Besluiten RvT d.d. 2014-04-17

Besluitenlijst Raad van Toezicht
17 april 2014
Pagina 1 van 6
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
BESLUITENLIJST
van de vergadering van de Raad van Toezicht van de
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
gehouden op 17 april 2014 te Coevorden
Aanwezig:
voorzitter van de Raad van Toezicht de heer R.J. Kemmpers, vice-voorzitter/secretaris van de Raad van Toezicht mevrouw M.C. Stam, leden van de Raad
van Toezicht de heer H. Arendshorst, de heer J.J. L.M. Johannink, de heer R. Oosterloo, adviseur van de Raad van Toezicht de heer A.N. van Engelen,
voorzitter van het College van Bestuur de heer T.R.S. Al, externe accountants de heer Kamerling en mevrouw Siepel, directeur bedrijfsvoering de heer W.
Berends, bestuurssecretaris mevrouw N. Akhavin.
Afwezig:
-Notulist:
bestuurssecretaris mevrouw N. Akhavin-Mittendorff
Nr.
1 n.v.t.
Onderwerp
Opening en vaststelling van de agenda
Besluit
 De voorzitter opent de vergadering om 19.37 uur.
 De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2 n.v.t.
Inspreekrecht
Er wordt geen gebruik gemaakt van het inspreekrecht.
3 n.v.t.
Besluitenlijst
Besluitenlijst Raad van Toezicht d.d. 10-12-2013
Besluitenlijst
De besluitenlijst Raad van Toezicht d.d. 10-12-2013 wordt ongewijzigd vastgesteld.
N.a.v.:
 De Raad van Toezicht heeft geen nadere informatie ontvangen over de taalklas.
Besluitenlijst Raad van Toezicht
17 april 2014
Pagina 2 van 6
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.

4 n.v.t.
De heer Al verstrekt de leden van de Raad van Toezicht mondeling informatie
over de taalklas.
De heer Berends informeert de leden van de Raad van Toezicht over de kosten
van vervroegd uittreden per 1 augustus 2014.
Ingekomen stukken
Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
5a n.v.t.
Mededelingen Raad van Toezicht
Mededelingen Raad van Toezicht
a. Terugblik vergadering Ouderraad VH laan d.d. 17-02-2014: de heer Johannink en
mevrouw Stam hebben een bezoek gebracht aan de vergadering van de
Ouderraad locatie Van Heeckerenlaan. Het was een interessante en
gestructureerde vergadering.
b. Terugblik evaluatie Raad van Toezicht d.d. 18-02-2014: mevrouw Stam heeft een
verslag gemaakt van de evaluatie Raad van Toezicht. De belangrijkste
ontwikkelpunten zijn: samenspel Raad van Toezicht en College van Bestuur,
teameffectiviteit Raad van Toezicht en beoordelen leden Raad van Toezicht. Het
punt samenspel Raad van Toezicht en College van Bestuur wordt besproken in
het volgende overleg tussen voorzitter Raad van Toezicht en College van
Bestuur.
c. Terugblik bijeenkomst Raden van Toezicht DOVOC d.d. 19-02-2014: de
bijeenkomst was onvoldoende gericht, er wordt een vervolgbijeenkomst
gepland.
5b n.v.t.
Mededelingen College van Bestuur
Mededelingen College van Bestuur
a. Kwartaalrapportage
 De verwachting is, dat het totale leerlingenaantal volgend schooljaar gelijk
blijft.
 Mevrouw Akhavin stuurt het strategisch opleidingsplan 2014-2019 naar de
Besluitenlijst Raad van Toezicht
17 april 2014
Pagina 3 van 6
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
leden van de Raad van Toezicht.
Er is geen informatie over de dag van de techniek opgenomen in de
kwartaalrapportage.
 Het College van Bestuur nodigt de leden van de Raad van Toezicht uit om
feedback te geven op de kwaliteit van de kwartaalrapportage. Het voorstel is
om de kwartaalrapportage abstracter te maken en in de bijlagen coleur local
op te nemen.
b. Management tweedaagse:
 Op 9 maart vond het strategisch sociaal medisch team plaats met als
thema de verandercapaciteit van het personeel.
 Op 10 maart vond de eerste managementdag plaats over de beelden
voor de toekomst. De beelden voor de toekomst moeten een verhaal
worden.
 De volgende managementdag vindt plaats op 28 mei. Er wordt die dag
een uitvoerings- en communicatieplan gemaakt.
 Het College van Bestuur wil de beelden en plannen in juni met de Raad
van Toezicht en Medezeggenschapsraad bespreken.
c. Cyclus jaarplannen: het College van Bestuur is bezig de cyclus van de jaarplannen
te stroomlijnen.

6
14-01
14-02
n.v.t.
Ter vaststelling
a. Verslag Raad van Toezicht 2013
b. Gedragscode Raad van Toezicht /
belangenverstrengeling
c. Werken met een auditcommissie
Ter vaststelling
a. Met inbegrip van één wijziging bij punt 22 stelt de Raad van Toezicht het verslag
Raad van Toezicht 2013 vast.
b. De Raad van Toezicht stelt op 17 april 2014 vast, dat er geen sprake is van (de
schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid.
c. De externe accountant geeft aan, dat bijna alle Raden van Toezicht werken met
een auditcommissie. Het werken met een auditcommissie leidt over het
algemeen tot diepgaandere discussies tussen Raad van Toezicht en College van
Bestuur over de financiën. Het advies van de externe accountant is om een
auditcommissie in te stellen. De Raad van Toezicht besluit om het advies van de
Besluitenlijst Raad van Toezicht
17 april 2014
Pagina 4 van 6
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
externe accountant op te volgen en een auditcommissie in te stellen. Het
College van Bestuur zorgt voor het opstellen van een reglement voor de
auditcommisssie. De heer Oosterloo maakt samen met het College van Bestuur
en de directeur bedrijfsvoering deel uit van de auditcommissie.
7
14-03
14-04
14-05
14-06
Ter goedkeuring
Ter goedkeuring
a. Presentatie en controle financiële verantwoording a. De heer Kamerling en mevrouw Siepel van KPMG lichten het financieel
2013 inclusief risico-analyse en
jaarverslag 2013 het accountantsverslag 2013 toe.
weerstandsvermogen
 De school is financieel gezond, maar moet zich wel voorbereiden op de
b. Accountantsverslag 2013
toekomstige bezuinigingen en de daling van het leerlingenaantal (krimp). De
belangrijkste risico’s zijn volgens de accountant het beleid van de overheid,
personeel (goede strategische personeelsplanning belangrijk) en passend
onderwijs.
 Het CMT heeft de risico-analyse opnieuw uitgevoerd op basis van de
systematiek van KPMG (waarschijnlijkheid en impact). Op basis van de
risico-analyse is het weerstandsvermogen aangepast. In schooljaar 2014/2015
wordt de risico-analyse weer in breder verband uitgevoerd.
 Er zijn bij de Raad van Toezicht geen gevallen van fraude bekend en er is
volgens de Raad van Toezicht geen sprake van overtreding van de wet- en
regelgeving door de school.
 Indien de financiële verantwoording 2013 door de Raad van Toezicht wordt
goedgekeurd en wordt vastgesteld door het College van Bestuur dan geeft
de accountant zijn goedkeuring aan de financiële verantwoording 2013.
 De Raad van Toezicht keurt de het financieel jaarverslag 2013 goed.
c. Uitbreiding DOVOC met RSG Ter Apel en
c. De Raad van Toezicht keurt de uitbreiding van DOVOC met RSG Ter Apel en
verlenging overeenkomst per 1 augustus 2014
verlenging van de samenwerkingsovereenkomst per 1 augustus 2014 goed.
d. Toekenning toelage lid CMT
d. Het College van Bestuur legt de toekenning toelage lid CMT ter goedkeuring
voor aan de Raad van Toezicht vanuit integriteit. De Raad van Toezicht keurt de
toekenning toelage lid CMT goed.
Besluitenlijst Raad van Toezicht
17 april 2014
Pagina 5 van 6
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
8
9
14-07
Ter bespreking
a. Procedure werving en selectie College van
Bestuur
14-08
b. Externe accountant
Berichten uit de samenleving
a. Ontwikkelingen binnen de
samenwerkingsverbanden
b. Nieuwe vmbo
Ter bespreking
a. De Raad van Toezicht vraagt het College van Bestuur om bij punt 15 een
referentiecheck door het bureau toe te voegen. De procedure wordt ter advies
aangeboden aan de Medezeggenschapsraad en wordt de volgende vergadering
ter vaststelling voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
b. De heer Berends licht de planning aanbesteding accountantsdiensten toe. De
heer Oosterloo is namens de Raad van Toezicht aanwezig bij de selectie van de
accountants.
Berichten uit de samenleving
a. De heer Al wordt per 1 augustus 2014 voorzitter van het
samenwerkingsverband Z.O. Drenthe. Het College van Bestuur informeert de
Raad van Toezicht over de ontwikkelingen binnen de samenwerkingsverbanden.
b. Op 8 mei vindt er een bijeenkomst plaats binnen DOVOC over het nieuwe
vmbo.
10
Maatschappelijk thema
a. Omgaan met social media zoals smartphones
Maatschappelijk thema
a. Het punt omgaan met social media zoals smartphones wordt geagendeerd voor
de volgende vergadering.
11
Evaluatie vergadering
Evaluatie vergadering
Het was een goede en informatieve vergadering.
12
Ter informatie
a. Rapport bevindingen Inspectie: praktijkonderwijs
b. Opbrengstenkaart 2014
c. Rapport bevindingen Inspectie vmbo tl
Hardenberg (ter vergadering)
d. Rapport bevindingen Inspectie havo Hardenberg
(ter vergadering)
Ter informatie
Besluitenlijst Raad van Toezicht
17 april 2014
Pagina 6 van 6
Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Coevorden, Hardenberg e.o.
13 n.v.t.
Rondvraag en slotvraag



14 n.v.t.
Sluiting
De Raad van Toezicht en het College van Bestuur moeten tegenspraak creëren.
De heer Arendshorst verzoekt het College van Bestuur om de Raad van
Toezicht te informeren over het percentage bevoegd lesgeven.
De heer Berends stuurt de getekende accountantsverklaring per e-mail naar de
leden van de Raad van Toezicht.
De voorzitter sluit de vergadering om 22.10 uur.
Aldus vastgesteld door de voorzitter van de Raad van Toezicht in de vergadering d.d. 26 juni 2014

Download Report