Handleiding Machform http://forms.thomasmore.be Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 2 van 19 Inhoud 1 Algemene richtlijnen ..............................................................................................5 1.1 Toegang aanvragen ...............................................................................................5 1.2 Inloggen ..............................................................................................................5 1.3 Uitloggen of paswoord wijzigen ...............................................................................5 2 Form Manager-pagina ............................................................................................6 2.1 Zoeken en sorteren ...............................................................................................6 2.2 Een formulier dupliceren ........................................................................................7 2.3 Een formulier verwijderen ......................................................................................7 2.4 Tags toevoegen aan een formulier...........................................................................7 3 Een nieuw formulier aanmaken ...............................................................................8 3.1 Algemene eigenschappen formulier .........................................................................8 3.2 Velden toevoegen aan het formulier ........................................................................9 3.3 Eigenschappen voor velden .................................................................................. 10 4 Entry Manager-pagina ......................................................................................... 11 4.1 Een individuele entry bewerken ............................................................................ 12 5 Een formulier bewerken ....................................................................................... 13 5.1 Algemene eigenschappen formulier ....................................................................... 13 5.2 Velden toevoegen aan het formulier ...................................................................... 14 5.3 Eigenschappen voor velden .................................................................................. 15 6 Een thema instellen ............................................................................................. 16 7 Bevestigingsmail instellen .................................................................................... 16 8 Logica instellen voor een formulier ........................................................................ 18 9 Een formulier online bekijken ............................................................................... 18 10 Een formulier uitschakelen ................................................................................... 19 11 Vragen .............................................................................................................. 19 Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 3 van 19 Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 4 van 19 1 Algemene richtlijnen 1.1 Toegang aanvragen Om toegang te krijgen tot de formulierentool, stuur je simpelweg een mailtje naar [email protected]. 1.2 Inloggen Inloggen kan via http://forms.thomasmore.be met jouw e-mailadres en het wachtwoord dat je krijgt van de webmaster. 1.3 Uitloggen of paswoord wijzigen Om uit te loggen, klik je op ‘Sign out’ rechtsboven. Je paswoord wijzigen kan onder ‘My Account’. Indien je je paswoord wijzigt, maak dit dan niet te simpel. Combineer zowel cijfers als letters, gebruik minstens één hoofdletter en bij voorkeur ook een leesteken. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 5 van 19 2 Form Manager-pagina De startpagina ‘Form Manager’ geeft een overzicht van al jouw formulieren. Elk formulier is een aparte rij. Als je klikt op de titel van het formulier, verschijnen de verschillende opties voor dat formulier. Rechts zie je eventuele tags die zijn meegegeven aan het formulier en uiterst rechts in een rood blokje zie je hoeveel entries er vandaag zijn binnengekomen voor dit formulier. 2.1 Zoeken en sorteren Linksboven in de Form Manager kan je via het zoekveld zoeken naar een formulier. Je kan zoeken op titel of op tags. Standaard zoek je op titel. De zoekresultaten worden meteen gefilterd en de zoektermen worden in de lijst in groen gemarkeerd. Via een filterfunctie rechtsboven kan je ook je formulieren sorteren op basis van enkele vooropgestelde criteria. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 6 van 19 2.2 Een formulier dupliceren Moet je een formulier maken dat gelijkaardig is aan een bestaand formulier, dan kan je een formulier ook identiek dupliceren. Alle velden, instellingen, automatische antwoorden, … van het bestaand formulier worden hier in meegenomen. Het enige wat niet wordt gekopieerd, zijn de entries. 2.3 Een formulier verwijderen Indien een formulier definitief verwijderd mag worden, kan je dat rechtsboven doen via de knop ‘Delete’. Let op, als je dit doet, ben je meteen ook alle entries kwijt. 2.4 Tags toevoegen aan een formulier Als je veel formulieren maakt, is het soms handig om tags mee te geven aan je formulier, zodat je het achteraf snel terugvindt via de zoekfunctie. Een tag toevoegen doe je via het label met plusteken rechts; Eén tag kan uit meerdere woorden bestaan, door ze te scheiden met een spatie. Je kan ook ineens meerdere tags toevoegen door ze te scheiden met een komma. Tags kan je weer verwijderen door op het kruisje te klikken bij de tag. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 7 van 19 3 Een nieuw formulier aanmaken Om een nieuw formulier aan te maken, klik je rechtsboven op ‘Create New Form!’. Je wordt naar de Form Builder-pagina gebracht waar je het nieuw formulier kan instellen. Via het tabblad ‘Form Properties’ kan je de algemene eigenschappen van je formulier instellen: 3.1 Algemene eigenschappen formulier Form Title: vul hier de titel van je formulier in Description: hier kan je een subtitel/meer uitleg toevoegen die meteen onder de titel komt te staan Submission Confirmation: de boodschap die in de browser zelf verschijnt nadat iemand het formulier heeft ingevuld. Klik op ‘show more options’ Language: duid in de lijst Dutch aan (belangrijk!) Limit Submission: vul evt het maximum aantal entries in Automatic Scheduling: duid evt aan dat het formulier op een bepaalde datum automatisch offline gehaald mag worden. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 8 van 19 3.2 Velden toevoegen aan het formulier Via het tabblad ‘Add a Field’ kan je velden aan het formulier toevoegen. Je kan de verschillende velden gewoon slepen naar de preview-kolom waar je je formulier samenstelt. Let op, als je een veld gewoon aanklikt, wordt het ook al meteen onderaan toegevoegd in linkse kolom. Een overzicht van de (meest voorkomende) velden: Single Line Text: vraag met tekstantwoord van slechts 1 regel Number: vraag met antwoord in cijfers Paragraph Text: vraag met langer antwoord Checkboxes: keuzelijst met meerdere antwoorden (vinkjes) Multiple Choice: keuzelijst met slechts 1 mogelijk antwoord in buttonstijl (alle antwoorden zichtbaar) Drop Down: keuzelijst met slechts 1 mogelijk antwoord in dropdown (lijst klapt uit) File Upload: geeft mogelijkheid om bestand toe te voegen Predefined velden (volgens format) Name: 2 velden, opgesplitst in voornaam en achternaam Date: invullen van een datum Phone: invullen van een telefoonnummer Address: adresveld met aparte adresregels Email: e-mailadres Opmaak Section Break: formulier indelen in hoofdstukken Page Break: formulier over meerdere pagina’s verdelen Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 9 van 19 3.3 Eigenschappen voor velden Als je een veld selecteert in de preview-kolom, kan je de eigenschappen van dat veld instellen bij ‘Field Properties’. Voor alle velden zijn een aantal eigenschappen dezelfde. Bij ‘Field Label’ vul je het label in dat boven het veld moet verschijnen. Via het vinkje ‘Required’ geef je aan of het een verplicht veld is en via het vak ‘Guidelines for User’ kan je een toelichting ingeven die bij het veld verschijnt in een pop-up venster. Een voorbeeld van het pop-up venster met guidelines online: In de linker preview-kolom zijn er ook enkele belangrijke functies onderaan. BELANGRIJK: de 2 linkse (‘Save Form’ en ‘Add Field’) hebben betrekking op het hele formulier, de 2 rechtse (‘Duplicate’ en ‘Delete’) hebben enkel betrekking op het geselecteerde veld. Van zodra je ‘Save Form’ kiest, word je herleid naar de Form Manager-pagina. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 10 van 19 4 Entry Manager-pagina Wil je weten wie er zich heeft geregistreerd, klik je op ‘Entries’. Je krijgt een overzicht van alle entries op je formulier. Via de knoppen linksboven kan je entries deleten en exporteren. Je kan individuele entries aanvinken of meteen alle entries selecteren door bovenaan de kolom te klikken. LET OP! Als je bovenaan de kolom op het vinkje klikt, selecteert de tool enkel de entries van de eerste pagina. Als je alle entries wil selecteren, moet je ‘Select all x entries in this form’ nog aanduiden in de boodschap die (automatisch) verschijnt. Via de knoppen rechtsboven kan je de entries filteren op basis van elementen uit je formulier (bijv. enkel de personen die uit een lijst keuze A hebben aangeduid). Via ‘Select Fields’ kan je de view van deze lijst bewerken (kolommen toevoegen of verwijderen). Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 11 van 19 4.1 Een individuele entry bewerken Als je klikt op een naam, kan je de individuele entry via de toolbox rechts eventueel nog bewerken via ‘Edit’, naar iemand doorsturen via ‘Email’, printen of deleten. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 12 van 19 5 Een formulier bewerken Om een bestaand formulier te bewerken, zoek je het op en klik je op ‘Edit’. Je komt dan terecht in de Form Builder-page. Via het tabblad ‘Form Properties’ kan je de algemene eigenschappen van je formulier instellen: 5.1 Algemene eigenschappen formulier Form Title: vul hier de titel van je formulier in Description: hier kan je een subtitel/meer uitleg toevoegen die meteen onder de titel komt te staan Submission Confirmation: de boodschap die in de browser zelf verschijnt nadat iemand het formulier heeft ingevuld. Klik op ‘show more options’ Language: duid in de lijst Dutch aan (belangrijk!) Limit Submission: vul evt het maximum aantal entries in Automatic Scheduling: duid evt aan dat het formulier op een bepaalde datum automatisch offline gehaald mag worden. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 13 van 19 5.2 Velden toevoegen aan het formulier Via het tabblad ‘Add a Field’ kan je velden aan het formulier toevoegen. Je kan de verschillende velden gewoon slepen naar de preview-kolom waar je je formulier samenstelt. Let op, als je een veld gewoon aanklikt, wordt het ook al meteen onderaan toegevoegd in linkse kolom. Een overzicht van de (meest voorkomende) velden: Single Line Text: vraag met tekstantwoord van slechts 1 regel Number: vraag met antwoord in cijfers Paragraph Text: vraag met langer antwoord Checkboxes: keuzelijst met meerdere antwoorden (vinkjes) Multiple Choice: keuzelijst met slechts 1 mogelijk antwoord in buttonstijl (alle antwoorden zichtbaar) Drop Down: keuzelijst met slechts 1 mogelijk antwoord in dropdown (lijst klapt uit) File Upload: geeft mogelijkheid om bestand toe te voegen Predefined velden (volgens format) Name: 2 velden, opgesplitst in voornaam en achternaam Date: invullen van een datum Phone: invullen van een telefoonnummer Address: adresveld met aparte adresregels Email: e-mailadres Opmaak Section Break: formulier indelen in hoofdstukken Page Break: formulier over meerdere pagina’s verdelen Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 14 van 19 5.3 Eigenschappen voor velden Als je een veld selecteert in de preview-kolom, kan je de eigenschappen van dat veld instellen bij ‘Field Properties’. Voor alle velden zijn er een aantal eigenschappen dezelfde. Bij ‘Field Label’ vul je het label in dat boven het veld moet verschijnen in. Via het vinkje ‘Required’ geef je aan of het een verplicht veld is en via het vak ‘Guidelines for User’ kan je een toelichting ingeven die bij het veld verschijnt in een pop-up venster. Een voorbeeld van het pop-up venster met guidelines online: In de linker preview-kolom zijn er ook enkele belangrijke functies onderaan. BELANGRIJK: de 2 linkse (‘Save Form’ en ‘Add Field’) hebben betrekking op het hele formulier, de 2 rechtse (‘Duplicate’ en ‘Delete’) hebben enkel betrekking op het veld dat geselecteerd is. Van zodra je ‘Save Form’ kiest, word je herleid naar de Form Manager-pagina. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 15 van 19 6 Een thema instellen Bij een nieuw formulier dien je het Thomas More-thema nog in te stellen. Doe je dit niet, verschijnt het formulier namelijk standaard in een grijze lay-out. Het thema instellen doe je via de knop ‘Theme’. Kies in de lijst voor het juiste thema en klik op ‘Save Changes’. 7 Bevestigingsmail instellen Wil je van elke inschrijving een kopie ontvangen op een bepaald e-mailadres? Of wil je een automatische bevestigingsmail laten sturen naar wie inschrijft? Dat kan via ‘Emails’. In het blauwe kader kan je aanvinken dat er een kopie van elke inschrijving moet verstuurd worden. Vul bij ‘Your Email Address’ het e-mailadres in naar waar de kopietjes mogen gaan. In het rode kader kan je aanvinken dat er een bevestigingsmail moet gestuurd worden naar de persoon die registreert. Let op! Om dit te kunnen doen, moet er een e-mailveld in je formulier aanwezig zijn (maak dit zeker ook verplicht!). Dit wordt automatisch in de dropdown ingevuld. Indien er meerdere emailvelden in je formulier zitten, duid dan hier wel zeker het juiste aan. Klik op ‘more options’ om de inhoud van de mail in te stellen. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 16 van 19 User Email Address: indien je meerdere Email-velden in je formulier hebt, moet je hier het juiste kiezen Form Name: kies voor ‘ Set Custom Name’ en vul daar Thomas More in Email Subject: hier staat standaard {form_name} – Receipt verander dit dus best in bijv. {form_name} – Bevestiging/Bevestigingsmail/Bevestiging van inschrijving … Email Content: hier staat standaard {entry_data} dat is een tabelletje met daarin de gegevens die de persoon invulde (weinig persoonlijk dus) Je kan hier een persoonlijke boodschap typen, maar dit moet in html!! Een enter via je toetsenbord verschijnt niet in de mail. Je moet echt <br> typen waar er een enter moet komen. Als je enters via een <br> ingeeft, dan krijg je in je bevestigingsmail witregels: Doe je dat niet, dan komt alle tekst gewoon achter elkaar: Hierbij een voorbeeld van html-tekst die je kan gebruiken: Beste<br><br> Wij hebben jouw inschrijving goed ontvangen en kijken er naar uit je te ontmoeten op dag datum. Onderaan deze mail vind je de gegevens die je hebt ingevuld.<br><br> Heb je ondertussen nog vragen, stuur dan gerust een mailtje naar [email protected].<br><br> Tot dan!<br> Thomas More <br><br> {entry_data} Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 17 van 19 8 Logica instellen voor een formulier Wil je een veld enkel tonen of net laten verdwijnen op basis van een keuze die gemaakt wordt, klik je op ‘Logic’. Kies welk veld je wil laten verschijnen of verdwijnen. Duid aan of het veld moet verschijnen of verdwijnen en geef aan onder welke voorwaarde(n) dit moet gebeuren. 9 Een formulier online bekijken Om je formulier online te bekijken in de webbrowser, klik je op ‘View’. Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 18 van 19 10 Een formulier uitschakelen Indien nodig, kan je een formulier (tijdelijk) offline halen. Klik bij de opties op ‘Disable’. Er verschijnt een kader waar je een bericht kan instellen dat verschijnt in de webbrowser als bezoekers nog op de link terechtkomen. Om het formulier terug te activeren, klik je bij de opties op ‘Enable’. 11 Vragen Eén adres: [email protected] of +32 (0)15 36 92 16. SUCCES! Handleiding Machform - formulierentool Thomas More Pagina 19 van 19
© Copyright 2024 ExpyDoc
