vaststelling van het nieuwe grondbeleid is met uw Staten
afgesproken dat na twe jaar, in 2015, een externe evaluatie zal plaatsvinden.
De kwartaalrapportage in het licht van de doelstellingen van het grondbeleid
Het hoofddoel van de Nota Grûnbelied bestaat uit vier elementen:
1. Voor de provinciale taken en beleidsdoelen verwerven wij de noodzakelijke gronden en
opstallen binnen de vastgestelde planning en binnen het beschikbare budget.
2. Wij verwerven, verkopen en beheren gronden en opstallen overeenkomstig de wettelijke
regels en zorgvuldig richting alle betrokken partijen.
3. Wij beperken en beheersen de financiële risico’s voor de provincie.
4. Wij zorgen voor een hierop ingerichte en aangestuurde ambtelijke organisatie, de
beschikbaarheid van de juiste informatie en adequate verantwoording van GS aan PS.
In het licht van dit hoofddoel kunnen wij nu het volgende constateren.
(1)Een belangrijke opgave betreft de tijdige verwerving van de gronden die noodzakelijk zijn voor de
realisatie van de grote infrastructuurprojecten. Voor de projecten N381 en de Haak om Leeuwarden zijn
vrijwel alle noodzakelijke gronden volledig verworven. Voor De Centrale As is reeds 65% van de
benodigde gronden verworven en is de verwachting dat tijdig alle gronde beschikbaar zijn. Voor het
project N31 Harlingen is reeds 85% van de noodzakelijke grondverwervingen gerealiseerd.
1
(2)Wij hebben nieuwe werkwijzen ingevoerd, waarbij de toetsing aan regelgeving en de zorgvuldigheid
naar belanghebbenden vanzelfsprekende onderdelen vormen. Deze werkwijzen zijn vastgelegd in AO’s.
De stand van zaken is steeds in de kwartaalrapportage gemeld. We realiseren ons dat we daarmee niet
klaar zijn, en ook nooit zullen zijn. Een zorgvuldige en juridisch correcte werkwijze vraagt om
voortdurende aandacht.
(3)Het beperken en beheersen van de financiële risico’s is een belangrijk element in het grondbeleid. De
beleidsregels in de Nota Grûnbelied hebben geleid tot bewustere keuzes inzake risico’s. De brede
invoering van de instrumenten ASP en GREX maakt de risico’s bij grondaankopen beter beheersbaar. Wij
zijn verder gekomen tot een systematische rapportage over de risico’s van ons grondbezit. De basis
hiervoor is de paragraaf Grondbeleid in de begroting. Qua werkwijze en rapportage hebben we hierin een
grote slag gemaakt.
(4)In de Nota Grûnbelied is een belangrijke rol toebedeeld aan de Eenheid Grond, inmiddels omgedoopt
tot de Afdeling Vastgoed. Een maatregel in de Nota Grûnbelied betreft het op sterkte brengen van dit
organisatieonderdeel. Dit proces vraagt om meer tijd dan voorzien, vooral om recht te doen aan de
zorgvuldigheid die vereist is bij personele ontwikkelingen. Bij het afsluiten van deze kwartaalrapportage is
zijn zeven van de negen vacatures ingevuld. De afdeling is daarmee in grote lijnen op de gewenste
sterkte.
De informatie aan Provinciale Staten over de stand van het grondbezit verloopt via de paragraaf
Grondbeleid in de begroting, de beraps en het jaarverslag. De opzet hiervan is gewijzigd. Het grondbezit
is in beeld gebracht zowel in totaal als per beleidsprogramma. Verder is een analyse toegevoegd van de
risico’s. De informatie hiervoor komt uit de gronddatabase. Wij beschouwen deze informatieverstrekking
als een belangrijke verbetering. Wanneer er bij Provinciale Staten een behoefte aan andere informatie zou
ontstaan, kan de inhoud of opzet van de paragraaf daarop worden aangepast.
Met de nieuwe aanpak volgens de door Provinciale Staten vastgestelde Nota Grûnbelied hebben wij
verbeterslagen gemaakt. We zijn op de goede weg.
In de rest van deze rapportage gaan wij in op de stand van zaken van de concrete maatregelen die in
hoofdstuk 7 van de Nota Grûnbelied zijn opgenomen. Deze zijn geordend naar de thema’s: organisatie,
informatie, verantwoording en beleid.
De kwartaalrapportage in het licht van de aanbevelingen van de Noordelijke Rekenkamer en Berenschot
Bij deze kwartaalrapportage is een overzicht gevoegd dat is ontleend aan de tabel met aanbevelingen die
als bijlage 5 bij de Nota Grûnbelied was gevoegd. In dit overzicht is de stand van zaken weergegeven.
B. Organisatie
Het aanpassen van mandaten (actie 3)
In november 2013 is de gewijzigde mandaatregeling vastgesteld en van kracht geworden.
De organisatie Eenheid Grond op sterkte brengen (actie 6)
De directie heeft eind juni 2013 een besluit genomen over de vorming van de afdeling Vastgoed. Er zijn 9
e
vacatures opengesteld. Zeven van de negen vacatures waren aan het eind van het 1 kwartaal 2014
ingevuld. In mei 2014 start de achtste medewerker. Daarmee is er nog één vacature open.
De naam van de afdeling is omgedoopt in afdeling Vastgoed en de voorgestelde 9 vacatures zijn
opengesteld door de directie. Momenteel zijn 8 vacatures ingevuld. De vacatures van grondverwerver en
vastgoedeconoom hebben wij niet intern kunnen werven. De grondverwerver is tijdelijk via inhuur in dienst
en de vastgoedeconoom heeft een tijdelijks aanstelling voor 2 jaar. De laatste resterende vacature wordt
nu extern ingevuld tot het eind van het jaar. We hebben de verwachting dat door de mogelijke overname
van DLG deze vacature ook kan worden ingevuld.
2
Naast de vaste medewerkers werkt de afdeling met ca 30 externe tijdelijke medewerkers aan de
verschillende infra- en natuurprojecten. Het betreft grondverwervers (7), kavelruilcoordinatoren (3),
juristen, juridische medewerkers (5), ondersteuners(7), projectleiders (5) en twee medewerkers van het
kadaster. De medewerkers worden tijdelijk ingehuurd omdat ook de projecten een tijdelijk karakter
hebben.
Het financieel beheersplan voor de eenheid grond opstellen (actie 7)
Het financieel beheerplan is in maart 2013 vastgesteld door de directie. Deze actie is dus afgerond.
Vermeld dient te worden dat dit een dynamisch document betreft en dus gaandeweg aangepast kan
worden. Wij zijn voornemens om dit in de tweede helft van 2014 na te gaan of het financieel beheersplan
nu al aangepast moet worden.
AO’s vaststellen (actie 8)
De nieuwe opzet van de afdeling Vastgoed brengt met zich mee dat er een nieuwe administratieve
organisatie wordt opgezet voor de verschillende procedures. Alle AO’s zijn inmiddels door de directie
vastgesteld, waarvan de laatste in haar vergadering van 12 februari 2014. Het betreft de volgende AO’s
 Minnelijke verwerving infrastructuur
 Minnelijke verwerving bij projecten met wettelijke kavelruil
 Minnelijke verwerving bij projecten met vrijwillige kavelruil
 Onteigening
 Beheerprocessen:
o Verpachting t.b.v. projecten
o Verpachting t.b.v. structureel beheer
o Betalen eigendomsbelasting
o Verhuur Provinciale eigendommen
o Jacht
o Visserij
Verhuur Provinciale woningen
 Verkoopproces t.b.v. (overtollige) projectgronden
 Verkoopproces t.b.v. structureel beheer (gronden en opstallen die historisch bezit zijn maar die
niet meer benodigd zijn voor provinciale beleidsdoelen)
 Doorlevering (aankoop tbv publieke derden)
De AO’s voor de afdeling Vastgoed zijn hiermee alle vastgesteld.
De verankering, van de hiervoor genoemde AO’s, binnen de organisatie vindt op verschillende manieren
plaats. Zo wordt er gewerkt met checklisten, waardoor er slechts transacties kunnen plaatsvinden
wanneer het proces volgens de AO is gevolgd. In 2013 is het proces voor minnelijke verwerving reeds
gedigitaliseerd, hebben de medewerkers hierin een training gevolgd en wordt er conform gewerkt.
Regulier zijn de werkprocessen en de digitalisering daarvan onderwerp van gesprek in het
afdelingsoverleg. Op die plek vindt dan discussie plaats over de voortgang en de vervolgstappen. Niet
alleen is de hele afdeling zich hiervan bewust, maar ook de betrokken afdelingen en projecten zijn zich
goed bewust van het nut en de noodzaak van het volgen van de processen. In 2014 zal dit nog meer
gestalte krijgen wanneer ook de overige processen worden gedigitaliseerd. Dit is onderdeel van het
proces van cultuurverandering (actie 13). Dit zal gedurende het hele jaar 2014 plaatsvinden.
Het organisatiebreed invoeren van het aankoopstrategieplan(ASP) en grondexploitatie (GREX) (actie 11)
Deze actie ligt op schema. Voor de meeste lopende projecten is een ASP opgesteld. Het merendeel
hiervan is ook vastgesteld door GS (o.a. van de Centrale As en Knooppunt Joure). Het ASP van de N381
en N31 Harlingen wordt nog aan GS aangeboden in het tweede kwartaal van 2014. Daarmee zijn alle
ASP’s van de lopende complexe infraprojecten vastgesteld. Voor de gebiedsontwikkeling rondom de Haak
om Leeuwarden zal een nieuw ASP worden opgesteld zodra de opgaves voor de grondverwerving
hiervan duidelijk in kaart zijn gebracht. Bij projecten waar aan- en verkopen op kleine schaal worden
uitgevoerd wordt de aankoopstrategie separaat aan GS voorgelegd. In de huidige werkwijze is het ASP nu
gemeengoed geworden voor de aan en verkopen over de volle breedte van het provinciale grondbeleid.
3
Voor de invoering van grondexploitaties is eind 2011 een nieuwe opzet voor de GREX gemaakt. (in feite
is een GREX een berekening van de kosten en opbrengsten van alle grond en opstallen in een project)
Deze is reeds doorgevoerd in de projecten: De Haak, N381, Knooppunt Joure en N31 Harlingen. Voor De
Centrale As was reeds een opzet van een GREX gemaakt. De opzet was gebaseerd op de
informatiebehoefte van de projecten. In dit model zijn naast het financiële gedeelte ook de oppervlakten
opgenomen. Gezien de oprichting van de gronddatabank, zullen naast de gegevens over de
grondaankopen in de toekomst in deze gronddatabank worden geregistreerd. De GREXEN zullen hierop
worden aangepast en zullen dan nog uitsluitend bestaan uit een financiële analyse bij het aan- en
verkoopproces. In de gronddatabank zijn dan de oppervlakten, stand van zaken en andere fysieke
gegevens van de percelen opgenomen. Met de komst van de gronddatabank is het mogelijk per project
een eenduidige rapportage te maken van de stand van zaken van de grondverwervingen. Daarnaast
maakt de gronddatabank het mogelijk per project een eenduidige rapportage (grex) te maken.
De input van het meerjarenperspectief is afkomstig uit de gronddatabank. De gronddatabank was eind
2013 gereed, echter in het begin van 2014 is nog gewerkt aan de verschillenanalyse met de oude grexen
en de financiële administratie. Door perceelsvernummeringen en verschillende wijzen van boekingen voor
kavelruilen is deze actie wat vertraagd in de tijd.. (Zie ook actie 9). Het instrumentarium voor het
meerjarenperspectief is inmiddels gereed. De vulling van het Meerjarenperspectief kan echter pas
gebeuren als de verwerving en verkoop per project geheel verwerkt is in de gronddatabank. We schatten
e
in dat eind 2 kwartaal de gronddatabank volledig operationeel is.
Het Meerjarenperspectief geeft inzicht in de totale verkooptaakstelling van gronden alsmede de risico’s
daarvan en een inschatting van het benodigde weerstandsvermogen. Dekking zal plaatsvinden via de
business cases van de afzonderlijke projecten.
Het vaststellen van kwaliteitseisen aan taxateurs (actie 12)
De taxatiediensten zijn aanbesteed. In de opdrachtverlening is rekening gehouden met de kwaliteitseisen
die zijn verwoord in de Nota Grûnbelied. Deze zijn uitgewerkt in het Uitvoeringskader Grondbeleid. Deze
actie is daarmee afgerond.
Het proces van cultuurverandering rond de invoering van het nieuwe beleid en de nieuwe werkprocessen
(actie 13)
Wij rapporteren hier over de stappen die hierin zijn gezet. De digitale versie van de Nota Grûnbelied is
gepubliceerd op de provinciale website. Hiernaast is een gedrukte versie die gebruikt wordt bij het verder
onder de aandacht brengen van het beleid en de nieuwe werkwijzen. De nieuwe werkwijzen zijn verder
vastgelegd in AO’s en digitale werkprocessen. De betreffende medewerkers hebben inmiddels interne
opleidingen gevolgd met betrekking tot de digitale werkprocessen. De dossiers van de projecten De Haak,
N381, traverse Harlingen, knooppunt Joure en de Centrale As worden reeds digitaal bijgehouden .
De wezenlijke cultuurverandering vindt plaats door hierover met elkaar in gesprek te zijn. De nieuwe
werkprocessen hebben geleid tot andere werkwijzen. Zoals onder actie 8 ook is aangegeven, is iedereen
zich bewust van het nut en de noodzaak hiervan. Discussies over het beleid, de werkwijzen en hoe wij
daarnaar moeten handelen ontstaan spontaan en vinden ook meer gereguleerd plaats via de afdelingswerkoverleggen. Daarmee is de cultuurverandering in volle gang. In 2014 vervolgen wij het proces onder
meer door op deze wijze door te gaan. Tevens zullen wij de rest van de organisatie via de provinciale
kanalen verder informeren over de werkwijzen van Vastgoed. Daarnaast zorgt een digitalisering van de
overige processen er voor dat ook hierover meer discussie zal plaatsvinden. Ook in de reguliere
overleggen zal dit onderwerp van gesprek zijn.
Het invoeren van een nieuwe werkwijze voor informatie t.b.v. besluitvorming over projecten (actie 14)
In de Nota Grûnbelied is naar aanleiding van opmerkingen van de Noordelijke Rekenkamer opgenomen
dat wanneer GS een voorstel doet aan PS over een project waarvoor de provincie gronden zal moeten
verwerven, GS zorgen voor informatie over:
 het deel van het krediet dat geraamd is voor grondverwerving
 de hoeveelheid grond die nodig is
 de planning van de grondaankoop
 de hieraan verbonden risico’s.
4
Deze opdracht geldt voor alle beleidsterreinen waarbij dit soort voorstellen aan de orde kunnen komen.
Beleidsterreinen waarvoor veel grond nodig is, zijn landelijk gebied en verkeer en vervoer. Daarnaast
speelt dit ook een rol voor Economie, Recreatie en Toerisme.
Deze actie vraagt doorlopend aandacht. Het is nodig dat de betrokken medewerkers en leidinggevenden
hier voortdurend alert op zijn.
C. Informatie
De gronddatabase (actie 9)
Conform de verwachtingen was de gronddatabank als instrument eind 2013 gereed. In het eerste
kwartaal van 2014 is echter nog gewerkt aan de controle- en verschillenanalyse met gegevens die eind
2013 beschikbaar waren. Daarnaast is in het eerste kwartaal van 2014 nog proef gedraaid met controles
en werkprocessen rondom de maandelijkse wijzigingen van gegevens in de gronddatabank. Naar
verwachting is de gronddatabank eind tweede kwartaal 2014 volledig operationeel. De gronddatabank is
in eerste instantie opgezet in Excel. Parallel hieraan loopt het traject voor de vervanging van Geo-Obis en
de zoektocht naar databaseomgevingen die geschikt zijn voor de afdeling vastgoed. Zolang er nog geen
zicht is op een vervangend databasesysteem, zal de gronddatabank in Excel operationeel blijven. Op dit
moment is er geen beter systeem beschikbaar. De borging komt tot stand door een aansluiting met de
financiele administratie en de aansluiting met de GIS-kaarten (geografisch informatie systeem).
De dossiers op orde brengen (actie 10)
In de eerste kwartaalrapportage van 2013 hebben wij reeds gemeld dat in januari 2013 is gestart met een
project om alle gronddossiers op orde te brengen. Daarna was duidelijk wat de kwaliteit van de huidige
dossiers was en waar verbeteringen nodig zijn. Als onderdeel van de nieuwe AO’s is ook het systeem
van archivering verbeterd om de dossiervorming ook op het gewenste kwaliteitsniveau te houden.
Op 31 juli 2013 is het eindrapport hierover opgeleverd, waarin naast het proces, de knelpunten en
oplossingen ook uitkomsten en bevindingen per project zijn benoemd. DIM heeft het beheer van de
gronddossiers nu overgenomen. Aan de opbouw van de dossiers is in samenwerking met afdeling DIM
vorm en inhoud gegeven, zodat alle belangrijke documenten onderdeel uitmaken van het centrale archief
Tevens is gestart met een pilot digitale archivering bij de afdeling Vastgoed in DocBase met betrekking tot
de verwerving. Hierbij wordt de terugvindbaarheid binnen DocBase verbeterd en worden processen aan
de acties gekoppeld. In oktober 2013 is hiermee gestart en inmiddels zijn de aankoopdossiers van de
complexe projecten grotendeels ingevoerd.
D. Verantwoording
Het overzicht grondbezit ten behoeve van de jaarrekening 2012 (actie 4)
Gereed.
De invulling van de paragraaf grondbeleid van de begroting 2014 (actie 5)
Voor de begroting 2014 is de paragraaf Grondbeleid nagenoeg geheel vernieuwd, met als doel het bieden
van betere verantwoordings- en sturingsinformatie aan Provinciale Staten.
Vooraf is de inhoud op hoofdlijnen voorgelegd aan de Auditcommissie. De Auditcommissie heeft op 28
mei 2013 ingestemd met de voorgestelde opzet van de paragraaf Grondbeleid. De commissie heeft als
wenselijke toevoeging aangegeven de planning van de grondverwerving bij projecten.
Ieder kwartaal informatie aan PS over de uitvoering van de Nota Grûnbelied (actie 16)
De eerste kwartaalrapportage is op 17 mei 2013 toegezonden aan Provinciale Staten (brief 01054301).
De rapportage is besproken in de Auditcommissie op 28 mei 2013. De commissie heeft ingestemd met de
opzet en heeft gevraagd om PS op de hoogte houden van het proces van de cultuuromslag, door te
rapporteren over de inzet van instrumenten. Op 6 november 2013 is de tweede kwartaalrapportage aan
5
e
e
Provinciale Staten gezonden. De gecombineerde 3 en 4 kwartaalrapportage is op 28 februari 2014 aan
Provinciale Staten gezonden.
E. Beleid
Het vaststellen door GS van de verhuur- en verpachtingsprijzen (actie 1)
In de nota Grûnbelied is vastgelegd dat jaarlijks de tarieven voor verpachting en verhuur worden
vastgesteld. In januari 2013 hebben GS de tarieven voor 2013 vastgesteld.
Ten behoeve van de vaststelling van de tarieven 2014 zou een nota grondprijsbeleid worden opgesteld.
De verwachting was dat deze oktober 2013 ambtelijk gereed zou zijn, waarna het bestuurlijke traject kon
volgen. De nota grondprijzenbeleid is nog niet gereed. Verschillende oorzaken liggen hieraan ten
grondslag. Zo is het voor een aantal onderdelen nodig dat er eerst taxaties plaats moeten vinden. Dit kon
pas plaatsvinden nadat de taxatiediensten Europees waren aanbesteed. Inmiddels heeft dit in september
2013 zijn definitieve beslag gekregen. Omdat ook de lopende zaken waarvoor taxaties nodig waren, zoals
bij De Centrale As, N381 en andere projecten zich begonnen op te stapelen, zijn die met voorrang
behandeld. Vervolgens is gebleken dat voor taxaties bij de nota grondprijzenbeleid eerst een
gebiedsindeling en nadere onderbouwing van de te taxeren onderdelen en bijbehorende taxatiemethoden
moest worden opgesteld. Dit zogenaamde plan van aanpak en taxatievoorstel is in december 2013
voorgelegd ter ambtlijke beoordeling waarna in februari 2014 een herziene versie is voorgelegd. Na
beoordeling en bespreking is begin april 2014 de opdracht tot taxatie definitief verstrekt. Verwacht wordt
dat de taxaties medio 2014 gereed zijn. Daarna kan GS de nota grondprijzenbeleid in het derde kwartaal
van 2014 vaststellen.
Het opstellen door GS van een plan voor verkoop van huidig vastgoed (actie 2)
Er is een projectplan vastgesteld om de vastgoedvoorraad van de provincie inzichtelijk te maken, inclusief
de bezittingen van BBL (Bureau beheer landbouwgronden). Gekoppeld hieraan is er een beleidskader
uitgewerkt voor de ver- en aankoop van vastgoed, inclusief het beheer ervan. Dit stuk is inmiddels
ambtelijk gereed en zal in mei 2014 aan GS worden aangeboden.
Een voorstel aan PS inzake gelijkberechtiging van natuurbeheerders in het kader van het natuurbeleid
(actie 15)
De verwachting was dat wij in het najaar van 2013 een beleids- en toetsingskader voor de doorlevering
van grond voor natuur ter kennisname naar PS zouden sturen..
Vanwege het naar PS brengen van het Natuurpact en de Bestuursovereenkomst Grond is het beleids- en
toetsingskader voor doorlevering later door GS vastgesteld. PS is hierover per brief van op 1 april 2014
geïnformeerd.
Uitvoering van het amendement over de onteigening voor natuurdoelen; overleg met belanghebbenden
en een voorstel aan PS. (actie 18)
De Nota Grûnbelied is aangenomen met een amendement van CDA, VVD, CU en PVV inzake
onteigening voor natuurdoelen. De hierop betrekking hebbende passages uit de nota zijn geschrapt. In
het amendement is een opdracht aan GS opgenomen. Deze opdracht luidt:
‘(5) GS op te dragen in overleg te treden met de belanghebbenden om gezamenlijk vast te stellen
a) of er bij het realiseren van natuurdoelen, met name de tijdige totstandkoming van de EHS, sprake
is van de problematiek zoals GS die ervaart,
b) of dat aanleiding is voor een beleidswijziging waarbij onteigening in bijzondere gevallen kan
worden ingezet,
c) op welke wijze daaraan invulling kan worden gegeven.
Aan PS te rapporteren over de uitkomsten en in lijn met die uitkomsten beleidsvoorstellen te doen die
middels vaststellen door PS kunnen worden opgenomen in de Nota Grûn.’
6
Voor de uitvoering van dit amendement kiezen we de volgende aanpak.



Selectie van relevante voorbeelden
Bespreking met belanghebbenden
Vertaling naar beleidsvoorstel
De planning is er op gericht dat dit beleidsvoorstel vóór de zomer van 2014 aan PS wordt gezonden.
Alternatieven voor onteigening worden hierbij meegenomen.
F. Ontwikkelingen
Een belangrijke ontwikkeling is de overname van gronden van het Rijk geweest in het zogenaamde
Natuurpact. In januari 2014 heeft u hierover reeds een besluit genomen. Daarnaast is de ontmanteling
van DLG en de integratie hiervan naar de verschillende provincies een belangrijke ontwikkeling.
G. Overzicht van de acties zoals opgenomen in hoofdstuk 7 van de Nota
Grûnbelied.
Hieronder zijn de acties weergegeven, zoals opgenomen in de Nota Grûnbelied. De nummers van de
acties verwijzen naar die in hoofdstuk 7 van de nota. Actie 18 is toegevoegd op basis van het door PS
vastgestelde amendement. De opgenomen planning is die volgens de nota. De stoplichtkleur in de laatste
kolom is een indicatie voor het overeenkomstig planning realiseren van de acties. De kleur groen duidt er
op dat de actie afgerond is. De kleur oranje geeft aan dat het actiepunt nog niet is afgerond. De kleur grijs
duidt er op dat de actie nog niet kan plaatsvinden en wordt opgepakt wanneer dit mogelijk is.
Nummer
Maatregelen
Oorspronkelijke
Planning
Realisatie
3
Het aanpassen van
mandaten
Gereed 1 juni 2013
Gereed nov
2013
6
De organisatie Eenheid
Grond op sterkte brengen
Gereed 1 juli 2013
Gereed
maart2014
7
Het financieel beheersplan
eenheid grond
Januari / februari 2013
Gereed jan/febr
2013
8
AO’s vaststellen
Gefaseerd, in de
Gereed febr.
periode december 2012 2014
tot oktober 2013
11
De brede invoering van ASP
en GREX
Gereed dec 2013
Gereed
12
Het vaststellen van
kwaliteitseisen aan taxateurs
Een proces van
cultuurverandering rond de
invoering van het nieuwe
Gereed 1 juli 2013
Gereed sept.
2013
Organisatie
13
Per direct (vanaf de
vaststelling van de nota)
7
14
beleid en de nieuwe
werkprocessen
Het invoeren van een nieuwe Per direct (vanaf de
werkwijze voor informatie
vaststelling van de nota)
t.b.v. besluitvorming over
projecten
Informatie
9
De gronddatabase
Gereed eind december
2013
10
De dossiers op orde brengen
Gereed 1 julli 2013
Als instrument
gereed,
verschillen
analyse tot eind
2e kwartaal
Gereed 1
augustus 2013
Verantwoording
4
5
16
Overzicht grondbezit ten
Gereed april 2013
behoeve van de jaarrekening
2012
De invulling van de Paragraaf Maart / april 2013
grondbeleid van de begroting
2014
Ieder kwartaal informatie aan Vanaf de vaststelling.
PS over de uitvoering van de
Nota Grûnbelied
Gereed april
2013
Vaststellen door GS van de
verhuur- en
verpachtingprijzen
3 kwartaal
2014
Gereed
maart/april 2013
Beleid
1
2
15
18
17
Eerste keer: januari
2013; vervolgens
jaarlijks, in
november/december
Het opstellen door GS van
Juni 2013; vervolgens
een plan voor de verkoop van elke twee jaar
huidig vastgoed
Een voorstel aan PS inzake
2013
gelijkberechtiging van
natuurbeheerders in het
kader van het natuurbeleid
Uitvoering amendement
2014 (na vaststelling
onteigening voor
herijkte EHS)
natuurdoelen; overleg met
Verschoven naar medio
belanghebbenden en voorstel 2014
aan PS
Voorstel GS inzake de
Eind 2015/begin 2016
evaluatie van de Nota
Grûnbelied
e
Wordt in mei
2014 aan GS
aangeboden
Gereed maart
2014
Concluderend is te zeggen dat bijna alle van de 18 te treffen maatregelen gereed zijn en drie acties zitten
in een afronde fase. Een daarvan betreft de gronddatabank. Wij zijn nu nog bezig met de
verschillenanalyse. De verwachting is dat wij dit aan het eind van het tweede kwartaal hebben afgerond.
Het vaststellen van de verhuur- en verpachtprijzen is doorgeschoven naar het derde kwartaal 2014.
Tenslotte is de uitvoering van het amendement over onteigening natuurdoelen doorgeschoven naar het
derde kwartaal van 2014.
8
Bijlage 5 Aanbevelingen Noordelijke Rekenkamer en Berenschot
(uit nota Grûnbelied d.d. 27 februari 2013)
Bij een aantal aanbevelingen staat aangegeven dat de aanbevelingen door concerncontrol als
afgehandeld worden beschouwd. Via de berap wordt dit via GS aan u voorgelegd. Indien u via
de berap hiermee instemt, verdwijnt deze aanbeveling van de lijst van onderhanden
aanbevelingen.
Bij één aanbeveling is aangegeven da deze nog afgehandeld moet worden.
Voor de resterende aanbevelingen geldt dat deze reeds gedaan zijn via de Nota Grûnbelied
Aanbevelingen NRK rapport
Voor Gedeputeerde staten
1.
Stel voorafgaand aan de grondverwerving per project een Aankoopstrategieplan vast
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld.
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.1 en 6.1.1).
Inmiddels wordt voor elk project een ASP opgesteld conform de vastgestelde AO. Voor de grote
infrastructurele projecten zijn voor Knooppunt Joure en De Centrale As deze ASP’s gereed en
vastgesteld. Voor de traverse Harlingen N31 en N381 zijn de ASP’s gereed. Wanneer ook de
grondexploitaties geheel gereed zijn worden deze ASP’s in het tweede kwartaal van 2014 aan
GS voorgelegd. Voor alle projecten waarbij grondverwerving nodig is, wordt een ASP opgesteld.
Wanneer een ASP nog niet is vastgesteld en er toch transacties moeten plaatsvinden, wordt
conform de nota Grunbelied separaat de transacties aan GS ter besluitvorming voorgelegd. Dit
is geborgd via de mandaatregeling, waarin is geregeld dat wanneer er geen ASP is vastgesteld
elke transactie ter besluitvorming aan GS moet worden voorgelegd. Dit is de praktijk. Deze
aanbeveling is door concerncontrol als afgehandeld beschouwd.
2.
Stel periodiek grondexploitaties vast waardoor actuele informatie wordt verkregen over
de kosten van de grondverwerving en de (verwachte) opbrengsten van de grond.
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.1 en 6.1.2).
Het meerjarenperpectief grondexploitaties is als instrument gereed. De gronddatabank is ook
gereed als instrument. Momenteel vindt van de grote infrastructurele projecten de
verschillenanalyse plaats. Wanneer deze gereed is kunnen deze grondexploitaties worden
afgerond en daarop volgend ook het meerjarenperspectief definitief worden gemaakt. Wij
verwachten dat dit het tweede kwartaal van 2014 gereed zal zijn. Voor de nieuwe projecten
wordt vanaf het begin een grondexploitatie opgesteld, vastgesteld en bijgehouden. Deze
aanbeveling is door Concerncontrol als afgehandeld beschouwd.
9
3
Houd bij het toekennen van schadeloosstelling in het kader van rechtsgelijkheid vast aan
het principe dat bedrijven geen vermogensvoordeel uit grondtransacties mogen
ontvangen en houd de percelen die niet voor onteigening in aanmerking komen, buiten
deze schadeloosstelling.
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 4.5). Het daarin
vastgelegde beleid inzake prijsvorming is de basis voor alle grondtransacties.
4
Informeer PS actief (eventueel op basis van vertrouwelijkheid) en tijdig over financiele
tegenvallers in de grondverwerving, nieuwe risico’s en het eventueel verschuiven van de
realisatiedatum van het project.
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Stand van zaken: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.2).
Het actief informeren van PS vindt plaats via de reguliere P&C instrumenen als begroting, berap
en jaarrekening. Daarnaast vindt dit plaats via de kwartaalrapportages. Hiermee wordt actief
omgegaan. Bij grote vertraging wordt actief geinformeerd zoals heeft plaatsgevonden in mei
2013 met betrekking tot de toenmalige vertraging bij De Centrale As. Deze aanbeveling is door
Concerncontrol als afgehandeld beschouwd.
5
Blijf als bestuurder betrokken bij het proces van grondverwerving dat voor de betreffende
eigenaren zeer ingrijpend kan zijn.
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.1 en 6.2.4.).
Tweewekelijks vindt er een BO grondbeleid plaats. Via dit overleg is de gedeputeerde goed
betrokken bij het proces van grondverwerving en de ingrijpende gevolgen die dat voor eigenaren
kan hebben.
Voor Provinciale Staten
A
Wees terughoudend met de verwerving van gronden voor een combinatie van
beleidsdoelen door middel van “integrale verwerving”.
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Toelichting: Deze aanbeveling is niet overgenomen in de Nota Grûnbeleid. In paragraaf 4.3.1.
van de nota is deze keuze beschreven.
10
B
Evalueer na afronding van de grondverwervingstrajecten in de gecombineerde inzet van
vrijwillige aankoop en kavelruil in de diverse projecten.
Toelichting:
Dit vindt plaats wanneer het verwervingsprocessen zijn voltooid. Naar verwachting is dit ultimo
2014 voor enkele projecten het geval. Overigens verzamelen wij nu reeds de benodigde
informatie.
C
Expliciteer wanneer u een krediet beschikbaar stelt voor de realisatie van een ruimtelijk
project het bedrag dat specifiek wordt aangewend voor de grondverwerving, de datum
waarvoor de grondverwerving afgerond moet zijn en de stilzwijgende voorwaarden
waaronder de grondverwerving moet plaatsvinden.
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 4.3.7.). Dit vormt
een aandachtspunt voor de voorstellen aan PS over projecten. Daarnaast wordt voor elk project
een ASP opgesteld en bij dit ASP komen de genoemde onderwerpen ook aan de orde. Hiervoor
geldt hetzelfde als genoemd onder A. Door concerncontrol wordt deze aanbeveling als
afgehandeld beschouwd.
D.
Gebruik het instrument van onteigening intensiever: zet onteigening eerder in als stok
achter de deur om de minnelijke grondverwerving rond te krijgen.
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 4.3.5.). Inmiddels
is het middel bij verschillende projecten reeds ingezet en heeft het zijn waarde bewezen bij
N381 en De Centrale As als het meest in het oog springend. Echter bij alle infra structurele
projecten is het middel van onteigening in het ASP opgenomen als een standaardinstrument in
de procedure. Door concerncontrol wordt deze aanbeveling als afgehandeld beschouwd.
E.
Overweeg daarnaast om het instrument van onteigening ook in te zetten voor de
realisatie van “groene” doelen. (Paragraaf 4.3.6)
Stand van zaken: Deze aanbeveling is niet overgenomen in de Nota Grûnbelied. Paragraaf 4.3.6
over dit onderwerp is bij amendement geschrapt. GS hebben de opdracht gekregen hierover
een voorstel te doen. Dit wordt medio 2014 aan PS aangeboden.
Aanbevelingen onderzoeksverslag Berenschot
Verbetering van de bestuurlijke verankering van het grondbeleid. De
verantwoordelijkheid voor het provinciebrede grondbeleid dient formeel in een
portefeuille worden ondergebracht bij één van de gedeputeerden.
Stand van zaken: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.1) Het
grondbeleid is ondergebracht bij gedeputeerde Kramer.
11
Verbetering van de verbinding van de ambtelijke werkzaamheden inzake
grondverwerving met het College van GS .
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.1) Er is een
Bestuursoverleg Grond ingesteld. Alle stukken die niet onder mandaat kunnen worden
uitgevoerd worden eerst in een ambtelijk overleg besproken (regiegroep grond) en na
behandeling aan het Bestuursoverleg Grond voorgelegd. Eens in de 2 weken vindt er een
vergadering plaats.
Verbetering van het vervullen van de rol van PS als controlerend orgaan, specifiek
aangaande grondverwerving.
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 5.2) in overleg
met auditcommissie zijn uitgangspunten geformuleerd die nu voor een groot deel zijn uitgewerkt
binnen de paragraaf grond begroting 2014. De paragraaf grondbeleid in de jaarrekening 2014
zal zijn gebaseerd op deze paragraaf uit de begroting 2014. Deze actie moet nog worden
afgehandeld.
Het brengen van meer duidelijkheid in het verschil tussen strategische en anticiperende
grondaankopen en in termen als de “+ in een gebied”. (Paragraaf 1.3, Paragraaf 4.3.2.
en 4.3.3)
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 1.3, 4.3.2 en
4.3.3)) Verwarrende definities zijn vervallen, het beleid is opnieuw geformuleerd en de eisen
aan de gebiedsontwikkelingsproject zijn vastgelegd.
Verbetering checks and balances (control op de dagelijkse werkzaamheden) op het
gebied van grondverwerving.
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 6.2.4) Deze
checks en balances zijn vorm gegeven in de verschillende AO’s van de afdeling Vastgoed.
Deze zijn allemaal vastgesteld door de directie. De laatste in de vergadering van 13 februari
2014.
Verbetering van overzicht van en inzicht in rollen, verantwoordelijkheden en (onder)
mandaten mede aan de hand van de AO’s. Open normen in de AO zoveel mogelijk
concretiseren. Een inspanning te plegen om AO’s en mandaten verder “tussen de oren
van de medewerkers te krijgen” zodat zij meer en beter in de dagelijkse praktijk worden
toegepast. Na vorming van de nieuwe eenheid Grondzaken is de verdeling van
verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de nieuwe eenheid en de
projectorganisaties van belang .
Opmerking 1e berap 2014: Met de ondernomen acties beoordelen we deze actie als
afgehandeld
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (hoofdstuk 6) Alle AO's zijn
vastgesteld door de directie, de laatste op 12 februari 2014. Hiermee is dit actiepunt afgerond.
Door concerncontrol wordt dit onderdeel als afgehandeld beschouwd.
12
Verbetering (uniformering) in de dagelijkse werkzaamheden aangaande
grondverwervingen in het proces van eerste initiatief tot en met de ondertekening van de
notariele acte, inclusief de documentatie en archivering. Het plan van aanpak van de
nieuwe afdeling Grondzaken biedt hiervoor veel aanknopingspunten
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (hoofdstuk 6) Het proces van
grondverwerving is in verschillende AO’s beschreven. De verschillende stappen in het proces
zijn ook terug te vinden in de archivering. Het dossier wordt gecomplementeerd met een
checklist die door alle actoren van een paraaf wordt voorzien. Hiermee is het proces geborgd.
Verbetering van de rol en verantwoordelijkheid en aansturing van de taxateurs die in
opdracht van de provincie/DLG werken.
Toelichting: Deze aanbeveling is uitgewerkt in de Nota Grûnbelied (paragraaf 6.1.3 en 6.1.5))
De taxatiediensten zijn in 2013 Europees aanbesteed waarbij de bovenstaande punten zijn
opgenomen in de voorwaarden. In september 2013 is met een taxatiebureau een contract
aangegaan. Vanaf 2015 zal DLG naar verwachting deel uitmaken van de provincie en zal alleen
de provincie nog taxatieopdrachten geven.
13

Download Report