Bekijk hier - vv Brederodes

COMMUNICATIE
Communicatieplan
Tekst: Joeri Buitink
Communicatieplan zorgt voor herkenbaarheid
“ZORG VOOR DIVERSITEIT BINNEN
DE COMMUNICATIECOMMISSIE”
Communicatie is een complex vakgebied waar iedere sportvereniging mee te maken heeft. De verschuiving naar meer online communicatie heeft invloed op de communicatie van sportverenigingen
en zorgt ervoor dat er steeds meer kanalen beschikbaar zijn. Sport FM sprak met twee voetbalverenigingen die beide stappen hebben gezet.
Er komt veel kijken bij de communicatie rondom een sportvereniging.
Er zijn vele interne en externe doelgroepen. Welke kanalen kan je
als vereniging inzetten om hen te bereiken? Hoe zorg je daarin voor
eenheid? En, wie wordt daarvoor verantwoordelijk? Een communicatieplan kan voor duidelijkheid en structuur zorgen binnen een vereniging. Bij voetbalvereniging Brederodes in Vianen is drie jaar geleden een nieuw communicatieplan geschreven. Yoni van Breukelen,
nog altijd voorzitter van de communicatiecommissie, was daar nauw
bij betrokken. Vanuit haar professie als communicatieadviseur kon
zij met een deskundige blik naar de situatie bij v.v. Brederodes kijken.
"Er zijn een aantal jaar geleden zogenaamde 'klaag- en jubelsessies'
georganiseerd voor alle geledingen binnen de vereniging. Een dergelijk onderzoek waarbij alle schakels binnen de verenigingen worden meegenomen, zou altijd de basis moeten zijn voor een nieuw
beleid", stelt Van Breukelen. "Alleen zo weet je waar behoefte aan is
en wat prioriteit moet krijgen in de op te stellen aanpak. De uitkomst
bij v.v. Brederodes was dat er een gebrek aan communicatie was.
Zo was de website niet up-to-date en communiceerde het bestuur
te weinig waardoor het onzichtbaar was."
Diversiteit
Als antwoord op de gebreken werd de communicatiecommissie
in het leven geroepen die de opdracht kreeg om een nieuw communicatieplan te realiseren. Dit plan moest de doelgroepen en
communicatiemiddelen in kaart brengen en advies uitbrengen
over de verbeteringen op de korte, middellange en lange termijn.
De commissie werd ingevuld door personen met ervaring en kennis
vanuit verschillende communicatiedisciplines: een student sportmarketing, een online content specialist, een grafisch vormgever
werkzaam in mobiele applicaties en twee communicatieadviseurs.
De meesten van de commissie liepen al jaren mee binnen de club
als spelend lid of vrijwilliger, Van Breukelen was zijdelings betrokken bij v.v. Brederodes.
"Als toeschouwer was ik sporadisch op de club, maar verder was ik
weinig actief bij de vereniging. Hierdoor kon ik met een frisse blik
36
naar de situatie kijken. Deze mengelmoes van achtergronden werkte
goed. Dat is ook zeker een tip aan andere verenigingen die een
communicatiecommissie gaan vormen: zorg voor diversiteit binnen
de commissie."
Samenwerking
In de afgelopen drie jaar is de communicatie binnen v.v. Brederodes
volgens Van Breukelen aanzienlijk verbeterd. "Een belangrijke doelstelling was om de website actueler te maken en de content door
te vertalen naar sociale media. Dit hebben we weten te realiseren
door er meer tijd in te stoppen en meer contacten onderhouden
met het bestuur en commissies over mogelijke onderwerpen. Hierdoor merk ik bij de andere commissies dat communicatie een grotere rol is gaan spelen en dat zij ons vaker weten te vinden. Wanneer een selectieteam bijvoorbeeld een nieuwe sponsor welkom
heet, krijgen wij meteen bericht van de sponsorcommissie om hier
bekendheid aan te geven. Deze samenwerking tussen commissies
is heel belangrijk om de communicatie eenduidig te houden. Ook
bij de implementatie van grote veranderingen binnen de club, wordt
er sneller aan de bel getrokken om met communicatiedeskundig
oog mee te denken. Dat is wat je wilt: zo snel mogelijk betrokken
worden in het proces."
Verschillende kanalen
Naast de website zet v.v. Brederodes ook een digitale nieuwsbrief
en een Twitter- en Facebookpagina in om hun doelgroepen te bereiken. De communicatiecommissie beheert al deze middelen en is
zo ook verantwoordelijk voor het beheer van de Facebookpagina.
"Voor ons is Facebook een heel belangrijk medium", vertelt Van Breukelen. "Het geeft de mogelijkheid om snel te schakelen en te reageren
op leden."
Structuur aanbrengen
Ook bij voetbalvereniging Old Forward zien ze in Facebook een uitermate geschikt medium. De duidelijke verschuiving naar online communicatie was voor deze vereniging uit Wilhelminaoord een belangrijke
reden om een jaar geleden een communicatieplan te realiseren.
w w w. m e e r d a n s p o r t . n l
Gonnie Room, als voorzitter van de PR commissie mede verantwoordelijk voor
de communicatie: "Er gebeurde eigenlijk weinig op het gebied van communicatie.
Er ontbrak structuur. Het communicatieplan heeft daar verandering in gebracht.
Met name de jongeren zijn alleen nog maar digitaal te bereiken. Daar moesten
wij als vereniging op inspelen."
Het vroegere voetbalboekje werd daarom in de ban gedaan en vervangen door
een digitale nieuwsbrief. Ook werd de communicatie via sociale media uitgebreid.
Om te voorkomen dat de verschillende kanalen elkaar in de weg gaan zitten,
wordt elk medium anders ingezet. Room: "Informatie over het wedstrijdprogramma
en bestuursmededelingen verschijnen bijvoorbeeld altijd op de website. Facebook
gebruiken we voor oproepen en om mensen in beweging te krijgen. Dat dit
werkt, bleek wel uit de campagne die we hebben gevoerd om te worden uitgeroepen tot de leukste sportvereniging van de gemeente. We wonnen met een
overmacht aan stemmen."
Communicatie structureren via Voetbal Club 2000
Een communicatieplan is één van de manieren om de
communicatie van een vereniging te structureren. Tegenwoordig is er ook software die hierin kan voorzien.
Eén van deze programma's is Voetbal Club 2000. Hiermee kan de vereniging belangrijke kanalen waarmee
het communiceert bundelen. Dit bevordert de communicatie en vermindert de werkdruk voor vrijwilligers.
Regie
Een belangrijk tip die Room heeft voor sportverenigingen die hun communicatiebeleid
op de schop gaan gooien: zorg voor eenduidigheid. "Alle communicatie gaat eerst
via ons. Zo weten wij precies wat er gecommuniceerd wordt en op welke manier
dat gebeurt. Wij houden de regie in handen. Zo zorgen wij ervoor dat de communicatie van Old Forward herkenbaar is en blijft, ondanks vele verschillende kanalen."
w w w. m e e r d a n s p o r t . n l
Kanalen die Voetbal Club 2000 aan elkaar kan koppelen,
zijn de clubwebsite, smartphone app en clubTV. Ook
een nieuwsbrief, teampagina's en een digitaal programmaboekje zijn met Voetbal Club 2000 te realiseren
in één dezelfde huisstijl.
37

Download Report